Konfiguration und Anwendungsmodule

Einleitung

Der Tab Konfiguration bündelt zentrale Einstellungen für Darstellung, Personaldaten, Historien, Anwendungsmodule, Speicherorte, Benutzerrechte und weitere Systembereiche.

Konfigurationsänderungen können unmittelbar oder erst nach einer erneuten Anmeldung beziehungsweise einem Neustart wirksam werden. Deshalb sollten Änderungen fachlich abgestimmt, dokumentiert und anschließend mit einem Schnelltest geprüft werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Konfiguration wird insbesondere benötigt für:

• das Auffinden und Anpassen systemweiter Einstellungen

• die Festlegung von Historien- und Protokollierungsregeln

• die Steuerung von Urlaubsverfall und weiteren Personaldatenparametern

• die Prüfung von Datei- und Konfigurationsberechtigungen

• die Anpassung von Dialogen und standardisierten Einstellungswerten

• die Kontrolle von Anwendungsmoduleinstellungen

Nutzen:

• zentrale Verwaltung wichtiger Systemparameter

• nachvollziehbare und einheitliche Einstellungen

• bessere Kontrolle von Datenschutz, Historie und Berechtigungen

• abgestimmte Unterstützung der täglichen Arbeitsabläufe

Voraussetzungen

• Zugriff auf den Tab Konfiguration

• Berechtigung zum Lesen oder Ändern der jeweiligen Einstellung

• fachliche Abstimmung mit den betroffenen Bereichen

• Kenntnis, ob eine Einstellung sofort oder verzögert wirksam wird

• Möglichkeit für einen Funktionstest nach der Änderung

Wichtiger Hinweis: Ändern Sie interne Anwendungsmodule oder zentrale Systemparameter nur nach Abstimmung mit der Administration beziehungsweise dem LIS-Support.

Ablauf auf einen Blick

1. Kategorie und Einstellung über Suche oder Sortierung finden.

2. Bedeutung und Hinweise der Einstellung lesen.

3. Wert über Dialog oder vorgesehenes Textfeld ändern.

4. Änderung speichern und Wirksamkeit abwarten.

5. Betroffenes Formular mit einem praxisnahen Beispiel testen.

6. Änderung, Grund, Zeitpunkt und verantwortliche Person dokumentieren.

Anordnung und Bedeutung der Icons

In der Kopfzeile des Konfigurations-Tabs finden Sie die folgenden Icons mit ihren jeweiligen Funktionen:

Die Kopfzeile enthält Sortierung, Zurücksetzen und Suche. Nutzen Sie diese Funktionen, um Einstellungen schnell zu finden und geordnet zu bearbeiten.

Nach Kategorien:

• Dieses Icon organisiert die verfügbaren Konfigurationseigenschaften und -optionen in logische Kategorien. Dies erleichtert das Auffinden verwandter Einstellungen und sorgt für eine übersichtlichere Darstellung, insbesondere bei einer großen Anzahl von Optionen.

Alphabetisch:

• Durch Klicken auf dieses Icon werden die Konfigurationseigenschaften in alphabetischer Reihenfolge sortiert. Dies ist nützlich, wenn Sie den genauen Namen einer Eigenschaft kennen und diese schnell finden möchten, unabhängig von ihrer Kategorie.

Standard wiederherstellen: (Typischerweise ein Zurückpfeil, ein Reset-Symbol oder ein Reinitialisierungs-Icon)

• Dieses Icon ermöglicht es Ihnen, die Konfigurationswerte auf ihre Standardeinstellungen zurückzusetzen, sofern für die jeweiligen Eigenschaften Standardwerte definiert sind. Dies kann nützlich sein, um fehlerhafte Konfigurationen rückgängig zu machen oder das Modul in seinen ursprünglichen Zustand zu versetzen. Beachten Sie, dass dadurch alle individuellen Anpassungen verloren gehen können.

Suchfeld: (Typischerweise ein Lupen-Icon)

• Dieses Icon dient zum Aktivieren oder Deaktivieren des Suchfeldes innerhalb des Konfigurations-Tabs. Durch Aktivierung des Suchfeldes können Sie gezielt nach bestimmten Konfigurationseigenschaften suchen, indem Sie Stichwörter eingeben. Das ist besonders hilfreich bei komplexen Konfigurationen mit vielen Optionen.

