Persönliche Daten

Einleitung

Diese Stammdatenbereiche verwalten Arbeitgeber, persönliche Listenwerte, Alarmierungskontakte und Dienstarten. Die Einträge werden anschließend in den Personaldaten und in weiteren Modulen verwendet.

Eine einheitliche Pflege ist wichtig, damit Personen eindeutig zugeordnet, alarmiert, geplant und ausgewertet werden können.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Stammdaten werden insbesondere benötigt für:

Arbeitgeber- und Kontaktdaten in der Brandschutzbedarfsplanung
Alarmierung über Telefon, Mobiltelefon, SMS oder Fax
Auswahlwerte wie Familienstand, Geschlecht und Religion
Dienstarten für Planung, Zeiterfassung und Abrechnung
einheitliche Bezeichnungen und Kürzel in den Personaldaten

Nutzen:

zentrale und wiederverwendbare Stammdaten
weniger doppelte oder uneinheitliche Eingaben
bessere Grundlage für Alarmierung und Einsatzplanung
nachvollziehbare Auswertungen und Entschädigungsberechnungen

Voraussetzungen

Zugriff auf die Stammdatenverwaltung
Berechtigung zum Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Stammdaten
abgestimmte Bezeichnungen und Kürzel für die Organisation
Kenntnis, in welchen Modulen die Stammdaten verwendet werden
Prüfung bestehender Zuordnungen vor dem Löschen oder Ersetzen eines Eintrags

Wichtiger Hinweis: Stammdaten können nur gelöscht werden, wenn sie an keiner anderen Stelle verwendet werden.

Ablauf auf einen Blick

Stammdatenbereich auswählen.
Vorhandene Einträge prüfen.
Neue Bezeichnung und gegebenenfalls ein Kürzel erfassen.
Verwendung in Personaldaten und Modulen kontrollieren.
Eintrag speichern und mit einem Beispiel testen.
Änderungen oder Löschungen erst nach Prüfung bestehender Zuordnungen durchführen.

Erfassung des Arbeitgebers

Die Erfassung der Arbeitgeberdaten ist ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung, insbesondere für die Brandschutzbedarfsplanung.

Wann und Wo erfassen

Voraussetzung: Gilt für Personen, die der Freiwilligen Feuerwehr angehören.
Erfassung: Sie können vorab die Namen und Kontaktdaten des Arbeitgebers erfassen.
Zentrale Verwaltung aller Arbeitgeber-Adressen
Direkte Zuordnung: Mit den entsprechenden Rechten ist es auch möglich, den Arbeitgeber direkt bei der Erfassung einer Person zu hinterlegen.
Verknüpfung erfolgt im Personalstammblatt.
Nutzen: Diese Angaben, in Verbindung mit weiteren Details, können beispielsweise für die Brandschutzbedarfsplanung genutzt werden.

Anwendungsbeispiele

Verfügbarkeit der Einsatzkraft während der Arbeitszeit
Erreichbarkeit bei Alarmen
Planung der Tageseinsatzbereitschaft
Abstimmung mit Arbeitgebern

Verwaltung der Adressen

Die Arbeitgeberliste bündelt vorhandene Adressen und ermöglicht das schnelle Bearbeiten, Anlegen oder Entfernen eines Eintrags.

Bearbeiten (Schnellzugriff): Mit einem Doppelklick auf eine Adresse öffnet sich ein Formular zur weiteren Bearbeitung.

Schnelle Anpassung bestehender Daten.
Fußzeilen-Buttons: Alternativ können Sie über die Buttons in der Fußzeile:
Neue Adresse hinzufügen: Erfassung eines neuen Arbeitgebers
Bestehende Adresse bearbeiten: Änderungen vorhandener Arbeitgeberdaten
Adresse löschen: Entfernen eines Arbeitgebers

Vorteile

Zentrale Verwaltung: Alle Arbeitgeber-Adressen sind an einem Ort
Einsatzplanung: Bessere Verfügbarkeitsplanung
Brandschutzbedarfsplanung: Wichtige Datengrundlage
Schnellzugriff: Effiziente Bearbeitung durch Doppelklick
Wiederverwendbarkeit: Einmalige Erfassung, mehrfache Nutzung

Telefon- und Faxnummer für die Alarmierung zuordnen

Im Bereich Telefon/Fax können Sie festlegen, welche Eigenschaften eine Kontaktnummer (Telefon, Mobiltelefon oder Fax) für Alarmierungszwecke hat.

