Qualifikationen

Führerscheine | Ausbildungen | Zusatzdaten Ausbildung | Auszeichnungen | Wettbewerbe | Untersuchungen | Zertifikate

Der Bereich Qualifikationen dient der umfassenden Dokumentation aller spezifischen Fertigkeiten und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, die für bestimmte Tätigkeiten erforderlich sind.

Nutzen der Qualifikationsverwaltung

Einsatzplanung:

• Gezielte Zuordnung qualifizierten Personals

• Sicherstellung erforderlicher Qualifikationen

Ausbildungsplanung:

• Ermittlung von Qualifikationslücken

• Bedarfsgerechte Schulungsplanung

• Rechtzeitige Auffrischungen

Rechtssicherheit:

• Nachweis erforderlicher Qualifikationen

• Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

• Dokumentation für Prüfungen und Audits

Personalentwicklung:

• Übersicht über Qualifikationsstand

• Planung von Karrierewegen

• Identifikation von Potentialen

Verwaltung

Erfassung:

• Über entsprechende Dialoge im System

• Zuordnung zu Personalstammdaten

• Hinterlegung von Gültigkeitszeiträumen

Erinnerungen:

• Automatische Benachrichtigung bei auslaufenden Qualifikationen

• Rechtzeitige Planung von Auffrischungen

• Vermeidung abgelaufener Berechtigungen

Nachweise:

• Digitale Hinterlegung von Urkunden und Bescheinigungen

• Schneller Zugriff auf Nachweisdokumente

• Ausdrucke für externe Anforderungen

Vorteile

• Vollständigkeit: Zentrale Erfassung aller Qualifikationen

• Übersichtlichkeit: Schneller Zugriff auf Qualifikationsprofile

• Aktualität: Automatische Erinnerung bei Ablauf

• Einsatzoptimierung: Gezielte Personalauswahl nach Qualifikation

• Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation

• Effizienz: Automatisierte Ausbildungsplanung

• Transparenz: Klare Übersicht über Qualifikationsstand

Qualifikationen Nachweis und Kategorien

Definition:

Qualifikationen sind spezifische Fertigkeiten und Fähigkeiten, die für bestimmte Tätigkeiten erforderlich sind.

• Nachweis: Qualifikationen können auf verschiedene Weise nachgewiesen und belegt werden.

• Ausbildung (z. B. Truppmann-Lehrgang)

• Erfahrung (z. B. langjährige Tätigkeit)

• Abschlussprüfung (z. B. Maschinisten-Prüfung)

Stammdatenbereiche

Die Stammdaten für Qualifikationen werden in den folgenden Bereichen eingepflegt:

• Detaillierung:

• Je nach Bereich werden neben der reinen Bezeichnung weitere Angaben zur detaillierten Klassifizierung gepflegt.

Integration mit dem Dienstplan (SPlan):

HINWEIS: Wenn das Modul "Dienstplan" (SPlan) zusätzlich zu der Personalverwaltung genutzt wird, findet ein wichtiger Datenaustausch statt:

Datenaustausch

Die Angaben zu Untersuchungen, Qualifikationen und Funktionen werden in der Regel mit dem Dienstplan "ausgetauscht".

Automatische Integration:

• Synchronisation zwischen Personalverwaltung und SPlan

• Aktuelle Qualifikationsdaten stehen für die Planung zur Verfügung

• Keine manuelle Doppelerfassung notwendig

Dienstplanberechnung

Diese Daten fließen dort automatisch in die Berechnung des Dienstplanes / Tagesdienstplanes mit ein.

Vorteile:

• Nur qualifiziertes Personal wird für entsprechende Funktionen eingeplant

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Atemschutzuntersuchung)

• Vermeidung von Fehlplanungen

Sollbesetzung

Qualifikationszuordnung:

Bei der Übernahme in den SPlan wird jedem Mitarbeiter mindestens eine Qualifikation zugeordnet.

• Diese kann für jede Berufsgruppe vordefiniert werden.