Strukturierung der Konfiguration nach Kategorien

Innerhalb des Konfigurations-Tabs sind die verschiedenen Einstellungsoptionen in logische Kategorien unterteilt. Diese Kategorien dienen dazu, die Übersichtlichkeit zu erhöhen und verwandte Einstellungen thematisch zu bündeln.

Die Kategorien bündeln thematisch zusammengehörige Einstellungen und erleichtern die Orientierung im Konfigurationsbereich.

Typische Kategorien umfassen beispielsweise:

• Allgemein

• Benutzerrechte

• Dateisystem

• Personaldaten

... und viele weitere.

Individuelle Anpassung der Konfiguration

In jeder dieser Kategorien haben Sie die Möglichkeit, Ihre Konfigurationsdateien und -einstellungen individuell anzupassen. Dies ermöglicht eine flexible und bedarfsgerechte Einrichtung des Systems entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen.

Beispiele für anpassbare Einstellungen

Zu den individuell anpassbaren Einstellungen innerhalb dieser Kategorien gehören beispielsweise:

Automatische Speicherorte: Definition, wohin Dateien standardmäßig gespeichert werden sollen.

Konfiguration von Schnittstellen: Anpassung der Parameter für den Datenaustausch mit anderen Systemen (z. B. Export-/Importformate, Pfade).

Benutzerrechte: Detaillierte Festlegung von Zugriffs-, Lese- und Bearbeitungsrechten für verschiedene Benutzerrollen oder -gruppen (wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben).

Durch die Anpassung dieser Einstellungen können Sie das Verhalten und die Funktionalität des Systems präzise auf Ihre Arbeitsabläufe und Sicherheitsanforderungen abstimmen.

Wann wirkt eine Änderung?

Änderungen in der Konfiguration werden je nach Einstellungstyp unterschiedlich wirksam:

• Sofort wirksam: Viele Anzeige- oder Filtereinstellungen werden direkt nach dem Speichern übernommen.

• Verzögert wirksam: Manche Einstellungen greifen erst nach erneutem Öffnen eines Formulars, nach einer Neu-Anmeldung oder nach einem Neustart des betroffenen Moduls.

• Praxisempfehlung: Prüfen Sie die Änderung unmittelbar im betroffenen Formular und informieren Sie bei zentralen Änderungen beteiligte Anwender.

Konfigurationsmöglichkeiten: Dialoge und Textfelder

Die Konfiguration im System kann auf zwei unterschiedliche Arten vorgenommen werden, die jeweils spezifische Vorteile bieten:

Konfiguration über Dialoge

Der Dialog eignet sich für Einstellungen mit mehreren Parametern, Checkboxen oder voneinander abhängigen Optionen.

Vorgehensweise:

• Methode: Eine Möglichkeit ist die Konfiguration durch das Öffnen eines spezialisierten Dialogs.

• Anwendung: Dies ist der Fall, wenn erweiterte Optionen, komplexe Einstellungen oder eine grafische Oberfläche für die Konfiguration benötigt werden.

Beispiel: Ein typisches Beispiel hierfür wäre das Öffnen eines Dialogs wie BEM: Untersuchungsarten. In solchen Dialogen werden dem Benutzer umfangreiche Auswahlmöglichkeiten, Checkboxen, Radiobuttons oder Eingabefelder präsentiert, um detaillierte Einstellungen vorzunehmen und spezifische Parameter zu definieren.

Konfiguration über Textfelder

Vorgehensweise:

• Methode: Die zweite Möglichkeit ist die Konfiguration direkt im Textfeld mittels vorgegebener Elemente.

• Anwendung: Diese Methode wird verwendet, wenn Einstellungen über vordefinierte Werte, Schlüssel-Wert-Paare oder eine Auswahl aus einer Liste erfolgen sollen, die direkt in ein Textfeld eingegeben oder ausgewählt werden können.

