Bekleidungsanforderung Modul (optional)

Die Bekleidungsanforderung ist ein eigenständiges und optionales Modul im LIS PM (Personalmanagement). Es arbeitet nahtlos mit der Bekleidungsanforderung in der Geräte-Materialverwaltung (GMV) zusammen.

Funktion und Prinzip:

• Zweck: Das Modul ermöglicht es Mitarbeitern, Bekleidungsartikel anzufordern und zu erhalten.

• Grundlage: Dieses Modul ist auf einem Punktesystem aufgebaut.

• Prozess: Mitarbeiter erhalten Bekleidungsartikel durch den Einsatz zugewiesener Punkte.

Grundlegende Funktionsweise des Punktesystems

Das Punktesystem regelt den Prozess der Bekleidungsanforderung, indem es die Verfügbarkeit von Bekleidungsartikeln mit dem Guthaben des Mitarbeiters verknüpft.

Bekleidungsanforderung durchführen:

• Anforderung einreichen: Mitarbeiter, die spezifische Bekleidungsartikel benötigen, reichen über das Modul eine Bekleidungsanforderung ein.

• Präzise Angaben: In dieser Anforderung geben sie präzise an, welchen Artikel sie benötigen (inkl.Größe, Stückzahl etc.).

Punktabzug und Genehmigung:

• Prüfung: Die zuständige Kleiderkammer prüft die eingereichte Anforderung.

• Entscheidung: Die Kleiderkammer kann die Anforderung entweder genehmigen oder gegebenenfalls zurückweisen (z.B. bei Nichtverfügbarkeit, unzureichendem Guthaben oder fehlerhaften Angaben).

• Punktabzug (bei Genehmigung): Wird die Anforderung genehmigt, wird der Punktwert des angeforderten Artikels automatisch vom Punktekonto des Mitarbeiters abgezogen.

Funktionen für Mitarbeiter im Modul

Innerhalb dieses Moduls stehen dem Mitarbeiter folgende zentrale Funktionen zur Verfügung, um seine Bekleidungsverwaltung selbstständig durchzuführen:

Neue Bekleidungsanforderungen stellen:

• Mitarbeiter reichen hier ihre Anfragen für benötigte Bekleidungsartikel ein (inkl. Größe, Menge).

Vergangene Anforderungen einsehen:

• Eine Historie aller zuvor gestellten Anforderungen ist jederzeit abrufbar(Status: Genehmigt, Abgelehnt, In Bearbeitung).

Kontoverläufe abrufen:

• Je nach seiner Organisationszugehörigkeit kann der Mitarbeiter die Verläufe seiner Punktekonten einsehen,um den aktuellen Punktestand und alle Abzüge/Gutschriften zu prüfen.

Konfiguration des Mitarbeiterkontos

Die Konfiguration der Berechtigungen für das Mitarbeiterkonto im Modul Bekleidungsanforderung erfolgt über das Systemprogramm. Anhand des bereitgestellten Screenshots sind die relevanten Schritte und Bereiche erkennbar:

Zugriff auf Berechtigungen:

• Navigieren Sie im Systemprogramm zum Bereich Berechtigungen (links im Navigationsbaum unter Benutzer / Rollen).

Benutzer oder Rolle auswählen:

• Wählen Sie in der mittleren Spalte unter Benutzer / Rollen den spezifischen Benutzer oder die Rolle aus, für die Sie das Guthabenkonto/Mitarbeiterkonto konfigurieren möchten (im Beispiel ist "MONATUR" markiert).

Berechtigungen für Bekleidungsanforderung setzen:

• In der rechten Spalte unter Formulare finden Sie die relevanten Optionen für die Bekleidungsanforderung. Stellen Sie sicher, dass die folgenden Checkboxen, die für ein eigenes Guthabenkonto typischerweise relevant sind, aktiviert sind:

• Bekleidungsanforderung Alle Guthaben: Diese Option ist entscheidend, um das eigene Guthaben zu verwalten oder einzusehen.

• Bekleidungsanforderung Anforderungshistorie: Erlaubt den Einblick in die Historie über die bisher getätigten Anforderungen/Einkäufe.

• Bekleidungsanforderung Bekleidungsliste: Erlaubt den Zugriff auf die Bekleidungsliste, um Artikel zur Anforderung auszuwählen.

Zusätzliche Berechtigungen (Rechte Spalte):

Rechts oben im Bereich Berechtigungen sollten auch allgemeine Rechte wie Anzeigen und Starten aktiviert sein, um die Formulare überhaupt nutzen zu können.

Ziel: Durch diese Konfiguration stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Rolle die notwendigen Zugriffsrechte hat, um das eigene Guthabenkonto im Rahmen der Bekleidungsanforderung zu verwalten und zu nutzen.

