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Einsatz (taktische Daten)

Organisationen | Dienstgrade | Funktionen | Abteilungen | Schutzausrüstungseinsätze

Organisationen

Der Bereich Organisationen im Personalstammblatt dient der Erfassung des Werdegangs Ihres Personals.

Erfassung des Werdegangs.

  • Hinterlegung: Hier können Namen von Einrichtungen hinterlegt werden, für die Ihr Personal tätig ist/war.

  • Berechnung der Zugehörigkeitsdauer: Aus diesen Angaben lässt sich die Dauer der Zugehörigkeit der jeweiligen Person berechnen. Dies ist besonders nützlich für die Ermittlung von Dienstjubiläen.

Integration in die Dienstplanung (SPlan):

Falls Sie das Dienstplanungsmodul SPlan in Verbindung mit dem Personalverzeichnis nutzen, ist dieser Bereich für den Datenaustausch relevant:

  • Datenaustausch festlegen: Über die Checkbox SPlan können Sie festlegen, welche dieser Stammdaten für den Datenaustausch mit dem SPlan-Modul verwendet werden sollen.

Abteilungen

Eine Organisationseinheit (z. B. die Feuerwehr Musterhausen) kann in verschiedene Abteilungen untergliedert werden, um die interne Struktur abzubilden.

Beispiele für Abteilungen.

Typische Abteilungen umfassen:

  • Wachabteilungen

  • Jugendfeuerwehr

  • Alters- und Ehrenabteilungen

  • Spielmannszug und weitere.

Taktische und Planungsrelevanz festlegen:

Im Dialog zur Bearbeitung der Abteilungen können Sie über Checkboxen festlegen, welche Abteilungen für bestimmte Systemmodule relevant sind:

  • Taktisch relevant: Diese Einstellung kennzeichnet Abteilungen, deren Personal direkt an Einsätzen teilnimmt.

  • SPlan: Legt fest, welche Abteilungen für die Dienstplanung im Dienstplanungsmodul SPlan berücksichtigt werden sollen.


Bedeutung der Checkbox "Taktisch relevant":

Die Markierung "Taktisch relevant" ist nur für das optionale Modul LIS SP Einsatznachbearbeitung (ENB) relevant:

  • Taktisch relevant: Personen des Rettungsdienstes, leitende Notärzte und ähnliche Funktionen gehören in der Regel einer taktisch relevanten Abteilung an.

  • Nicht taktisch relevant: Ein Sachverständiger oder Mitglieder der Altersabteilung werden in der Regel nicht als taktisch relevant eingestuft.

Filterung in der ENB:

Da eine Person Mitglied in mehreren Abteilungen sein kann, filtert die ENB die Anzeige: In den Einsatzprozessen werden nur Personen berücksichtigt, die als taktisch relevant gekennzeichnet sind.

  • Archivierung: Informationen zur Verwendung des Features Archivierung finden Sie im gleichnamigen Themenfeld.

Abteilungsübersicht

Die Übersicht der Abteilungen bietet über das Rechtsklick-Menü erweiterte Optionen zur Anzeige und Verwaltung des Personals.

Option "Übersicht":

Wenn Sie mit der rechten Maustaste eine Abteilung auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster mit den Optionen Übersicht und Rollen.

  • Durch die Auswahl von "Übersicht" wird Ihnen das gesamte Personal dieser Abteilung angezeigt.

  • Die Anzeige enthält wichtige Details wie das Eintrittsdatum der jeweiligen Person.

  • Zudem haben Sie von hier aus die Möglichkeit, auf die persönlichen Daten der einzelnen Mitarbeiter zuzugreifen.

Rollen der Teamleitung anzeigen:

Sie können die Rollen der Teamleitung direkt in die Gesamtübersicht der Abteilungen integrieren, um schnell einen Überblick zu erhalten.

  • Spaltenauswahl: Nutzen Sie die Spaltenauswahl (über einen Rechtsklick im Spaltenkopf der Übersicht).

  • Drag & Drop: Hier können Sie die Rollen der Teamleitung/stellvertretenden Teamleitung per Drag & Drop in den Spaltenkopf ziehen.

  • Ergebnis: Die Teamleitung/stellvertretende Teamleitung wird dann in der Gesamtübersicht für alle Abteilungen dargestellt. (Mehr Details zu den Rollen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt.)


