Orga-Einheiten: Strukturierung Ihrer Organisation

Organisationseinheiten (Orga-Einheiten) definieren sich als Gruppen von Personen innerhalb Ihrer Gesamtorganisation, die eine spezifische Funktion oder Rolle erfüllen.

ZwecK und Grundprinzip:

• Grundprinzip: Das Grundprinzip einer funktionalen Organisation besteht darin, Mitarbeiter in solche Orga-Einheiten aufzuteilen, wobei jede Einheit eine spezifische Funktion erfüllt.

• Beispiel: Beispiele: Eine Freiwillige Feuerwehr, eine Berufsfeuerwehr oder die Werkleitung.

Anwendung:

Diese Strukturierung ist essenziell für die Zuweisung von Rechten, Artikeln und Kosten im gesamten System.

Voraussetzungen

• Die Organisationsstruktur ist im Vorfeld klar definiert (z. B. nach Abteilungen, Funktionen oder Standorten).

• Verantwortlichkeiten für die Pflege und Aktualisierung der Orga-Einheiten sind festgelegt.

• Namenskonventionen für Orga-Einheiten sind abgestimmt und werden einheitlich verwendet.

• Die Rechtevergabe und Sperrmechanismen sind mit den betroffenen Bereichen abgestimmt.

Übersicht und Status der Orga-Einheiten

Im Formular Orga-Einheiten finden Sie auf der linken Seite alle Organisationseinheiten, mit denen Sie eng zusammenarbeiten oder in Kontakt stehen und die bereits in Ihrer Datenbank erfasst wurden.

Angezeigte Informationen:

Für jede Orga-Einheit werden angezeigt:

• Die Orga-Einheit-Nr.: (ihre eindeutige Identifikationsnummer).

• Die Checkbox Gesperrt: Zeigt an, ob die Organisationseinheit für bestimmte Aktionen im System gesperrt ist.

Auswirkungen des Sperrens von Orga-Einheiten

Das Sperren von Orga-Einheiten hat weitreichende Konsequenzen und wirkt sich auf verschiedene Programme außerhalb der reinen Geräte- und Materialverwaltung.

Betroffene Programme:

Hier ist die Dokumentation zu den Auswirkungen des Sperrens von Orga-Einheiten, umformuliert für eine klare und präzise Übersicht:

Folgende Module sind von der Sperrung einer Organisationseinheit insbesondere betroffen:

• Einsatzbearbeitung

• Stammdatenverwaltung

• Personalverzeichnis

• Einsatznachbearbeitung

Konsequenz der Sperrung:

Wenn eine Orga-Einheit gesperrt ist, gilt:

• In den betroffenen Modulen können keine neuen Aktionen oder Änderungen vorgenommen werden, die diese Einheit betreffen.

Hinweis:

• Gesperrte Orga-Einheiten werden nicht gelöscht, sondern bleiben für Auswertungen und die Historie erhalten. Sie können aber nicht mehr bearbeitet oder für neue Aktionen verwendet werden.

• Nutzen Sie die Sperrfunktion immer dann, wenn eine Einheit nicht mehr aktiv genutzt wird, aber Daten weiterhin nachvollziehbar bleiben sollen.

Achtung:

• Das Löschen einer Orga-Einheit entfernt alle zugehörigen Daten unwiderruflich. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob noch Zuordnungen oder relevante Informationen bestehen.

Tipp:

• Dokumentieren Sie alle wichtigen Änderungen, Sperrungen und Umbenennungen im Feld "Informationen" der Orga-Einheit, um spätere Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Daten zur Orga-Einheit: Verwaltung und Bearbeitung

Auf der rechten Seite des Formulars, unter Daten zur Orga-Einheit, verwalten Sie Ihre Organisationseinheiten.

• Hinzufügen: Ermöglicht das Anlegen einer neuen Organisationseinheit samt ihrer Orga-Einheit-Nr.

• Löschen: Dient zum Löschen einer bestehenden Orga-Einheit.

• Bearbeiten: Dient zur Aktualisierung von Informationen bereits vorhandener Orga-Einheiten.

ID-Code verwalten

Über das Textfeld ID-Code können Sie einen ID-Code (Barcode/RFID) für die Orga-Einheit erfassen bzw. zuordnen.

Funktionen:

Falls bereits ein ID-Code hinterlegt ist, haben Sie folgende Möglichkeit:

• Drucken: Ermöglicht den Ausdruck des hinterlegten ID-Codes.

