Zertifikat hinzufügen

Einleitung

Der Bereich Zertifikate dient zur Definition und Verwaltung digitaler Nachweise für Personen. Sie können Zertifikatstypen, Merkmale, Auswahlelemente, Gültigkeitszeiträume und Abhängigkeiten festlegen.

Die konfigurierten Zertifikate werden anschließend den Untersuchungen und Personaldaten zugeordnet. Dadurch lassen sich Gültigkeiten, fehlende Nachweise und auslaufende Zertifikate systematisch prüfen.

Dieser Vorgang beschreibt, wie Sie ein neues digitales Zertifikat definieren, dessen Gültigkeit festlegen und die Anzeigeeinstellungen konfigurieren.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Zertifikatsverwaltung eignet sich insbesondere für:

Impf- und Gesundheitsnachweise
DGUV-Schulungen und Unterweisungen
Gefahrgut-, Strahlenschutz- oder Hygienenachweise
Qualifikationen mit mehreren erforderlichen Nachweisen
Zertifikate mit begrenzter Gültigkeit und automatischer Statusanzeige
gleichartige Nachweise für mehrere Personen

Nutzen:

zentrale Verwaltung digitaler Nachweise
nachvollziehbare Gültigkeitsprüfung
automatische Darstellung von Status und Restlaufzeit
Prüfung von Abhängigkeiten und Pflichtmerkmalen
gezielte Auswertung auslaufender Zertifikate

Voraussetzungen

Zugriff auf die Stammdatenverwaltung und den Bereich Qualifikationen
Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten von Zertifikatstypen
eindeutiger Titel und fachlich abgestimmter Gültigkeitszeitraum
definierte Merkmale, Auswahlelemente und gegebenenfalls Abhängigkeiten
bekannte Vorgaben für Datenschutz, Aufbewahrung und Nachweisführung
bei Mehrfachzuordnung: eine geprüfte Personengruppe und identische Zertifikatsdaten

Wichtiger Hinweis: Zertifikate können sensible Gesundheits- oder Qualifikationsdaten enthalten. Legen Sie nur erforderliche Merkmale an und vergeben Sie Zugriffe ausschließlich an berechtigte Personen.

Ablauf auf einen Blick

Zertifikatstyp mit Titel und Gültigkeit anlegen.
Pflichtmerkmale und Auswahlelemente definieren.
Gültigkeitsdauer je Auswahlelement festlegen.
Abhängigkeiten und Mindestanzahl gültiger Nachweise konfigurieren.
Vorschau und Berechnungslogik testen.
Zertifikat der passenden Untersuchungsart zuordnen.
Zertifikat Personen zuweisen und bei Regeländerungen eine Neuberechnung starten.

Definition des Zertifikats

Jedem Zertifikat müssen Sie zunächst folgende eindeutige Informationen zuweisen:

Eindeutiger Titel: (Im Beispiel dargestellt: das „Covid-19 Impfzertifikat“).
Gültigkeitszeitraum / Gültigkeitsbereich: Dies definiert, wie lange das Zertifikat gültig ist.

Festlegung der Gültigkeitsmerkmale:

Mindestgültigkeit: Wählen Sie die Mindestgültigkeit des Zertifikats in Tagen, Wochen usw. aus.
Anfängliche Darstellung: Der Gültigkeitsbereich wird zunächst als „Fix“ dargestellt. Dies ändert sich je nach Eingabe der Merkmale und Auswahlelemente.
Wichtige Logik bei der Gültigkeit: Für eine zuverlässige Auswertung müssen im Zertifikat und in den zugehörigen Auswahlelementen passende Gültigkeitsangaben hinterlegt sein. Fehlen diese Angaben, kann die Gültigkeit nicht korrekt ausgewertet werden.

Beispiel: Grundimmunisierung.

Die Vergabe des Zertifikats zur Grundimmunisierung ist hierbei von 2 aufeinander folgenden Impfzertifikaten (Covid-19 Impfungen oder Erkrankt/Genesen) abhängig.
Die Logik ist: Eine Grundimmunisierung ist gegeben, wenn die Person mindestens 1 x geimpft sowie ein weiteres Mal geimpft oder genesen ist (d. h. es liegen zwei Einträge zum „Covid-19 Impfzertifikat“ unter Untersuchungen → Zertifikate vor).

Konfiguration der Optionen:

Aktiv: Zeigt an, dass die Funktion aktiviert ist und historische Daten erhalten bleiben.
In Zusammenfassung darstellen: Wenn gewünscht, erfolgt eine optische Darstellung der Zertifikatsgültigkeit in der Verwaltung unter Personaldaten (Ampel-Ansicht).

