Interne Warenbestellung (optional)

Um die Funktion der Internen Warebestellung nutzen und einen effizienten Materialfluss abbilden zu können, müssen vorab die strukturellen Grundlagen Ihres internen Lagers und Ihre Bestände definiert werden. Dies geschieht wie unter Vor der Einrichtung und Artikelgruppen beschrieben.

Die Konfiguration erfolgt typischerweise in den Bereichen Stammdaten und Konfiguration der Geräte Materialverwaltung.

Sie nutzen interne Bestellungen in der Warenwirtschaft , wenn Sie Materialien oder Ausrüstung innerhalb Ihrer eigenen Organisationseinheit verwalten und bewegen müssen.

Der Hauptunterschied, der eine interne Bestellung von der normalen (externen) GMV-Bestellung abgrenzt, liegt in der strikten Einschränkung der Artikelauswahl basierend auf den Benutzerrechten.

Hauptunterschied:

→ Der Anwender kann nur jene Artikel bestellen, die der User sehen darf Berechtigungen auf Artikelgruppen.

Interne Bestellung: Das System stellt sicher, dass der anfordernde Benutzer im Rahmen der internen Bestellung ausschließlich Artikel auswählt, für die ihm die Berechtigungen auf Artikelgruppen zugewiesen wurden.
Zweck: Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter nur Artikel anfordern, die ihrer Rolle oder Abteilung zugewiesen sind (z. B. ein Disponent kann nur EDV-Material bestellen, wenn er die entsprechenden Rechte besitzt).

Fazit: Im Gegensatz zu einer externen Bestellung, bei der die Artikelauswahl oft breiter ist, wird die interne Bestellung zusätzlich durch die persönlichen Rechte des bestellenden Users auf bestimmte Artikelgruppen limitiert.

Anwendungsfall und Aktivierung:

Szenario: Besitzt Ihre Organisation mehrere Lager (beispielsweise ein Lager für Medizinprodukte pro Wache) und ist es den Wachen nicht gestattet, direkt externe Bestellungen aufzugeben,
Aktivierung: kann das interne Bestellwesen optional aktiviert werden.

Die interne Bestellung dient in diesem Fall als Mechanismus zur Bedarfsanforderung und Umlagerung zwischen den eigenen Einheiten.

Prozess

Bestellung durch Wachen (Intern):

Die Wachen bestellen ihre benötigten Materialien (z.B. Medizinprodukte) ausschließlich intern beim Zentrallager.

Bestellung durch Zentrallager (Extern):

Das Zentrallager wiederum bestellt die benötigten Materialien direkt bei den externen Lieferanten.

Auslieferung vom Zentrallager (Intern):

Das Zentrallager erfüllt die internen Bestellungen der Wachen, indem das angeforderte Material aus dem Zentrallager in das jeweilige interne Lager der Wache gebucht wird.

Ausgabe durch Wache:

Die Wache kann anschließend die Bestände aus ihrem internen Lager ausgeben, zum Beispiel durch Buchung von Medizinprodukten auf ein Fahrzeug.
(Details hierzu finden Sie im Abschnitt Annahme / Ausgabe).

Bestellung beim Hauptlager

Als Wache initiieren Sie den Prozess einer interne Warenbestellung mit dem ersten Schritt: der Internen Bestellung beim Hauptlager.

Ablauf: Dieser Schritt erfolgt über das dafür vorgesehene Formular Interne Bestellungen.
Inhalt: In diesem Formular fordern Sie die benötigten Artikel und Mengen an.
Rolle des Hauptlagers: Das Hauptlager ist anschließend für die zentrale Beschaffung und Bereitstellung der Waren zuständig.

Einbuchung in Ihr internes Lager

Sobald die vom Hauptlager angeforderten Waren bei Ihnen eingetroffen sind, müssen diese in Ihrem internen Lager verbucht werden.

