Wartungsverzeichnis

Überblick und Funktionen:

Das Wartungsverzeichnis ist Ihr zentraler Ort für die Durchführung und Verwaltung von Wartungen, Reparaturen und bereits angelegten Prüfungen.

Inventarstruktur: Auf der linken Seite finden Sie eine Inventarstruktur Ihrer Artikel, Geräte und Fahrzeuge, die Sie individuell angelegt haben.
Detailansicht: Wenn Sie einen Artikel aus dieser Liste auswählen, werden die entsprechenden Details auf der rechten Seite angezeigt

Filter- und Suchoptionen:

Um die Übersicht zu verbessern, haben Sie folgende Optionen:

Nur Artikel mit Status Wartung anzeigen: Aktivieren Sie diese Checkbox (oben links), um ausschließlich Artikel anzuzeigen, die sich im Wartungsstatus befinden.
Artikelsuche: Nutzen Sie die Suchfunktion, um gezielt nach bestimmten Artikeln zu suchen.

Artikel aus der Wartung entlassen:

Die Funktion Ausgewählten Artikel aus der Wartung entlassen öffnet einen Dialog, der Ihnen den Status des Artikels mitteilt. Es gibt zwei mögliche Szenarien:

Erfolgreiche Entlassung: Der ausgewählte Artikel wurde erfolgreich aus der Wartung entlassen und befindet sich nun im Status Wartung bereit zur Ausgabe.
Entlassung gesperrt: Der Artikel kann erst aus der Wartung entlassen werden, wenn die im Dialog aufgelisteten Wartungen beendet wurden.

Vereinfachte Sammelprüfung und Artikelauswahl

Das Wartungsverzeichnis ermöglicht es nicht nur, einzelne Artikel zu bearbeiten, sondern auch, mehrere Artikel gleichzeitig für eine Prüfung vorzubereiten.

Vereinfachte Sammelprüfung starten:

Auswahl mehrerer Artikel: Sie können mehrere Geräte in der Liste auswählen und eine vereinfachte Sammelprüfung starten.
Vorgehen: Halten Sie dazu die "STRG"-Taste oder die "Shift"-Taste gedrückt, während Sie die Artikel auswählen.

Übersicht aller Prüfanweisungen:

Im Tab Prüfanweisung erhalten Sie eine Übersicht über alle verfügbaren Prüfungen für die ausgewählten Artikel, die in den Stammdaten hinterlegt wurden.

Auswahl des zu prüfenden Artikels:

Um mit der Prüfung fortzufahren, wählen Sie den gewünschten Artikel aus:

Manuelle Auswahl: Wählen Sie einen Artikel aus dem zuvor gewählten Funktionsbereich – in diesem Fall "Kfz & Kfz – Werkstatt" – zur Prüfung aus.
Scannen: Alternativ ist die Auswahl auch durch das Scannen des ID-Codes (Barcode/RFID) eines Artikels möglich.
Anzeige: Anschließend werden Ihnen grundlegende Informationen und eventuell hinterlegte Medien zum ausgewählten Artikel angezeigt.

Wartung / Reparatur

Wartungen und Reparaturen im Überblick.

Der Tab Wartungen/Reparaturen unterhalb der Artikelinformationen dient als zentrale Historie und Einstiegspunkt für die Instandhaltung des ausgewählten Artikels.

Überblick und Historie:

Hier sind alle detaillierten Informationen zu bereits durchgeführten Wartungen und Reparaturen hinterlegt.

Verwaltung der Einträge:

Sie können direkt aus diesem Bereich heraus folgende Aktionen durchführen:

Wartung hinzufügen
Reparatur hinzufügen
Bestehende Einträge entfernen
Bestehende Einträge bearbeiten

Hinweis zur Bearbeitung: Beachten Sie, dass die Formulare zum Hinzufügen und Bearbeiten von Wartungen identisch mit dem Hauptformular für Wartungen sind, was eine konsistente Datenerfassung gewährleistet.