• Automatische Zuordnung bei Neuanlage von Personal

Planung der Sollbesetzung: Die Qualifikationen werden bei der Planung für die Sollbesetzung berücksichtigt:

Beispiel:

• Erforderliche Anzahl an Maschinisten pro Schicht

• Mindestanzahl Atemschutzgeräteträger

• Notwendige Führungskräfte (Gruppenführer, Zugführer)

Funktionsweise:

1. Sollvorgabe definieren: "Pro Schicht 2 Maschinisten erforderlich"

2. SPlan prüft automatisch: Welche Mitarbeiter haben die Qualifikation "Maschinist"?

3. Planung optimieren: Nur qualifizierte Mitarbeiter werden für diese Funktion eingeplant

4. Warnung bei Unterbesetzung: System meldet, wenn Sollbesetzung nicht erreicht wird

Arbeitsablauf

Stammdaten in Personalverwaltung erfassen:

• Qualifikationen anlegen

• Personal zuordnen

• Gültigkeitszeiträume hinterlegen

Datenaustausch mit SPlan aktivieren:

• Checkbox "SPlan" bei relevanten Qualifikationen setzen

• Synchronisation durchführen

Sollbesetzung in SPlan definieren:

• Erforderliche Qualifikationen pro Schicht festlegen

• Berufsgruppen konfigurieren

Automatische Planung nutzen:

• SPlan berücksichtigt Qualifikationen automatisch

• Einhaltung der Sollbesetzung wird geprüft

Vorteile der Integration

• Automatisierung: Keine manuelle Übertragung von Qualifikationsdaten

• Aktualität: Änderungen werden automatisch synchronisiert

• Rechtssicherheit: Nur qualifiziertes Personal wird eingeplant

• Effizienz: Schnellere Dienstplanerstellung

• Qualitätssicherung: Einhaltung der Sollbesetzung

• Transparenz: Klare Übersicht über verfügbare Qualifikationen

• Fehlervermeidung: Automatische Prüfung der Qualifikationsanforderungen

Führerscheine

Dieser Bereich dient der zentralen Erfassung und Verwaltung aller Führerscheine Ihres Personals, was für viele Funktionen und Tätigkeiten eine Grundvoraussetzung ist.

Erfassung der Führerscheine

Hinterlegung

Hier können Sie alle gängigen und bekannten Führerscheine (Klassen) sowie deren Gültigkeitsbereiche hinterlegen.

Typische Führerscheinklassen:

Zuordnung

• Diese Einträge werden später Ihrem Personal zugeordnet.

• Hinterlegung von Gültigkeitsdaten

• Dokumentation von Prüfungen

Relevanz

Die Gültigkeit der Fahrerlaubnis ist entscheidend, da sie eine Grundvoraussetzung für:

Berufsgruppen und Funktionen

• Maschinisten: Führerschein Klasse C/CE erforderlich

• Rettungsdienst: Führerschein Klasse C für RTW/NEF

• Einsatzleitung: Führerschein für Einsatzleitfahrzeuge

• Weitere spezifische Tätigkeiten: Je nach Fahrzeugtyp

Auswirkungen und Querbezüge:

• Der Verlust des Führerscheines hat somit Auswirkungen auf die Ausübung der Funktionen der betroffenen Person.

Konsequenzen:

• Funktion "Maschinist" kann nicht mehr ausgeübt werden

• Dienstplanung muss angepasst werden

• Sollbesetzung kann gefährdet sein

• Automatische Benachrichtigung in SPlan

Weiter Informationen:

• Mehr zum Thema Führerschein und Funktionen finden Sie unter Stammdaten Einsatz.

Überwachung der Führerscheinsituation

Um regelmäßig einen Überblick über die Gültigkeit und den Prüfstatus der Führerscheine zu erhalten, nutzen Sie die Personalübersicht:

Ansicht in der Personalübersicht

• Navigation: Verwaltung → Personalübersicht

Konfiguration:

• Im Spaltenkopf können Sie durch Ziehendie Anordnung anpassen

• Spalte „Führerschein überprüft am / durch“ einblenden

• Zweck: Dies ermöglicht es Ihnen, sich regelmäßig einen Überblick über die Führerscheinsituation Ihres Personals zu verschaffen.

