Entschädigungsübersicht

Einleitung

Die Entschädigungsübersicht dient der umfassenden Verwaltung und Auswertung von Aufwandsentschädigungen für Feuerwehrangehörige.

Sie können Einträge nach Zeitraum, Abteilung, Person und Buchungsstatus filtern, offene Positionen buchen, fehlerhafte Einträge stornieren und gebuchte Entschädigungen dokumentieren.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Entschädigungsübersicht eignet sich insbesondere für:

die Prüfung geleisteter Dienste und Einsätze
die Vorbereitung einer monatlichen Abrechnung
die Kontrolle offener, gebuchter und stornierter Positionen
die Korrektur einzelner fehlerhafter Einträge
den Ausdruck gebuchter Entschädigungen als Nachweis

Nutzen:

zentrale Übersicht aller Entschädigungspositionen
nachvollziehbare Statusverwaltung
gezielte Bearbeitung einzelner Einträge oder ganzer Monatszeiträume
bessere Kontrolle vor der Auszahlung oder Verbuchung

Voraussetzungen

Zugriff auf die Personalverwaltung
Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten von Entschädigungen
gepflegte Personen-, Abteilungs- und Einsatzdaten
Kenntnis des abzurechnenden Zeitraums
passende Druck- oder Berichtsvorlage für Nachweise

Wichtiger Hinweis: Eine Monatsbuchung kann alle offenen Positionen des betreffenden Monats umfassen. Prüfen Sie die gefilterten Einträge deshalb sorgfältig vor der Bestätigung.

Ablauf auf einen Blick

Zeitraum, Abteilung, Person und Buchungsstatus festlegen.
Gefilterte Einträge prüfen und fehlerhafte Positionen korrigieren oder stornieren.
Offene Entschädigungen markieren und buchen.
Gebuchte Einträge bei Bedarf drucken oder als Nachweis ablegen.
Stornierte Positionen nur nach Prüfung wieder auf Offen setzen.

Jeder Eintrag liefert Details:

Datum
Einsatzbeschreibung
Dauer
Höhe der Entschädigung.

Detaillierte Filterung der Einträge:

Die Übersicht verbindet Filter, Status und Verwaltungsaktionen in einer gemeinsamen Ansicht. Prüfen Sie die Filter, bevor Sie Einträge buchen oder drucken.

Zeitbereich (Von / Bis):
- Ermöglicht die Auswahl eines spezifischen Zeitraums, um die Einträge nach dem Datum der geleisteten Dienste oder Einsätze zu filtern.
Abteilung:
- Erlaubt die Auswahl spezifischer Abteilungen, z. B. „Jugendfeuerwehr“, „Einsatzabteilung“ oder „Technischer Dienst“.
Person:
- Dient zur Filterung nach einzelnen Feuerwehrangehörigen, um alle Entschädigungseinträge einer bestimmten Person zu sehen.
Buchungsstatus:

Filterung nach dem aktuellen Statuswert der Entschädigungen:

Offen: Noch nicht abgerechnet
Gebucht: Bereits verbucht
Storniert: Stornierte Einträge

Einträge anzeigen und verwalten

Nachdem die Filter angewendet wurden, können Sie die angezeigten Einträge verwalten und auswerten:

Verwaltungsfunktionen:

Sortierung der Einträge nach verschiedenen Kriterien
Markierung für die Abrechnung
Bearbeitung einzelner Einträge

Detaillierte Ansicht

Jeder Eintrag zeigt folgende Informationen:

Datum: Zeitpunkt des Dienstes / Einsatzes
Status: Buchungsstatus (Offen, Gebucht, Storniert)
Positionstext: Beschreibung der Tätigkeit
Anzahl: Anzahl der Einheiten
Höhe: Betrag der Entschädigung.

Nutzen der Übersicht

Dieses System erleichtert:

Gezielte Verwaltung: Effiziente Übersicht über alle Entschädigungen
Überprüfung: Kontrolle der geleisteten Dienste
Transparenz: Nachvollziehbare Dokumentation
Abrechnung: Vereinfachte Vorbereitung der Auszahlungen

Entschädigung buchen

Um den Buchungsvorgang für Entschädigungen zu starten, müssen Sie zunächst die zu verarbeitenden Einträge filtern.