Zuordnung der Eigenschaften

Funktion:

Sie können einer Nummer oder einem SMS-Typ spezifische Eigenschaften zur Alarmierung zuordnen.
Festlegung welche Nummer für welchen Alarmierungstyp verwendet werden.
Priorisierung von Kontaktdaten

Nutzen für die Freiwillige Feuerwehr:

Besonders hilfreich für die Alarmierung von Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr.
Sicherstellung der Erreichbarkeit im Einsatzfall
Zielgerichtet Alarmierung über verschiedene Kanäle

Spezialfall Rettungsdienst

Checkbox (Bei)Fahreralarm:
Diese Checkbox ist speziell für das Personal des Rettungsdienstes relevant
Dient zur Kennzeichnung von Nummern, die für die Alarmierung von Fahrern oder Beifahrern verwendet werden.

Anwendung:

Unterscheidung zwischen Fahrzeugführern und Beifahrern
Gezielte Alarmierung je nach Rolle
Optimierte Besetzung von Rettungsfahrzeugen

Verwendung im Einsatzmodul:

Alle hier gemachten Angaben zur Alarmierung werden im separaten Modul der LIS SP Einsatzbearbeitung verwendet, um eine korrekte und gezielte Alarmierung sicherzustellen.

Persönliche Listenwerte verwalten

In diesem Formular können Sie Angaben wie den Familienstand, das Geschlecht und die Religion mit Ihren organisationseigenen Bezeichnungen erfassen oder bearbeiten.

Erfassen und Bearbeiten von Daten

Anpassungsmöglichkeiten:

Individuelle Bezeichnungen für Ihre Organisation
Kürzel und Langformen definieren
Zentrale Verwaltung aller Listenwerte

Neuen Eintrag hinzufügen

Der Dialog dient zum Anlegen von Listenwerten mit einer Langbezeichnung und einem eindeutigen Kürzel.

Um einen neuen Eintrag (z. B. einen neuen Familienstand oder eine neue Religion) hinzuzufügen:

Vorgehensweise:

Dialog öffnen: Wählen Sie die entsprechende Funktion, um einen neuen Dialog zu öffnen

Daten eingeben: Geben Sie in diesem Dialog ein:

Langbezeichnung: Vollständige Bezeichnung (z. B. "Verheiratet")
Kürzel: Abkürzung (z. B. "VH")

Speichern: Bestätigen Sie die Eingabe

Beispiele

Kategorie	Langbezeichnung	Kürzel
Familienstand	Verheiratet	VH
Familienstand	Ledig	LD
Religion	Römisch-Katholisch	RK
Religion	Evangelisch	EV

Wichtiger Hinweis zur Bearbeitung des Geschlechts

Wichtiger Hinweis: Für das Feld "Geschlecht" und dessen Kürzel ist nach dem Anlegen technisch bedingt keine Änderung mehr möglich.

Korrektur bei Fehleingabe

Sollte eine fehlerhafte Eingabe erfolgt sein:

Prüfung: Stellen Sie sicher, dass der Eintrag noch keiner Person zugeordnet ist
Entfernen: Löschen Sie den fehlerhaften Eintrag
Neu erfassen: Legen Sie den Eintrag mit korrekten Daten neu an

Hinweis: Ein Löschen ist nur möglich, wenn der Eintrag noch nicht verwendet wird.

Vorteile:

Anpassbarkeit: Listenwerte an organisationsspezifische Anforderungen anpassen
Konsistenz: Einheitliche Verwendung in allen Stammdaten
Übersichtlichkeit: Zentrale Verwaltung aller Listenwerte
Effizienz: Schnelle Erfassung durch Kürzel
Standardisierung: Vordefinierte Auswahlmöglichkeiten

Geschäftliche Informationen: Dienstarten

Der Reiter "Geschäftliche Informationen" dient der zentralen Erfassung und Pflege der verschiedenen Dienstarten, die in Ihrer Organisation verwendet werden.

