Personaldaten Übersicht

Nachdem Sie eine Person in der Personalübersicht ausgewählt haben, öffnet sich deren Stammblatt als separate Tab-Seite. Die Personalübersicht bleibt dabei geöffnet, was die parallele Bearbeitung mehrerer Personalakten ermöglicht.

Linker Bereich: Wichtige Statusinformationen

Der linke Bereich zeigt Ihnen die zentralen Informationen und den aktuellen Status der Person:

Personendaten: Name, Zugehörigkeit (beruflich/freiwillig) und aktueller Dienstgrad/Funktionen.
Personensuche: Sie können die Textfelder Vor- und Nachname nutzen, um direkt eine Personensuche zu starten.
Gültigkeit von Qualifikationen (Ampelsystem): Hier wird die verbleibende Gültigkeit in Tagen für wichtige Qualifikationen wie AGT/CSA und Rettungsdienst-Eignung (RD) angezeigt.
- Die Werte werden aus dem Tab "Einsatz" unter "Schutzausrüstungseinsätze" in den Personaldaten abgeleitet.
- Die Darstellung erfolgt in Ampelfarben (z. B. Grün, Gelb, Rot) in Abhängigkeit von der verbleibenden Gültigkeit. Details zur Berechnung finden Sie unter AGT/CSA Konfiguration.
Weitere Statusanzeigen: Ähnlich wird die Gültigkeit von Qualifikationen wie z. B. der "Corona Impfung" dargestellt. Diese Anzeige wird durch die Anwendung Stammdaten Zertifikate erstellen ermöglicht.
Deaktivierung: Bei einer Deaktivierung der Person werden das Datum und der Deaktivierungsgrund angezeigt.

Bilder und Fotos Verknüpfen

Im linken unteren Bereich können Sie ein Foto der Person hinzufügen oder anzeigen lassen. Fotos lassen sich per Rechtsklick auf verschiedene Weisen verknüpfen:

Ein Bild (JPG, BMP usw.) aus der Zwischenablage einfügen.
Eine vorhandene Bilddatei (JPG, BMP usw.) verknüpfen.
Ein Bild mit der integrierten Aufnahmefunktion direkt einfügen (eine Kamera muss angeschlossen sein)

Mitte des Formulars: Navigation und Bearbeitung

In der Mitte des Formulars können Sie durch Auswahl einer Kachel zur entsprechenden Tab-Seite navigieren. Auf der geöffneten Seite lassen sich dann alle persönlichen Angaben zum jeweiligen Thema speichern und bearbeiten.

Rechte Seite: Steuerungsfunktionen

Die Auswahl auf der rechten Seite bietet Ihnen wichtige Steuerungs- und Verwaltungsfunktionen:

Vorheriger/Nächster: Wechseln zwischen den Personalstammblättern in der Übersichtsliste.
Aktualisieren: Synchronisiert die Daten, wichtig bei gleichzeitiger Arbeit an mehreren Arbeitsplätzen.
Hinzufügen: Erstellt einen neuen Personalstammsatz.
Übersicht: Zeigt eine Gesamtdatenübersicht an.
Stammdatendruck: Startet den Druck des Personalstammblattes.
Termine/Wiedervorlagen: Dient zum Anlegen neuer Termine oder Wiedervorlagen für diese Person.
Verwaltung: Ermöglicht die Zuordnung eines neuen Dienstes zur Person.

Erläuterung der Tab-Seiten

Die weiteren Tab-Seiten (z. B. Kontaktdaten, Ausbildung, etc.) des Stammblatts entsprechen inhaltlich den zuvor in den Stammdaten beschriebenen Seiten. Der Unterschied besteht darin, dass Sie hier die verfügbaren Stammdaten (wie Funktionen, Dienstgrade, oder Qualifikationen) der ausgewählten Person zuordnen.

TAB: persönliche Daten

Die Tabs "Persönliche Daten" und "Arbeitgeber" im Personalstammblatt dienen der umfassenden Erfassung aller privaten, geschäftlichen und taktischen Informationen zur Person.

