Artikelbearbeitung

Die Artikelbearbeitung ist die zentrale Funktion zur Verwaltung, Pflege und Nachverfolgung aller Artikel, Geräte und Fahrzeuge in der Geräte- und Materialverwaltung (GMV). Sie ermöglicht eine effiziente, sichere und nachvollziehbare Bearbeitung aller relevanten Daten.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

Vorgehen:

1. Auswahl eines Funktionsbereichs und der Artikelgruppe.

2. Einzelne oder mehrere Artikel werden angelegt, bearbeitet oder kopiert.

3. Alle relevanten Daten, Bestände, Medien und Historien werden gepflegt und dokumentiert.

Nutzen:

• Zentrale Verwaltung und Nachverfolgung aller Artikel

• Effiziente Bearbeitung und Pflege von Stammdaten

• Transparenz über Bestände, Historie und Kosten

• Flexible Anpassung an individuelle Anforderungen

Voraussetzungen

• Berechtigung zur Nutzung der Artikelbearbeitung

• Auswahl eines Funktionsbereichs und einer Artikelgruppe

• Grundkenntnisse im Umgang mit Stammdaten und Bestandsverwaltung

Übersicht und Funktionen

Hauptansicht der Artikelbearbeitung – Artikelliste oben, Detailbereich mit Tabs unten

Das Modul bietet:

• Anlegen, Bearbeiten und Kopieren von Einzel- und Massenartikeln

• Verwaltung von Beständen, Medien, Kosten und Historie

• Verknüpfung von Haupt- und Zubehörartikeln

• Detaillierte Registerkarten für technische, finanzielle und organisatorische Daten

Detailbereich

Im unteren Bereich werden die Details zum jeweils ausgewählten Artikel angezeigt. Dazu gehören:

• Allgemeine Daten (Bezeichnung, Typ, Status, Größe, Inventarnummer, Laufende Nummer, ID-Code)

• Produktions- und Lebenszyklusdaten (Charge, MHD, Eingangsdatum, Historie)

• Fahrzeugdaten (Funkrufname, Kennzeichen, Fahrererlaubnis)

• Bestände und Lagerorte

• Verknüpfte Artikel und Zubehör

• Medien, Dokumente und Kosten

Die Felder können je nach Systemkonfiguration variieren.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

• Die Bearbeitung ist nur nach Auswahl von Funktionsbereich und Artikelgruppe möglich.

• Felder wie Funktionsbereich und Artikelgruppe sind beim Hinzufügen eines Einzelartikels gesperrt.

• Alle Änderungen werden in der Historie dokumentiert.

Hinweise zu Fehlerquellen

• Fehlende Auswahl von Funktionsbereich oder Artikelgruppe verhindert die Bearbeitung.

• Falsche oder fehlende Angaben bei Beständen, Medien oder Kosten erschweren die Nachverfolgung.

• Nicht dokumentierte Änderungen führen zu Lücken in der Historie.

Was wäre wenn ... (Beispiele für Fehlerfälle)

Was passiert, wenn keine Artikelgruppe ausgewählt ist?

• Es können keine Artikel angelegt oder bearbeitet werden.

Was passiert, wenn Bestände nicht korrekt gepflegt werden?

• Die Übersicht und Nachverfolgung ist unvollständig, was zu Fehlbeständen führen kann.

Was passiert, wenn Medien oder Kosten nicht dokumentiert werden?

• Wichtige Informationen gehen verloren und die Nachvollziehbarkeit leidet.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Fehlende Pflichtangaben:

• Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Nicht gepflegte Bestände:

• Aktualisieren Sie Bestände und Lagerorte regelmäßig.

Unvollständige Historie:

• Dokumentieren Sie alle Änderungen und Aktionen im System.

Best Practice: Alltagssituationen

Formularansicht der Artikelbearbeitung – gespeicherte Stammdaten des ausgewählten Artikels mit Bearbeitungsmöglichkeit.

Mehrere Artikel anlegen:

• Nutzen Sie die Funktion „Mehrere Artikel hinzufügen“ für Serien oder Massenartikel.

Artikel kopieren:

• Verwenden Sie die Kopierfunktion, um ähnliche Artikel schnell anzulegen.

Medien und Dokumente verwalten:

• Hinterlegen Sie alle relevanten Unterlagen direkt beim Artikel.

Regelmäßige Kontrolle:

• Überprüfen Sie Bestände, Kosten und Historie regelmäßig auf Aktualität und Vollständigkeit.

Das Formular zur Artikelbearbeitungzeigt Ihnen alle gespeicherten Daten des Artikels an, die in den Stammdaten hinterlegt sind. Sie können diese Informationen hier jederzeit anschauen, ändern oder bearbeiten.

Sie können über die entsprechende Funktion einen einzelnen Artikel oder mehrere Artikel gleichzeitig neu anlegen.

