Medizinische Daten und Arbeitsunfähigkeit

Einleitung

Der Bereich Medizinische Daten unterstützt die strukturierte Erfassung arbeitsunfähigkeitsbezogener Informationen und die Planung daraus entstehender Abwesenheiten.

Da es sich um besonders sensible Gesundheitsdaten handelt, dürfen medizinische Informationen nur mit den erforderlichen Berechtigungen und nach den internen Datenschutzvorgaben verarbeitet werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Der Bereich eignet sich insbesondere für:

• die Erfassung von Arbeitsunfähigkeitsgründen und Zeiträumen

• die Zuordnung zuständiger Sachbearbeiter

• die Vorbereitung von Wiedervorlagen und Folgeterminen

• die frühzeitige Erkennung von Auswirkungen auf Einsatz- und Dienstplanung

• die Vorbereitung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements nach den geltenden Vorgaben

Nutzen:

• bessere Übersicht über dienstplanrelevante Ausfälle

• rechtzeitige Organisation von Ersatz oder Umplanung

• nachvollziehbare Bearbeitung von Krankheitsfällen

• kontrollierter Zugriff auf sensible Informationen

Voraussetzungen

• Zugriff auf den Bereich Medizinische Daten

• Berechtigung zur Verarbeitung arbeitsunfähigkeitsbezogener Daten

• abgestimmte Krankheitsgründe und Kürzel

• definierte Zuständigkeiten für Sachbearbeitung und Wiedervorlagen

• Kenntnis der internen Datenschutz- und BEM-Prozesse

Wichtiger Hinweis: Medizinische Daten dürfen nur im erforderlichen Umfang erfasst werden. Prüfen Sie vor der Eingabe die Berechtigung und die geltenden internen Vorgaben.

Ablauf auf einen Blick

1. Arbeitsunfähigkeitsgrund auswählen oder anlegen.

2. Beginn, Ende und gegebenenfalls weitere Fristen erfassen.

3. Zuständige Sachbearbeitung hinterlegen.

4. Wiedervorlage oder Folgetermin prüfen.

5. Auswirkungen auf Dienst- und Einsatzplanung kontrollieren.

6. Datenschutz und gegebenenfalls BEM-Prozess beachten.

Arbeitsunfähigkeit erfassen und planen

Die präzise Erfassung von Arbeitsunfähigkeit ist für eine reibungslose Personalplanung unerlässlich, da sie direkt die Einsatzbereitschaft beeinflusst.

Bedeutung für die Planung

Sollstellenbesetzung: Die Daten stellen sicher, dass die Sollstellenbesetzung jederzeit gewährleistet ist.

Auswirkungen:

• Frühzeitige Erkennung von Personalengpässen

• Rechtzeitige Organisation von Ersatz

• Sicherstellung der Einsatzfähigkeit

Handlungsfähigkeit: Bei Ausfall relevanter Personen kann umgehend gehandelt und Ersatz organisiert werden.

Vorteile:

• Schnelle Reaktion bei Krankmeldungen

• Automatische Benachrichtigung der Verantwortlichen

• Minimierung von Ausfallzeiten

Erfassung der Daten

Die Ansicht bündelt Arbeitsunfähigkeitsgründe, Zuständigkeiten und die für die Planung relevanten Angaben.

• Speicherort: Im Tab Medizinische Daten → Bereich Arbeitsunfähigkeit

• Funktion: Hier können Sie alle relevanten Definitionen vornehmen.

Krankheitsgründe

Sie können die verschiedenen Krankheitsgründe sowie deren zugehörige Kürzel in das System einpflegen.

Typische Krankheitsgründe:

Erfassbare Daten

Informationen zur Arbeitsunfähigkeit:

Zuständigkeiten hinterlegen

• Sachbearbeiter/in: Für jeden Fall der Arbeitsunfähigkeit können Sie einen zuständigen Sachbearbeiter/in mit Kürzel hinterlegen.

