Dienstplanaustausch

Einleitung

Der Dienstplanaustausch überträgt Personalstammdaten, Qualifikationen und dienstplanrelevante Änderungen aus der Personalverwaltung an das Dienstplan-Modul (SPlan).

Die Personalverwaltung ist dabei das führende System. Änderungen werden dort gepflegt und anschließend kontrolliert an den Dienstplan übertragen.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Der Dienstplanaustausch wird insbesondere verwendet, wenn:

neue Personen für den Dienstplan bereitgestellt werden sollen
sich Qualifikationen, Funktionen oder Untersuchungen geändert haben
eine Person deaktiviert oder wieder aktiviert wurde
einzelne Personen gezielt exportiert werden müssen
nach einem Systemupdate ein vollständiger Abgleich erforderlich ist

Nutzen:

eine einheitliche Datenbasis für Personalverwaltung und Dienstplan
automatische Berücksichtigung gültiger Qualifikationen und Funktionen
bessere Nachvollziehbarkeit durch Statussymbole und Exportmeldungen
gezielte oder vollständige Datenübertragung je nach Arbeitsaufgabe

Voraussetzungen

lizenzierte Personalverzeichnis-Schnittstelle zum Dienstplan
Ohne diese Lizenz steht das Dienstplanaustausch-Formular nicht zur Verfügung.
Berechtigung für Personalverwaltung und Dienstplanaustausch
aktuelle Personalstammdaten, Qualifikationen und Untersuchungen
gepflegte Kennzeichnung der dienstplanrelevanten Daten
bei manueller Nacherfassung: ein verlässliches Datum des letzten Exports

Wichtiger Hinweis: Änderungen sollten grundsätzlich in der Personalverwaltung vorgenommen werden. Der Dienstplan erhält die Daten über den Export und ist nicht das führende System für die Stammdatenpflege.

Ablauf auf einen Blick

Personaldaten in der Personalverwaltung prüfen und aktualisieren.
Statusmarkierungen und Symbole im Dienstplanaustausch kontrollieren.
Passende Exportoption auswählen.
Zusammenfassung und Hinweise prüfen.
Export starten und den Fortschritt abwarten.
Ergebnis im Dienstplan und in der Übersicht kontrollieren.

Funktion

Export von Personalstammdaten: Alle relevanten Informationen zu Personen werden an den Dienstplan übergeben.
Export von Qualifikationen: Fähigkeiten, Berechtigungen und Qualifikationen der Mitarbeiter werden synchronisiert.
Synchronisation: Stellt sicher, dass die Dienstplanung stets auf aktuellen Personaldaten basiert.

Führendes System und übertragene Daten

Die Personalverwaltung ist das führende System für alle Personaldaten. Alle Stammdaten werden dort zentral gepflegt und von dort an den Dienstplan exportiert.

Von der Personalverwaltung an den Dienstplan werden übergeben:

Personalstammdaten: Name, Personalnummer, Organisationszuordnung
Gültige Untersuchungen: Arbeitsmedizinische Untersuchungen, Tauglichkeitsnachweise
Qualifikationen: Ausbildungen, Lehrgänge, Befähigungen
Funktionen: Zugewiesene Rollen und Einsatzfunktionen

Relevanz für die Dienstplanung

Grundlage für Berechnungen:

Die übertragenen Daten dienen dem Dienstplan als Basis für:

Die Berechnung des Dienstplanes
Die Erstellung des Tagesdienstplanes
Die Zuordnung von Funktionen zu Personen

Auswirkungen fehlender oder ungültiger Merkmale:

Wenn bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind, können entsprechende Funktionen nicht zugeordnet werden.