Statusprüfung ohne optische Darstellung:

Wenn keine optische Darstellung ausgewählt ist, können Sie den Status bzw. die Gültigkeit des Zertifikats jederzeit in den Personaldaten unter Untersuchungen → Zertifikate einsehen.

Zertifikat Merkmale erstellen

Die Zertifikat-Merkmale dienen dazu, die spezifischen Datenfelder zu definieren, die ein Zertifikat zur Überprüfung seiner Gültigkeit benötigt.

Dialog und Titelerstellung:

Dialog öffnen: Zuvor öffnet sich hier der Dialog Zertifikat-Merkmal hinzufügen mit Hinweisen zur weiteren Eingabe sowie diverser Checkboxen.
Merkmale: Im Bereich Merkmale werden nun die Merkmale/Eigenschaften für das zuvor erstellte Zertifikat mit einem Titel hinzugefügt. Im Beispiel dargestellt das Merkmal mit dem Titel „Impfstoff“.

Konfiguration der Merkmaleigenschaften:

Pflichtmerkmal: Wird gewählt, um dieses Merkmal bindend für das Zertifikat zu definieren. Das Zertifikat kann nicht ausgestellt werden, wenn dieses Merkmal fehlt.
Aktiv: Stellt dar, dass diese Aktion aktiv ist und somit keine historischen Daten gelöscht werden (Archivierungslogik).

Mehrfachanlage erlauben (Wichtige Option):

Aktivierung: Die Auswahl der Checkbox Mehrfachanlage erlauben wird erst unter „Vorschau“ in den einzelnen Dialogen sichtbar und kann dort genutzt werden.
Symbol: Erkennbar ist neben der Combo Box ein zusätzliches + Symbol.
Funktion: Dies erlaubt Ihnen, zu dem Hauptmerkmal mehrere Einträge hinzuzufügen.
Anwendungshinweis: Nutzen Sie diese Funktion je Zertifikat gezielt, um Darstellungsprobleme zu vermeiden (z. B. bei Zertifikaten, die nur einmalig vergeben werden).

Merkmal Auswahlelement hinzufügen

Die Auswahlelemente definieren die spezifischen, wählbaren Werte eines Merkmals und legen deren individuelle Gültigkeitsdauer fest.

Auswahlelemente definieren:

Hinzufügen: Zu dem Merkmal Impfstoff werden nun ein oder mehrere Auswahlelemente hinzugefügt.
Beispiel: In diesem Beispiel werden folgende Impfstoffe mit ihren individuellen Gültigkeitsdauern definiert:
AstraZeneca mit einer Gültigkeitsdauer von 6 Monaten
BioNTec Pfizer 6 Monate sowie Johnson & Johnson mit 12 Monaten
Johnson & Johnson mit 12 Monaten.
BioNTech/Pfizer mit 6 Monaten.
Auswirkung auf den Gültigkeitsbereich: Sie sehen, dass sich der Gültigkeitsbereich des Hauptzertifikats anhand der Gültigkeit der jeweiligen Merkmale erhöht. Dadurch ergibt sich die maximale Gültigkeitsdauer.

Prüfung der Konfiguration:

Vollständigkeit: Im nebenstehenden Beispiel wurden weitere Merkmale und Auswahlkriterien (z. B. "Genesung") hinzugefügt, um ein komplett gültiges Zertifikat (z. B. Grundimmunisierung) zu erreichen.
Vorschau: Über das Textfeld Vorschau öffnen Sie den Dialog Zertifikate Vorschau. Dort können Sie die Auswahlkriterien je Merkmal über die Comboboxen prüfen.

Freigabe zur Nutzung im System:

Zertifikat zuordnen: Prüfen Sie vor der weiteren Verwendung in den Untersuchungen der Stammdaten im Dialog Untersuchung bearbeiten, ob Ihr erstelltes Zertifikat im Textfeld Zertifikate zugeordnet ist, und fügen Sie es bei Bedarf hinzu.
Nutzung: Die hier gepflegten und gespeicherten Daten des Zertifikats können nun in der Verwaltung Personaldaten Tab Qualifikation im weiteren Workflow genutzt werden.

Abhängigkeiten

Die Abhängigkeiten definieren, welche anderen Zertifikate oder Einträge im System vorhanden sein müssen, damit das aktuell konfigurierte Zertifikat (hier "Grundimmunisierung") als gültig gilt.

