Bestandskennzahlen - Geräte- und Materialverwaltung

Dieses Formular dient zur Pflege und Steuerung von Bestandskennzahlen für Artikel in der Geräte- und Materialverwaltung. Damit legen Sie je Artikel und Lager unter anderem Mindestbestand, Meldebestand und Sollbestand fest und schaffen eine verlässliche Grundlage für Disposition und Nachbestellung. Die hier hinterlegten Werte spiegeln sich in der Verwaltung unter Artikelbearbeitung → Bestände wider.

Hinweis: Die in den Abbildungen dargestellten Artikelgruppen und Lager dienen als Beispiele. Die tatsächlichen Abbildungen und Strukturen in Ihrer Umgebung können davon abweichen. Die Auswahl und Darstellung der Lager ist zudem ein optionales Feature. Ist dieses Feature in Ihrer Umgebung nicht vorhanden, werden keine Lager angezeigt.

Übersicht

Mit dem Formular Bestandskennzahlen können Sie:

• Lagerbestände verwalten (Medikamente, Geräte, Material)

• Mindest-, Melde- und Sollbestände definieren

• Bestandskennzahlen für Artikelgruppen generieren

• Artikel den passenden Lagern und Standorten zuordnen

Hinweis

Die Zuordnung von Artikeln zu einzelnen Lagern und Unterlagern ist nur möglich, wenn diese Funktion optional freigeschaltet ist. Ohne diese Freischaltung werden die Bestandskennzahlen allen Lagern zugewiesen, die den jeweiligen Artikel beinhalten.

Voraussetzungen

• Zugang zum System mit den erforderlichen Berechtigungen für die Bearbeitung der Bestandskennzahlen.

• Grundkenntnisse in der Material- und Lagerverwaltung.

• Vertrautheit mit den verwendeten Begriffen und Prozessen (z. B. Artikelgruppen, Lager, Bestandskennzahlen).

Strategische Hinweise zur Anwendung

• Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder und relevanten Angaben zu den Bestandskennzahlen ausgefüllt sind, bevor Sie einen Vorgang abschließen oder weitergeben.

• Aussagekräftige Einträge: Verwenden Sie nachvollziehbare Werte und dokumentieren Sie Besonderheiten im Kommentarfeld.

• Rollen-Verantwortung: Prüfen Sie, ob für bestimmte Vorgänge oder Änderungen spezielle Berechtigungen oder Rollen erforderlich sind (z. B. Freigabe durch Vorgesetzte oder Administratoren).

• Dokumentation: Nutzen Sie die Kommentarfelder und Notizmöglichkeiten, um wichtige Entscheidungen und Besonderheiten nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.

• Regelmäßige Überprüfung: Kontrollieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob alle Bestandskennzahlen aktuell und korrekt gepflegt sind.

• Revisionssicherheit: Durch konsequente Nutzung und Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit erhöht.

Hauptansicht - Bestandstabelle

Anzeige-Optionen

Am Kopf des Formulars stehen Ihnen verschiedene Filteroptionen zur Verfügung:

Verwendung:

• Aktivieren Sie die gewünschte Checkbox.

• Die Tabelle wird automatisch gefiltert.

• Mehrere Filter können kombiniert werden.

Spalten der Bestandstabelle

Die Tabelle zeigt folgende Informationen:

Bestandskennzahlen im Überblick

Mindestbestand:

• Kritische Untergrenze, die nicht unterschritten werden sollte.

• Bei Unterschreitung erfolgt eine Warnung an Verantwortliche.

• Sichert die Mindestversorgung.

Meldebestand:

• Schwellenwert für die Nachbestellung.

• Bei Erreichen wird automatisch eine Bestellung ausgelöst.

• Liegt über dem Mindestbestand.

Sollbestand:

• Optimaler Zielbestand.

• Dient als Orientierung für die Bestellmenge.

• Berücksichtigt Lagerkapazität und Verbrauch.

Lagerbestand:

• Aktuell vorhandene Menge.

