Verfügbare Filterpakete

Einleitung

Die Personalverwaltung bietet Ihnen mit standardmäßigen Auswertungen und dem Personalfilter zwei Möglichkeiten, Personaldaten gezielt auszuwerten.

Der Personalfilter ermöglicht freie Abfragen über die zugänglichen Personaldaten. Kriterien können kombiniert, als Filterpaket gespeichert und anschließend für Listen, Reporte oder CSV-Exporte wiederverwendet werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Der Personalfilter eignet sich insbesondere für:

die Suche nach Personen mit gültiger oder bald ablaufender AGT/CSA-Tauglichkeit
die Vorbereitung von Qualifikations- und Untersuchungsübersichten
die Auswertung von Personen nach Organisation, Funktion oder Dienstgrad
die Erstellung von Listen für Schulungen, Einladungen oder Serienbriefe
wiederkehrende Prüfungen mit gespeicherten Filterpaketen

Nutzen:

flexible Abfragen ohne manuelle Suche in einzelnen Personalakten
nachvollziehbare Filterlogik durch UND- und ODER-Verknüpfungen
schnelle Wiederverwendung gespeicherter Abfragen
gezielte Weiterverarbeitung über Report-Designer oder CSV-Export

Voraussetzungen

Zugriff auf die Personalverwaltung
Berechtigung für die gewünschten Personengruppen und Datenfelder
Kenntnis des gesuchten Merkmals und des benötigten Zeitraums
für Reporte: optional lizenziertes Modul Report-Designer
für Serienbriefe oder externe Auswertungen: Berechtigung zum CSV-Export

Wichtiger Hinweis: Der Zugriff auf Personendaten kann auf die Ihnen zugewiesenen Personengruppen eingeschränkt sein. Nicht sichtbare Personen können daher auch durch fehlende Berechtigungen ausgeblendet sein.

Ablauf auf einen Blick

Standardauswertung oder Personalfilter öffnen.
Kategorie und spezifisches Kriterium auswählen.
Operator und Zielwert festlegen.
Weitere Kriterien mit UND oder ODER verknüpfen.
Ergebnis prüfen und Filterpaket speichern.
Liste drucken, als Report aufbereiten oder als CSV-Datei exportieren.

Standardmäßige Auswertungen

Unter dem Menüpunkt Listen finden Sie standardmäßige Auswertungen und Filterpakete für häufig benötigte Datenübersichten.

Der Personalfilter (Individuelle Abfragen)

Der Personalfilter ermöglicht Ihnen die größte Flexibilität bei der Datenanalyse:

Zugriff

Sie können über die für Sie verfügbaren Personaldaten freie Abfragen definieren.

Einschränkung: Ihr Zugriff kann auf Ihnen zugewiesene Personengruppen eingeschränkt sein.

Speichern

Individuell definierte Abfragen können gespeichert werden, um sie jederzeit erneut nutzen zu können.

Reporte

Sofern das optionale Modul Report-Designer verfügbar ist, können Sie dem Personalfilter einen oder mehrere individuelle Reporte zuweisen.

CSV-Export

Datenexport: Die Ergebnisse der Abfrage können als CSV-Datei exportiert werden.

Freie Gestaltung: Die Inhalte der CSV-Datei können aus den vorhandenen Daten frei gestaltet werden.

Nutzung des Exports

Der CSV-Export dient dazu, die Daten anschließend in Programmen wie MS Word zu verwenden, um dort entsprechende Formulare oder Serienbriefe zu generieren.

Benutzeroberfläche

Die Oberfläche ist in Navigation, Ergebnisbereich und Kriterien-Panel gegliedert. So können Sie Filter definieren und das Ergebnis direkt kontrollieren.

Bereiche der Oberfläche:

Linke Seite: Navigation mit Menüpunkt Personalfilter
Mitte: Vorschau der gefilterten Daten

Rechte Seite: Kriterien-Panel zum Definieren von Filterkriterien mit Optionen:
Kriterium hinzufügen
Kriterium bearbeiten
Kriterium entfernen
Filterpaket speichern
Zurücksetzen
Reportbearbeitung
Drucken
Datenexport

Hinweis: Wenn keine Daten gefunden werden, erscheint die Meldung "Keine Daten gefunden - Legen Sie Daten an oder ändern Sie die gewählten Filter."