Abhängigkeitsdialog öffnen:

Zertifikat auswählen: Zuerst muss das zu konfigurierende Zertifikat namentlich erfasst werden (hier „Grundimmunisierung“).
Aktion wählen: Öffnen Sie im Dialog per Rechtsklick (Kontextmenü) oder über den Button unten im Formular die Option Abhängigkeiten.
Dialog öffnen: Der Dialog „Zertifikatsabhängigkeiten bearbeiten“ wird erzeugt.

Abhängiges Zertifikat zuordnen:

Abhängigkeit wählen: Nun wählen Sie den Titel der benötigten Abhängigkeiten aus (im Beispiel das „Covid-19 Impfzertifikat“).
Zuordnung kopieren: Wählen Sie das ► neben dem „Covid-19 Impfzertifikat“, um den Eintrag in die rechte Formularhälfte zu übernehmen.

Nachdem Sie die Abhängigkeiten kopiert haben, ist dem Zertifikat „Grundimmunisierung“ die Anforderung hinterlegt, dass das „Covid-19 Impfzertifikat“ als gültig vorliegen muss, um selbst gültig zu sein. Im nächsten Schritt können Sie dann die Anzahl der notwendigen Abhängigkeiten (z. B. "mindestens 2 Einträge des Impfzertifikats") festlegen.

Zertifikatsfilter

Der Dialog zur Bearbeitung der Abhängigkeiten bietet Werkzeuge, um die Liste der benötigten Zertifikate zu verwalten und spezifische Filterkriterien für die Auswertung festzulegen.

Bearbeitungsoptionen für Abhängigkeiten:

Löschen: Hier können Sie unter Zuhilfenahme des ◄ Symbols die Abhängigkeit aus der rechten Formularhälfte löschen.
- Achtung: Hierbei gehen zuvor gesetzte Filter verloren, die speziell für diese Abhängigkeit definiert wurden.
Verschieben: Mit den Symbolen ▼ und ▲ verschieben Sie die Abhängigkeit in der Liste nach oben oder unten und ändern so die Reihenfolge der Überprüfung.

Der Zertifikatsfilter:

Filtersymbol: Das Filtersymbol öffnet den Dialog Zertifikatsfilter.
Filtern und Übernehmen: Hier können die benötigten Parameter für eine optimale Auswertung gefiltert und übernommen werden.
Bezug: Die Filterung bezieht sich hierbei lediglich auf das spezifisch ausgewählte abhängige Zertifikat (im Beispiel das Covid-19 Impfzertifikat).

Beispiel für den Zertifikatsfilter:

Mit dem Zertifikatsfilter legen Sie fest, wie oft das abhängige Zertifikat benötigt wird.

Bezug zum Beispiel "Grundimmunisierung": Im Filter könnten Sie festlegen, dass das System mindestens zwei (2) gültige Einträge des "Covid-19 Impfzertifikats" benötigt, um die Anforderung der "Grundimmunisierung" zu erfüllen.

Neuberechnung bei Änderungen

Die Neuberechnung ist ein entscheidender Schritt, damit die Gültigkeitsprüfung der Zertifikate nach einer Konfigurationsänderung im gesamten System korrekt übernommen wird.

Wann notwendig: Führen Sie diesen Vorgang bei Änderungen der Gültigkeit des Zertifikats oder eines Merkmals durch (z. B. bei einer Änderung der Impfstoff-Gültigkeit von 6 auf 12 Monate).
Aktion: Beim Klick auf den Button Neuberechnung öffnet sich ein Dialog mit Hinweisen sowie dem Titel und der Anzahl der bereits ausgestellten Zertifikate.
Prozess: Die neue Berechnung der Gültigkeiten für alle betroffenen Personen wird Ihnen anhand eines Ladebalkens optisch dargestellt.

Gehen Sie wie folgt vor:

Prüfen Sie vorab, welches Zertifikat bzw. Merkmal in der Gültigkeit geändert wurde.
Starten Sie die Funktion Neuberechnung direkt im betroffenen Zertifikat.
Warten Sie den Abschluss des Ladebalkens ab und kontrollieren Sie anschließend stichprobenartig die Anzeige unter Untersuchungen → Zertifikate.

So stellen Sie sicher, dass alle Personalakten mit den aktuellen Gültigkeitsregeln übereinstimmen und die Zertifikatsanzeigen korrekt aktualisiert werden.

Mehrfachzuordnung von Zertifikaten

Die Mehrfachzuordnung ist eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, ein identisches Ereignis (wie eine Impfung oder eine absolvierte Schulung) gleichzeitig in den Personalakten mehrerer Mitarbeiter zu dokumentieren.