Wichtig: Wenn Sie nur einen einzelnen Artikel hinzufügen, werden die Felder für den Funktionsbereich und die Artikelgruppe automatisch gesperrt und ausgegraut. Sie können in diesem Vorgang also keine andere Auswahl mehr treffen.

Textfelder und das Feld "Laufende Nr.":

Die Textfelder auf den jeweiligen Unterseiten (Tabs) können Sie jederzeit bearbeiten, um die Artikeldaten zu pflegen.

Dialog „Artikel hinzufügen" – Eingabefelder inkl. automatisch generierter Laufender Nummer zur Unterscheidung gleichartiger Artikel.

Das Feld Laufende Nr.ist besonders wichtig, um Artikel zu unterscheiden, die sonst identisch wären:

• Zweck: Es dient als zusätzliches Unterscheidungsmerkmal, insbesondere bei Massen- oder Zubehörartikeln.

• Funktion: Da solche Artikel die gleiche Inventarnummer besitzen, erzeugt das System für jede einzelne Größe, Ausführung oder Variante automatisch eine individuelle Laufende Nummer.

Artikelbearbeitung von Fahrzeugen:

Die Artikelbearbeitung ermöglicht Ihnen die Erfassung und Ergänzung spezifischer, fahrzeugbezogener Informationen..**

Fahrzeugartikel-Detailbereich – Felder für Funkrufname, Kfz-Kennzeichen, Erstzuteilungsdatum und erforderliche Führerscheinklasse.

Die Artikelbearbeitung von Fahrzeugenermöglicht Ihnen die Erfassung und Ergänzung spezifischer Informationen zu Ihren Fahrzeugen.

Hier können Sie unter anderem folgende Details hinterlegen:

• Funkrufname: Der offizielle Funkrufname des Fahrzeugs.

• Kfz-Kennzeichen: Das amtliche Kennzeichen des Fahrzeugs.

• Datum der Erstzuteilung: Der Zeitpunkt, an dem das Kennzeichen erstmalig zugeteilt wurde.

• Erforderliche Fahrererlaubnis: Die Führerscheinklasse, die zum Führen des jeweiligen Fahrzeugs notwendig ist.

Alle Angaben lassen sich entweder manuell eintragen oder bequem über ein Dropdown-Menü auswählen und übernehmen.

Wenn Sie den Status eines neu hinzugefügten Artikels auf Eingelagert setzen, wird der Standort automatisch auf das Standardlager festgelegt.

Wird der Status eines Artikels nachträglich auf Eingelagert geändert, gilt ebenfalls das Standardlager als Standort.

Achtung: Sollte kein Standardlager im System hinterlegt sein, öffnet sich stattdessen die manuelle Standort-Auswahl.

Mehrere Artikel hinzufügen

Dialog „Mehrere Artikel hinzufügen" – Eingabe der Stückzahl, automatische Vergabe von Inventar- oder Laufenden Nummern und ID-Codes

Das gleichzeitige Hinzufügen mehrerer Artikel erfolgt unkompliziert über den Befehl Mehrere Artikel hinzufügen.

Die Benutzeroberfläche und der Dialog sind dem Formular zum einfachen Hinzufügen von Artikeln sehr ähnlich. Der wesentliche Unterschied besteht in der Angabe der Artikelanzahl:

• Im Feld Anzahl der Artikelkönnen Sie die gewünschte Stückzahl definieren, die gleichzeitig neu angelegt werden soll.

  • Abhängig von der gewählten Artikelart (Einzel- oder Standardartikel) wird für die neu angelegten Artikel automatisch entweder eine Inventarnummer oder eine Laufende Nummer generiert.

  • Zusätzlich erhält jeder Artikel einen eindeutigen ID-Code, der per Klick auf den entsprechenden Button automatisch erzeugt wird.

Kopieren

Wenn Sie den Button Kopieren auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster mit einem identischen Datensatz des zuvor markierten Artikels.

Kopierdialog – identischer Datensatz des Quellartikels mit automatisch neuer Inventarnummer und aktualisierten Zeitstempeln.

Beispiel: Sie kopieren die Schaftstiefel„Extra Waterproof“ mit der Inventarnummer 100140036 und der Laufenden Nr. 29.

Bei der Erstellung der Kopie wird das System automatisch folgende Änderungen vornehmen:

• Eine neue Inventarnummer wird generiert.

• Der Zeitstempel der letzten Datenänderung wird aktualisiert.

Alle anderen Informationen können Sie nach Bedarf anpassen – mit Ausnahme der Inventar- und laufenden Nummer, da diese vom System vergeben werden und nicht bearbeitbar sind.

Zusätzliche Hinweise:

• In diesem Formular können Sie ausschließlich die weiß hinterlegten Textfelder bearbeiten.

• Im mittleren Bereich des Fensters sehen Sie eine Übersicht der Artikel aus der aktuell ausgewählten Artikelgruppe.

