Annahme/Ausgabe: Verwaltung von Geräten, Artikeln, Fahrzeugen

Das Modul Annahme/Ausgabe ermöglicht Ihnen die umfassende Verwaltung der Bestandsbewegungen.Sie können Geräte, Artikel und Fahrzeuge an das Personal Ihrer Organisationseinheit ausgeben und von diesem annehmen, um alle Bewegungen lückenlos zu dokumentieren. Je nach Systemkonfiguration können Sie dabei auch mehrere Vorgänge parallel bearbeiten.

Dienst-Filterung und Personalverzeichnis-Zuordnung:

Das Personalverzeichnis ist stets einem bestimmten Dienst zugeordnet. Dies ermöglicht es Ihnen, bei der Annahme und Ausgabe spezifisch nach Diensten zu filtern.

• Dienstauswahl: Rechts oben im Formular können Sie den relevanten Dienst auswählen, um die angezeigten Daten einzugrenzen.

Berechtigungen:

• Die Sichtbarkeit der Dienste ist rollenbasiert:

  • Rolle Supervisor: Benutzer mit der Rolle Supervisor haben Zugriff auf die Übersicht aller hinterlegten Dienste.

  • Andere Benutzer: Können nur jene Dienste auswählen, für die ihnen im Systemprogramm die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen wurden.

Hinweis: Wenn Sie einen gescannten Artikel annehmen oder ausgeben möchten, wird die Anzeige (das "Grid") entsprechend gruppiert.

Sitzung erstellen:

Um eine Annahme oder Ausgabe durchzuführen, müssen Sie eine Sitzung erstellen. Dies erfolgt, indem Sie einen der drei verfügbaren Sitzungstypen auswählen:

• Entweder in der Mitte des Formulars (wie im Beispiel dargestellt),

• oder über die drei Sitzungstypen auf der rechten Seite des Formulars.

Vorgänge und Historie:

Nachdem Sie eine Quelle (z. B. den Mitarbeiter, der den Artikel zurückgibt) oder ein Ziel (z. B. den Mitarbeiter, der den Artikel erhält) ausgewählt haben, erscheinen diese nach dem Schließen des Dialogs im Textfeld Annahme der Position oder Ausgabe für Position.

Direkt daneben finden Sie unter Historie und Belege detaillierte Informationen (z. B. Annahme, Bereit zur Wartung, Einlagerung) zur jeweils ausgewählten Quelle oder zum Ziel.

Berücksichtigung der Tagesbereitschaft als Nutzer

Wenn Sie eine Annahme- oder Ausgabesitzung für ein Personen erstellen, greift das System auf die im Personalverzeichnis hinterlegten Daten zu.

Dies bedeutet, dass nicht nur die primäre Zuordnung zu einer beruflichen oder freiwilligen Orga-Einheit berücksichtigt wird, sondern auch spezifische Verfügbarkeiten oder Rollen wie die Tagesbereitschaft der betreffenden Person als Nutzerattribut für die Dokumentation der Annahme/Ausgabe herangezogen werden können.

Vorgehensweise:

• Sitzung erstellen: Wählen Sie im Bereich Annahme/Ausgabe die Option zur Erstellung einer Neuen Sitzung.

• Person als Quelle/Ziel auswählen: Im erscheinenden Dialog wählen Sie die entsprechende Person aus Ihrem Personalverzeichnis als Quelle (bei Annahme vom Personal) oder Ziel (bei Ausgabe an Personal).

Organisationseinheit wählen (Tagesdienst):

• Doppelklicken Sie auf den Namen der Person.

• Dadurch öffnet sich der Dialog Orga-Einheit wählen.

• Hier können Sie nun für diesen Nutzer nicht nur die berufliche oder freiwillige Orga-Einheit, sondern auch spezifisch den "Tagesdienst" (im Beispiel der Sicherungsposten) als zusätzliche Zuordnung wählen, sofern dies im System hinterlegt ist.

• Artikeleintrag: Die ausgewählte Person wird als Nutzer der Transaktion erfasst. Alle relevanten, im Personalverzeichnis hinterlegten Informationen – einschließlich der Zugehörigkeit zur Tagesbereitschaft – für die lückenlose Dokumentation der Artikelbewegung verwendet.

Diese Funktion stellt sicher, dass die Zuordnung von Ausrüstung präzise und unter Berücksichtigung aller relevanten Rollen und Verfügbarkeiten der Personalmitglieder erfolgt.