Beispiel:

Fehlende Qualifikation: Ungültige oder fehlende Fahrerlaubnis
Konsequenz: Die Funktion "Maschinist" kann dieser Person im Dienstplan nicht zugewiesen werden
Dienstplanwirkung: Das System verhindert automatisch die Zuteilung unzulässiger Funktionen

Wichtig: Halten Sie die Daten in der Personalverwaltung stets aktuell, damit der Dienstplan korrekt arbeiten und Personal entsprechend den tatsächlichen Qualifikationen einplanen kann.

Status über Markierungen

Die Statusansicht unterscheidet zwischen ausstehenden und bereits abgeschlossenen Übertragungen. Die Farben helfen bei der schnellen Auswahl der nächsten Aktion.

Personen werden im Dienstplanaustausch farblich markiert, um ihren aktuellen Status anzuzeigen.

Farbliche Markierungen

Rot markierter Balken

Bedeutung: Die Person ist derzeit deaktiviert und wurde noch nicht an den SPlan exportiert.
Erforderliche Aktion: Die Deaktivierung muss noch abschließend an den Dienstplan übertragen werden.
Nach dem Export: Sobald der Export erfolgreich durchgeführt wurde, verschwindet die rote Markierung und die Person wird nicht mehr als vorgemerkt angezeigt.

Grau markierte Personen

Bedeutung: Die Person ist deaktiviert und wurde bereits erfolgreich in den SPlan exportiert.
Status: Der Deaktivierungsvorgang ist vollständig abgeschlossen.
Keine Aktion erforderlich: Die Synchronisation zwischen Personalverwaltung und Dienstplan ist auf dem aktuellen Stand.

Zusammenfassung

Rot = Deaktiviert, Export ausstehend → Aktion erforderlich
Grau = Deaktiviert, Export abgeschlossen → Kein Handlungsbedarf

Status über Symbole in der Spalte "Ext. Pers-Nr."

Die Symbole in der Spalte Ext. Pers-Nr. zeigen nicht die externe Personalnummer an, sondern informieren über den Abgleichstatus mit dem Dienstplan.

Der grüne Haken sowie das rote Kreuz in der Spalte „Ext. Pers-Nr.“ beziehen sich hier nicht auf selbige, sondern haben folgende Bedeutung:

Symbolerklärung

Grüner Haken

Bedeutung: Die Personaldaten sind mit dem Dienstplan synchronisiert.
Status: Diese Person ist vermutlich auf dem aktuellsten Stand im Dienstplan.
Keine Aktion erforderlich: Die Daten in der Personalverwaltung und im Dienstplan stimmen überein.

Rotes Kreuz

Bedeutung: Die Personaldaten wurden seit dem letzten Abgleich geändert.
Status: Die Person wurde im Personalverzeichnis modifiziert und ist im Dienstplan nicht mehr aktuell.
Erforderliche Aktion: Die Person sollte in den Dienstplan exportiert werden, um die Änderungen zu übertragen.

Zweck des Abgleichs

Regelmäßiger Export erforderlich:

Der regelmäßige Abgleich stellt sicher, dass der Dienstplan stets mit den aktuell gültigen Stammdaten und Qualifikationen arbeitet.

Empfehlung: Exportieren Sie regelmäßig alle Personen mit rotem Kreuz, um eine konsistente Datenbasis für die Dienstplanung zu gewährleisten.

Exportieren

Datenübertragung an den Dienstplan:

Der Bereich Exportieren im Formular Dienstplanaustausch dient dazu, Personalstammdaten und Qualifikationen aus der führenden Personalverwaltung an das Dienstplan-Modul (SPlan) zu übertragen.

Export starten

Das Exportmenü bietet die drei Übertragungsarten Ausstehende Personen, Dienstplanrelevante Personen und Ausgewählte Personen.

Über den Button "Jetzt exportieren" stehen Ihnen drei verschiedene Exportoptionen zur Verfügung:

Ausstehende Personen

Funktion: Exportiert alle Personen, deren Daten seit dem letzten Abgleich modifiziert wurden.
Kennzeichnung: Personen mit rotem Kreuz oder roter Markierung in der Übersichtsliste.
Anwendungsfall: Regelmäßiger Update-Export, um nur geänderte Daten zu übertragen.

