Dienstplanaustausch

Der Dienstplanaustausch ist die zentrale Funktion zum Exportieren von Personalstammdaten und Qualifikationen aus der Personalverwaltung an das Dienstplan-Modul (SPlan).

Hinweis: Die Nutzung dieses Formulars erfordert die Lizensierung der Personalverzeichnis-Schnittstelle zum Dienstplan.

Führendes System und Datenaustausch

Führendes System: Die Personalverwaltung gilt als das führende System.
Datenfluss: Personalstammdaten sowie Zusatzinformationen wie gültige Untersuchungen, Qualifikationen und Funktionen werden von der Personalverwaltung an den Dienstplan (SPlan) übergeben.
Relevanz: Diese Angaben dienen dem Dienstplan als Grundlage für die Berechnung des Dienst- bzw. Tagesdienstplanes. Fehlende Merkmale (z. B. eine ungültige Fahrerlaubnis) führen dazu, dass bestimmte Funktionen (z. B. Maschinist) nicht zugeordnet werden können.

Status über Markierungen

Rot markierter Balken: Die Person ist derzeit deaktiviert und muss abschließend noch an den SPlan exportiert werden. Nach dem erfolgreichen Export wird diese Person nicht mehr als vorgemerkt angezeigt.
Grau markierte Personen: Die Person ist bereits deaktiviert und wurde erfolgreich in den SPlan exportiert.

Status über Symbole in der Spalte "Ext. Pers-Nr

Die Symbole in dieser Spalte beziehen sich auf den Abgleich mit dem Dienstplan und nicht auf die externe Personalnummer selbst

Der grüne Haken sowie das rote Kreuz in der Spalte „Ext. Pers-Nr.“ beziehen sich hier nicht auf selbige, sondern haben folgende Bedeutung:

Haken grün: Diese Person ist vermutlich auf dem aktuellsten Stand im Dienstplan.
Kreuz rot: Person wurde seit dem letzten Abgleich im Personalverzeichnis modifiziert und sollte in den Dienstplan exportiert werden.

Der regelmäßige Abgleich stellt sicher, dass der Dienstplan stets mit den aktuell gültigen Stammdaten und Qualifikationen arbeitet.

Exportieren

Der Bereich Exportieren im Formular Dienstplanaustausch dient dazu, Personalstammdaten und Qualifikationen aus der führenden Personalverwaltung an das Dienstplan-Modul (SPlan) zu übertragen.

Auswahl des Button Jetzt exportieren bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, den Export zu starten:

Ausstehende Personen: Startet den Export aller Personen, deren Daten seit dem letzten Abgleich modifiziert wurden (z. B. rot markierte Personen).
Dienstplanrelevante Personen: Startet den Export aller relevanten Personen , die im SPlan geführt werden müssen, unabhängig davon, ob ihre Daten geändert wurden.
Ausgewählte Personen: Startet den Export nur für die Personen, die Sie manuell in der Übersichtsliste markiert haben.

Manuelle Auswahl

Um Personen manuell für den Export auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Halten Sie die Taste "Strg" gedrückt.

2. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte(n) Person(en) in der Übersichtsliste.

3. Die gewählte(n) Person(en) werden farblich markiert.

Prozessüberwachung

Sobald Sie die jeweilige Auswahl über den Button "Jetzt Exportieren" getroffen haben, wird Ihnen der Fortschritt des Exportvorgangs optisch über einen Ladebalken dargestellt.

Zusammenfassung des aktuellen Exports

Nachdem Sie die gewünschte Export-Option gewählt haben, zeigt Ihnen die Zusammenfassung des aktuellen Exports eine Kontrollansicht der bevorstehenden Datenübertragung.

Die Übersicht ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:

1. Liste der zu exportierenden Personen:

Führt alle Personen auf, deren Daten bei diesem Vorgang an das Dienstplan-Modul (SPlan) übergeben werden.

2. Meldungen zu den gewählten Personen:

Enthält wichtige Statusinformationen und Details zu den ausgewählten Personen. Hier wird Ihnen beispielsweise das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung der dienstplanrelevanten Daten angezeigt.

