Nacherfassung Altbestand: Erfassung von bereits ausgegebenen Artikeln

Das Formular Nacherfassung Altbestand ermöglicht Ihnen die Erfassung von Artikeln, die in der Vergangenheit (also vor der Einführung der Geräte- und Materialverwaltung) bereits an Ihr Personal ausgegeben wurden.

Gehen Sie dabei we folgt vor:

Artikelgruppe auswählen: Zunächst müssen Sie in dem Formular An welche Person wurden die zu erfassenden Artikel ausgegeben eine Artikelgruppe auswählen. Dies ist ein bekannter Schritt aus vielen anderen Formularen.

Artikel zur Erfassung anzeigen: Nachdem Sie eine Artikelgruppe ausgewählt haben, werden Ihnen, wie im Beispiel dargestellt, unter Ausgegebene Menge erfassen alle Artikel angezeigt. Dies sind genau die Artikel, die zuvor für den relevanten Funktionsbereich (hier die Kleiderkammer) in den Stammdaten eingepflegt wurden.

Person für Altbestand auswählen

Nachdem Sie die Artikelgruppe für die Nacherfassung des Altbestands gewählt haben, können Sie nun die betreffende Person auswählen, an die die Bekleidung oder Geräte in der Vergangenheit ausgegeben wurden.

Klicken Sie dazu auf den Button Person auswählen. Im Dialog "Quelle/Ziel auswählen" können Sie die Person aus Ihrem Personalverzeichnis wählen.

Im Bereich "Persönliche Daten" finden Sie grundlegende Informationen wie:

• Name

• Vorname

• Alter

• Geburtsdatum

• Personalnummer

Zusätzliche Informationen zur organisatorischen Zugehörigkeit und zum Dienstgrad der Person finden Sie unter den Textfeldern Beruflich und Freiwillig, darunter:

• Abteilung

• Wache/Löschgruppe

• Dienstgrad

Orga-Einheit für Altbestand wählen

Nachdem Sie die benötigten Felder ausgefüllt haben, erscheint der Dialog Orga-Einheiten wählen. Hier wählen Sie aus, für welche Organisationseinheit Sie den Altbestand der Person erfassen möchten. Es ist wichtig zu beachten, dass Sie immer nur für eine Organisationseinheit den Altbestand erfassen können. Sobald diese Nacherfassung vollständig abgeschlossen ist, können Sie mit der nächsten beginnen.

Details zur Erfassung

Ausgabedatum: Im Textfeld "Ausgabedatum" können Sie den Zeitpunkt festlegen, wann Sie den Artikel erstmalig an die Person ausgegeben haben.

Menge und Auswahl: Die Menge wird hier durch eine Ziffer erfasst. Bei der Größe und dem Artikel erfolgt die Auswahl über einen Dialog mit vordefinierten Vorgaben.

So arbeiten Sie die Liste funktionsbereichsweise ab, um den Altbestand systematisch zu erfassen.

Nacherfassung: Zusammenfassung und Fortsetzung

Nachdem Sie die Mengen erfolgreich erfasst haben, öffnet sich das Formular "Zusammenfassung".

Hier finden Sie zunächst unter "Hinweise" detaillierte Angaben zu den durchgeführten Ausführungen:

Aktuelle Menge:

In der Spalte Aktuelle Menge wird die tatsächliche Gesamtmenge angezeigt, die diese Person bisher erhalten hat. Wenn eine Person beispielsweise bereits 2 Poloshirts hatte und Sie weitere 2 Poloshirts nacherfasst haben, wird in der Spalte Aktuelle Menge die Summe von 4 Poloshirts stehen.

Bearbeitung von Einzelartikeln:

Wenn Sie einen Einzelartikel für eine Person neu anlegen (wie im Beispiel das Notarzt-Poloshirt), können Sie die "Aktuelle Menge" mit dem Button "Artikel dieser Artikelgruppe bearbeiten" noch nachträglich ändern

Fortsetzung der Nacherfassung:

Am Fuße des Formulars stehen Ihnen drei Buttons zur Auswahl, um den Nacherfassungsprozess zu steuern:

• Nacherfassung mit derselben Person fortsetzen: Wählen Sie diese Option, um weitere Artikel für die aktuell ausgewählte Person nach zu erfassen.

• Nacherfassung mit neuer Person fortsetzen: Mit diesem Button können Sie die Nacherfassung für eine andere Person beginnen.

• Nacherfassung beenden: Hiermit schließen Sie den gesamten Nacherfassungsprozess ab.

Artikel bearbeiten: Überblick und Funktion

Beim Auswählen des Buttons Artikel dieser Artikelgruppe bearbeiten öffnet sich der Dialog "Artikel bearbeiten". Hier können Sie im Bereich Vorlage (Daten werden für alle Artikel übernommen) artikelrelevante Informationen hinterlegen.

Das Formular enthält außerdem Details wie:

• Die Beschreibung des Artikels.

• Die Inventar-/ und Laufende-Nummer.

• Das Zugangsdatum.

• Den Status (z.B. "Ausgegeben").

• Den Nutzer und die Person.

• Die Größengruppe und viele weitere Informationen.

Aktionen und Bestätigung

Anschließend können Sie mit den unten aufgeführten Buttons Ihre Aktionen durchführen und abschließen:

• Inventarnummern/Laufende Nummern generieren: Erzeugt neue Nummern für die Artikel.

• ID-Code generieren: Erstellt einen eindeutigen Identifikationscode.

• Artikeletikett drucken: Ermöglicht den Druck von Etiketten für die Artikel.

Nachdem Sie Ihre Aktionen gewählt haben, können Sie diese entweder Übernehmen oder Abbrechen.

Vorlage: Allgemeine Daten und Buchhaltung

Im Formular Vorlage (Daten werden für alle Artikel übernommen) finden Sie neben dem Reiter Allgemein auch den Reiter Buchhaltung. Dieses Formular ist Ihnen bereits unter anderem aus der Artikelbearbeitung bekannt.

Hier können Sie sowohl artikel- als auch hersteller-/lieferantenspezifische Informationen hinterlegen, wie zum Beispiel:

• Preise

• Bezeichnungen

• Garantien

• Gewährleistungen

Diese Informationen können Sie am Ende des Formulars darstellen lassen, was eine umfassende Datenverwaltung ermöglicht.