Annahme/Ausgabe: Verwaltung von Geräten, Artikeln, Fahrzeugen

Warenannahme und Standardaktionen

Warenannahme-Dialog – Standardaktionen (Annahme, Ausmustern, Einlagern, Reparatur) mit Option „Nutzer trennen" zur Aufhebung aller Zuordnungen.

• Annahme: Artikel wird dem Bestand hinzugefügt

• Ausmustern: Artikel wird aus dem Bestand genommen

• Einlagern: Artikel wird einem Lagerplatz zugewiesen

• Reparatur/Änderung: Artikel wird zur Bearbeitung weitergeleitet

Option Nutzer trennen: Entfernt alle Zuordnungen (Nutzer, Standort, Lager) vom Artikel und Nutzer (nicht bei Reparatur/Änderung verwenden!)

Hinweis: Nach Abschluss von Reparatur, Änderung oder Wartung kann der Artikel wieder dem ursprünglichen Nutzer zugeordnet werden.

Sitzungsabschluss und Nachbearbeitung

Aktuelle Sitzung – Übersicht mit Datum, Belegnummer und Position; darunter Optionen für beteiligte Person, Beleg drucken und Sitzungsabschluss.

• Beteiligte Person auswählen(abweichend von ursprünglicher Sitzung möglich)

• Sitzung abschließen, Beleg drucken, Vorschau anzeigen

• Offene Sitzungen können weiterbearbeitet und abgeschlossen werden

Fehlerquellen und Best Practice

Häufige Fehler:

• Fehlende Auswahl von Dienst oder Personal verhindert Annahme/Ausgabe

• Falsche oder fehlende Angaben bei Quelle/Ziel erschweren die Nachverfolgung

• Nicht dokumentierte Vorgänge führen zu Lücken in der Historie

• Fehlende Pflichtangaben: Prüfen Sie vor Abschluss alle Pflichtfelder

• Nicht gepflegte Bestände: Aktualisieren Sie Bestände und Zuordnungen regelmäßig

Best Practice:

• Nutzen Sie Annahmelisten für Massenbewegungen

• Hinterlegen Sie alle relevanten Dokumente direkt bei der Sitzung

• Überprüfen Sie Bestände, Historie und Belege regelmäßig

• Speichern Sie häufig genutzte Einstellungen als Vorlage

Diese können Sie dort genauso bearbeiten wie die aktuell geöffnete Aktuelle Sitzung. Um den Vorgang abzuschließen und die Buchungen zu speichern, beenden Sie die Sitzung mit dem Button Sitzung abschließen.

Warenannahme

Bei der Warenannahme legen Sie unter Standardaktion fest, was mit dem Artikel geschehen soll. Ihnen stehen hierzu verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Annahme: Der Artikel wird dem Bestand hinzugefügt.

• Ausmustern: Der Artikel wird aus dem Bestand genommen (z.B. bei Defekt oder Alter).

• Einlagern: Der Artikel wird einem bestimmten Lagerplatz zugewiesen.

• Reparatur/Änderung: Der Artikel wird zur Bearbeitung weitergeleitet.

Option Nutzer trennen

Option „Nutzer trennen" – entfernt alle verknüpften Informationen (Nutzer, Standort, Lager) vom Artikel; nicht bei Reparatur/Änderung verwenden.

Nachdem Sie eine Standardaktion(im Rahmen der Warenannahme) ausgewählt haben, können Sie zusätzlich die Option Nutzer trennen aktivieren.

Wird diese Option gewählt, werden alle verknüpften Informationen wie Nutzer, Standort, Lager usw. sowohl vom Artikel als auch vom Nutzer entfernt.

Wichtiger Hinweis:

Achtung: Diese Aktion sollte nicht bei der Standardaktion Reparatur/Änderung ausgeführt werden. In diesem Fall ist es entscheidend, diese Daten unberührt zu lassen. Denn nach Abschluss der Reparatur, Änderung oder Wartung kann der Artikel direkt wieder dem ursprünglichen Nutzer zugeordnet werden.

Aktuelle Sitzung: Übersicht und Abschluss

Sitzungsdetail – Basisinformationen, Historie mit Belegen und Info Box für Bild-/Audiodokumente sowie Defekt- oder Reparaturangaben.

Die Aktuelle Sitzungzeigt Ihnen wichtige Basisinformationen wie das Datum, die Belegnummer und die Position (Person, Organisationseinheit etc.).

Informationen und Dokumentation:

• Historie und Belege: Hier finden Sie hier die Historie des Artikels mit den zugehörigen Belegen und der Einsatznummer.

• Info Box: In der Info Box können Sie zusätzlich Bild- oder Audiodatei-Dokumente sowie detaillierte Angaben zu einem Defekt oder einer Reparatur hinterlegen.

Beteiligte Personen und Sitzungsabschluss

• Beteiligte Person: Unter diesem Punkt können Sie auswählen, welche Person den Artikel gerade erhält oder zurückgibt. Dies ist nützlich, wenn die handelnde Person von der Person abweicht, für die die Sitzung ursprünglich erstellt wurde (z. B. wenn ein Jugendlicher Bekleidung erhält und eine erwachsene Person dafür unterschreibt).

• Sitzung abschließen: Sie können die Sitzung einfach abschließen. Alternativ können Sie über die Checkboxen folgende Optionen wählen, bevor Sie die Sitzung beenden:

  • Beleg drucken

  • Zeige Vorschau

Neue Sitzung mit Annahmeliste: Artikel Annehmen und buchen

Annahmelisten-Dialog – alle angenommenen Artikel mit Standardaktion und Standardlager; Umbuchung über „Gewählten Artikel hinzufügen".