Beispiel: Hier könnte es sich um Dropdown-Menüs, Autovervollständigungsfelder oder vordefinierte Code-Schnipsel handeln, die direkt in ein Konfigurations-Textfeld eingefügt werden. Dies ist oft bei weniger komplexen oder standardisierten Einstellungen der Fall.

Beide Methoden ergänzen sich und ermöglichen eine flexible und auf den jeweiligen Kontext zugeschnittene Anpassung der Systemkonfiguration.

Dialog oder Textfeld: wann welche Methode?

• Dialog verwenden: Für komplexe Einstellungen mit mehreren Parametern, Checkboxen oder abhängigen Optionen.

• Textfeld verwenden: Für standardisierte Werte, Schlüsselangaben oder einfache, vordefinierte Einträge.

• Faustregel: Sobald eine Einstellung mehrere Abhängigkeiten hat, ist der Dialog die robustere und nachvollziehbarere Variante.

Praxisbeispiel: Historienliste

Innerhalb des relevanten Konfigurationsformulars können detaillierte Einstellungen für die Historienliste vorgenommen werden. Diese Einstellungen bestimmen, welche Veränderungen im System protokolliert (geloggt) werden sollen und ob diese protokollierten Änderungen zwingend kommentiert werden müssen.

Navigation zu den Historien-Einstellungen

Die Ansicht führt durch Kategorie, Verwaltung, Historie und die zu protokollierenden Felder.

Um die Historienliste zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

Vorgehensweise:

• Wechseln Sie zur Kategorie Allgemein in den Konfigurationseinstellungen.

• Dort finden Sie die Aufklappfunktion (►) der Verwaltung. Klicken Sie diese an.

• Innerhalb der Verwaltung navigieren Sie weiter zu den Optionen für die Historie und die zu loggenden Felder.

• Wählen Sie nun mit der linken Maustaste die drei Punkte (...) neben der entsprechenden Option aus. Dadurch öffnet sich ein Dialog mit weiteren Konfigurationsmöglichkeiten.

Konfiguration im Dialog „zu loggende Felder“

Im Dialog wählen Sie Datentypen und Eigenschaften für die Protokollierung aus.

Im geöffneten Dialog können Sie nun detaillierte Anpassungen und Konfigurationen für die Historienliste vornehmen:

• Auswahl der Datentypen: Wählen Sie über die verfügbaren Datentypen aus, welche spezifischen Datenänderungen in der Historienliste erfasst werden sollen. Dies ermöglicht eine präzise Steuerung des Protokollierungsumfangs.

• Auswahl von Eigenschaften: Auf der rechten Seite des Dialogs können Sie zusätzlich zu den von Ihnen gewählten Datentypen über Checkboxen bestimmte "Eigenschaften" auswählen. Diese Eigenschaften könnten beispielsweise sein, ob ein Kommentar für die Änderung verpflichtend ist oder welche weiteren Details protokolliert werden sollen.

Aktivierung der Historienfunktion

Wichtig zu beachten: Erst ab diesem Zeitpunkt der Konfiguration werden bei Änderungen in den Personaldaten (oder den ausgewählten Datentypen) die protokollierten Daten in der Historienliste dargestellt, sofern die Historienliste im System als Ansicht verfügbar ist. Vor dieser Konfiguration werden entsprechende Änderungen nicht geloggt oder angezeigt.

Praxisbeispiel: Verfallstag des Urlaubsanspruchs

Das System ermöglicht die flexible Konfiguration des Verfallsdatums für nicht genutzten Urlaubsanspruch aus dem Vorjahr. Diese Einstellung ist entscheidend für die korrekte und gesetzeskonforme Verwaltung von Resturlaubstagen.

Einstellung des Stichtags für den Urlaubsverfall

Die Einstellung legt den Stichtag fest, der bei der Berechnung des Urlaubsverfalls berücksichtigt wird.

Vorgehensweise:

• Ort der Einstellung: Die Konfiguration für den Verfallstag des Urlaubsanspruchs finden Sie typischerweise unter der Kategorie Personaldaten im Konfigurationsbereich des Systems.

