Warenwirtschaft

Überblick und Funktionen

Das Modul Warenwirtschaft bietet Ihnen umfassende Funktionen zur Verwaltung Ihrer Lagerbestände und Bestellprozesse.

Kernfunktionen:

• Bestellmanagement: Neue Produkte bestellen, den Status aktueller Bestellungen überprüfen.

• Bestandsprüfung: Automatische Bedarfsermittlung aller Artikel/Geräte unter Berücksichtigung von Mindestbestellmengen.

• Wareneingang: Einsicht in Ihre erfolgten Wareneingänge.

• Automatisierte Bestellfunktion:

  • Überprüfung mehrerer Produktbereiche auf Fehlbestände zu einem festgelegten Zeitpunkt.

  • Die erkannten Fehlbestände lassen sich nach Lieferanten sortieren.

  • Anschließender automatischer Versand von Bestellungen per E-Mail oder (falls konfiguriert) per Fax.

  • Diese automatisierte und zeitgesteuerte Bestellfunktion ist besonders nützlich, zum Beispiel für die Produktbestellung in einer Apotheke, wo präzise und pünktliche Bestellungen entscheidend sind.

Bearbeitung und Berechtigungen:

• Berechtigungen: Ihre hinterlegten Berechtigungen bestimmen, welche dieser Funktionen Ihnen angezeigt werden.

• Bestellungen bearbeiten: Sie können bereits durchgeführte Bestellungen entfernen und bearbeiten.

• Neubestellung generieren: Sie haben die Möglichkeit, eine Bestellung mit der linken Maustaste auszuwählen und über die Option Positionen neu bestellen eine neue Bestellung zu generieren.

Die Warenwirtschaft: Ihr System für Bestand und Bestellungen

Die Warenwirtschaft ist Ihr zentrales Werkzeug, um Lagerbestände und Bestellungen präzise zu verwalten. Sie sorgt für einen reibungslosen Materialfluss und verschafft Ihnen jederzeit den vollen Überblick.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Einfache Bestellungen: Sie können neue Artikel direkt im System bestellen. Die Warenwirtschaft unterstützt Sie dabei, indem sie automatisch den Bedarf ermittelt, basierend auf Ihren festgelegten Mindestbestellmengen. So vermeiden Sie Engpässe.

• Transparenter Bestellstatus: Sie sehen jederzeit den aktuellen Status Ihrer Bestellungen.

• Effiziente Wareneingänge: Lieferungen werden schnell erfasst und verbucht. Das System hilft Ihnen, Wareneingänge zu prüfen und zu dokumentieren.

  • Automatische Nachbestellungen: Erkannte Fehlbestände können automatisch und zeitgesteuert zur Bestellung vorgeschlagen und sogar direkt per E-Mail oder Fax an Lieferanten gesendet werden. Das spart Zeit und sichert die Verfügbarkeit wichtiger Artikel.

• Flexible Verwaltung: Bestehende Bestellungen lassen sich einfach bearbeiten oder neu generieren.

Die verfügbaren Funktionen passen sich an Ihre Berechtigungen an, sodass Sie stets die für Ihre Aufgaben relevanten Informationen sehen. Die Warenwirtschaft gewährleistet somit Ordnung und Effizienz in Ihrem gesamten Materialmanagement.

Bearbeitungsstufe/Bestellpositionen

Beim Öffnen des Formulars sehen Sie je nach Auswahl eine Darstellung der Tabs, Bestellungen, Wareneingänge und gelöschte Belege.

Sie können die entsprechenden Dokumente einsehen,indem Sie das gewünschten Zeitraum und die jeweiligen Aktion auswählen. Die Übersicht zeigt alle Bestellungen und Wareneingänge an, gruppiert nach Ihrer Bearbeitungsstufe.

Anzeige: Existiert kein Dokument mit einer bestimmten Bearbeitungsstufe, wird diese Stufe auch nicht angezeigt.

Filterung: Dasselbe gilt für den Filter: Falls beispielsweise kein Dokument der Stufe 2 vorhanden ist (wie im Beispiel) wird die 2 Stufe im Filter ebenfalls nicht angeboten.