Dienstplanrelevante Personen

Funktion: Exportiert alle Personen, die im SPlan geführt werden müssen.
Umfang: Unabhängig davon, ob die Daten geändert wurden oder nicht.
Anwendungsfall: Vollständiger Abgleich, z. B. nach Systemupdates oder zur Fehlerbehebung.

Ausgewählte Personen

Funktion: Exportiert nur die Personen, die Sie manuell in der Übersichtsliste markiert haben.
Auswahl: Selektiver Export einzelner oder mehrerer Personen nach Bedarf.
Anwendungsfall: Gezielte Übertragung bestimmter Personaldaten, z. B. nach individueller Datenänderung.

Empfehlung: Führen Sie regelmäßig den Export Ausstehende Personen durch, um sicherzustellen, dass alle Änderungen zeitnah an den Dienstplan übertragen werden.

Manuelle Auswahl

Um einzelne oder mehrere Personen manuell für den Export auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Strg-Taste gedrückt halten: Halten Sie die Taste "Strg" auf Ihrer Tastatur gedrückt.
Person(en) auswählen: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die gewünschte(n) Person(en) in der Übersichtsliste.
Visuelle Bestätigung: Die ausgewählte(n) Person(en) werden farblich markiert dargestellt.
Mehrfachauswahl: Wiederholen Sie Schritt 2 bei gedrückter "Strg"-Taste, um weitere Personen hinzuzufügen.

Export durchführen

Nach der manuellen Auswahl:

Klicken Sie auf den Button "Jetzt exportieren".
Wählen Sie die Option "Ausgewählte Personen"
Der Export wird nur für die markierten Personen durchgeführt

Tipp: Die Mehrfachauswahl ermöglicht es Ihnen, gezielt einzelne Personen zu exportieren, ohne den gesamten Datenbestand übertragen zu müssen.

Prozessüberwachung

Sobald Sie über den Button "Jetzt Exportieren" eine Exportoption ausgewählt haben, wird Ihnen der Fortschritt des Exportvorgangs visuell angezeigt.

Darstellung des Exportfortschritts

Ladebalken:

Visuelle Anzeige: Ein Ladebalken zeigt den aktuellen Fortschritt des Exports an.
Prozentuale Darstellung: Der Balken füllt sich entsprechend dem Bearbeitungsstand.
Echtzeit-Information: Sie können den Exportvorgang in Echtzeit verfolgen.

Während des Exports

Wichtige Hinweise:

Bitte warten: Unterbrechen Sie den Exportvorgang nicht, während der Ladebalken aktiv ist.
Keine weiteren Aktionen: Führen Sie keine weiteren Änderungen in der Personalverwaltung durch, bis der Export abgeschlossen ist.

Abschluss: Nach erfolgreichem Export verschwindet der Ladebalken und Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung.

Zweck: Die Prozessüberwachung gibt Ihnen Transparenz über den Exportstatus und verhindert, dass Sie versehentlich parallel weitere Aktionen ausführen, die den Abgleich beeinträchtigen könnten.

Zusammenfassung des aktuellen Exports

Nachdem Sie eine Export-Option gewählt haben, zeigt Ihnen die Zusammenfassung des aktuellen Exports eine Kontrollansicht der bevorstehenden Datenübertragung.

Aufbau der Zusammenfassung

Die Kontrollansicht listet die betroffenen Personen und die zugehörigen Änderungsinformationen vor dem endgültigen Export auf.

Die Übersicht ist in zwei Hauptbereiche unterteilt:

Liste der zu exportierenden Personen

Funktion: Zeigt alle Personen an, deren Daten bei diesem Exportvorgang an das Dienstplan-Modul (SPlan) übertragen werden.
Übersicht: Vollständige Auflistung aller betroffenen Personen mit Namen und Personalnummer.
Kontrolle: Ermöglicht Ihnen eine letzte Prüfung vor der Übertragung.