Vorgänge und Bestätigung:

Vorgang: Das Einlagern erfolgt über das Formular Interner Wareneingang.
Bestätigung: Sie erfassen die gelieferten Artikel und deren Mengen, wodurch der Bestand in Ihrem internen Lager aktualisiert wird.

Bedeutung:

Dieser Schritt ist entscheidend, um die Bestandsführung in Ihrem lokalen Lager korrekt widerzuspiegeln und die Verfügbarkeit der Materialien für die weitere Verwendung sicherzustellen.

Weiterverarbeitung der Bestände

Nach erfolgreicher Einlagerung in Ihr internes Lager stehen die Materialien für Ihre Einheit zur Verfügung.

Sie können diese nun gemäß den betrieblichen Abläufen ausgegeben oder weiterverarbeitet werden (z. B. Buchung auf Fahrzeuge oder Personal).

Benutzer/Rollen für interne Bestellungen zuweisen

Um Benutzern oder Rollen die Berechtigung für interne Bestellungen zu erteilen, müssen Sie die Zuweisungen an zwei zentralen Stellen im System vornehmen:

Im Systemprogramm:

Hier definieren Sie, welche Benutzer oder Rollen Zugriff auf die Formulare und Funktionen der internen Bestellungen erhalten:

Navigationspfad: Systemprogramm → Benutzer/Rollen → Formulare → Berechtigungen.

In den Stammdaten (Aktionsberechtigung auf Artikel):

Hier legen Sie präzise fest, welche Benutzer oder Rollen zu bestimmten Aktionen im Zusammenhang mit Artikeln berechtigt sind:

Navigationspfad: Stammdaten → Berechtigungen auf Artikelgruppen

Dies umfasst folgende Aktionen innerhalb der jeweiligen Artikelgruppen:

Artikel einlagern: Wer darf Artikel in das Lager aufnehmen und deren Bestand im System erhöhen?
Artikel ausgeben: Wer darf Artikel aus dem Lager entnehmen und deren Bestand im System reduzieren?
Aufträge zu Artikeln: Wer darf Aufträge (z.B. interne Bestellungen) für bestimmte Artikel erstellen oder bearbeiten?
Wartung zu Artikeln: Wer darf Wartungsarbeiten für Artikel in den einzelnen Artikelgruppen planen, durchführen oder dokumentieren?

Diese detaillierte Rechtevergabe sorgt für klare Verantwortlichkeiten und eine sichere Verwaltung Ihrer Artikelbestände.

Berechtigung auf Standorte:

Ein zweiter zentraler Bereich ist Berechtigungen auf Standorte. Hier definieren Sie:

Welche Benutzer oder Rollen von welchen Standorten aus interne Bestellungen tätigen oder Empfänger sein dürfen.
Welche Benutzer oder Rollen als Empfänger von internen Bestellungen infrage kommen.

Fazit der doppelten Zuweisung:

Diese doppelte Zuweisung stellt sicher, dass die Berechtigungen präzise gesteuert werden können und zwar sowohl auf:

Funktionsebene (Zugriff auf Formulare/Aktionen)
als auch auf Daten- und Organisationsebene (Artikelgruppen und Standorte).

Lagerkonfiguration für interne Bestellungen

Um einen Standort als Lager ausschließlich für interne Bestellungen zu definieren, sind folgende Schritte in den Stammdaten durchzuführen:

Standortauswahl:

Navigieren Sie im Menü zu: Stammdaten → Standorte
Wähle Sie in der linken Liste den gewünschten Standort aus, z. B. Freiwillige Feuerwehr Bünde Ahle

Lagerfunktion aktivieren:

Im rechten Bearbeitungsbereich (Standortdetails):
Setzen Sie den Haken bei: Standort ist ein Lager
- Dadurch wird dieser Standort grundsätzlich als Lager im System geführt.