1. Parameter zur Filterung wählen

1. Wählen Sie die relevanten Filterkriterien in der Entschädigungsübersicht aus, z. B.:
Person
Abteilung
Status.
2. Beispiel Status: Wenn Sie den Status "Alle" auswählen, werden alle gebuchten, offenen und stornierten Einträge der ausgewählten Abteilung und der zugehörigen Personen angezeigt.

2. Buchungsstatus auswählen und Aktionen ausführen

1. Nachdem die gefilterte Liste erscheint, verwenden Sie die Checkbox neben jeder Buchung, um die spezifischen Einträge zu markieren, die Sie verarbeiten möchten.

Verfügbare Aktionen:

Anschließend können Sie spezifische Aktionen ausführen, die vom aktuellen Buchungsstatus der markierten Einträge abhängen:

Markierte buchen: Setzt offene Einträge auf Gebucht.
Markierte auf 'Offen' setzen: Setzt gebuchte Einträge zurück auf Offen.
Markierte stornieren: Setzt die ausgewählten Einträge auf Storniert.

Hinweis: Die verfügbaren Aktionen werden dynamisch angezeigt, abhängig vom Status der markierten Einträge

Offene Buchungsprozesse abschließen

Der Prozess des Buchens einer offenen Entschädigung ist darauf ausgelegt, die Abrechnung eines gesamten Zeitraums auf einmal abzuschließen. Der Dialog weist darauf hin, dass die Buchung den gesamten offenen Monatszeitraum betreffen kann. Prüfen Sie den Umfang vor der Bestätigung.

Vorgang beim Buchen einer offenen Entschädigung

1. Buchung auswählen:

Wählen Sie eine offene Buchung in der Übersicht aus
Initiieren Sie den Buchungsvorgang (z. B. durch Klicken auf den entsprechenden Aktions-Button)

2. Dialogfenster:

Es öffnet sich ein Dialogfenster
Dieses weist Sie darauf hin, dass mit dieser Aktion die gesamte Entschädigung des betreffenden Monats gebucht wird

3. Umfang der Buchung:

Umfasst alle lokalen Positionen (Dienste, Einsätze etc.) innerhalb dieses Monats
Ausnahme: Bereits stornierte Buchungen in diesem Zeitraum werden von der Buchung ausgenommen

4. Abschluss: Nach Ihrer Bestätigung im Dialogfenster wird die Buchung abgeschlossen

Der Status aller betroffenen Einträge wechselt von Offen zu Gebucht.

Wichtig: Dieser Vorgang bucht automatisch alle offenen Positionen des gesamten Monats. Prüfen Sie daher vor der Bestätigung, ob alle Einträge korrekt sind.

Buchung stornieren (Einzelposten):

Über diese Ansicht markieren Sie eine einzelne offene Position und nehmen sie gezielt aus der Monatsbuchung heraus.

Vorgang

1. Position auswählen: Suchen Sie in der Entschädigungsübersicht die entsprechende offene Buchung auf. Verwenden Sie die Checkbox neben der Position, um den Eintrag zu markieren, den Sie stornieren möchten.

2. Stornierung bestätigen: Klicken Sie auf den Button Markierte stornieren.

Ergebnis: Nur die ausgewählte Position wird storniert und erhält den Status "Storniert". Die Position wird dann von zukünftigen Gesamtbuchungen des Monats ausgenommen.

Vorteil: Sie können einzelne fehlerhafte oder nicht berechtigte Positionen gezielt aus der Abrechnung entfernen, ohne andere Einträge zu beeinflussen.

Drucken der gebuchten Entschädigungen

Die Druckansicht dient zur Auswahl des Zeitraums, des Buchungsstatus und der passenden Berichtsvorlage. Um eine finale Dokumentation der abgerechneten Entschädigungen zu erstellen, können Sie die Daten direkt aus der Übersicht drucken.

1. Filter anwenden: Filtern Sie die Entschädigungsübersicht so, dass die gewünschten gebuchten Entschädigungen angezeigt werden.

Beispiel: Status = "Gebucht", Zeitraum = gewünschter Monat

2. Checkbox setzen: Setzen Sie die entsprechende Checkbox, um die gebuchten Entschädigungen in Ihrer Ansicht markiert oder als Filter auszuwählen.