Wartungs- und Reparaturkosten

Der Tab Wartungs-/Reparaturkosten bietet Ihnen eine detaillierte Übersicht über alle angefallenen Kosten, die mit der Instandhaltung des Artikels verbunden sind.

Übersicht und Detaillierung:

Hier finden Sie wichtige Informationen zu jeder einzelnen Wartung oder Reparatur:

Datum: Wann die Kosten entstanden sind.

Bezeichnung: Die genaue Bezeichnung (z. B. "Wartung durchgeführt", "TÜV/HU").

Kosten: Die exakten Kosten des Vorgangs.

Verwaltung der Kosteneinträge:

Hinzufügen/ Bearbeiten: Öffnet den Dialog Kosten hinzufügen/Kosten bearbeiten, in dem Sie weitere Details (z. B. Finanzpositionen, Sachkonten) hinterlegen können.
Entfernen: Entfernt markierte Wartungs- oder Reparaturkosten direkt aus dem System.
Aktualisieren: Lädt die aktuelle Kostenübersicht neu.

Gruppierung durch Spaltenüberschrift

Daten gruppieren per Drag & Drop:

Wie in vielen anderen Formularen im System, können Sie auch hier die Gruppierungsfunktion nutzen,um die Datenstruktur im Wartungsverzeichnis anzupassen und übersichtlicher zu gestalten.

Vorgehen: Ziehen Sie die gewünschte Spaltenüberschrift per Drag & Drop in den Gruppierungsbereich oberhalb der Tabelle.

Beispiel: Im nebenstehenden Beispiel wurde die Spaltenüberschrift Typ gewählt. Diese Anordnung gruppiert alle Einträge nach ihrem Artikeltyp (z. B. alle Fahrzeuge, alle Funkgeräte, etc.).

Flexibilität: Sie können dies natürlich mit jeder anderen Spaltenüberschrift wiederholen, um die relevanten Artikel nach Ihren Wünschen zu gruppieren.

Wartung hinzufügen

Um eine Wartung oder Reparatur für einen Artikel zu erfassen, starten Sie den Vorgang über die Navigation.

Navigation und Artikelauswahl:

Inventarstruktur: Auf der linken Seite des Formulars finden Sie die Artikelgruppen und darunter die Funktionsbereiche.Diese Struktur bildet alle Ihre Artikel, Geräte und Fahrzeuge ab, so wie Sie diese in den Stammdaten erfasst haben.
Artikelauswahl: Nachdem Sie einen Funktionsbereich ausgewählt haben, können Sie den spezifischen Artikel, das Gerät oder das Fahrzeug zur Prüfung/Wartung auswählen.

Artikelauswahl

Nachdem Sie den Funktionsbereich ausgewählt haben, erfolgt die finale Auswahl des zu wartenden Artikels.

Beispiel:Auswahl eines Fahrzeugs

Funktionsbereich: Im vorliegenden Beispiel wurde unter Funktionsbereiche die Artikelgruppe KFZ & Kfz-Werkstatt gewählt und anschließend das "TLF 4000" aus den Artikeln ausgewählt.
Artikelauswahl treffen: Anschließend wurde der Artikel "TLF 4000" aus den Artikeln ausgewählt.
Detailansicht: Auf der rechten Seite des Formulars werden Ihnen nun alle hinterlegten Fahrzeuge angezeigt, die zu diesem Bereich "TLF 4000" gehören(z.B das PTLF 4000 mit der Inventar-Nr. 11000397).
Bestätigung: Wählen Sie den Artikel , der für eine Wartung vorgesehen ist, aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl anschließend mit dem Button Übernehmen.

Auswahl der Prüfanweisung

Nachdem Sie den Artikel übernommen haben, gelangen Sie in das Detailformular, um die notwendige Prüfanweisung zuzuordnen.

