Verwaltung: Personal- und Datenmanagement

Einleitung

Der Bereich Verwaltung bündelt die wichtigsten Funktionen für die tägliche Pflege, Auswertung und Weiterverarbeitung von Personaldaten.

Von der Personalübersicht über Personaldaten und Mehrfachzuordnung bis zu Dienstplan, Terminen, Historie und Entschädigungen greifen die Module auf eine gemeinsame Datenbasis zu.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Verwaltung eignet sich insbesondere für:

die Anlage und Pflege von Personaldaten
die Bearbeitung mehrerer Personen in einem Vorgang
die Planung und Kontrolle von Terminen und Qualifikationen
die Synchronisation mit dem Dienstplan
die Nachverfolgung von Änderungen
die Berechnung und Verwaltung von Entschädigungen

Nutzen:

zentrale Navigation zu allen Personalverwaltungsfunktionen
klarer Übergang zwischen Übersicht, Detailbearbeitung und Auswertung
bessere Nachvollziehbarkeit durch Historie und Listen
weniger doppelte Datenerfassung durch Importe und Schnittstellen

Voraussetzungen

Zugriff auf das Modul Verwaltung
Berechtigung für die benötigten Unterbereiche
gepflegte Stammdaten und Organisationseinheiten
bei optionalen Funktionen: passende Lizenz und konfigurierte Schnittstelle
Kenntnis der Zuständigkeiten für Personaldaten und Rechteverwaltung

Ablauf auf einen Blick

Passenden Verwaltungsbereich auswählen.
Person, Personengruppe oder Datenbereich bestimmen.
Daten prüfen, bearbeiten oder importieren.
Änderungen speichern und Ergebnis kontrollieren.
Bei Bedarf Listen, Historie, Dienstplan oder Entschädigungsübersicht prüfen.
Berechtigungen und Auswirkungen bei sensiblen Änderungen nachkontrollieren.

Die Verwaltungsübersicht bündelt die wichtigsten Module für Personalpflege, Planung, Auswertung und Datenaustausch.

Personalübersicht: Stellt eine Übersichtsliste aller gespeicherten Personen dar. Von hier aus wählen Sie die Person aus, deren Daten Sie bearbeiten möchten.
Personaldaten: Das Hauptformular (Personalverzeichnis) zur umfassenden Bearbeitung aller Personalstamm- und Bewegungsdaten.
Mehrfachzuordnung: Ermöglicht es, ein einzelnes Ereignis (z. B. eine Schulung oder eine interne Mitteilung) mehreren Personen gleichzeitig zuzuordnen.
Personal(de-)aktivierung: Dient zur Deaktivierung von Personen im System, beispielsweise bei Ausscheiden aus dem Dienst.
Dienstplanaustausch (optional): Ermöglicht den Austausch von Stammdaten zwischen dem Personalverzeichnis und einem externen Dienstplansystem.
Terminübersicht: Bietet eine zentrale Übersicht über alle anstehenden und vergangenen Termine wie Untersuchungen, Ausbildungen und Geburtstage.
Atemschutzeinsätz importieren: Ermöglicht die Übernahme von Einsatzdaten direkt aus der LIS-Einsatznachbearbeitung in die Personalakte.
Personalfilter (optional): Ermöglicht das Erstellen beliebiger Abfragen und komplexer Filter basierend auf den gespeicherten Personaldaten.
Historienliste: Stellt eine Übersicht über alle in der Vergangenheit vorgenommenen Veränderungen an den Personaldaten dar (Änderungsprotokoll).
Entschädigungsübersicht (optional): Bietet eine transparente und übersichtliche Verwaltung aller erfassten Entschädigungszahlungen.
Entschädigungsrechner (optional): Stellt verschiedene Funktionen zur Bearbeitung und Berechnung der jeweiligen Entschädigungen bereit.

Empfehlungen für die tägliche Verwaltung

Beginnen Sie bei Einzeländerungen in der Personalübersicht und öffnen Sie anschließend die betroffene Person.
Verwenden Sie Mehrfachzuordnung nur für identische Angaben und kontrollieren Sie die ausgewählte Personengruppe.
Prüfen Sie nach Importen oder Synchronisationen die betroffenen Personaldaten stichprobenartig.
Nutzen Sie die Historienliste, wenn Zeitpunkt, Benutzer oder alte und neue Werte einer Änderung nachvollzogen werden müssen.
Kontrollieren Sie vor Dienstplanexport, Entschädigungsberechnung oder Massenänderungen die fachliche Datenbasis.
Beachten Sie bei deaktivierten Personen, Archivierungen und sensiblen Daten die jeweiligen Berechtigungen und Datenschutzvorgaben.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Falscher Verwaltungsbereich: Prüfen Sie, ob Sie Personaldaten, Termine, Historie, Listen oder Schnittstellen bearbeiten möchten.
Falsche Personengruppe: Kontrollieren Sie Filter, Organisationseinheit und Abteilung vor Mehrfachzuordnung oder Export.
Doppelte Datenerfassung: Prüfen Sie, ob Daten bereits über Import, Dienstplan oder eine andere Funktion übernommen wurden.
Fehlende Berechtigung: Wenden Sie sich an die Administration und prüfen Sie Rolle, Gruppe, Rechtepaket und Einschränkungen.
Optionale Funktion nicht verfügbar: Kontrollieren Sie Lizenz, Modulstatus und Konfiguration.
Sensible Daten falsch weitergegeben: Exportieren oder drucken Sie nur die benötigten Daten für berechtigte Empfänger.
Änderung nicht nachvollziehbar: Kontrollieren Sie Historie, Ergebnisdialog und gespeicherte Zeitpunkte.

