Eigene Tankstellen

Die Eigene Tankstellen-Verwaltung bietet eine zentrale Übersicht und effiziente Steuerung aller internen Tankstellen Ihrer Organisation. Sie ermöglicht die strukturierte Zuordnung von Kraftstoffen, die Verwaltung von Standorten und die präzise Nachverfolgung von Beständen.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

Vorgehen:

Im Formular „Eigene Tankstellen“ werden alle vorhandenen Tankstellen angezeigt und können gefiltert, hinzugefügt oder entfernt werden.
Kraftstofftanks werden benannt, zugeordnet und mit Bestandsdaten gepflegt.
Kraftstoffzugänge, Entnahmen und Korrekturen werden dokumentiert und Bestände visualisiert.

Nutzen:

Klare Übersicht und Verwaltung aller Tankstellen und Kraftstofftanks.
Strukturierte Zuordnung von Kraftstoffen und Artikelgruppen.
Transparente Nachverfolgung von Beständen und Bewegungen.
Effiziente Dokumentation und rechtssichere Nachvollziehbarkeit.

Voraussetzungen

Berechtigung zur Einsicht und Bearbeitung von Tankstellen und Kraftstofftanks.
Grundkenntnisse im Umgang mit dem Modul „Eigene Tankstellen“ und den zugehörigen Formularen.
Vertrautheit mit den verwendeten Kraftstoffarten, Artikelgruppen und Bestandsfunktionen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Falsche Zuordnung von Kraftstoffart oder Artikelgruppen: Kann zu fehlerhaften Beständen führen.
Unvollständige oder fehlerhafte Mengenangaben: Verfälschen die Übersicht und erschweren die Nachverfolgung.
Nicht dokumentierte Zugänge oder Korrekturen: Erschweren die Nachvollziehbarkeit und können zu Bestandsdifferenzen führen.
Unbedachtes Entfernen von Tankstellen oder Tanks: Alle zugeordneten Daten werden unwiderruflich gelöscht – dies sollte bewusst und mit Vorsicht erfolgen.

Strategische Hinweise zur Anwendung

Kontrollieren Sie regelmäßig die Bestände und Zuordnungen, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
Dokumentieren Sie alle Zugänge, Korrekturen und Löschvorgänge sorgfältig.
Nutzen Sie die Bestandsvisualisierung für eine rechtzeitige Nachbestellung.
Pflegen Sie die Zuordnung von Kraftstoffarten und Artikelgruppen, um die Auswahl bei Betankungen zu erleichtern.
Entfernen Sie nicht mehr genutzte Tankstellen und Tanks zeitnah, um die Übersicht zu behalten.
Schulen Sie die zuständigen Mitarbeitenden regelmäßig im Umgang mit dem Modul, um Fehlerquellen zu minimieren.
Führen Sie regelmäßige Datenprüfungen und Plausibilitätskontrollen durch, um Bestandsdifferenzen frühzeitig zu erkennen.
Nutzen Sie die Export- und Berichtsfunktionen für interne Audits und zur Unterstützung der Nachweispflicht.
Legen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Pflege und Kontrolle der Tankstellen- und Bestandsdaten fest.

Übersicht und Funktionen

Zentrale Übersicht:

Standort-Nr.: Die eindeutige Identifikationsnummer der Tankstelle.
Tankstellenbezeichnung: Der Name der Tankstelle (z.B. "Betriebstankstelle Nord").

Verwaltung der Tankstellen:

Hinzufügen: Über die entsprechenden Buttons können Sie unkompliziert neue Tankstellen hinzufügen.
Entfernen: Über die entsprechenden Buttons können Sie nicht mehr benötigte Tankstellen entfernen.
Bezeichnung: Unter dem Tab Bezeichnung der Tankstelle haben Sie die Möglichkeit, jeder Tankstelle eine eindeutige und präzise Bezeichnung zu geben.

Artikelgruppen für Kraftstoffe zuweisen:

Rechts im Formular haben Sie die Möglichkeit, die verfügbaren Kraftstoffe zuzuordnen:

Tankstelle auswählen: Wählen Sie die gewünschte Tankstelle aus der Liste.
Zuordnung: Ordnen Sie dieser Tankstelle spezifische Artikelgruppen für Kraftstoffe zu (z.B. "Diesel", "Super Benzin", "AdBlue").
Vorgehensweise: Übernehmen Sie anschließend die Zuweisung der entsprechenden Artikelgruppen.

Ziel: Diese Funktionen erleichtern die Verwaltung Ihrer Tankstellen und sorgen für eine klar strukturierte Zuordnung von Kraftstoffen und Standorten.

Kraftstofftank bearbeiten

Der Dialog Kraftstofftank bearbeiten öffnet sich über den Tab Hinzufügen im eigenen Formular „Eigene Tankstellen“. Hier verwalten Sie die Details Ihrer einzelnen Kraftstofftanks.

Kraftstofftanks: Benennung, Zuordnung und Bestandsführung

Benennung und Zuordnung:

Kraftstofftanks können manuell und intuitiv benannt werden (z.B. „Tank 1“, „Diesel“).
Die Namen werden automatisch dem zugehörigen Lagerfach zugewiesen und stehen bei Betankungen zur Auswahl.
Über die Buttons Bearbeiten können die Bezeichnungen jederzeit angepasst werden.

Kraftstoffart, Kapazität und Bestandsübersicht:

Wählen Sie die Kraftstoffart aus einer vordefinierten Liste (inkl. Kürzel und Einheit).
Die Kapazität des Tanks kann individuell eingestellt werden.
Ein blau hinterlegtes Diagramm visualisiert den aktuellen Bestand und unterstützt die rechtzeitige Nachbestellung.

Kraftstoff Zugang buchen

Um einen vorhandenen Kraftstoffbestand zu erfassen oder eine Erstbetankung zu buchen, nutzen Sie den Button "Zugang buchen". Beim Klicken darauf öffnet sich das entsprechende Formular.

Datum & Menge erfassen:

Zugangsdatum und Menge in Litern erfassen
Preisangaben (Einzelpreis, Gesamtpreis netto, MwSt.-Satz, Gesamtbruttopreis)
Hersteller/Lieferant, Artikelnummer, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum können dokumentiert werden

Bestand buchen:

Zielort wählen (z.B. Annahmeliste oder direkt auf Standort/Lager)
Kraftstoffart angeben
Mit Klick auf Übernehmen wird der Zugang verbucht

Verwaltung und Korrektur

Bestandskorrekturen können über das Formular Artikelbearbeitung vorgenommen werden (z.B. bei fehlerhafter Dateneingabe).
Kraftstofftanks (Lagerfächer) können über die Option Entfernen gelöscht werden (Achtung: Alle Verbrauchsmengen und Bestände werden unwiderruflich gelöscht).
Tankstellen werden direkt im Formular verwaltet (Hinzufügen/Entfernen, alle zugeordneten Daten werden beim Entfernen gelöscht).

Integration mit anderen Modulen

Eigene Tankstellen stehen bei der Erfassung von Betankungen als Auswahl zur Verfügung. Die Zuordnung und Verwaltung der Tankstellen ist direkt mit den Betankungs- und Bestandsfunktionen im System verknüpft.