Rollenvergabe in Abteilungen

Jede Person in Ihrer Abteilung kann die Rolle des Teamleiters oder des stellvertretenden Teamleiters übernehmen.

Dialog "Abteilungsrollen verwalten" öffnen:

1. Gehen Sie ähnlich vor wie in der Abteilung Übersicht beschrieben.

2. Wählen Sie die gewünschte Abteilung aus (z. B. per Rechtsklick) und wählen Sie im Dialog die Option "Rollen" aus.

3. Dies öffnet den Dialog "Abteilungsrollen für ... verwalten" zur weiteren Bearbeitung.


Erste Besetzung: Wenn Sie die Abteilungsrollen zum ersten Mal besetzen, sehen Sie ein Beispiel, das Informationen darüber enthält, wann Ihre Abteilung erstmalig besetzt wurde. Es wird auch darauf hingewiesen, dass beide Rollen derzeit unbesetzt sind.


Rolle auswählen und Person zuweisen:

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um eine neue Rollenzuweisung zu starten:

  • Über den Button "Hinzufügen" links im Dialog.

  • Über den Button rechts neben "Hinzufügen".

  • Direkt im Dialog bei der Teamleitung/stellvertretenden Teamleitung selbst.

Person zuweisen:

1. Klicken Sie auf das ▼ (Dropdown-Pfeil) neben dem Textfeld "Person".

2. Ihnen wird eine Personalübersicht Ihrer Abteilung angezeigt.

3. Wählen Sie nun die gewünschte(n) Person(en) für die Rollenvergabe aus.

Zeitraum festlegen und speichern:

1. Geben Sie den zu besetzenden Zeitraum (von - bis) für die Rolle ein.

2. Klicken Sie auf "Übernehmen". Dadurch werden alle zuvor gemachten Eingaben `gespeichert.

Abrufbarkeit der gespeicherten Angaben:

Die gespeicherten Rollenzuweisungen sind nun an mehreren Stellen abrufbar und bearbeitbar:

  • Unter Besetzung der Abteilungsrolle(n) im Rollendialog selbst.

  • In der Übersicht aller Abteilungen.

  • In dem Übersichtsdialog der jeweiligen Abteilung.

  • In der Verwaltung unter Personaldaten-Einsatz-Abteilungen.


Dienstgrade verwalten

In diesem Bereich legen Sie die Dienstgrade fest, die in Ihrer Organisation verwendet werden, und verknüpfen sie mit den entsprechenden finanziellen und administrativen Daten.

Dienstgrade definieren:

Hier können Sie die Dienstgrade zusammen mit ihren folgenden Merkmalen definieren:

  • Kürzel (z. B. FM für Feuerwehrmann)

  • Bezeichnungen (Langbezeichnungen)

  • Besoldungsgruppen

Dienstgrade Besoldungsgruppen zuweisen

Im Dialog Dienstgrad bearbeiten weisen Sie den Dienstgrad einer Besoldungsgruppe zu. Dies ist essenziell für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Ermittlung von Aufwandsentschädigungen.

  • Besoldungsgruppe anpassen: Sollte eine gewünschte Besoldungsgruppe nicht in der Auswahlliste vorhanden sein oder deren Bezeichnung geändert werden müssen, können Sie dies über das X-Symbol rechts neben dem Textfeld der Besoldungsgruppe anpassen.

Wichtiger Hinweis zur exakten Bezeichnung

Wichtiger Hinweis: Eine exakte Bezeichnung der Dienstgrade (m, w) ist besonders wichtig für die Konsistenz und Filterfähigkeit im gesamten System.

Diese Bezeichnungen werden später unter anderem hier verwendet:


Funktionen

Der Bereich Funktionen im System dient dazu, die vielfältigen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren und zu verwalten, die Ihre Mitarbeiter innerhalb der Organisation wahrnehmen.

Bedeutung von Funktionen:

  • Vielfältigkeit: Die definierten Funktionen sind sehr vielfältig und umfassen:

    • Operative Aufgaben im Einsatz (z. B. Gruppenführer, Maschinist, Atemschutzgeräteträger).

    • Administrative Tätigkeiten im Hintergrund (z. B. Gerätewart, Jugendfeuerwehr-Betreuer, Schriftführer).