• Entfernen: Dient zum Löschen des zugewiesenen ID-Codes.

Sperren von Orga-Einheiten

Die Checkbox Gesperrt wird auf der rechten Seite des Formulars aktiviert. Der Status wird dann links im Formular bei der jeweiligen Orga-Einheit angezeigt.Der Sperrstatus wird daraufhin links im Formular bei der jeweiligen Orga-Einheit angezeigt.

Zweck der Sperrung:

• Grund: Eine Sperre ist beispielsweise sinnvoll, wenn zwei Freiwillige Feuerwehren zusammengelegt werden.

• Wirkung: Gesperrte Orga-Einheiten werden nicht gelöscht, können aber nicht mehr weiter bearbeitet werden (siehe auch "Auswirkungen des Sperrens von Orga-Einheiten").

Dokumentation des Sperrgrunds:

• Im Textfeld Informationen können Sie den Grund für die Sperrung hinterlegen (z.B. "keine Alarmierung aufgrund Zusammenlegung möglich").

Kennzeichnung als berufliche Einheit

Die Checkbox Beruflich auf der linken Seite des Formulars wird aktiviert, wenn es sich um eine berufliche bzw. hauptamtliche Organisationseinheit handelt.

Nutzen:

Diese Kennzeichnung bietet Ihnen eine nützliche Filteroption, um beispielsweise alle beruflichen Orga-Einheiten schnell anzuzeigen und für gezielte Auswertungen zu nutzen.

Best Practice

• Verwenden Sie eindeutige und sprechende Namen für Orga-Einheiten (z. B. "FFW_Musterstadt" statt nur "Feuerwehr").

• Legen Sie die Struktur und Hierarchie der Orga-Einheiten vor dem Anlegen fest.

• Nutzen Sie die Sperrfunktion, um historische Daten zu erhalten, statt Einheiten zu löschen.

• Dokumentieren Sie Sperrgründe und Änderungen immer im System.

FAQ & Was wäre wenn?

Was tun, wenn eine Orga-Einheit zusammengelegt wird?

• Sperren Sie die alte Einheit und legen Sie eine neue an. Dokumentieren Sie den Grund im Feld "Informationen".

Was passiert, wenn eine Orga-Einheit gelöscht wird?

• Die Einheit und alle zugehörigen Daten werden entfernt. Prüfen Sie vorher, ob noch Zuordnungen bestehen.

Was, wenn eine Orga-Einheit versehentlich gesperrt wurde?

• Entsperren Sie die Einheit im Formular und passen Sie ggf. die Informationen an.

Was tun, wenn die Namenskonvention geändert werden muss?

• Benennen Sie die betroffenen Einheiten um und informieren Sie alle betroffenen Nutzer.

Praxisbeispiele & Alltagssituationen

Beispiel 1: Neue Feuerwehr anlegen.

• Die Stadt gründet eine neue Freiwillige Feuerwehr. Im System wird eine neue Orga-Einheit "FFW_Neustadt" angelegt, mit eindeutiger Nummer und Kennzeichnung als freiwillige Einheit.

Beispiel 2: Zusammenlegung von Einheiten.

• Zwei Feuerwehren fusionieren. Die alten Einheiten werden gesperrt, eine neue Einheit wird angelegt und alle Mitglieder werden umgezogen.

Beispiel 3: Nutzung der Sperrfunktion.

• Eine Werkleitung wird aufgelöst. Die Orga-Einheit wird gesperrt, bleibt aber für Auswertungen und Historie erhalten.

Beispiel 4: ID-Code für schnelle Zuordnung.

• Für jede Orga-Einheit wird ein Barcode vergeben, der auf Ausweisen oder Listen genutzt wird, um Zuordnungen zu beschleunigen.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

1. Unklare oder doppelte Namen für Orga-Einheiten...

• Vermeidung: Immer eindeutige und sprechende Namen verwenden.

2. Orga-Einheiten löschen statt sperren...

• Vermeidung: Einheiten immer sperren, um Historie und Zuordnungen zu erhalten.

3. Fehlende Dokumentation von Sperrgründen...

• Vermeidung: Immer den Grund für die Sperrung im Feld "Informationen" dokumentieren.

4. Namenskonventionen nicht einhalten...

• Vermeidung: Vorab einheitliche Regeln festlegen und regelmäßig prüfen.

5. Rechte und Zuordnungen nicht prüfen..

• Vermeidung: Nach Änderungen an Orga-Einheiten die Rechte und Zuordnungen kontrollieren.