Meldungen zu den gewählten Personen

Statusinformationen: Enthält wichtige Details zu den ausgewählten Personen.
Zeitstempel: Anzeige von Datum und Uhrzeit der letzten Änderung der dienstplanrelevanten Daten.
Zusatzinformationen: Weitere relevante Hinweise zum Datenstand der Personen.

Zweck der Zusammenfassung

Letzte Kontrolle: Die Zusammenfassung ermöglicht es Ihnen, vor dem endgültigen Export zu überprüfen:

Welche Personen exportiert werden
Wann deren Daten zuletzt geändert wurden
Ob alle gewünschten Personen enthalten sind
Empfehlung: Prüfen Sie die Zusammenfassung sorgfältig, bevor Sie den Export final bestätigen.

Vorgang abschließen

Nachdem Sie die Zusammenfassung überprüft haben und mit der Auswahl zufrieden sind, können Sie den Export abschließen.

Durch diese Bestätigung werden die Daten in den SPlan übertragen und der Vorgang ist abgeschlossen.

Durchführung

Export starten:

Button klicken: Klicken Sie auf den Button "Markierte Personen exportieren".
Datenübertragung: Durch diese Bestätigung werden die Daten an den SPlan übertragen.

Abschluss: Der Exportvorgang wird durchgeführt und ist damit abgeschlossen.

Allgemeiner Hinweis

Die beschriebene Vorgehensweise zur Durchführung und Bestätigung ist bei allen zu exportierenden Daten identisch.

Unabhängig davon, welche Exportoption Sie wählen (Ausstehende Personen, Dienstplanrelevante Personen oder Ausgewählte Personen), folgt der Prozess immer dem gleichen Schema:

Auswahl treffen
Zusammenfassung prüfen
Export bestätigen
Vorgang abschließen

Bestätigung: Nach erfolgreichem Export werden die Statussymbole in der Übersichtsliste aktualisiert (grüner Haken statt rotem Kreuz), und die Daten im Dienstplan sind auf dem neuesten Stand.

Informationen und Hinweise

Im Dialog Zusammenfassung des Exports (Dienstplanaustausch) werden Ihnen Informationen und Hinweise angezeigt. Diese dienen dazu, Sie über den Status der Personaldaten und mögliche Probleme zu informieren, die den Export in den Dienstplan (SPlan) behindern könnten.

Im Hinweisbereich erkennen Sie personenspezifische Informationen und Datenfehler, die den Export beeinflussen können.

Art der Hinweise

Die angezeigten Meldungen lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen:

Personenspezifische Daten:

Funktion: Allgemeine Informationen zur letzten Änderung der Personaldaten.
Inhalt: Zeigt an, wann und welche dienstplanrelevanten Daten zuletzt bearbeitet wurden.
Zweck: Informiert Sie über den aktuellen Datenstand der zu exportierenden Personen.

Fehlerhafte Einträge:

Funktion: Hinweise auf Daten, die nicht ordnungsgemäß gepflegt wurden.
Auswirkung: Diese fehlerhaften Einträge könnten Konflikte im Dienstplan auslösen.
Erforderliche Aktion: Korrektur der fehlerhaften Daten vor dem Export.

Beispiele für Fehlermeldungen

Überschrittene Längenbegrenzung von Kürzeln:

Problem: Ein Kürzel in den Stammdaten (z. B. bei Ausbildungen) ist zu lang.
Ursache: Die zulässige Längenbegrenzung, die in den Stammdaten der Ausbildung für die Dienstplananwendung festgelegt wurde, ist überschritten.
Lösung: Kürzen Sie das Kürzel auf die maximal zulässige Zeichenlänge.