• Funktion: Hier kann ein Stichtag definiert werden. Dieses Datum dient dann als Standardwert für den Verfall von Urlaubsansprüchen, die aus dem Vorjahr stammen.

• Flexibilität: Die genaue Frist, nach der der Urlaub verfällt (z. B. nach 1, 2, 3 oder mehr Jahren ab dem Stichtag), liegt vollständig in Ihrem Ermessensspielraum und kann entsprechend den betrieblichen oder tarifvertraglichen Vorgaben angepasst werden.

Hinweise und Informationen im Dialog

Bei der Auswahl einer relevanten Kategorie (z. B. "Personaldaten") oder einer spezifischen Eigenschaft (wie dem Verfallstagsfeld) im Konfigurationsformular erhalten Sie zusätzliche Unterstützung:

• Position des Dialogs: Ein Dialogfeld mit entsprechenden Hinweisen und Informationen zu der jeweiligen Kategorie oder Eigenschaft erscheint links am Fuße des Formulars.

• Inhalt: Dieser Dialog liefert wichtige Erklärungen, Best Practices oder rechtliche Hinweise, die für die korrekte Einstellung des Urlaubsverfalls relevant sind.

Diese Konfigurationsmöglichkeit stellt sicher, dass der Umgang mit Resturlaubstagen transparent und anpassbar ist.

Berechtigungen für Konfigurationsänderungen

Welche Einstellungen Sie sehen oder ändern dürfen, hängt von den im System hinterlegten Rollen und Rechten ab.

• Änderungsrechte: Nur Benutzer mit entsprechender Berechtigung sollten Konfigurationswerte bearbeiten.

• Leserechte: Benutzer ohne Änderungsrechte können Einstellungen teilweise nur einsehen.

• Empfehlung: Bei fehlender Bearbeitungsmöglichkeit wenden Sie sich an die zuständige Administration.

Datei-Informationen

Die Funktion Datei-Informationen, die sich typischerweise oben rechts im Formular befindet, ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Details zu den Konfigurationsdateien des Systems. Hier werden Ihnen die relevanten Dateien zusammen mit ihren vollständigen Dateipfaden angezeigt.

Angezeigte Informationen

Die Abbildung zeigt den Dialog Datei-Informationen (Konfigurationsdateien) innerhalb der Konfiguration. In einer tabellarischen Übersicht werden mehrere Dateipfade beziehungsweise Benutzerkontexte als Spalten dargestellt.

Die einzelnen Berechtigungen (z. B. Lesen, Schreiben, Ausführen, Löschen oder Vollzugriff) sind zeilenweise aufgeführt und pro Spalte durch Häkchen gekennzeichnet. Dadurch lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Zugriffsrechte für die jeweilige Konfigurationsdatei vorhanden sind.

Unten im Dialog stehen zusätzlich die Funktionen Exportieren und Schließen zur Verfügung.

Der Dialog zeigt Dateien, Benutzerkontexte und die vorhandenen Lese-, Schreib- und Ausführungsrechte.

In diesem Bereich werden folgende Informationen dargestellt:

• Der Windows-Anmeldename des aktuell angemeldeten Nutzers.

• Eine Liste der zugehörigen Dateien, auf die dieser Nutzer bestimmte Berechtigungen besitzt.

Abruf von Berechtigungsinformationen

Um detaillierte Informationen zu den Berechtigungen einer spezifischen Datei zu erhalten:

Vorgehensweise:

• Fahren Sie mit dem Mauszeiger über eine der aufgelisteten Dateien.

• Daraufhin erscheint ein Dialogfeld (Tooltip oder Pop-up) mit Hinweisen und Informationen zu den Berechtigungen für diese Datei.

• Diese Informationen geben Aufschluss darüber, welche Berechtigungen dem Nutzer für die betreffende Datei erlaubt sind (z. B. Lesen, Schreiben, Ausführen) und welche verwehrt bleiben.

Wichtiger Hinweis: Anwendungsmodule

Die rechte Seite Anwendungsmodule in diesem Bereich ist ausschließlich für LIS-interne Zwecke relevant. Endbenutzer oder Administratoren sollten diesen Bereich nicht manipulieren, da er für die interne Funktionsweise des Systems vorgesehen ist und Änderungen hier unvorhergesehene Auswirkungen haben könnten.