• Diese Übersicht enthält mehrere Registerkarten (Tabs), deren Inhalte Sie bei entsprechender Berechtigung ebenfalls bearbeiten können.

Artikeltypen

Bei der Erfassung werden folgende Artikeltypen unterschieden:

Einzelartikel

• Kennzeichnung: Jeder Einzelartikel erhält eine eigene Inventarnummer und ist somit in der Software eindeutig identifizierbar.

Massen-/und Zubehörartikeln

• Kennzeichnung: Diese Artikel erhalten eine gemeinsame Inventarnummer innerhalb einer Artikelgruppe. Die Unterscheidung der einzelnen Stücke erfolgt über individuelle Laufende Nummern.

• Optionale Unterscheidung: Falls gewünscht, kann zur Unterscheidung bei Massenartikeln stattdessen auch die Inventarnummer genutzt werden. Diese Einstellung kann in der Konfigurationsdatei vorgenommen werden.

Registerkarte: Allgemein (Tabs):

Der Tab Allgemein bietet Ihnen nach Auswahl eines Artikels detaillierte Informationen, die zuvor in den Stammdaten erfasst wurden. Diese können Sie hier einsehen oder in den dafür vorgesehenen Feldern ergänzen.

Tab „Allgemein" – Stammdaten des Artikels: Bezeichnung, Typ, Größengruppe, Status und Verknüpfungsinformationen.

Allgemeine Daten.

Hier finden Sie grundlegende Informationen zum Artikel, wie zum Beispiel die Bezeichnung, den Typ, die Größengruppe sowie den aktuellen Status (z.B. Ausgegeben, Eingelagert). Es wird ebenfalls angezeigt, ob dieser Artikel mit einem anderen Artikel verknüpft ist.

Identifizierung

Dieser Bereich enthält die spezifischen Kennzeichnungen des Artikels:

• Inventarnummer

• Laufende Nummer

• ID-Code (kann erfasst, erzeugt, gedruckt oder gelöscht werden)

• Seriennummer

• Gegebenenfalls eine Alte Inventarnummer

Produktionsdaten

Dieser Abschnitt enthält wichtige Nachverfolgungsdaten, die besonders bei Materialermüdung oder Rückrufen relevant sind:

• Charge

• Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD)

• Ablaufdatum

• Herstellungsmonat

Historische Daten

Hier sind Angaben zum Lebenszyklus des Artikels hinterlegt:

• Eingangsdatum (Wann der Artikel eingetroffen ist)

• Datum der erstmaligen Verwendung

• Datum der letzten Datenänderung

• Datum der letzten Sichtinventur

Fahrzeugdaten

Wenn es sich bei dem Artikel um ein Gerät oder Fahrzeug handelt, werden hier zusätzliche Informationen angezeigt:

• Funkrufname

• Kfz-Kennzeichen

• Datum der Kennzeichenzuteilung

Artikelgruppe: Tagesdienstbekleidung

Dieses Beispiel illustriert die Artikelbearbeitung anhand der Artikelgruppe Tagesdienstbekleidung.

Als konkreter Artikel wird das "Hemd kurz" betrachtet. Im Formular werden hierzu die wichtigsten Identifikationsmerkmale angezeigt, darunter:

Beispiel Massenartikel „Hemd kurz" – Artikelbezeichnung, Inventarnummer, Laufende Nummer, Größe und ID-Code auf einen Blick.

• Artikelbezeichnung ("Hemd kurz")

• Inventarnummer

• Laufende Nummer

• Größe

• ID-Code des Artikels

Registerkarte Service / Wartung

Handelt es sich beim ausgewählten Artikel um ein Gerät oder ein Fahrzeug, wird Ihnen zusätzlich der Tab Service/Wartung angezeigt.

In diesem Bereich erhalten Sie relevante Informationen zur Instandhaltung und Prüfung:

Tab „Service/Wartung" – nächster Prüftermin, Art der Prüfung und Liste aller prüfpflichtigen Geräte und Fahrzeuge.

• Nächster Prüftermin: Das Datum der fälligen nächsten Prüfung.

• Art der Prüfung: Die Bezeichnung der durchzuführenden Prüfung (z. B. UVV-Prüfung, Wartung).

• Übersicht: Eine Liste aller prüfpflichtigen Geräte oder Fahrzeuge.

Medien und Dokumente

Abschließend haben Sie die Möglichkeit, dem Artikel/Gerät/Fahrzeug Bilder und weitere Informationen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu entfernen. Alle angehängten Medien lassen sich zudem direkt im Formular anzeigen.

Verknüpfte Artikel (Haupt und Zubehörartikeln)

Im Bereich Verknüpfte Artikel verwalten Sie die Beziehungen zwischen Hauptartikeln und den zugehörigen Zubehörartikeln.