Ausbildungen

Dieser Prozess stellt sicher, dass nur qualifiziertes Personal an einem Lehrgang teilnehmen kann, indem die notwendigen vorherigen Ausbildungen definiert werden.

1.Ausbildung auswählen:

• Wählen Sie zunächst eine Hauptausbildung aus der Liste aus, für die Sie die Voraussetzungen definieren möchten.

• Beispiel: "Leitstellendisponent"

2.Voraussetzungen-Dialog öffnen:

• Klicken Sie dann auf den Button Voraussetzungen.

Zweck: Öffnet den Dialog zur Definition der erforderlichen Vorkenntnisse.

3.Voraussetzungs-Satz benennen:

• Im linken Teil des sich öffnenden Dialogs geben Sie nun einen Namen für die Voraussetzung ein.

• Beispiel: "Leitstellendisponent".

Zweck: Klare Benennung zur späteren Identifikation.

Nötige Voraussetzungen zuordnen

• Im rechten Teil des Dialogs wählen Sie die nötigen Voraussetzungen aus, also die Ausbildungen, die bereits absolviert sein müssen.

• Beispiel: Wählen Sie hier "Rettungssanitäter/-in" und / oder "Notfallsanitäter/-in".

Logik:

• UND-Verknüpfung: Beide Ausbildungen müssen vorhanden sein

• ODER-Verknüpfung: Mindestens eine der Ausbildungen muss vorhanden sein

5.Abhängigkeiten markieren (Checkbox):

• Die Checkbox Hat Abhängigkeiten wählen Sie nur aus, wenn es tatsächlich Voraussetzungen für diese Ausbildung gibt.

Hinweise:

• Durch das Setzen der Voraussetzungen wird diese Checkbox meist automatisch markiert

• Sie dient zur schnellen Filterung der Ausbildungen, die Vorbedingungen besitzen

Praktisches Beispiel

Ergebnis:

• Nur Mitarbeiter mit allen erforderlichen Vorausbildungen können für den Lehrgang angemeldet werden

• System prüft automatisch die Einhaltung der Voraussetzungen

• Vermeidung von Fehlanmeldungen

Zusatzdaten Ausbildung

Der Dialog Zusätzliche Daten zur Ausbildung ermöglicht es Ihnen, weiterführende, nicht-standardisierte Informationen zu einer absolvierten Ausbildung zu hinterlegen oder bestehende Einträge zu bearbeiten.

Im Dialog Zusätzliche Daten zur Ausbildung können Sie wie gewohnt weitere Informationen hinterlegen oder bestehende Einträge bearbeiten. Dazu gehören:

• Ausbildungsveranstalter: Institution oder Organisation die Ausbildung durchgeführt hat z. B. Landesfeuerwehrschule, eine Berufsakademie etc.

• Erworbene Qualifikationen: Spezifische Fähigkeiten über die reine Ausbildung hinaus "Gerätewart CSA" oder "Fahrlehrer"

• Prädikate: Auszeichnungen und Urkunden, Sehr gut, Gut, Ausgezeichneter Abschluss

1. Typische Ausbildungsveranstalter

Nutzen:

• Nachvollziehbarkeit der Ausbildungsqualität

• Anerkennung von Abschlüssen

• Statistische Auswertungen nach Ausbildungsstätte

2. Erworbene Qualifikationen

Dies sind spezifische, über die reine Ausbildung hinausgehende Fähigkeiten, die während des Lehrgangs erworben wurden.

Beispiele erworbener Qualifikationen:

Nutzen:

• Identifikation von Multiplikatoren (Ausbilder, Gerätewarte)

• Gezielte Personalplanung für Spezialaufgaben

• Ausbildungsplanung für interne Lehrgänge

3. Prädikate

Damit sind Auszeichnungen, Urkunden und Ähnliches gemeint, die in Verbindung mit dem Abschluss oder der Leistung in der Ausbildung stehen.

Typische Prädikate:

Auszeichnungen

Dieses Formular dient der zentralen Erfassung und Pflege aller Formen von Auszeichnungen und Anerkennungen, die Ihre Mitarbeiter erhalten haben.