Funktionsbereich wählen

Nachdem Sie das Modul Warenwirtschaft geöffnet haben, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie den Funktionsbereich aus und übernehmen diesen.

• Zusätzlich können Sie über das Textfeld Artikel suchen nach dem gewünschten Artikel filtern.

Im nebenstehenden Beispiel der Bestellungen wurde nur der Funktionsbereich Kleiderkammer gewählt. Hier werden nun alle vorhanden Bearbeitungsstufen sowie die Bezeichnung der Bestellung (z.B. Automatische Nachbestellung, Bestellung aus Fehlbeständen, …) der gesamten „Kleiderkammer“ übersichtlich dargestellt.

Bestelloptionen filtern

Nachdem Sie einen Funktionsbereich geöffnet haben, können Sie für die Tabs Bestellungen, Wareneingänge und Gelöschte Belege die einzelnen Bestellpositionen durch eine Texteingabe filtern.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Geben Sie den gewünschten Text (z.B. eine Artikelbezeichnung) in das Filterfeld ein

• Im Beispiel werden Ihnen zum gewählten Artikel „HAIX“ unter den Bearbeitungsstufen die entsprechenden Bestellungen für die einzelnen Aktionen angezeigt.

• Zusätzlich werden die einzelnen Belegnummern sowie Wareneingangscheine aufgeführt, deren Bestellung den o.g Artikel beinhalten.

Bestellung

Die Bestellung ist der erste Schritt und ein bindender Auftrag an einen Lieferanten, bestimmte Artikel zu liefern. Sie ist im Grunde die Anforderung von Gütern oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt.

Hauptmerkmale einer Bestellung:

• Planung: Sie wird ausgelöst, wenn ein Bedarf an Material, Produkten oder Geräten festgestellt wird (z.B. aufgrund von Mindestbeständen, Produktionsanforderungen oder Kundenaufträgen).

• Vertragsgrundlage: Eine Bestellung ist eine rechtlich bindende Willenserklärung, die auf den Abschluss eines Kaufvertrags abzielt.

• Inhalt: Sie enthält alle wichtigen Informationen über die gewünschten Artikel, wie z.B. Artikelnummern, Bezeichnungen, Mengen, Preise, Lieferdatum, Liefer- und Zahlungsbedingungen, sowie die Adressen von Besteller und Lieferant.

• Zweck: Eine Bestellung dient dazu, die Beschaffung von Waren zu initiieren und den Lieferanten über den Bedarf zu informieren.

Bestellungen anlegen und bearbeiten

Der Dialog Bestellung B.. wird geöffnet, indem Sie:

• Einen Doppelklick auf die jeweilige Bearbeitungsstufe ausführen,

• oder auf den Button Hinzufügen klicken.

Dieser Dialog enthält die Bereiche Details zum Lieferanten und die Bestellpositionen.

Erfassung der Bestelldaten:

Hier können Sie alle relevanten Daten zur Bestellung eingeben oder bereits hinterlegte Details aus den Stammdaten übernehmen.Dazu gehören:

• Details zur Bestellung: Belegdatum voraussichtliches Lieferdatum, Bezeichnung.

• Artikel- und kundenspezifische Informationen: Lieferbedingungen, zusätzliche Beschreibungen.

Kurzzusammenfassung:

• Die Bestellung ist der Auftrag an den Lieferanten Ware zu beschaffen,also eine Aufforderung zur Lieferung.

• Ohne eine Bestellung gibt es in der Regel auch keinen Wareneingang.

Rechnungs- und Versandanschrift

Wenn die Rechnungsanschrift der Versandanschrift entspricht, wird diese automatisch in die entsprechenden Textfelder übernommen, sobald Sie die dafür vorgesehene Checkbox auswählen.

Bestellposition:

Im Textfeld Bestellpositionen finden Sie unter anderem folgende Details:

• Artikeleigenschaften

• die Bestellmenge mit ihrem Lieferstatus (z. B. "geliefert", "ausstehend") und weitere spezifische Eigenschaften zur Bestellung.