Einschränkung auf interne Bestellungen:

Aktivieren Sie zusätzlich die Checkbox: Nur interne Bestellungen

Damit wird das Lager vom externen Beschaffungsprozess ausgeschlossen und kann nur in internen Materialbewegungen (z. B. Bedarfsdeckung, Umbuchungen) verwendet werden.

Weitere optionale Einstellungen:

Transferlager: Für Lager, die als Zwischenstation bei Umlagerungen fungieren.
Lager ist geeignet für...: Auswahl spezieller Lagertypen (z. B. für feuchtigkeitsempfindliche oder zerbrechliche Artikel)
Nächste Inventur: Termin für die nächste Bestandsaufnahme
Verknüpftes Fahrzeug: Optional kann ein Fahrzeug als "bewegliches Lager" zugewiesen werden.

Abschluss:

Speichern Sie die Änderungen mit Übernehmen.

Der Standort ist nun als internes Lager im System verfügbar und nur für interne Bestellungen nutzbar.

Berechtigungen

Die Möglichkeit zur Nutzung bestimmter Stufen kann abhängig von Benutzerrollen/Berechtigungen geregelt sein.

Diese Berechtigungen werden an folgenden Stellen im System gepflegt:

→ Stammdaten → Berechtigungen auf Artikelgruppen
→ Stammdaten → Bearbeitungsstufen(zur direkten Konfiguration der Stufenfreigabe)

Einrichtung der Bearbeitungsstufen für Interne Bestellungen

Die Bearbeitungsstufen dienen zur steuerbaren Abwicklung interner Bestellprozesse – von der Erstellung bis zum Wareneingang. Jede Stufe bildet einen definierten Prozessschritt ab und kann mit Regeln und Berechtigungen versehen werden.

Aufbau der Ansicht:

Linker Bereich: Übersicht der Bearbeitungsstufen zu internen Bestellungen
Rechter Bereich: Eigenschaften & Optionen der aktuell ausgewählten Stufe (Regeln, Textvorlagen etc.).
Rechtsseitige Aktionen: Werkzeuge zur Bearbeitung der Liste (Hinzufügen, Entfernen, Stufe hoch-/runtersetzen, übernehmen etc).

Einrichtungsschritte

Navigieren Sie im System, um die Bearbeitungsstufen für interne Bestellungen zu konfigurieren:

Stammdaten → Bearbeitungsstufen → Interne Bestellungen

Stufen definieren

Beispielhafte Standardstufen (wie im Screenshot dargestellt):

Stufe → Bezeichnung → Beschreibung:

1. Erstellt → Die Bestellung wurde angelegt und kann noch bearbeitet werden.

2. Bestellt → Die Bestellung wurde ausgelöst (an das Zentrallager) und es sind keine Änderungen mehr erlaubt.

3. Wareneingang → Die Artikel wurden teilweise oder vollständig an das bestellende interne Lager geliefert.

4. Abgeschlossen → Die Bestellung vollständig abgeschlossen.

Nach Auswahl einer Stufe (z. B. „Erstellt“) können folgende Parameter definiert werden:

Beschreibung

Nach Auswahl einer Bearbeitungsstufe können Sie im rechten Bearbeitungsbereich die folgenden Parameter und Merkmale festlegen:

Freitext zur Erläuterung des Status (z. B. „Die interne Bestellung wurde erstellt bzw. wird bearbeitet.“).

Merkmale (Checkboxen) → Wirkung:

Löschsperre → Verhindert das Löschen der Bestellung, solange sie sich in dieser Stufe befindet.
Warenausgabe freigeschaltet → Ermöglicht ab dieser Stufe, dass Material aus dem Lager für diese Bestellung ausgegeben werden darf.
Änderungen an Bestellung verbieten → Globale Stammdaten-Änderungen an der Bestellung (z. B. Lieferantendetails) sind nicht erlaubt.
Änderungen an Positionen verbieten → Artikelzeilen (Menge, Preis etc.) können nicht bearbeitet werden.
Kommentarpflicht beim Zurücksetzen → Der Nutzer muss einen Kommentar eingeben, wenn der Status der Bestellung in eine niedrigere Stufe geändert wird.
Kommentarpflicht beim Vorsetzen → Der Nutzer muss einen Kommentar eingeben, wenn der Status in eine höhere Stufe geändert wird.
Wareneingang freigeschaltet → Erst ab dieser Stufe kann Wareneingang (für die bestellte Ware) verbucht werden.

