Listenoptionen

Einleitung

Der Dialog Optionen steuert, wie eine gefilterte Liste gedruckt, exportiert, angezeigt und für die Reportbearbeitung vorbereitet wird.

Die Optionen wirken auf die aktuelle Trefferliste. Deshalb sollten die fachlichen Filter zuerst vollständig gesetzt und anschließend vor Druck oder Export geprüft werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Listenoptionen eignen sich insbesondere für:

präzise Ausdrucke mit oder ohne zusätzliche Kontextdaten
Auswahl einzelner Mitarbeitender aus einer Trefferliste
nachvollziehbare Reports mit ausgegebenen Filterkriterien
einfache CSV-Exporte für Tabellenkalkulationen
geführte Reportbearbeitung oder direkten Einstieg in den Report Designer
Archivierung und Sicherung von Reportdefinitionen

Nutzen:

kontrollierte Datenmenge im Ausdruck oder Export
reproduzierbare Auswertungen
bessere Nachvollziehbarkeit durch Filteranzeige
weniger Fehlversand personenbezogener Daten

Voraussetzungen

Zugriff auf eine geöffnete Liste und deren Trefferliste
Berechtigung zum Drucken oder Exportieren
für eigene Reports: optionales Modul Report-Designer
fachlich geprüfte Filterkriterien
geeigneter Speicherort für CSV-Dateien oder Reportarchive

Wichtiger Hinweis: CSV-Dateien und Ausdrucke können personenbezogene oder sensible Daten enthalten. Erstellen und teilen Sie sie nur für berechtigte Zwecke.

Ablauf auf einen Blick

Liste öffnen und fachliche Filter setzen.
Dialog Optionen öffnen.
Reportauswahl, Datenauswahl und Filteroptionen festlegen.
Vorschau kontrollieren.
Drucken, exportieren oder Reportbearbeitung starten.
Ausgabe und Anzahl der Datensätze mit der Trefferliste vergleichen.

Der Dialog Optionen steuert, wie Listen gedruckt, exportiert und für die Reportbearbeitung vorbereitet werden.Die Reportauswahl bündelt die wichtigsten Druck-, Export- und Bearbeitungsoptionen für die aktuelle Trefferliste.

Zweck und Wirkung

Mit den Optionen legen Sie fest:

welche Daten tatsächlich in den Report einfließen,
wie detailliert der Druckdialog geführt wird,
ob ein einfacher CSV-Export oder ein geführter Export verwendet wird,
ob die Reportbearbeitung direkt im Designer oder zuerst in der Report-Konfiguration startet.

Gehen Sie wie folgt vor

Setzen Sie zuerst in der gewünschten Listenübersicht alle fachlichen Filter.
Öffnen Sie anschließend den Dialog Optionen.
Wählen Sie die benötigten Druck- und Exportoptionen.
Prüfen Sie vor dem finalen Druck die Vorschau.
Starten Sie danach Drucken oder Export.

Druck- und Datenoptionen

Reportauswahl

Aktiviert: Beim Klick auf Drucken öffnet sich ein zusätzlicher Auswahldialog. Dort wählen Sie den gewünschten Bericht (bei mehreren geöffneten Reports), die Anzahl der Ausdrucke und optional die Vorschau.
Nicht aktiviert: Es wird direkt der aktuell geöffnete Bericht gedruckt.

Datenauswahl

Ermöglicht es, vor dem Druck einzelne Mitarbeitende aus der aktuell angezeigten Trefferliste zu entfernen.

Erweiterte Reportbearbeitung

Aktiviert: Der Einstieg erfolgt zunächst in die Report-Konfiguration (nicht direkt in den Designer).
Nicht aktiviert: Bei Reportbearbeitung wird direkt der Report Designer geöffnet (sofern verfügbar).

Strikte Filterung

Aktiviert: Im Report erscheinen nur Daten, die exakt den gesetzten Filtern entsprechen.
Nicht aktiviert: Zusätzliche Kontextinformationen können mit ausgegeben werden (z. B. weitere Funktionen einer Person).
Empfehlung: Für fachlich präzise und prüfbare Auswertungen sollte diese Option in der Regel aktiviert sein.

Report-Elemente

Diese Optionen bestimmen zusätzliche Inhalte im Ausdruck oder in der Vorschau:

Inhaltsverzeichnis

Aktiviert: Auf der ersten Seite wird ein Inhaltsverzeichnis erzeugt.
In der Vorschau können Sie per Klick direkt zu den entsprechenden Abschnitten springen.

Filter

Aktiviert: Die gesetzten Filterkriterien werden im Report mit ausgegeben.
Nutzen: Die Datengrundlage des Ausdrucks bleibt nachvollziehbar und auditierbar.