Lieferanten und Lieferanschrift verwalten

Wenn Ihre Lieferanten bereits in den Stammdaten erfasst sind, können Sie sie bequem über das Icon auswählen.

Auswahl eines Lieferanten:

• Dialog Öffnen: Das Icon öffnet den Dialog Auswahl eines Hersteller/Lieferanten wo Sie aus einer einer bestehenden Liste wählen können.

• Suche Verfeinern: Um Ihre Suche zu verfeinern und zu vereinfachen, nutzen Sie die Checkboxen "Synonymsuche" und "**inaktive Hersteller/Lieferanten anzeigen**".

  • Details zur Definition und den Auswirkungen dieser Checkboxen finden Sie unter Stammdaten Hersteller/Lieferanten.

Versand- und Rechnungsanschrift festlegen

Für die Versand- und Rechnungsanschrift treffen Sie Ihre Auswahl im Textfeld Anschrift (auf der rechten Seite) , indem Sie auf die drei Punkte Symbol klicken. Dies öffnet den Dialog Lieferanschrift wählen.

Hier haben Sie folgende Optionen:

• Auswählen: Wählen Sie aus bereits hinterlegten Adressen.

• Hinzufügen: Erfassen Sie eine neue Adresse.

• Entfernen: Löschen Sie eine vorhandene Adresse.

Dieselbe Vorgehensweise gilt auch für die Rechnungsanschrift.

Definition der Tabs im Formular

Rechts im Formular befinden Sich zu der Bestellung diverse Tabs:

Details: Notizen und grundlegende Informationen zur Bestellung (Bezeichnung der Bestellung, Bestelldatum, voraussichtliches Lieferdatum)

Versand/ Rechnungsanschrift: Erfassung der relevanten Details zur Liefer- und Rechnungsanschrift.

Bedingungen: Hinterlegen von Informationen zum Lieferanten (Mindestabnahme, Lieferkonditionen).

Kostenzuordnung: Erweiterte Angaben zur finanziellen Zuordnung (Finanzposition, Kostenstelle, Zahlungsart).

Medien: Einfügen von Dokumenten und Dateien (Bestellbelege, Fotos von Artikeln etc).

Wareneingänge: Darstellung aller erfassten Wareneingänge die zu dieser Bestellung gehören (Belegnummern, Bezeichnung).

Abgeleitete Bestellungen: Darstellung von Kopien oder Folgebestellungen, die von dieser Originalbestellung abgeleitet wurden.

Historie: Darstellung des Bestellverlaufs, unterteilt nach den einzelnen Bearbeitungsstufen (Erstellt, Einkauf, Bestellt, Wareneingang etc.)

Artikelgruppe auswählen und Bestellpositionen hinzufügen

Im Dialog Bestellung B... können Sie unter dem Tab Bestellpositionen Ihre Artikel Hinzufügen auswählen.

• Es öffnet sich der Dialog "Artikelgruppen auswählen" (im Beispiel der Kleiderkammer Einsatzkleidung).

• Wählen Sie hier den gewünschten Artikel aus und übernehmen diesen.

Referenzartikel und Datenauswahl:

• Anschließend wird der Dialog Referenzartikel auswählen geöffnet, in welchem alle relevanten Daten zum Artikel (hier im Beispiel der "Schaftstiefel Haix") dargestellt werden.

Hinweis: Wenn Sie Keinen Referenzartikel auswählen, bedeutet dies, dass bestimmte hinterlegte Daten (z. B. die Größe) zu diesem Artikel nicht übernommen werden.

Belegpositionen

Nachdem Sie Ihren Artikel ausgewählt haben, öffnet sich der Dialog Belegpositionen. Dieser Dialog enthält alle relevanten Informationen zur Bestellung und dem ausgewählten Artikel.

Bestellabschluss:

• Geben Sie die benötigte Bestellmenge in das Textfeld ein.

• Schließen die Bestellung mit Übernehmen ab.

Ihre ausgeführte Bestellung wird nun unter Bestellung B angezeigt und kann dort mit weiteren mit Informationen (siehe Bestellungen) bearbeitet werden.