3. Druckfunktion: Durch diese Auswahl erhalten Sie Zugriff auf die Druckfunktion.

Klicken Sie auf den Button Drucken

4. Bericht auswählen: Wählen Sie den gewünschten Bericht aus, um die Buchung über diesen Bericht auszudrucken.

Verschiedene Berichtsvorlagen können zur Verfügung stehen

Ergebnis

Durch diesen Schritt ist die Entschädigung:

Effizient gebucht und verbucht
Dokumentiert für die Akten
Als Nachweis ausdruckbar
Den Personalakten beifügbar

Stornierung rückgängig machen

Die Ansicht zeigt die Auswahl einer stornierten Position und die Aktion zum Zurücksetzen auf Offen.

1. Stornierte Buchung auswählen: Suchen und markieren Sie die stornierte Position in der Entschädigungsübersicht.

Verwenden Sie die Checkbox neben der stornierten Buchung

2. Stornierung aufheben: Nutzen Sie die entsprechende Schaltfläche Markierte auf Offen setzen im Menü

Dies macht die Stornierung rückgängig

3. Statusänderung: Die Buchung wird daraufhin wieder mit dem Status offen angezeigt und kann im nächsten Schritt regulär gebucht werden.

Verwendung

Ausdrucken des entsprechenden Berichts zur Buchung
Dokumentation der Stornierung
Nachweis der ursprünglichen Buchung

Vorteil: Ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Statusänderungen und bietet die Möglichkeit zur Korrektur versehentlicher Stornierungen.

Arbeitsweise und Nachverfolgung

Prüfen Sie Zeitraum, Abteilung, Person und Status, bevor Sie Einträge markieren.
Kontrollieren Sie Betrag, Positionstext, Datum und Anzahl vor der Buchung.
Nutzen Sie Offen als Arbeitsstatus für noch nicht geprüfte oder nicht abgerechnete Einträge.
Stornieren Sie nur einzelne fehlerhafte Positionen, wenn die übrigen Monatsdaten korrekt sind.
Dokumentieren Sie Korrekturen und bewahren Sie gebuchte Ausdrucke nach den geltenden Vorgaben auf.
Prüfen Sie nach einer Statusänderung, ob die Anzeige und der Bericht den erwarteten Stand zeigen.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Falscher Zeitraum: Prüfen Sie die Felder Von und Bis, bevor Sie Einträge buchen oder drucken.
Falsche Abteilung oder Person: Kontrollieren Sie die Auswahl, damit keine fremden Positionen in die Abrechnung gelangen.
Monatsbuchung unterschätzt: Eine offene Buchung kann alle offenen Positionen des Monats umfassen. Prüfen Sie die vollständige Liste.
Fehlerhafte Position nicht storniert: Markieren Sie die konkrete Position und verwenden Sie Markierte stornieren.
Stornierung ohne Prüfung aufgehoben: Setzen Sie einen Eintrag nur dann auf Offen, wenn er tatsächlich erneut verarbeitet werden soll.
Gebuchte Einträge geändert erwartet: Prüfen Sie die zulässigen Aktionen des jeweiligen Status. Nicht jede Aktion steht für jeden Status zur Verfügung.
Unpassender Bericht: Wählen Sie eine Berichtsvorlage, die den benötigten Zeitraum und Buchungsstatus abbildet.

Rechtliche und organisatorische Hinweise

WICHTIG: Berechtigungen, Datenschutz und Abrechnungsvorgaben beachten. Entschädigungsdaten können personenbezogene und abrechnungsrelevante Informationen enthalten. Verarbeiten Sie diese Daten nur für einen berechtigten dienstlichen Zweck und nach den für Ihre Organisation geltenden Vorgaben.