Typische Beispiel Konfiguration: Stufe 2 → Bestellt

Beschreibung: „Die Positionen der internen Bestellung wurden bestellt.“

Merkmale:

Änderungen an Bestellung verbieten
Änderungen an Positionen verbieten
Kommentarpflicht beim Zurücksetzen

Neue Stufe hinzufügen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Stufe in den internen Bestellprozessen zu definieren:

Klick auf den Button Hinzufügen.
Geben Sie die Neue Stufennummer und die Bezeichnung ein (z. B. Stufe 5: Abnahme geprüft).
Definieren Sie die Beschreibung und wählen Sie die notwendigen Merkmale (Checkboxen) aus (siehe vorheriger Abschnitt).
Speichern Sie die Stufe Übernehmen.

Ablauf für Interne Bestellungen (optional)

Die Prozesse für internen Bestellungen und Wareneingänge funktionieren ähnliche wie in der allgemeinen Warenwirtschaft.

Der Entscheidende Unterschied:

Der entscheidende Unterschied ist, dass diese Bestellungen und Wareneingänge ausschließlich von einem Lager zum anderen innerhalb der Organisation durchgeführt werden können.

Voraussetzung für die interne Bestellabwicklung:

Lager-Kennzeichnung: Die agierenden Lager müssen in den Stammdaten unter Standorte mit der Option Nur interne Bestellungen gekennzeichnet sein.
Lieferantendaten: Wichtig: Es gibt in diesem Kontext keine Auswahl von externen Lieferanten und keine Versandanschriften zu externen Lieferanten.
Nutzerberechtigungen: Den Nutzern müssen im Systemprogramm die entsprechenden Rechte für interne Bestellungen zugewiesen werden.

Bestellendes Lager

Um eine neue interne Bestellung für Ihr Lager zu initiieren, gehen Sie wie folgt vor:

Formular für interne Bestellungen öffnen:

Klicken Sie auf den Button Hinzufügen, um eine neue Bestellung zu erstellen.

Auswahl des bestellenden Lagers:

Es öffnet sich ein Dialog mit der Frage, für welches Lager die Bestellung ausgeführt werden soll.
Da nur die Lager angezeigt werden, wählen Sie das gewünschte Lager aus.
Klicken Sie auf Übernehmen, um Ihre Lagerauswahl zu bestätigen.

Artikelauswahl und Belegpositionen:

Artikelgruppe Auswählen: Nach der Lagerübernahme, öffnet sich ein Dialog für die Artikelgruppen.
Wählen Sie hier die zu bestellenden Artikel aus den verfügbaren Gruppen aus.

Artikel auswählen: Innerhalb der Artikelgruppen können Sie die einzelnen Artikel auswählen, die Sie bestellen möchten.

Belegpositionen festlegen :Es öffnet sich der Dialog Belegpositionen, in dem Sie die Liefermenge für den ausgewählten Artikel eingeben können.

Bestellposition abschließen:

Geben Sie die gewünschte Menge ein, und überprüfen Sie dabei die weiteren Angaben des Artikels.
Nachdem Sie die Liefermenge und alle relevanten Angaben überprüft haben, nehmen Sie die Angaben durch einen Klick auf den Button Übernehmen an.

Die Artikelauswahl ist ein entscheidender Schritt in Ihrem Bestellprozess, der die spätere Dateneingabe erheblich vereinfacht. Der von Ihnen gewählte Artikel fungiert dabei als Muster oder Referenz. Das bedeutet, wichtige Informationen wie der Hersteller und die Finanzpositionen werden automatisch in die neu anzulegenden Artikel übernommen, was Ihnen Zeit und Mühe spart.

