Wartungsübersicht

Dieses Modul gewährleistet eine strukturierte Nachverfolgung und Übersicht aller Wartungs- und Prüfprozesse im System, unterstützt durch klare Filter- und Anzeigeoptionen.

Bezugsquelle: Die Übersicht bezieht sich nur auf Artikel, bei denen in der Vergangenheit bereits Wartungen oder Prüfungen erfolgreich durchgeführt wurden. Neu angelegte Artikel ohne Wartungshistorie sind hier nicht sichtbar.
Navigation: Die umfangreiche Filter- und Suchfunktionen erleichtern die Navigation und die gezielte Auswahl relevanter Informationen (z. B. alle Wartungen eines bestimmten Artikels oder Zeitraums).

Typischer Anwendungsfall / Nutzung in der Praxis

Vorgehen:

Im Modul „Wartungsübersicht“ werden alle relevanten Funktionsbereiche ausgewählt.
Die anstehenden und abgeschlossenen Wartungen werden geprüft und ggf. bearbeitet.
Die Ergebnisse und Besonderheiten werden dokumentiert und archiviert.

Nutzen:

Übersichtliche und nachvollziehbare Überwachung aller Wartungen.
Flexible Anpassung bei Änderungen oder neuen gesetzlichen Vorgaben.
Klare Dokumentation der Verantwortlichkeiten und Wartungsverläufe.

Voraussetzungen

Berechtigung zur Einsicht und Bearbeitung von Wartungs- und Prüfprozessen.
Grundkenntnisse im Umgang mit dem Modul Wartungsübersicht und den zugehörigen Stammdaten.
Vertrautheit mit den verwendeten Artikelgruppen, Prüfanweisungen und Wartungsintervallen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Unvollständige Wartungen: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle relevanten Daten erfasst sind.
Doppelte Wartungen: Suchen Sie vor dem Anlegen einer neuen Wartung, ob diese bereits existiert.
Unklare Bezeichnungen: Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Namen.
Fehlende Dokumentation: Nutzen Sie das Kommentarfeld oder Protokoll für wichtige Hinweise und Änderungsgründe.
Berechtigungsprobleme: Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Rechte für die Bearbeitung besitzen.

Hauptmerkmale

Das Modul Wartungsübersicht bietet eine umfassende Übersicht über alle Ereignisse im Zusammenhang mit Wartungen, Reparaturen und Inspektionen im System.

Übersichtsliste:

Beim Öffnen des Moduls erscheint eine Liste mit allen abgeschlossenen oder noch offenen Wartungen:

Löschbarkeit: Abgeschlossene Wartungen (Checkbox Abgeschlossen ist aktiviert) können nicht gelöscht werden, was die Datenintegrität gewährleistet.

Such- und Filterfunktion:

Nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen für eine schnelle Navigation:

Gezielte Suche: Nutzen Sie das Fernglas-Symbol unter Artikel/Artikelgruppe, um gezielt nach Artikeln oder Gruppen zu suchen.
Filterung im Dialog: Im Dialog Artikel auswählen können Sie durch Filterung nach Funktionsbereichen schneller Ihre gewünschten Artikel finden.

Angezeigte Informationen:

Die Übersichtsliste enthält folgende zentrale Informationen:

Prüfdatum
Artikelbezeichnung inkl. zugehöriger Prüfanweisungen
Prüfergebnis und Name des zuständigen Prüfers
Nächster Prüftermin, sofern vorhanden
Angabe der Art der Prüfung (z. B. Gebrauchsprüfung oder Sammelprüfung) anhand gesetzter Checkboxen

Gruppieren nach Spaltenüberschrift

Um die Wartungshistorie eines Artikels gezielt einzuschränken und besser zu organisieren, können Sie die Datenansicht durch Gruppierungen anpassen.

Vorgehensweise:

Gruppierung per Drag and Drop: Ziehen Sie per Drag-and-Drop die gewünschte Spaltenüberschrift in den oberen Bereich (Spaltenkopf), um die Daten nach dieser Spalte zu gruppieren.
Beispiel: Gruppieren nach Artikel, Prüfer oder Prüfdatum.
Ergebnis: Die Ansicht passt sich automatisch an und gruppiert die Informationen basierend auf der ausgewählten Spaltenüberschrift. So können Sie gezielt relevante Wartungseinträge zusammenfassen und darstellen.

Hinweis: Dieses Verfahren ist auch im Wartungsverzeichnis verfügbar, um ähnliche Gruppierungen und Filterungen vorzunehmen.

Vorteil und Ziel:

Übersichtlichkeit: Eine klar strukturierte Darstellung ermöglicht es, schnell auf spezifische Informationen zuzugreifen.
Flexibilität: Die Gruppierungsoptionen lassen sich dynamisch anpassen, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.