Adresse: Erfassung der aktuellen Adresse der Person sowie die Möglichkeit zur Hinterlegung zusätzlicher Adressinformationen.
Kontakt: Hinterlegung von Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Wichtig ist hier die Erfassung der Notfallkontakte (z. B. wer im Falle eines Unfalls benachrichtigt werden soll).
Privat: Enthält diverse private Informationen wie Geburtsort, Geburtsdatum und Staatsbürgerschaft. Hier wird auch die Anzahl der Kinder / schulpflichtigen Kinder erfasst, was für die Urlaubs- und Dienstplanung relevant ist.
Geschäftlich: Informationen zur Tätigkeit, zur Bankverbindung und zu den Abrechnungsdaten.
Rufgruppenverzeichnis: Öffnet einen Dialog, um den Kontakt in einem Rufverzeichnis zuzuordnen und zu verwalten.

Tab Arbeitgeber (Taktische Merkmale)

Dieser Tab ist besonders relevant, wenn freiwillige Kräfte mit dem Programm verwaltet werden. Er dient der Erfassung taktischer Merkmale, die für die Einsatzplanung und den Brandschutzbedarfsplan wichtig sind.

Beruf und Arbeitgeber:

Erfassung über Textfelder.

Dient der Gewinnung zusätzlicher Informationen für die Einsatzbereitschaft und den Brandschutzbedarfsplan.

"Person arbeitet nicht im Einsatzbereich":

Zuordnung über Checkbox (z. B. Montage, Vertrieb, Außendienst).

Zeigt an, ob die Person aufgrund ihrer Tätigkeit nicht schnell verfügbar ist.

"Person ist für Einsätze abkömmlich":

Zuordnung über Checkbox.

Dient zur taktischen Bewertung der Verfügbarkeit während der Arbeitszeit.

TAB: Einsatz

Der Tab Einsatz im Personalstammblatt ist die zentrale Stelle zur Verwaltung der Funktionen, Dienstgrade, Organisationen und der Historie einer Person sowie zur detaillierten Erfassung von Schutzausrüstungseinsätzen und Expositionsdaten.

Funktionen und Organisationen

In diesem Tab können Sie alle Funktionen (Dienstgrade, Abteilungen) bearbeiten, die eine Person in Ihrer Organisation innehat.

Dienstgrade: Verwenden Sie identische Bezeichnungen für Dienstgrade, ergänzt durch den Zusatz "freiwillig" (FF) oder "beruflich" (BF). Beispiel: BOI (freiwillig) vs. BOI (beruflich).

Historie und Aktivität: Die Übersicht fungiert als Historie der Organisationen, bei denen die Person tätig war oder ist. Ist kein Austrittsdatum eingetragen, gilt die Person in der jeweiligen Organisation als aktiv.

Dienstjahre: Die aktiven Dienstjahre werden unter Berücksichtigung von zeitlichen Lücken (Unterbrechung der aktiven Tätigkeit) berechnet. Abhängig von den Kriterien Ihres Bundeslandes wird die Zugehörigkeit zu einer Jugendorganisation voll oder anteilig berücksichtigt.

Wichtige Regel für den Ersteintritt

Die Checkbox "Ersteintritt" kann in den Organisationen nur einmal bei der beruflichen und/oder freiwilligen Tätigkeit gesetzt werden. Die Checkboxen schließen sich gegenseitig aus, und es wird immer das ältere Datum des Ersteintritts gewertet, unabhängig davon, ob es sich um FF oder BF handelt.

Schutzausrüstungseinsätze (AGT/CSA)

Im Sub-Tab "Schutzausrüstungseinsätze" erfassen Sie über einen Dialog, wann eine Person unter welchen Bedingungen mit Schutzausrüstung (AGT/CSA) im Einsatz oder bei einer Übung tätig war:

Ampel-Darstellung: Um die korrekte Berechnung und die visuelle Darstellung der Ampel-Gültigkeit im Stammblatt zu gewährleisten, müssen die relevanten Kriterien mit den entsprechenden Systemwerten hinterlegt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: AGT/CSA Konfiguration.

Expositionsdaten

Hier können Sie detaillierte Expositionsdaten zur Gefährdungsermittlung im Arbeits- bzw. Einsatzbereich erfassen:

Gefahrstoff: Angabe des betreffenden Gefahrstoffs.
Schutzmaßnahmen: Dokumentation technischer Schutzmaßnahmen (z. B. Maßnahmen gegen Emissionen).
Arbeitsbereich: Erfassung des Einsatz- oder Arbeitsbereichs.
Inhalative Exposition: Dokumentation der Atemschutz-Tragedauer.
Dermale Exposition: Angabe, welche Schutzausrüstung (z. B. CSA-Typ) getragen wurde.