Bestellpositionen:

Der ausgewählte Artikel mit der angegebenen Liefermenge wird nun in den Bestellpositionen dargestellt.

Bearbeitung:

Sie können weitere Artikel auf die gleiche Weise hinzufügen.
Falls die aktuelle Bearbeitungsstufe dies erlaubt ist Ihnen auch gestattet, Änderungen an den bereits vorhandenen Positionen vorzunehmen.

Übergabe an das Hauptlager:

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, über eine selbstdefinierte Bearbeitungsstufe (z. B. "Interne Bestellung fertiggestellt") dem Hauptlager die Freigabe zur Bearbeitung der Bestellung zu erteilen.
Vorteil: Dies ermöglicht einen strukturierten Workflow und stellt sicher, dass die Zuständigkeiten klar geregelt sind.

Warenausgabe intern bestellter Ware

Durchführung durch das Hauptlager:

Die Durchführung der internen Warenausgabe, basierend auf einer Bestellung der Wache, erfolgt nach folgenden Schritten:

Bestellposition und Bestand auswählen:

Bestellposition auswählen: In der Übersicht der internen Bestellungen wählen Sie eine Bestellposition für den Artikel XY aus.
Bestände prüfen: Diese Position wird anschließend unter Warenausgabe: Bestände auswählen mit einer detaillierten Auflistung aller verfügbaren Bestände und ihren genauen Positionen, (beispielsweise Lager XY, Raum 1.05 Kleiderkammer) präsentiert.

Bestandsauswahl und Korrektur:

Auswahl per Drag & Drop: Durch Anwendung von Drag & Drop können Sie den gewünschten Bestand auswählen, aus dem Sie Artikel entnehmen möchten.
Warenkorb: Der vom bestellenden Lager angeforderte Bestellbestand wird zusammen mit der entsprechenden Position der Entnahme im Warenkorb dargestellt.
Menge anpassen: In der Warenausgabe kann Ihrerseits die ausgebende Menge manuell angepasst und korrigiert werden (z.B bei unzureichender Stückzahl des bestellten Artikels).

Interne Warenausgabe durchführen:

Ausgabe freigeben: Nachdem Sie die gewünschten Artikel im Warenkorb ausgewählt haben, wird die Warenausgabe durch die Auswahl des Buttons Warenkorb ausgeben durchgeführt. Dadurch wird der Versand der Ware freigegeben.
Automatisierte Erstellung des Wareneingangs: Im Hintergrund wird für alle Artikel des Warenkorbs automatisch ein neues Dokument im Tab Interne Wareneingänge erstellt. Dieses Dokument dient dem bestellenden Lager als Checkliste zur Kontrolle der Lieferung.
Abschluss der Entnahme: Dieser Schritt markiert den Abschluss der Entnahme und bestätigt, dass die Artikel das Lager verlassen haben.

Bestellstatus und -verfolgung:

Nach Auswahl und Bearbeitung Ihrer Bestellung im ausgebenden Lager wird die Ware versendet.
Die Bestellung erscheint nun in den Internen Wareneingängen des bestellenden Lagers unter der Bearbeitungsstufe Erstellt.
Statusverfolgung: Die ursprüngliche Bestellung bleibt bis zur vollständigen Ausgabe in der Bearbeitungsstufe Bestellt. In den Bestellpositionen haben alle bereits gelieferten Positionen den Status geliefert. Dies gewährleistet eine klare Nachverfolgung und einen transparenten Überblick über den Fortschritt der Bestellung bis zu ihrer finalen Abwicklung.