Vorgehensweise:

Zweck: Sie können ein Zertifikat mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuordnen.
Beispiel: Im Beispiel wird das Covid-19 Impfzertifikat verwendet, nachdem 12 Mitarbeiter ihre Impfung am selben Tag bekommen haben.
Aktion: Über die Funktion Mehrfachzuordnung werden den ausgewählten Mitarbeitenden die Zertifikate in den Personaldaten hinterlegt (d. h. mit gleichem Datum, Veranstalter usw. für alle Personen).

Weitere Einzelheiten zur Mehrfachzuordnung (Auswahl der Personen, Starten des Dialogs) finden Sie unter Verwaltung Mehrfachzuordnung. Dort können Sie die betroffenen Personen über eine Liste oder Filter auswählen und anschließend das Zertifikat zuweisen.

Zertifikate Listen

Die Listenfunktion im System ermöglicht es Ihnen, gezielte Auswertungen über den Gültigkeitsstatus der Zertifikate Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.

Funktion und Zweck:

Gezielte Abfragen: In den Listen (dem Berichtsmodul des Systems) können Sie beispielsweise Parameter zur Eingrenzung eines bestimmten Datums auswählen.
Prüfung: So prüfen Sie, wer bis bzw. ab einem bestimmten Zeitpunkt ein gültiges Zertifikat besitzt (z. B. "Wer benötigt in den nächsten 90 Tagen eine Auffrischungsimpfung?").

Diese Funktion ist wichtig für die Personalplanung und -steuerung, da sie es Ihnen ermöglicht, frühzeitig Termine für Folgemaßnahmen (wie Verlängerungsuntersuchungen oder Auffrischungskurse) zu planen, bevor die Gültigkeit der Zertifikate abläuft.

Darstellung

Die korrekte Konfiguration aller Abhängigkeiten, Merkmale und Zuordnungen führt zu einer klaren und sofort erkennbaren Statusanzeige in der Personalakte.

Statusanzeige: Sind alle Parameter erfüllt (d.h., die Mindestanforderungen an die abhängigen Zertifikate und deren Gültigkeit sind gegeben), werden Ihnen in den Personaldaten die verbleibende Gültigkeit in Tagen übersichtlich dargestellt.
Erfolgreicher Abschluss: Die Konfiguration des Zertifikats ist somit erfolgreich abgeschlossen.

Diese übersichtliche Darstellung hilft Sachbearbeitenden, schnell zu erkennen, welche Zertifikate gültig sind und wann Folgemaßnahmen erforderlich werden. Das erhöht die Planungssicherheit deutlich.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Gültigkeit fehlt: Hinterlegen Sie für Zertifikat, Merkmal und Auswahlelement passende Gültigkeitszeiträume.
Pflichtmerkmal nicht definiert: Prüfen Sie, ob alle für die Gültigkeitsprüfung erforderlichen Merkmale als Pflichtmerkmale markiert sind.
Falsche Abhängigkeit: Kontrollieren Sie abhängige Zertifikate und die Mindestanzahl gültiger Einträge.
Mehrfachanlage unpassend aktiviert: Erlauben Sie mehrere Einträge nur, wenn ein Zertifikat tatsächlich wiederholt oder mehrfach vergeben werden darf.
Neuberechnung vergessen: Starten Sie nach Änderungen an Gültigkeit, Merkmalen oder Abhängigkeiten eine Neuberechnung.
Zertifikat nicht zugeordnet: Prüfen Sie, ob das Zertifikat der passenden Untersuchungsart zugewiesen wurde.
Falsche Personengruppe: Kontrollieren Sie die Auswahl vor einer Mehrfachzuordnung.
Sensible Daten ungeschützt: Beschränken Sie Zugriff und Sichtbarkeit auf berechtigte Benutzer.

Typische Arbeitsszenarien

Neues Gesundheitszertifikat anlegen:

Definieren Sie Titel, Gültigkeit, Pflichtmerkmale und Auswahlelemente. Testen Sie anschließend die Anzeige in den Personaldaten.

Zertifikat mit mehreren Nachweisen:

Hinterlegen Sie Abhängigkeiten und legen Sie fest, wie viele gültige Einträge erforderlich sind.

Zertifikat für eine Impfaktion:

Verwenden Sie die Mehrfachzuordnung nur für Personen mit identischem Ereignis, Datum und Veranstalter.

Gültigkeitsdauer ändern:

Ändern Sie die Regel, starten Sie die Neuberechnung und kontrollieren Sie anschließend eine Stichprobe betroffener Personen.

Auslaufende Zertifikate überwachen:

Erstellen Sie eine Liste für Zertifikate, deren Gültigkeit in den nächsten Tagen oder Monaten endet, und planen Sie die erforderlichen Folgemaßnahmen.