Tab „Verknüpfte Artikel" – aktueller Artikelsatz des Hauptartikels mit Liste aller zugeordneten Zubehör- und Ersatzteile.

• Sie sehen den aktuellen Artikelsatz, der einem Hauptartikel zugeordnet ist. Die genaue Bezeichnung des Hauptartikels wird direkt darunter angezeigt.

• Das Feld Zugeordnete Artikel listet alle Artikel und Geräte auf, die inklusive ihrer Detailinformationen mit diesem Hauptartikel verknüpft sind (z. B. Zubehör, Ersatzteile oder Verbrauchsmaterial).

Artikel verknüpfen

Um eine Verknüpfung zwischen einem Hauptartikel und Zubehörartikeln herzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie zunächst einen Hauptartikel aus (z. B. einen Beamer).

• Verknüpfen Sie diesen anschließend mit einem oder mehreren weiteren Artikeln (z. B. einer Leinwand).

Vorgehensweise und Beispiel.

Die Verknüpfung wird über den Button Hinzufügen initiiert.

Verknüpfungsbeispiel: Hauptartikel „Apple iPad Air LTE" mit zugeordnetem Zubehör „KFZ Dock FZ-G1" und Software „Gefahrenschlüssel".

Beispiel : Der Hauptartikel„Apple iPad Air LTE“ (Inventarnummer 1402800004-09) wurde mit dem Zubehör „KFZ Dock FZ-G1“ (140280818) sowie der Software „Gefahrenschlüssel“ (140150053) verknüpft.

• Klicken Sie auf den Button Hinzufügen.

• Im sich öffnenden Dialog Artikelgruppen wählen Sie zuerst den passenden Funktionsbereich und anschließend den gewünschten Artikel aus.

Nach der Bestätigung wird der Artikel in die Liste „Zugeordnete Artikel“ übernommen.

Visuelle Kennzeichnung

Zur besseren und schnellen Erkennung im System werden die verknüpften Artikel durch folgende Symbole markiert:

Hauptartikel (Sternförmigen Symbol):

• Kennzeichnet den übergeordneten Artikel.

Verknüpfte Artikel (Symbol eines Kettenglieds):

• Kennzeichnet die diesem Hauptartikel zugeordneten Zubehör-, Massen- oder Einzelartikel.

Bestände

Im Tab Bestände können Sie durch Klick auf das Symbol ▼ am rechten Rand des Formulars die Detailansicht einblenden.

Bestandsübersicht:

In dieser Ansicht wird der im Funktionsbereich gewählte Artikel innerhalb seiner Artikelgruppe angezeigt – einschließlich seiner Artikeleigenschaften (Einzel- oder Massenartikel), des zugeordneten ID-Codes sowie seines aktuellen Status (z. B. eingelagert oder ausgegeben).

Tab „Bestände" – Artikelübersicht der Gruppe mit Eigenschaften, ID-Code und Status; darunter Detailbestandsliste des gewählten Artikels.

Wie im Beispiel dargestellt, befinden sich von den angezeigten Artikeln nur vier im aktuellen Bestand. Wenn Sie einen dieser Artikel auswählen, werden in der darunterliegenden Liste Bestände des Artikels alle zugehörigen Bestandsdatensätze eingeblendet.

Bestände des Artikels (Detailinformationen):

In der Liste Bestände des Artikels erhalten Sie detaillierte Informationen zu:

• Menge

• Status

• Position

• Eigentümer

• Nutzer

• Standort/Lagerfach

• zugeordneten Person

Um im Bereich Zusatzangaben gezielt Einträge vorzunehmen (für Eigentümer, Nutzer, Standort/Lagerfach oder Person), klicken Sie jeweils auf das Symbol mit den drei Punkten (...). Daraufhin öffnet sich der Dialog Quelle/Ziel auswählen, in dem Sie die gewünschte Auswahl treffen können.

Zusätzlich stehen Ihnen im Formular zwei spezielle Checkboxen zur Verfügung:

• Zeige nur Lagerbestände

• Zeige Nullbestände

Wichtig: Diese Filteroptionen lassen sich ausschließlich bei Massenartikeln aktivieren.

Zugang Buchen: Artikelbestände erfassen

Durch Auswahl des Buttons Zugang buchen wird ein Dialogfenster geöffnet, das speziell für die Erfassung des Wareneingangs von Massenartikeln konzipiert ist.

In diesem Dialog können Sie wichtige Informationen zum Zugang der Ware erfassen

• Datum: Geben Sie an wann der Zugang stattgefunden hat.

• Menge: Tragen Sie die Anzahl der zu buchenden Artikel ein.

• Preisangabe: Hinterlegen Sie die entsprechenden Preisinformationen.

Details zur Ware und Lieferantenauswahl

Das Textfeld Details zur Ware enthält ein Fernglas Symbol.