Neue Bekleidungsanforderung erstellen

Die Erstellung einer neuen Bekleidungsanforderung basiert auf dem aktuellen Kalenderjahr sowie den in den Stammdaten der Geräte-Materialverwaltung (GMV) hinterlegten Artikelgruppen und den dazugehörigen Artikeln, die für die jeweilige Organisationseinheit freigegeben sind.

So stellen Sie eine Bekleidungsanforderung:

1.Organisationseinheit auswählen:

• Beginnen Sie, indem Sie aus der angezeigten Bekleidungsliste die entsprechende Organisationseinheit (z.B. Freiwillige Feuerwehr (FF), Berufsfeuerwehr (BF), Werkfeuerwehr (WF)) auswählen, der Sie angehören und für die Sie neue Bekleidung anfordern möchten.

• Während der Auswahl wird Ihnen stets Ihr verbleibendes bzw. verfügbares Guthaben angezeigt.

2. Artikel auswählen und Menge angeben:

• Wählen Sie in der Bekleidungsliste den gewünschten Artikel aus.

• Geben Sie anschließend die Anzahl der benötigten Artikel sowie die benötigte Größe an.

3.Guthabenübersicht:

• Mit jeder neuen Auswahl eines Artikels wird Ihr Guthaben automatisch aktualisiert. Dies ermöglicht Ihnen, stets den Überblick über Ihr Punktekontingent und die Auswirkungen Ihrer Auswahl auf Ihre verfügbaren Punkte zu behalten.

4.Anforderung absenden:

• Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie Ihre Anforderung absenden.

• Ihre Bekleidungsanforderung wird entsprechend Ihrem verfügbaren Guthaben und Ihrer Zugehörigkeit zur gewählten Organisationseinheit durchgeführt.

Bearbeitungsprozess:

• Ihre Anfrage wird nun an die zuständige Kleiderkammer versendet.

• Dort wird die Anforderung von dem zuständigen Mitarbeiter weiter bearbeitet und geprüft.

Hinweis: Nach dem Absenden Ihrer Anforderung wird die Liste automatisch geleert und ist bereit für weitere Bekleidungsanforderungen.

Meine Historie: Überblick über vergangene Bekleidungsanforderungen

Der Bereich Meine Historie bietet Ihnen eine klare und detaillierte Auflistung aller Ihrer in der Vergangenheit getätigten Bekleidungsanforderungen.

Übersicht der Anforderungen:

Hier finden Sie folgende Informationen zu jeder Anforderung in der Liste:

• Anforderungszeitpunkte: Das genaue Datum und die Uhrzeit, zu der eine Anforderung gestellt wurde.

• Bekleidungslisten: Die spezifische Bekleidungsliste (und damit die zugehörige Organisationseinheit), aus der die Artikel angefragt wurden.

• Benötigtes Guthaben: Die Anzahl der Punkte, die für diese Anforderung verbraucht wurden oder benötigt wurden.

Status der Anforderungen einsehen:

Um den aktuellen Status einer spezifischen Anforderung zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor:

Anforderungszeitpunkt auswählen:

• Klicken Sie mit der Maustaste auf den gewünschten Anforderungszeitpunkt in der Liste.

Statusanzeige:

• Unter dem Bereich Angeforderte Artikel wird Ihnen der aktuelle Status der Anforderung angezeigt.

So können Sie auf einen Blick erkennen, ob Ihre Anforderung von der Kleiderkammer bereits:

Gelesen:

• Die Anforderung wurde zur Kenntnis genommen.

Zurückgewiesen:

• Die Anforderung wurde aus bestimmten Gründen abgelehnt.

Genehmigt:

• Die Anforderung wurde akzeptiert und wird bearbeitet (Punkteabzug ist erfolgt).

Meine Konten: Einsicht in Ihre Kontoverläufe

Der Bereich Meine Konten funktioniert ähnlich wie die Anforderungshistorie und ermöglicht Ihnen einen detaillierten Einblick in alle Ihre vergangenen Kontoverläufe für das Punkteguthaben. Diese Einsicht ist abhängig von Ihrer Zugehörigkeit zu verschiedenen Organisationseinheiten.

Detaillierte Kontoinformationen:

Hier werden Ihnen präzise Informationen zu jeder Buchung präsentiert, um vollständige Transparenz über die Entwicklung Ihres Punkteguthabens zu gewährleisten:

• Buchungswert: Der exakte Punktebetrag, der gebucht wurde (positiv bei Aufbuchungen/Gutschriften, negativ bei Abbuchungen).

• Text: Ein begleitender Text, der den Grund der Buchung erläutert (z.B. "Bestellanforderung", "Ausgabe", "Bonus Punktegutschrift").

• Aktuelles Guthaben: Ihr Punktestand nach Abschluss der jeweiligen Buchung.

Diese Übersicht bietet Ihnen vollständige Transparenz über die Entwicklung Ihres Punkteguthabens über die Zeit.