Exposition (Erfassung von Kontaminationen)

Die Exposition erweitert die Dokumentation des Schutzausrüstungseinsatzes um die Erfassung potenzieller Kontaminationen und Verschleppungen, insbesondere durch Hand-Mund-Kontakt (z. B. mit Gefahrstoffen wie Blei).

Diese Dokumentation ist wichtig, da sie mit der Zentralen Expositionsdatenbank (ZED) der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) korrespondiert. Die ZED dient der zentralen Erfassung von Beschäftigten, die krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorien 1A und 1B ausgesetzt sind.

Exposition hinterlegen

Um einen Expositionsfall zu dokumentieren, folgen Sie diesen Schritten:

Reiter Exposition auswählen:
- Öffnen Sie den entsprechenden Reiter. Das System zeigt automatisch den Vor- und Nachnamen der zuvor im Schutzausrüstungseinsatz ausgewählten Person an.
Informationen hinzufügen:
- Ergänzen Sie alle benötigten Informationen entweder manuell oder wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü aus.

Detaillierte Felder

Gefahrstoff: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen Stoff aus, der zuvor aus der ZED-Liste importiert wurde. Die Auswahl zeigt folgende Informationen an:

Name des Stoffes
ZED-ID
CAS-Nummer: (zur eindeutigen Identifikation)

Diese Angaben gewährleisten eine präzise Zuordnung und Identifikation des jeweiligen Gefahrstoffs.

Stoff Gemisch:

Wenn Gefahrstoffe nicht in der ZED-Liste enthalten sind, können diese hier manuell hinten.
Geben Sie die relevanten Gefahrstoffe im Feld Gefahrstoff an.

Arbeitsbereich / Tätigkeit:

Selektieren Sie über das Dropdown-Menü den Arbeitsbereich / die Tätigkeit, den bzw. die die Gefährdung betrifft.
Falls keine passende Auswahl vorhanden ist, nutzen Sie das Textfeld "Sonstiger Arbeitsbereich" für die manuelle Eingabe.

Schätzung:

Geben Sie das Datum der gemachten Schätzung an und selektieren Sie weitere Angaben aus der vorgegebenen Dropdown-Liste.

Bemerkungen & Quellenangabe:

Achten Sie darauf, die jeweiligen Werte, auf die sich eine Schätzung bezieht, im Feld Bemerkungen detailliert auszuführen. Die Quelle der bezogenen Werte muss im Feld Quellenangabe als Bezug angegeben werden

Inhalative Exposition

Inhalative Exposition beschreibt das Vorhandensein eines Gefahrstoffes in der Atemluft einer Person. Die Dokumentation erfolgt über die Angabe der Konzentration des Stoffes und dem zugehörigen zeitlichen Bezug (Dauer der Exposition).

Unfallartiges Ereignis:

Plötzliche Freisetzung von Stoffen, z. B. durch technische Störungen, Bedienungsfehler, oder defekte PSA (Persönliche Schutzausrüstung).

Atemschutzvorfall:

Ein aufgetretener Defekt oder Fehler am Atemschutzgerät selbst.

Messwerte und Dauer

Messwerte oder Schätzungen vorhanden: Wählen Sie "Vorhanden" aus, wenn Sie Angaben zur Höhe der Exposition machen können. In diesem Fall sind die entsprechenden Felder "Messung" und/oder "Schätzung" auszufüllen.
Dauer: Die Angaben zur Dauer und Häufigkeit beziehen sich auf den gesamten Zeitraum der Tätigkeit, für die die Exposition der beschäftigten Person dokumentiert wird.

Schutzmaßnahmen und Ausrüstung

Atemschutz:

Auswahl des genutzten Atemschutztyps aus der ZED-Liste (Zentrale Expositionsdatenbank) über das DropDown-Menü. Ist der Typ nicht gelistet, kann er unter "Sonstiger Atemschutz" manuell eingetragen werden.

Technische Schutzmaßnahmen:

Auswahl der ergriffenen technischen Schutzmaßnahmen aus der DropDown-Liste (z. B. Absaugung, Lüftung). Nicht gelistete Maßnahmen können unter "Sonstige technische Schutzmaßnahmen" manuell hinzugefügt werden.

Bemerkungen:

Nutzen Sie das Feld "Bemerkungen" für ergänzende Informationen zur Nutzung der PSA oder weiteren Ereignissen, die den Expositionsfall beeinflusst haben.