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie zum Formular Hersteller/Lieferant weitergeleitet.Dort können Sie den passenden Hersteller oder Lieferanten für die zu buchende Ware auswählen und zuordnen.

Bestand auf Lager buchen

Über das Textfeld Bestand buchen stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung, um den Artikelbestand zu erfassen:

• Direkt in die Annahmeliste buchen.

• Auf einen spezifischen Standort/Lager buchen.

Für die zweite Option klicken Sie auf das Fernglas Symbol. Dadurch öffnet sich der Dialog Ziel/Quelle in dem Sie den gewünschten Lagerort bestimmen können, auf den der Artikelbestand gebucht werden soll.

Bestandskorrektur

Eine Bestandskorrektur kann hier in wenigen Schritten ausschließlich für Massenartikel durchgeführt werden.

Bestandskorrektur-Dialog für Massenartikel – Eingabe des neuen Bestands und Pflichtfeld „Bestandsgrund" vor dem Speichern.

Gehen Sie dafür einfach wie folgt vor:

• Setzen Sie den neuen Bestand in der mehrzeiligen Darstellung auf den gewünschten Wert.

• Geben Sie einen Bestandsgrund an.Ohne diese Angabe kann die Korrektur nicht abgeschlossen werden kann.

• Speichern Sie Ihre Änderungen.

Die Bestandskorrektur ist damit ausgeführt.

Artikel ausmustern

Tab „Ausmustern" – Auswahl des Ausmusterungsgrunds, Mengeneingabe und optionaler Kommentar vor der Bestätigung.

In dem Tab Ausmusternkönnen Sie Artikel aus Ihrem aktiven Bestand entfernen und ins Archiv verschieben. Der Vorgang ist unkompliziert:

• Wählen Sie einen vorgegebenen Grund der Ausmusterung aus (z. B. Defekt, Verlust, Altersgründe).

• Geben Sie die auszumusternde Menge ein.

• Fügen Sie optional einen Kommentar hinzu.

Schließen Sie den Vorgang durch Übernehmen ab.

Technische Daten

Unter diesem Menüpunkt finden Sie spezifische Datenlisten zur jeweiligen Artikelgruppe mit detaillierten Informationen zu den einzelnen Artikeln oder Geräten, die bereits in den Stammdaten hinterlegt wurden:

Tab „Technische Daten" – artikelgruppenspezifische Datenliste mit Parametern wie Seriennummer, Füllmenge oder Firmware-Version.

Bei Geräten oder Fahrzeugen können dies beispielsweise sein:

• Seriennummern

• Gerätebezeichnungen und zugehöriges Zubehör

• Angaben zur Füllmenge oder nutzbaren Ölmengen

• Firmware-Versionen bei technischen Geräten

• Versicherungsnummern bei Fahrzeugen

Anpassen von technischen Parametern:

Die hinterlegten Parameter lassen sich für jeden Artikel individuell und gezielt anpassen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Doppelklicken Sie auf einen Artikel in der Liste der Artikelgruppen.

• Wechseln Sie in den Bereich Technische Daten.

• Wählen Sie dort den gewünschten Parameter aus, den Sie bearbeiten möchten.

• Passen Sie den Wert entsprechend an.

Diese Vorgehensweise kann mit den verfügbaren Datenlisten beliebig oft und für jeden Artikel individuell wiederholt werden.

Buchhaltung: Finanzielle Verwaltung von Artikeln

Tab „Buchhaltung" – Felder für Rechnungsnummer, interne Bestell- und Buchungsnummer zur finanziellen Verwaltung des Artikels

Das Formular der Buchhaltungsnummernist identisch mit dem Formular der Stammdaten. Es dient der Ablage und Bearbeitung von Verwaltungsnummern für finanzielle Vorgänge:

• Rechnungsnummer

• Interne Bestellnummer

• Interne Buchungsnummer.

Registerkarte: Anlagenklasse

Die Anlagenklasse wird von der zuständigen Gemeinde/Stadt in ihren Verwaltungsvorschriften definiert.

Sie dient der korrekten Abschreibung der nutzbaren Vermögensgegenstände, die zum Anlagevermögen der Kommune gehören.

Registerkarte: Beschaffungsakte

Die Beschaffungsakte dient zur zentralen Ablage aller Dokumente und Informationen, die im Zusammenhang mit der Beschaffung des Artikels stehen.

Hier finden Sie neben dem Lieferschein eine Vielzahl von Informationsarten und Dokumentenformaten, wie beispielsweise:

• Kundendaten

• Scans

• Textdokumente

• Weitere relevante Belege

Registerkarte: Finanzielle Details

Dieser Tab dient der detaillierten Erfassung und Verwaltung aller kaufmännischen und finanziellen Informationen zum Artikel.

Einkauf

• Preisangaben: Erfassen Sie den Einzelpreis als Netto- und Brutto-Betrag.