Prüfen und bearbeiten Sie Entschädigungspositionen nur mit der dafür vorgesehenen Berechtigung.
Kontrollieren Sie vor einer Buchung, Stornierung oder Statusänderung die betroffene Person, den Zeitraum, die Abteilung, den Betrag und den zugrunde liegenden Dienst oder Einsatz.
Nehmen Sie Änderungen an bereits gebuchten Positionen nur nach dem vorgesehenen Korrektur- und Freigabeprozess vor.
Bewahren Sie Ausdrucke, Berichte und andere Nachweise geschützt auf und geben Sie sie nur an berechtigte Empfänger weiter.
Beachten Sie die für Ihre Organisation geltenden Aufbewahrungs-, Nachweis- und Löschfristen. Löschen oder verändern Sie Abrechnungsnachweise nicht eigenmächtig.
Dokumentieren Sie Stornierungen, Korrekturen und wieder auf Offen gesetzte Positionen nachvollziehbar, damit die Statusänderung später geprüft werden kann.
Die konkrete Höhe, steuerliche Behandlung und Auszahlung richtet sich nach den geltenden gesetzlichen, kommunalen und internen Regelungen. Diese Dokumentation ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Abrechnungsberatung.

Typische Arbeitsszenarien

Monatliche Abrechnung vorbereiten:

Filtern Sie den gewünschten Monat und die zuständige Abteilung. Prüfen Sie alle offenen Positionen, bevor Sie die Monatsbuchung bestätigen.

Einzelne fehlerhafte Position ausschließen:

Markieren Sie nur den fehlerhaften Eintrag und wählen Sie Markierte stornieren. Die übrigen Positionen bleiben unverändert.

Stornierung korrigieren:

Prüfen Sie den Grund der Stornierung und setzen Sie die Position nur bei berechtigter Korrektur wieder auf Offen.

Gebuchte Entschädigungen dokumentieren:

Filtern Sie nach Gebucht, wählen Sie den Zeitraum und erstellen Sie den passenden Ausdruck als Nachweis.

Abteilung getrennt auswerten:

Verwenden Sie den Abteilungsfilter, damit nur die Entschädigungen der gewünschten Einheit angezeigt und verarbeitet werden.

Rückfrage zu einem Betrag:

Suchen Sie über Person und Zeitraum, prüfen Sie Positionstext, Anzahl und Höhe und vergleichen Sie den Buchungsstatus.

Fragen und Antworten

Frage: Welche Status können Entschädigungen haben?

Antwort: Einträge können Offen, Gebucht oder Storniert sein.

Frage: Was passiert beim Buchen einer offenen Position?

Antwort: Je nach Buchungsvorgang können alle offenen Positionen des betreffenden Monats gebucht werden. Prüfen Sie deshalb den Dialog und den Zeitraum.

Frage: Kann ich nur einen einzelnen Eintrag stornieren?

Antwort: Ja. Markieren Sie die konkrete Position und wählen Sie Markierte stornieren.

Frage: Kann eine Stornierung rückgängig gemacht werden?

Antwort: Ja. Markieren Sie die stornierte Position und setzen Sie sie über Markierte auf Offen setzen zurück.

Frage: Wie drucke ich gebuchte Entschädigungen?

Antwort: Filtern Sie nach Gebucht, wählen Sie Zeitraum und Einträge aus, klicken Sie auf Drucken und wählen Sie eine Berichtsvorlage.

Frage: Warum ist eine Aktion nicht verfügbar?

Antwort: Die verfügbaren Aktionen hängen vom Status der markierten Einträge ab. Prüfen Sie, ob nur kompatible Statuswerte ausgewählt wurden.

Problemlösungen im Alltag

Wenn unerwartete Einträge angezeigt werden:

Prüfen Sie Zeitraum, Abteilung, Person und Buchungsstatus und setzen Sie die Filter anschließend neu.

Wenn beim Buchen zu viele Positionen betroffen sind:

Brechen Sie die Bestätigung ab und prüfen Sie den gesamten Monatsumfang der offenen Einträge.

Wenn ein Betrag falsch erscheint:

Kontrollieren Sie Datum, Positionstext, Anzahl und zugrunde liegende Dienst- oder Einsatzdaten.

Wenn eine stornierte Position erneut gebucht werden soll:

Setzen Sie sie zuerst auf Offen, prüfen Sie die Angaben und führen Sie die Buchung anschließend erneut durch.

Wenn der Ausdruck unvollständig ist:

Prüfen Sie Filter, Status, Zeitraum und Berichtsvorlage und erstellen Sie den Ausdruck erneut.