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Betankungen erfassen: Übersicht und Verwaltung

Das Modul „Betankungen erfassen“ ermöglicht die strukturierte und lückenlose Dokumentation aller Betankungsvorgänge in Ihrer Organisation. Es unterstützt Sie bei der Kontrolle des Kraftstoffverbrauchs, der Kostenkontrolle und der Nachvollziehbarkeit für interne wie externe Prüfungen. Durch die zentrale Erfassung behalten Sie jederzeit den Überblick über alle durchgeführten und geplanten Betankungen.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

  • Lückenlose Dokumentation aller Betankungsvorgänge

  • Unterstützung bei der Kostenkontrolle und Auswertung des Kraftstoffverbrauchs

  • Nachvollziehbarkeit und Transparenz für interne und externe Prüfungen

  • Flexible Erfassung von Eigen- und Fremdtankungen sowie Sonderfällen

Voraussetzungen

  • Berechtigung zur Einsicht und Bearbeitung von Betankungen

  • Grundkenntnisse im Umgang mit dem Modul „Betankungen“

  • Vertrautheit mit den verwendeten Kraftstoffarten, Tankstellen und Fahrzeugen

Strategische Hinweise zur Anwendung

  • Kontrollieren Sie regelmäßig die Betankungshistorie und zugehörige Belege.

  • Schulen Sie die Mitarbeitenden im Umgang mit Pflichtfeldern und Dokumentationsanforderungen.

  • Nutzen Sie die Filter- und Exportfunktionen für Auswertungen und Audits.

  • Pflegen Sie die Zuordnung zu Tankstellen, Fahrzeugen und Kostenstellen sorgfältig.

  • Dokumentieren Sie Sonderfälle (z. B. Außer-Haus-Tankungen) klar und nachvollziehbar.

Diese Formular dient der umfassenden Erfassung und Übersicht aller durchgeführten sowie noch ausstehenden Betankungen. Es bietet eine klare und detaillierte Darstellung Ihrer gesamten Betankungshistorie.

Übersicht der Betankungen

Im oberen Teil des Formulars finden Sie eine detailliert und übersichtliche Auflistung aller getätigten Betankungen. Hier werden alle relevanten Informationen zu jeder einzelnen Betankung angezeigt, wie zum Beispiel:

  • Tankstelle: Der Name der Tankstelle, an der die Betankung erfolgte(Eigen- oder Fremdtankstelle).

  • Kraftstoffart: Die Art des getankten Kraftstoffs.

  • Menge: Die getankte Menge in der entsprechenden Einheit.

  • Kosten: Die zugehörigen Kosten der Betankung (Netto/Brutto).

  • Weiter relevante Details: Zusätzliche Informationen zum jeweiligen Tankvorgang (z. B. Datum, Fahrzeug, Prüfer/Mitarbeiter).

Betankungen bearbeiten

Sie können jede Betankung über die folgenden Funktionen verwalten:

  • Entfernen: Ermöglicht das Löschen einer fehlerhaften oder nicht mehr relevanten Betankung aus der Liste.

  • Duplizieren: Dient dazu, eine bestehende Betankung erneut zu erfassen, falls sich dieser Vorgang wiederholen soll und die Grunddaten identisch sind.

  • Hinzufügen: Erfassen Sie neue Betankungen , um den aktuellen Kraftstoffbestand zu aktualisieren und alle Vorgänge zu dokumentieren.

  • Speichern: Nach der Eingabe oder Bearbeitung von Betankungsdaten können Sie die vorgenommenen Änderungen mit dem Button Speichern abschließend sichern.

Ziel: Es hilft Ihnen, jederzeit den Überblick über alle durchgeführten und geplanten Betankungen behalten können.


Tankungsdaten: Detailliert Übersicht eines Tankvorgangs

In den Tankungsdaten sind alle relevanten Informationen zu einem individuellen Tankvorgang übersichtlich aufgeführt.

Kerninformationen des Tankvorgangs:

  • Betankungszeitpunkt: Der präzise Zeitpunkt (Datum, Uhrzeit), an dem die Betankung stattgefunden hat.

  • Menge und Einheit: Die exakte Menge des getankten Kraftstoffs, angegeben der entsprechen Einheit (z.B.Liter (L)).

  • Tankkarten-/Belegnummer: Eine eindeutige Identifikationsnummer der verwendeten Tankkarte oder des zugehörigen Belegs zur Nachvollziehbarkeit.

  • Warengruppe: Die spezifische Art des getankten Kraftstoffs, z. B. Diesel, E10, etc.

  • Zweck: Hier können zusätzliche, fei definierbare Informationen zum Zweck der Betankung oder auch zu anderen gleichzeitig durchgeführten Vorgängen (wie z.B. ein Ölwechsel) hinterlegt werden.