Dermale Exposition

Die dermale Exposition beschreibt den direkten oder indirekten Hautkontakt mit Gefahrstoffen oder Gemischen (z. B. durch kontaminierte Einsatzkleidung). Die detaillierte Erfassung dieser Daten wird zur weiteren Verwendung, z. B. in der Personalverwaltung, genutzt.

Unfallartiges Ereignis:

Wird gewählt bei plötzlicher Freisetzung von Stoffen, z. B. durch technische Störungen oder Bedienungsfehler.

Schutzausrüstungsdefekt:

Wird gewählt, wenn Beschädigungen an der Bekleidung oder anderen Teilen der Persönlichen Schutzausrüstung (PSA) vorlagen.

Hautkontakt:

Checkbox auswählen, wenn Hautkontakt stattgefunden hat (z. B. durch defekte PSA). Ergänzende Informationen sind im Textfeld Bemerkungen einzutragen.

Hautschutzmittel:

Manuelle Angabe, ob und welche Hautschutzmittel (z. B. Cremes) verwendet wurden.

Exponiertes Körperteil:

Hinweis welches Köperteil betroffen ist (z.B. Handinnenfläche, Fingerspitze).

Schutzhandschuhe:

Wählen Sie die Schutzhandschuhe aus einer bestehenden Liste über das Dropdown-Menü aus. Die Liste enthält unter anderem folgende Angaben:
Hersteller
Fabrikat
Material, das für das Produkt verwendet wurde

Nach Auswahl werden die Daten automatisch übernommen und können über eine Filterfunktion weiter spezifiziert werden. Die Aktiv-Checkbox zeigt an, ob der Artikel aktuell noch verwendet wird.

Schutzbekleidung:

Auswahl der Schutzbekleidung aus einer Dropdown-Liste, inklusive:

Hersteller
Fabrikat

Personaldaten: Organisations- und Tätigkeits-Tabs

Diese Tabs im Personalstammblatt dienen der umfassenden Dokumentation des beruflichen und freiwilligen Werdegangs sowie aller Funktionen der Person.

Organisationen: Dokumentiert den zeitlichen Werdegang mit Eintritts- und Austrittsdatum pro Organisation. Dient als Basis zur Berechnung der Dienstjahre (z. B. für Dienstjubiläen)

Abteilungen: Historische und aktuelle Zugehörigkeit zu Abteilungen (z. B. Wachabteilung, Jugendfeuerwehr, Pensionäre). Verwaltet die Rollen der Person in dieser Abteilung weitere Infos unter Stammdaten-Einsatz.

Hinweis: Bei Neueingabe (z. B. Wechsel der Wachabteilung) erhalten Sie einen Hinweis, um die vorherige Abteilung automatisch zu beenden.

Dienstgrade: Historischer Verlauf der Beförderungen inklusive Dienstgrad, Tätigkeitszuordnung (beruflich, freiwillig) und Beförderungsdatum.

Funktionen: Dokumentiert taktischen Funktionen (beispielsweise ABC Trupp, Maschinist).Erfasst, wann die Funktion zugewiesen wurde und wann sie abgegeben werden musste/wurde (z. B. Verlust der Fahrerlaubnis). Die Auswahl der Checkboxen Verwaltung und SPLan erfolgt bei Relevanz in den Stammdaten.

Schutzausrüstungseinsätze: Historie der Einsätze und Übungen, bei denen Atemschutz getragen wurde (z. B. Atemschutzstrecke). Diese Kriterien sind relevant für die Berechnung der AGT/CSA-Gültigkeit und werden detailliert im Stammblatt dargestellt.

TAB: Qualifikation

Der Tab Qualifikation ist die zentrale Stelle zur Verwaltung aller bewegungsrelevanten Personaldaten wie Führerscheine, Ausbildungen, Ehrungen und medizinische Untersuchungen.

Wichtiger Hinweis zum Dienstplan:

Wenn das Dienstplan-Modul genutzt wird, werden diese Daten (Untersuchungen, Qualifikationen, Funktionen) in der Regel automatisch ausgetauscht und in die Dienstplanberechnung einbezogen. Eine fehlende Qualifikation (z. B. ungültige Fahrerlaubnis) oder eine fehlende Untersuchung (z. B. G26.3) führt automatisch zum Ausschluss der Person von bestimmten Funktionen (z. B. Fahrer/Maschinist oder Angriffstrupp).