Umgang mit Hinweisen

Vor dem Export:

Prüfen: Lesen Sie alle angezeigten Hinweise sorgfältig durch.
Fehler beheben: Korrigieren Sie fehlerhafte Einträge in der Personalverwaltung.
Erneut exportieren: Starten Sie den Export nach der Korrektur erneut.
Zweck: Die Hinweise verhindern, dass fehlerhafte Daten in den Dienstplan übertragen werden und dort zu Planungsproblemen führen.

Relevanz der Daten (Checkboxen)

Die Ansicht macht sichtbar, welche Daten für den Dienstplan relevant sind und in den Export einbezogen werden.

Mithilfe des Button Personen.. wird die Bedeutung der Checkboxen für die Dienstplanrelevanz erläutert:

Bedeutung der Checkboxen

Ausgewählte Checkbox

Bedeutung: Die entsprechenden Informationen sind dienstplanrelevant.
Auswirkung: Diese Daten werden bei der Dienstplanung berücksichtigt und müssen an den SPlan übertragen werden.

Leere Checkbox

Bedeutung: Die entsprechenden Informationen sind nicht dienstplanrelevant.
Auswirkung: Diese Daten werden für die Dienstplanung nicht benötigt und müssen nicht exportiert werden.

Anwendung des Filters

Um die angezeigten Informationen nach Relevanz zu filtern, können Sie einen Filter aktivieren:

Filter aktivieren

Position: Die Checkbox befindet sich unten links am Ende des Formulars.
Funktion: Durch Aktivierung der Checkbox wird der Filter angewendet.

Ergebnis: Es werden nur noch die dienstplanrelevanten Informationen angezeigt.

Bedeutung für die Datenqualität

Warum ist dies wichtig?

Diese Hinweise sind essenziell, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten:

Fehlerhafte Daten: Nicht-konforme oder fehlerhafte Daten können zu Problemen führen.
Automatische Berechnung: Der Dienstplan berechnet Schichten und Einsätze automatisch auf Basis der übertragenen Daten.
Planungsprobleme vermeiden: Nur korrekte und relevante Daten garantieren eine fehlerfreie Dienstplanung.

Empfehlung: Überprüfen Sie regelmäßig die Relevanz-Kennzeichnung und stellen Sie sicher, dass nur qualitativ hochwertige, dienstplanrelevante Daten exportiert werden.

Exportverzeichnis

Der Bereich Exportverzeichnis bietet erweiterte Steuerungsmöglichkeiten für den Dienstplanaustausch, inklusive Optionen zur manuellen Nacherfassung und zur Verwaltung des Exportverzeichnisses.

Button Erweitert

Der erweiterte Bereich bündelt Einstellungen, Nacherfassung und Verwaltungsaktionen für das Exportverzeichnis.

Die Auswahl des Buttons Erweitert ermöglicht Ihnen:

Spezielle Einstellungen: Vornehmen erweiterter Konfigurationen bezüglich des Exports.
Zusätzliche Aktionen: Ausführen verschiedener nachfolgender Aktionen zur Verwaltung und Steuerung des Exportverzeichnisses.
Manuelle Nacherfassung: Möglichkeit zur manuellen Bearbeitung und Nacherfassung von Exportdaten.
Verzeichnisverwaltung: Verwaltung und Kontrolle des Exportverzeichnisses.

Anwendungsfall: Der erweiterte Modus richtet sich an fortgeschrittene Benutzer, die über die Standardexportfunktionen hinaus spezifische Anpassungen am Dienstplanaustausch vornehmen müssen.

Individuelle Exportdaten:

Manuelle Nacherfassung von Exportzeitpunkten

Das Formular "Individuelle Exportdaten" ist für die manuelle Nacherfassung von Exportzeitpunkten vorgesehen, insbesondere für Personen, die noch keine letzten Exportzeitdaten besitzen.

Die Ansicht Individuelle Exportdaten dient zur manuellen Pflege eines bekannten letzten Exportzeitpunkts.