Details zur Wartungsanzeige:

In der Kopfzeile des Formulars sehen Sie die wichtigen Identifikationsmerkmale des Artikel und des Vorgangs:

Wartung/Ziffernblock: Der Ziffernblock Wartung 110000398-0 stellt entweder die Inventar-Nr. oder einen Barcode/ID-Code des Artikels dar.
Artikel: Das Textfeld Artikel zeigt die Bezeichnung der ausgewählten Prüfanweisung an.

Prüfanweisungen zuordnen:

Auswahlbeschränkungen: Ihnen werden hier in einem Dialog nur jene Prüfanweisungen zur Auswahl angeboten, die zuvor unter Zuteilung der Prüfanweisungen der entsprechenden Artikelgruppe zugewiesen wurden.
Prüfdatum: Das Prüfdatum wird standardmäßig auf das aktuelle Datum gesetzt, kann aber von Ihnen manuell geändert werden.
Prüfberichts-Nr.: Die Prüfberichts-Nr. wird hingegen automatisch und einmalig generiert und vergeben, sobald die Wartung abgeschlossen ist.

Arten der Prüfungen:

Im Formular wird angezeigt, um welche Art von Prüfung es sich bei der ausgewählten Prüfanweisung handelt.

Darstellung und manuelle Anpassung:

Voraussetzung: Ob es sich um eine Gebrauchsprüfung oder eine Vor Ort Prüfung handelt, wird in den entsprechenden Checkboxen angezeigt, sofern diese zuvor unter Erfassung der Prüfanweisung in den Stammdaten eingepflegt wurden.
Manuelle Anpassung: Sie haben jedoch die Möglichkeit, die jeweilige Checkbox manuell auszuwählen, um die Klassifizierung für den aktuellen Wartungsvorgang zu ändern.

Zweck: Durch die Kennzeichnung der Prüfart wird die Dokumentation präzisiert und die spätere Auswertung von Kosten und Aufwänden vereinfacht.

Prüfpunkte

Prüfpunkte und Testpunkte:

Der Bereich Prüfpunkte organisiert die detaillierten Anweisungen zur Durchführung von Material- und Geräteprüfungen.

Definition und Zweck der Testpunkte:

Testpunkt: Der Testpunkt legt fest, was, in welcher Form, und wie getestet werden soll. Er bildet das Herzstück der Prüfanweisung.
Zweck: Die Testpunkte dienen als spezifische Vorgaben, die sicherstellen, dass Prüfungen nach standardisierten Kriterien durchgeführt werden.

Zuordnung und Struktur:

Zuordnung. Die Testpunkte wurden entsprechend der Zuteilung der Prüfanweisung den jeweiligen Prüfanweisungsgruppen (Funktionsbereichen) zugeordnet.
Struktur: Diese Struktur ermöglicht eine klare Organisation und gezielte Durchführung von Tests gemäß den festgelegten Prüfanweisungen.

Material/Werkzeug laut Prüfanweisung

Dieser Abschnitt dient der Dokumentation der benötigten Hilfsmittel und der zentralen Speicherung aller relevanten Begleitdokumente.

Benötigtes Material/Werkzeug:

Im Abschnitt Benötigtes Material/Werkzeug lt. Prüfanweisung erhalten Sie eine klare Übersicht der Materialien und Hilfsmittel.

Hier sehen Sie, welche Materialen und Werkzeuge gemäß der vordefinierten Prüfanweisung:

Benötigt werden (Sollvorgabe der Prüfanweisung)
Tatsächlich bei der Prüfung verwendet wurden (Ist-Dokumentation).

Beispiel: Ein praktisches Beispiel hierfür wäre die Vorgabe für den sicheren Umgang mit speziellen Werkzeugen bei der Prüfung explosionsgeschützter Artikeln.

Medien und Dateien hinzufügen:

Im Bereich Medien des Formulars können Sie relevante Dokumente und Dateien hinterlegen.

