Sonstige Vorgabewerte

Das Formular Sonstige Vorgabewerte ergänzt die Bereiche Artikelgruppen, Kostenrechnung, Prüfanweisungen sowie die Auftrags-/Vorgangsverwaltung. Die hier angegebenen Werte werden später in den Stammdaten zur weiteren Verarbeitung genutzt und sorgen für einen reibungslosen Ablauf in der Material- und Auftragsverwaltung.

Voraussetzungen

Zugang zum System mit den erforderlichen Berechtigungen für die Bearbeitung der Vorgabewerte.
Grundkenntnisse in der Material- und Auftragsverwaltung.
Vertrautheit mit den verwendeten Begriffen und Prozessen (z. B. Artikelgruppen, Kostenstellen, Prüfanweisungen).

Strategische Hinweise zur Anwendung

Um einen reibungslosen Ablauf und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Vollständigkeit: Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtfelder und relevanten Angaben in den jeweiligen Bereichen ausgefüllt sind, bevor Sie einen Vorgang abschließen oder weitergeben.
Aussagekräftige Einträge: Vermeiden Sie Platzhalter wie „.“ oder „ok“. Nutzen Sie die Felder für echte Übergabe-Informationen (z. B. „Artikel ausgemustert wegen Defekt, Details siehe Notiz“).
Rollen-Verantwortung: Prüfen Sie, ob für bestimmte Vorgänge oder Änderungen spezielle Berechtigungen oder Rollen erforderlich sind (z. B. Freigabe durch Vorgesetzte).
Dokumentation: Nutzen Sie die Kommentarfelder und Notizmöglichkeiten, um wichtige Entscheidungen und Besonderheiten nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten.
Revisionssicherheit: Durch konsequente Nutzung der Vorgabewerte und Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit erhöht.

Allgemein

Ausmusterungsgründe verwalten:

Im Bereich Sonstige Vorgabewerte, unter dem Tab Allgemein, können Sie die Gründe definieren, warum Artikel aus dem Bestand entfernt werden.

Ausmusterungsgründe:

Hier können Ausmusterungsgründe hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden.

Hinzufügen: Erstellung eines neuen Grundes (z. B. "Defekt", "Veraltet", "Verlust").
Bearbeiten: Anpassung der Bezeichnung oder Details eines bestehenden Grundes.
Löschen: Entfernung eines nicht mehr benötigten Grundes aus der Liste.

Artikelgruppen

Die Verwaltung der Artikelgruppen umfasst die Definition verschiedener Klassifizierungen und Maßeinheiten, die für die Warenwirtschaft relevant sind:

Einheiten: Die dem Artikel zugrunde liegende Größe des Maß-/Zählsystems (z. B. Meter, bar, Sekunden, Milliliter u. v. m.).
Verpackungseinheiten (VE): Die Zusammenfassung mehrerer Einheiten (z. B. Stück, Flaschen, Rollen). Ermöglicht eine bessere Lagerung/ Handhabung und kann zu einer Liefereinheit zusammengefasst werden.
Größen: Umfasst alle relevanten Angaben zu Konfektionsgrößen, Menge, Format und sonstigen Maßeinheiten (z. B. S/M/L, 10er-Pack).
Gruppen für technische Datenlisteneinträge: Dient zur Kategorisierung von Werkzeugen und anderen technischen Spezifikationen.
Normungen: Die Vereinheitlichung von Einzelteilen anhand von Normen wie DIN, ISO, EN (betrifft Formen, Größen, Farben, Qualitäten)

Kostenrechnung

Dieser Bereich dient der Definition aller buchhalterisch relevanten Klassifizierungen und Elemente, die für die Kosten- und Materialverwaltung notwendig sind.

Mehrwertsteuersätze: Die vom Endverbraucher gezahlte Umsatzsteuer, die sich auf den von Unternehmen geschaffenen Mehrwert eines Produkts/einer Dienstleistung berechnet.
Finanzpositionen: Dienen im Haushaltsmanagement der inhaltlichen Gliederung der Budgets und liquiditätswirksamen Geschäftsvorfälle in Einnahmen-, Ausgaben- und Bestandspositionen (Beschaffung).
Sachkonten: Ein Konto der Finanzbuchhaltung, das für die Buchung laufender Geschäftsvorfälle und des Jahresabschlusses verwendet wird.
Finanzstellen: Eine organisatorische Einheit innerhalb eines Finanzkreises, die die Struktur einer Organisation hierarchisch abbildet (Verantwortungsbereiche, Abteilungen, Projekte).
Kostenstelle: Hat die Aufgabe, Kosten zu sammeln, die innerhalb eines Unternehmensteils (zum Beispiel einer Abteilung) angefallen sind (z. B. Verwaltungskostenstellen, Materialkostenstellen).
Kostenträger: Diejenigen Objekte (z. B. Kommune, Stadt, Land, Bund), denen Kosten zugerechnet werden können. In erster Linie handelt es sich dabei um Dienstleistungen (z. B. ein Einsatz).

