Verfügbare Reporte

Der Report Designer bietet Ihnen die Möglichkeit, Berichte von Grund auf zu erstellen und sie mit Daten zu verbinden . Diese Berichte können anschließend bearbeitet, angepasst und an einen anderen Arbeitsplatz geschickt werden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Berichte in einer anderen Instanz von Report Designer zu laden, was eine flexible und effiziente Handhabung der Reporte ermöglicht.

Voraussetzungen

Zugang zum System mit den erforderlichen Berechtigungen für die Bearbeitung und Erstellung von Reporten.
Grundkenntnisse im Umgang mit dem LIS Report-Designer und/oder Crystal Reports.
Vertrautheit mit den verwendeten Berichtstypen und Datenquellen.

Hinweis: Für das Erstellen eigener Listen oder das Bearbeiten vorhandener Reporte sind der neue LIS Report-Designer sowie Crystal Reports (optionales Modul) erforderlich.

Wichtige Funktionen des Report Designers :

Erstellung von Berichten: Erstellen Sie Berichte nach Ihren Bedürfnissen, indem Sie Datenquellen anpassen und gestalten.
Bearbeitung von Berichten: Sie können sowohl Standard-Reportvorlagen als auch benutzerdefinierte Reports anpassen und an einen anderen Arbeitsplatz senden.
Druckvorschau und Druckausgabe: Zeigen Sie eine Druckvorschau an und senden Sie die Ausgabe direkt an einen Drucker oder exportieren Sie die Berichte in verschiedene Formate (z. B. PDF, Excel).
Exportmöglichkeiten: Exportieren Sie Berichte in verschiedene Formate (z.B.PDF, Exel), um sie beispielsweise zu speichern oder per E-Mail zu versenden.

Standard-Bericht:

Definition: Ein Standard-Report ist der vordefinierte Bericht für einen bestimmten Berichtstyp.
Regel: Es kann immer nur ein Standard-Report für einen Typ existieren.
Verwendung: Wenn mehrere Reporte für denselben Typ vorhanden sind, wird beim Ausdruck immer der Standard-Report ausgewählt. Er ist der bevorzugte Bericht, wenn keine spezielle Auswahl getroffen wird.
Zusammenfassung: Mit den erweiterten Funktionen des Report Designers und Crystal Reports haben Sie die Flexibilität, Berichte detailliert zu gestalten, anzupassen und in verschiedenen Formaten bereitzustellen, was die Erstellung und Verwaltung von Reporten in Ihrer Organisation optimiert.

Typischer Anwendungsfall / Nutzung in der Praxis

Beispiel:

Eine Organisation möchte regelmäßig einen Einsatzbericht für alle abgeschlossenen Einsätze des Monats erstellen und an die Leitung versenden.

Vorgehen:

Im LIS Report-Designer wird ein neuer Berichtstyp „Monatlicher Einsatzbericht“ angelegt.
Die relevanten Datenquellen (z. B. abgeschlossene Einsätze, beteiligte Fahrzeuge, Personal) werden eingebunden.
Das Layout wird gestaltet und die gewünschten Felder (Datum, Einsatzart, Dauer, Besonderheiten) eingefügt.
Der Bericht wird als Standard-Report für diesen Typ gespeichert.
Nach Abschluss eines Monats wird der Bericht mit aktuellen Daten generiert, als PDF exportiert und per E-Mail an die Leitung versendet.

Nutzen:

Automatisierte, einheitliche Berichterstellung spart Zeit und reduziert Fehler.
Die Leitung erhält stets aktuelle und übersichtliche Informationen.
Anpassungen am Bericht (z. B. neue Felder) können flexibel vorgenommen werden.

Best Practice

Nutzen Sie sprechende und eindeutige Namen für Ihre Berichte, damit sie leicht auffindbar und zuordenbar sind.
Dokumentieren Sie Anpassungen und Besonderheiten im Bericht oder in einem Änderungsprotokoll.
Testen Sie neue oder geänderte Berichte immer mit Beispieldaten, bevor Sie sie produktiv einsetzen.
Exportieren Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer wichtigsten Berichte.
Stimmen Sie sich bei komplexen Anforderungen mit den Fachbereichen ab.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Frage: Was passiert, wenn ich einen Standard-Report lösche?

Antwort: Es wird automatisch der nächste verfügbare Report desselben Typs als Standard gesetzt. Prüfen Sie die Auswahl nach dem Löschen.

Frage: Kann ich Berichte nachträglich ändern?

Antwort: Ja, Berichte können jederzeit angepasst und erneut gespeichert werden.

Frage: Wer darf Reporte bearbeiten?

Antwort: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. Administratoren oder Berichtsersteller).

Was wäre wenn ...?

...ein benötigter Berichtstyp fehlt? → Legen Sie einen neuen Berichtstyp nach Rücksprache mit dem Fachbereich an.
...versehentlich ein falscher Bericht als Standard gesetzt wurde? → Ändern Sie die Einstellung und dokumentieren Sie die Änderung.
...ein Bericht nicht mehr benötigt wird? → Löschen Sie ihn, sofern keine Abhängigkeiten bestehen, oder kennzeichnen Sie ihn als inaktiv.

Strategische Hinweise zur Anwendung

Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder und relevanten Angaben zu den Reporten ausgefüllt sind, bevor Sie einen Bericht speichern oder veröffentlichen.
Aussagekräftige Einträge: Verwenden Sie nachvollziehbare Namen und dokumentieren Sie Besonderheiten im Bericht oder Änderungsprotokoll.
Rollen-Verantwortung: Prüfen Sie, ob für bestimmte Vorgänge oder Änderungen spezielle Berechtigungen oder Rollen erforderlich sind (z. B. Freigabe durch Vorgesetzte oder Administratoren).
Dokumentation: Nutzen Sie die Kommentarfelder und Änderungsprotokolle, um wichtige Entscheidungen und Besonderheiten nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.
Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob alle Reporte aktuell und korrekt gepflegt sind.
Revisionssicherheit: Durch konsequente Nutzung und Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit erhöht.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Unvollständige Angaben: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Doppelte Berichte: Suchen Sie vor dem Anlegen eines neuen Berichts, ob dieser bereits existiert.
Unklare Bezeichnungen: Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Namen.
Fehlende Dokumentation: Nutzen Sie das Kommentarfeld oder Änderungsprotokoll für wichtige Hinweise und Änderungsgründe.
Berechtigungsprobleme: Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Rechte für die Bearbeitung besitzen.

Zusätzliche Hinweise und Tipps

Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Anforderungen oder Berichtsvorlagen ändern, und passen Sie die Reporte entsprechend an.
Kommunizieren Sie Änderungen an wichtigen Berichten transparent an alle betroffenen Mitarbeitenden.
Nutzen Sie die Möglichkeit, inaktive oder veraltete Berichte zu kennzeichnen, statt sie sofort zu löschen – so bleibt die Historie nachvollziehbar.
Führen Sie bei größeren Änderungen eine kurze Schulung oder Information für die Anwender durch.
Dokumentieren Sie, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat (z. B. im Kommentarfeld oder Änderungsprotokoll), um spätere Rückfragen schnell beantworten zu können.