  • Zuordnung: Über diese Funktionen ordnen Sie Ihren Mitarbeitern die entsprechenden Rollen und Qualifikationen zu.

Nutzen im System:

Die korrekte Definition und Zuordnung von Funktionen ist entscheidend für:

  • Die Einsatzplanung und Alarmierung.

  • Die Ausbildungsplanung (Wer benötigt welche Qualifikation?).

  • Die Berichterstattung und statistische Auswertung.


Funktionen Hinzufügen und Verwalten

Die Funktionsverwaltung beginnt mit der Definition und Kategorisierung der verschiedenen Funktionsgruppen. Eine solche Gruppierung (z. B. die Gruppe „Rettungsdienst“) fasst ähnliche Rollen zusammen und dient als Vorlage für die spezifischen Funktionen.

Funktionsgruppen anlegen:

Für jede Funktionsgruppe werden spezifische Daten hinterlegt, die später für die Erstellung der eigentlichen Funktionen verwendet werden.

  • Gruppe auswählen**: Wählen Sie die entsprechende Gruppe (Funktionsgruppen), zum Beispiel die Gruppe Rettungsdienst, aus dem Dropdown-Menü aus oder legen Sie eine neue Gruppe an..

  • Parameter vergeben*: Vergeben Sie in den Textfeldern Kürzel und Bezeichnung (feminin) eindeutige Parameter. Beispiel: Für eine Funktion wie Atemschutzgerätewart vom Dienst könnte das Kürzel „AGWvd“ verwendet werden. Dies erleichtert die Identifizierung und Verwaltung.

  • Beschreibung der Tätigkeiten: Erstellen Sie eine Beschreibung oder Definition der spezifischen Tätigkeiten, die mit dieser Funktionsgruppe verbunden sind. Dies umfasst die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten, die von den Mitgliedern dieser Gruppe übernommen werden.

  • Dienst zuweisen: Wählen Sie den Dienst aus, für den die Funktionsgruppe gelten soll. Beispiele hierfür könnten Dienste wie „Werkschutz“ oder „Werkfeuerwehr“ sein.

Nutzen der Funktionsgruppen:

Die so erfassten Informationen zu Funktionsgruppen werden im weiteren Verlauf für die Erstellung der Funktionen genutzt. Dies ermöglicht eine effiziente Zuordnung von spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation.

Taktische und Verwaltungsfunktionen

Das System ermöglicht es Ihnen, sowohl taktische Funktionen (Einsatzrollen) als auch Verwaltungsfunktionen (Hintergrundrollen) zu erstellen und zu verwalten, wobei jedem Mitarbeiter mehrere Funktionen zugeordnet werden können.

  • Taktische Funktionen: Dies sind die Rollen, die direkt in Einsatzszenarien relevant sind (z. B. Gruppenführer, Maschinist, AGT).

  • Verwaltungsfunktionen: Dies sind die Funktionen, die administrative Aufgaben im Hintergrund wahrnehmen (z. B. Sekretariat, Gerätewart, Ausbilder).

Wichtige Unterscheidung im Einsatzbericht:

Es ist entscheidend, Funktionen korrekt als Verwaltung zu markieren, da dies die Auswahl im Einsatzbericht steuert:

  • Einsatzbericht-Filterung: Funktionen, die als Verwaltung markiert sind, werden im Modul Einsatzbericht nicht zur Auswahl angeboten, wenn Sie die Angaben einer Person im Einsatzbericht als „im Einsatz als …“ ergänzen.

Diese Unterscheidung stellt sicher, dass bei der Dokumentation eines Einsatzes nur die tatsächlich einsatzrelevanten, taktischen Rollen zur Auswahl stehen, was die Genauigkeit der Berichterstattung erhöht.

Datenaustausch mit SPlan

Um Funktionen erfolgreich mit dem externen Dienstplanungsmodul SPlan austauschen zu können, müssen spezifische Kriterien bei der Erfassung und Konfiguration beachtet werden.

Die wichtigste Voraussetzung für einen korrekten Datenaustausch ist die Identität der Kürzel:

  • Die Kürzel (maximal 7-stellig) der Funktionsbezeichnungen müssen mit denen im SPlan identisch sein.