Neue Sitzung erstellen für Annahme/Ausgabe

Um Artikel anzunehmen oder auszugeben, müssen Sie eine neue Sitzung starten. Ihnen stehen dabei verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Neue Sitzung: Hier öffnet sich ein Dialog, in dem Sie eine Quelle/Ziel auswählen können. Dies kann Personal aus den Orga-Einheiten, ein Standort/Lager oder Einträge aus dem Ruf- und Kundenverzeichnis sein.

• Neue Sitzung mit Annahmeliste: Startet eine Sitzung basierend auf einer Annahmeliste.

• Neue Sitzung mittels Artikel erstellen: Ermöglicht die Erstellung einer Sitzung direkt über die Artikelauswahl.

Eine weitere bequeme Möglichkeit, eine Sitzung zu erstellen, ist das Scannen des Dienstausweises, sofern diesem bereits ein ID-Code (Barcode/RFID) zugewiesen wurde.

Ausgabequelle in der Annahme/Ausgabe

Im Modul Annahme/Ausgabe finden Sie auf der linken Seite unter Ausgabe die Ausgabequelle. Hier werden der Funktionsbereich und seine Artikelgruppe angezeigt.

Über die Auswahl der Funktionsbereiche können Sie unter Ausgabe aus die benötigte Aktion wählen. Zu diesen Aktionen gehören:

• Bestandsliste

• Grundausrüstung

• Annahmeliste

• Wartung

• Bereit zur Ausgabe

• Bekleidungsanforderung

Sie sehen hier auch die Details des jeweiligen Artikels mit allen in den Stammdaten hinterlegten Informationen und seinem aktuellen Status.

Offene und aktuelle Sitzungen verwalten

Neu erstellte, aber noch nicht abgeschlossene Sitzungen finden Sie im Bereich Offene Sitzungen.

Diese können Sie dort genauso bearbeiten wie die aktuell geöffnete Aktuelle Sitzung. Um den Vorgang abzuschließen und die Buchungen zu speichern, beenden Sie die Sitzung mit dem Button Sitzung abschließen.

Warenannahme

Bei der Warenannahme legen Sie unter Standardaktion fest, was mit dem Artikel geschehen soll. Ihnen stehen hierzu verschiedene Optionen zur Verfügung:

• Annahme: Der Artikel wird dem Bestand hinzugefügt.

• Ausmustern: Der Artikel wird aus dem Bestand genommen (z.B. bei Defekt oder Alter).

• Einlagern: Der Artikel wird einem bestimmten Lagerplatz zugewiesen.

• Reparatur/Änderung: Der Artikel wird zur Bearbeitung weitergeleitet.

Option Nutzer trennen

Nachdem Sie eine Standardaktion (im Rahmen der Warenannahme) ausgewählt haben, können Sie zusätzlich die Option Nutzer trennen aktivieren.

Wird diese Option gewählt, werden alle verknüpften Informationen wie Nutzer, Standort, Lager usw. sowohl vom Artikel als auch vom Nutzer entfernt.

Wichtiger Hinweis:

Achtung: Diese Aktion sollte nicht bei der Standardaktion Reparatur/Änderung ausgeführt werden. In diesem Fall ist es entscheidend, diese Daten unberührt zu lassen. Denn nach Abschluss der Reparatur, Änderung oder Wartung kann der Artikel direkt wieder dem ursprünglichen Nutzer zugeordnet werden.

Aktuelle Sitzung: Übersicht und Abschluss

Die Aktuelle Sitzung zeigt Ihnen wichtige Basisinformationen wie das Datum, die Belegnummer und die Position (Person, Organisationseinheit etc.).

Informationen und Dokumentation:

• Historie und Belege: Hier finden Sie hier die Historie des Artikels mit den zugehörigen Belegen und der Einsatznummer.

• Info Box: In der Info Box können Sie zusätzlich Bild- oder Audiodatei-Dokumente sowie detaillierte Angaben zu einem Defekt oder einer Reparatur hinterlegen.

Beteiligte Personen und Sitzungsabschluss

• Beteiligte Person: Unter diesem Punkt können Sie auswählen, welche Person den Artikel gerade erhält oder zurückgibt. Dies ist nützlich, wenn die handelnde Person von der Person abweicht, für die die Sitzung ursprünglich erstellt wurde (z. B. wenn ein Jugendlicher Bekleidung erhält und eine erwachsene Person dafür unterschreibt).

• Sitzung abschließen: Sie können die Sitzung einfach abschließen. Alternativ können Sie über die Checkboxen folgende Optionen wählen, bevor Sie die Sitzung beenden:

  • Beleg drucken

  • Zeige Vorschau

Neue Sitzung mit Annahmeliste: Artikel Annehmen und buchen

Wenn Sie die Aktion Neue Sitzung mit Annahmeliste auswählen, öffnet sich ein Dialog, der Ihnen alle angenommenen Artikel und deren zugehörige Informationen anzeigt.