Prüfanweisungen

Definition:

Eine Prüfanweisung ist ein Arbeitspapier mit den notwendigen Prüfinhalten und einer Beschreibung der Vorgehensweise bei Prüfungen.

Inhalt:

Die Prüfanweisung enthält die folgenden zentralen Elemente:

Prüfmerkmale: Welche Eigenschaften des Artikels müssen geprüft werden.
Prüfmittel: Welche Werkzeuge oder Geräte sind für den Prüfvorgang notwendig.
Vorgehensweise: Die detaillierte Beschreibung der Schritte für jeden Prüfvorgang.

Zweck:

Der jeweilige Prüfer verwendet die Prüfanweisung als Vorgabe und Standard für die einheitliche und korrekte Prüfung eines Artikels.

Auftragsverwaltung

Die Auftragsverwaltung umfasst die Organisation der Bearbeitung von Kundenaufträgen und Kundenbestellungen. Bei diesen Kunden kann es sich sowohl um Firmen als auch um Endverbraucher handeln.

Leistungserbringer: Eine Person, ein Unternehmen oder eine Organisation, die spezifische Dienstleistungen oder Leistungen erbringt oder anbietet.
Vorgangsverwaltung: Dient dazu, eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu einem Vorgang zusammenzufassen. Auf diese Weise können beispielsweise große Angebote oder Aufträge mit allen Begleitdokumenten logisch erfasst werden.

Vorgangsverwaltung

Die Vorgangsverwaltung dient der strukturierten Organisation von Aufträgen und Begleitdokumenten. Jeder Vorgang wird zentral erfasst und mit den notwendigen Klassifizierungen versehen.

Leistungserbringer: Eine Person, ein Unternehmen oder eine Organisation, die spezifische Dienstleistungen oder Leistungen erbringt oder anbietet, welche Teil des Vorgangs sind.
Klassifizierung: Dient dem Analysieren und Einordnen der Daten nach verschiedenen Kriterien, beispielsweise Dringlichkeit oder Kategorien (z. B. Routine, Großprojekt).
Vergabearten: Die Art und Weise, wie ein Auftrag vergeben wird. Beispiele sind öffentliche Ausschreibungen, Freihändige Vergaben, Wettbewerbe, Beschränkte Ausschreibungen oder interne Vergaben.

Best Practice

Halten Sie die Vorgabewerte stets aktuell und passen Sie sie bei Änderungen in der Organisation oder im Prozess an.
Nutzen Sie sprechende und eindeutige Bezeichnungen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Dokumentieren Sie Änderungen und deren Gründe im Kommentarfeld.
Prüfen Sie regelmäßig, ob veraltete oder nicht mehr benötigte Einträge entfernt werden können.
Stimmen Sie sich bei Unklarheiten mit den zuständigen Fachbereichen ab.

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Frage: Was passiert, wenn ich einen Ausmusterungsgrund lösche?

Antwort: Der Grund steht für neue Ausmusterungen nicht mehr zur Verfügung, bestehende Datensätze behalten jedoch den alten Wert.

Frage: Kann ich Vorgabewerte nachträglich ändern?

Antwort: Ja, Änderungen sind jederzeit möglich. Beachten Sie jedoch, dass dies Auswirkungen auf bereits erfasste Daten haben kann.

Frage: Wer darf Vorgabewerte bearbeiten?

Antwort: Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen (z. B. Administratoren oder Fachverantwortliche).

Was wäre wenn ...?

...ein benötigter Wert fehlt? → Legen Sie den Wert nach Rücksprache mit dem Fachbereich an.
...versehentlich ein falscher Wert eingetragen wurde? → Korrigieren Sie den Eintrag und dokumentieren Sie die Änderung im Kommentarfeld.
...ein Wert nicht mehr benötigt wird? → Löschen Sie ihn, sofern keine Abhängigkeiten bestehen, oder kennzeichnen Sie ihn als inaktiv.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

Unvollständige Angaben: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
Doppelte Einträge: Suchen Sie vor dem Anlegen eines neuen Wertes, ob dieser bereits existiert.
Unklare Bezeichnungen: Verwenden Sie eindeutige und beschreibende Namen.
Fehlende Dokumentation: Nutzen Sie das Kommentarfeld für wichtige Hinweise und Änderungsgründe.
Berechtigungsprobleme: Stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Rechte für die Bearbeitung besitzen.