• Wird bei Entnahme und Zugang automatisch aktualisiert.

Formularansicht bei optional freigeschalteter Lagerauswahl

Bei freigeschalteter Lagerauswahl zeigt das Formular neben den Artikelgruppen zusätzlich den Bereich Lager mit der vollständigen Lager- und Unterlagerstruktur an.

Dadurch können Bestandskennzahlen gezielt pro Lager oder Unterlager gepflegt werden.

In der Ansicht wählen Sie zuerst die relevanten Artikelgruppen und anschließend die gewünschten Lager aus.

Die Eingabefelder für Mindestbestand, Meldebestand, Sollbestand und Lagerbestand werden dann auf die jeweilige Kombination aus Artikel, Größe und ausgewähltem Lager angewendet.

Formularansicht ohne freigeschaltetes Lager-Feature

Ohne freigeschaltetes Lager-Feature wird der Bereich Lager im Formular nicht angezeigt. Die Pflege der Bestandskennzahlen erfolgt dann ohne gezielte Auswahl einzelner Lager oder Unterlager.

In dieser Ansicht gelten die hinterlegten Bestandskennzahlen für alle Lager, die den jeweiligen Artikel enthalten.

Bestandskennzahlen generieren

Dialog öffnen

Navigation: Auf Bestandskennzahlen generieren klicken.

Zweck: Kennzahlen für Artikelgruppen und Lager (optional) festlegen.

Bereich "Artikelgruppen"

Funktion: Auswahl der Artikelgruppen, für die Bestandskennzahlen generiert werden.

Verfügbare Artikelgruppen:

Vorgehensweise: Artikelgruppen auswählen

1. Checkbox aktivieren:

• Klicken Sie auf die Checkbox vor der gewünschten Artikelgruppe.

• ☑ = Ausgewählt.

• ☐ = Nicht ausgewählt.

2. Mehrfachauswahl:

• Sie können mehrere Artikelgruppen gleichzeitig auswählen.

• Alle ausgewählten Gruppen werden gemeinsam verarbeitet.

3. Alle auswählen:

• Markieren Sie die oberste Checkbox für die Komplettauswahl.

Hinweis: Eine Auswahl gilt für alle untergeordneten Artikelgruppen.

Bereich "Lager" (optional)

Funktion: Auswahl der Lager , für die Bestandskennzahlen generiert werden.

Lagerstruktur (hierarchisch):

Funktionsbereiche
  ├── Verwaltungsgebäude
  │   ├── EG
  │   ├── 1. OG
  │   ├── 3. OG
  │   └── 2. OG
  ├── Feuerwache 1 (Hauptwache)
  │   ├── EG
  │   └── Lager "Nachrichtentechnik"
  │     ├── Umbuchung
  │     ├── Z 1.06 IT-Lager
  │     ├── Z 0.02 Rettungsdienstlager
  │     └──  Z 1.04 Koordinator RD Schule
  ├── Kleiderkammer
  ├── Feuerwehr Beildorf Löschabteilung Meisse Wache 1
  ├── Gerätehaus Löschzug Künsebeck (Zug 15)
  ├── Freiwillige Feuerwehr Bünde Ahle
  ├── Regie - und Logistikeinheit (Zug 22)
  ├── Feuerwache "Auf der Allee"
  ├── Rettungsdienst
  ├── Elektrotechnik
  ├── Rettungsassistentenschule
  └── Ausschuss

Vorgehensweise: Lager auswählen (optional)

1. Hierarchie aufklappen:

• Klicken Sie auf →, um Unterebenen anzuzeigen.

• Klicken Sie auf ↓, um Unterebenen zu verbergen.

2. Lager auswählen:

• Aktivieren Sie die Checkbox vor dem gewünschten Lager.

• ☑ = Ausgewählt.

3. Lagerabhängige Kennzahlen:

• Pro Lager können unterschiedliche Bestände definiert werden.

• Beispiel: Z 0.02 Rettungsdienstlager hat einen höheren Sollbestand als das Z 1.06 IT Lager.