Export-Optionen

Der Export unterstützt die Weiterverarbeitung in externen Programmen (z. B. Tabellenkalkulation):

Simpler Mitarbeiter Export

Aktiviert: Die angezeigte Trefferliste wird 1:1 als CSV-Datei exportiert.
Nicht aktiviert: Beim Export öffnet sich ein zusätzlicher Dialog zur genaueren Auswahl der zu exportierenden Datensätze.

Reportbearbeitung

Die Funktion Reportbearbeitung öffnet den Report Designer (z. B. Crystal Reports), sofern das Modul lizenziert ist.

Ist die Option Erweiterte Reportbearbeitung aktiv, erfolgt der Einstieg zunächst über die Report-Konfiguration.

Fachliche Hinweise

Für reproduzierbare Ergebnisse sollten Filter zuerst vollständig gesetzt und danach keine Filter mehr geändert werden, bevor Druck oder Export startet.
Bei deaktivierter Strikter Filterung können zusätzliche Informationen im Report erscheinen, die nicht Teil der eigentlichen Suchbedingung sind.
Die Vorschau ist die fachliche Endkontrolle vor Druck und Export und sollte bei kritischen Auswertungen immer genutzt werden.

Betrieb und Qualitätssicherung

Berechtigungen und Rollen

Der Zugriff auf Drucken, Export und Reportbearbeitung sollte rollenbasiert vergeben sein.
Prüfen Sie bei fehlenden Funktionen zuerst die Berechtigung der angemeldeten Rolle.

Datenschutz bei Exporten

CSV-Exporte können personenbezogene Daten enthalten und sollten nur für berechtigte fachliche Zwecke erstellt werden.
Exportdateien sind gemäß den internen Datenschutzvorgaben zu speichern, weiterzugeben und zu löschen.

Typische Fehlerszenarien

Leere Vorschau: Prüfen Sie zuerst Filter, Zeitraum und Organisationsauswahl.
Kein Report auswählbar: Prüfen Sie, ob ein passender Report geöffnet bzw. zugeordnet ist.
Export ohne Daten: Prüfen Sie, ob die Trefferliste vor dem Export tatsächlich Einträge enthält.

Benennungsregel für Reports

Verwenden Sie eindeutige Reportnamen mit Fachbezug und Version (z. B. Ausbildungsabsolventen_v2026-03).
So vermeiden Sie Verwechslungen bei mehreren ähnlichen Reports.

Plausibilitätscheck nach Export

Vergleichen Sie die Anzahl der Datensätze in der Trefferliste mit der Anzahl der exportierten CSV-Zeilen.
Führen Sie bei Abweichungen eine erneute Filterprüfung und einen zweiten Exportlauf durch.

Empfehlungen für die Listenoptionen

Setzen Sie zuerst alle fachlichen Filter und öffnen Sie erst danach den Dialog Optionen.
Aktivieren Sie Strikte Filterung, wenn ausschließlich die gefilterten Daten ausgegeben werden sollen.
Nutzen Sie die Vorschau als verbindliche Kontrolle vor Druck und Export.
Wählen Sie Datenauswahl, wenn einzelne Personen aus der Trefferliste entfernt werden müssen.
Verwenden Sie aussagekräftige Reportnamen mit Fachbezug und Versionsstand.
Prüfen Sie vor dem Export, ob die Ausgabe nur die für den Zweck erforderlichen Daten enthält.
Vergleichen Sie die Trefferzahl mit der Anzahl der exportierten oder gedruckten Datensätze.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Falsche Trefferliste: Kontrollieren Sie Filter, Zeitraum, Organisationseinheit und Abteilung vor dem Öffnen der Optionen.
Zu viele Kontextdaten: Aktivieren Sie Strikte Filterung, wenn keine zusätzlichen Personendaten im Report erscheinen sollen.
Einzelne Person versehentlich enthalten: Verwenden Sie Datenauswahl und prüfen Sie die markierten Personen vor dem Druck.
CSV enthält zu viele Daten: Brechen Sie den Export ab und reduzieren Sie Spalten, Treffer und Filter auf den notwendigen Umfang.
Falscher Report: Prüfen Sie Report-Typ, Vorlage und Standardreport.
Vorschau und Ausdruck unterscheiden sich: Kontrollieren Sie Reportdefinition, Datenquelle und aktive Optionen.
Reportbearbeitung nicht verfügbar: Prüfen Sie Lizenz, Benutzerberechtigung und die Einstellung Erweiterte Reportbearbeitung.
Exportdatei nicht auffindbar: Prüfen Sie Speicherpfad, Schreibrechte und den Dateinamen.

Typische Arbeitsszenarien

Monatliche Personalstatistik:

Setzen Sie Zeitraum und Organisation, aktivieren Sie Filteranzeige und prüfen Sie die Vorschau vor dem Export.

Kontaktliste für eine Einsatzabteilung:

Filtern Sie die Abteilung, wählen Sie nur erforderliche Kontaktfelder und geben Sie die Liste ausschließlich an berechtigte Empfänger weiter.