Person(en) auswählen

Aktion: Wählen Sie die gewünschte(n) Person(en) aus der Liste aus.
Mehrfachauswahl: Sie können eine oder mehrere Personen markieren (mit gedrückter Strg-Taste).

Letzten Export festlegen

Feld: Wählen Sie unter "Letzter Export" das entsprechende Datum.
Kalender: Es öffnet sich ein Kalender, aus dem Sie das Ihnen zuletzt bekannte Zeitdatum für den Export auswählen können.

Zweck: Dieses Datum wird als Referenzpunkt für zukünftige Exportvergleiche verwendet.

Datum übernehmen

Button: Klicken Sie auf den Button "für ausgewählte Personen setzen".
Funktion: Die gewählten Zeitdaten werden für alle ausgewählten Personen übernommen.
Bestätigung: Das System speichert das Exportdatum für die markierten Personen.

Export abschließen

Erst danach: Nach der Übernahme der individuellen Exportdaten kann der Vorgang wie gewohnt abgeschlossen werden.
Regulärer Export: Der eigentliche Export kann nun durchgeführt werden.

Anwendungsfall

Wann ist diese Funktion notwendig?

Neue Personen: Bei Personen, die noch nie exportiert wurden.
Datenmigration: Nach einem Systemwechsel oder einer Neueinrichtung.
Fehlerhafte Zeitstempel: Wenn Exportzeitpunkte korrigiert werden müssen.

Zweck: Die manuelle Nacherfassung stellt sicher, dass auch für Personen ohne bisherige Exporthistorie ein korrekter Referenzzeitpunkt existiert, um zukünftige Änderungen korrekt zu erkennen.

Aktionen im Export-Verzeichnis

Über die Auswahl "Aktionen" stehen Ihnen verschiedene Verwaltungsfunktionen für das Export-Verzeichnis zur Verfügung:

Fehler zurücksetzen: Setzt alle im Verzeichnis protokollierten Fehler zurück.
Export-Verzeichnis öffnen: Öffnet den physikalischen Speicherort des Export-Verzeichnisses auf Ihrem System.
Export-Verzeichnis leeren: Löscht alle Dateien und Einträge aus dem Export-Verzeichnis.
Datei in Export-Verzeichnis bearbeiten: Ermöglicht die direkte Bearbeitung von Dateien, die sich im Export-Verzeichnis befinden.

HINWEIS: Es ist ein optionaler Dienst (Softwaremodul) verfügbar, der den automatischen und regelmäßigen Datenaustausch mit dem Dienstplan ohne manuellen Eingriff des Nutzers vornimmt.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

Pflegen Sie Änderungen grundsätzlich zuerst in der Personalverwaltung und starten Sie danach den passenden Export.
Prüfen Sie rote Kreuze und rote Markierungen regelmäßig, damit geänderte oder deaktivierte Personen nicht im Dienstplan veraltet bleiben.
Nutzen Sie die Zusammenfassung des aktuellen Exports als verbindlichen Kontrollschritt vor der Übertragung.
Lesen Sie Hinweise und Fehlermeldungen vollständig, bevor Sie den Export erneut starten.
Warten Sie den Abschluss des Ladebalkens ab und vermeiden Sie parallele Änderungen an den betroffenen Personaldaten.
Dokumentieren Sie manuell gesetzte Exportzeitpunkte, damit spätere Abgleiche nachvollziehbar bleiben.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Lizenz oder Berechtigung fehlt: Prüfen Sie, ob die Schnittstellenlizenz und die erforderliche Benutzerrolle vorhanden sind.
Veraltete Personaldaten: Aktualisieren Sie Qualifikationen, Untersuchungen, Funktionen und Organisationszuordnungen vor dem Export.
Falsche Exportoption: Verwenden Sie Ausstehende Personen für geänderte Datensätze, Dienstplanrelevante Personen für einen vollständigen Abgleich und Ausgewählte Personen für eine gezielte Übertragung.
Fehlerhafte Kürzel: Prüfen Sie die zulässige Zeichenlänge von Kürzeln in den Stammdaten, bevor Sie den Export erneut ausführen.
Export während laufender Bearbeitung: Warten Sie, bis der Prozess abgeschlossen ist, und nehmen Sie währenddessen keine Änderungen an den betroffenen Daten vor.
Falscher letzter Exportzeitpunkt: Verwenden Sie die manuelle Nacherfassung nur mit einem bekannten und nachvollziehbaren Datum.
Deaktivierte Person nicht übertragen: Prüfen Sie bei einer Deaktivierung die rote Markierung und führen Sie den ausstehenden Export durch.