Filterpaket neu erstellen und bearbeiten

Mit dem Personalfilter können Sie individuelle Filterpakete definieren und bearbeiten, um gezielte Abfragen auf Ihren Personaldaten zu erstellen.

Kriterien hinzufügen

Der Dialog führt von der Hauptkategorie zum konkreten Kriterium. Wählen Sie nur Merkmale aus, die für die aktuelle Abfrage benötigt werden.

1. Wählen Sie den Button Kriterium hinzufügen, um einen neuen Dialog zu öffnen.

2. In diesem Dialog wählen Sie die "verfügbaren Kriterien-Typen" aus, die Sie für Ihr Filterpaket benötigen.

3. Kategorie wählen: Wählen Sie zunächst die Hauptkategorie (z. B. "Einsatz").

4. Spezifisches Kriterium wählen: Wählen Sie innerhalb dieser Kategorie das spezifische Kriterium aus, auf dem die Abfrage basieren soll (z. B. "AGT/CSA-Tauglichkeit").

Nachdem Sie das Kriterium hinzugefügt haben, können Sie die genauen Bedingungen (z. B. AGT/CSA-Tauglichkeit ist gültig) festlegen, um das Filterpaket zu vervollständigen.

Bedingungen festlegen

Nachdem Sie das Kriterium hinzugefügt haben, können Sie die genauen Bedingungen festlegen:

Beispiel: AGT/CSA-Tauglichkeit ist gültig
Weitere Operatoren: ist nicht gültig, läuft ab in X Tagen, etc.

Kriterium oder Gruppe hinzufügen

Wählen Sie den Button Kriterium hinzufügen (+), um einen neuen Dialog zu öffnen.

Verfügbare Kriterien-Typen wählen

In diesem Dialog wählen Sie die Kategorie und das spezifische Kriterium für die nächste Filterbedingung aus.

Kategorie wählen:

Wählen Sie zunächst die Hauptkategorie (z. B. "Einsatz").
Die Kategorien sind hierarchisch strukturiert.

Spezifisches Kriterium wählen:

Wählen Sie innerhalb der Kategorie das spezifische Kriterium aus, auf dem die Abfrage basieren soll.
Beispiel: "AGT/CSA-Tauglichkeit"

3. Bedingungen festlegen

Nachdem Sie das Kriterium hinzugefügt haben, können Sie die genauen Bedingungen festlegen:

Beispiel: AGT/CSA-Tauglichkeit ist gültig
Weitere Operatoren: ist nicht gültig, läuft ab in X Tagen, etc.

4. Filterpaket vervollständigen

Fügen Sie bei Bedarf weitere Kriterien hinzu (mehrere Kriterien werden mit UND verknüpft).
Speichern Sie das Filterpaket über den Button Filterpaket speichern.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Filterpaket.

Filterpaket bearbeiten

Kriterium bearbeiten: Wählen Sie ein bestehendes Kriterium aus und klicken Sie auf Kriterium bearbeiten.

Kriterium entfernen: Wählen Sie ein Kriterium aus und klicken Sie auf Kriterium entfernen.

Zurücksetzen: Button Zurücksetzen entfernt alle Kriterien und setzt das Filterpaket zurück.

Definieren der Filterbedingung

Nach der Auswahl des Kriteriums definieren Sie die genauen Filterbedingungen:

Kriterium wählen:

Die Filterbedingung verbindet Kriterium, Operator und Zielwert zu einer prüfbaren Abfrage.

Im linken Textfeld (standardmäßig "kein Eintrag") können Sie über die ▼ Aufklappfunktion ein spezifisches Kriterium aus einer vorgegebenen Liste auswählen.
Beispiel: AGT bis

Operatoren und Werte:

Die nachfolgenden Textfelder ermöglichen die Definition von:
Logischer Operator: z. B. "ist größer als", "ist kleiner als", "ist gleich"
Zielwert: z. B. ein Datum oder ein boolescher Wert wie "gültig/ungültig"

Beispiel:

Kriterium: AGT bis
Operator: ist größer als
Wert: 01.01.2026 (zeigt alle Personen, deren AGT nach diesem Datum gültig ist)

Informationen zur Verknüpfung

Erläuterungen zu den verfügbaren Gruppentypen (z. B. die Konjunktion "Und") erhalten Sie durch:

Auswahl des ? (Hilfe-Button) in der Kopfzeile des Dialogs
Dieser erklärt, wie die einzelnen Kriterien logisch miteinander verknüpft werden

Verknüpfungsarten:

UND: Alle Kriterien müssen erfüllt sein
ODER: Mindestens ein Kriterium muss erfüllt sein

Filterpaket vervollständigen

Fügen Sie bei Bedarf weitere Kriterien hinzu.
Speichern Sie das Filterpaket über den Button Filterpaket speichern.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Filterpaket.