Hinweis: Eine Auswahl gilt für die untergeordneten Lager (sofern ausgewählt).

Bereich "Größen"

Funktion: Definition der Größeneinheiten für die Bestandskennzahlen.

Zweck:

• Festlegen, für welche Verpackungsgrößen, Bekleidungsgrößen oder andere Einheiten Kennzahlen gelten.

• Beispiel: "100 Stück" gegenüber "10 Stück".

Anzeige:

• Übersicht der ausgewählten Größen.

• Die Größen stammen aus den gewählten Artikelgruppen.

Bereich "Bestandskennzahlen"

Funktion: Eingabe der tatsächlichen Bestandswerte.

Verfügbare Felder:

Hinweis: Ziehen Sie eine Spaltenüberschrift in den Gruppierungsbereich, um die Tabelle nach dieser Spalte zu gruppieren.

Für die Filterung klicken Sie im jeweiligen Spaltenkopf auf das Filtersymbol und definieren den gewünschten Filterwert bzw. Wertebereich.

Workflow: Bestandskennzahlen generieren

Schritt-für-Schritt

Schritt 1. Dialog öffnen:

• Auf Bestandskennzahlen generieren klicken.

Schritt 2. Artikelgruppen auswählen:

• Gewünschte Artikelgruppen markieren.

• Beispiel: Desinfektion, Einsatzkleidung , Rettungsdienst.

Schritt 3. Lager auswählen (optional)

• Lagerstandorte markieren.

• Beispiel: Z 1.06. IT Lager, Z 0.02 Rettungsdienstlager.

Checkbox

Hinweis: Wenn die Checkbox Lagerunabhängige Bestandskennzahlen generieren aktiviert ist, werden die Kennzahlen nicht je einzelnes Lager erstellt, sondern allen Lagern zugewiesen, die den jeweiligen Artikel enthalten.

„Standorte ohne Lagerfunktion lässt er bei der Generierung außen vor.

Schritt 4. Kennzahlen definieren:

• Im Bereich "Bestandskennzahlen" erscheinen die Kombinationen.

• Für jede Kombination Werte eingeben:

  • Mindestbestand: 50

  • Meldebestand: 100

  • Sollbestand: 150

Schritt 5. Speichern:

• Auf Bestandskennzahlen speichern klicken (unten rechts).

• Bestätigung: grünes Häkchen.

Schritt 6. Überprüfung:

• Dialog schließen.

• Die Hauptansicht zeigt nun die generierten Kennzahlen.

Praktisches Beispiel

Szenario: Falcon Hose verwalten

Ziel: Bestandskennzahlen für Falcon Hose an zwei Wachen definieren.

Vorgehen:

1. Artikelgruppe auswählen:

• Falcon Hose

2. Lager auswählen:

• Z 1.06 IT Lager

• Z 0.02 Rettungsdienstlager

3. Kennzahlen definieren:

4. Speichern:

• Auf Bestandskennzahlen speichern klicken.

Ergebnis:

• Automatische Warnungen bei Unterschreitung.

• Bestellvorschläge beim Erreichen des Meldebestands.

• Optimierte Lagerhaltung.

Filterung und Kontrolle

Auf leere Werte beschränken

Zweck: Identifikation von Artikeln ohne definierte Kennzahlen

Kurzablauf:

1. Option "Auf leere Werte beschränken" aktivieren.

2. Angezeigte Datensätze mit fehlenden Werten überprüfen.

3. Fehlende Kennzahlen ergänzen und speichern.

Auf ungespeicherte Werte beschränken

Zweck: Kontrolle vor dem Speichern

Kurzablauf:

1. Änderungen an Kennzahlen vornehmen.

2. Option "Auf ungespeicherte Werte beschränken" aktivieren.

3. Änderungen prüfen und speichern.

Auf fehlerhafte Datensätze einschränken

Zweck: Identifikation von Fehlern oder Inkonsistenzen

Typische Fehler:

• Meldebestand < Mindestbestand.

• Sollbestand < Meldebestand.

