Mehrfachzuordnung

Einleitung

Die Mehrfachzuordnung ist ein Werkzeug, mit dem Sie neue Daten in einem einzigen Arbeitsgang mehreren Personen zuweisen können. Dadurch lassen sich wiederkehrende Verwaltungsaufgaben übersichtlich vorbereiten und kontrolliert ausführen.

Die Funktion arbeitet mit einer Auswahlliste, einer Liste der ausgewählten Personen und einem Bereich für ausstehende Zuordnungen. So können Sie die Eingaben vor der endgültigen Übernahme prüfen und bei Bedarf einzelne Personen anpassen.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Mehrfachzuordnung eignet sich besonders für Gruppen, die dieselben neuen Daten erhalten sollen, zum Beispiel:

eine neue Ausbildung für mehrere Personen
eine gemeinsame Abteilungszugehörigkeit
eine neue Funktion oder ein Dienstgrad
eine Auszeichnung für mehrere Teilnehmende
einen gemeinsamen Termin oder Nachweis

Nutzen:

weniger wiederholte Eingaben in einzelnen Personalstammblättern
einheitliche Datenerfassung für eine ausgewählte Gruppe
Kontrolle der Zuordnungen vor der endgültigen Ausführung
individuelle Anpassung einzelner Personen innerhalb einer Gruppe

Voraussetzungen

Zugriff auf das Modul Personalverwaltung
Berechtigung für die gewünschten Module und Stammdaten
eine festgelegte Personengruppe oder eine konkrete Auswahlliste
die benötigten Stammdaten, zum Beispiel Ausbildung, Funktion oder Abteilung
korrekte Angaben für Datum, Zeitraum und Tätigkeitszuordnung

Wichtiger Hinweis: Die Mehrfachzuordnung legt ausschließlich neue Datensätze an. Bereits bestehende Datensätze werden nicht als Stapelbearbeitung geändert.

Ablauf auf einen Blick

Personen aus der Übersicht auswählen.
Ein verfügbares Modul und den gewünschten Datensatz festlegen.
Gemeinsame Angaben im Zuordnungsdialog erfassen.
Ausstehende Zuordnungen prüfen und einzelne Personen bei Bedarf anpassen.
Die Zuordnung über Übernehmen ausführen.
Das Ausführungsergebnis und mögliche Fehler prüfen.

Aufbau des Formulars

Mitarbeiterauswahl

Dieser Bereich ist entscheidend, um festzulegen, für welche Personen die Daten in einem Arbeitsvorgang zugeordnet werden sollen.

Im Formular sehen Sie links die verfügbaren und rechts die bereits ausgewählten Personen. Prüfen Sie vor der Zuordnung, ob alle benötigten Personen im rechten Bereich stehen.

1. Übersicht (Verfügbare Personen):

Dieser Abschnitt listet alle Personen auf, die Ihnen zur Bearbeitung zur Verfügung stehen.

2. Ausgewählte Personen:

Dieser Abschnitt zeigt an, welche Personen Sie aktiv für die Zuordnung von Daten gewählt haben.

Personen hinzufügen und entfernen

Sie können Personen auf einfache Weise zwischen den beiden Bereichen verschieben:

Hinzufügen oder Entfernen: Nutzen Sie einen Doppelklick oder Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) auf eine Person, um sie zur Auswahl hinzuzufügen oder daraus zu entfernen.

Aktivierung der Module

Sobald Sie mindestens eine Person in den Bereich Ausgewählte Personen verschoben haben, wird der nachfolgende Abschnitt "Verfügbare Module" aktiviert und steht Ihnen zur Konfiguration der zuzuweisenden Daten zur Verfügung.

Verfügbare Module

Der Bereich "Verfügbare Module" wird aktiv, sobald Sie im vorherigen Schritt mindestens eine Person zur Bearbeitung ausgewählt haben.

