Zertifikat hinzufügen

Dieser Vorgang beschreibt, wie Sie ein neues digitales Zertifikat definieren, dessen Gültigkeit festlegen und die Anzeigeeinstellungen konfigurieren.

Definition des Zertifikats:

Jedem Zertifikat müssen Sie zunächst folgende eindeutige Informationen zuweisen:

Eindeutiger Titel: (Im Beispiel dargestellt: das „Covid-19 Impfzertifikat“).
Gültigkeitszeitraum / Gültigkeitsbereich: Dies definiert, wie lange das Zertifikat gültig ist.

Festlegung der Gültigkeitsmerkmale:

Mindestgültigkeit: Hierzu wählen Sie die Mindestgültigkeit des Zertifikates in Tagen, Wochen etc. aus.
Anfängliche Darstellung: Zunächst wird der Gültigkeitsbereich als „Fix“ dargestellt. Dies ändert sich jedoch je nach Eingabe der Merkmale sowie deren Auswahlelemente.
Wichtige Logik bei der Gültigkeit: Bei der Gültigkeit in dem Auswahlelement muss immer eine Gültigkeit mit einem kleineren Wert gesetzt werden, da sonst keine Auswertung erfolgt.

Beispiel: Grundimmunisierung.

Die Vergabe des Zertifikats zur Grundimmunisierung ist hierbei von 2 aufeinander folgenden Impfzertifikaten (Covid-19 Impfungen oder Erkrankt/Genesen) abhängig.
Die Logik ist: Eine Grundimmunisierung ist gegeben, wenn die Person mindestens 1 x geimpft sowie ein weiteres Mal geimpft oder genesen ist (d.h. zwei Untersuchungseinträge mit dem Status "Covid-19 Impfzertifikat" sind vorhanden).

Konfiguration der Optionen:

Aktiv: stellt dar, das diese Aktion aktiviert wurde, um somit historische Daten zu erhalten.
In Zusammenfassung darstellen: Wenn gewünscht erfolgt eine optische Darstellung über die Gültigkeit des Zertifikates in der Verwaltung unter Personaldaten Übersicht (die "Ampel-Ansicht" der Zertifikate).

Statusprüfung ohne optische Darstellung:

Wird keine optische Darstellung gewünscht bzw. ausgewählt, so können Sie jederzeit den Status bzw. die Gültigkeit des Zertifikats in den Personaldaten unter Untersuchungen → Zertifikate einseheN:

Zertifikat Merkmale erstellen

Die Zertifikat-Merkmale dienen dazu, die spezifischen Datenfelder zu definieren, die ein Zertifikat zur Überprüfung seiner Gültigkeit benötigt.

Dialog und Titelerstellung:

Dialog öffnen: Zuvor öffnet sich hier der Dialog Zertifikat-Merkmal hinzufügen mit Hinweisen zur weiteren Eingabe sowie diverser Checkboxen.
Merkmale: Im Bereich Merkmale werden nun die Merkmale/Eigenschaften für das zuvor erstellte Zertifikat mit einem Titel hinzugefügt. Im Beispiel dargestellt das Merkmal mit dem Titel „Impfstoff“.

Konfiguration der Merkmalseigenschaften.

Pflichtmerkmal: Wird gewählt, um dieses Merkmal bindend für das Zertifikat zu definieren. Das Zertifikat kann nicht ausgestellt werden, wenn dieses Merkmal fehlt.
Aktiv: Stellt dar, dass diese Aktion aktiv ist und somit keine historischen Daten gelöscht werden (Archivierungslogik).

Mehrfachanlage erlauben (Wichtige Option):

Aktivierung: Die Auswahl der Checkbox Mehrfachanlage erlauben wird erst unter „Vorschau“ in den einzelnen Dialogen sichtbar und kann dort genutzt werden.
Symbol: Erkennbar ist neben der Combo Box ein zusätzliches + Symbol.
Funktion: Dies erlaubt Ihnen, zu dem Hauptmerkmal unendlich viele Einträge hinzuzufügen.
Anwendungshinweis: Diese Funktion sollte bei den einzelnen Zertifikaten jedoch überlegt angewendet werden, um eventuelle Komplikationen bei der Darstellung zu vermeiden (z.B. bei einem Zertifikat, das nur einmalig vergeben werden soll).

Merkmal Auswahlelement hinzufügen

Die Auswahlelemente definieren die spezifischen, wählbaren Werte eines Merkmals und legen deren individuelle Gültigkeitsdauer fest.

