Servicekarten: Effiziente und digitale Tankverwaltung

Servicekarten sind ein äußerst praktisches und vorteilhaftes Werkzeug für Organisationen, um den Tankvorgang effizienter und digitaler zu gestalten. Sie bieten insbesondere in großen Organisationen mit hohem Fahrzeugbetankungsbedarf zahlreiche Vorteile.

Funktionsweise von Servicekarten:

Bargeldloses Tanken:

• Mit einer Servicekarte können Fahrzeuge jederzeit an allen Tankstellen des jeweiligen Anbieters jederzeit tanken. Dies erfolgt vollständig bargeldlos und in der Regel – ohne ohne Mindestumsatz.

Zentrale Abrechnung:

• Die Bezahlung der Tankvorgänge erfolgt typischerweise monatlich gesammelt an die ausgegebene Kartenstelle. Dies reduziert den administrativen Aufwand in Ihrer Organisation.

Kostenlose Bereitstellung:

• Die meisten Tankstellen und Kartenanbieter stellen Servicekarten kostenlos zur Verfügung.

Vorteile für die Organisationseinheit:

Die Implementierung von Servicekarten bietet Ihrer Organisationseinheit mehrere entscheidende Vorteile:

Einfache Kontrolle:

• Die Nutzung von Servicekarten ermöglicht eine lückenlose Überwachung und Nachverfolgung aller betrieblichen Tankvorgänge.

Transparenz:

• Sämtliche Tankvorgänge werden zentral und digital dokumentiert. Dies schafft eine vollständige Übersicht über den Kraftstoffverbrauch und die damit verbundenen Kosten.

Digitalisierung:

• Die papierlose Abwicklung des gesamten Tankprozesses reduziert den manuellen Aufwand für alle Beteiligten erheblich und führt zu eine Steigerung der Effizienz.

• Flexibilität:

• Fahrzeuge können ohne geografischen Einschränkungen an einer Vielzahl von Tankstellen, oft bundesweit, betankt werden.

Fazit: Mit Servicekarten behält die Organisation alle Strukturen der Fahrzeugbetankung im Blick und kann den betrieblichen Aufwand minimieren, während die Prozesse gleichzeitig digitalisiert werden.

Servicekarten: Übersicht und Verwaltung

Das Formular Servicekarten dient der zentralen Übersicht und Verwaltung aller in Ihrer Organisation registrierten Tankkarten (Servicekarten).

Linke Seite des Formulars: Liste der Servicekarten

Die linke Seite bietet eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Merkmale jeder Karte:

Kartennummer:

• Die eindeutige Identifikationsnummer der Tankkarte.

Kartentext:

• Eine kurze Beschreibung oder zusätzliche Informationen zur Karte.

Gültigkeit:

• Der Zeitraum (Start-und Enddatum), in dem die Karte verwendet werden kann.

Verknüpfte Artikel/Fahrzeuge:

• Eine Auflistung der spezifischen Fahrzeuge oder Artikel, die dieser Servicekarte fest zugeordnet sind.

Rechte Seite des Formulars:Detaillierte Informationen

Unter dem Textfeld Informationen auf der rechten Seite des Formulars werden detaillierte Angaben zur ausgewählten Servicekarte angezeigt, darunter:

• Der Artikel oder das Fahrzeug, dem die Servicekarte zugeordnet wurde.

• Die Angabe, ob es sich um eine Poolkarte handelt.

Was ist eine Poolkarte?

Eine „Poolkarte“ ist eine flexible Tankkarte, die:

• Nicht fest mit einem spezifischen Fahrzeug oder Artikel verknüpft ist.

• Von mehreren Fahrzeugen oder Artikeln gemeinsam genutzt werden kann.

Anwendungsbeispiele:

Fahrzeugbezogene Karten:

• Diese Karten sind fest einem Fahrzeug zugeordnet und werden ausschließlich für dieses Fahrzeug genutzt, z.B. für einen bestimmten Einsatzwagen.

Poolkarten:

• Diese Karten finden Ihren Einsatz vor allem in Organisationen mit wechselnd genutzten Fahrzeugen oder in einer Flotten, wo Fahrzeuge gemeinsam verwendet werden und eine flexible Zuweisung der Karte sinnvoll ist.

Dieses Formular ermöglicht Ihnen eine klare Zuordnung und effiziente Verwaltung Ihrer Servicekarten, unabhängig davon, ob sie einem festen Fahrzeug zugeordnet oder flexibel als Poolkarte nutzbar sind.