Inhalt und Zweck

In diesem Bereich können Sie verschiedene Dienstarten zusammen mit ihren Kürzeln und weiteren relevanten Daten für die spätere Verwendung im System erfassen.

Beispiele für Dienstarten:

Tagesdienst
Einsatzdienst
Bereitschaftsdienst
Übungsdienst
Verwaltungsdienst

Zweck:

Diese Definitionen sind entscheidend für:
Planung: Korrekte Dienstplanung
Zeiterfassung: Erfassung von Personalaktivitäten
Auswertung: Statistische Auswertungen
Abrechnung: Entschädigungsberechnung

Vorgehensweise zur Bearbeitung

Die Dienstartenliste enthält die Bezeichnungen und Kürzel, die später bei Planung, Zeiterfassung und Abrechnung ausgewählt werden.

Die Vorgehensweise zur Bearbeitung und zum Hinzufügen neuer Einträge (Langbezeichnung und Kürzel) ist dieselbe wie bei den Persönliche Daten:

Dialog öffnen: Funktion zum Hinzufügen/Bearbeiten wählen
Daten eingeben: Langbezeichnung und Kürzel erfassen
Speichern: Eintrag sichern

Beispiel:

Langbezeichnung	Kürzel
Tagesdienst	TD
Einsatzdienst	ED
Bereitschaftsdienst	BD
Übungsdienst	ÜD

Vorteile:

Anpassbarkeit: Listenwerte an organisationsspezifische Anforderungen anpassen
Konsistenz: Einheitliche Verwendung in allen Stammdaten
Übersichtlichkeit: Zentrale Verwaltung aller Listenwerte
Effizienz: Schnelle Erfassung durch Kürzel
Standardisierung: Vordefinierte Auswahlmöglichkeiten
Flexibilität: Individuelle Dienstarten definieren

Empfehlungen für die tägliche Pflege

Verwenden Sie eindeutige und einheitliche Bezeichnungen für Arbeitgeber, Listenwerte und Dienstarten.
Legen Sie Kürzel nach einem abgestimmten Schema an, damit sie in Listen und Auswertungen verständlich bleiben.
Prüfen Sie bestehende Zuordnungen, bevor Sie einen Arbeitgeber, einen Listenwert oder eine Dienstart löschen.
Testen Sie Alarmierungsnummern mit dem vorgesehenen Alarmierungstyp, bevor Sie sie produktiv verwenden.
Erfassen Sie Dienstarten nur einmal und verwenden Sie bestehende Einträge wieder.
Prüfen Sie Änderungen in Personaldaten, Alarmierungsmodul, Planung und Abrechnung.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Doppelter Arbeitgeber: Suchen Sie zuerst nach einer vorhandenen Adresse, bevor Sie einen neuen Eintrag anlegen.
Unvollständige Arbeitgeberdaten: Erfassen Sie Name und relevante Kontaktdaten vollständig, damit die Adresse in Planung und Auswertung nutzbar ist.
Falscher Alarmierungstyp: Ordnen Sie Telefon-, Mobil-, SMS- oder Faxnummern nur den Alarmierungsarten zu, für die sie tatsächlich verwendet werden sollen.
Fahrer-Alarm übersehen: Prüfen Sie die Checkbox (Bei)Fahreralarm besonders bei Rettungsdienstpersonal.
Nicht eindeutige Kürzel: Verwenden Sie keine Kürzel, die bereits für eine andere persönliche Angabe oder Dienstart verwendet werden.
Geschlecht nachträglich ändern erwartet: Beachten Sie, dass Bezeichnung und Kürzel des Geschlechts nach dem Anlegen technisch nicht geändert werden können.
Verwendeten Wert gelöscht: Prüfen Sie vor dem Löschen, ob der Eintrag bereits einer Person zugeordnet ist.
Dienstart nicht in der Abrechnung: Kontrollieren Sie Bezeichnung, Kürzel und die Zuordnung zur jeweiligen Planung oder Entschädigungsberechnung.

Typische Arbeitsszenarien

Neuen Arbeitgeber anlegen:

Suchen Sie zunächst nach einer vorhandenen Adresse. Legen Sie den Arbeitgeber nur einmal an und verknüpfen Sie ihn anschließend mit den betreffenden Personen.

