Abgelaufene Artikel: Übersicht und Dringlichkeitsanzeige

Das Formular Abgelaufene Artikel zeigt alle Artikel, deren Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) bereits überschritten wurde oder in Kürze erreicht wird – farblich nach Dringlichkeit gegliedert. Es unterstützt eine proaktive Lagerverwaltung und ermöglicht die direkte Nachbestellung aus der Übersicht.

Nutzen / Anwendung in der Praxis

Vorgehen:

1. Formular Abgelaufene Artikel öffnen – abgelaufene und bald ablaufende Artikel werden farblich markiert angezeigt.

2. Optional: Checkbox für automatische Übersicht beim Programmstart aktivieren.

3. Liste nach Artikelgruppe filtern, um gezielt relevante Artikel zu prüfen.

4. Über das +-Symbol Artikeldetails und Bestandsinfos abrufen.

5. Ablaufende Artikel direkt über Ausgewählte Bestände bestellen nachbestellen (erfordert optionale Warenwirtschaft).

Nutzen:

Sofortige Übersicht über abgelaufene und bald ablaufende Artikel per Ampelfarben
Filterung nach Artikelgruppe für gezielte Auswertungen
Detaillierte Artikel- und Bestandsinformationen auf Knopfdruck
Direkte Nachbestellfunktion zur Vermeidung von Versorgungsengpässen

Voraussetzungen

Gepflegte Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) in den Artikelstammdaten
Benutzerberechtigungen für das Formular Abgelaufene Artikel
`Optionale Warenwirtschaft für die direkte Bestellfunktion erforderlich

Übersicht und Funktionen

Ampelfarben-Schaltflächen (rot/orange/grün) im oberen Bereich des Formulars – mit Checkbox zur automatischen Anzeige beim Programmstart.

Das Modul bietet Ampelfarben zur Dringlichkeitsanzeige:

Rot: MHD bereits überschritten – Artikel abgelaufen, sofortiger Handlungsbedarf
Orange: MHD wird bald erreicht – Artikel laufen in Kürze ab
Grün: MHD liegt in ferner Zukunft – kein unmittelbarer Handlungsbedarf

Zusätzlich: Checkbox für automatische Anzeige aller roten und orangefarbenen Artikel beim Programmstart.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

Ablaufdaten müssen in den Stammdaten des Artikels gepflegt sein, damit das Formular korrekte Ergebnisse liefert.
Die Checkbox Wegwerfartikel oder BTM (Betäubungsmittel) in den Stammdaten ermöglicht eine schnelle Identifikation besonderer Artikel in der Übersicht.
Nachbestellungen aus dem Formular werden direkt in die optionale Warenwirtschaft überführt und sind dort nachverfolgbar.

Hinweise zu Fehlerquellen

Fehlt das MHD in den Stammdaten, erscheint der Artikel nicht in der Übersicht – pflegen Sie Ablaufdaten konsequent beim Anlegen neuer Bestände.
Ist die optionale Warenwirtschaft nicht lizenziert, steht die Bestellfunktion nicht zur Verfügung.
Eine zu weit gewählte Filterkonfiguration kann dazu führen, dass kritische Artikel in anderen Gruppen übersehen werden.

Filterung von abgelaufenen Artikeln nach Artikelgruppen

Gefilterte Fehlbestandsliste nach Artikelgruppe „Apotheke" – mit Spalten für Artikelgruppe, Inventarpfad, Bestand und Verpackungseinheit.

Sie können die Liste der abgelaufenen oder bald ablaufenden Artikel nach bestimmten Artikelgruppen filtern. Wählen Sie dazu im Dialog Artikelgruppe auswählen die gewünschte Gruppe aus (z. B. Apotheke).

In der Anzeige finden Sie detaillierte Informationen zu:

Artikelgruppe und Inventarpfad
Artikeleigenschaft (z. B. Massen- oder Einzelartikel)
Bestände (Soll- und Mindestbestand)
Mindestbestellmenge
Verpackungseinheit

Zusätzliche Artikelinformationen

Ob ein Artikel ein Wegwerfartikel oder ein BTM (Betäubungsmittel) ist, erkennen Sie an einer speziellen Checkbox, die in den Stammdaten des Artikels gesetzt wurde.

Ausgeklappter Detailbereich eines Artikels – Reiter „Artikel" zeigt Typ, Nummern, Charge und MHD; Reiter „Bestände" zeigt Menge, Status und Standort.

Wählen Sie das +-Symbol links neben einem Artikel, öffnet sich der Reiter Artikel mit folgenden Informationen:

Bezeichnung des Artikels
Typ (z. B. Ampulle, Tabletten)
Inventar-, aktuelle- und Seriennummer
Größe und Charge
Ablaufdatum und Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)

Bei erneuter Auswahl des +-Symbols öffnet sich der Reiter Bestände:

Menge und Status (z. B. Eingelagert, Ausgegeben)
Position (z. B. Rettungswache, Feuerwache)
Benutzer
Standort (z. B. Lager, Rettungswache)

Bald abgelaufene Artikel: Frühzeitige Planung

Formular „Bald abgelaufene Artikel" mit Eingabefeld für den Vorwarnzeitraum in Tagen – identischer Aufbau wie die Hauptübersicht.