Da automatisierte Workflows eine zeitliche Verzögerung haben können, ist hier eine zeitnahe manuelle Erfassung erforderlich, um die Korrektheit der Daten zu gewährleisten.

Funktionen und Dokumentation

Führerscheinklassen: Dokumentiert den Erwerb und die Gültigkeit der Führerscheinklassen. Die durchgeführte Führerscheinkontrolle wird rechtssicher dokumentiert und ist für alle berechtigten Mitarbeiter in der Personalübersicht sichtbar.

Ausbildung: Dokumentation abgelegter Ausbildungen (Beginn, Ende und ggf. Folgetermine). Durch Einblenden der Spalte Soll-/Ist-Dauer können Sie sofort prüfen, ob die Person die vorgegebene Aus-/Fortbildungsdauer erfüllt hat.

Auszeichnungen: Dient der Dokumentation von Auszeichnungen und Ehrungen, welche die Person erhalten hat.

Wettbewerbe: Erfasst die Teilnahme an Wettkämpfen.

Untersuchungen: Dokumentiert erfolgte Untersuchungen (G26.3 etc.), deren Ergebnis und die Folgetermine.

Detail: Tab Untersuchungen

Der Tab Untersuchungen dient der präzisen Verwaltung medizinischer Eignungen:

Tätigkeitszuordnung:

Hat eine Person eine Untersuchung (z. B. G.26.3), die sowohl für die Freiwillige Feuerwehr (FF) als auch die Berufsfeuerwehr (BF) gilt, muss bei der Tätigkeitszuordnung "ber. und freiw." gewählt werden. Bei Auswertungen erscheint die Person dann korrekt in beiden Berichts-Kategorien.

Termin- und Folgeterminberechnung

1.Termin eintragen: Es wird eingetragen, wann die Person zu der ausgewählten Untersuchung erschienen ist und ob diese mit Erfolg absolviert wurde.

2.Automatische Berechnung: Das Programm berechnet den Folgetermin automatisch basierend auf dem letzten Untersuchungstermin und dem in den Stammdaten hinterlegten Untersuchungszyklus (der altersabhängig konfiguriert werden kann).

3.Termin übernehmen/festlegen: Ein vorgeschlagener Termin kann übernommen oder das Datum des nächsten Termins manuell festgelegt werden.

4.Untauglichkeit: Wird eine Person aufgrund des Untersuchungsergebnisses als "untauglich" gekennzeichnet, wird diese Untersuchung in der Liste anstehender Untersuchungstermine nicht berücksichtigt (sofern kein manuell erfasster Folgetermin vorliegt).

Zertifikate

Merkmale aus den Zertifikaten (Stammdaten) können im Tab Untersuchungen sichtbar dargestellt werden. Soll die Sichtbarkeit nicht gewünscht sein, können die Zertifikate über den Button rechts im Formular geöffnet werden, um Gültigkeiten separat zu prüfen.

Weitere Details zu den Zertifikaten finden Sie unter Stammdaten Zertifikate erstellen.

TAB: Dienst

Der Tab Dienst dient der Erfassung aller dienstzeitrelevanten Informationen wie Urlaubsansprüche und Abwesenheiten.

Bevor Sie Urlaubsansprüche dokumentieren, muss in den Stammdaten unter Stammdaten Konfiguration Urlaubsanspruch der Stichtag des Verfalls geprüft werden. Ist hier ein falscher Standardwert gesetzt, kommt es zu Fehlern bei der Berechnung des Anspruchs.

Hier legen Sie weiterführende Informationen über eine Person ab, z. B.:

Urlaubstage
Pflicht- / Wehrdienstdaten
Abwesenheit mit Anzahl der Tage und Grund usw.

Sollten Sie den optionalen Report-Designer erworben haben, können Sie zusätzlich im Tab Allgemein Dienstausweise generieren und diese bei Bedarf anpassen.

Funktionen im Dienst

Allgemein: Zur schnellen Identifizierung kann hier ein ID-Code (Barcode/RFID) erfasst werden.

Über das optionale Modul Report-Designer kann hier zudem ein Dienstausweis generiert und dessen Design angepasst werden Stammdaten Reportbearbeitung.

Pflichtdienst : Dokumentation des Wehrdienstes, (aus historischen Gründen verfügbar).

UK-Stellung: Historische Tab-Seite zur Unabkömmlichkeitsstellung (UK-Stellung).