Arbeitgeberdaten für die Einsatzplanung pflegen:

Aktualisieren Sie Name und Kontaktdaten und prüfen Sie, ob die Angaben für Verfügbarkeit und Brandschutzbedarfsplanung verwendet werden können.

Alarmierungsnummer zuordnen:

Wählen Sie den passenden Nummerntyp und aktivieren Sie nur die Alarmierungsmerkmale, die für diese Nummer vorgesehen sind.

Rettungsdienstpersonal unterscheiden:

Kennzeichnen Sie die Nummer für (Bei)Fahreralarm nur bei Personen und Telefonnummern, die für Fahrer- oder Beifahreralarm genutzt werden sollen.

Neuen Familienstand oder eine Religion ergänzen:

Verwenden Sie eine eindeutige Langbezeichnung und ein kurzes, abgestimmtes Kürzel. Prüfen Sie die Auswahl anschließend in den Personaldaten.

Dienstart für die Planung anlegen:

Erfassen Sie Langbezeichnung und Kürzel, testen Sie die Auswahl in der Planung und prüfen Sie die spätere Verwendung in Auswertungen oder Abrechnung.

Fehleingabe bei einem Listenwert:

Prüfen Sie zuerst, ob der Eintrag bereits verwendet wird. Löschen Sie ihn nur bei fehlender Zuordnung und legen Sie anschließend den korrekten Wert neu an.

Praktische Beispiele

Beispiel: Arbeitgeber für mehrere Personen anlegen

Prüfen Sie zunächst, ob der Arbeitgeber bereits in der Liste vorhanden ist.
Legen Sie nur bei fehlendem Eintrag eine neue Adresse mit eindeutiger Bezeichnung und vollständigen Kontaktdaten an.
Ordnen Sie den Arbeitgeber den betreffenden Personen im Personalstammblatt zu.
Kontrollieren Sie anschließend die Verwendung für Einsatzplanung und Brandschutzbedarfsplanung.

Beispiel: Alarmierungsnummer für den Rettungsdienst

Erfassen Sie die Nummer mit dem passenden Typ, zum Beispiel Mobiltelefon oder SMS.
Aktivieren Sie nur die tatsächlich benötigten Alarmierungseigenschaften.
Setzen Sie (Bei)Fahreralarm nur, wenn die Nummer für Fahrer- oder Beifahreralarm vorgesehen ist.
Testen Sie die Zuordnung im vorgesehenen Alarmierungsprozess.

Beispiel: Neue Dienstart einführen

Stimmen Sie Langbezeichnung und Kürzel organisatorisch ab.
Prüfen Sie, ob eine gleichartige Dienstart bereits vorhanden ist.
Legen Sie den Eintrag an und testen Sie ihn in Planung, Zeiterfassung und Auswertung.
Informieren Sie die zuständigen Benutzer über die neue Auswahlmöglichkeit.

Alltagssituationen

Neue Person aufnehmen:

Prüfen Sie vor der Erfassung Arbeitgeber, Dienstart, Alarmierungsnummern und persönliche Listenwerte. Verwenden Sie vorhandene Stammdaten, statt neue Varianten anzulegen.

Telefonnummer ändert sich:

Aktualisieren Sie die Nummer und prüfen Sie danach alle zugeordneten Alarmierungseigenschaften sowie die Verwendung im Alarmierungsmodul.

Arbeitgeberwechsel:

Suchen Sie den neuen Arbeitgeber oder legen Sie ihn einmalig an. Kontrollieren Sie anschließend die Zuordnung im Personalstammblatt und die Auswirkungen auf die Einsatzplanung.

Neue Dienstart im laufenden Betrieb:

Testen Sie die Dienstart zunächst mit einer begrenzten Auswahl und prüfen Sie danach Zeiterfassung, Planung, Auswertungen und Entschädigungsberechnung.

Fehler im Familienstand oder Religionswert:

Prüfen Sie, ob der Wert bereits verwendet wird. Ist keine Zuordnung vorhanden, löschen Sie den fehlerhaften Eintrag und erfassen Sie ihn korrekt neu.