• Mehrwertsteuer: Der jeweilige Prozentsatz der gesetzlich vorgeschriebenen Mehrwertsteuer kann hier angepasst werden.

Lebensdauer

• Erfassung: Tragen Sie die durchschnittliche oder maximale Lebensdauer des Artikels/Gerätes ein (in der Regel basierend auf Herstellerangaben).

Verkauf

• Barverkauf: Aktivieren Sie die Checkbox, wenn der betreffende Artikel für einen Barverkauf vorgesehen ist.

Angaben zum Hersteller/Lieferanten

• Informationen: Hinterlegen Sie Details zum Hersteller/Lieferanten sowie deren Garantien, Gewährleistungen und die zugehörigen Garantiebedingungen.

Kostenrechnung

Hier werden die Kosten dem entsprechenden Buchungsbereich zugeordnet:

• Investiv/Vermögen: Einträge zu Investitionen (z. B. Anschaffungskosten für ein neues Fahrzeug).

• Konsumtiv/Verwaltung: Einträge zu laufenden Kosten (z. B. Kosten für Inspektion, Hauptuntersuchung (HU) oder Kraftstoff).

Registerkarte: Abschreibungen

Tab „Abschreibungen" – Eingabe von Zugangsdatum, Abschreibungsdauer und -art; Ergebnis wird als Diagramm visualisiert

In diesem Tab können Sie die Abschreibung für Artikel, Geräte,oder Fahrzeuge anhand der von Ihnen hinterlegten Daten berechnen. Diese Ergebnisse werden Ihnen anschließend in Form eines Diagramms visualisiert.

Als Grundlage für die Berechnung dienen die nachfolgend aufgelisteten Informationen:

.

• Zugang: Der Zeitpunkt, ab dem der/das Artikel/Gerät/Fahrzeug in Ihren Bestand aufgenommen wurde.

• Abschreibungsdauer: Der Zeitraum (gerechnet in Monaten), über den der Vermögensgegenstand abgeschrieben werden soll.

• Abschreibungsart: Das Prinzip der Abschreibung legt fest, wie ein Teil der Anschaffungskosten pro Jahr steuerlich geltend gemacht werden darf. Die Abschreibung erfolgt über die Jahre der Nutzung. Hierbei wird zwischen den einzelnen Abschreibungsarten Unterschieden.

  • Weiterführende Details zu den Abschreibungsarten finden Sie in den Stammdaten unter: Stammdaten Artikelgruppen Buchhaltung.

• Buchwert: Gibt den bilanziellen Wert eines Wirtschaftsgutes an. Der Buchwert wird ermittelt, indem Abschreibungen von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abgezogen und Zuschreibungen addiert werden.

Kostenübersicht: Technische und administrative Ausgaben im Blick

Kostenübersicht des Artikels – tabellarische Auflistung aller Wartungs-, Reparatur- und Betankungskosten mit Datum, Typ und Gesamtdauer

Die Kostenübersicht ermöglicht Ihnen die zentrale Erfassung und Einsicht aller technischen und administrativen Ausgaben für Wartungen, Reparaturen, Aufträge und Betankungen.

Sie erhalten einen schnellen Überblick über wichtige Parameter:

• Typ (z. B. Wartungskosten)

• Datum des Vorgangs

• Bezeichnung der Tätigkeit

• Die genauen Kosten

• Die benötigte Gesamtdauer

Kosten hinzufügen

Dialog „Kosten hinzufügen" – Rechnungsdatum, Verwendungszweck, Betrag (Netto/Brutto/Kostenart) und optionaler PDF-Anhang

Möchten Sie neue Kosten erfassen, klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Dies öffnet den Dialog Kosten hinzufügen mit dem primären Bereich Rechnungsdaten.

Hier können Sie die relevanten Informationen hinterlegen:

• Das Rechnungsdatum eingeben.

• Den Verwendungszweck definieren.

• Den Betrag (Netto/Brutto/Kostenart) erfassen.

• PDF-Dateien hinzufügen.

Kostenrechnung und Budgetierung

Ergänzend können Sie im Bereich Kostenrechnung weitere Details hinterlegen, um Ihre Ausgaben detailliert zu analysieren und zu verwalten.

• Kostenträger: Hier definieren Sie, wofür die Kosten angefallen sind (z.B Anschaffungskosten für Maschinen, Personalkosten, Verwaltungskosten).

• Kostenstelle: Geben Sie den Ort der Kostenentstehung an (z. B. Abteilung A, Lager 3, Werkstatt).

• Finanzstelle: Diese definiert, welches Budget zur Verfügung steht oder in welchem finanziellen Rahmen ein Betrag ausgegeben werden kann.

• Sachkonto: Hier werden die Art der Kosten festgelegt (z. B. Verbrauchsmaterial, Werkzeug, Wartung).

