Entschädigungsübersicht

Die Entschädigungsübersicht dient der umfassende Verwaltung und Auswertung aller Aufwandsentschädigungen für Ihre Feuerwehrmitarbeiter. Sie gewährleistet Transparenz und eine effiziente Nachverfolgung geleisteter Dienste.

Jeder Eintrag liefert Details:

• Datum

• Einsatzbeschreibung

• Dauer

• Höhe der Entschädigung.

Detaillierte Filterung der Einträge:

Die Übersicht ermöglicht eine gezielte Filterung und Bearbeitung der Daten nach folgenden Kriterien:

• Zeitbereich (Von / Bis):

  • Ermöglicht die Auswahl eines spezifischen Zeitraums, um die Einträge nach dem Datum der geleisteten Dienste oder Einsätze zu filtern. Zeitbereich (Von / Bis):

• Abteilung:

  • Erlaubt die Auswahl spezifischer Abteilungen, z. B. „Jugendfeuerwehr“, „Einsatzabteilung“ oder „Technischer Dienst“.

• Person:

  • Dient zur Filterung nach einzelnen Feuerwehrangehörigen, um alle Entschädigungseinträge einer bestimmten Person zu sehen.

• Buchungsstatus:

Filterung nach dem aktuellen Statuswert der Entschädigungen:

• Offen: Noch nicht abgerechnet

• Gebucht: Bereits verbucht

• Storniert: Stornierte Einträge

Einträge anzeigen und verwalten

Nachdem die Filter angewendet wurden, können Sie die angezeigten Einträge verwalten und auswerten:

Verwaltungsfunktionen:

• Sortierung der Einträge nach verschiedenen Kriterien

• Markierung für die Abrechnung

• Bearbeitung einzelner Einträge

Detaillierte Ansicht

Jeder Eintrag zeigt folgende Informationen:

• Datum: Zeitpunkt des Dienstes / Einsatzes

• Status: Buchungsstatus (Offen, Gebucht, Storniert)

• Positionstext: Beschreibung der Tätigkeit

• Anzahl: Anzahl der Einheiten

• Höhe: Betrag der Entschädigungen.

Vorteile

Dieses System erleichtert:

• Gezielte Verwaltung: Effiziente Übersicht über alle Entschädigungen

• Überprüfung: Kontrolle der geleisteten Dienste

• Transparenz: Nachvollziehbare Dokumentation

• Abrechnung: Vereinfachte Vorbereitung der Auszahlungen

Dieses System erleichtert die gezielte Verwaltung und Überprüfung der geleisteten Dienste und der entsprechenden Aufwandsentschädigungen.

Entschädigung buchen

Um den Buchungsvorgang für Entschädigungen zu starten, müssen Sie zunächst die zu verarbeitenden Einträge filtern.

1. Parameter zur Filterung wählen

• 1. Wählen Sie die relevanten Filterkriterien in der Entschädigungsübersicht aus, z. B.:

• Person

• Abteilung

• Status.

• 2. Beispiel Status: Wenn Sie den Status "Alle" auswählen, werden alle bisherigen Gebuchten, offenen und stornierten Buchungen der ausgewählten Abteilung und der zugehörigen Personen angezeigt.

2. Buchungsstatus auswählen und Aktionen ausführen

1. Nachdem die gefilterte Liste erscheint, verwenden Sie die Checkbox neben jeder Buchung, um die spezifischen Einträge zu markieren, die Sie verarbeiten möchten.

Verfügbare Aktionen:

Anschließend können Sie spezifische Aktionen ausführen, die vom aktuellen Buchungsstatus der markierten Einträge abhängen:

• Markierte buchen:Setzt offene Einträge auf "Gebucht

• Markierte auf 'Offen' setzen: Setzt gebuchte Einträge zurück auf "Offen"

• Markierte stornieren: Storniert die ausgewählten Einträge

Hinweis: Die verfügbaren Aktionen werden dynamisch angezeigt, abhängig vom Status der markierten Einträge

Vorteile:

Dieses System erleichtert:

• Gezielte Verwaltung: Effiziente Übersicht über alle Entschädigungen

• Überprüfung: Kontrolle der geleisteten Dienste

• Transparenz: Nachvollziehbare Dokumentation

• Abrechnung: Vereinfachte Vorbereitung der Auszahlungen

Offene Buchungsprozesse abschließen

Der Prozess des Buchens einer offenen Entschädigung ist darauf ausgelegt, die Abrechnung eines gesamten Zeitraums auf einmal abzuschließen.