Alarmierung erreicht die falsche Zielgruppe:

Kontrollieren Sie Nummerntyp, Alarmierungsmerkmale und (Bei)Fahreralarm. Entfernen Sie nicht benötigte Eigenschaften und testen Sie die Zuordnung erneut.

Organisatorische Hinweise

Legen Sie Zuständigkeiten für Anlage, Prüfung, Freigabe und Pflege der Stammdaten fest.
Verwenden Sie einheitliche Namens- und Kürzelstandards für Arbeitgeber, Listenwerte und Dienstarten.
Prüfen Sie vor jeder Neuanlage, ob ein gleichartiger Stammdatensatz bereits vorhanden ist.
Stimmen Sie Alarmierungsmerkmale mit den Verantwortlichen für Einsatzbearbeitung und Alarmierung ab.
Testen Sie neue oder geänderte Stammdaten zunächst mit einer begrenzten Auswahl, bevor sie für viele Personen verwendet werden.
Dokumentieren Sie Änderungen an Arbeitgebern, Alarmierungsarten und Dienstarten mit Datum, Anlass und verantwortlicher Person.
Prüfen Sie regelmäßig doppelte, veraltete oder nicht mehr verwendete Stammdatensätze.
Beachten Sie bei Arbeitgeber-, Kontakt- und Personendaten die geltenden Berechtigungs-, Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Löschvorgaben.

Fragen und Antworten

Frage: Wann sollte ein Arbeitgeber angelegt werden?

Antwort: Legen Sie den Arbeitgeber möglichst vor der Zuordnung zu einer Person an. So kann derselbe Eintrag mehrfach verwendet werden.

Frage: Können Arbeitgeberdaten direkt bei einer Person erfasst werden?

Antwort: Ja, sofern die erforderlichen Rechte vorhanden sind. Die Daten werden anschließend im Personalstammblatt verknüpft.

Frage: Wofür werden Alarmierungseigenschaften verwendet?

Antwort: Sie legen fest, über welche Nummer und welchen Alarmierungstyp eine Person im Einsatzfall erreicht werden kann.

Frage: Was ist beim Geschlecht besonders zu beachten?

Antwort: Bezeichnung und Kürzel können nach dem Anlegen technisch nicht mehr geändert werden. Prüfen Sie die Eingabe daher vor dem Speichern.

Frage: Wo werden Dienstarten verwendet?

Antwort: Dienstarten können unter anderem in Planung, Zeiterfassung, Auswertungen und Entschädigungsberechnung verwendet werden.

Frage: Warum kann ein Stammdatensatz nicht gelöscht werden?

Antwort: Wahrscheinlich wird er noch an anderer Stelle verwendet, zum Beispiel in Personaldaten. Entfernen Sie zuerst die bestehenden Zuordnungen oder legen Sie einen Ersatzwert an.

Problemlösungen im Alltag

Wenn ein Arbeitgeber doppelt vorhanden ist:

Vergleichen Sie Name und Kontaktdaten, stimmen Sie den bevorzugten Eintrag ab und vermeiden Sie weitere parallele Adressen.

Wenn eine Telefonnummer nicht alarmiert wird:

Prüfen Sie Nummerntyp, Alarmierungseigenschaft, Berechtigung und die Verwendung im Alarmierungsmodul.

Wenn eine Dienstart nicht auswählbar ist:

Kontrollieren Sie, ob der Eintrag gespeichert, aktiv und der richtigen Organisation beziehungsweise Funktion zugeordnet ist.

Wenn ein Kürzel bereits verwendet wird:

Wählen Sie ein eindeutiges Kürzel nach dem Organisationsstandard und prüfen Sie bestehende Listenwerte vor dem Speichern.

Wenn ein persönlicher Listenwert nicht gelöscht werden kann:

Suchen Sie die zugeordneten Personen und entfernen oder ändern Sie die Verknüpfungen erst nach fachlicher Prüfung.

Wenn eine Alarmierungszuordnung unerwartete Personen erreicht:

Prüfen Sie die aktivierten Merkmale der Nummer und deaktivieren Sie nicht benötigte Alarmierungstypen.

Wenn Änderungen in einem Modul nicht sichtbar sind:

Aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie, ob der richtige Stammdatensatz, die Organisationseinheit und die erforderliche Berechtigung verwendet werden.