Aktuelle Prüftermine

Das Modul Aktuelle Prüftermine bietet eine zentrale Übersicht über alle fälligen und verpassten Prüfungen.

Voraussetzungen

Zugang zum System mit den erforderlichen Berechtigungen für die Einsicht und Bearbeitung von Prüfterminen.
Grundkenntnisse im Umgang mit dem Modul Prüftermine und den Stammdaten.
Vertrautheit mit den verwendeten Artikelgruppen, Prüfanweisungen und Prüfintervallen.

Strategische Hinweise zur Anwendung

Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Prüftermine und zugehörigen Daten aktuell und korrekt gepflegt sind.
Aussagekräftige Einträge: Verwenden Sie nachvollziehbare Namen und dokumentieren Sie Besonderheiten im Kommentarfeld.
Rollen-Verantwortung: Prüfen Sie, ob für bestimmte Vorgänge oder Änderungen spezielle Berechtigungen oder Rollen erforderlich sind (z. B. Freigabe durch Vorgesetzte oder Administratoren).
Dokumentation: Nutzen Sie die Kommentarfelder und Änderungsprotokolle, um wichtige Entscheidungen und Besonderheiten nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.
Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob alle Prüftermine aktuell und korrekt gepflegt sind.
Revisionssicherheit: Durch konsequente Nutzung und Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit erhöht.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Unvollständige Prüftermine: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle relevanten Termine und Daten erfasst sind.
Doppelte Termine: Suchen Sie vor dem Anlegen eines neuen Prüftermins, ob dieser bereits existiert.
Unklare Bezeichnungen: Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Namen.
Fehlende Dokumentation: Nutzen Sie das Kommentarfeld oder Protokoll für wichtige Hinweise und Änderungsgründe.
Berechtigungsprobleme: Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Rechte für die Bearbeitung besitzen.

Aktivierung der automatischen Anzeige (Empfehlung)

Aktivierung: In der oberen rechten Ecke der Geräte- und Materialverwaltung befindet sich eine Checkbox. Wenn diese aktiviert wird, erscheinen die aktuellen Prüftermine automatisch beim Öffnen der Geräte- und Materialverwaltung als Erstes.

Vorteil: Diese Einstellung erleichtert den schnellen Zugriff auf bevorstehende Prüfungen und unterstützt eine effiziente Arbeitsplanung, um keine wichtigen Prüftermine zu verpassen.

Prüftermine einsehen:

Beim Aufrufen des Moduls wählen Sie den gewünschten Funktionsbereich aus, um die Prüfungen spezifisch einzusehen.

Verpasste Prüftermine:

Der obere Formularbereich listet alle bereits überschrittenen Prüftermine auf.

Anstehende Prüftermine:

Im unteren Bereich werden die anstehenden Prüftermine angezeigt, einschließlich:

Artikel-, Geräte- oder Fahrzeugdetails.
Zugehörige Prüfanweisungen.
Festgelegtes Prüfdatum.
Prüfberichtsnummer.

Individuelle Filterung:

Zeitraum: Unter dem Textfeld Ausstehende Prüftermine können Sie eine spezifische Anzahl von Tagen festlegen (z.B.30), um sich die nächsten Prüftermine innerhalb dieses Zeitraums anzeigen zu lassen.

Nutzen: Diese Übersicht hilft Ihnen, Prüfungen effizient zu planen und verpasste Termine schnell zu identifizieren.

Prüfpunkte bearbeiten

Durch einen Doppelklick auf eine der Prüfungen im Modul Aktuelle Prüftermine öffnet sich der Dialog Prüfpunkte der die zentrale Ansicht für die Durchführung der Prüfung bietet.

Allgemeine Daten und Identifikation:

Dieser Abschnitt identifiziert den Prüfvorgang und das betroffene Inventar:

Ausgewählter Artikel/Gerät/Fahrzeug.
Zugehörige Prüfanweisung.
Prüfdatum und Prüfberichtsnummer.

Prüfdetails:

Prüfpunkte und Testpunkte: Auflistung der hinterlegten Prüfpunkte mit den jeweiligen Testpunkten gemäß den Stammdaten.
Detaillierte Informationen: Spezifische Informationen zu jedem Prüfpunkt (Soll-/Istwerte, Toleranzen).
Benötigtes Material/Werkzeug: Angaben aus der Prüfanweisung über erforderliches Material und Werkzeuge für die Durchführung der Prüfung.