Alltagssituationen

Tägliche Aktualisierung:

Exportieren Sie regelmäßig die Ausstehenden Personen, damit Änderungen zeitnah im Dienstplan ankommen.

Neue Qualifikation:

Prüfen Sie nach dem Eintrag einer Ausbildung oder Untersuchung die Dienstplanrelevanz und übertragen Sie anschließend die betroffene Person.

Deaktivierung einer Person:

Klären Sie zuerst offene Verpflichtungen und führen Sie danach den Dienstplanaustausch durch, damit die Person nicht weiter eingeplant wird.

Systemupdate oder größere Datenänderung:

Nutzen Sie Dienstplanrelevante Personen für einen vollständigen Abgleich und prüfen Sie anschließend die Statussymbole.

Gezielte Korrektur:

Markieren Sie einzelne Personen und verwenden Sie Ausgewählte Personen, wenn nur ein begrenzter Datenbestand übertragen werden soll.

Exportfehler nach einer Änderung:

Lesen Sie die Hinweise, korrigieren Sie die Ursache in der Personalverwaltung und starten Sie den Export erst danach erneut.

Person ohne Exporthistorie:

Erfassen Sie im erweiterten Bereich den bekannten letzten Exportzeitpunkt und führen Sie anschließend den regulären Export durch.

Problemlösungen im Alltag

Eine Änderung erscheint nicht im Dienstplan

Prüfen Sie zunächst, ob die Person in der Personalverwaltung ein rotes Kreuz oder eine rote Markierung besitzt. Wählen Sie anschließend Ausstehende Personen oder exportieren Sie die betroffene Person gezielt über Ausgewählte Personen. Kontrollieren Sie danach, ob das Symbol auf einen grünen Haken gewechselt hat.

Eine deaktivierte Person bleibt im Dienstplan sichtbar

Prüfen Sie, ob die Deaktivierung bereits an den Dienstplan übertragen wurde. Eine rote Markierung bedeutet, dass der Export noch aussteht. Führen Sie den Export durch und kontrollieren Sie anschließend den Status im Dienstplan.

Der Export meldet fehlerhafte Einträge

Lesen Sie die Hinweise in der Zusammenfassung des Exports vollständig. Korrigieren Sie die betroffenen Stammdaten, Qualifikationen oder Kürzel in der Personalverwaltung und starten Sie den Export danach erneut.

Die falschen Personen wurden für den Export ausgewählt

Brechen Sie den Export ab, sofern er noch nicht bestätigt wurde, und prüfen Sie die Zusammenfassung. Entfernen Sie die nicht benötigten Personen aus der Auswahl und verwenden Sie anschließend Ausgewählte Personen.

Es werden keine ausstehenden Personen angezeigt

Prüfen Sie, ob die Änderung tatsächlich in der Personalverwaltung gespeichert wurde und als dienstplanrelevant gekennzeichnet ist. Für einen vollständigen Abgleich können Sie Dienstplanrelevante Personen verwenden.

Der Export scheint nicht weiterzulaufen

Warten Sie zunächst, bis der Ladebalken abgeschlossen ist. Starten Sie währenddessen keinen zweiten Export und ändern Sie keine betroffenen Personaldaten. Wenn der Vorgang danach weiterhin nicht abgeschlossen ist, prüfen Sie die Hinweise im Exportverzeichnis und setzen Sie protokollierte Fehler nur nach vorheriger Ursachenprüfung zurück.