Vorgang beim Buchen einer offenen Entschädigung

1. Buchung auswählen:

• Wählen Sie eine offene Buchung in der Übersicht aus

• Initiieren Sie den Buchungsvorgang (z. B. durch Klicken auf den entsprechenden Aktions-Button)

2. Dialogfenster:

• Es öffnet sich ein Dialogfenster

• Dieses weist Sie darauf hin, dass mit dieser Aktion die gesamte Entschädigung des betreffenden Monats gebucht wird

3. Umfang der Buchung:

• Umfasst alle lokalen Positionen (Dienste, Einsätze etc.) innerhalb dieses Monats

• Ausnahme: Bereits stornierte Buchungen in diesem Zeitraum werden von der Buchung ausgenommen

4. Abschluss: Nach Ihrer Bestätigung im Dialogfenster wird die Buchung abgeschlossen

• Der Status aller betroffenen Einträge wechselt von Offen zu Gebucht

Wichtig: Dieser Vorgang bucht automatisch alle offenen Positionen des gesamten Monats. Prüfen Sie daher vor der Bestätigung, ob alle Einträge korrekt sind.

Buchung stornieren (Einzelposten):

Wenn Sie eine offene Buchung stornieren möchten, können Sie dies gezielt für einzelne Positionen tun, ohne den gesamten Monatsvorgang zu beeinflussen.

Vorgang

1. Position auswählen: Suchen Sie in der Entschädigungsübersicht die entsprechende offene Buchung auf. Verwenden Sie die Checkbox neben der Position, um den Eintrag zu markieren, den Sie stornieren möchten.

2. Stornierung bestätigen: Klicken Sie auf den Button Markierte stornieren.

• Ergebnis: Nur die ausgewählte Position wird storniert und erhält den Status "Storniert". Die Position wird dann von zukünftigen Gesamtbuchungen des Monats ausgenommen.

Vorteil: Sie können einzelne fehlerhafte oder nicht berechtigte Positionen gezielt aus der Abrechnung entfernen, ohne andere Einträge zu beeinflussen.

Drucken der gebuchten Entschädigungen

Um eine finale Dokumentation der abgerechneten Entschädigungen zu erstellen, können Sie die Daten direkt aus der Übersicht drucken.

1. Filter anwenden: Filtern Sie die Entschädigungsübersicht so, dass die gewünschten gebuchten Entschädigungen angezeigt werden.

• Beispiel: Status = "Gebucht", Zeitraum = gewünschter Monat

2. Checkbox setzen: Setzen Sie die entsprechende Checkbox, um die gebuchten Entschädigungen in Ihrer Ansicht markiert oder als Filter auszuwählen.

3. Druckfunktion: Durch diese Auswahl erhalten Sie Zugriff auf die Druckfunktion.

• Klicken Sie auf den Button Drucken

4. Bericht auswählen: Wählen Sie den gewünschten Bericht aus, um die Buchung über diesen Bericht auszudrucken.

• Verschiedene Berichtsvorlagen können zur Verfügung stehen

Ergebnis

Durch diesen Schritt ist die Entschädigung:

• Effizient gebucht und verbucht

• Dokumentiert für die Akten

• Als Nachweis ausdruckbar

• Den Personalakten beifügbar

Stornierung rückgängig machen:

Für Einträge die als storniert markiert sind, besteht die Möglichkeit, diesen Status wieder aufzuheben.

1. Stornierte Buchung auswählen: Suchen und markieren Sie die stornierte Position in der Entschädigungsübersicht.

• Verwenden Sie die Checkbox neben der stornierten Buchung

2. Stornierung aufheben: Nutzen Sie die entsprechende Schaltfläche Markierte auf Offen setzen im Menü

• Dies macht die Stornierung rückgängig

3. Statusänderung: Die Buchung wird daraufhin wieder mit dem Status offen angezeigt und kann im nächsten Schritt regulär gebucht werden.

Verwendung

• Ausdrucken des entsprechenden Berichts zur Buchung

• Dokumentation der Stornierung

• Nachweis der ursprünglichen Buchung

Vorteil: Ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Statusänderungen und bietet die Möglichkeit zur Korrektur versehentlicher Stornierungen.

Weitere Vorteile

Dieses System erleichtert:

• Gezielte Verwaltung: Effiziente Übersicht über alle Entschädigungen

• Überprüfung: Kontrolle der geleisteten Dienste

• Transparenz: Nachvollziehbare Dokumentation

• Abrechnung: Vereinfachte Vorbereitung der Auszahlungen