Interne Wareneingänge (optional)

Abschluss durch bestellendes Lager:

Nachdem die Ware vom Hauptlager versendet wurde, buchen Sie den Wareneingang in Ihrem internen Lager:

1.Überprüfung der gelieferten Positionen:

Dialog öffnen: Durch Doppelklick auf die entsprechende Bestellung im Tab Interne Wrenbestellung öffnet sich der Dialog Gelieferte Positionen.
Übersicht: Sie sehen eine übersichtliche Darstellung der bestellten, aktuell gelieferten und noch offene Menge (bei Teillieferungen).
Details: Zusätzliche Informationen wie Bezeichnung, Größe, Lagerort und weitere Details sind ebenfalls ersichtlich.

2. Mögliche Korrekturen und Einlagerung:

Korrekturen: Falls Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen, können Sie Mengenangaben sowie Lagerort/Lagerfach Ihrerseits korrigieren.
Einlagern: Durch Auswahl des Buttons Einlagern erhalten Sie über einen Dialog die Information, dass die Artikel erfolgreich eingelagert wurden.
Die eingelagerte Ware kann nun aus dem Lager heraus genutzt werden, um beispielsweise an Fahrzeuge oder Personen eine Ausgabe durchzuführen.

3. Bestellung Vollständig verbuchen und abschließen:

Bestellung vollständig: Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK, um den Dialog Bestellung Vollständig aufzurufen, der die vollständige Verbuchung der Bestellung bestätigt.

Weiterbearbeitung (Abschluss): Sie haben die Möglichkeit, die Bestellung auf die nächstmögliche Bearbeitungsstufe zu setzen. Über diese Bearbeitungsstufe können Sie den Wareneingang und die Bestellung als abgeschlossen kennzeichnen.

Bestätigen Sie diesen Schritt einfach mit dem Ok Button.
Visualisierungshinweis: Unter Gelieferte Positionen sind noch offenen oder nicht gelieferte Bestellungen Farblich dargestellt zur besseren Übersicht.

Damit ist Ihre Bearbeitung und der damit verbunden internen Bestellprozess vollständig abgeschlossen und der Wareneingang erfolgreich verbucht.

Interne Bestellung automatisch anlegen

Um den Lagerbestand effizient zu überwachen und Materialnachschub automatisiert zu planen, haben Sie die Möglichkeit, interne Bestellungen auf Basis der Bedarfsermittlung zu generieren.

Vorgehensweise:

Modul öffnen → Wechsel Sie in das Menü: Materialwirtschaft → Interne Bestellungen
Funktion starten:
- Klicke Sie oben auf den Button: Bestellung lt. Bedarfsermittlung
Auswahl des Lagers
- Wählen Sie im Dialog das gewünschte Lager aus, für das die Bestellung generiert werden soll.

Bedarf ermitteln lassen
Das System prüft automatisch die folgenden Bestandswerte für jeden Artikel des Lagers:
- Den aktuellen Ist-Bestand
- Den Meldebestand und Mindestbestand
- Den hinterlegten Sollbestand

Alle Artikel mit Unterschreitung der Grenzwerte werden automatisch in die Bestellung übernommen.

Bestellvorschlag prüfen und erzeugen

Bestellvorschlag prüfen: In der angezeigten Liste können folgende manuelle Aktionen erfolgen:

Artikel entfernen, die nicht bestellt werden sollen.
Mengen manuell anpassen.
Kommentare ergänzen (optional).

Interne Bestellung erzeugen:

Mit Klick auf Übernehmen wird die interne Bestellung im System gespeichert und zur Bearbeitung an das Hauptlager übermittelt.

Voraussetzungen:

Artikel müssen dem Lager zugeordnet sein.
Mindest-, Melde- und Sollbestände müssen hinterlegt sein (Stammdaten → Artikel → Lagerzuordnung)

Hinweis: Die automatische Bedarfsermittlung berücksichtigt nur Artikel mit Lagerführung und aktivierter Bestandsüberwachung. Artikel ohne Sollwerte oder ohne Lagerbezug werden nicht berücksichtigt.