Vorgang abschließen

Wenn Sie die Zusammenfassung überprüft haben und den Export starten möchten, klicken Sie auf den Button Markierte Personen exportieren.

Durch diese Bestätigung werden die Daten in den SPlan übertragen und der Vorgang ist abgeschlossen.

Wichtig: Die Vorgehensweise zur Durchführung und Bestätigung des Imports ist bei allen zu importierenden Daten identisch.

Informationen/Hinweise

Im Dialog zur Zusammenfassung des Exports (Dienstplanaustausch) werden Ihnen Informationen und Hinweise angezeigt. Diese dienen dazu, Sie über den Status der Personaldaten und mögliche Fehler, die den Export in den Dienstplan (SPlan) behindern könnten, zu informieren.

Art der Hinweise:

Personenspezifische Daten: Allgemeine Informationen zur letzten Änderung der Personaldaten.
Fehlerhafte Einträge: Hinweise auf Daten, die nicht ordnungsgemäß gepflegt wurden und Konflikte im Dienstplan auslösen könnten.
- Beispiel: Eine überschrittene Längenbegrenzung von Kürzeln, die in den Stammdaten der Ausbildung für die Dienstplananwendung festgelegt wurde.

Relevanz der Daten (Checkboxen)

Mithilfe des Button Personen.. wird die Relevanz der Checkboxen für den Dienstplan erläutert:

Ausgewählte Checkbox: Die entsprechenden Informationen sind dienstplanrelevant.
Leere Checkbox: Die entsprechenden Informationen sind nicht dienstplanrelevant.

Anwendung des Filters:

Um die angezeigten Informationen nach Relevanz zu filtern, können Sie den Filter aktivieren:

Der Filter wird mit der Aktivierung der Checkbox unten links am Ende des Formulars angewendet.

Diese Hinweise sind essenziell, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, da fehlerhafte oder nicht-konforme Daten zu Problemen bei der automatischen Berechnung des Dienstplans führen können.

Exportverzeichnis

Der Bereich Exportverzeichnis bietet erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für den Dienstplanaustausch, inklusive der Möglichkeit zur manuellen Nacherfassung und zur Verwaltung des Exportverzeichnisses.

Button Erweitert:

Die Auswahl des Button Erweitert ermöglicht Ihnen, spezielle Einstellungen bezüglich des Export vorzunehmen und verschiedene nachfolgende Aktionen auszuführen.

Individuelle Exportdaten:

Das Formular "Individuelle Exportdaten" ist für die manuelle Nacherfassung von Exportzeitpunkten vorgesehen, insbesondere für Personen, die noch keine letzten Exportzeitdaten besitzen.

1. Person(en) auswählen: Wählen Sie die gewünschte(n) Person(en) aus der Liste aus.

2. Letzten Export festlegen: Wählen Sie unter "Letzter Export" das Ihnen zuletzt bekannte Zeitdatum für den Export aus dem sich öffnenden Kalender aus.

3. Datum übernehmen: Übernehmen Sie die gewählten Zeitdaten für alle ausgewählten Personen mithilfe des Buttons "für ausgewählte Personen setzen".

4. Export abschließen: Erst danach kann der Vorgang wie gewohnt abgeschlossen und der eigentliche Export durchgeführt werden.

Aktionen im Export-Verzeichnis

Über die Auswahl "Aktionen" stehen Ihnen verschiedene Verwaltungsfunktionen für das Export-Verzeichnis zur Verfügung:

Fehler zurücksetzen: Setzt alle im Verzeichnis protokollierten Fehler zurück.
Export-Verzeichnis öffnen: Öffnet den physikalischen Speicherort des Export-Verzeichnisses auf Ihrem System.
Export-Verzeichnis leeren: Löscht alle Dateien und Einträge aus dem Export-Verzeichnis.
Datei in Export-Verzeichnis bearbeiten: Ermöglicht die direkte Bearbeitung von Dateien, die sich im Export-Verzeichnis befinden.

HINWEIS: Es ist ein optionaler Dienst (Softwaremodul) verfügbar, der den automatischen und regelmäßigen Datenaustausch mit dem Dienstplan ohne manuellen Eingriff des Nutzers vornimmt.