Zählerstände: Verwaltung von Kilometerständen und Betriebsstunden

Tab „Zählerstände" – Erfassung und Bearbeitung von Kilometerstand und Betriebsstunden mit Datum, Wert, Erfasser und Ereignis.

In diesem Tab können Sie sowohl den aktuellen als auch den maximalen Kilometerstand und/oder die Betriebsstunden für Fahrzeuge und Artikel mit Betriebsstundenzähler festlegen und erfassen.

Erfassung und Bearbeitung der Zählerstände:

Über die Optionen Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen öffnen Sie einen Dialog, in dem Sie die Zählerstände verwalten können.

Hier können Sie folgende Details bearbeiten:

• Datum der Erfassung

• Wert (Kilometerstand oder Betriebsstunden)

• Erfasser

• Ereignis (z. B. Betankung, Wartung) mit seinen Details

Hinweis: Sie können in diesem Dialog auch fehlerhafte Einträge löschen.

Optionen für Zählerstände

Wenn in den Stammdaten für Kraftfahrzeuge bestimmte Optionen wie Zählerstandseingabe, Nachweispflicht oder Saldierende Betriebsstunden festgelegt wurden können Sie diese bei Bedarf anpassen:

Nachweispflicht ignorieren:

Sie die Möglichkeit, die Nachweispflicht aus den Stammdaten zu ignorieren, indem Sie die Checkbox Nachweispflicht aus den Stammdaten ignorieren aktivieren.

• Grund: Dies kann sinnvoll sein, wenn bei bestimmten Prüfungen oder Wartungen die Eingabe dieser Informationen nicht zwingend erforderlich ist.

Fazit:

Diese Funktionen gewährleisten eine genaue Erfassung und Verwaltung der Kilometerstände und Betriebsstunden Ihrer Fahrzeuge und Geräte. Gleichzeitig ermöglichen sie ihnen flexibel optionale Eingaben zu berücksichtigen oder auszusetzen, je nach spezifischen Anforderungen.

Verwaltung von Tankkarten

Tab „Tankdaten" – Übersicht verfügbarer und zugewiesener Tankkarten mit Kartennummer und Poolkarten-Kennzeichnung.

Der Bereich Tankdatenbietet Ihnen eine umfassende Übersicht über Ihre Tankkarten, aufgeteilt in

• Verfügbare Karten

• Zugewiesene Karten

Für beide Typen finden Sie in den entsprechenden Feldern Informationen:

• Die Kartennummer

• Die Angabe ob es sich um eine Poolkarte handelt

  Definition Poolkarte: Dies ist eine kommerzielle, personalfreie, bargeldlose Tankkarte, die in der Regel einen 24-Stunden-Service an Tankstellen bietet.

Verfügbare Servicekarten

Im Abschnitt Verfügbare Servicekarten finden Sie folgende Informationen:

• Kartentext: Hier kann entweder die Kartennummer oder der Name der zugehörigen Tankstelle hinterlegt sein.

• Informationen: In diesem Feld ist das Gerät oder Fahrzeug vermerkt, dem die jeweilige Karte zugeordnet ist

Die Checkbox Betankbar zeigt an, wenn sie aktiviert ist, an dass das entsprechende Gerät/Fahrzeug die Möglichkeit zur Betankung besitzt.

Zugewiesene Servicekarten

Standardmäßig kann eine Tankkarte immer nur einem bestimmten Fahrzeug zugewiesen werden.

Ausnahme: Besitzen Sie jedoch eine Poolkarte (erkennbar an der Auswahl der entsprechenden Checkbox), kann diese mehreren Fahrzeugen gleichzeitig zugewiesen werden.

Diese Mehrfachzuweisung ist anschließend unter dem Punkt Zugewiesene Servicekarten in den zugehörigen Informationen der einzelnen Fahrzeuge ersichtlich.

Medien verwalten

Tab „Medien" – Übersicht aller hinterlegten Medieneinträge (Preislisten, Handbücher, Fotos) mit Typ, Gruppe und Bearbeitungsoptionen.

Der Bereich Medien dient dazu, alle relevanten Begleitinformationen und Dokumente zu einem Artikel, Gerät oder Fahrzeug zentral zu hinterlegen. Dies gewährleistet, dass wichtige Unterlagen wie Gebrauchsanweisungen oder technische Fotos direkt dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden.

Element / Funktion→ Definition → Details und Zweck

• Medien-Typen: → Vielfalt der hinterlegbaren Informationen. → Unterstützt werden u. a. Preislisten, Gebrauchsanweisungen, Fotodateien, Videodateien sowie Internet-Links``.

• Hinzufügen / Bearbeiten: → Erfassung neuer oder Anpassung bestehender Einträge. → Über den Button + Hinzufügen öffnet sich ein Pop-up-Dialog zur Dateneingabe. Bestehende Einträge können nachträglich über Bearbeiten erweitert oder über Entfernen gelöscht werden.

