Inventur

Sobald Sie eine Inventur für Ihr Lager beginnen, wird das Lager für alle weiteren Aktivitäten gesperrt, bis die Inventur vollständig abgeschlossen ist.

Neue Inventur

Beim Öffnen des Inventur-Moduls erhalten Sie eine klare Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Inventuren.

Auf der rechten Seite des Formulars stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung um Ihre Inventur zu verwalten:

Sie können eine neue Inventur starten.
Sie können eine oder mehrere Inventuren löschen.
Oder Sie können mit dem Button Öffnen eine bestehende Inventur laden.

Optionen im Inventur-Dialog

Im sich anschließend öffnenden Dialog haben Sie die Möglichkeit, den Status Ihrer Inventur zu steuern:

Eine bearbeitete Inventur zu speichern.
Eine geparkte Inventur weiterzubearbeiten.
Eine laufende Inventur abzubrechen.
Oder die Inventur final abzuschließen.

Das geöffnete Inventurformular entspricht in Aufbau und Funktion dem Formular, das detailliert unter Inventurdaten beschreiben wird.

Start einer neune Inventur

Sobald Sie das Modul geöffnet haben und eine neue Inventur starten möchten, beginnt der Prozess – wie in anderen Formularen gewohnt – mit der Auswahl einer Quelle/Ziel-Kombination.

Anschließend wählen Sie eine der verfügbaren Checkbox-Optionen aus. Die Einstellung Nur Lager anzeigen ist dabei bereits standardmäßig aktiviert, um die Auswahl zu erleichtern.

Nach dem Klick auf Auswahl übernehmen öffnet sich ein Dialogfenster, das auf eine mögliche Synchronisierung mit Mozart-Geräten hinweist. Dieser Hinweis erscheint, vorausgesetzt, solche Geräte sind bei Ihnen im Einsatz und sollen im Rahmen der Inventur verwendet werden.

Inventurdaten: Details zur Bestandsaufnahme

Wenn Sie das Formular Inventurdaten öffnen, erhalten Sie eine detaillierte Ansicht Ihrer Inventur. Hier finden Sie umfassende Informationen zur Inventur des Lagers (inklusive Unterstandorte) sowie spezifische Artikel- und Bestandsinformationen.

Sie können auch Details zum Inventurdatum einsehen, wer die Inventur durchgeführt hat und ob sie bereits geprüft wurde. Im Textfeld Zählungen können Sie Ihre eindeutig gezählten Bestände eintragen; diese Menge wird dann automatisch in der Textzeile Inventurmenge widergespiegelt.

Bestandsübersicht und Kennzahlen

Unterhalb des Textfeldes "Bestände" sehen Sie eine übersichtliche Darstellung der zugehörigen Artikel- und Bestandsinformationen, inklusive der erfassten Zählmengen und wichtiger buchhalterischer Angaben.

Zentrale Werte wie die Sollmenge, die Inventurmenge und die Differenzmenge werden hier ebenfalls klar angezeigt.

Visueller Abgleich von Soll- und Ist-Bestand:

Zur besseren Übersicht wird der Abgleich zwischen dem Soll- und Ist-Bestand farblich hervorgehoben:

Artikel oder Geräte mit übereinstimmendem Bestand werden orange markiert und mit einem "="-Symbol versehen.
Bei Abweichungen erscheint das Symbol in rot, um Fehlbestände deutlich zu kennzeichnen und sofort ins Auge fallen zu lassen.

Automatische Wertberechnung:

Wenn Sie in den Stammdaten zusätzlich Preisangaben für Produkte hinterlegt haben, berechnet das System, nachdem Sie alle Mengen eingetragen haben, automatisch die entsprechenden Netto- und Bruttowerte sowie den Gesamtfehlbetrag, der sich aus den Bestandsabweichungen ergibt.

Fortschrittsanzeige:

Am unteren Rand des Formulars (Fußzeile) sehen Sie außerdem, wie viele Bestände bereits bearbeitet wurden – bezogen auf die gesamten erfassten Inventurdaten. Dies gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den Fortschritt Ihrer Inventur.

Inventur Teilnehmer: Zählungen und Übersicht

Wenn Sie die Inventur mit mehreren Personen oder einem Personal Digital Assistant (PDA) durchführen, erhalten Sie unter dem Punkt Zählungen eine detaillierte Übersicht der erfassten Ergebnisse.

Hier werden die Kennung der zählenden Person oder des Geräts sowie der Zeitpunkt der Zählung zusammen mit den jeweiligen Zählungsergebnissen dargestellt.

Diese Parameter können bei Bedarf mit einem Rechtsklick der Maustaste über die Spalten-/Bandauswahl hinzugefügt werden. Sie bieten einen optimalen Überblick für die weitere Bearbeitung und Kontrolle der Inventur.

Bestände:Umgang mit nicht gelisteten Artikeln

Sollten Sie als Zählender mit den entsprechenden Rechten einen Artikel in Ihrem Lagerbestand finden, der nicht auf der aktuellen Inventurliste aufgeführt ist, können Sie diesen wie folgt hinzufügen.

Nutzen Sie die Funktion Neuer Bestand.
Im sich öffnenden Dialog Artikel auswählen können Sie den betreffenden Artikel suchen und auswählen.
Buchen Sie den Artikel dann in die passende Artikelgruppe und dessen Bestand ein.

