Dienstplanaustausch

Der Dienstplanaustausch ist die zentrale Funktion Funktion zum Übertragen von Personalstammdaten und Qualifikationen aus der Personalverwaltung an das Dienstplan-Modul (SPlan).

Funktion

Export von Personalstammdaten: Alle relevanten Informationen zu Personen werden an den Dienstplan übergeben.
Export von Qualifikationen: Fähigkeiten, Berechtigungen und Qualifikationen der Mitarbeiter werden synchronisiert.
Synchronisation: Stellt sicher, dass die Dienstplanung stets auf aktuellen Personaldaten basiert.

Voraussetzungen

Lizenzierung erforderlich:

Die Nutzung des Dienstplanaustausch-Formulars erfordert die Lizensierung der Personalverzeichnis-Schnittstelle zum Dienstplan.
Ohne diese Lizenz steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Zweck: Der Dienstplanaustausch gewährleistet, dass alle im Dienstplan-Modul benötigten Personalinformationen automatisch aus der Personalverwaltung übernommen werden, ohne dass eine manuelle Datenpflege an zwei Stellen erforderlich ist.

Führendes System und Datenaustausch

Führendes System: Die Personalverwaltung ist das führende System für alle Personaldaten.
Prinzip: Alle Stammdaten werden zentral in der Personalverwaltung gepflegt und von dort aus an den Dienstplan exportiert.

Datenfluss und übertragene Informationen

Von der Personalverwaltung an den Dienstplan werden übergeben:

Personalstammdaten: Name, Personalnummer, Organisationszuordnung
Gültige Untersuchungen: Arbeitsmedizinische Untersuchungen, Tauglichkeitsnachweise
Qualifikationen: Ausbildungen, Lehrgänge, Befähigungen
Funktionen: Zugewiesene Rollen und Einsatzfunktionen

Relevanz für die Dienstplanung

Grundlage für Berechnungen:

Die übertragenen Daten dienen dem Dienstplan als Basis für:

Die Berechnung des Dienstplanes
Die Erstellung des Tagesdienstplanes
Die Zuordnung von Funktionen zu Personen

Auswirkungen fehlender oder ungültiger Merkmale:

Wenn bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind, können entsprechende Funktionen nicht zugeordnet werden.

Beispiel:

Fehlende Qualifikation: Ungültige oder fehlende Fahrerlaubnis
Konsequenz: Die Funktion "Maschinist" kann dieser Person im Dienstplan nicht zugewiesen werden
Dienstplanwirkung: Das System verhindert automatisch die Zuteilung unzulässiger Funktionen

Wichtig: Halten Sie die Daten in der Personalverwaltung stets aktuell, damit der Dienstplan korrekt arbeiten und Personal entsprechend den tatsächlichen Qualifikationen einplanen kann.

Status über Markierungen

Personen werden im Dienstplanaustausch farblich markiert, um ihren aktuellen Status anzuzeigen.

Farbliche Markierungen

Rot markierter Balken

Bedeutung: Die Person ist derzeit deaktiviert und wurde noch nicht an den SPlan exportiert.
Erforderliche Aktion: Die Deaktivierung muss noch abschließend an den Dienstplan übertragen werden.
Nach dem Export: Sobald der Export erfolgreich durchgeführt wurde, verschwindet die rote Markierung und die Person wird nicht mehr als vorgemerkt angezeigt.

Grau markierte Personen

Bedeutung: Die Person ist deaktiviert und wurde bereits erfolgreich in den SPlan exportiert.
Status: Der Deaktivierungsvorgang ist vollständig abgeschlossen.
Keine Aktion erforderlich: Die Synchronisation zwischen Personalverwaltung und Dienstplan ist auf dem aktuellen Stand.