Servicekarten: Hinzufügen/Entfernen

Im Formular Servicekarten können Sie die Verwaltung Ihrer Tankkarten durch Hinzufügen oder Entfernen von Einträgen steuern.

Servicekarten hinzufügen:

• Hinzufügen-Button:

• Nutzen Sie den Hinzufügen-Button, um neue Servicekarten in das System aufzunehmen.

Informationseingabe:

• Dabei können Sie die bereits genannten Informationen erfassen (Kartennummer, Kartentext, Gültigkeit). Zuordnung der neuen Karte zu den entsprechenden Fahrzeugen oder Artikeln zuordnen.

Servicekarten entfernen:

• Entfernen-Button: Um eine nicht mehr benötigte Servicekarte zu löschen, wählen Sie die entsprechende Karte in der Liste aus und klicken Sie anschließend auf den Button Entfernen.

Hinweis: Falls keine Importfunktion für Servicekarten/Tankkarten zur Verfügung steht, müssen alle Karten manuell im System angelegt und gepflegt werden. Das bedeutet:

• Jede Servicekarte muss einzeln über das Formular hinzugefügt werden.

• Alle relevanten Felder (z. B. Kartennummer, Gültigkeit, Fahrzeugzuordnung) müssen manuell eingetragen werden.

• Fehlerquellen wie falsche Datumsangaben oder fehlende Pflichtfelder können nur durch sorgfältige Eingabe und Kontrolle vermieden werden.

• Bei größeren Datenmengen oder häufigen Änderungen ist der Aufwand deutlich höher und die Fehleranfälligkeit steigt.

Eine Importfunktion erleichtert die Verwaltung erheblich, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler. Fehlt sie, ist die Verwaltung weniger effizient und zeitintensiver.

Servicekarten importieren

Um Servicekarten oder Tankkarten effizient in das System zu übernehmen, steht eine Importfunktion zur Verfügung. Diese ermöglicht es, Kartendaten aus einer CSV-Datei direkt in die Datenbank zu importieren.

Vorgehen beim Import

Importdialog öffnen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ im rechten Seitenbereich.

• Es öffnet sich das Fenster „Servicekarten/Tankkarten aus einer CSV-Datei in die Datenbank importieren“.

Datei auswählen:

• Wählen Sie die gewünschte CSV-Datei über das Dateiauswahlfeld aus.

CSV-Einstellungen:

• Geben Sie an, ab welcher Zeile die Datei importiert werden soll (z. B. Zeile 2, wenn Zeile 1 Überschriften enthält).

Format-Einstellungen:

• Tragen Sie das Datumsformat (z. B. dd.MM.yyyy) und ggf. das Zeitformat ein, wie sie in der CSV-Datei verwendet werden.

Poolkarten-Einstellungen:

• Definieren Sie ggf. einen Standardtext für Poolkarten.

Daten prüfen:

• Im Tab „Tankkarten“ werden die zu importierenden Karten mit allen relevanten Feldern (Kartennummer, Kartentext, Gültig bis, Info) angezeigt.

• Kontrollieren Sie die Daten und Formate.

Import starten:

• Klicken Sie auf „Importieren“, um die Daten aus der CSV-Datei zu übernehmen.

• Nach dem Import können Sie die Karten mit „Übernehmen“ endgültig ins System einfügen.

Hinweise zu Datums- und Zeitformaten

Achten Sie darauf, dass das Datums- und Zeitformat in der CSV-Datei exakt mit den Einstellungen im Importdialog übereinstimmt. Beispiele für zulässige Formate:

Fehlerhafte oder abweichende Formate führen dazu, dass Datensätze nicht übernommen werden.

Abschluss

Nach erfolgreichem Import und Übernahme stehen die neuen Servicekarten im System zur Verfügung und können wie gewohnt verwaltet werden.

Verknüpfte Servicekarten

Im Formular Verknüpfte Servicekarten haben Sie die Möglichkeit, die mit einer Servicekarte verbundenen Artikel oder Fahrzeuge zu verwalten und deren Betankungskosten einzusehen.

Verknüpfte Artikel/Fahrzeuge anzeigen:

• Übersicht: Im Textfeld Verknüpfte Artikel/Fahrzeuge werden Ihnen alle Artikel oder Fahrzeuge aufgelistet, die aktuell mit der ausgewählten Servicekarte verbundenen sind.

• Details: Diese Liste enthält relevante Informationen und Details zur Nutzung der Servicekarte im Zusammenhang mit den jeweiligen Artikeln und Fahrzeugen.