Erfasste Auszeichnungen:

In diesem Formular können Sie die verschiedenen Arten von Auszeichnungen hinterlegen und einpflegen. Dazu gehören:

• Leistungsnachweise: Sportliche und praktische Leistungen | Sportabzeichen, Leistungsspangen |

• Feuerwehr-Ehrenabzeichen: Auszeichnungen für langjährigen Dienst | Ehrenabzeichen in Gold, Silber, Bronze |

• Mitgliedschaften: Besondere Zugehörigkeiten | Ehrenmitgliedschaften, Vereinszugehörigkeiten |

• Lebensrettungsmedaillen: Auszeichnungen für besondere Einsätze | Rettungsmedaille, Tapferkeitsmedaille |

• Und vieles mehr, je nach den spezifischen Ehrungen in Ihrer Organisation.

Nutzen der Erfassung

Die detaillierte Erfassung von Auszeichnungen ist wichtig für:

Anerkennung der erbrachten Leistungen

Würdigung:

• Dokumentation besonderer Verdienste

• Sichtbarmachung langjährigen Engagements

• Motivation für andere Mitarbeiter

Öffentlichkeitsarbeit:

• Pressemitteilungen bei Ehrungen

• Vorstellung auf der Website

• Interne Kommunikation

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Empfehlungen:

• Eindeutige Kürzel verwenden

• Checkbox "Urkunde" bei offiziellen Ehrungen aktivieren

• Kategorisierung über "Art" nutzen

Vermeiden:

• Zu lange Kürzel

• Fehlende Kategorisierung

Verwendung

Zuordnung zum Personal:

Personaldaten → Qualifikationen → Auszeichnungen → Auszeichnung auswählen → Verleihungsdatum erfassen

Nutzen:

• Automatische Urkundengenerierung

• Ehrungslisten für Veranstaltungen

• Dokumentation in der Personalakte

Wettbewerbe

Dieses Formular dient der Erfassung und Dokumentation der Teilnahme an verschiedenen Arten von Wettbewerben und Leistungsvergleichen.

Erfasste Wettbewerbe:

In diesem Formular können Sie:

• Leistungswettkämpfe Feuerwehr-Leistungswettkämpfe, technische Hilfeleistungs-Wettbewerbe, Atemschutz-Leistungsübungen

• Sportwettbewerbe: Feuerwehr-Sportmeisterschaften, Staffelläufe, Löschangriffe, Brandschutzübungen

Teilnehmer: Berufsfeuerwehr (BF) und Freiwillige Feuerwehr (FF)

Personaldaten

• Zuordnung zu beteiligten Personen

• Dokumentation sportlicher Erfolge

• Grundlage für Auszeichnungen

Zweck der Dokumentation

• Erfassung der sportlichen und fachlichen Leistungsfähigkeit der Einheiten

• Dokumentation der Leistungen des Personals

• Grundlage für Auszeichnungen und Ehrungen

• Statistische Auswertungen

• Nachweis für Wettbewerbsteilnahmen

Integration

InfoBoard:

• Ankündigung bevorstehender Wettbewerbe

• Bekanntgabe von Ergebnissen

• Gratulationen an erfolgreiche Teams

Untersuchungen

Der Bereich Untersuchungen dient der zentralen Verwaltung aller medizinischen und gesundheitlichen Prüfungen, die für die Einsatzfähigkeit und Sicherheit Ihres Personals relevant sind (z. B. G-Untersuchungen).

Wichtige Informationen hinterlegen:

In diesem Formular können Sie folgende wichtige Informationen zu den jeweiligen Untersuchungsarten hinterlegen

• Folgetermine: Festlegung der Fristen für Wiederholungsuntersuchungen.

• Impfungen: Dokumentation und Verwaltung relevanter Impfstatus.

• Zyklusänderungen: Änderungen des Untersuchungszyklus, die bei bestimmten Altersstufe (z. B. eine Verkürzung des Zyklus ab 50 Jahren).

• Altersabhängiger Zyklus: Automatische Anpassung der Intervalle nach Alter.

Nutzung: Der Untersuchungszyklus wird in den Stammdaten festgelegt und automatisch in den Personaldaten verwendet.

