Project

Nicht verbuchte Betankungen

Die Funktion „Nicht verbuchte Betankungen“ ermöglicht eine effiziente, transparente und sichere Nachbearbeitung von Betankungsdaten, die zwar erfasst, aber noch nicht endgültig verbucht wurden. Sie dient der Qualitätssicherung und Fehlerkontrolle im Buchungsprozess.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

Vorgehen:

  1. Nicht verbuchte Betankungen werden im System angezeigt.

  2. Die Einträge können geprüft, bearbeitet, verbucht oder entfernt werden.

  3. Der Abgleichstatus wird dokumentiert.

Nutzen:

  • Transparente Nachbearbeitung und Fehlerkontrolle

  • Sicherstellung der Datenqualität vor der endgültigen Buchung

  • Flexible Bearbeitung und Korrektur von Betankungsdaten

  • Dokumentation des Abgleichstatus (manuell, automatisch, nein)

Voraussetzungen

  • Berechtigung zur Nutzung des Moduls „Nicht verbuchte Betankungen“

  • Grundkenntnisse im Umgang mit Betankungsdaten und Buchungsprozessen

  • Vertrautheit mit den im System geforderten Pflichtfeldern

Übersicht und Funktionen

Das Modul bietet:

  • Übersicht aller nicht verbuchten Betankungen in Tabellenform

  • Auswahl mehrerer Einträge zur gleichzeitigen Bearbeitung

  • Verbuchen (Übernahme in den endgültigen Bestand)

  • Entfernen (Löschen fehlerhafter oder nicht relevanter Einträge)

  • Aktualisieren (Anzeige aktualisieren)

  • Dokumentation des Abgleichstatus (manuell, automatisch, nein)

  • Anzeige nicht bearbeitbarer Informationen (Preis, Kilometerstand, Betriebsstunden, Verbrauch/100 km)

Detailbereich

Im unteren Bereich werden die Details zur jeweils ausgewählten Betankung angezeigt. Dazu gehören:

  • Tankungszeitpunkt
  • Tankstelle
  • Menge
  • Kilometer-Zählerstand
  • Belegnummer
  • Warengruppe
  • Ort
  • Verbrauch/100km
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  • Artikel/Fahrzeug
  • Brutto-/Nettopreis
  • Betankt von (Person)
  • Umsatzsteuer-Satz
  • Betriebsstunden

Die Felder können je nach Import und Datenquelle variieren.

Hinweise zu Abgleich und Nachbearbeitung

  • Das Feld Abgeglichen dokumentiert, ob die Betankung manuell, automatisch (z.B. durch Import) oder nicht abgeglichen wurde.

  • Nachträgliche Bearbeitung von Preis, Kilometerstand, Betriebsstunden und Verbrauch/100 km ist nicht möglich, um die Datenintegrität zu gewährleisten.

  • Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze können entfernt oder nachbearbeitet werden.

Übersicht der nicht verbuchten Betankungen

Die Übersicht besteht aus einer Tabelle mit folgenden Spalten:

Spalte Beschreibung
Quelle Herkunft der Betankung
Tankungsdatum Datum der Betankung
Außer Haus Externe Tankung (ja/nein)
Menge Getankte Menge
Einheit Einheit der Menge
Tankkarte Verwendete Tankkarte
Betankt von Person, die getankt hat
Zweck Zweck der Betankung
Warengruppe Warengruppe des Kraftstoffs
Beleg-Nr. Belegnummer
Betriebsstunden Betriebsstunden zum Zeitpunkt
Kilometer Kilometerstand zum Zeitpunkt
Artikel/Fahrzeug Zugeordnetes Fahrzeug/Artikel
Nutzer Nutzer des Fahrzeugs
Eigentümer Eigentümer des Fahrzeugs
Standort Standort der Betankung

Schaltflächen und Aktionen

  • Verbuchen (Haken): Übernimmt die ausgewählten Betankungen in den endgültigen Bestand.

  • Entfernen (roter Strich): Entfernt die ausgewählten Betankungen aus der Liste.

  • Aktualisieren (Pfeil): Aktualisiert die Anzeige der nicht verbuchten Betankungen.

Hinweise zu Fehlern und Nachbearbeitung

  • Fehlerhafte oder unvollständige Datensätze werden farblich markiert und können entfernt oder nachbearbeitet werden.

  • Die Übersicht zeigt, welche Betankungen noch nicht verbucht wurden und ermöglicht gezielte Nachbearbeitung.

  • Nach erfolgreicher Verbuchung verschwinden die Einträge aus der Liste.

Beispiele für Abgleichstatus

Status Bedeutung
manuell Manuell geprüft und abgeglichen
automatisch Durch automatisierten Importprozess abgeglichen
nein Kein Abgleich erfolgt

Tipps zur Bearbeitung

  • Prüfen Sie regelmäßig die Liste der nicht verbuchten Betankungen, um Fehler frühzeitig zu erkennen.

  • Nutzen Sie die Filter- und Suchfunktionen, um gezielt Einträge zu finden.

  • Dokumentieren Sie den Abgleichstatus sorgfältig für eine lückenlose Nachverfolgung.

Hinweise zu Fehlerquellen

Achten Sie auf die korrekte Zuordnung und Vollständigkeit der Betankungsdaten. Fehlerhafte oder fehlende Pflichtfelder verhindern die Verbuchung.

Typische Fehlerquellen sind:

  • Fehlende Pflichtfelder wie Tankkarte, Datum, Menge oder Fahrzeug

  • Ungültige Werte (z.B. Text statt Zahl bei Mengen oder Kilometerständen)

  • Doppelte Einträge, die bereits verbucht wurden

  • Falscher Abgleichstatus

Was wäre wenn ... (Beispiele für Fehlerfälle)

Was passiert, wenn Pflichtfelder fehlen oder fehlerhafte Daten vorliegen?

  • Das System markiert die entsprechenden Datensätze als fehlerhaft und verhindert die Verbuchung.

  • Diese Datensätze bleiben in der Liste und können nachbearbeitet oder entfernt werden.

  • Ein Hinweis informiert über die Art des Fehlers (z.B. fehlende Tankkarte, ungültiges Datum).

Was passiert, wenn ein Datensatz doppelt vorhanden ist?

  • Doppelte Datensätze werden farblich markiert und können nicht erneut verbucht werden.

  • Sie können den doppelten Eintrag entfernen oder prüfen, ob eine Korrektur notwendig ist.


In diesem Dokument