Dazu gehören:

Arbeitsanweisungen
Schaltpläne
Andere relevante Medien oder Dateien
Nutzen: Diese Funktion ist besonders nützlich, um alle für die Prüfung eines Artikels erforderlichen oder hilfreichen Informationen zentral und jederzeit zugänglich zu machen. Dies gewährleistet eine umfassende und transparente Dokumentation.

Sollwerte

Prüfpunkte und Ergebnisse:

Im Abschnitt Prüfpunkte erfolgt die finale Beurteilung der Messwerte:

Abweichung: Rot hinterlegte Testpunkte werden angezeigt, wenn die erfassten ISTWerte nicht mit den in den Stammdaten hinterlegten Sollwerten übereinstimmen.
Automatische Setzung: Sobald alle Werte eingetragen sind, wird abhängig von der jeweiligen Prüfung automatisch die Checkbox Ohne Beanstandung oder Mit Beanstandung gesetzt.

Pflichtfelder und Ausmusterung:

Pflichtfelder: Falls in den Stammdaten festgelegt wurde, dass Kilometerstände und/oder Betriebsstunden erforderlich sind, müssen diese Angaben zwingend erfasst werden, besonders wenn sie in der Prüfanweisung als notwendig definiert wurden.
Ausmustern: Sollte ein Gerät aufgrund von Beanstandungen nicht mehr nutzbar sein, können Sie dieses durch Aktivierung der Checkbox Ausmustern aus dem Bestand entfernen.
Hinweise: Im Feld Hinweise können Sie zusätzliche Informationen zur Beanstandung oder zum Grund der Ausmusterung ergänzen, um die Dokumentation zu vervollständigen.

Wartung finalisieren:

Die Wartung kann anschließend finalisiert werden, indem Sie den Status Abgeschlossen auswählen und Speichern klicken.

Pflichtfelder und Ausmusterung:

Dieser Abschnitt behandelt die zwingend erforderlichen Eingaben und die Möglichkeit, einen Artikel aufgrund von Mängeln aus dem Bestand zu entfernen.

Zwingende Erfassung: Falls in den Stammdaten festgelegt wurde, dass Kilometerstände und/oder Betriebsstunden erforderlich sind, müssen diese Angaben zwingend erfasst werden.
Priorität: Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie diese Werte in der Prüfanweisung als notwendig definiert wurden, da sie die Basis für die nächste fällige Prüfung bilden.

Ausmustern des Geräts:

Funktion: Sollte ein Gerät aufgrund von Beanstandungen nicht mehr nutzbar sein, können Sie dieses durch Aktivierung der Checkbox Ausmustern aus dem Bestand entfernen.
Dokumentation: Im Feld Hinweise können Sie zusätzliche Informationen zur Beanstandung oder zum Grund der Ausmusterung ergänzen, um die Dokumentation des Vorgangs zu vervollständigen.

Reparatur hinzufügen

Dieses Formular ermöglicht die detaillierte Erfassung einer Reparatur für einen ausgewählten Artikel.

Artikel- und Reparaturdetails im Hauptformular:

Sobald ein Artikel ausgewählt wurde, werden die entsprechenden Artikeldaten im Hauptformular dargestellt.

Zusatzinformationen: Handelt es sich bei dem Artikel um ein Fahrzeug oder Gerät, werden darüber hinaus die aktuellen Betriebsstunden sowie der aktuelle Kilometerstand aufgeführt.

Reparatur erfassen oder bearbeiten:

Im Abschnitt Reparatur können Sie die folgenden Felder ausfüllen oder bearbeiten um den Vorgang zu dokumentieren:

Aktuelles Datum
Belegnummer (z. B. Rechnungs- oder Auftragsnummer)
Zuständiger Bearbeiter
Genaue Bezeichnung der Reparatur

Klicken Sie anschließend auf den Button Reparatur speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.