Abwesenheit: Erfassung von längeren Abwesenheiten inklusive der Anzahl der Tage und des Grundes.

Urlaub (Urlaubsverwaltung)

Der Tab Urlaub dient der transparenten Dokumentation aller Urlaubsansprüche, der gesammelten Tage sowie des Verfalls von Resturlaub.

Grundlagen und Konfiguration:

Zweck: Erfassung und Übersicht der Urlaubsansprüche.
Konfiguration: Die Regeln, wie lange Urlaub angespart werden kann und wann dieser verfällt (Stichtag), werden zentral in den Stammdaten konfiguriert.

Hinweis: Ist das Dienstplanmodul installiert, sollte die gesamte Urlaubsverwaltung und -planung dort erfolgen.

Beispiel zur Verfallskonfiguration

Das System berechnet den Urlaubsanspruch basierend auf den Stammdaten.

Beispielkonfiguration:

Übertragungsdauer: Maximal 2 Jahre
Verfalls-Stichtag: 31.03.

Berechnungsbeispiel (3-Jahres-Ansicht):

2020 (Resturlaub 10 Tage): Verfallen

Der Resturlaub aus 2020 ist zum 31.03. des dritten Jahres (2023) verfallen, da er die konfigurierte maximale Übertragungsdauer überschritten hat.

2021/2022 (Resturlaub 45 Tage): Zur freien Verfügung

Die 45 Resturlaubstage stehen dem Personal noch zur Verfügung und müssen bis zum Stichtag 31.03.2023 genommen werden.

Die Urlaubsübersicht ermöglicht Ihnen damit eine schnelle Kontrolle über die Einhaltung der Verfallsfristen.

TAB: Verwaltungslaufbahn

Der Tab Verwaltungslaufbahn ist der zentrale Ort zur umfassenden Dokumentation des dienstlichen Werdegangs und aller relevanten Informationen zur Personalbeurteilung.

Hinweis: Diese Daten werden in der Regel mit dem Dienstplanmodul ausgetauscht, um eine konsistente Datenbasis zu gewährleisten.

Überblick:

Der Sub-Tab Überblick enthält alle allgemeinen und stellenbezogenen Stammdaten, die für die Verwaltungslaufbahn relevant sind:

Stelleninformationen: Stellenstatus, Besoldungsstufe, Stellenbewertung und Planstellen können hier eingesehen und bearbeitet werden.
Laufbahn- und Statusdaten: Erfassung der Laufbahnen und gegebenenfalls Behinderungsarten.
Dienstzeit: Allgemeine Informationen zur Dienstzeit, Arbeitszeit und dem bisherigen Werdegang der Person.

Bewerbungen/Beurteilungen

Dieser Sub-Tab dient der detaillierten Historisierung aller Bewerbungs- und Beurteilungsvorgänge:

Bewerbungsdetails: Hier werden Informationen zur Bewerbung selbst, deren Status (mit Begründung) und die Art der Beurteilung hinterlegt.
Historie: Sie sehen auf einen Blick, wann sich die Person auf welche Stelle beworben hat.

Die Verwaltungslaufbahn stellt somit sicher, dass alle formalen und entwicklungstechnischen Daten lückenlos dokumentiert sind.

TAB: Medizinische Daten

Der Tab Medizinische Daten ist für die Erfassung aller gesundheitsbezogenen, versicherungsrelevanten und ärztlichen Daten der Person vorgesehen.

Überblick

Der Sub-Tab Überblick dient der Aufnahme folgender Grunddaten:

Medizinische Basisdaten: Körpergröße, Gewicht und Blutgruppe.
Versicherungen: Kranken- und Unfallversicherungsdaten.
Kontakt: Kontaktdaten des zuständigen Hausarztes.
Zusatzinformationen: Im Feld Info können Sie wichtige Daten zu Vorerkrankungen oder Ähnlichem hinterlegen.

War oder ist eine Person Ihrer Organisation krank, so wird dieses unter Arbeitsunfähigkeit dokumentiert und festgehalten.

Arbeitsunfähigkeit (AU) dokumentieren

Der Sub-Tab Arbeitsunfähigkeit dient der detaillierten Protokollierung aller Krankheitsphasen:

1. Hinzufügen: Klicken Sie auf den Button "Hinzufügen", um den Dialog "Arbeitsunfähigkeit hinzufügen" zu öffnen.

2. Datenerfassung: Hier können Sie folgende Informationen eintragen und speichern:

Grund der Arbeitsunfähigkeit (AU).
Datum/Uhrzeit der AU-Meldung.
Tatsächlicher Beginn/Ende der AU.
Voraussichtliches Ende der AU.
Information, ob eine Bescheinigung vorliegt.