Verknüpfung bearbeiten

Um die Zuordnung von Artikeln oder Fahrzeugen zu einer Servicekarte zu bearbeiten folgen Sie diesen Schritten:

• Tab öffnen: Klicken Sie auf den Tab Verknüpfte Artikel/Fahrzeuge bearbeiten.

• Dialogfeld öffnen: Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem Sie die gewünschten Funktionsbereiche auswählen können.

Zuordnung vornehmen:

• Wählen Sie die entsprechenden Artikel oder Fahrzeuge aus.

• Weisen Sie sie der Servicekarte zu (Hinzufügen).

• Entfernen Sie sie (nehmen Sie die Zuordnung zurück).

Betankungskostenübersicht

Nachdem Sie die Verknüpfungen (Artikel/Fahrzeuge) bearbeitet haben, finden Sie eine detaillierte Übersicht über die Betankungskosten, die mit dieser Servicekarte verbunden sind.

Detaillierte Kosteninformationen:

Diese Übersicht umfasst folgende Informationen, um die Kosten transparent nachzuvollziehen:

Betankungsdatum:

• Wann die Betankung stattgefunden hat.

Tankstelle:

• Die Tankstelle (Eigen- oder Fremdtankstelle) an der getankt wurde.

Betankungsort:

• Der genaue Ort der Tankstelle (Adresse oder Standort).

Gesamtpreis netto und brutto:

• Die Kosten des Tankvorgangs vor und nach Steuern.

Quelle:

• Information darüber, von welchem System oder Benutzer die Betankungsinformation stammt (z. B. Import, manuelle Eingabe) .

Nutzen: Diese umfassende Funktion hilft Ihnen, alle relevanten Informationen zu den mit einer Servicekarte verbundenen Fahrzeugen oder Artikeln sowie den zugehörigen Betankungskosten effizient zu verwalten und stets im Blick zu behalten.

Hinweis zu Datumsangaben

Achten Sie bei der Erfassung und Pflege von Servicekarten besonders auf die korrekten Datumsangaben für die Gültigkeit (Start- und Enddatum). Falsche oder unvollständige Datumswerte können dazu führen, dass Karten nicht wie gewünscht verwendet werden können oder im System als ungültig erscheinen.

Sollte zukünftig eine Importfunktion für Servicekarten bereitgestellt werden, ist ebenfalls darauf zu achten, dass alle Datumsfelder im richtigen Format und vollständig angegeben sind. Fehlerhafte Datumsangaben führen beim Import zu Warnungen oder zum Ausschluss der betroffenen Datensätze.

Import von Servicekarten/Tankkarten

Das System ermöglicht den Import von Servicekarten und Tankkarten aus einer CSV-Datei. Über das entsprechende Formular können Sie eine Datei auswählen und die Einstellungen für den Import festlegen:

• Dateipfad: Auswahl der CSV-Datei.
• CSV-Einstellungen: Festlegung, ab welcher Zeile die Daten importiert werden (z. B. ab Zeile 2, wenn Zeile 1 Überschriften enthält).
• Format-Einstellungen: Angabe des Datumsformats (z. B. dd.MM.yyyy - HH:mm) und ggf. Zeitformat.
• Poolkarten-Einstellungen: Definition der Bezeichnung für Poolkarten.

Wichtige Felder beim Import

Die CSV-Datei sollte folgende Felder enthalten:

• Equipment-Nr.
• KFZ-Kennzeichen
• Transaktionsdatum
• Rechnungsnummer
• Kosten-/Warengruppe
• Absatz
• Preis pro Einheit
• Gesamtwert
• MwSt.
• Servicecard
• Ort
• Kilometerstand

Hinweise zur Datenvalidität

Achten Sie besonders auf das korrekte Datumsformat und vollständige Angaben in allen Pflichtfeldern. Fehlerhafte Datumsangaben oder fehlende Pflichtfelder führen zu Warnungen oder zum Ausschluss der betroffenen Datensätze beim Import.

Mit Klick auf „Importieren“ werden die Daten übernommen und Sie erhalten eine Bestätigung über erfolgreiche und fehlerhafte Datensätze.

Beispiele für Datums- und Zeitformate beim Import

Achten Sie darauf, dass das Datums- und Zeitformat in der CSV-Datei exakt mit den Einstellungen im Import-Dialog übereinstimmt. Fehlerhafte Formate führen zu Warnungen oder zum Ausschluss der betroffenen Datensätze.