Zusammenfassung

Rot = Deaktiviert, Export ausstehend → Aktion erforderlich
Grau = Deaktiviert, Export abgeschlossen → Kein Handlungsbedarf

Status über Symbole in der Spalte "Ext. Pers-Nr

Die Symbole in der Spalte "Ext. Pers-Nr." zeigen nicht die externe Personalnummer an, sondern informieren über den Abgleichstatus mit dem Dienstplan

Der grüne Haken sowie das rote Kreuz in der Spalte „Ext. Pers-Nr.“ beziehen sich hier nicht auf selbige, sondern haben folgende Bedeutung:

Symbolerklärung

Grüner Haken

Bedeutung: Die Personaldaten sind mit dem Dienstplan synchronisiert.
Status: Diese Person ist vermutlich auf dem aktuellsten Stand im Dienstplan.
Keine Aktion erforderlich: Die Daten in der Personalverwaltung und im Dienstplan stimmen überein.

Rotes Kreuz

Bedeutung: Die Personaldaten wurden seit dem letzten Abgleich geändert.
Status: Die Person wurde im Personalverzeichnis modifiziert und ist im Dienstplan nicht mehr aktuell.
Erforderliche Aktion: Die Person sollte in den Dienstplan exportiert werden, um die Änderungen zu übertragen.

Zweck des Abgleichs

Regelmäßiger Export erforderlich:

Der regelmäßige Abgleich stellt sicher, dass der Dienstplan stets mit den aktuell gültigen Stammdaten und Qualifikationen arbeitet.

Empfehlung: Exportieren Sie regelmäßig alle Personen mit rotem Kreuz, um eine konsistente Datenbasis für die Dienstplanung zu gewährleisten.

Exportieren

Datenübertragung an den Dienstplan:

Der Bereich Exportieren im Formular Dienstplanaustausch dient dazu, Personalstammdaten und Qualifikationen aus der führenden Personalverwaltung an das Dienstplan-Modul (SPlan) zu übertragen.

Export starten

Über den Button "Jetzt exportieren" stehen Ihnen drei verschiedene Exportoptionen zur Verfügung:

Ausstehende Personen

Funktion: Exportiert alle Personen, deren Daten seit dem letzten Abgleich modifiziert wurden.
Kennzeichnung: Personen mit rotem Kreuz oder roter Markierung in der Übersichtsliste.
Anwendungsfall: Regelmäßiger Update-Export, um nur geänderte Daten zu übertragen.

Dienstplanrelevante Personen

Funktion: Exportiert alle Personen, die im SPlan geführt werden müssen.
Umfang: Unabhängig davon, ob die Daten geändert wurden oder nicht.
Anwendungsfall: Vollständiger Abgleich, z. B. nach Systemupdates oder zur Fehlerbehebung.

Ausgewählte Personen

Funktion: Exportiert nur die Personen, die Sie manuell in der Übersichtsliste markiert haben.
Auswahl: Selektiver Export einzelner oder mehrerer Personen nach Bedarf.
Anwendungsfall: Gezielte Übertragung bestimmter Personaldaten, z. B. nach individueller Datenänderung.

Empfehlung: Führen Sie regelmäßig den Export Ausstehende Personen durch, um sicherzustellen, dass alle Änderungen zeitnah an den Dienstplan übertragen werden.

Manuelle Auswahl

Um einzelne oder mehrere Personen manuell für den Export auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Strg-Taste gedrückt halten: Halten Sie die Taste "Strg" auf Ihrer Tastatur gedrückt.
Person(en) auswählen: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte(n) Person(en) in der Übersichtsliste.
Visuelle Bestätigung: Die ausgewählte(n) Person(en) werden farblich markiert dargestellt.
Mehrfachauswahl: Wiederholen Sie Schritt 2 bei gedrückter "Strg"-Taste, um weitere Personen hinzuzufügen.

Export durchführen

Nach der manuellen Auswahl:

Klicken Sie auf den Button "Jetzt exportieren"`
Wählen Sie die Option "Ausgewählte Personen"
Der Export wird nur für die markierten Personen durchgeführt

Tipp: Die Mehrfachauswahl ermöglicht es Ihnen, gezielt einzelne Personen zu exportieren, ohne den gesamten Datenbestand übertragen zu müssen.