Funktion und Zugriffssteuerung

Übersicht: In diesem Abschnitt sehen Sie alle Module, für die Sie die entsprechenden Benutzerberechtigungen besitzen. Ihre Rechte bestimmen also, welche Module hier sichtbar und nutzbar sind.
Datenauswahl: Je nachdem, welches Modul Sie wählen, erhalten Sie eine Liste der relevanten (Stamm-)Daten, die Sie den ausgewählten Personen zuordnen können (z. B. Dienstgrade, Qualifikationen, Abteilungszugehörigkeiten).

Zuordnung der Daten

Der Zuordnungsdialog enthält die gemeinsamen Angaben für die ausgewählte Gruppe. Die Eingaben werden zunächst für alle Personen vorgemerkt.

Um die Zuordnung vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Dialog öffnen: Wählen Sie die gewünschte Datenzeile in der Liste mit einem Doppelklick aus oder klicken Sie auf den Button "Zuordnen".

2. Datenerfassung: Es öffnet sich ein Dialog zur Datenerfassung.

3. Bestätigung: Bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken auf "Übernehmen".

Die erfassten Daten werden daraufhin in einem einzigen Arbeitsgang allen zuvor ausgewählten Personen zugeordnet.

Ausstehende Zuordnungen

Der Bereich "Ausstehende Zuordnungen" dient als Sammelpunkt und Kontrollinstanz für alle Daten, die Sie im Rahmen der Mehrfachzuordnung konfiguriert haben.

Überprüfung und Bearbeitung

Sammelfunktion: Alle von Ihnen vorgenommenen Zuordnungen werden hier gesammelt und noch nicht sofort ausgeführt. Die Durchführung erfolgt erst am Ende in einem separaten Vorgang.
Editieren: Sie können die hier gelisteten ausstehenden Zuordnungen jederzeit editieren (ändern).
Personenindividuelle Anpassung: Auch Zuordnungen, die für einzelne Personen in der Gruppe vorgenommen wurden, lassen sich an dieser Stelle noch ändern oder entfernen.

Abschluss der Zuordnung

1. Ausführung starten: Um die ausstehenden Zuordnungen für alle ausgewählten Personen auszuführen, klicken Sie auf den Button "Übernehmen".

2. Bestätigung und Fehlerprotokoll: Anschließend öffnet sich ein Dialog:

Dieser Dialog bestätigt die erfolgreich ausgeführten Zuordnungen.
Er listet detailliert alle fehlerhaften Zuordnungen auf, falls Probleme aufgetreten sind.

Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie die Massenzuordnung kontrolliert abschließen können.

Hinweise zu Fehlerquellen

Wenn eine Person nicht ausgewählt werden kann, prüfen Sie die gesetzten Filter sowie Ihre Berechtigungen und die zugeordnete Organisationseinheit.
Wenn der Bereich Verfügbare Module nicht aktiviert wird, muss mindestens eine Person im Bereich Ausgewählte Personen stehen.
Wenn ein gewünschtes Modul oder ein Datensatz nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob Sie über die erforderlichen Benutzerberechtigungen verfügen und die benötigten Stammdaten vorhanden sind.
Prüfen Sie vor der Ausführung alle Pflichtangaben, insbesondere Datum, Zeitraum und Tätigkeitszuordnung. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können dazu führen, dass einzelne Zuordnungen nicht ausgeführt werden.
Kontrollieren Sie vor dem Klick auf Übernehmen, ob alle vorgesehenen Personen ausgewählt sind. Die gemeinsamen Angaben gelten zunächst für die gesamte Auswahl.
Für abweichende Angaben einzelner Personen müssen Sie die jeweilige Zuordnung über das +-Symbol öffnen und individuell bearbeiten.
Wenn Zuordnungen fehlen, prüfen Sie den Dialog Mehrfachzuordnung Ausführungsergebnisse. Dort werden erfolgreiche und fehlerhafte Zuordnungen getrennt aufgeführt.
Bereits vorhandene Datensätze werden durch die Mehrfachzuordnung nicht geändert. Prüfen Sie deshalb, ob Sie tatsächlich einen neuen Datensatz anlegen möchten.