Wichtig: Erst nach dem Speichern stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, wie das Hinzufügen von Materialien, das Dokumentieren weiterer Maßnahmen oder das Bearbeiten der Reparaturdetails.

Reparatur anlegen

Nachdem Sie den zu reparierenden Artikel ausgewählt haben, können Sie die Reparaturdetails erfassen.

Artikeldaten im Hauptformular:

Nachdem Sie einen Artikel ausgewählt haben, sehen Sie im Hauptformular sofort dessen Artikeldaten inklusive:

Betriebsstunden
Kilometerstand

Reparaturdetails erfassen:

Im Bereich Reparatur können Sie folgende Felder ausfüllen oder bearbeiten:

Aktuelles Datum: Datum der Erfassung der Reparatur.
Belegnummer: Zugehörige Rechnungs-, Auftrags- oder Bestellnummer.
Zuständiger Bearbeiter: Die Person, die für die Durchführung oder Koordination der Reparatur verantwortlich ist.
Genaue Bezeichnung der Reparatur: Eine präzise Beschreibung der durchgeführten Maßnahme.

Speichern und Folgeoptionen:

Klicken Sie anschließend auf den Button Reparatur speichern, um die Eingaben zu sichern.

Hinweis: Nur nach dem Speichern stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, wie das Hinzufügen von Materialien, das Dokumentieren weiterer Maßnahmen oder das Bearbeiten der Reparaturdetails (z. B. Kosten).

Auswahl Einsatzbericht

Falls die Reparatur mit einem Einsatz in Verbindung steht, können Sie den entsprechenden Einsatzbericht einbeziehen, um die Dokumente zu vervollständigen.

Einsatzbericht auswählen:

Dialog öffnen: Öffnen Sie den Dialog Einsatzbericht wählen.
Zeitraum festlegen: Wählen Sie den gewünschten Zeitraum des Einsatzes über die Felder vom... bis zum... aus.
Berichte filtern: Klicken Sie auf den Button Filter anwenden, um die verfügbaren Berichte innerhalb des angegebenen Zeitraums anzuzeigen.

Bericht auswählen:

Bericht markieren: Markieren Sie den relevanten Einsatzbericht aus der gefilterten Liste.
Auswahl bestätigen: Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button Auswahl.

Der gewählte Einsatzbericht wird anschließend der Reparatur zugeordnet und steht Ihnen für weitere Dokumentationen zur Verfügung (z. B. zur Zuordnung von Kosten) .

Erfassung der Kostenpositionen:

Nachdem die Reparatur gespeichert wurde, können Sie die angefallenen Kosten detailliert dokumentieren.

Eingabe der Kostendetails:

In den Menüs Kostenposition, Kosten, Firma/Person und Bemerkungen können Sie nun alle Ihnen bekannten Details auswählen und eintragen.

Füllen Sie die einzelnen Textfelder aus, wie zum Beispiel:

Menge
Einheit
Kostenart
Mehrwertsteuer (MwSt)

Auswahl der Beteiligten:

Zudem können Sie die beteiligte Firma (Fremdunternehmen) sowie die Person und deren Funktion auswählen:

Firma: Die Firmenauswahl öffnet den Dialog Auswahl eines Hersteller/Lieferanten.
Person: Für die Personenauswahl wird der bekannte Dialog Quelle/Ziel auswählen angezeigt.

Abschließend müssen Sie nur noch die Kostenpositionen speichern.

Verknüpfung von Kosten und Medien

Alle zuvor von Ihnen eingepflegten Angaben werden unter dem Hauptabschnitte Kosten/Medien in den Kostenpositionen zusammengefasst. Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die entstandenen Kosten und den zugehörigen Dokumenten.

Kostenpositionen (Übersicht):

Darstellung: Die von Ihnen eingegebenen Kosten, (wie Menge, Einheit, Kostenart und MwSt) werden hier übersichtlich dargestellt.
Bekannte Funktion: Diese Funktion zur Kostenrechnung ist Ihnen bereits aus der Artikelbearbeitung bekannt und kann analog verwendet werden.