Kriterien erweitern und editieren

Das rechte Textfeld im Kriterien-Dialog dient dazu, das zuvor gewählte Kriterium zu bearbeiten oder zusätzliche Optionen zu erweitern.

1. Kriterium bearbeiten (Editieren)

Das rechte Textfeld ergänzt ein Kriterium um konkrete Werte, zum Beispiel ein Kalenderjahr oder einen Zeitraum.

Beispiel:

Kriterientyp gewählt: "Allgemein"
Kriterium gewählt: "Ereignis im Jahr"
Resultat: Die Auswahl im rechten Textfeld erstellt ein Textfeld zur Selektierung eines bestimmten Zeitraumes (z. B. ein Kalenderjahr), um die Abfrage zeitlich einzugrenzen.

2. Gruppentypen ändern:

Mit dem Button (ganz rechts außen an der Kriteriumszeile) können Sie die jeweiligen "Gruppentypen ändern".

Zweck:

Steuert die logische Verknüpfung zwischen den Kriterien
Beispiel: "AGT/CSA-Tauglichkeit gültig" UND "Ereignis im Jahr 2024"

Typische Gruppentypen:

UND: Alle Kriterien müssen erfüllt sein
ODER: Mindestens ein Kriterium muss erfüllt sein

Kontrolle: Die Möglichkeit, Kriterien zu editieren und die Verknüpfung zu ändern, gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Komplexität Ihrer Filterabfragen.

Filter erfolgreich erstellt

Nachdem Sie alle Kriterien (Parameter) ausgewählt und übernommen haben, zeigt Ihnen das Formular eine übersichtliche Darstellung:

Filterlogik: Die definierten Kriterien und ihre Verknüpfungen
Gefundene Personen: Liste aller Personen, die den Filterkriterien entsprechen

Aufbau des Formulars

Die Ergebnisansicht zeigt links die gefundenen Personen und rechts die angewendeten Kriterien mit ihrer Verknüpfung.

Rechts im Formular:

Ihre gewählten Kriterien und Parameter
Beispiel: (AGT bis ist kleiner als Datum X UND Ereignis im Jahr ist gleich 2025).
- Dient der Kontrolle und Überprüfung der Filterlogik.

Links im Formular:

Die Personen, bei denen alle gewählten Kriterien zutreffen
Darstellung mit relevanten Details
- Zeigt das Ergebnis Ihrer Abfrage und die betroffenen Mitarbeiter.

Speichern und Wiederverwendung

Der Speicherdialog legt den Namen des Filterpakets fest und ermöglicht die spätere Auswahl über die linke Navigation.

Nachdem Sie das neue Filterpaket erstellt und die Ergebnisse überprüft haben, sollten Sie es speichern:

Filterpaket speichern: Klicken Sie auf den Button Filterpaket speichern.
Namen vergeben: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Filterpaket ein (z. B. "AGT-Ablauf 2025").
Wiederverwendung: Das gespeicherte Filterpaket kann jederzeit erneut verwendet werden, ohne die Filterkriterien neu eingeben zu müssen.
Aufruf: Gespeicherte Filterpakete werden unter Personalfilter in der linken Navigation angezeigt.

Vorteil: Zeitersparnis bei wiederkehrenden Abfragen und standardisierten Auswertungen.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