Wenn Sie die Aktion Neue Sitzung mit Annahmeliste auswählen, öffnet sich ein Dialog, der Ihnen alle angenommenen Artikel und deren zugehörige Informationen anzeigt.

Vorbereitung der Annahmeliste:

Hier können Sie eine passende Standardaktion (z.B. Einlagern, Reparieren) und das dazugehörige Standardlager festlegen.

Artikelumbuchung:

Sobald Sie einen Gewählten Artikel hinzufügen möchten, öffnet sich der Dialog Massenartikel aus der Annahmeliste umbuchen.

• Dieser Dialog liefert Ihnen Informationen zum Artikel und zeigt den aktuell wählbaren Bestand an, der umgebucht werden kann.

• Geben Sie einfach die Menge ein, die umgebucht werden soll, und buchen Sie den Artikel.

Sonderfall:Einzelartikel ausmustern

Wenn es sich um einen Einzelartikel handelt, der ausgemustert werden soll, werden Sie nach einem Ausmusterungsgrund gefragt. Diesen können Sie aus einer vorgegebenen Liste auswählen.

Neue Sitzung mittels Artikel erstellen

Diese Art von Sitzung können Sie erstellen, indem Sie die im Bild aufgeführten Suchbegriffe nutzen.

Sitzung mittels Artikel erstellen – Suchfelder mit Funktionsbereichsfilter; nur Einzel- oder Zubehörartikel auswählbar.

Einschränkungen und Filter:

• Wichtig: Beachten Sie, dass Sie für diese Sitzung nur Einzel- oder Zubehörartikel auswählen können.

• Erleichterung der Suche: Um Ihre Suche zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit, vorab den Funktionsbereich auszuwählen und so die Ergebnisse einzugrenzen.

Abschluss der Sitzung:

• Wie bei den anderen Sitzungstypen wählen Sie dann eine Aktion und ein Lager aus, bevor Sie die Sitzung abschließend beenden.

Ausgabe: Artikel und Fahrzeuge verwalten

Ausgabe-Auswahl – Artikelgruppenübersicht mit Ausgabequellen: Annahmeliste, Bestandsliste, Grundausrüstung, Bekleidungsanforderung und Wartung bereit zur Ausgabe.

Ausgabe tätigen:

Um eine Ausgabe durchzuführen, müssen Sie zunächst die Ausgabequelle (Ihre Artikelgruppen) und dann die gewünschte Ausgabeauswahl festlegen. Zu den Ausgabemöglichkeiten gehören:

• Annahmeliste

• Bestandsliste

• Grundausrüstung

• Bekleidungsanforderung

• Wartung bereit zur Ausgabe

Beispiel: Ausgabe aus der Bestandsliste:

Wenn Sie beispielsweise die Ausgabe aus der Bestandsliste wählen, können Sie die Checkbox Auf Kleidergrößen der Person einschränken aktivieren.

• Vorteil: Dies ist besonders praktisch, da es Ihnen jede Bekleidung, die die Person bisher erhalten hat, zusammen mit den dazugehörigen Größen an. So können Sie bei der Ausgabe direkt die passende Größe einsehen und auswählen.

Abschließend wählen Sie einfach die Artikel, Fahrzeuge oder Geräte aus, die Sie ausgeben möchten. Dies geschieht entweder per Doppelklick oder durch Auswahl von Gewählten Artikel hinzufügen, um sie der Warenausgabe zuzuordnen.

Zusatzangaben: Präzise Zuordnung von Beständen

Die Zusatzfelder (oder Positionsfelder) helfen Ihnen, Bestände noch genauer zuzuordnen.

Zweck der Zusatzangaben:

Die Felder Eigentümer, Nutzer, Standort/Lagerfach und Person erweitern die Stammdaten. Sie sind besonders nützlich, um beispielsweise bei Bestandsermittlungen oder Budgetprüfungen in Berichten detailliertere Auswertungen zu erhalten.

Hinweis: Die hier gemachten Angaben (u. a. Standort/Lagerfach) beziehen sich nicht auf die aktuelle Sitzung selbst, sondern auf die permanente Zuordnung des Artikels im System.

Besondere Hinweise bei der Ausgabe:

Bestandswarnung – Hinweisdialog bei Unterschreitung des Sollbestands einer Artikelgruppe (z. B. Medikamente in der Apotheke)

Während des Ausgabevorgangskönnen spezielle Dialoge und Hinweise erscheinen:

• Unterschreitung des Sollbestands: Wenn Sie in der Ausgabe einen Artikel aus einer Artikelgruppe auswählen (z.B. Apotheke), dessen aktueller Bestand unter dem festgelegten Sollwert liegt (z.B. ein Medikament), erhalten Sie einen entsprechenden Hinweisdialog.

Inventur-Hinweisdialog – erscheint bei Ausgabe aus einem Lager mit laufender oder nicht abgeschlossener Inventur (Beispiel: Kleiderkammer)

• Inventur im Lager: Wurde ein Artikel aus einem Standort/Lager gewählt, in dem gerade eine Inventur stattfindet oder noch nicht abgeschlossen ist, öffnet sich ein spezieller Tab. Dieser Tab enthält Informationen darüber, wie Sie in diesem Fall weiter vorgehen sollten (wie am Beispiel der Kleiderkammer gezeigt).