Bearbeitungsstufe

Ihre Bestellungen und Wareneingänge sind in verschiedene Bearbeitungsstufen unterteilt. Diese Stufen können je nach Bearbeitungsstand aufwärts-/abwärtskompatibel geändert werden. Ihre Bestellung wird initial als erste Stufe unter der Bearbeitungsstufe: 1-Erstellt aufgeführt.

Ablauf und Regeln:

• Initialisierung: Ihre Bestellung wird initial als erste Stufe unter der Bearbeitungsstufe: 1 - Erstellt aufgeführt.

• Bearbeitungsfluss: Jede weitere Bearbeitung der Bestellung durchläuft nun jede einzelne Bearbeitungsstufe bis zum finalen Wareneingang.

• Änderbarkeit: Sie können beispielsweise von der Bearbeitungsstufe: 2 - Prüfung auf die Bearbeitungsstufe: 3 ändern.

• Wichtige Regel: Sie können die Bearbeitungsstufen jedoch nicht überspringen.

Weiter Informationen dazu finden Sie unter Stammdaten Bearbeitungsstufen.

Lieferung bearbeiten

Sobald Ihre Bestellung eingetroffen ist,gehen Sie wie folgt vor:

Bestellung öffnen: Wählen Sie diese per Doppelklick aus.

Dialog öffne: Dadurch öffnet sich der Dialog Bestellung B ... mit den dazugehörigen Belegpositionen.

Bearbeitungsstufe anpassen :Unten rechts im Formular können Sie nun Ihre Bestellung der entsprechenden Bearbeitungsstufe anpassen.

Wichtig: Beachten Sie, dass das Lieferung Icon erst ab einer bestimmten Bearbeitungsstufe freigeschaltet wird (hier im Beispiel ab der Stufe „bestellt“).

Wareneingang

Der Wareneingang ist der physische und administrative Prozess, der beginnt, wenn die bestellten Waren tatsächlich im Unternehmen ankommen. Er ist die Reaktion auf eine zuvor getätigte Bestellung.

Hauptmerkmale eines Wareneingangs:

• Annahme: Die Waren werden vom Lieferanten entgegengenommen.

• Kontrolle: Die gelieferte Ware wird auf Vollständigkeit, Richtigkeit (gemäß Bestellung und Lieferschein) und Qualität geprüft. Eventuelle Schäden oder Abweichungen werden dokumentiert.

• Dokumentation: Der Wareneingang wird im System erfasst, oft basierend auf dem Lieferschein. Dies beinhaltet die Aktualisierung der Bestandsdaten.

• Einlagerung: Nach erfolgreicher Prüfung und Verbuchung werden die Waren in das Lager gebracht und ihrem vorgesehenen Lagerplatz zugewiesen.

• Zweck: Der Wareneingang stellt sicher, das die bestellten Waren korrekt empfangen, geprüft und in den Lagerbestand aufgenommen werden, um sie für den weiteren Gebrauch (Produktion, Verkauf, etc.) verfügbar zu machen.

Kurzzusammenfassung:

Der Wareneingang ist der Prozess, der abläuft, wenn bestellte Waren im Unternehmen ankommen, geprüft und verbucht werden.

Er ist somit eine Bestätigung und Verarbeitung der bestellten Lieferung.

Wareneingang erfassen

Um den Wareneingang zu Ihrer Bestellung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie rechts im Formular auf das Lieferung Symbol. Dadurch öffnet sich der Dialog Wareneingang: Positionen aus Bestellung übernehmen. Sie können den Wareneingang durch Auswahl der Checkbox und Bestätigung des Buttons erfassen.

Übersicht Bestellposition:

In dem Textfeld Bestellposition ist ersichtlich, welcher Artikel geliefert wurde bzw. noch ausstehend ist:

Statusanzeige:

• Ein grüner Haken signalisiert die bereits gelieferte Menge.

• Ein roter Punkt signalisiert die noch ausstehende Menge.

Zugang buchen (Massenartikel)

Sie befinden sich nun im Formular Wareneingang. Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Positionen zu Verbuchen. Wählen Sie die Position(en) aus und klicken Sie auf Verbuchen (z. B. den Dialog Ausgewählte Positionen verbuchen (1 Pos.)).