Mehrfachzuordnungen durchführen

Die Mehrfachzuordnung ermöglicht Ihnen das effiziente Zuweisen gleicher Daten an eine Gruppe von Personen in einem einzigen Vorgang.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1.Personen auswählen:

Wählen Sie mindestens eine Person aus der Übersicht aus und verschieben Sie diese per Doppelklick oder Drag & Drop in den Bereich Ausgewählte Personen.

2.Daten und Kategorie festlegen:

Wählen Sie im Bereich Verfügbare Module die gewünschte Kategorie (z. B. Auszeichnungen).
Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie zuordnen möchten, und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Doppelklick oder einem Klick auf Zuordnen.

3. Allgemeine Eingaben vornehmen:

Im sich öffnenden Dialog können Sie die notwendigen Angaben (z. B. ein Datum) machen. Diese Angaben gelten für alle Personen im Bereich Ausgewählte Personen.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf Übernehmen.

4. Individuelle Anpassung (optional):

Die Zuordnung wird nun im Bereich Ausstehende Zuordnungen angezeigt. Sie können die Zuordnung hier in ihrer Gesamtheit bearbeiten oder stornieren.
Möchten Sie die Zuordnung für einzelne Personen anpassen, klappen Sie die Liste mit dem kleinen +-Symbol auf.
Machen Sie einen Doppelklick auf eine Person, um den Dialog erneut zu öffnen. Tragen Sie abweichende Angaben ein und bestätigen Sie mit Übernehmen.
Individuell angepasste Einträge erkennen Sie am Angepasst-Merkmal in der Personenliste.

In der Liste Ausstehende Zuordnungen prüfen Sie die vorbereiteten Einträge. Nutzen Sie diese Ansicht als Kontrollschritt, bevor die Daten endgültig gespeichert werden.

5. Ausführung starten:

Wenn Sie bereit sind, die gesammelten Zuordnungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen im Bereich Ausstehende Zuordnungen

Im Ergebnisdialog erkennen Sie, welche Zuordnungen erfolgreich ausgeführt wurden und bei welchen Einträgen Fehler aufgetreten sind.*

6. Die Zuordnungen werden nun gesammelt ausgeführt. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, öffnet sich der Dialog Mehrfachzuordnung Ausführungsergebnisse. Dieser informiert Sie über den Erfolg der Zuordnungen oder über eventuelle Fehler.

7. Vorgang abschließen:

Beim Schließen des Ergebnis-Dialogs werden alle erfolgreichen Zuordnungen automatisch aus der Liste Ausstehende Zuordnungen entfernt. Sie können nun fortfahren oder das Formular schließen.

Verwaltung von Abteilungsrollen

Über die Schaltfläche Rollen in der unteren Funktionsleiste öffnen Sie den Dialog zur Verwaltung der Rollenbesetzungen für die jeweils ausgewählte Abteilung.

Der Dialog im Überblick:

Der Dialog ist in drei Hauptbereiche unterteilt:

Auswahl:

Hier wird die aktuell gewählte Abteilung angezeigt.
Über das Feld Rolle können Sie die Ansicht filtern (z. B. auf „Alle Rollen“ oder spezifische Rollen wie „stellv. Teamleitung“).

Die Rollenübersicht bündelt die ausgewählte Abteilung, die verfügbaren Rollen und die aktuellen Besetzungszeiträume.

Besetzung der Abteilungsrolle(n) (Rechte Seite):

In dieser Liste sehen Sie auf einen Blick, welche Rollen aktuell besetzt oder unbesetzt sind.
Historische und aktuelle Zeiträume (z. B. „seit 26.01.2026“ oder „von 01.01.2019 bis...“) werden direkt beim jeweiligen Eintrag angezeigt.

Gewählte Besetzung (Linke Seite):

Dieser Bereich dient der Bearbeitung oder Neuanlage einer Besetzung.

Rolle neu besetzen

Um eine Person für eine Rolle (z. B. Teamleitung oder stellvertretende Teamleitung) einzuteilen, gehen Sie wie folgt vor:

Beim Anlegen einer Rollenbesetzung werden Rolle, Person und Zeitraum in einem gemeinsamen Dialog erfasst.