Das Formular Bald abgelaufene Artikel im unteren Teil der Seite ist funktional identisch mit dem Formular der abgelaufenen Artikel. Der wesentliche Unterschied: Hier können Sie ein Ablaufdatum in Tagen festlegen.

Diese Funktion gibt Ihnen einen gezielten Überblick über Bestände, die in naher Zukunft ablaufen – so können Sie den Materialfluss rechtzeitig planen und sicherstellen, dass ablaufende Artikel vor Ablauf genutzt oder ausgetauscht werden.

Artikel über Bestände bestellen

Diese Funktion ist nur in Verbindung mit der optionalen Warenwirtschaft verfügbar.

Artikel auswählen: Artikel mit abgelaufenen oder bald ablaufenden Beständen in der Liste auswählen.

Bestell-Checkboxen aktivieren: Checkbox Artikel bestellen aktivieren – in der ersten Spalte erscheinen Checkboxen zur Markierung der gewünschten Bestände.

Bestellung initiieren: Schaltfläche Ausgewählte Bestände bestellen klicken – die markierten Artikel werden für den Bestellvorgang vorbereitet.

Bestellung überführen: Im Dialog Bestellungen erstellt die Auswahl bestätigen – die Bestellungen werden direkt in die optionale Warenwirtschaft überführt.

FAQ

Wann erscheint ein Artikel in der Übersicht?

Sobald das Mindesthaltbarkeitsdatum überschritten ist (rot) oder in Kürze erreicht wird (orange). Artikel ohne gepflegtes MHD erscheinen nicht.

Was bedeuten die Ampelfarben genau?

Rot = MHD bereits überschritten. Orange = MHD wird bald erreicht. Grün = MHD liegt noch weit in der Zukunft, kein Handlungsbedarf.

Wie stelle ich die automatische Anzeige beim Programmstart ein?

Aktivieren Sie die entsprechende Checkbox im Formular – beim nächsten Start werden alle roten und orangefarbenen Artikel sofort angezeigt.

Kann ich einen Vorauslauf in Tagen für die Vorwarnung festlegen?

Ja. Im unteren Bereich Bald abgelaufene Artikel können Sie die Anzahl der Tage definieren, um Artikel frühzeitig zu identifizieren.

Was passiert, wenn kein MHD am Artikel hinterlegt ist?

Der Artikel erscheint nicht in der Übersicht. Ergänzen Sie das MHD in den Stammdaten des Artikels.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

MHD nicht gepflegt:

Legen Sie das Mindesthaltbarkeitsdatum konsequent beim Einbuchen neuer Bestände fest – nur so liefert die Übersicht zuverlässige Ergebnisse.

Bestellfunktion nicht verfügbar:

Prüfen Sie, ob die optionale Warenwirtschaft lizenziert und aktiv ist, bevor Sie Bestellungen aus der Übersicht auslösen.

Kritische Artikel übersehen:

Aktivieren Sie die automatische Anzeige beim Programmstart, damit rote und orangefarbene Artikel nicht unbemerkt bleiben.

Best Practice: Alltagssituationen

Tägliche Eingangskontrolle:

Aktivieren Sie die automatische Übersicht beim Programmstart, um täglich sofort über kritische Bestände informiert zu werden.

Regelmäßige Apotheken- oder Medizinbestandsprüfung:

Filtern Sie die Liste nach der Artikelgruppe Apotheke oder Medizin, um gezielt ablaufende Artikel zu prüfen und rechtzeitig zu tauschen.

Vorausschauende Nachbestellung:

Nutzen Sie den Bereich Bald abgelaufene Artikel mit einem Vorlauf von z. B. 30 Tagen, um Nachbestellungen rechtzeitig vor dem Ablauf auszulösen.

Tipps

Aktivieren Sie die automatische Anzeige beim Programmstart – so sehen Sie täglich auf einen Blick, ob dringender Handlungsbedarf besteht.
Nutzen Sie den Tage-Filter im Bereich Bald abgelaufene Artikel, um einen individuellen Vorwarnzeitraum festzulegen (z. B. 30 oder 60 Tage).
Filtern Sie nach Artikelgruppe, wenn Sie nur bestimmte Bereiche (z. B. Apotheke, Atemschutz) prüfen möchten – das spart Zeit bei großen Bestandslisten.
Prüfen Sie über das +-Symbol die Bestandsdetails, bevor Sie nachbestellen – so vermeiden Sie Doppelbestellungen bei bereits eingelagertem Ersatz.

Hinweis

Mindesthaltbarkeitsdaten müssen in den Stammdaten gepflegt sein – ohne diese Angaben erscheinen Artikel nicht in der Übersicht.
Die Bestellfunktion steht nur mit der optionalen Warenwirtschaft zur Verfügung. Ohne dieses Modul bestellen Sie über die regulären Bestellwege.
Kombinieren Sie die Artikelgruppen-Filterung mit dem Tage-Vorlauf im unteren Bereich für eine präzise, vorausschauende Bestandsplanung.