Project

Hersteller/Lieferanten

Im Formular für Hersteller/Lieferanten können Sie wichtige Daten zu Herstellern und Lieferanten anlegen, bearbeiten und pflegen. Die Hauptfunktionen und Details dieses Formulars sind wie folgt:

Hauptfunktionen:

  • Hersteller/Lieferanten hinzufügen und entfernen:

  • Mit den Schaltflächen Hinzufügen , Entfernen und Übernehmen können Sie neue Hersteller/Lieferanten einpflegen oder bestehende bearbeiten.


  • Suche nach Herstellern/Lieferanten:

  • Suche: Nutzen Sie die Fernglas-Symbolsuche , um über eine Direkt- oder Synonymsuche (wird später genauer beschrieben) gezielt bestehende Einträge aus den Stammdaten zu finden.

  • Eingabe neuer Daten:

  • Sie können in vorgegebenen Textfeldern alle relevanten Informationen zu neuen Herstellern/Lieferanten eintragen.

  • Einige Felder sind selbsterklärend, während andere, wie die Debitorennummer und die Unternehmensdatenbanknummer (UDB) , spezifische Funktionen haben.

Besondere Felder und deren Bedeutung:

  • Debitorennummer/UDB:

  • Eindeutige Nummern, die den Hersteller/Lieferanten in der Kommune identifizieren (Unternehmensdatenbanknummer).

  • In Gemeinden mit zentraler Datenbank werden hiermit alle registrierten Geschäftspartner erfasst.

  • Kontrollkästchen:

  • Ist Hersteller: Aktivieren, wenn der Eintrag einen Artikelhersteller betrifft.

  • Ist Lieferant: Aktivieren, wenn der Eintrag als Lieferant geführt wird.

  • Beide Optionen beeinflussen die Vorschläge für Bestellungen und andere Warenwirtschaftsprozesse.

  • Eintrag inaktiv:

  • Sperrt den Hersteller/Lieferanten, sodass dieser nicht mehr in Bestellvorschlägen erscheint.

  • Dies ist nützlich, wenn ein Hersteller/Lieferant z. B. nicht mehr vorhanden oder wiederholt fehlerhafte Artikel geliefert hat.

  • Vergangene Transaktionen mit diesem Partner bleiben einsehbar.

  • Hinweise zur Arbeit mit inaktiven Einträgen:

  • Inaktive Hersteller/Lieferanten erscheinen nur dann in der Liste, wenn die Checkbox Eintrag inaktiv selbst aktiviert wird.

  • Dies ermöglicht den Zugriff auf ältere Geschäftsdaten, ohne die Übersichtlichkeit der aktiven Einträge zu beeinträchtigen.

Durch diese umfassenden Funktionen können Hersteller- und Lieferantendaten effizient verwaltet werden, wodurch die Warenwirtschaft übersichtlich bleibt und optimal funktioniert.


Kontakt bearbeiten

In den Textfeldern können Sie weitere Angaben zum Hersteller/Lieferanten machen.

Kontakt bearbeiten:

Über den Button Hinzufügen oder Bearbeiten im Bereich Kontakt öffnen Sie den Dialog Kontakt bearbeiten zu erzeugen. Hier können Sie:

  • Grunddaten: Telefonnummer und den Namen erfassen.

  • Zuordnung: Eine jeweilige Abteilung (Sekretariat, Service, Support …) sowie unter Info z. B. Wache 1 zuordnen.


Allgemeine Informationen und Bankdaten:

Die Tabs Telefon, Fax, E-Mail ebenso die Tabs Bankdaten sollten hierbei selbsterklärend sein.

Sonstige und Medien:

  • Sonstige: Hier hinterlegen Sie den Link zur Homepage sowie die Steuernummer, die USt-IdNr. und einen ID-Code für den Hersteller/Lieferanten.

  • Medien: Hier können Sie Dokumente wie AGB, Bestellunterlagen,Produktkataloge oder Ähnliches hinterlegen.


Synonymsuche

Der Tab Synonyme dient dazu weitere Stichwörter zu hinterlegen, unter welchen der entsprechende Hersteller/Lieferant bei einer Suche gefunden werden kann.

  • Synonyme können Bezeichnungen wie „Support“, frühere Namen des Hersteller/Lieferanten oder Abkürzungen darstellen.
  • Beispiel: Es ist wichtig, dass bei der Erfassung der Stammdaten der volle Firmenname wie „Leitstellen-Informations-System GmbH“ genutzt wird. Durch die Anlage von „Lis“ oder „EDV“ als Synonyme kann der Eintrag dennoch über diese Abkürzungen gefunden werden.

Funktionen.

  • Synonyme anzeigen: Aktivieren Sie die Checkbox Synonymsuche, werden Ihnen die Hersteller/Lieferanten mit all ihren Synonymen im Formular angezeigt.

  • Erweiterte Adresssuche: Wenn Sie einen Teil der Hersteller-/Lieferanten-Adresse als Synonym hinterlegen (z. B. „Informations“), erfolgt die Suche:

  • Über die Adresse

  • Über die Direktsuche

  • Über die Synonymsuche

Kategorie bearbeiten

Im Abschnitt Kategorien können Sie definieren, welche Produkte ein Hersteller oder Lieferant verkauft oder produziert, um eine gezielte Zuordnung und Übersicht zu ermöglichen. Hier sind die Funktionen und Schritte im Detail:

Kategorie zuweisen:

  • Kategorie auswählen: Wählen Sie unter Alle Kategorien aus der Baumstruktur eine passende, bereits vorhandene Kategorie aus.