3. Berechnung: Die Krankheitstage werden automatisch ermittelt, sobald ein tatsächliches Beginndatum und Enddatum erfasst wurden.

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Das System unterstützt die Einhaltung der Vorschriften zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV):

BEM-Auslösung: Wenn ein Mitarbeiter länger als sechs Wochen durchgehend oder insgesamt innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig ist, muss ein BEM-Termin (Betriebliches Eingliederungsmanagement) festgelegt werden.
Terminsichtbarkeit: Dieser BEM-Termin ist sowohl im Tab Med. Daten als auch in der zentralen Terminübersicht sichtbar, sofern in den Stammdaten der passende Termintyp gesetzt wurde.

TAB: Info

Der Tab Info dient als allgemeines Freitextfeld, in dem Sie zusätzlich relevante Informationen zur Person hinterlegen können, die inhaltlich in keine der spezifischen anderen Tab-Seiten passen.

Dieser Bereich wird oft für organisatorische oder persönliche Notizen genutzt.

Verwendung und Beispiele:

Allgemeine Notizen: Hier können Sie Vermerke zu spezifischen Absprachen, Besonderheiten oder zeitlich begrenzten Situationen festhalten.
Deaktivierungsinformationen: Wenn eine Person deaktiviert wird, werden hier die relevanten Informationen angezeigt, und es können zusätzliche Details erfasst werden, die im Zuge der Deaktivierung wichtig sind. Beispiele hierfür sind:
Angaben zu einer geplanten oder laufenden "Kur".
Vermerke zur "Rückgabe von Schlüsseln" oder Dienstausrüstung.

TAB: Medien

Der Tab Medien dient als zentrale Ablagestelle für alle wichtigen Dokumente und Dateien, die der jeweiligen Person zugeordnet sind.

Funktion und Inhalt

Dokumentenarchiv: Hier können Sie wichtige Dokumente wie erworbene Urkunden, Zeugnisse, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise hinterlegen.
Dateiformate: Die Dokumente können mit verschiedenen Dateitypen verknüpft sein, darunter gängige Formate wie PDF, JPG und andere.
Gezielte Zuordnung: Der Tab zeigt nicht nur die direkt hier hochgeladenen Dokumente, sondern auch alle Dateien an, die einzelnen Einträgen (z. B. einer bestimmten Ausbildung oder einem Lehrgangseintrag) in anderen Tabs zugeordnet wurden.

Die Medienübersicht gewährleistet somit einen schnellen und zentralen Zugriff auf alle relevanten Nachweisdokumente der Person.

Button Hinzufügen (Neue Personaldaten)

Der Button "Hinzufügen" ist die Funktion zum Anlegen eines neuen Personalstammsatzes in Ihrer Organisationseinheit.

Funktion: Durch Auswahl des Buttons "Hinzufügen" werden Sie automatisch auf den Reiter der Personaldaten geleitet.
Ziel: Dort können Sie sofort mit der Erfassung und Bearbeitung des Personalstammblatts für eine neue Person beginnen.

Weitere Details zum Aufbau und den Funktionen des Stammblatts finden Sie unter Personaldaten Übersicht.

Button Übersicht

Der Übersicht Button (rechts im Formular) dient dem schnellen Aufruf der gesamten Personalübersicht Ihrer Organisation.

Funktion: Öffnet die Personalübersicht.
Inhalt: Zeigt alle Personen Ihrer Organisation in einer komprimierten Liste mit wichtigen, relevanten Basisinformationen an. Dazu gehören unter anderem:
- Ext-/Pers-Nr. (Externe/Persönliche Nummer)
- Name
- AGT/CSA Status
- RD-Eignung (Rettungsdienst-Eignung)

Zweck: Die Übersicht ermöglicht es Ihnen, eine Auswahl an Personen zu treffen, die Sie anschließend filtern und zur weiteren Bearbeitung in das Hauptformular übernehmen können.

Stammdatendruck (Auswahl der Informationen)

Der Button "Stammdatendruck" öffnet einen Dialog, über den Sie präzise festlegen können, welche Informationen aus dem Personalstammblatt gedruckt werden sollen.