Massenartikel verbuchen:

• Dies öffnet den Dialog Massenartikel verbuchen. Hier können Sie Angaben zu dem bestellten Artikel sowie Lieferdetails (falls noch nicht vorhanden) eingeben können.

• Buchen Sie den Bestand nach Ihrem Ermessen in eine Annahmeliste oder direkt auf ein zuvor ausgewählten/ausgewähltes Standort/Lager.

Abschluss und Stufenwechsel:

• Nach der Buchung und Bestätigung des Dialogs Wareneingang vollständig erscheint die Meldung „Der Wareneingang ist vollständig verbucht. Möchten Sie den Wareneingang auf die nächstmögliche Stufe setzen?

• Nach Ihrer Bestätigung wird der Wareneingang automatisch auf die Bearbeitungsstufe Einlagerung heraufgesetzt.

Nachvollziehbarkeit:

• Im Tab Wareneingang können Sie die einzelnen Wareneingänge samt Beleg nachvollziehen.

• Im Tab Historie (wie im nebenstehenden Beispiel) sind die einzelnen Bearbeitungsstufen ersichtlich.

Einzelartikel verbuchen

Das Verbuchen eines Einzelartikels funktioniert identisch wie das von Massenartikeln, alle Schritte bis zur finalen Buchung sind dieselben.

Im Dialog Einzelartikel verbuchen gehen Sie wie folgt vor:

• Daten hinterlegen: Sie hinterlegen Sie die Daten in der Vorlage, die dann automatisch für alle unten aufgeführten Artikel übernommen werden.

Identifikation und Kennzeichnung: Abschließend können Sie für jeden Artikel:

• Eine Inventarnummer/Laufende Nummer.

• Einen ID-Code generieren lassen.

• Gegebenenfalls ein Artikeletikett drucken lassen.

Gelöschte Bestellungen verwalten

Unter dem Tab gelöschte Belege finden Sie eine Übersicht aller Bestellungen aus dem zuvor gewählten Funktionsbereich, die vor Abschluss Ihrer jeweiligen Bearbeitungsstufe mitsamt den zugehörigen Artikeln (siehe Bestellpositionen) entfernt wurden.

Sie haben zwei Optionen, um mit diesen gelöschten Bestellungen zu verfahren:

• Endgültig entfernen: Unwiderrufliches Löschen der Bestellungen und aller darin enthaltenen Artikel aus dem System. Die Daten sind nicht mehr verfügbar.

• Wiederherstellen: Nutzen Sie den Wiederherstellen Button. Eine neue Bestellung wird generiert und unter der Bearbeitungsstufe (Bestellung) mit den ursprünglichen Bestelldaten (Bestellnummer, Datum) aufgeführt.

Automatische Nachbestellung auslösen

Am Ende des Formulars können Sie eine Automatische Nachbestellung auslösen,vorausgesetzt der Mindest-/Sollbestand wurde in Ihren Stammdaten korrekt hinterlegt.

Vorgehensweise:

1. Wählen Sie einen Funktionsbereich aus, zum Beispiel Apotheke.

2. Klicken Sie auf den Button für die automatische Nachbestellung.

Systemverarbeitung:

• Die Ermittlung der fehlenden Bestände wird Ihnen im unteren Teil des Formulars visuell durch einen Ladebalken angezeigt.

• Nach dem Abgleich mit dem Mindest-/Sollbestand werden die fehlenden Artikelgruppen aufgeführt, wodurch eine neue Bestellung generiert wird.

Bearbeitung und Lieferantenbezug:

• Die aus der automatischen Nachbestellung generierte(n) Bestellung(en) befinden sich nun in der Bearbeitungsstufe "1-Erstellt.

• Durch Auswahl der Bestellung können Sie die einzelnen Bestellpositionen einsehen.

Wichtiger Hinweis: Im dargestellten Beispiel werden zwei Bestellungen angezeigt, da die Artikel bei unterschiedlichen Lieferanten geordert werden. Dies bedeutet, dass für jede Order bei einem Lieferanten eine separate Bestellung generiert wird.