Schritt 1: Klicken Sie rechts oben im Dialog auf die Schaltfläche + Hinzufügen.
Schritt 2: Wählen Sie im Bereich „Gewählte Besetzung“ die gewünschte Rolle aus dem Dropdown-Menü aus.
Schritt 3: Wählen Sie unter Person die entsprechende Arbeitskraft aus der Liste aus.
Schritt 4: Legen Sie den Zeitraum fest, indem Sie die Felder Besetzt seit und (optional) Besetzt bis ausfüllen.
Schritt 5: Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche Übernehmen.

Unbesetzte Zeiträume werden im System rot markiert hervorgehoben, damit offene, unbesetzte Stellen in der Abteilungsstruktur sofort ersichtlich sind.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

Legen Sie vor dem Start fest, welche Personen und welche Daten gemeinsam zugeordnet werden sollen.
Prüfen Sie die Liste Ausgewählte Personen, bevor Sie den ersten Datensatz anlegen.
Nutzen Sie Ausstehende Zuordnungen als Kontrollschritt und passen Sie abweichende Angaben direkt bei der betroffenen Person an.
Öffnen Sie nach der Ausführung den Ergebnisdialog und bearbeiten Sie dort aufgeführte Fehler gezielt.
Bei Rollenbesetzungen sollten Beginn und Ende eines Zeitraums nachvollziehbar gepflegt werden.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Falsche Personengruppe: Prüfen Sie Namen, Organisationseinheit und Status, bevor Sie Personen verschieben.
Doppelte Zuordnung: Kontrollieren Sie, ob ein gleichartiger Datensatz bereits im Personalstamm vorhanden ist. Die Funktion ändert bestehende Einträge nicht automatisch.
Unvollständige Pflichtangaben: Erfassen Sie Datum, Zeitraum und Tätigkeitszuordnung vollständig, bevor Sie die Zuordnung übernehmen.
Abweichende Einzelangaben: Öffnen Sie die ausstehende Zuordnung der betroffenen Person und hinterlegen Sie den abweichenden Wert dort.
Übersehene Fehlermeldungen: Prüfen Sie immer den Ergebnisdialog. Erfolgreiche Einträge werden entfernt, fehlerhafte Einträge müssen gegebenenfalls erneut bearbeitet werden.
Überschneidende Rollenzeiträume: Beenden Sie eine bisherige Besetzung, bevor Sie einen neuen Zeitraum für dieselbe Rolle erfassen.

Best Practice: Alltagssituationen

Neue Ausbildung für einen Lehrgang:

Wählen Sie nur die Personen aus, die tatsächlich am Lehrgang teilgenommen haben. Hinterlegen Sie das gemeinsame Ausbildungsdatum und prüfen Sie anschließend die ausstehenden Zuordnungen.

Neue Abteilungszugehörigkeit:

Stellen Sie zuerst die vollständige Gruppe zusammen und kontrollieren Sie die Organisationseinheit. So vermeiden Sie, dass Personen aus einer anderen Einheit versehentlich dieselbe Zuordnung erhalten.

Gemeinsame Auszeichnung:

Erfassen Sie die Auszeichnung einmal für die ausgewählte Gruppe. Abweichende Verleihungsdaten können Sie anschließend bei einzelnen Personen bearbeiten.

Rollenwechsel in einer Abteilung:

Beenden Sie den bisherigen Besetzungszeitraum und legen Sie danach die neue Besetzung mit einem eindeutigen Beginn an. Dadurch bleiben historische und aktuelle Zuständigkeiten unterscheidbar.

Nach einem Einsatz oder Termin:

Prüfen Sie die Ergebnisliste direkt nach der Ausführung, damit fehlerhafte Zuordnungen nicht bis zur nächsten Personaldatenprüfung unbemerkt bleiben.