Dieser Artikel wird anschließend, wie im nebenstehenden Beispiel gezeigt, ebenfalls in der Inventurliste aufgeführt, um eine vollständige und korrigierte Inventur zu gewährleisten.

Hinweis zur Inventurkorrektur

Wenn Sie die Berechtigung besitzen, nach den Zählungen eine Inventurkorrektur durchzuführen, wird Ihnen dies optisch durch ein gelbes Dreiecksymbol signalisiert. Zusätzlich erscheint beim Überfahren des Symbols mit dem Mauszeiger ein Hinweis in Textform (Tooltip).

Durchführung der Inventurkorrektur:

Rechtsklick auf das Dreieck:

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das gelbe Dreieck klicken, öffnet sich ein Dialog.

Inventurmenge bestätigen:

In diesem Dialog können Sie die von Ihnen angegebene Inventurmenge (die korrigierte Zählmenge) bestätigen.

Bestätigung des Dialogs:

Sobald Sie die Inventurmenge per Mausklick übernehmen, erlischt das gelbe Dreieck an dieser Position, und der zugehörige Hinweis verschwindet.

Diese visuelle Kennzeichnung und der Bestätigungsdialog stellen sicher, dass Inventurkorrekturen bewusst und nachvollziehbar vorgenommen werden.

Inventuren: Speichern und Status

Nachdem Sie Ihre Inventur erfasst haben, können Sie sie nun speichern.

Status nach dem Speichern:

Die Inventur bleibt nach dem Speichern weiterhin unter Offene Inventuren geöffnet.
Das zugehörige Lager bleibt währenddessen gesperrt, um weitere Bestandsbewegungen zu verhindern, die die Inventur verfälschen könnten.
Sie können die gespeicherte Inventur unter Offene Inventuren jederzeit erneut öffnen und bearbeiten. Beachten Sie, dass dies nur mit den entsprechenden Berechtigungen möglich ist.

Besondere Situation: "Inventur geprüft"

Haben Sie jedoch zuvor die Checkbox "Inventur geprüft" gewählt, können Sie diese spezifische Inventur nicht mehr weiter bearbeiten, selbst wenn sie noch unter "Offene Inventuren" gelistet ist. Dies signalisiert, dass die Prüfung abgeschlossen ist und die Inventur als final betrachtet wird, bevor sie formell abgeschlossen wird.

Abgeschlossene Inventuren:

Abgeschlossene Inventuren können in diesem Bereich nur zur Ansicht und zum Ausdrucken der unterschiedlichen Listen (z.B. Zählliste, Differenzliste) geöffnet werden. Eine Bearbeitung ist nach dem endgültigen Abschluss nicht mehr möglich.

Inventur Abschluss

Wenn Sie der Ansicht sind, die Inventur erfolgreich abgeschlossen zu haben, und die Checkbox Inventur geprüft ausgewählt haben, können Sie die Inventur mit dem entsprechenden Button abschließen.

Hinweis bei unvollständiger Bearbeitung:

Sollten Sie jedoch übersehen haben, alle Bestände zu bearbeiten, öffnet sich – wie im nebenstehenden Beispiel gezeigt – ein Dialog mit einem entsprechenden Hinweis. Dieser Dialog informiert Sie darüber, dass noch offene Positionen vorhanden sind, die vor dem finalen Abschluss bearbeitet werden sollten

Abschluss nach erfasster Inventurmenge

Wenn Sie versuchen, die Inventur abzuschließen, obwohl nach der ursprünglich festgelegten Inventurmenge zusätzliche Zählungen erfasst wurden, erscheint der nebenstehende Dialog.

Dieser Dialog enthält wichtige Informationen und Hinweise zum Inventurabschluss in dieser spezifischen Situation. Er weist Sie darauf hin, dass die erfassten Mengen von der ursprünglichen Festlegung abweichen, und gibt Ihnen die notwendigen Informationen, um den Abschluss korrekt durchzuführen oder die Abweichungen zu prüfen.

Abschluss

Nachdem alle Bestände vollständig bearbeitet wurden, erscheint ein Dialog zur Bestätigung des Abschlusses.

Zu diesem Zeitpunkt haben Sie folgende Optionen:

Zählliste drucken:

Sie können eine detaillierte Liste aller gezählten Artikel ausdrucken.

Differenzliste drucken:

Es besteht die Möglichkeit, die Liste der Bestandsdifferenzen auszudrucken.

Differenzliste exportieren (CSV-Datei):

Die Differenzliste kann auch als CSV-Datei exportiert werden, um sie für weitere Analysen oder zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen zu nutzen.

Differenzliste Ansicht

Die Differenzliste, wie im nebenstehenden Beispiel dargestellt, enthält alle relevanten Details, die bei einer Inventur entstehen.

Sie beinhaltet wichtige Informationen wie:

Inventurnummer: Die eindeutige Kennung der durchgeführten Inventur.
Bezeichnung des inventarisierten Lagers: Der Name des Lagers, für das die Inventur durchgeführt wurde.

Ebenso sind übersichtlich aufgelistet:

Inventar-/Laufende Nummer: Die spezifische Nummer des Artikels oder der Position in der Inventur.
Soll-/Inventurbestand: Der erwartete (Soll-)Bestand im Vergleich zum tatsächlich gezählten (Inventur-)Bestand.
Differenzmengen: Die errechnete Abweichung zwischen Soll- und Inventurbestand.
Anzahl der gesamten Positionen: Die Gesamtzahl der in der Inventur erfassten Artikelpositionen.