• Medium bearbeiten (Dialog): → Zentrales Eingabefenster für Mediendetails. → Hier werden Titel, Gruppe (z. B. Katalog, Handbuch, Rechnung) und der Typ (z. B. Website, Bild, PDF) festgelegt.

Dialog „Medium bearbeiten" – Eingabe von Titel, Gruppe und Typ sowie Auswahl zwischen lokalem Datei-Upload und Web-URL.

• Anhang (Datei / Web): → Art der Datenquelle. → Es kann entweder eine lokale Datei hochgeladen oder ein Internet-Link (Web) als URL hinterlegt werden.

• Checkbox "Vererbt": → Automatische Stammdatenübernahme. → Diese ist automatisch gesetzt, wenn das Medium bereits in der übergeordneten Artikelgruppe hinterlegt wurde und somit für alle zugehörigen Artikel gilt.

• Button "Speichern als": → Lokale Sicherung von Cloud-Daten. → Ermöglicht den Download eines ausgewählten Mediums direkt aus dem Cloud-Speicher auf den lokalen Rechner.

Anwendung der Medienverwaltung

Die konsequente Nutzung des Medien-Tabs optimiert die operative Handhabung im Lager und im Einsatz:

• Direkter Zugriff: Durch das Hinterlegen von Internet-Links (Typ:Website) können aktuelle Datenblätter oder Herstellerinformationen direkt aus dem System aufgerufen werden.

• Strukturierte Ablage: Über die Auswahl der Gruppe (z. B. „Katalog“ oder „Prüfbericht“) lassen sich Dokumente logisch sortieren und bei Bedarf über die Suchfunktion schneller auffinden.

• Effizienz durch Vererbung: Da Medien auf Artikelebene vererbt werden können, muss beispielsweise eine allgemeine Bedienungsanleitung nur einmal in der Artikelgruppe gespeichert werden, um bei jedem Einzelartikel verfügbar zu sein.

Historie: Nachvollziehbarkeit von Artikel- und Gerätedaten

Tab „Historie" – chronologische Übersicht aller Aktionen zum Artikel: Datum, Aktion, Benutzer, Menge, Orga-Einheit und Standort

Die Historie bietet eine umfassende Übersicht aller vergangenen Einträge und Aktionen, die zu einem bestimmten Artikel, Gerät oder Fahrzeug vorgenommen wurden.

Erfasste Aktionen:

Hier finden Sie detaillierte Informationen zu verschiedenen Aktionen und deren Gründen, wie zum Beispiel:

• Wartungen

• Änderungen an Allgemeinen Daten

• Die Vergabe eines neuen Funkrufnamens

• Preisänderungen eines Lieferanten

Dargestellte Details pro Eintrag:

Für jeden Eintrag zum Artikel/Gerät/Fahrzeug werden folgende Details angezeigt:

• Das Datum der Aktion.

• Spezifische Details (z. B. "Wartung").

• Der Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat.

• Die betroffene Menge.

• Die Orga-Einheit (Organisationseinheit).

• Ein Stichwort/Grund für die Aktion.

• Der Standort mit seinem Lagerfach.

• Der Nettopreis.

• Der Lieferant.

Bearbeitung von Einträgen

Bitte beachten Sie die folgenden Einschränkungen zur Bearbeitung von Einträgen in der Historie:

• Sie können nur manuell hinzugefügte Einträge bearbeiten oder entfernen.

• Einträge, die vom System (GMV – Geräte- und Materialverwaltung) automatisch erstellt wurden, dürfen nicht verändert werden.

Dies ist entscheidend, um die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge jederzeit zu gewährleisten.

RICs zuweisen: Personen-, Gruppen- oder Fahrzeugbezogen

RIC-Zuweisungsdialog – verfügbare Pagernummern links, zugewiesene Nummern rechts, mit Zuweisen- und Zurücknehmen-Buttons.

In diesem Formular können Sie eine oder mehrere RICs (Radio Identification Code) zuweisen. Diese Zuweisung kann wahlweise personenbezogen, gruppenspezifisch oder fahrzeuggebunden erfolgen.

Zuweisungsprozess:

• Pagernummer auswählen: Wählen Sie unter Verfügbare Pagernummern die gewünschte Nummer durch Anklicken aus.

• Zuweisen: Durch klicken auf den Button Zuweisen wird diese Nummer automatisch in die Liste Zugewiesene Pagernummern übernommen.

• Rückgängig machen: Sollten Sie eine falsche Pagernummer ausgewählt haben, können Sie die Aktion mit dem Button "Zurücknehmen" rückgängig machen.

Hinweis zu erweiterten Funktionen:

Um weitere Aktionen im Kapitel RIC durchzuführen, ist das Modul Pagernummernverzeichnis aus der LIS SP Reihe erforderlich, welches Sie zusätzlich erwerben können.