Typische G-Untersuchungen

Konfiguration für die Systemanzeige

Damit die erfassten Daten im gesamten System korrekt verwendet und angezeigt werden, müssen spezifische Checkboxen aktiviert werden:

InfoBoard-Anzeige: Wichtige Untersuchungsinformationen (z. B. fällige Termine)

• Entsprechende Checkbox: Muss ausgewählt sein, damit diese Angaben im InfoBoard (dem "LIS SP" Programm zur internen datenbankbasierten Kommunikation) angezeigt werden.

Untersuchungsergebnisse: Ergebnisse wie Bestanden, nicht bestanden, etc.

• Entsprechende Checkbox: Aktiv muss ausgewählt sein, um die Ergebnisse in den Personaldaten verwenden zu können (z. B. um den aktuellen Status im Personalstammblatt zu setzen).

Beispiel

G 26.3 Atemschutzuntersuchung

Konfiguration:

Mögliche Ergebnisse:

• Bestanden - Tauglich

• Bestanden mit Einschränkungen

• Nicht bestanden - Untauglich

Automatische Zyklusanpassung:

• Mitarbeiter 45 Jahre: Nächste Untersuchung in 36 Monaten

• Mitarbeiter wird 50: Nächste Untersuchung in 12 Monaten

• System berechnet automatisch den korrekten Folgetermin

Vorteile:

• Rechtssicherheit: Einhaltung gesetzlicher Untersuchungsfristen

• Automatisierung: Altersabhängige Zyklusberechnung

• Erinnerungen: Automatische Benachrichtigungen über InfoBoard

• Einsatzfähigkeit: Klare Statusanzeige im Personalstammblatt

• Dokumentation: Lückenlose Erfassung aller Untersuchungen

• Planung: Rechtzeitige Organisation von Untersuchungsterminen

Zertifikate (optional)

Das optionale Modul Zertifikate ermöglicht die digitale Verwaltung und Überprüfung von Nachweisen und Qualifikationen Ihres Personals.

Definition des digitalen Zertifikats:

Ein digitales Zertifikat ist:

• Datenbestand: Digitaler Datenbestand, der bestimmte Eigenschaften von Personen überprüft.

• Überwachung: Datenverarbeitung durch modernes computergestütztes Verfahren.

• Beschreibung: Enthält eigene Beschreibung und enthält Prüfungsrelevante Daten.

• Gültigkeit: Meist auf festgelegten Zeitraum begrenzt.

Erstellung von Zertifikatstypen.

In dieser optionalen Anwendung können diverse Zertifikatstypen für die Mitarbeiter Ihrer Organisation erstellt werden.

Jedem Zertifikatstyp müssen folgende eindeutige Informationen zugewiesen werden:

• Eindeutige Titel: Bezeichnung des Zertifikats Corona-Impfung, DGUV Schulung.

• Gültigkeitszeiträume: Zeitraum, wie lange das Zertifikat gültig ist 12 Monate, 24 Monate

• Gültigkeitsbereiche: Welche Bereiche das Zertifikat abdeckt (Feuerwehr, Rettungsdienst, etc.)

Workflow

Den detaillierte Workflow für die Erstellung und Nutzung der einzelnen Zertifikate (wie die Zuweisung zu Personen) finden Sie unter Stammdaten Zertifikate erstellen.

Typischer Prozess:

1. Zertifikatstyp erstellen: In Stammdaten definieren

2. Titel und Gültigkeit festlegen: Parameter konfigurieren

3. Personen zuweisen: Zertifikat Mitarbeitern zuordnen

4. Prüfungsdaten hinterlegen: Relevante Informationen erfassen

5. Gültigkeit überwachen: Automatische Erinnerungen bei Ablauf

Anwendungsbereiche

Typische Zertifikate:

• Impfnachweise (Corona, Hepatitis, Tetanus)

• DGUV-Schulungen

• Strahlenschutz-Fachkunde

• Gefahrgut-Schulungen

• Datenschutz-Schulungen

• IT-Sicherheits-Zertifikate

• Hygieneschulungen

• PSA-Unterweisungen