Zertifikat archivieren:

Deaktivieren Sie einen veralteten Zertifikatstyp, wenn er nicht mehr neu vergeben werden soll. Historische Zuordnungen müssen erhalten bleiben.

Mehrere Zertifikate einer Person:

Prüfen Sie Abhängigkeiten, Gültigkeitszeiträume und Mehrfachanlage, damit gültige und abgelaufene Nachweise korrekt unterschieden werden.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Grundimmunisierung.

Ein Zertifikat gilt nur, wenn mindestens zwei gültige Impfeinträge vorhanden sind. Hinterlegen Sie das Impfzertifikat als Abhängigkeit und setzen Sie den Filter auf mindestens zwei gültige Einträge.

Beispiel 2: Zertifikat mit Pflichtmerkmal.

Das Merkmal Impfstoff ist erforderlich. Ohne ausgewählten Impfstoff darf das Zertifikat nicht als vollständig gültig bewertet werden.

Beispiel 3: Unterschiedliche Impfstoffgültigkeiten.

Definieren Sie für jeden Impfstoff die passende Gültigkeitsdauer. Die Auswertung verwendet anschließend den jeweils hinterlegten Zeitraum.

Beispiel 4: Mehrfachzuordnung.

Zwölf Personen nehmen am selben Tag an einer Schulung teil. Ordnen Sie das Zertifikat gemeinsam zu, prüfen Sie die Personengruppe und kontrollieren Sie anschließend einzelne Datensätze.

Beispiel 5: Regeländerung.

Die Gültigkeit wird von sechs auf zwölf Monate geändert. Starten Sie danach die Neuberechnung und kontrollieren Sie die neue Restlaufzeit in den Personaldaten.

Fragen und Antworten

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Zertifikat, Merkmal und Auswahlelement?

Antwort: Das Zertifikat ist der übergeordnete Nachweis. Merkmale beschreiben benötigte Datenfelder, Auswahlelemente liefern konkrete auswählbare Werte.

Frage: Wann ist ein Merkmal ein Pflichtmerkmal?

Antwort: Wenn das Zertifikat ohne diese Angabe nicht gültig oder nicht vollständig bewertet werden darf.

Frage: Wofür werden Abhängigkeiten verwendet?

Antwort: Sie legen fest, welche anderen Zertifikate oder wie viele gültige Nachweise vorhanden sein müssen.

Frage: Wann muss eine Neuberechnung gestartet werden?

Antwort: Nach Änderungen an Gültigkeitsdauer, Merkmalen, Auswahlelementen oder Abhängigkeiten.

Frage: Kann ein Zertifikat mehrfach einer Person zugeordnet werden?

Antwort: Ja, sofern Mehrfachanlage erlauben aktiviert und die wiederholte Vergabe fachlich vorgesehen ist.

Frage: Wo wird die Gültigkeit angezeigt?

Antwort: Je nach Konfiguration in der Zusammenfassung beziehungsweise Ampel sowie in Untersuchungen → Zertifikate der Personaldaten.

Was wäre wenn?

Wenn das Zertifikat trotz Einträgen ungültig bleibt?

Kontrollieren Sie Pflichtmerkmale, Auswahlelemente, Abhängigkeiten und deren Gültigkeitszeiträume.

Wenn die Restlaufzeit nicht stimmt?

Vergleichen Sie Mindestgültigkeit, Auswahlelement, Ausstellungsdatum und starten Sie anschließend eine Neuberechnung.

Wenn die Abhängigkeit nicht berücksichtigt wird?

Prüfen Sie die Zuordnung im Abhängigkeitsdialog, den Zertifikatsfilter und die Mindestanzahl gültiger Einträge.

Wenn eine Mehrfachzuordnung falsche Daten erzeugt?

Prüfen Sie, ob Datum, Veranstalter und Zertifikat für alle ausgewählten Personen identisch sind. Korrigieren Sie abweichende Einträge einzeln.

Wenn das Zertifikat nicht in den Untersuchungen auswählbar ist?

Ordnen Sie den Zertifikatstyp der passenden Untersuchungsart zu und prüfen Sie, ob er aktiv ist.

Wenn ein veraltetes Zertifikat weiterhin angeboten wird?

Archivieren oder deaktivieren Sie den Zertifikatstyp nach fachlicher Prüfung. Bestehende historische Zuordnungen bleiben erhalten.

Wenn die Ampel nach der Änderung unverändert bleibt?

Speichern Sie die Konfiguration, starten Sie die Neuberechnung und aktualisieren Sie anschließend die Personaldaten.