• Zweck: Dies ermöglicht die weitere Bearbeitung des Falles mit den bereits bekannten Funktionen:

• Wiedervorlage: Automatische Erinnerung an Folgetermine

• Benachrichtigungen: Information bei Statusänderungen

• Nachverfolgung: Kontakt mit Mitarbeiter und Arzt

Rechtliche Hinweise

Datenschutz:

• Arbeitsunfähigkeitsdaten sind besonders sensible Gesundheitsdaten

• Zugriff nur für berechtigte Personen (Sachbearbeiter/in, Personalleitung)

• DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung

BEM-Pflicht:

• Ab 42 Ausfalltagen in 12 Monaten besteht Angebotspflicht

• Dokumentation des Angebots ist rechtlich erforderlich

• Ablehnung durch Mitarbeiter ist möglich

Empfehlungen für die tägliche Bearbeitung

• Erfassen Sie Arbeitsunfähigkeitsdaten zeitnah und mit dem korrekten Beginn- und Enddatum.

• Verwenden Sie vorhandene Krankheitsgründe und Kürzel, statt gleichartige neue Einträge anzulegen.

• Hinterlegen Sie eine zuständige Sachbearbeitung nur nach den internen Zuständigkeitsregeln.

• Prüfen Sie Wiedervorlagen und Folgetermine regelmäßig.

• Kontrollieren Sie nach der Erfassung die Auswirkungen auf Dienstplan, Einsatzplanung und Sollstellenbesetzung.

• Beschränken Sie sichtbare und gespeicherte Informationen auf das notwendige Maß.

Arbeitsweise und Nachverfolgung

• Prüfen Sie vor jeder Erfassung, ob die Person, der Zeitraum und der Arbeitsunfähigkeitsgrund eindeutig feststehen.

• Erfassen Sie nur die Informationen, die für Personalverwaltung, Planung oder den vorgesehenen Prozess erforderlich sind.

• Dokumentieren Sie Änderungen an Beginn, Ende, Zuständigkeit und Wiedervorlage nachvollziehbar.

• Prüfen Sie offene Wiedervorlagen regelmäßig und schließen Sie sie erst nach fachlicher Kontrolle ab.

• Kontrollieren Sie nach jeder Änderung die Auswirkungen auf Dienstplan, Einsatzplanung und Sollstellenbesetzung.

• Prüfen Sie bei wiederholten oder längeren Ausfällen, ob eine Übergabe an die zuständige Personal- oder BEM-Stelle erforderlich ist.

• Bewahren Sie Nachweise nur nach den geltenden Aufbewahrungsregeln und mit dem erforderlichen Zugriffsschutz auf.

Alltagssituationen

Krankmeldung vor Dienstbeginn:

• Erfassen Sie Beginn und passenden Arbeitsunfähigkeitsgrund, informieren Sie die zuständige Stelle nach dem internen Prozess und prüfen Sie die betroffene Schicht.

Verlängerung einer Arbeitsunfähigkeit:

• Aktualisieren Sie das voraussichtliche Ende, prüfen Sie die bestehende Wiedervorlage und kontrollieren Sie die weiterhin betroffenen Dienste.

Frühere Rückkehr:

• Tragen Sie das bestätigte tatsächliche Ende ein und prüfen Sie, ab welchem Zeitpunkt die Person wieder eingeplant werden darf.

Arbeitsunfall oder Dienstunfall:

• Verwenden Sie den vorgesehenen Abwesenheitsgrund und beachten Sie die internen Melde- und Dokumentationswege. Medizinische Einzelheiten gehören nur in geschützte Prozesse.

Längere Rehabilitation oder Kur:

• Erfassen Sie den bekannten Zeitraum, hinterlegen Sie eine Wiedervorlage und stimmen Sie Vertretung sowie Einsatzplanung mit den zuständigen Stellen ab.

Vertretung bei Abwesenheit der Sachbearbeitung:

• Prüfen Sie vor der Übergabe die Berechtigung der Vertretung und geben Sie nur die Informationen weiter, die für die Bearbeitung erforderlich sind.

Organisatorische Hinweise

• Legen Sie Zuständigkeiten für Erfassung, Prüfung, Wiedervorlagen, Dienstplanabstimmung und gegebenenfalls BEM fest.

• Stimmen Sie Krankheitsgründe und Kürzel mit Personalverwaltung, Dienstplanung und den zuständigen Datenschutzverantwortlichen ab.

• Verwenden Sie keine Diagnose oder medizinische Detailangabe als Ersatz für einen abgestimmten Abwesenheitsgrund.