Prozessüberwachung

Sobald Sie über den Button "Jetzt Exportieren" eine Exportoption ausgewählt haben, wird Ihnen der Fortschritt des Exportvorgangs visuell angezeigt.

Darstellung des Exportfortschritts

Ladebalken:

Visuelle Anzeige: Ein Ladebalken zeigt den aktuellen Fortschritt des Exports an.
Prozentuale Darstellung: Der Balken füllt sich entsprechend dem Bearbeitungsstand.
Echtzeit-Information: Sie können den Exportvorgang in Echtzeit verfolgen.

Während des Exports

Wichtige Hinweise:

Bitte warten: Unterbrechen Sie den Exportvorgang nicht, während der Ladebalken aktiv ist.
Keine weiteren Aktionen: Führen Sie keine weiteren Änderungen in der Personalverwaltung durch, bis der Export abgeschlossen ist.

Abschluss: Nach erfolgreichem Export verschwindet der Ladebalken und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.

Zweck: Die Prozessüberwachung gibt Ihnen Transparenz über den Exportstatus und verhindert, dass Sie versehentlich parallel weitere Aktionen ausführen, die den Abgleich beeinträchtigen könnten.

Zusammenfassung des aktuellen Exports

Nachdem Sie eine Export-Option gewählt haben, zeigt Ihnen die Zusammenfassung des aktuellen Exports eine Kontrollansicht der bevorstehenden Datenübertragung.

Aufbau der Zusammenfassung

Die Übersicht ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:

Liste der zu exportierenden Personen

Funktion: Zeigt alle Personen an, deren Daten bei diesem Exportvorgang an das Dienstplan-Modul (SPlan) übertragen werden.
Übersicht: Vollständige Auflistung aller betroffenen Personen mit Namen und Personalnummer.
Kontrolle: Ermöglicht Ihnen eine letzte Prüfung vor der Übertragung.

Meldungen zu den gewählten Personen

Statusinformationen: Enthält wichtige Details zu den ausgewählten Personen.
Zeitstempel: Anzeige von Datum und Uhrzeit der letzten Änderung der dienstplanrelevanten Daten.
Zusatzinformationen: Weitere relevante Hinweise zum Datenstand der Personen.

Zweck der Zusammenfassung

Letzte Kontrolle: Die Zusammenfassung ermöglicht es Ihnen, vor dem endgültigen Export zu überprüfen:

Welche Personen exportiert werden
Wann deren Daten zuletzt geändert wurden
Ob alle gewünschten Personen enthalten sind
Empfehlung: Prüfen Sie die Zusammenfassung sorgfältig, bevor Sie den Export final bestätigen.

Vorgang abschließen

Nachdem Sie die Zusammenfassung überprüft haben und mit der Auswahl zufrieden sind, können Sie den Export abschließen.

Durch diese Bestätigung werden die Daten in den SPlan übertragen und der Vorgang ist abgeschlossen.

Durchführung

Export starten:

Button klicken: Klicken Sie auf den Button "Markierte Personen exportieren".
Datenübertragung: Durch diese Bestätigung werden die Daten an den SPlan übertragen.

Abschluss: Der Exportvorgang wird durchgeführt und ist damit abgeschlossen.

Allgemeiner Hinweis

Die beschriebene Vorgehensweise zur Durchführung und Bestätigung ist bei allen zu exportierenden Daten identisch.

Unabhängig davon, welche Exportoption Sie wählen (Ausstehende Personen, Dienstplanrelevante Personen oder Ausgewählte Personen), folgt der Prozess immer dem gleichen Schema:

Auswahl treffen
Zusammenfassung prüfen
Export bestätigen
Vorgang abschließen

Bestätigung: Nach erfolgreichem Export werden die Statussymbole in der Übersichtsliste aktualisiert (grüner Haken statt rotem Kreuz), und die Daten im Dienstplan sind auf dem neuesten Stand.