Konkrete Beispiele

Beispiel: Jährliche Unterweisung erfassen:

Wählen Sie alle Personen aus, die an derselben Unterweisung teilgenommen haben. Hinterlegen Sie das gemeinsame Datum und die passende Unterweisung. Personen, die an einem anderen Tag teilgenommen haben, können Sie anschließend als eigene Gruppe bearbeiten.

Beispiel: Neue Mitarbeitende einer Abteilung zuordnen:

Stellen Sie die neuen Mitarbeitenden in der Auswahl zusammen und wählen Sie die gemeinsame Abteilung aus. Prüfen Sie vor dem Übernehmen, ob alle Personen derselben Organisationseinheit angehören und ob keine Person versehentlich in der Liste steht.

Beispiel: Funktion für eine Einsatzgruppe hinterlegen:

Wählen Sie die Einsatzgruppe aus und ordnen Sie die gemeinsame Funktion zu. Wenn einzelne Personen eine andere Funktion erhalten, ändern Sie diese Einträge unter Ausstehende Zuordnungen, bevor Sie den Vorgang ausführen.

Beispiel: Auszeichnung nach einer gemeinsamen Leistung:

Erfassen Sie die Auszeichnung für alle beteiligten Personen in einem Arbeitsgang. Falls die Verleihungsdaten oder Begründungen abweichen, teilen Sie die Gruppe auf oder passen Sie die betroffenen Einzelzuordnungen vor der Ausführung an.

FAQ

Frage: Welche Daten kann ich mit der Mehrfachzuordnung erfassen?

Antwort: Je nach Berechtigung können Sie neue Daten aus verfügbaren Modulen zuordnen, zum Beispiel Ausbildungen, Funktionen, Abteilungen, Auszeichnungen oder Termine.

Frage: Kann ich bereits vorhandene Datensätze gleichzeitig ändern?

Antwort: Nein. Die Mehrfachzuordnung dient der Anlage neuer Datensätze. Bestehende Einträge müssen im jeweiligen Personalstamm bearbeitet werden.

Frage: Wann werden die Zuordnungen gespeichert?

Antwort: Die Einträge werden zunächst unter Ausstehende Zuordnungen gesammelt und erst nach Klick auf Übernehmen ausgeführt.

Frage: Kann eine Person innerhalb einer Gruppe eigene Angaben erhalten?

Antwort: Ja. Öffnen Sie den betreffenden Eintrag in der Liste der ausstehenden Zuordnungen und passen Sie die Angaben für diese Person an.

Frage: Woran erkenne ich, ob die Ausführung erfolgreich war?

Antwort: Der Dialog Mehrfachzuordnung Ausführungsergebnisse zeigt erfolgreiche und fehlerhafte Zuordnungen getrennt an.

Was wäre wenn?

Wenn das gewünschte Modul nicht angezeigt wird?

Prüfen Sie, ob mindestens eine Person ausgewählt wurde und ob Ihre Benutzerberechtigung den Zugriff auf das Modul erlaubt.

Wenn eine Person versehentlich ausgewählt wurde?

Verschieben Sie die Person per Doppelklick oder Drag & Drop zurück in die Übersicht der verfügbaren Personen.

Wenn eine Zuordnung für einzelne Personen nicht passt?

Öffnen Sie den entsprechenden Eintrag unter Ausstehende Zuordnungen und ändern Sie die Angaben nur für die betroffene Person.

Wenn eine Zuordnung mit einem Fehler endet?

Lesen Sie die Begründung im Ergebnisdialog, korrigieren Sie die fehlenden oder ungültigen Angaben und führen Sie den Eintrag anschließend erneut aus.

Wenn eine Rolle bereits besetzt ist?

Prüfen Sie den bestehenden Zeitraum. Beenden Sie die alte Besetzung oder wählen Sie einen passenden Zeitraum, damit keine widersprüchlichen Rollenbelegungen entstehen.

Wenn die Änderungen nicht wie erwartet sichtbar sind?

Aktualisieren Sie die Personaldaten und prüfen Sie, ob der Datensatz tatsächlich erfolgreich ausgeführt wurde.