• Beschränken Sie Rollen und Zugriffe auf die Personen, die Gesundheitsdaten für ihre Aufgabe tatsächlich benötigen.

• Dokumentieren Sie Änderungen mit Datum, Anlass und verantwortlicher Person, ohne unnötige Gesundheitsinformationen zu vervielfältigen.

• Prüfen Sie regelmäßig offene Wiedervorlagen, veraltete Krankheitsgründe und nicht mehr benötigte Berechtigungen.

• Stimmen Sie BEM-relevante Prüfungen und die weitere Kommunikation mit der dafür zuständigen Personal- oder Datenschutzstelle ab.

• Beachten Sie die geltenden gesetzlichen, betrieblichen und internen Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Löschvorgaben. Die konkrete rechtliche Bewertung richtet sich nach dem jeweiligen Beschäftigungsverhältnis und den Regelungen Ihrer Organisation.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Falscher Zeitraum: Prüfen Sie Beginn, voraussichtliches Ende und tatsächliches Ende der Arbeitsunfähigkeit.

• Unklarer Krankheitsgrund: Verwenden Sie den passenden vorhandenen Grund und erfassen Sie keine unnötigen medizinischen Details.

• Fehlende Zuständigkeit: Hinterlegen Sie eine verantwortliche Sachbearbeitung nach dem vorgesehenen Prozess.

• Wiedervorlage übersehen: Kontrollieren Sie offene Termine regelmäßig, damit Rückfragen und Folgeschritte nicht verloren gehen.

• Dienstplan nicht aktualisiert: Prüfen Sie nach der Eingabe, ob die Abwesenheit in der Planung berücksichtigt wird.

• Zu weit gefasster Zugriff: Beschränken Sie Berechtigungen auf die Personen, die diese Gesundheitsdaten tatsächlich bearbeiten müssen.

• BEM-Frist nicht geprüft: Bewerten Sie die Ausfalltage nach den geltenden internen und gesetzlichen Vorgaben und stimmen Sie das Vorgehen mit der zuständigen Stelle ab.

Typische Arbeitsszenarien

Kurzfristige Krankmeldung:

• Erfassen Sie den passenden Arbeitsunfähigkeitsgrund und den Beginn. Prüfen Sie anschließend die betroffene Dienst- oder Einsatzplanung.

Längerfristige Arbeitsunfähigkeit:

• Hinterlegen Sie den bekannten Zeitraum, setzen Sie eine Wiedervorlage und prüfen Sie regelmäßig neue Informationen zum weiteren Verlauf.

Arbeitsunfall:

• Verwenden Sie den vorgesehenen Grund Arbeitsunfall und beachten Sie die internen Melde- und Dokumentationswege.

Rehabilitation oder Kur:

• Erfassen Sie den Zeitraum mit dem passenden Grund und kontrollieren Sie, ob Ersatz- oder Umplanungsmaßnahmen erforderlich sind.

Rückkehr nach Arbeitsunfähigkeit:

• Aktualisieren Sie das tatsächliche Ende, schließen Sie offene Wiedervorlagen nach Prüfung und kontrollieren Sie die erneute Einsatzfähigkeit.

BEM-Prüfung:

• Prüfen Sie die Ausfallzeiträume und übergeben Sie die weitere Bewertung an die dafür zuständige Stelle. Dokumentieren Sie nur die erforderlichen Prozessinformationen.

Vertretung in der Sachbearbeitung:

• Prüfen Sie Zuständigkeit und Berechtigung der Vertretung, bevor sensible Informationen eingesehen oder bearbeitet werden.

Fragen und Antworten

Frage: Welche Daten werden im Bereich Arbeitsunfähigkeit erfasst?

• Antwort: Je nach Konfiguration gehören dazu Arbeitsunfähigkeitsgrund, Kürzel, Zeitraum und zuständige Sachbearbeitung.

Frage: Warum ist der Zeitraum wichtig?

• Antwort: Der Zeitraum beeinflusst Einsatzbereitschaft, Sollstellenbesetzung, Dienstplanung und gegebenenfalls Abrechnung.

Frage: Wer darf medizinische Daten sehen?

