Termine/Übersicht

Der Bereich Termine/Übersicht bietet Ihnen eine zentrale Ansicht aller Termine des Personals und ermöglicht die einfache Verwaltung von vergangenen und zukünftigen Ereignissen.

Terminübersicht aufrufen:

1. Dienst auswählen: Wählen Sie zunächst den entsprechenden Dienst (z. B. Feuerwehr, Rettungsdienst) aus, um die Termine des zugehörigen Personals anzeigen zu lassen.

2. Filter anwenden: Sie können die Übersicht weiter filtern, indem Sie einen bestimmten Termintypen (z. B. Untersuchung, Ausbildung, Geburtstag) oder bestimmte Eigenschaften auswählen.

Termine anlegen und bearbeiten:

Sie können neue Termine erfassen oder bestehende Einträge ändern:

• Termin anlegen: Nutzen Sie den Button Hinzufügen, um einen neuen Termin zu erfassen. Befolgen Sie die Hinweise im daraufhin erscheinenden Dialog.

• Termin bearbeiten: Wählen Sie einen bestehenden Termin aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

Bei beiden Vorgängen (Hinzufügen und Bearbeiten) öffnet sich ein identischer Dialog zur weiteren Bearbeitung, in dem Sie alle relevanten Details zum Termin eintragen oder anpassen können.

Termintypen Auswahl

Die Auswahl und Filterung der Termine ermöglicht Ihnen eine übersichtliche Darstellung der Termindaten basierend auf Ihren Kriterien.

Gruppierung und Sortierung:

Die Termindaten können nach folgenden Kriterien gruppiert und sortiert werden:

• Eigenschaften: Sie können nach dem Beginn, dem Ende oder dem Folgetermin der jeweiligen Termine sortieren und gruppieren.

• Termintypen: Sie können nach der Art des Termins gruppieren, z. B. Abwesenheit, Wiedervorlage und vielen weiteren Typen.

Filtern nach Termintyp und Zeit:

1. Mindestauswahl: Es muss mindestens eine Checkbox (entweder unter Eigenschaften oder Termintypen) ausgewählt sein, damit die benötigten Daten in der Übersicht dargestellt werden können.

2. Zeitbereich: Zur weiteren Einschränkung und Darstellung der Ergebnisse können Sie zusätzlich den Zeitbereich auswählen und filtern (z. B. nur Termine des aktuellen Monats oder Jahres).

Termine bearbeiten/neu anlegen (identisch)

Der Dialog zum Anlegen oder Bearbeiten von Terminen ist identisch und bietet Ihnen erweiterte Möglichkeiten zur detaillierten Erfassung eines Ereignisses.

Sie haben weitere Möglichkeiten mit den nachfolgenden Checkboxen/Button/Textfeldern Details zu hinterlegen.

• Betreff: Die Bezeichnung des Ereignisses, z. B. "G26.3 Untersuchung", "Jahresschulung" oder "Personalgespräch".

• Zeitbereich: Definiert den zeitlichen Rahmen des Ereignisses (Datum und/oder Uhrzeit), um den Termin zeitlich.einzugrenzen.

• Erledigt: Wenn diese Checkbox gewählt ist, wird der Termin nicht mehr in der Wiedervorlage dargestellt (der Termin gilt als abgeschlossen).

• Button Privat: Wenn dieser Button gewählt ist (das Schloss ist geschlossen ), ist der Eintrag als privat gekennzeichnet und nur für den aktuellen Anwender (den eingeloggten Benutzer) sichtbar.

• Information: Hier können Sie beliebige zusätzliche Informationen oder Notizen zum Ereignis oder dessen Kontext hinterlegen.

Übertragung in die Personaldaten:

Alle hier vorgenommenen Änderungen und neu angelegten Termine sind später auch unter Personaldaten Übersicht Termine bei der jeweiligen Person wiederzufinden.

Terminübersicht

Nachdem Sie Ihre Selektionskriterien (Termintyp, Eigenschaften, Zeitbereich) gewählt haben, stellt die Terminübersicht die gefilterten Daten in einer klaren, zweigeteilten Listenansicht dar.

Aufbau der Übersicht:

• Linksseitig: Alle Informationen, die den Termin selbst betreffen (z. B. Betreff, Zeitbereich).

• Rechtsseitig: Alle Angaben zur Person, die von diesem Termin betroffen ist.

Statusanzeige und Farbcodierung:

Der Status der Termine wird durch verschiedene Farben visualisiert, um Ihnen eine schnelle Einordnung zu ermöglichen:

Vergangen: (Farbe kann je nach System variieren)

• Termine, die bereits stattgefunden haben.

Zukünftig: (Farbe kann je nach System variieren)

• Termine, die noch bevorstehen.

Erledigt: Grüne Textzeile.

• Die gesamte Zeile der jeweiligen Person wird grün dargestellt, wenn Sie zusätzlich die Checkbox "Erledigte Termine Anzeigen" ausgewählt haben.

Zusätzliche Listenfunktionen:

Sie können die Darstellung der Übersicht weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen:

• Nutzen Sie die üblichen Listenfunktionen (z. B. Spaltenköpfe), um die Termine zusätzlich nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren, selektieren oder filtern.

CSV-Export

Der CSV-Export ermöglicht Ihnen, die aktuell gefilterten Termine für weiterführende Auswertungen oder administrative Aufgaben zu verwenden.

Konfigurieren der Exportdaten:

Sie bestimmen selbst, welche Datenfelder in die Exportdatei aufgenommen werden:

1. Datenfelder wählen: Ziehen Sie die Export-relevanten Datenfelder aus der Liste der Verfügbaren Datenfelder in den Bereich der Gewählten Datenfelder (Drag & Drop).

2. Vorschau: Die ausgewählten Datenfelder werden Ihnen zur Kontrolle in einer Vorschau übersichtlich dargestellt.

Nutzung der CSV-Datei:

Sobald der Export konfiguriert ist, können die Daten im CSV-Format (Comma Separated Values) exportiert werden.Dieses Format ist ideal für:

• Tabellenkalkulationen: Importieren in Programme wie Excel oder Google Sheets zur weiteren Auswertung (z. B. Statistiken, Pivot-Tabellen).

• Anschreiben/Serienbriefe: Nutzung der Daten für die Erstellung von Einladungen zu zukünftigen Terminen oder Benachrichtigungen (z. B. für Serienbriefe oder E-Mails).