Auswahlelemente definieren:

Hinzufügen: Zu dem Merkmal Impfstoff werden nun ein oder mehrere Auswahlelemente hinzugefügt.
Beispiel: In diesem Beispiel werden folgende Impfstoffe mit ihren individuellen Gültigkeitsdauern definiert:
AstraZeneca mit einer Gültigkeitsdauer von 6 Monaten
BioNTec Pfizer 6 Monate sowie Johnson & Johnson mit 12 Monaten
Johnson & Johnson mit 12 Monaten.
Auswirkung auf den Gültigkeitsbereich: Zu den gemachten Angaben werden Sie feststellen, dass sich bei dem Gültigkeitsbereich des Hauptzertifikats der Wert jeweils um die Gültigkeit des jeweiligen Merkmals erhöht hat, was die maximale Gültigkeitsdauer widerspeigelt.

Prüfung der Konfiguration:

Vollständigkeit: Im nebenstehenden Beispiel wurden weitere Merkmale und Auswahlkriterien (z. B. "Genesung") hinzugefügt, um ein komplett gültiges Zertifikat (z. B. Grundimmunisierung) zu erreichen.
Vorschau: Mit der Auswahl des Textfeldes Vorschau öffnet sich der Dialog Zertifikate Vorschau. Hier können Sie sich zu den Merkmalen anhand der Comboboxen die Auswahlkriterien darstellen lassen, um die Konfiguration zu prüfen.

Freigabe zur Nutzung im System:

Zertifikat zuordnen: Vor der weiteren Verwendung der Daten prüfen Sie zuvor in den Untersuchungen der Stammdaten in dem Dialog Untersuchung bearbeiten, ob in dem Textfeld Zertifikate Ihr erstelltes Zertifikat zugeordnet wurde, und fügen diese dort gegebenenfalls zu.
Nutzung: Die hier eingepflegten und gespeicherten Daten des Zertifikates können nun in der Verwaltung Personaldaten Tab Qualifikation für den weiteren Workflow genutzt werden.

Abhängigkeiten

Die Abhängigkeiten definieren, welche anderen Zertifikate oder Einträge im System vorhanden sein müssen, damit das aktuell konfigurierte Zertifikat (hier "Grundimmunisierung") als gültig gilt.

Abhängigkeitsdialog öffnen:

Zertifikat auswählen: Zuerst muss das zu konfigurierende Zertifikat namentlich erfasst werden (hier „Grundimmunisierung“).
Aktion wählen: Wählen Sie nun mit Auswahl der rechten Maustaste in dem Dialog oder über den Button unten im Formular die Option Abhängigkeiten aus.
Dialog öffnen: Der Dialog „Zertifikatsabhängigkeiten bearbeiten“ wird erzeugt.

Abhängiges Zertifikat zuordnen:

Abhängigkeit wählen: Nun wählen Sie den Titel der benötigten Abhängigkeiten aus (im Beispiel das „Covid-19 Impfzertifikat“).
Zuordnung kopieren: Durch Auswahl des ► neben dem „Covid-19 Impfzertifikat“ wird selbiges nach rechts in das Formular kopiert.

Nachdem Sie die Abhängigkeiten kopiert haben, ist dem Zertifikat „Grundimmunisierung“ die Anforderung hinterlegt, dass das „Covid-19 Impfzertifikat“ als gültig vorliegen muss, um selbst gültig zu sein. Im nächsten Schritt können Sie dann die Anzahl der notwendigen Abhängigkeiten (z. B. "mindestens 2 Einträge des Impfzertifikats") festlegen.

Zertifikatsfilter

Der Dialog zur Bearbeitung der Abhängigkeiten bietet Werkzeuge, um die Liste der benötigten Zertifikate zu verwalten und spezifische Filterkriterien für die Auswertung festzulegen.

Bearbeitungsoptionen für Abhängigkeiten:

Löschen: Hier können Sie unter Zuhilfenahme des ◄ Symbols die Abhängigkeit aus der rechten Formularhälfte löschen.
- Achtung: Hierbei gehen zuvor gesetzte Filter verloren, die speziell für diese Abhängigkeit definiert wurden.
Verschieben: Oder Sie verschieben mit den Symbolen ▼ und ▲ die Abhängigkeit in der Liste nach oben oder unten, um die Reihenfolge der Überprüfung zu ändern.

Der Zertifikatsfilter:

Filtersymbol: Das Filtersymbol öffnet den Dialog Zertifikatsfilter.
Filtern und Übernehmen: Hier können die benötigten Parameter für eine optimale Auswertung gefiltert und übernommen werden.
Bezug: Die Filterung bezieht sich hierbei lediglich auf das spezifisch ausgewählte abhängige Zertifikat (im Beispiel das Covid-19 Impfzertifikat).