• Antwort: Nur berechtigte Personen nach den internen Datenschutz- und Rollenregeln.

Frage: Was passiert bei einer längeren Arbeitsunfähigkeit?

• Antwort: Prüfen Sie Wiedervorlage, Vertretung, Dienstplanung und gegebenenfalls den vorgesehenen BEM-Prozess.

Frage: Kann ein Krankheitsgrund nachträglich geändert werden?

• Antwort: Änderungen müssen mit der erforderlichen Berechtigung und nach den internen Dokumentationsregeln vorgenommen werden.

Frage: Wann ist ein BEM-Prozess zu prüfen?

• Antwort: Das richtet sich nach den geltenden gesetzlichen und internen Vorgaben. Stimmen Sie die Prüfung mit der zuständigen Personal- oder Datenschutzstelle ab.

Konkrete Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Krankmeldung vor Dienstbeginn.

• Eine Einsatzkraft meldet sich morgens krank. Erfassen Sie den Grund Allgemeine Erkrankung und den Beginn der Arbeitsunfähigkeit. Prüfen Sie anschließend, ob die Person aus dem Dienstplan entfernt und Ersatz eingeplant werden muss.

Beispiel 2: Verlängerung einer Arbeitsunfähigkeit.

• Das voraussichtliche Ende wird überschritten. Aktualisieren Sie den Zeitraum, lassen Sie die bestehende Wiedervorlage bestehen oder setzen Sie einen neuen Folgetermin. Kontrollieren Sie danach die betroffenen Schichten.

Beispiel 3: Rückkehr vor dem erwarteten Ende.

• Eine Person nimmt den Dienst früher wieder auf. Ändern Sie das tatsächliche Ende der Arbeitsunfähigkeit und prüfen Sie, ab welchem Zeitpunkt die Person wieder eingeplant werden darf.

Beispiel 4: Arbeitsunfall im Einsatzdienst.

• Bei einem Arbeits- oder Dienstunfall verwenden Sie den passenden Grund und beachten zusätzlich die internen Meldewege. Medizinische Details gehören nur in dafür vorgesehene, geschützte Prozesse.

Beispiel 5: Längere Rehabilitation.

• Bei einer Reha oder Kur erfassen Sie den bekannten Zeitraum, hinterlegen eine Wiedervorlage und prüfen die Auswirkungen auf Sollstellenbesetzung und Vertretungsplanung.

Beispiel 6: Wiederholte Ausfälle.

• Bei mehreren Arbeitsunfähigkeitszeiträumen prüfen Sie die Summe der Ausfalltage nach den geltenden Vorgaben. Eine mögliche BEM-Prüfung wird anschließend durch die zuständige Stelle bewertet.

Beispiel 7: Abwesenheit ohne medizinische Details.

Für die Planung genügt in der Regel der passende Abwesenheitsgrund und Zeitraum. Erfassen Sie keine zusätzlichen Diagnosen oder Informationen, die für den Prozess nicht erforderlich sind.

Problemlösungen im Alltag

Wenn die Arbeitsunfähigkeit nicht in der Planung erscheint:

• Prüfen Sie Person, Zeitraum, Abwesenheitsgrund, Berechtigung und die Synchronisation mit dem Dienstplan.

Wenn die Person trotz Arbeitsunfähigkeit eingeplant wird:

• Kontrollieren Sie Beginn und Ende und aktualisieren Sie die Dienstplanung nach der Korrektur.

Wenn keine passende Abwesenheitsart vorhanden ist:

• Verwenden Sie keinen ungeeigneten Ersatzgrund. Stimmen Sie die Anlage eines neuen Stammdatensatzes mit der zuständigen Administration ab.

Wenn eine Wiedervorlage fehlt:

• Prüfen Sie, ob der zuständige Sachbearbeiter und das Folgedatum erfasst wurden.

Wenn ein Benutzer sensible Daten nicht sehen darf:

• Prüfen Sie die Rollen- und persönlichen Berechtigungen und gewähren Sie nur den erforderlichen Zugriff.

Wenn das tatsächliche Ende nicht bekannt ist:

• Verwenden Sie das voraussichtliche Ende nur als vorläufige Information und aktualisieren Sie den Datensatz nach Eingang der bestätigten Angaben.