Medienverwaltung (Verknüpfte Dokumente):

Unter dem Reiter Medien können Sie zugehörige Dateien hinterlegen, um die Reparatur lückenlos zu dokumentieren.

Dokumententypen: Zu hinterlegende Dokumente sind beispielsweise Rechnungen, Quittungen oder Arbeitsanweisungen.
Bearbeitung: Die Bearbeitung dieser Medien - Hinzufügen, Entfernen oder Bearbeiten - funktioniert wie in anderen Verwaltungsformularen.

Ziel: Diese Funktionen stellen eine vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit Ihrer Einträge sicher.

Auswahl Ziel/Quelle

Nachdem die Kostenposition von Ihnen gespeichert wurde, können Sie bei Eigenarbeiten (keine Fremdarbeiten) die Materialentnahme aus der Lagerliste durchführen.

Button auswählen: Klicken Sie auf den Button Materialentnahme aus Lagerliste.
Dialog öffnen: Der Dialog Quelle/Ziel auswählen wird geöffnet.
Quelle festlegen: Wählen Sie die gewünschte Quelle (z. B. Lagerort, Materialgruppe).
Ziel angeben: Geben Sie das Ziel (z. B. den Einsatzort oder die bearbeitete Artikelgruppe) an.
Bestätigen: Speichern Sie die Auswahl, um die Materialentnahme abzuschließen.

Nutzen: Diese Funktion ermöglicht eine präzise Zuordnung von Materialien zu Ihren Projekten oder Reparaturen.

Materialentnahme über die Lagerliste

Nachdem Sie das Ziel/Quelle ausgewählt haben, öffnet sich automatisch der Dialog Lagerliste. Dieser zeigt Ihnen die zuvor gewählten Position (z. B. Feuerwache 3 Nord) zur weiteren Bearbeitung.

Vorgehensweise zur Materialauswahl:

Dialog Lagerliste öffnen: Sobald Sie Ziel/Quelle ausgewählt haben, erscheint der Dialog Lagerliste mit dem bereits vorausgewählten Lagerort (z. B. Feuerwache 3 Nord).
Materialauswahl treffen: In der Lagerliste können Sie nun das Material auswählen, das Sie für Ihre Reparatur oder Bearbeitung benötigen.
Suchen Sie gezielt nach den relevanten Materialien, die für die Reparatur erforderlich sind.
Material einfügen: Sobald Sie das benötigte Material gefunden haben, klicken Sie auf den Button Einfügen, um es zu entnehmen und der Reparatur oder dem Projekt zuzuordnen.
Bestätigung: Die Entnahme des Materials wird sofort gespeichert und im System angezeigt.
Nachvollziehbarkeit: So können Sie jederzeit nachvollziehen, welches Material für die Reparatur oder Bearbeitung verwendet wurde.

Ziel: Diese Funktion erleichtert die Materialverwaltung und gewährleistet, dass die Entnahme aus dem Lager korrekt dokumentiert wird.

Abschluss

Übersicht der erfassten Details:

Nachdem Sie alle relevanten Details (Kosten, Materialentnahmen und ggf. Medien) hinterlegt haben, finden Sie sämtliche Informationen nun übersichtlich unter Kosten/Medien in den Kostenpositionen:

Bezeichnung des Lieferanten (bei Fremdfirmen)
Datum der Kostenentstehung
Menge des entnommenen Materials
Angaben dazu, aus welchem Lager etwas entnommen wurde

Finalisierung:

Zum Abschluss der Dokumentation können Sie folgende optionale Schritte durchführen:

Bemerkungen: Bei Bedarf können Sie noch zusätzliche Bemerkungen und Informationen hinterlegen.
Speichern: Klicken Sie abschließend auf Reparatur speichern, um den gesamten Reparaturvorgang zu sichern und formal abzuschließen.