Erfassung und Aktivierung:

Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie im Dialog Funktion hinzufügen vor:

1. Kürzel festlegen: Erfassen Sie das Kürzel (max. 7 Zeichen) und die Bezeichnung der neuen Funktion.

2. Checkbox "SPlan" aktivieren: Wählen Sie die Checkbox SPlan aus, um dem System mitzuteilen, dass diese Funktion für den Datenaustausch mit der Dienstplanung relevant ist.

3. Checkbox "Verwaltung" festlegen: Wählen Sie die Checkbox Verwaltung aus, sofern die Funktion eine reine Verwaltungstätigkeit darstellt und nicht taktisch im Einsatzbericht verwendet werden soll.

4. Dienst-Relevanz: Die Auswahl beider Checkboxen erfolgt nur, sofern diese Einträge für die jeweiligen Dienste relevant sind.

Nutzen der Übernahme:

Die korrekte Übernahme der Funktionen in den SPlan ist entscheidend für die Dienstplanung:

  • Sie stellt sicher, dass bei der Erstellung von Schichtrhythmen die Mitarbeiter je nach Tätigkeit/Aufgabenbereich eingesetzt werden.

  • Mitarbeiter können somit gemäß ihren Qualifikationen und Rollen ihren Dienst ausführen oder erledigen.


Vorlage hinzufügen

Mit der Erstellung von Vorlagen können Sie spezifische Sätze von Funktionen oder Berechtigungen für bestimmte Tätigkeitsbereiche definieren.

Vorlage definieren:

Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen (zum Beispiel: Fahrgenehmigungen).

Tätigkeitszuordnung wählen:

  • Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü die passende Tätigkeitszuordnung aus, für die diese Vorlage gedacht ist:

  • Beruflich

  • Freiwillig

  • Keine

  • Beruflich und freiwillig

Dienst zuweisen:

  • Abschließend haben Sie die Möglichkeit, den Dienst (z. B. Werkschutz, Werkfeuerwehr) auszuwählen, für den diese Vorlage gelten soll.

Sichtbarkeit und Relevanz:

  • Die Funktionen, Funktionsgruppen und Vorlagen sind dann nur in den Diensten sichtbar, für die Sie diese explizit ausgewählt und zugewiesen haben. Dies sorgt für eine klare Trennung der Konfigurationen je nach Zuständigkeitsbereich.

Vorlagenelemente des Typs Funktion

Nachdem Sie die generelle Vorlage (z. B. "Fahrgenehmigungen") erstellt haben, definieren Sie mit den Vorlagenelementen, welche Funktionen diese Vorlage bündeln soll.

1.Zuordnungsdialog öffnen:

  • Klicken Sie auf den Button Vorlagenelemente zuordnen, um den Dialog zur Auswahl der Funktionen zu öffnen.

2.Gewünschte Funktion auswählen:

  • Wählen Sie die gewünschten Funktionen aus, denen bereits Gruppen zugeordnet wurden.

  • Hinweis: Diese Funktionen dienen nun als Vorlagenelemente.

3.Elemente selektieren und übernehmen:

  • Selektieren Sie die gewünschten Vorlagenelemente, indem Sie die entsprechenden Checkboxen auswählen.

  • Klicken Sie auf Übernehmen, um die ausgewählten Vorlagenelemente der Vorlage hinzuzufügen.

Zweck der Vorlage.:

Vereinfacht ausgedrückt: Sie fügen den in der Vorlage definierten Hauptfunktion mit den Vorlagenelementen weitere Funktionen hinzu.

Nutzen: Die fertigen Vorgabenelemente (Vorlagen) können Sie im weiteren Verlauf in der Verwaltung nutzen, um einer Person Funktionen gebündelt zuzuweisen (z. B. wenn jemand die Rolle "Gruppenführer" erhält, bekommt er automatisch die Funktionen "Sprechfunker", "Erste Hilfe" etc. über die Vorlage zugewiesen).

Schutzausrüstungseinsätze

Dieses Formular dient der zentralen Erfassung und Definition aller relevanten Gründe, die einen Schutzausrüstungseinsatz auslösen oder dokumentiert werden müssen.