Eine Person ohne Exporthistorie wird nicht korrekt berücksichtigt

Öffnen Sie den Bereich Erweitert und erfassen Sie unter Individuelle Exportdaten das bekannte Datum des letzten Exports. Speichern Sie das Datum für die ausgewählte Person und führen Sie anschließend den regulären Export durch.

FAQ

Frage: Welches System ist für die Personaldaten führend?

Antwort: Die Personalverwaltung ist führend. Der Dienstplan erhält die Daten über den Dienstplanaustausch.

Frage: Welche Exportoption verwende ich für geänderte Personen?

Antwort: Verwenden Sie Ausstehende Personen. Damit werden Personen übertragen, deren dienstplanrelevante Daten seit dem letzten Abgleich geändert wurden.

Frage: Wann ist ein vollständiger Abgleich sinnvoll?

Antwort: Nutzen Sie Dienstplanrelevante Personen nach Systemupdates, umfangreichen Änderungen oder zur gezielten Fehlerbehebung.

Frage: Was bedeutet das rote Kreuz?

Antwort: Die Personaldaten wurden seit dem letzten Abgleich geändert und sollten erneut an den Dienstplan exportiert werden.

Frage: Was bedeutet der grüne Haken?

Antwort: Die Personaldaten gelten als mit dem Dienstplan abgeglichen. Aktuell ist kein weiterer Export erforderlich.

Frage: Warum wird eine Qualifikation im Dienstplan nicht berücksichtigt?

Antwort: Prüfen Sie die Gültigkeit, die Dienstplanrelevanz und den Exportstatus der Person. Korrigieren Sie fehlende Angaben in der Personalverwaltung und übertragen Sie die Änderung erneut.

Frage: Wann benötige ich die manuelle Nacherfassung?

Antwort: Sie wird vor allem bei neuen Personen, Datenmigrationen oder fehlerhaften Exportzeitpunkten benötigt.

Was wäre wenn?

Wenn das Dienstplanaustausch-Formular nicht verfügbar ist?

Prüfen Sie die Lizenzierung der Personalverzeichnis-Schnittstelle und Ihre Benutzerberechtigung.

Wenn eine Person ein rotes Kreuz erhält?

Prüfen Sie die geänderten Personaldaten und exportieren Sie die Person über Ausstehende Personen oder gezielt über Ausgewählte Personen.

Wenn eine deaktivierte Person rot markiert bleibt?

Führen Sie den ausstehenden Export durch und prüfen Sie anschließend, ob die Markierung verschwunden ist.

Wenn der Export mit einer Fehlermeldung endet?

Lesen Sie den Hinweis vollständig, korrigieren Sie die Ursache in der Personalverwaltung und wiederholen Sie den Export.

Wenn der Dienstplan eine Funktion nicht zuweist?

Prüfen Sie die erforderliche Qualifikation, Untersuchung, Funktion und deren Gültigkeit. Kontrollieren Sie außerdem, ob die Daten als dienstplanrelevant markiert und exportiert wurden.

Wenn die Zusammenfassung eine unerwartete Person enthält?

Beenden Sie den Export, prüfen Sie die Auswahl und die verwendete Exportoption. Starten Sie den Vorgang erst mit der korrigierten Personengruppe erneut.

Wenn kein letzter Exportzeitpunkt vorhanden ist?

Erfassen Sie einen nachvollziehbaren Zeitpunkt über Individuelle Exportdaten oder stimmen Sie das Datum mit der zuständigen Administration ab.

Wenn der Exportfortschritt stehen bleibt?

Warten Sie zunächst den Abschluss ab und starten Sie keine parallelen Änderungen. Bleibt der Vorgang dauerhaft stehen, prüfen Sie die System- oder Dienstplanprotokolle.