Schnelltest nach Konfigurationsänderungen

Führen Sie nach jeder relevanten Änderung einen kurzen Funktionscheck durch:

• Ansicht prüfen: Wird die geänderte Einstellung im betroffenen Formular sichtbar wirksam?

• Funktion prüfen: Lässt sich der erwartete Ablauf ohne Fehlermeldung durchführen?

• Berechtigung prüfen: Können betroffene Benutzergruppen weiterhin wie vorgesehen arbeiten?

• Dokumentation prüfen: Wurde die Änderung intern nachvollziehbar dokumentiert (z. B. Änderungsgrund, Zeitpunkt, Verantwortliche)?

Kurz-Checkliste (3 Punkte)

Hinweis – Kurz-Checkliste (3 Punkte):

• Sind die geänderten Werte fachlich abgestimmt?
• Wurde geprüft, ob die Änderung sofort oder erst nach Neu-Anmeldung wirksam wird?
• Funktioniert der betroffene Ablauf im Schnelltest ohne Fehler?

Empfehlungen für die Konfigurationspflege

• Ändern Sie nur Einstellungen, deren Zweck und Auswirkung bekannt sind.

• Sichern oder dokumentieren Sie den bisherigen Wert vor jeder wichtigen Änderung.

• Verwenden Sie die Suche und Kategorien, statt Einstellungen ohne fachlichen Zusammenhang zu verändern.

• Testen Sie Änderungen zuerst in einem begrenzten oder abgestimmten Bereich.

• Informieren Sie betroffene Benutzer über Änderungen an Historie, Urlaub, Berechtigungen oder Anwendungsmoduleinstellungen.

• Warten Sie bei verzögert wirksamen Einstellungen die erneute Anmeldung oder den Modulneustart ab.

• Ändern Sie LIS-interne Anwendungsmodule nicht eigenständig.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Falsche Einstellung geändert: Lesen Sie Beschreibung und Hinweise vollständig, bevor Sie einen Wert speichern.

• Standardwert versehentlich wiederhergestellt: Verwenden Sie Standard wiederherstellen nur nach Prüfung der Auswirkungen.

• Änderung scheinbar wirkungslos: Prüfen Sie, ob eine Neu-Anmeldung oder ein Neustart erforderlich ist.

• Historie unvollständig: Kontrollieren Sie Kategorie, Datentypen, Eigenschaften und den Aktivierungszeitpunkt.

• Urlaubsverfall falsch berechnet: Prüfen Sie Stichtag, Übertragungsregeln und die geltenden organisatorischen Vorgaben.

• Berechtigung fehlt: Prüfen Sie Rollen- und Benutzerrechte sowie Lese- und Schreibrechte auf der Konfigurationsdatei.

• Anwendungsmodule verändert: Stellen Sie die letzte dokumentierte Konfiguration wieder her und wenden Sie sich an die Administration oder den Support.

Typische Arbeitsszenarien

Neue Historienfelder aktivieren:

• Navigieren Sie zu den Historieneinstellungen, wählen Sie Datentypen und Eigenschaften aus und testen Sie anschließend eine Beispieländerung.

Urlaubsverfall konfigurieren:

• Stimmen Sie den Stichtag ab, ändern Sie den Wert unter Personaldaten und prüfen Sie die Berechnung an einem Beispiel mit Resturlaub.

Konfiguration schnell finden:

• Aktivieren Sie das Suchfeld und suchen Sie nach einem eindeutigen Begriff wie Historie, Urlaub oder Medienspeicher.

Dialog statt Textfeld verwenden:

• Nutzen Sie den Dialog, wenn mehrere abhängige Optionen oder Checkboxen zusammengehören.

Textfeld für einen einfachen Wert verwenden:

• Verwenden Sie vorgegebene Werte oder Schlüssel nur dann direkt im Textfeld, wenn Format und zulässige Werte eindeutig dokumentiert sind.

Berechtigung einer Konfigurationsdatei prüfen:

• Öffnen Sie Datei-Informationen, prüfen Sie den Windows-Anmeldenamen und kontrollieren Sie die benötigten Lese- und Schreibrechte.

