Bekleidungsanforderungsmodul: Punktbasiertes System für Personalausstattung

Das optionale Modul der Bekleidungsanforderung ist ein wichtiger Bestandteil der Geräte- und Materialverwaltung. Dieses System wurde entwickelt, um die Ausstattung Ihres Personals mit Bekleidungsartikeln zu modernisieren und zu vereinfachen.

Innovatives Punktesystem.

Die Bekleidungsanforderung basiert auf einem innovativen Punktesystem, das es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, benötigte Bekleidungsartikel effizient und transparent zu erhalten.

Prinzip: Es ermöglicht Ihrem Personal, bestimmte Bekleidungsartikel durch die Bezahlung von Punkten zu erwerben.
Vorteil: Dies schafft eine klare und nachvollziehbare Grundlage für die individuelle Personalausstattung.

Übersicht und Ziel.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie alles Notwendige, um das Modul Bekleidungsanforderung optimal zu nutzen, von der:

Zuweisung von Punkten zu Artikeln in den Stammdaten
Berechtigungsvergabe im Systemprogramm
Praktischen Abwicklung von Bekleidungsanforderungen durch Ihr Personal.

Ziel: Ihnen ein Werkzeug an die Hand zu geben, das die Verwaltung von Bekleidung effizienter und transparenter gestaltet.

Grundlagen der Bekleidungsanforderung

Die Funktion der Bekleidungsanforderung basiert auf einem klar definierten Punktesystem, das folgende Prinzipien verfolgt

1.Punktewerte für Artikel festlegen:

Voraussetzung: Es muss für jeden Bekleidungsartikel ein Punktewert definiert wird.
Ort: Dies geschieht in den Stammdaten unter Artikelgruppen im Tab Buchhaltung.
Folge: Erst nachdem diese Punktewerte hinterlegt wurden, können Mitarbeiter Artikel über das Punktesystem anfordern.

2.Punktesystem für Mitarbeiter definieren:

Zuweisung: Sie legen ein System fest, bei dem jedem Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Punkten zugewiesen wird.
Basis: Diese Punkte können beispielsweise auf Basis von Dienstjahren oder anderen relevanten Kriterien vergeben werden.

3.Bekleidungsliste erstellen:

Es wird eine Liste der verfügbaren Artikelgruppen erstellt.
Jeder Artikel auf dieser Liste ist mit einem spezifischen Punktwert versehen, der vom Punktekonto des Mitarbeiters abgezogen wird, sobald der Artikel ausgewählt wird.

4.Bekleidungsanforderung durchführen:

Mitarbeiter, die Bekleidungsartikel benötigen, reichen eine entsprechende Bekleidungsanforderung ein.
In dieser Anforderung geben sie genau an, welchen Artikel sie wünschen (Menge, Größe).

5.Punktabzug und Genehmigung:

Die Kleiderkammer prüft die eingereichte Anforderung.
Nach Genehmigung (oder ggf. Ablehnung) wird der Punktwert des angeforderten Artikels automatisch vom Punktekonto des Mitarbeiters abgezogen.

6.Verwaltung und Nachverfolgung:

Dieses optionale Feature dient dazu, die Punkte Ihres Personals zu verfolgen, Bekleidungsanforderungen zu bearbeiten und den Bestand an Bekleidungsartikeln zu überwachen.

Bekleidungspunkte einem Artikel zuordnen (Stammdaten Artikelgruppe)

Um einem Bekleidungsartikel Punkte für die Anforderung zuzuweisen, gehen Sie in den Stammdaten der Geräte- und Materialverwaltung wie folgt vor:

Artikelgruppe auswählen:

Navigieren Sie zu den Stammdaten Ihrer Artikelgruppen.
Wählen Sie die entsprechende Artikelgruppe aus (im Beispielbild ist "Tagesdienstjacken" als "Bezeichnung" eingetragen), der der Bekleidungsartikel zugeordnet ist.

Zum Tab Buchhaltung wechseln:

Im unteren Bereich des Formulars, neben den Tabs wie "Allgemein", "Größengruppe" usw., finden Sie den Tab Buchhaltung. Klicken Sie diesen an.
Im Tab Buchhaltung finden Sie den Bereich Anforderung.