Ziel: Mit dieser Funktion können Sie die Wartungshistorie effizient durchsuchen und organisieren, was eine gezielte Analyse und eine bessere Nachvollziehbarkeit der Wartungsdaten ermöglicht.

Bestehende Wartung öffnen und Wartungskosten bearbeiten

Dieses Verfahren ermöglicht die nachträgliche Anpassung der Kostendetails eines abgeschlossenen oder offenen Wartungsvorgangs.

Wartung öffnen:

Button verwenden oder Doppelklick:

Eintrag wählen: Wählen Sie eine bestehende Wartung aus der Liste aus.
Öffnen: Klicken Sie auf den Button Wartung öffnen oder doppelklicken Sie auf den Eintrag, um die Wartung zu öffnen.

Hinweis: Es öffnet sich ein Formular mit detaillierten Informationen zur Wartung. Diese Ansicht ist Ihnen bereits aus dem Modul Aktuelle Prüftermine bekannt.

Wartungskosten bearbeiten:

Button Wartungskosten: Klicken Sie auf den Button Wartungskosten, um den Dialog Wartungskosten zu öffnen.
Tabs bearbeiten: Sie können in allen Tabs (z. B. Kostenposition, Material, Firma/Person) Änderungen vornehmen:
Hinzufügen von neuen Positionen (z. B. Material, zusätzliche Kostenpunkte).
Entfernen von nicht mehr benötigten Einträgen.

Ziel: Dieses Vorgehen ermöglicht eine präzise Anpassung der Wartungskosten, um eine korrekte Dokumentation und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Kostenpositionen verwalten

Im Formular für Prüfung/Wartung/Reparatur werden folgende zentrale Informationen dargestellt:

Bezeichnung der Prüfung/Wartung/Reparatur
Artikelbezeichnung
Prüfanweisung
Belegnummer

Tab: Kostenpositionen

Dieser Tab ermöglicht die detaillierte Erfassung und Verwaltung aller angefallenen Kosten und Materialien.

Hinzufügen oder Entfernen:

Kostenposition hinzufügen: Nutzen Sie das Textfeld + Kostenposition hinzufügen, um neue Positionen einzutragen.
Kostenposition entfernen: Mit - Kostenposition entfernen können nicht mehr benötigte Positionen aus der Liste gelöscht werden.

Weitere Textfelder:

Hier können Sie zusätzliche Informationen hinterlegen und notwendige Folgeaktionen auslösen:

Kostenposition: Definieren Sie die Art der Kosten (z. B. Arbeitszeit, Ersatzteil, Fremdleistung).

Firma/Personen: Wählen Sie den zuständigen Dienstleister(Firma) oder Mitarbeiter(Person) aus, dem die Kosten zugeordnet sind.

Bemerkungen: Tragen Sie relevante Hinweise oder Anmerkungen zur Kostenposition ein.

Nachbestellen: Markieren Sie Artikel, die nachbestellt werden sollen, um den Lagerbestand wieder aufzufüllen.

Lager wechseln: Geben Sie an, ob Artikel zwischen Lagern umgebucht werden müssen.

Fazit: Diese Funktionen bieten eine übersichtliche und flexible Verwaltung der anfallenden Kosten und zugehörigen Informationen.

Materialsuche und Wartungsverwaltung

Diese Funktionen gewährleisten eine lückenlose Dokumentation und ermöglichen flexible Anpassungen an die Lagerbestände und den Wartungsbedarf.

Materialsuche und Entnahme:

Die Materialsuche erfolgt analog zur Funktion Reparatur hinzufügen.

Optionen der Materialentnahme:

Materialentnahme laut Prüfanweisung: Entnehmen Sie das benötigte Material basierend auf den Vorgaben der Prüfanweisung (Sollvorgaben).
Materialentnahme aus Lagerliste: Wählen Sie Material direkt aus dem aktuellen Lagerbestand aus, um es dem Wartungsvorgang zuzuordnen.

Bestandskorrektur:

Unter Angabe von Gründen können Sie im Zuge der Materialentnahme eine Bestandskorrektur vornehmen (z. B. bei Bruch oder Verlust).

Wartungsverwaltung:

Wartung löschen: Sie können eine komplette Wartung löschen, wenn der Artikel nicht mehr verfügbar oder nicht mehr existent ist.
Neue Wartung hinzufügen: Für neu eingetroffene Artikel an Ihrem Standort oder Lager können Sie eine neue Wartung anlegen und den Prüfprozess starten.

Abschluss der Wartung und Artikelumbuchung

Voraussetzung: Alle Prüfpunkte der Wartung müssen vollständig abgearbeitet sein, bevor Sie die Wartung abschließen können.