Vorbereitung der Annahmeliste:

Hier können Sie eine passende Standardaktion (z.B. Einlagern, Reparieren) und das dazugehörige Standardlager festlegen.

Artikelumbuchung:

Sobald Sie einen Gewählten Artikel hinzufügen möchten, öffnet sich der Dialog Massenartikel aus der Annahmeliste umbuchen.

• Dieser Dialog liefert Ihnen Informationen zum Artikel und zeigt den aktuell wählbaren Bestand an, der umgebucht werden kann.

• Geben Sie einfach die Menge ein, die umgebucht werden soll, und buchen Sie den Artikel.

Sonderfall:Einzelartikel ausmustern

Wenn es sich um einen Einzelartikel handelt, der ausgemustert werden soll, werden Sie nach einem Ausmusterungsgrund gefragt. Diesen können Sie aus einer vorgegebenen Liste auswählen.

Neue Sitzung mittels Artikel erstellen

Diese Art von Sitzung können Sie erstellen, indem Sie die im Bild aufgeführten Suchbegriffe nutzen.

Einschränkungen und Filter:

• Wichtig: Beachten Sie, dass Sie für diese Sitzung nur Einzel- oder Zubehörartikel auswählen können.

• Erleichterung der Suche: Um Ihre Suche zu erleichtern, haben Sie die Möglichkeit, vorab den Funktionsbereich auszuwählen und so die Ergebnisse einzugrenzen.

Abschluss der Sitzung:

• Wie bei den anderen Sitzungstypen wählen Sie dann eine Aktion und ein Lager aus, bevor Sie die Sitzung abschließend beenden.

Ausgabe: Artikel und Fahrzeuge verwalten

Ausgabe tätigen:

Um eine Ausgabe durchzuführen, müssen Sie zunächst die Ausgabequelle (Ihre Artikelgruppen) und dann die gewünschte Ausgabeauswahl festlegen. Zu den Ausgabemöglichkeiten gehören:

• Annahmeliste

• Bestandsliste

• Grundausrüstung

• Bekleidungsanforderung

• Wartung bereit zur Ausgabe

Beispiel: Ausgabe aus der Bestandsliste:

Wenn Sie beispielsweise die Ausgabe aus der Bestandsliste wählen, können Sie die Checkbox Auf Kleidergrößen der Person einschränken aktivieren.

• Vorteil: Dies ist besonders praktisch, da es Ihnen jede Bekleidung, die die Person bisher erhalten hat, zusammen mit den dazugehörigen Größen an. So können Sie bei der Ausgabe direkt die passende Größe einsehen und auswählen.

Abschließend wählen Sie einfach die Artikel, Fahrzeuge oder Geräte aus, die Sie ausgeben möchten. Dies geschieht entweder per Doppelklick oder durch Auswahl von Gewählten Artikel hinzufügen, um sie der Warenausgabe zuzuordnen.

Zusatzangaben: Präzise Zuordnung von Beständen

Die Zusatzfelder (oder Positionsfelder) helfen Ihnen, Bestände noch genauer zuzuordnen.

Zweck der Zusatzangaben:

Die Felder Eigentümer, Nutzer, Standort/Lagerfach und Person erweitern die Stammdaten. Sie sind besonders nützlich, um beispielsweise bei Bestandsermittlungen oder Budgetprüfungen in Berichten detailliertere Auswertungen zu erhalten.

Hinweis: Die hier gemachten Angaben (u. a. Standort/Lagerfach) beziehen sich nicht auf die aktuelle Sitzung selbst, sondern auf die permanente Zuordnung des Artikels im System.

Besondere Hinweise bei der Ausgabe:

Während des Ausgabevorgangs können spezielle Dialoge und Hinweise erscheinen:

• Unterschreitung des Sollbestands: Wenn Sie in der Ausgabe einen Artikel aus einer Artikelgruppe auswählen (z.B. Apotheke), dessen aktueller Bestand unter dem festgelegten Sollwert liegt (z.B. ein Medikament), erhalten Sie einen entsprechenden Hinweisdialog.

• Inventur im Lager: Wurde ein Artikel aus einem Standort/Lager gewählt, in dem gerade eine Inventur stattfindet oder noch nicht abgeschlossen ist, öffnet sich ein spezieller Tab. Dieser Tab enthält Informationen darüber, wie Sie in diesem Fall weiter vorgehen sollten (wie am Beispiel der Kleiderkammer gezeigt).