Beispiel für den Zertifikatsfilter:

Mit dem Zertifikatsfilter legen Sie fest, wie oft das abhängige Zertifikat benötigt wird.

Bezug zum Beispiel "Grundimmunisierung": Im Filter könnten Sie festlegen, dass das System mindestens zwei (2) gültige Einträge des "Covid-19 Impfzertifikats" benötigt, um die Anforderung der "Grundimmunisierung" zu erfüllen.

Neuberechnung bei Änderungen

Der Prozess der Neuberechnung ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass die Gültigkeitsprüfung der Zertifikate nach einer Konfigurationsänderung korrekt im gesamten System reflektiert wird.

Wann notwendig: Dieser Vorgang muss bei Änderungen der Gültigkeit des Zertifikats oder eines Merkmales (z. B. eine geänderte Gültigkeit des Impfstoffs von 6 auf 12 Monate) durchgeführt werden.
Aktion: Mit Auswahl des Buttons Neuberechnung öffnet sich ein Dialog mit Hinweisen sowie dem Titel und der Anzahl der bereits ausgestellten Zertifikate.
Prozess: Die neue Berechnung der Gültigkeiten für alle betroffenen Personen wird Ihnen anhand eines Ladebalkens optisch dargestellt.

Dies stellt sicher, dass alle Personalakten mit den aktuellen Gültigkeitsregeln übereinstimmen und die Zertifikats-Statusanzeigen korrekt aktualisiert werden.

Mehrfachzuordnung von Zertifikaten

Die Mehrfachzuordnung ist eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, ein identisches Ereignis (wie eine Impfung oder eine absolvierte Schulung) gleichzeitig in den Personalakten mehrerer Mitarbeiter zu dokumentieren.

Vorgehensweise:

Zweck: Sie können ein Zertifikat mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuordnen.
Beispiel: Im Beispiel wird das Covid-19 Impfzertifikat verwendet, nachdem 12 Mitarbeiter ihre Impfung am selben Tag bekommen haben.
Aktion: Über die Funktion der Mehrfachzuordnung werden diesen ausgewählten Mitarbeitern die Zertifikate in den Personaldaten hinterlegt (d.h. die Zuordnung wird mit dem gleichen Datum, Veranstalter usw. bei allen Personen vorgenommen).

Weitere Einzelheiten zur Mehrfachzuordnung (Auswahl der Personen, Starten des Dialogs) finden Sie unter Verwaltung Mehrfachzuordnung.Dort können Sie die betroffenen Personen über eine Liste oder Filter auswählen und anschließend das Zertifikat zuweisen.

Zertifikate Listen

Die Listenfunktion im System ermöglicht es Ihnen, gezielte Auswertungen über den Gültigkeitsstatus der Zertifikate Ihrer Mitarbeiter zu erstellen.

Funktion und Zweck:

Gezielte Abfragen: In den Listen(dem Berichtsmodul des Systems) können Sie beispielsweise Parameter zur Eingrenzung eines bestimmten Datums auswählen.
Prüfung: Dies dient dazu, zu prüfen, wer bis/ab einem gewissen Zeitpunkt ein gültiges Zertifikat besitzt (z. B. "Wer benötigt in den nächsten 90 Tagen eine Auffrischungsimpfung?").

Diese Funktion ist unerlässlich für die Personalplanung und -steuerung, da sie es Ihnen ermöglicht, proaktiv Termine für Folgemaßnahmen (wie Verlängerungsuntersuchungen oder Auffrischungskurse) zu planen, bevor die Gültigkeit der Zertifikate abläuft.

Darstellung

Die korrekte Konfiguration aller Abhängigkeiten, Merkmale und Zuordnungen führt zu einer klaren und sofort erkennbaren Statusanzeige in der Personalakte.

Statusanzeige: Sind alle Parameter erfüllt (d.h., die Mindestanforderungen an die abhängigen Zertifikate und deren Gültigkeit sind gegeben), werden Ihnen in den Personaldaten die verbleibende Gültigkeit in Tagen übersichtlich dargestellt.
Erfolgreicher Abschluss: Die Konfiguration des Zertifikats ist somit erfolgreich abgeschlossen.

Diese übersichtliche Darstellung ermöglicht es dem Sachbearbeiter, jederzeit schnell zu erkennen, welche Zertifikate gültig sind und wann Folgemaßnahmen erforderlich werden, was die Planungssicherheit massiv erhöht.