Weitere erfassbare Details

Zusätzlich zu den Kerninformationen können im Betankungsformular folgende erweiterte Informationen erfasst werden:

  • Durchschnittlicher Verbrauch: Der berechnete Verbrauch des betroffenen Fahrzeugs/Artikels typischerweise in Litern pro 100 km.

  • Betriebsstunden/Kilometerstand: Aktuelle Informationen zur Nutzung des Fahrzeugs oder Geräts zum Zeitpunkt der Betankung.

  • Artikel-/Fahrzeugdaten: Das Kennzeichen oder die eindeutige Identifikation des betroffenen Artikels, Fahrzeugs oder Geräts.

  • Tankende Person: Der Name der Person, die Betankung durchgeführt hat.

  • Warengruppe: Erneute Angabe der Kraftstoffart (z. B. Diesel, E10).

Finanzielle Details

Die finanziellen Aspekte des Tankvorgangs werden ebenfalls detailliert angezeigt und dienen der lückenlosen Kostenkontrolle:

  • Nettobetrag/Bruttobetrag: Der Gesamtpreis des Tankvorgang vor (Netto) und nach (Brutto) Steuer.

  • Umsatzsteuersatz: Der auf den Tankvorgang angewandte Mehrwertsteuersatz.

  • Bruttopreis je Einheit: Der Preis pro Liter, Kilowattstunde (kWh) oder Kilogramm (kg) des getankten Kraftstoffs.

  • Finanzpositionen: Weitere, spezifische finanzielle Informationen zur Betankung (z. B. Rabatte, Gebühren).

Zusätzliche Verwaltungsmöglichkeiten

Darüber hinaus können im Formular folgende Informationen zur umfassenden Dokumentation des Tankvorgangs hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet werden:

  • Einsatzzweck: Informationen über den Grund der Fahrt/Nutzung des Fahrzeugs, die zur Betankung geführt hat.

  • Tankstelle: Detaillierte Angaben zur verwendeten Tankstelle, einschließlich der Unterscheidung, ob eigene oder Fremdtankstelle verwendet wurde.

  • Medien/Dokumente: Hinzufügen, Entfernen oder Bearbeiten von digitalen Belegen. Beispiele hierfür sind: Fotos des Zählerstands, gescannte Belege oder andere relevante Dokumente.

Besonderheit bei "Außer-Haus-Tankungen"

Im Betankungsformular steuert die Checkbox Außer-Haus-Tankungen die Anzeige der Herkunft des Kraftstoffs

  • Nicht aktiviert: Es wird die Entnahmestelle (z. B. ein spezifischer Lagertank der eigenen Tankstelle) angezeigt.

  • Betankungsort: Eigene Tankstelle

  • Aktiviert: Es wird stattdessen die Tankstelle bzw. der Standort angezeigt, an dem der Kraftstoff bezogen wurde.

  • Betankungsort: Fremdtankstelle oder Eigene Tankstelle (Standort)


Fehlerquellen und Best Practice

Typische Fehlerquellen

  • Falsche Mengenangaben oder fehlerhafte Einheit führen zu inkorrekten Beständen und Kosten.

  • Nicht ausgefüllte Pflichtfelder (z. B. Tankstelle, Kraftstoffart, Datum) verhindern eine vollständige Dokumentation.

  • Fehlerhafte Zuordnung von Fahrzeugen, Tankstellen oder Kostenstellen erschwert die Auswertung.

  • Unvollständige oder fehlerhafte digitale Belege können die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen.

Best Practice für die Dokumentation

  • Erfassen Sie alle relevanten Daten vollständig und sorgfältig.

  • Kontrollieren Sie regelmäßig die Betankungshistorie und die zugehörigen Dokumente.

  • Nutzen Sie die Funktionen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen, um die Daten aktuell zu halten.

  • Dokumentieren Sie besondere Vorgänge (z. B. Außer-Haus-Tankungen) klar und nachvollziehbar.

  • Pflegen Sie die Zuordnung zu Tankstellen, Fahrzeugen und Kostenstellen, um die Auswertung zu erleichtern.

Alltagssituationen

  • Ein Mitarbeiter erfasst eine Betankung nach einer Dienstfahrt an einer Fremdtankstelle.

  • Eine fehlerhafte Betankung wird korrigiert oder gelöscht, um die Datenqualität zu sichern.

  • Nach einer längeren Reise werden mehrere Betankungen nachgetragen und mit Belegen ergänzt.

  • Für eine interne Auswertung werden alle Betankungen eines bestimmten Fahrzeugs gefiltert und exportiert.

Integration mit anderen Modulen

Betankungen sind direkt mit Tankstellen, Fahrzeugen und Kostenstellen verknüpft. Die lückenlose Dokumentation und Zuordnung ermöglicht eine effiziente Auswertung und Kostenkontrolle im gesamten System.

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