Informationen/Hinweise

Im Dialog Zusammenfassung des Exports (Dienstplanaustausch) werden Ihnen Informationen und Hinweise angezeigt. Diese dienen dazu, Sie über den Status der Personaldaten und mögliche Probleme zu Informieren, die den Export in den Dienstplan (SPlan) behindern könnten.

Art der Hinweise

Die angezeigten Meldungen lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen:

Personenspezifische Daten

Funktion: Allgemeine Informationen zur letzten Änderung der Personaldaten.
Inhalt: Zeigt an, wann und welche dienstplanrelevanten Daten zuletzt bearbeitet wurden.
Zweck: Informiert Sie über den aktuellen Datenstand der zu exportierenden Personen.

Fehlerhafte Einträge

Funktion: Hinweise auf Daten, die nicht ordnungsgemäß gepflegt wurden.
Auswirkung: Diese fehlerhaften Einträge könnten Konflikte im Dienstplan auslösen.
Erforderliche Aktion: Korrektur der fehlerhaften Daten vor dem Export.

Beispiele für Fehlermeldungen

Überschrittene Längenbegrenzung von Kürzeln:

Problem: Ein Kürzel in den Stammdaten (z. B. bei Ausbildungen) ist zu lang.
Ursache: Die zulässige Längenbegrenzung, die in den Stammdaten der Ausbildung für die Dienstplananwendung festgelegt wurde, ist überschritten.
Lösung: Kürzen Sie das Kürzel auf die maximal zulässige Zeichenlänge.

Umgang mit Hinweisen

Vor dem Export:

Prüfen: Lesen Sie alle angezeigten Hinweise sorgfältig durch.
Fehler beheben: Korrigieren Sie fehlerhafte Einträge in der Personalverwaltung.
Erneut exportieren: Starten Sie den Export nach der Korrektur erneut.
Zweck: Die Hinweise verhindern, dass fehlerhafte Daten in den Dienstplan übertragen werden und dort zu Planungsproblemen führen.

Relevanz der Daten (Checkboxen)

Mithilfe des Button Personen.. wird die Bedeutung der Checkboxen für die Dienstplanrelevanz erläutert:

Bedeutung der Checkboxen

Ausgewählte Checkbox

Bedeutung: Die entsprechenden Informationen sind dienstplanrelevant.
Auswirkung: Diese Daten werden bei der Dienstplanung berücksichtigt und müssen an den SPlan übertragen werden.

Leere-Checkkästchen

Bedeutung: Die entsprechenden Informationen sind nicht dienstplanrelevant.
Auswirkung: Diese Daten werden für die Dienstplanung nicht benötigt und müssen nicht exportiert werden.

Anwendung des Filters

Um die angezeigten Informationen nach Relevanz zu filtern, können Sie einen Filter aktivieren:

Filter aktivieren

Position: Die Checkbox befindet sich unten links am Ende des Formulars.
Funktion: Durch Aktivierung der Checkbox wird der Filter angewendet.

Ergebnis: Es werden nur noch die dienstplanrelevanten Informationen angezeigt.

Bedeutung für die Datenqualität

Warum ist dies wichtig?

Diese Hinweise sind essenziell, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten:

Fehlerhafte Daten: Nicht-konforme oder fehlerhafte Daten können zu Problemen führen.
Automatische Berechnung: Der Dienstplan berechnet Schichten und Einsätze automatisch auf Basis der übertragenen Daten.
Planungsprobleme vermeiden: Nur korrekte und relevante Daten garantieren eine fehlerfreie Dienstplanung.

Empfehlung: Überprüfen Sie regelmäßig die Relevanz-Kennzeichnung und stellen Sie sicher, dass nur qualitativ hochwertige, dienstplanrelevante Daten exportiert werden.