Beginnen Sie mit wenigen Kriterien und erweitern Sie die Abfrage erst, wenn das Ergebnis geprüft wurde.
Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Filterpakete, damit deren Zweck später sofort erkennbar ist.
Prüfen Sie bei jeder wiederverwendeten Abfrage, ob Zeitraum, Qualifikationen und Organisationszuordnungen noch aktuell sind.
Kontrollieren Sie die gefundene Personenliste, bevor Sie Daten drucken, als Report ausgeben oder exportieren.
Dokumentieren Sie komplexe Filterlogiken, wenn mehrere Gruppen oder wechselnde Operatoren verwendet werden.
Speichern Sie wiederkehrende Abfragen als Filterpaket, statt dieselben Kriterien jedes Mal neu aufzubauen.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Keine Ergebnisse: Prüfen Sie Operator, Zielwert, Zeitraum und Berechtigung für die Personengruppe.
Zu viele Ergebnisse: Ergänzen Sie ein weiteres Kriterium oder verwenden Sie UND, wenn alle Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein müssen.
Falsche Verknüpfung: Verwenden Sie ODER nur, wenn mindestens eine der Bedingungen ausreichen soll.
Unklarer Zielwert: Achten Sie auf das Format von Datum, Statuswerten und booleschen Angaben wie gültig/ungültig.
Veraltetes Filterpaket: Prüfen Sie gespeicherte Zeiträume und Kriterien vor jeder wichtigen Auswertung.
Nicht sichtbare Personen: Kontrollieren Sie Ihre Berechtigung und die zugewiesenen Personengruppen.
Unvollständiger Export: Prüfen Sie vor dem CSV-Export die ausgewählten Datenfelder und die Ergebnisliste.
Falscher Report: Ordnen Sie nur den Report zu, der für die aktuelle Auswertung und die enthaltenen Datenfelder vorgesehen ist.

Typische Anwendungsfälle

AGT/CSA-Gültigkeiten prüfen:

Wählen Sie das Kriterium AGT/CSA-Tauglichkeit, setzen Sie den passenden Operator und prüfen Sie das Ergebnis vor dem Export.

Ablaufende Qualifikationen ermitteln:

Verwenden Sie einen Zeitraum oder die Bedingung läuft ab in X Tagen, um rechtzeitig Schulungen oder Untersuchungen zu planen.

Lehrgangsteilnehmende vorbereiten:

Kombinieren Sie Organisation, Funktion oder Dienstgrad mit weiteren Kriterien und speichern Sie die Abfrage unter einem eindeutigen Namen.

Mehrere Alternativen abfragen:

Nutzen Sie ODER, wenn Personen beispielsweise eine von mehreren Funktionen oder Qualifikationen erfüllen sollen.

Wiederkehrende Monatsprüfung:

Speichern Sie das Filterpaket und prüfen Sie vor jeder Verwendung den Zeitraum, damit keine veralteten Ergebnisse entstehen.

Serienbrief vorbereiten:

Filtern Sie die Zielgruppe, kontrollieren Sie die gefundene Personenliste und exportieren Sie nur die benötigten Datenfelder.

Filter schrittweise aufbauen:

Testen Sie zunächst ein einzelnes Kriterium. Ergänzen Sie weitere Bedingungen nacheinander, damit Fehler in der Filterlogik schnell erkennbar bleiben.

Alltagssituationen

Monatliche Prüfung auslaufender Qualifikationen:

Öffnen Sie das gespeicherte Filterpaket, prüfen Sie den Zeitraum und kontrollieren Sie die Ergebnisliste. Aktualisieren Sie den Zeitraum, bevor Sie die Liste weitergeben oder exportieren.

Teilnehmende für eine Schulung ermitteln:

Kombinieren Sie Organisationseinheit, Funktion oder Dienstgrad mit dem gewünschten Qualifikationsstatus. Prüfen Sie anschließend, ob alle vorgesehenen Personen angezeigt werden.

Zielgruppe für ein Anschreiben vorbereiten:

Erstellen Sie zunächst eine möglichst genaue Abfrage. Kontrollieren Sie Namen, Organisation und Ergebnisanzahl, bevor Sie die benötigten Datenfelder als CSV-Datei exportieren.

Keine Treffer bei einer bekannten Person:

Entfernen Sie testweise einzelne Kriterien und prüfen Sie Operator, Zielwert, Zeitraum sowie die Berechtigung für die Personengruppe. So lässt sich die einschränkende Bedingung schrittweise ermitteln.

Filter für mehrere alternative Merkmale:

Verwenden Sie ODER, wenn mindestens eines der Merkmale zutreffen soll. Prüfen Sie die Ergebnisliste besonders sorgfältig, damit keine unbeabsichtigten Personen einbezogen werden.

Gespeichertes Filterpaket weiterverwenden:

Prüfen Sie vor jeder Auswertung, ob Kriterien, Zeiträume und Organisationszuordnungen noch dem aktuellen Zweck entsprechen. Speichern Sie eine geänderte Abfrage unter einem eindeutigen Namen.