  • Zuweisung durchführen: Mithilfe des Buttons Zuweisen können Sie diese Kategorie dem Hersteller/Lieferanten hinzufügen.

  • Überprüfung: Zugewiesene Kategorien erscheinen im Bereich Zugeordnete Kategorien.


Neue Kategorien erstellen und verwalten:

Neue Kategorien erstellen: Mit dem Button Hinzufügen öffnen Sie den Dialog Kategorie bearbeiten , in dem Sie eine neue Kategorie erstellen können (z. B. „Atemschutzbedarf“).

  • Nach dem Speichern erscheint die neue Kategorie unter Alle Kategorien.

Kategorie bearbeiten: Wählen Sie die Kategorie in der Baumstruktur aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

  • Passt die Bezeichnung oder Details einer bestehenden Kategorie an.

Kategorie entfernen: Wählen Sie die Kategorie in der Baumstruktur aus und klicken Sie auf Entfernen.

  • Löscht die Kategorie dauerhaft aus dem System.

Struktur: Öffnen Sie die Baumstruktur unter Alle Kategorien und wählen Sie eine bestehende Kategorie per Doppelklick aus oder erstellen Sie eine neue.

  • Ermöglicht eine übersichtliche Organisation von Kategorien und deren Unterkategorien.

Kategorie zuweisen und zurücknehmen:

Zuweisen: Wählen Sie die gewünschte Kategorie unter Alle Kategorien aus und klicken Sie auf Zuweisen.

  • Die Kategorie erscheint unter Zugeordnete Kategorien und ist dem Hersteller/Lieferanten zugeordnet.

Zurücknehmen: Wählen Sie die Kategorie unter Zugeordnete Kategorien aus und klicken Sie auf Zurücknehmen.

  • Die Kategorie wird entfernt und in den Bereich Alle Kategorien zurück verschoben.

Zusatzhinweise:

  • Die Baumstruktur ermöglicht eine übersichtliche Organisation von Kategorien und deren Unterkategorien.

  • Änderungen an den Kategorien (Bearbeiten, Hinzufügen oder Entfernen) wirken sich direkt auf die Verfügbarkeit und Struktur der Liste aus.

  • Mit dieser Funktion können Sie sicherstellen, dass Hersteller und Lieferanten den jeweiligen Produkten präzise zugeordnet werden, was die Übersichtlichkeit und die spätere Suche erleichtert.

Hersteller/Lieferant filtern

Das Hersteller-/Lieferantenformular bietet Ihnen eine leistungsstarke Filterfunktion, um gezielt nach Herstellern oder Lieferanten zu suchen und relevante Informationen schnell zu finden. Die wichtigsten Funktionen und Filteroptionen sind unten beschrieben:

Filtermöglichkeiten im Dialog:

  • Button Fernglas:

  • Öffnet den Dialog zur Suche und Filterung von Herstellern/Lieferanten.

  • Direktsuche:

  • Geben Sie den Namen oder relevante Schlüsselbegriffe direkt in das Suchfeld ein, um eine schnelle Trefferanzeige zu erhalten.


  • Kategorienfilter:

  • Nutzen Sie die im Dialog enthaltene Baumstruktur der Kategorien , um nach Herstellern/Lieferanten zu filtern, die bestimmten Produktarten zugeordnet sind (z. B. „Atemschutzbedarf“).

  • Checkboxen zur erweiterten Suche:

Synonymsuche: Aktivieren Sie diese Option, um auch alternative oder ähnliche Begriffe einzubeziehen.

  • Nutzen: Dies ist besonders hilfreich, wenn ein Hersteller/Lieferant unter unterschiedlichen Bezeichnungen(z. B. Abkürzungen, ehemalige Firmennamen) bekannt ist und über den vollen Namen hinaus gefunden werden soll..

  • Inaktive Hersteller/Lieferanten anzeigen: Aktivieren Sie die Option, um auch Einträge, die als inaktiv markiert sind, in der Übersicht anzuzeigen.

  • Nutzen: Dies ist nützlich, wenn Sie ältere Einträge überprüfen oder oder einen Hersteller/Lieferanten, der zuvor stillgelegt wurde, reaktivieren möchten. Standardmäßig werden nur aktive Einträge angezeigt, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Weitere geschäftliche Informationen:

Bestellwesen:

Unter dem Tab Bestellwesen finden Sie zusätzliche Informationen, die speziell für den Beschaffungsprozess relevant sind:

Kontaktmöglichkeiten: Fax- und Telefonnummer sowie E-Mail-Adresse, die speziell für Bestellungen verwendet werden.

  • Nutzen: Diese Daten erleichtern eine direkte Kommunikation und gewährleisten eine schnelle Abwicklung im Beschaffungsprozess.

Zusammenfassung und Suchfunktion:

Die Kombination folgender Funktionen gewährleistet, dass Sie den gewünschten Hersteller oder Lieferanten schnell und präzise finden:

  • Direktsuche

  • Kategorienfilter

  • Synonymsuche

  • Die Möglichkeit, inaktive Einträge anzuzeigen.

Die zusätzliche Anzeige geschäftlicher Informationen im Bereich Bestellwesen optimiert die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Daten.


In diesem Dokument