Führerscheinprüfung:

Verwenden Sie die passende Liste, grenzen Sie Führerscheinklasse und Ablaufzeitraum ein und drucken Sie nur die tatsächlich benötigten Daten.

Einzelne Personen ausgeben:

Aktivieren Sie Datenauswahl, entfernen Sie nicht benötigte Personen und kontrollieren Sie die Vorschau.

CSV für eine Auswertung:

Verwenden Sie den einfachen Export nur bei einer bereits geprüften Trefferliste. Für eine gezielte Datenauswahl nutzen Sie den geführten Export.

Reportvariante für ein Quartal:

Öffnen Sie die Reportbearbeitung, kopieren Sie den bestehenden Report und ändern Sie Zeitraum, Titel und Speicherpfad in der Kopie.

Archiv vor einer größeren Änderung:

Sichern Sie Reportdefinition und Layout, dokumentieren Sie den Speicherort und testen Sie die Wiederherstellung stichprobenartig.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Ausbildungsabsolventen.

Filtern Sie eine Ausbildung, einen Zeitraum und eine Organisationseinheit. Aktivieren Sie die Filteranzeige und prüfen Sie die Treffer vor dem Ausdruck.

Beispiel 2: CSV ohne private Kontaktdaten.

Wählen Sie nur dienstliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Entfernen Sie private Spalten und prüfen Sie die Datei vor der Weitergabe.

Beispiel 3: Strikte Filterung.

Eine Liste soll nur Personen der Abteilung Wachabteilung 1 enthalten. Aktivieren Sie Strikte Filterung und kontrollieren Sie, dass keine zusätzlichen Organisationseinheiten erscheinen.

Beispiel 4: Report mit Inhaltsverzeichnis.

Bei einem umfangreichen Jahresreport aktivieren Sie das Inhaltsverzeichnis und testen die Sprunglinks in der Vorschau.

Beispiel 5: Nur drei Personen drucken.

Filtern Sie die Zielgruppe, aktivieren Sie Datenauswahl, entfernen Sie alle nicht benötigten Personen und starten Sie anschließend den Druck.

Fragen und Antworten

Frage: Was bewirkt Strikte Filterung?

Antwort: Der Report enthält nur Daten, die den gesetzten Filtern entsprechen. Zusätzliche Kontextdaten werden nicht automatisch ergänzt.

Frage: Wann verwende ich Datenauswahl?

Antwort: Wenn einzelne Personen aus der aktuellen Trefferliste entfernt oder gezielt für Druck beziehungsweise Export ausgewählt werden sollen.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen einfachem und geführtem Export?

Antwort: Der einfache Export übernimmt die angezeigte Trefferliste direkt als CSV. Der geführte Export ermöglicht eine zusätzliche Auswahl von Datensätzen oder Datenfeldern.

Frage: Warum erscheint ein zusätzlicher Druckdialog?

Antwort: Die Option Reportauswahl ist aktiviert. Dadurch können Bericht, Kopienanzahl und Vorschau vor dem Druck gewählt werden.

Frage: Warum kann ich keinen Report bearbeiten?

Antwort: Prüfen Sie Lizenz, Rolle, Berechtigung und ob der Report als geschützter beziehungsweise signierter Report vorliegt.

Frage: Wofür dient die Filteranzeige im Report?

Antwort: Sie dokumentiert, auf welcher Datengrundlage der Ausdruck oder Export erstellt wurde.

Was wäre wenn?

Wenn die Vorschau leer bleibt?

Kontrollieren Sie Trefferliste, Filter, Zeitraum, Organisationseinheit und Berechtigungen.

Wenn der Ausdruck mehr Personen enthält als die Trefferliste?

Aktivieren Sie Strikte Filterung, prüfen Sie zusätzliche Kontextdaten und kontrollieren Sie die Reportdefinition.

Wenn eine einzelne Person nicht gedruckt werden soll?

Nutzen Sie Datenauswahl, entfernen Sie die Person aus der Auswahl und prüfen Sie die Vorschau erneut.

Wenn der CSV-Export private Daten enthält?

Brechen Sie die Weitergabe ab, reduzieren Sie die Datenfelder und erstellen Sie die Datei nur für einen berechtigten Zweck neu.

Wenn die Reportauswahl nicht angezeigt wird?

Prüfen Sie, ob Reportauswahl aktiviert ist und mehrere passende Reports verfügbar sind.

Wenn die Änderung im Report nicht sichtbar ist?

Speichern Sie die Definition, aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie Datenquelle, Filter und gegebenenfalls den Modulneustart.

Wenn der Report nach einer Wiederherstellung fehlerhaft ist?

Prüfen Sie Vorlage, Datenquelle, HRIDs, Berechtigungen und abhängige Stammdaten im Zielsystem.