Rechtliche und organisatorische Hinweise

WICHTIG: Berechtigungen und Datenschutz beachten. Filterabfragen können umfangreiche personenbezogene und gegebenenfalls besonders schützenswerte Daten zusammenführen. Verwenden Sie sie nur für einen berechtigten dienstlichen Zweck und nach den für Ihre Organisation geltenden Vorgaben.

Prüfen und bearbeiten Sie Filterpakete sowie Personendaten nur mit der dafür vorgesehenen Berechtigung.
Verwenden Sie für Abfragen, Reports und CSV-Exporte nur die Datenfelder, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Kontrollieren Sie Empfänger und Inhalt, bevor Sie Ergebnislisten, Ausdrucke oder Exportdateien weitergeben.
Bewahren Sie gespeicherte Filterpakete, Ausdrucke und CSV-Dateien geschützt auf und löschen Sie sie nach den geltenden internen Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Benennen Sie Filterpakete sachlich und vermeiden Sie unnötige personenbezogene Angaben im Filter- oder Dateinamen.
Prüfen Sie vor Serienbriefen und externen Auswertungen, ob die Datenweitergabe zulässig und der Empfängerkreis erforderlich ist.
Die konkrete rechtliche Bewertung, Aufbewahrungsdauer und Zuständigkeit richten sich nach den für Ihre Organisation geltenden Regelungen. Diese Dokumentation ersetzt keine Rechts- oder Datenschutzberatung.

FAQ

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Standardauswertungen und dem Personalfilter?

Antwort: Standardauswertungen sind vorgegebene Filterpakete. Im Personalfilter können Sie eigene Kriterien und Verknüpfungen frei definieren.

Frage: Warum werden keine Personen gefunden?

Antwort: Prüfen Sie Kriterien, Operatoren, Zielwerte, Zeiträume und Ihre Berechtigung für die betreffenden Personengruppen.

Frage: Wann verwende ich UND?

Antwort: UND wird verwendet, wenn alle verknüpften Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein müssen.

Frage: Wann verwende ich ODER?

Antwort: ODER eignet sich, wenn mindestens eine der verknüpften Bedingungen erfüllt sein soll.

Frage: Kann ich einen Filter speichern?

Antwort: Ja. Klicken Sie auf Filterpaket speichern und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen.

Frage: Kann ein gespeichertes Filterpaket später geändert werden?

Antwort: Ja. Öffnen Sie das Filterpaket, bearbeiten oder entfernen Sie Kriterien und speichern Sie die aktualisierte Abfrage erneut.

Frage: Kann ich die Ergebnisse exportieren?

Antwort: Ja. Die Ergebnisliste kann abhängig von den Berechtigungen als Report ausgegeben oder als CSV-Datei exportiert werden.

Was wäre wenn?

Wenn die Meldung Keine Daten gefunden erscheint?

Prüfen Sie zunächst Operator, Zielwert und Zeitraum. Entfernen Sie testweise ein Kriterium, um die Einschränkung einzugrenzen.

Wenn zu viele Personen angezeigt werden?

Ergänzen Sie die Abfrage um ein weiteres Kriterium oder ersetzen Sie ODER durch UND, wenn alle Bedingungen erforderlich sind.

Wenn der gewünschte Wert nicht auswählbar ist?

Prüfen Sie die gewählte Kategorie und das spezifische Kriterium. Nicht jedes Kriterium unterstützt dieselben Operatoren und Werttypen.

Wenn das Filterpaket nicht in der Navigation erscheint?

Prüfen Sie, ob der Speichervorgang abgeschlossen wurde und ob Sie die erforderliche Berechtigung für das Filterpaket besitzen.

Wenn gespeicherte Ergebnisse nicht mehr stimmen?

Öffnen Sie das Filterpaket und prüfen Sie Zeitraum, Zielwerte sowie aktuelle Organisations- und Qualifikationsdaten.

Wenn eine Person trotz passender Daten fehlt?

Kontrollieren Sie die Berechtigung für die Personengruppe und prüfen Sie, ob die Daten im gewählten Kriterium tatsächlich gepflegt wurden.

Wenn der CSV-Export nicht die erwarteten Spalten enthält?

Öffnen Sie die Auswahl der Datenfelder, ergänzen Sie die benötigten Spalten und prüfen Sie die Vorschau vor dem Export erneut.