Zusätzliche Details:

Hier werden die begleitenden Informationen zum Vorgang erfasst:

Angaben zum Prüfer
Erfasste Kilometerstände, Wartungszähler und Betriebsstunden (falls erforderlich)
Zugehörige Medien und Dokumente (z. B. Schaltpläne, Arbeitsanweisungen)

Bearbeitungsmöglichkeiten und Abschluss:

Informationen zum Prüfstatus können angepasst werden, z. B.:
Ohne Beanstandung
Mit Beanstandung
Abschließen
Weitere Prüfstatus je nach Fortschritt und Ergebnis.

Zusammenfassung: Dieser Dialog bietet eine zentrale Übersicht und Bearbeitungsmöglichkeit aller relevanten Daten und Materialien, die für eine erfolgreiche Prüfung erforderlich sind.

Best Practice

Nutzen Sie die automatische Anzeige der aktuellen Prüftermine, um keine wichtigen Prüfungen zu verpassen.
Dokumentieren Sie Besonderheiten und Abweichungen direkt im Prüfprotokoll.
Prüfen Sie regelmäßig, ob alle anstehenden und verpassten Prüftermine korrekt erfasst sind.
Stimmen Sie sich bei Unklarheiten mit den zuständigen Fachbereichen ab.
Exportieren Sie regelmäßig Berichte zur Archivierung.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Frage: Was passiert, wenn ein Prüftermin verpasst wurde?

Antwort: Der Termin wird im oberen Bereich als überfällig angezeigt. Planen Sie die Prüfung schnellstmöglich nach und dokumentieren Sie den Grund der Verzögerung.

Frage: Kann ich Prüftermine nachträglich bearbeiten?

Antwort: Ja, Prüftermine können angepasst und nachgeholt werden. Die Historie bleibt nachvollziehbar.

Frage: Wer darf Prüftermine bearbeiten?

Antwort: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. Administratoren oder Fachverantwortliche).

Was wäre wenn ...?

...ein Prüftermin fehlt? → Prüfen Sie die Stammdaten und die Zuweisung der Prüfanweisungen.
...versehentlich ein falscher Termin eingetragen wurde? → Korrigieren Sie den Eintrag und dokumentieren Sie die Änderung im Kommentarfeld.
...ein Termin nicht mehr benötigt wird? → Entfernen Sie ihn, sofern keine Abhängigkeiten bestehen.

Typischer Anwendungsfall / Nutzung in der Praxis

Beispiel:

Ein Fachbereich möchte regelmäßig alle anstehenden und verpassten Prüftermine für Fahrzeuge und Geräte überwachen und bearbeiten.

Vorgehen:

Im Modul „Aktuelle Prüftermine“ werden alle relevanten Funktionsbereiche ausgewählt.
Die anstehenden und verpassten Termine werden geprüft und ggf. bearbeitet.
Die Ergebnisse und Besonderheiten werden dokumentiert und archiviert.

Nutzen:

Übersichtliche und nachvollziehbare Überwachung aller Prüftermine.
Flexible Anpassung bei Änderungen oder neuen gesetzlichen Vorgaben.
Klare Dokumentation der Verantwortlichkeiten und Prüfverläufe.

Zusätzliche Hinweise und Tipps

Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Prüfanweisungen, Prüfintervalle oder Funktionsbereiche ändern, und passen Sie die Prüftermine entsprechend an.
Kommunizieren Sie Änderungen an Prüfterminen transparent an alle betroffenen Mitarbeitenden.
Nutzen Sie die Möglichkeit, inaktive oder veraltete Prüftermine zu kennzeichnen, statt sie sofort zu löschen – so bleibt die Historie nachvollziehbar.
Führen Sie bei größeren Änderungen eine kurze Schulung oder Information für die Anwender durch.
Dokumentieren Sie, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat (z. B. im Kommentarfeld oder Protokoll), um spätere Rückfragen schnell beantworten zu können.
Führen Sie regelmäßige Schulungen für neue und bestehende Mitarbeitende durch, um Bedienfehler und Unsicherheiten zu vermeiden.
Nutzen Sie Erinnerungs- oder Wiedervorlagefunktionen, um an fällige Prüftermine rechtzeitig erinnert zu werden.
Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Pflege und Kontrolle der Prüftermine fest.
Prüfen Sie regelmäßig die Konsistenz der Daten (z. B. doppelte Einträge, fehlende Pflichtfelder).
Archivieren Sie abgeschlossene Prüftermine und Prüfberichte zentral und revisionssicher.
Kommunizieren Sie Prozessänderungen und wichtige Hinweise zeitnah an alle betroffenen Nutzer.
Nutzen Sie die Exportfunktion, um Prüftermine und Berichte für Audits oder externe Prüfungen bereitzustellen.