Artikel umbuchen:

Nach Abschluss der Prüfpunkte öffnet sich automatisch der Dialog zur Umbuchung.

Ziel oder Quelle auswählen: Wählen Sie eine Zielposition (wohin der Artikel soll) oder eine Quelle (von wo der Artikel stammt, falls eine Rückbuchung nötig ist).
Alternativ: Sie können den Artikel in die Position Wartung bereit zur Ausgabe verschieben, wenn der endgültige Lagerort noch nicht feststeht.
Funktion: Diese Funktionen stellen sicher, dass der Artikel nach der Wartung korrekt zugeordnet wird und für den nächsten Einsatz oder die Weiterbearbeitung bereitsteht.

Hinweis: Das nächste Prüfdatum wurde zuvor in der Erfassung der Prüfanweisung festgelegt und wird nun automatisch vom System übernommen.

Best Practice

Nutzen Sie die Filter- und Gruppierungsfunktionen, um gezielt relevante Wartungseinträge zu finden.
Dokumentieren Sie Besonderheiten und Abweichungen direkt im Wartungsprotokoll.
Prüfen Sie regelmäßig, ob alle anstehenden und abgeschlossenen Wartungen korrekt erfasst sind.
Stimmen Sie sich bei Unklarheiten mit den zuständigen Fachbereichen ab.
Exportieren Sie regelmäßig Berichte zur Archivierung.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Frage: Warum sehe ich einen Artikel nicht in der Wartungsübersicht?

Antwort: Nur Artikel mit bereits durchgeführten Wartungen oder Prüfungen werden angezeigt. Neu angelegte Artikel erscheinen erst nach der ersten Wartung.

Frage: Kann ich abgeschlossene Wartungen löschen?

Antwort: Nein, abgeschlossene Wartungen sind aus Gründen der Nachvollziehbarkeit und Datenintegrität nicht löschbar.

Frage: Wer darf Wartungen bearbeiten?

Antwort: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. Administratoren oder Fachverantwortliche).

Was wäre wenn ...?

...eine Wartung fehlt? → Prüfen Sie die Stammdaten und die Zuweisung der Prüfanweisungen.
...versehentlich eine falsche Wartung eingetragen wurde? → Korrigieren Sie den Eintrag und dokumentieren Sie die Änderung im Kommentarfeld.
...eine Wartung nicht mehr benötigt wird? → Entfernen Sie sie, sofern keine Abhängigkeiten bestehen und sie nicht abgeschlossen ist.

Strategische Hinweise zur Anwendung

Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Wartungen und zugehörigen Daten aktuell und korrekt gepflegt sind.
Aussagekräftige Einträge: Verwenden Sie nachvollziehbare Namen und dokumentieren Sie Besonderheiten im Kommentarfeld.
Rollen-Verantwortung: Prüfen Sie, ob für bestimmte Vorgänge oder Änderungen spezielle Berechtigungen oder Rollen erforderlich sind.
Dokumentation: Nutzen Sie die Kommentarfelder und Änderungsprotokolle, um wichtige Entscheidungen und Besonderheiten nachvollziehbar zu dokumentieren.
Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob alle Wartungen aktuell und korrekt gepflegt sind.
Revisionssicherheit: Durch konsequente Nutzung und Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit erhöht.

Zusätzliche Hinweise und Tipps

Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Prüfanweisungen, Wartungsintervalle oder Funktionsbereiche ändern, und passen Sie die Wartungen entsprechend an.
Kommunizieren Sie Änderungen an Wartungen transparent an alle betroffenen Mitarbeitenden.
Nutzen Sie die Möglichkeit, inaktive oder veraltete Wartungen zu kennzeichnen, statt sie sofort zu löschen – so bleibt die Historie nachvollziehbar.
Führen Sie bei größeren Änderungen eine kurze Schulung oder Information für die Anwender durch.
Dokumentieren Sie, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat (z. B. im Kommentarfeld oder Protokoll), um spätere Rückfragen schnell beantworten zu können.
Führen Sie regelmäßige Schulungen für neue und bestehende Mitarbeitende durch, um Bedienfehler und Unsicherheiten zu vermeiden.
Nutzen Sie Erinnerungs- oder Wiedervorlagefunktionen, um an fällige Wartungen rechtzeitig erinnert zu werden.
Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Pflege und Kontrolle der Wartungen fest.
Prüfen Sie regelmäßig die Konsistenz der Daten (z. B. doppelte Einträge, fehlende Pflichtfelder).
Archivieren Sie abgeschlossene Wartungen und Wartungsberichte zentral und revisionssicher.
Kommunizieren Sie Prozessänderungen und wichtige Hinweise zeitnah an alle betroffenen Nutzer.
Nutzen Sie die Exportfunktion, um Wartungen und Berichte für Audits oder externe Prüfungen bereitzustellen.