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Personaldaten

Voraussetzungen

  • Berechtigung zum Bearbeiten der Stammdaten

  • Zugang zum Personaldaten-Formular

  • Grundkenntnisse zu Organisationsstruktur und Rollen

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

  • Doppelte Personeneinträge:

  • Vermeiden Sie das Anlegen von Personen, die bereits im System existieren. Nutzen Sie die Suchfunktion, bevor Sie neue Einträge anlegen.

  • Falsche Zuordnung von ID-Codes:

  • Achten Sie darauf, dass jeder ID-Code eindeutig einer Person zugeordnet ist. Ein ID-Code darf nicht mehrfach vergeben werden.

  • Nicht gepflegte Deaktivierungsdaten:

  • Tragen Sie bei Deaktivierung immer den Grund und die verantwortliche Person ein, um spätere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

  • Unvollständige Kleidergrößenzuordnung:

  • Kontrollieren Sie, dass alle relevanten Größen für die jeweilige Person hinterlegt sind, um Fehlbestellungen zu vermeiden.

Überblick & Hauptfunktionen

Das Formular für Personaldaten ermöglicht die Erfassung, Verwaltung und Einsicht aller personenbezogenen Daten, die für die Geräte- und Materialverwaltung relevant sind (z. B. Materialausgabe, Rechtezuweisung). Bestimmte Funktionen sind von den eingesetzten Modulen abhängig.

Hauptfunktionen:

Personaldaten anlegen, bearbeiten und einsehen:

  • Erfassung und Pflege von Foto, Name, Vorname, Alter, Geburtsdatum.

  • Verwaltung dienstlicher Daten wie Organisationseinheit, Abteilung, Dienstgrad, Funktion (z. B. Atemschutzgerätewart), Standort.

  • Adress- und Kontaktdaten abrufen und in die Zwischenablage kopieren.


Identifizierung und ID-Code:

  • Verwaltung interner und externer Personalnummern.

  • Zuweisung eines ID-Codes (Barcode/RFID) für schnelle Identifikation im System.

  • Scannen des ID-Codes erzeugt automatisch eine Sitzung für Buchungsvorgänge.

Deaktivierungsinformationen:

  • Anzeige von Zeitpunkt, verantwortlicher Person und Grund der Deaktivierung.

Kleidergrößenzuordnung:

  • Im Tab Kleidergrößenzuordnung können die benötigten Größen für Dienstkleidung, PSA oder andere Kleidungsstücke eingesehen werden.

  • Sicherstellung, dass bei der Ausgabe die passende Größe bereits hinterlegt ist.

Besondere Hinweise zur LIS-Personalverwaltung

Hinweis: Wenn Sie das Modul Personalverwaltung von LIS verwenden, ist das Bearbeiten von Daten direkt im Personaldaten-Formular nicht möglich. Dies verhindert Doppelungen und Konflikte, da das LIS-Modul umfassendere Verwaltungsoptionen bietet.

  • Ist das LIS-Modul nicht aktiv, können Sie nur die für die Geräte- und Materialverwaltung relevanten Informationen bearbeiten.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Das Scannen des ID-Codes erzeugt in der Verwaltung Annahme/Ausgabe automatisch eine Sitzung, wodurch der Buchungsvorgang sofort der identifizierten Person zugeordnet wird.

  • Beispiel 2: Eine Person verlässt die Organisation. Setzen Sie den Eintrag auf „deaktiviert“, um ihn aus Auswahlvorschlägen auszuschließen, ohne alte Transaktionen zu verlieren.

  • Beispiel 3: Sie möchten gezielt nach Personen mit einer bestimmten Funktion (z. B. Atemschutzgerätewart) suchen. Nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen im Formular.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich eine Person als inaktiv markieren?

  • Öffnen Sie den Personaldatensatz und setzen Sie den Status auf „deaktiviert“. Geben Sie Grund und verantwortliche Person an.

Kann ich Personaldaten bearbeiten, wenn das LIS-Modul aktiv ist?

  • Nein, Änderungen sind dann nur im LIS-Modul möglich. Im Personaldaten-Formular ist die Bearbeitung gesperrt.

Wie finde ich Personen mit bestimmten Funktionen?

  • Nutzen Sie die Filter- und Suchfunktionen im Formular, z. B. nach Funktion oder Organisationseinheit.

Was passiert mit alten Buchungen, wenn eine Person deaktiviert wird?

  • Alte Transaktionen bleiben erhalten und können weiterhin eingesehen werden.

Best Practices

  • Vor dem Anlegen neuer Personen immer die Suchfunktion nutzen, um Dubletten zu vermeiden.

  • ID-Codes sorgfältig und eindeutig vergeben.

  • Bei Austritt oder Wechsel einer Person immer den Status aktualisieren und die Deaktivierungsdaten pflegen.

  • Kleidergrößen regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen.

  • Adress- und Kontaktdaten aktuell halten, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.

Praxisnahe Szenarien

  • Szenario 1: Eine neue Einsatzkraft tritt ein. Sie legen einen neuen Personaldatensatz an, erfassen alle persönlichen und dienstlichen Daten, vergeben einen eindeutigen ID-Code und ordnen die Kleidergrößen zu.

  • Szenario 2: Eine Person wechselt die Organisationseinheit. Sie aktualisieren die dienstlichen Daten und passen ggf. die Kleidergrößen an.

  • Szenario 3: Eine Person verlässt die Organisation. Sie setzen den Status auf „deaktiviert“, dokumentieren Grund und verantwortliche Person und stellen sicher, dass alle alten Buchungen erhalten bleiben.

  • Szenario 4: Bei der Ausgabe von Schutzkleidung prüfen Sie im Tab Kleidergrößenzuordnung, ob die passende Größe bereits hinterlegt ist, und vermeiden so Fehlbestellungen.

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