Kurzablauf:

1. Option "Auf fehlerhafte Datensätze einschränken" aktivieren.

2. Markierte Datensätze korrigieren.

3. Filter erneut anwenden und Validität prüfen.

Tipps und Best Practices

Empfehlungen

Logische Kennzahlen:

• Mindestbestand < Meldebestand < Sollbestand.

• Berücksichtigen Sie Verbrauch und Lieferzeiten.

Regelmäßige Überprüfung:

• Monatliche Kontrolle der Kennzahlen.

• Anpassung bei geändertem Verbrauch.

Lagerspezifische Werte:

• Hauptwachen: Höhere Sollbestände.

• Nebenwachen: Niedrigere Sollbestände.

Dokumentation:

• Begründung für die Kennzahlenfestlegung.

• Verbrauchsstatistiken berücksichtigen.

Vermeiden

• Zu niedrige Mindestbestände (Versorgungsrisiko).

• Zu hohe Sollbestände (Kapitalbindung, Verfallsrisiko).

• Fehlende Differenzierung zwischen Lagern.

• Unregelmäßige Aktualisierung.

Vorteile

• Automatisierung: Automatische Bestellauslösung bei Meldebestand

• Versorgungssicherheit: Mindestbestand gewährleistet Einsatzfähigkeit

• Kostenoptimierung: Sollbestand verhindert Überbevorratung

• Transparenz: Klare Übersicht über alle Lagerbestände

• Warnsystem: Automatische Warnungen bei kritischen Beständen

• Flexibilität: Lagerspezifische Kennzahlen (Optional)

• Effizienz: Schnelle Generierung für mehrere Artikel

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Frage: Was passiert, wenn ich einen Meldebestand zu niedrig setze?

• Antwort: Es kann zu verspäteten Nachbestellungen und Versorgungsengpässen kommen. Prüfen Sie regelmäßig die Verbrauchswerte.

Frage: Kann ich Bestandskennzahlen nachträglich ändern?

• Antwort: Ja, Änderungen sind jederzeit möglich. Beachten Sie, dass dies Auswirkungen auf die Disposition und Bestellvorschläge hat.

Frage: Wer darf Bestandskennzahlen bearbeiten?

• Antwort: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. Administratoren oder Lagerverantwortliche).

Was wäre wenn ...?

• ...ein benötigter Lagerstandort fehlt? → Legen Sie den Standort nach Rücksprache mit dem Fachbereich an.

• ...versehentlich ein falscher Wert eingetragen wurde? → Korrigieren Sie den Eintrag und dokumentieren Sie die Änderung im Kommentarfeld.

• ...ein Wert nicht mehr benötigt wird? → Löschen Sie ihn, sofern keine Abhängigkeiten bestehen, oder kennzeichnen Sie ihn als inaktiv.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• Unvollständige Angaben: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

• Doppelte Einträge: Suchen Sie vor dem Anlegen eines neuen Wertes, ob dieser bereits existiert.

• Unklare Bezeichnungen: Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Namen.

• Fehlende Dokumentation: Nutzen Sie das Kommentarfeld für wichtige Hinweise und Änderungsgründe.

• Berechtigungsprobleme: Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Rechte für die Bearbeitung besitzen.

• Falsche Reihenfolge: Mindestbestand < Meldebestand < Sollbestand sollte immer eingehalten werden.

Zusätzliche Hinweise und Tipps

• Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Verbrauchs- oder Lieferbedingungen ändern, und passen Sie die Kennzahlen entsprechend an.

• Kommunizieren Sie Änderungen an Bestandskennzahlen transparent an alle betroffenen Mitarbeitenden.

• Nutzen Sie die Möglichkeit, inaktive oder veraltete Werte zu kennzeichnen, statt sie sofort zu löschen – so bleibt die Historie nachvollziehbar.

• Führen Sie bei größeren Änderungen eine kurze Schulung oder Information für die Anwender durch.

• Dokumentieren Sie, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat (z. B. im Kommentarfeld), um spätere Rückfragen schnell beantworten zu können.