Punktewert eintragen:

Im Tab Buchhaltung finden Sie den Bereich Anforderung. Tragen Sie in das Feld Punktewert die gewünschte Anzahl an Bekleidungspunkten ein, die für den jeweiligen Artikel fällig werden (im Beispielbild ist der Wert "75,00" Punkte hinterlegt).

Ziel der Zuordnung: Durch diese Zuordnung wird definiert, wie viele Punkte ein Mitarbeiter für den Erhalt dieses spezifischen Bekleidungsartikels über das Punktesystem der Bekleidungsanforderung aufwenden muss.

Berechtigungen für das optionale Modul "Bekleidungsanforderung" einrichten

Um die Funktionen des optionalen Moduls Bekleidungsanforderung effektiv nutzen zu können, müssen die entsprechenden Berechtigungen für die jeweiligen Benutzer und Rollen an zwei zentralen Stellen im System zugewiesen werden.

Zuweisung im Systemprogramm:

Navigieren Sie zu Systemprogramm → Benutzer/Rollen → Formulare → Berechtigungen.
Hier definieren Sie, welche Benutzer oder Rollen Zugriff auf die Formulare und Funktionen haben, die für Bekleidungsanforderung relevant sind.

1. Systemprogramm öffnen:

Öffnen Sie den LIS Programm Manager und wählen Sie das Systemprogramm aus.

2. Benutzer/Rolle auswählen:

Wählen Sie den betreffenden Benutzer oder die entsprechende Rolle aus, der/die spezifische Rechte für die Bekleidungsanforderung erhalten soll.

3. Formular Bekleidungsanforderung auswählen:

Navigieren Sie zu Systemprogramm → Benutzer/Rollen → Formulare. Navigieren Sie dann zur Bekleidungsanforderung.
Klicken Sie auf das Pfeilsymbol (▼) um die Unterformulare anzuzeigen.

4. Rechte festlegen:

Wählen Sie das jeweilige Formular aus und legen Sie nun detailliert festlegen, welche spezifischen Rechte (z.B. Ändern, Anzeigen, Speichern) der ausgewählte Benutzer oder die Rolle für das gewählte Formular erhalten soll.

Zuweisung in den Stammdaten:

Um den Zugriff auf die relevanten Daten zu steuern, müssen Berechtigungen in den Stammdaten gesetzt werden:

Wechseln Sie zu Stammdaten.
Berechtigungen auf Artikelgruppen: Hier legen Sie präzise fest, welche Benutzer oder Rollen zu bestimmten Aktionen im Zusammenhang mit den Bekleidungsartikeln (Artikelgruppen) berechtigt sind.

Berechtigungen auf Standorte: Hier definieren Sie, welche Benutzer oder Rollen von welchen Standorten aus die Bekleidungsanforderung ausführen dürfen (relevant für die Auswahl der Organisationseinheit).
Fazit: Diese doppelte Zuweisung stellt sicher, dass die Berechtigungen sowohl auf Funktionsebene als auch auf Daten- (Artikelgruppen) und Organisationsebene (Standorte) präzise gesteuert werden können.

Ergebnis

Ergebnis der Konfiguration und Nutzung des Moduls:

Nach erfolgreicher Zuweisung der Berechtigungen im Systemprogramm und den Stammdaten kann der ausgewählte Benutzer oder die Rolle nun das optionale Modul Bekleidungsanforderung entsprechend der Rechte vollumfänglich oder eingeschränkt nutzen.

Nutzen und Vorteile

Das Punktesystem bietet ihrer Organisation mehrere entscheidende Vorteile:

Flexible Anpassung: Es ermöglicht eine flexible Anpassung der Bekleidungsausgabe an die individuellen Bedürfnisse und Aktivitäten der Feuerwehrleute (z.B. je nach Funktion) .
Ressourcenkontrolle: Gleichzeitig wird eine Kontrolle über die Ressourcen und Ausgaben für Bekleidung beibehalten.
Anerkennung: Es kann auch als Mittel zur Anerkennung und Belohnung für Dienstjahre und erbrachte Leistungen der Feuerwehrmitglieder dienen.

Funktionen im Überblick:

Anforderungshistorie: Historische Darstellung aller angeforderten Artikel der Mitarbeiter (zur Nachverfolgung des Bedarfs und der Genehmigungen).

Alle Guthabenkonten: Darstellung der Mitarbeiterkonten mit Kontoverlauf, sowie die Möglichkeit einer Korrekturbuchung bei entsprechenden Rechten.