Typische Arbeitsszenarien

Neue Person anlegen:

Öffnen Sie Personalübersicht, legen Sie die Person an und ergänzen Sie Organisation, Funktionen, Qualifikationen und Kontaktdaten.

Mehrere Personen einer Ausbildung zuordnen:

Verwenden Sie Mehrfachzuordnung, prüfen Sie die ausgewählten Personen und kontrollieren Sie ausstehende Einträge vor dem Speichern.

Person vorübergehend deaktivieren:

Nutzen Sie Personal(de)aktivierung, dokumentieren Sie den Grund und prüfen Sie vorher offene Geräte, Termine und Dienstplanzuordnungen.

Dienstplan aktualisieren:

Öffnen Sie Dienstplanaustausch, prüfen Sie rote Kreuze oder Markierungen und führen Sie den passenden Export durch.

Ausstehende Untersuchung prüfen:

Öffnen Sie Terminübersicht oder Listen, filtern Sie Untersuchungsart und Zeitraum und planen Sie notwendige Folgemaßnahmen.

Änderung nachvollziehen:

Verwenden Sie Historienliste, wählen Sie Person und Zeitraum und vergleichen Sie alten und neuen Wert.

Entschädigung vorbereiten:

Ermitteln oder ergänzen Sie Entschädigungen im Entschädigungsrechner und verarbeiten Sie sie anschließend in der Entschädigungsübersicht.

Atemschutzeinsätze übernehmen:

Prüfen Sie importierbare Daten, validieren Sie die Einträge und übernehmen Sie nur fehlerfreie Datensätze.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Neue Einsatzkraft.

Person anlegen, Organisation und Abteilung zuordnen, Qualifikationen erfassen und anschließend Einsatzfähigkeit sowie Dienstplanrelevanz prüfen.

Beispiel 2: Rollenwechsel.

Alte Funktion und bisherige Rechte prüfen, neue Funktion zuordnen, Berechtigungen aktualisieren und den Zugriff mit einem Testbenutzer kontrollieren.

Beispiel 3: Lehrgangsplanung.

Über Listen oder Personalfilter geeignete Personen ermitteln, Voraussetzungen prüfen und die Ausbildung per Mehrfachzuordnung dokumentieren.

Beispiel 4: Änderung nach Systemupdate.

Konvertierungen prüfen, Benutzerrechte kontrollieren, betroffene Module testen und Ergebnisse dokumentieren.

Fragen und Antworten

Frage: Welcher Bereich ist der beste Einstieg für eine Person?

Antwort: Öffnen Sie Personalübersicht und wählen Sie die Person für die Detailbearbeitung aus.

Frage: Wann verwende ich Mehrfachzuordnung?

Antwort: Wenn derselbe neue Datensatz mehreren Personen zugeordnet werden soll.

Frage: Wo sehe ich Änderungen an Personaldaten?

Antwort: In der Historienliste, sofern die betreffenden Datenfelder für die Protokollierung konfiguriert sind.

Frage: Wo prüfe ich anstehende Untersuchungen und Termine?

Antwort: In der Terminübersicht, in den passenden Listen oder direkt in den Personaldaten.

Frage: Wann benötige ich den Dienstplanaustausch?

Antwort: Wenn Personaldaten, Qualifikationen oder Statusänderungen an das optionale Dienstplanmodul übertragen werden müssen.

Problemlösungen im Alltag

Wenn ein Modul nicht angezeigt wird?

Prüfen Sie Berechtigung, Rolle, Gruppe, Rechtepaket, Lizenz und Modulkonfiguration.

Wenn eine Person in der Übersicht fehlt?

Kontrollieren Sie Filter, Organisationseinheit, Abteilung, Status und benutzerabhängige Einschränkungen.

Wenn eine Mehrfachzuordnung falsche Personen betrifft?

Brechen Sie den Vorgang ab, prüfen Sie die ausgewählte Gruppe und ändern Sie nur die korrekten ausstehenden Zuordnungen.

Wenn ein Import fehlerhafte Daten enthält?

Öffnen Sie die Validierungs- oder Ergebnisansicht, korrigieren Sie die Quelldaten und wiederholen Sie den Import kontrolliert.

Wenn ein Export nicht im Zielsystem erscheint?

Prüfen Sie Statussymbole, Exportprotokoll, Schnittstellenkonfiguration und die Aktualität der Stammdaten.

Wenn eine Person trotz Deaktivierung eingeplant wird?

Kontrollieren Sie Deaktivierungsstatus, Dienstplanaustausch und die Aktualisierung der betroffenen Planung.

Wenn eine Änderung nicht nachvollziehbar ist?

Prüfen Sie Historienliste, Ergebnisdialoge, Zeitstempel und die verantwortliche Benutzerzuordnung.