Auswahl und Interaktion:

1. Dialog öffnen: Betätigen Sie den Button "Stammdatendruck", um den Auswahl-Dialog zu öffnen.

2. Informationsfelder: Im Dialog sind die Ihnen bekannten Hauptbereiche aus den Personaldaten aufgeführt: Pers. Daten, Einsatz, Qualifikation, Dienst, Sonstiges.

3. Details wählen: Klappen Sie das gewünschte Informationsfeld (z. B. Qualifikation) auf. Sie sehen nun eine Liste mit Checkboxen, die den einzelnen Unterbereichen entsprechen (z. B. Führerscheinklassen, Ausbildung, Untersuchungen).

4. Druck auswählen: Wählen Sie die Checkbox(en) aus, deren Informationen Sie im Ausdruck wünschen.

Wichtiger Hinweis:

Wenn Sie in einem der Informationsfelder keine Checkbox auswählen, bleibt der entsprechende Abschnitt im gedruckten Dokument komplett leer.

Dieses Vorgehen gewährleistet, dass nur die aktuell benötigten Daten in den Ausdruck übernommen werden.

Button Stammdatendruck - Druckoptionen

Nachdem Sie über den Dialog Stammdatendruck für... Ihre gewünschten Inhalte ausgewählt und sich für das Drucken entschieden haben, öffnet sich der Dialog "Bericht drucken" zur Feinabstimmung des Ausdrucks.

Dieser Dialog bietet Ihnen folgende Optionen zur Steuerung des Druckvorgangs:

Reportauswahl: Ermöglicht die Auswahl verschiedener vordefinierter Berichtsvorlagen (Layouts) für den Stammdatendruck.
Vorschau für den Druck: Zeigt eine Vorschau des Berichts an, damit Sie vor dem finalen Druck die Inhalte und das Layout überprüfen können.
Anzahl der Ausdrucke: Festlegung der gewünschten Anzahl der Kopien.

Ergebnis:

Sie erhalten einen sehr detaillierten und übersichtlichen Ausdruck aller gewählten Informationen, unabhängig davon, ob es sich um die berufliche oder freiwillige Organisationseinheit handelt. Da der Stammdatendruck je nach Umfang der hinterlegten Daten mehrere Seiten umfassen kann, stellt das im System gezeigte Beispiel lediglich einen Auszug dar.

Button Termine

Der Button "Termine" dient als zentrale Schnittstelle zur Terminverwaltung und zu den Wiedervorlagen für die ausgewählte Person.

Funktionen:

Terminübersichten: Zeigt alle relevanten Terminübersichten und fällige Wiedervorlagen an, die dieser Person zugeordnet sind.
Wiedervorlage anlegen: Sie können über den Dialog "Personal Termin hinzufügen" direkt eine neue Wiedervorlage für die Person erstellen.

Darstellung im System:

Farbliche Kennzeichnung: Termine, die zentral in der Verwaltung unter Terminübersicht als neue Wiedervorlagen hinzugefügt wurden, werden in den Personaldaten der betroffenen Person farblich hervorgehoben dargestellt. Dies signalisiert dem Bearbeiter sofort, dass neue oder fällige Terminvorgänge beachtet werden müssen.

Button Verwaltung

Der Button Verwaltung öffnet einen Dialog, der Ihnen Zugriff auf verschiedene administrative und systemweite Aufgaben in der Personalverwaltung bietet:

Durchführung einer Verwaltungsaufgabe:

1. Dialog öffnen: Wählen Sie den Button "Verwaltung". Der Dialog "Personalverwaltung" erscheint.

2. Aufgabe auswählen: Im Bereich "Verfügbare Verwaltungsaufgaben" (links) wählen Sie die gewünschte Aufgabe aus. Beispiele hierfür sind:

Dienstwechsel
Jubiläums-/Urlaubsberechnung
Bildoptimierung

3. Ändern: Die ausgewählte Aufgabe erscheint rechts unter "Gewählte Aufgaben" und kann dort bei Bedarf noch geändert werden.

4. Übernehmen und Abschließen: Mit Auswahl des Buttons "Übernehmen" erscheint ein Dialog mit wichtigen Hinweisen. Nach Bestätigung wird die Änderung durchgeführt und der Vorgang abgeschlossen.

Dieser Prozess ermöglicht es Ihnen, systemische Änderungen und Berechnungen schnell und zentral durchzuführen.