Optionen

Der Dialog Optionen steuert, wie Listen gedruckt, exportiert und für die Reportbearbeitung vorbereitet werden.

Zweck und Wirkung

Mit den Optionen legen Sie fest:

welche Daten tatsächlich in den Report einfließen,
wie detailliert der Druckdialog geführt wird,
ob ein einfacher CSV-Export oder ein geführter Export verwendet wird,
ob die Reportbearbeitung direkt im Designer oder zuerst in der Report-Konfiguration startet.

Gehen Sie wie folgt vor

Setzen Sie zuerst in der gewünschten Listenübersicht alle fachlichen Filter.
Öffnen Sie anschließend den Dialog Optionen.
Wählen Sie die benötigten Druck- und Exportoptionen.
Prüfen Sie vor dem finalen Druck die Vorschau.
Starten Sie danach Drucken oder Export.

Druck- und Datenoptionen

Reportauswahl

Aktiviert: Beim Klick auf Drucken öffnet sich ein zusätzlicher Auswahldialog. Dort wählen Sie den gewünschten Bericht (bei mehreren geöffneten Reports), die Anzahl der Ausdrucke und optional die Vorschau.
Nicht aktiviert: Es wird direkt der aktuell geöffnete Bericht gedruckt.

Datenauswahl

Ermöglicht es, vor dem Druck einzelne Mitarbeitende aus der aktuell angezeigten Trefferliste zu entfernen.

Erweiterte Reportbearbeitung

Aktiviert: Der Einstieg erfolgt zunächst in die Report-Konfiguration (nicht direkt in den Designer).
Nicht aktiviert: Bei Reportbearbeitung wird direkt der Report Designer geöffnet (sofern verfügbar).

Strikte Filterung

Aktiviert: Im Report erscheinen nur Daten, die exakt den gesetzten Filtern entsprechen.
Nicht aktiviert: Zusätzliche Kontextinformationen können mit ausgegeben werden (z. B. weitere Funktionen einer Person).
Empfehlung: Für fachlich präzise und prüfbare Auswertungen sollte diese Option in der Regel aktiviert sein.

Report-Elemente

Diese Optionen bestimmen zusätzliche Inhalte im Ausdruck oder in der Vorschau:

Inhaltsverzeichnis

Aktiviert: Auf der ersten Seite wird ein Inhaltsverzeichnis erzeugt.
In der Vorschau können Sie per Klick direkt zu den entsprechenden Abschnitten springen.

Filter

Aktiviert: Die gesetzten Filterkriterien werden im Report mit ausgegeben.
Nutzen: Die Datengrundlage des Ausdrucks bleibt nachvollziehbar und auditierbar.

Export-Optionen

Der Export unterstützt die Weiterverarbeitung in externen Programmen (z. B. Tabellenkalkulation):

Simpler Mitarbeiter Export

Aktiviert: Die angezeigte Trefferliste wird 1:1 als CSV-Datei exportiert.
Nicht aktiviert: Beim Export öffnet sich ein zusätzlicher Dialog zur genaueren Auswahl der zu exportierenden Datensätze.

Reportbearbeitung

Die Funktion Reportbearbeitung öffnet den Report Designer (z. B. Crystal Reports), sofern das Modul lizenziert ist.

Ist die Option Erweiterte Reportbearbeitung aktiv, erfolgt der Einstieg zunächst über die Report-Konfiguration.

Fachliche Hinweise

Für reproduzierbare Ergebnisse sollten Filter zuerst vollständig gesetzt und danach keine Filter mehr geändert werden, bevor Druck oder Export startet.
Bei deaktivierter Strikter Filterung können zusätzliche Informationen im Report erscheinen, die nicht Teil der eigentlichen Suchbedingung sind.
Die Vorschau ist die fachliche Endkontrolle vor Druck und Export und sollte bei kritischen Auswertungen immer genutzt werden.

Betrieb und Qualitätssicherung

Berechtigungen und Rollen

Der Zugriff auf Drucken, Export und Reportbearbeitung sollte rollenbasiert vergeben sein.
Prüfen Sie bei fehlenden Funktionen zuerst die Berechtigung der angemeldeten Rolle.

Datenschutz bei Exporten

CSV-Exporte können personenbezogene Daten enthalten und sollten nur für berechtigte fachliche Zwecke erstellt werden.
Exportdateien sind gemäß den internen Datenschutzvorgaben zu speichern, weiterzugeben und zu löschen.

Typische Fehlerszenarien

Leere Vorschau: Prüfen Sie zuerst Filter, Zeitraum und Organisationsauswahl.
Kein Report auswählbar: Prüfen Sie, ob ein passender Report geöffnet bzw. zugeordnet ist.
Export ohne Daten: Prüfen Sie, ob die Trefferliste vor dem Export tatsächlich Einträge enthält.

Benennungsregel für Reports

Verwenden Sie eindeutige Reportnamen mit Fachbezug und Version (z. B. Ausbildungsabsolventen_v2026-03).
So vermeiden Sie Verwechslungen bei mehreren ähnlichen Reports.

Plausibilitätscheck nach Export

Vergleichen Sie die Anzahl der Datensätze in der Trefferliste mit der Anzahl der exportierten CSV-Zeilen.
Führen Sie bei Abweichungen eine erneute Filterprüfung und einen zweiten Exportlauf durch.