Exportverzeichnis

Der Bereich Exportverzeichnis bietet erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für den Dienstplanaustausch, inklusive Optionen zur manuellen Nacherfassung und zur Verwaltung des Exportverzeichnisses.

Button Erweitert

Die Auswahl des Button Erweitert ermöglicht Ihnen:

Spezielle Einstellungen: Vornehmen erweiterter Konfigurationen bezüglich des Exports.
Zusätzliche Aktionen: Ausführen verschiedener nachfolgender Aktionen zur Verwaltung und Steuerung des Exportverzeichnisses.
Manuelle Nacherfassung: Möglichkeit zur manuellen Bearbeitung und Nacherfassung von Exportdaten.
Verzeichnisverwaltung: Verwaltung und Kontrolle des Exportverzeichnisses.

Anwendungsfall: Der erweiterte Modus richtet sich an fortgeschrittene Benutzer, die über die Standardexportfunktionen hinaus spezifische Anpassungen am Dienstplanaustausch vornehmen müssen.

Individuelle Exportdaten:

Manuelle Nacherfassung von Exportzeitpunkten

Das Formular "Individuelle Exportdaten" ist für die manuelle Nacherfassung von Exportzeitpunkten vorgesehen, insbesondere für Personen, die noch keine letzten Exportzeitdaten besitzen.

Person(en) auswählen

Aktion: Wählen Sie die gewünschte(n) Person(en) aus der Liste aus.
Mehrfachauswahl: Sie können eine oder mehrere Personen markieren (mit gedrückter Strg-Taste).

Letzten Export festlegen

Feld: Wählen Sie unter "Letzter Export" das entsprechende Datum.
Kalender: Es öffnet sich ein Kalender, aus dem Sie das Ihnen zuletzt bekannte Zeitdatum für den Export auswählen können.

Zweck: Dieses Datum wird als Referenzpunkt für zukünftige Exportvergleiche verwendet.

Datum übernehmen

Button: Klicken Sie auf den Button "für ausgewählte Personen setzen".
Funktion: Die gewählten Zeitdaten werden für alle ausgewählten Personen übernommen.
Bestätigung: Das System speichert das Exportdatum für die markierten Personen.

Export abschließen

Erst danach: Nach der Übernahme der individuellen Exportdaten kann der Vorgang wie gewohnt abgeschlossen werden.
Regulärer Export: Der eigentliche Export kann nun durchgeführt werden.

Anwendungsfall

Wann ist diese Funktion notwendig?

Neue Personen: Bei Personen, die noch nie exportiert wurden.
Datenmigration: Nach einem Systemwechsel oder einer Neueinrichtung.
Fehlerhafte Zeitstempel: Wenn Exportzeitpunkte korrigiert werden müssen.

Zweck: Die manuelle Nacherfassung stellt sicher, dass auch für Personen ohne bisherige Exporthistorie ein korrekter Referenzzeitpunkt existiert, um zukünftige Änderungen korrekt zu erkennen.

Aktionen im Export-Verzeichnis

Über die Auswahl "Aktionen" stehen Ihnen verschiedene Verwaltungsfunktionen für das Export-Verzeichnis zur Verfügung:

Fehler zurücksetzen: Setzt alle im Verzeichnis protokollierten Fehler zurück.
Export-Verzeichnis öffnen: Öffnet den physikalischen Speicherort des Export-Verzeichnisses auf Ihrem System.
Export-Verzeichnis leeren: Löscht alle Dateien und Einträge aus dem Export-Verzeichnis.
Datei in Export-Verzeichnis bearbeiten: Ermöglicht die direkte Bearbeitung von Dateien, die sich im Export-Verzeichnis befinden.

HINWEIS: Es ist ein optionaler Dienst (Softwaremodul) verfügbar, der den automatischen und regelmäßigen Datenaustausch mit dem Dienstplan ohne manuellen Eingriff des Nutzers vornimmt.