Änderung nach einem Update:

• Vergleichen Sie die aktuelle Konfiguration mit der dokumentierten Version und testen Sie die betroffenen Module vor der Freigabe.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Historie für medizinische Änderungen.

• Aktivieren Sie die relevanten Datentypen und die Kommentarpflicht. Ändern Sie anschließend einen Testwert und kontrollieren Sie den Eintrag in der Historienliste.

Beispiel 2: Urlaub verfällt zum 31. März.

• Hinterlegen Sie den Stichtag nach den geltenden Vorgaben und prüfen Sie die Darstellung von Resturlaub aus dem Vorjahr.

Beispiel 3: Konfigurationsdatei nur lesbar.

• Ein Benutzer darf Einstellungen einsehen, aber nicht verändern. Prüfen Sie in Datei-Informationen, ob Schreibrechte fehlen und dies der gewünschten Sicherheitsregel entspricht.

Beispiel 4: Einstellung nach Neustart prüfen.

• Ändern Sie eine Anzeigeoption, melden Sie sich erneut an und kontrollieren Sie, ob die neue Darstellung im betroffenen Formular sichtbar ist.

Fragen und Antworten

Frage: Warum sehe ich eine Konfiguration, kann sie aber nicht ändern?

• Antwort: Ihnen fehlt wahrscheinlich das erforderliche Änderungsrecht. Prüfen Sie Rolle, Benutzerrechte und Dateiberechtigungen.

Frage: Wann wird eine Konfigurationsänderung wirksam?

• Antwort: Manche Einstellungen gelten sofort, andere erst nach erneuter Anmeldung oder einem Neustart des betroffenen Moduls.

Frage: Was bewirkt Standard wiederherstellen?

• Antwort: Die verfügbaren Standardwerte werden wieder eingesetzt. Individuelle Anpassungen können dabei verloren gehen.

Frage: Wie aktiviere ich die Historienprotokollierung?

• Antwort: Wählen Sie die zu protokollierenden Datentypen und Eigenschaften aus und speichern Sie die Konfiguration.

Frage: Kann ich Anwendungsmodule selbst ändern?

• Antwort: Nein. Dieser Bereich ist für LIS-interne Zwecke vorgesehen und sollte nur durch zuständige Administration oder Support geändert werden.

Frage: Was prüft der Datei-Informationen-Dialog?

• Antwort: Er zeigt Benutzer, Dateien und vorhandene Berechtigungen wie Lesen, Schreiben, Ausführen und Löschen.

Was wäre wenn?

Wenn die geänderte Einstellung nicht wirkt?

• Prüfen Sie Speichervorgang, Wirksamkeitszeitpunkt und ob eine erneute Anmeldung oder ein Neustart erforderlich ist.

Wenn die Historienliste keine neuen Änderungen zeigt?

• Kontrollieren Sie Datentypen, Eigenschaften, Aktivierung und ob die Änderung nach dem Konfigurationszeitpunkt vorgenommen wurde.

Wenn der Urlaubsverfall unerwartet berechnet wird?

• Vergleichen Sie Stichtag, Übertragungsdauer und die zugrunde liegenden Urlaubsansprüche mit den geltenden Vorgaben.

Wenn ein Benutzer zu viel konfigurieren kann?

• Prüfen Sie Rollen, persönliche Rechte und Schreibrechte auf den Konfigurationsdateien.

Wenn eine Konfiguration versehentlich zurückgesetzt wurde?

• Stellen Sie den dokumentierten vorherigen Wert wieder her oder wenden Sie sich an die zuständige Administration.

Wenn nach einem Update Einstellungen fehlen?

• Vergleichen Sie die aktuelle Konfiguration mit der Sicherung und lassen Sie fehlende oder geänderte Werte durch die Administration prüfen.

Wenn die Anwendung nach einer Änderung fehlerhaft reagiert?

• Dokumentieren Sie den geänderten Parameter, Zeitpunkt und Fehlerbild. Setzen Sie die Änderung nur nach Abstimmung zurück und informieren Sie den Support.