Erfassung der Einsatzgründe:

  • Einsätze unter Atemschutz/CSA (Chemikalienschutzanzug)

  • Das Durchlaufen von Übungsstrecken (z.B.Atemschutzübungsstrecke)

  • Atemschutznotfalltraining

  • CSA-Übungen

  • Und vieles mehr (je nach Bedarf Ihrer Organisation)

Datenpflege:

Diese Daten können über den Dialog Schutzausrüstungs-Einsatzgrund hinzufügen in das System eingepflegt werden.

Automatischer Datenaustausch:

Wenn Sie auch den Einsatzbericht (ENB) nutzen, werden die tatsächlichen Einsatzdaten, sofern dort freigegeben, automatisch als Einsatzgrund in das System übernommen.


Bedeutung der ZED (Zentrale Expositionsdatenbank)

Die ZED (Zentrale Expositionsdatenbank) ist eine wichtige Datenbank, die zur zentralen Erfassung von Beschäftigten dient, die krebserzeugenden Stoffen ausgesetzt waren. Sie wird von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) als kostenloses Angebot bereitgestellt.

Die Hauptaufgaben der ZED sind:

  • Unterstützung der Arbeitgeber: Sie hilft Arbeitgebern dabei, ihre Pflichten gemäß § 14 Absatz 3 Nr. 3 und 4 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) zu erfüllen.

  • Beweissicherung: Die ZED dient der Beweissicherung für mögliche Berufskrankheiten in einem späteren Feststellungsverfahren. Das bedeutet, wenn eine Berufskrankheit aufgrund des Kontakts mit krebserzeugenden Stoffen vermutet wird, können die in der ZED gespeicherten Daten als Nachweis dienen.

Aufbewahrungspflicht und Auszug für Beschäftigte

Diese Regelungen stellen sicher, dass alle relevanten gesundheitsbezogenen Daten über einen langen Zeitraum gesichert sind und den betroffenen Personen zugänglich gemacht werden.

1. Aufbewahrungspflicht:

  • Dauer: Das Verzeichnis (die Dokumentation der Expositionen/Gefahrstoffe) muss 40 Jahre nach Beendigung der Exposition aufbewahrt werden.

  • Zweck: Diese lange Frist dient dem Schutz der Beschäftigten, da Berufskrankheiten oft erst nach vielen Jahren auftreten.

2. Pflicht zur Aushändigung eines Auszugs:

  • Zeitpunkt: Arbeitgeber sind verpflichtet, den betroffenen Beschäftigten bei Ende der Beschäftigung einen Auszug auszuhändigen.

  • Inhalt: Dieser Auszug muss die für sie relevanten Daten aus dem Verzeichnis enthalten.

3. Bedeutung der Dokumentation:

Die gesamte Dokumentation (ZED) ist somit:

  • Ein zentrales Instrument zum Schutz der Gesundheit von Beschäftigten, die potenziell gefährlichen Stoffen ausgesetzt sind.

  • Dient der rechtlichen Absicherung im Falle einer späteren Anerkennung einer Berufskrankheit.


Expositionsdaten

Die Expositionsdaten sind essenzielle Informationen zur Gefährdungsermittlung und zum Schutz der Beschäftigten im Umgang mit gefährlichen Einflüssen am Arbeits- oder Einsatzort.

Wichtige Informationen für den Schutz der Beschäftigten:

Die hier erfassten Expositionsdaten werden in der Verwaltung unter Personaldaten Übersicht TAB Einsatz für jede Person bei Atemschutz- oder CSA-Einsätzen/Übungen benötigt. Sie dienen der Gefährdungsermittlung der Beschäftigten in Bezug auf:

  • Gefahrstoffe

  • Biologische Arbeitsstoffe

  • Lärm am Arbeitsplatz/Einsatzort.

Nachweis: Die detaillierte Dokumentation ermöglicht es, eventuelle gesundheitliche Spät- oder Folgeschäden nachzuweisen und die rechtlichen Anforderungen (z. B. ZED) zu erfüllen.

Komponenten der Expositionsdaten

Die Erfassung umfasst folgende detaillierte Komponenten:

  • Persönliche Schutzausrüstung: Angaben zu verwendeten Schutzmitteln, z. B. Art und Klasse der Schutzhandschuhe und Atemschutzes.

  • Technische Schutzmaßnahmen: Informationen zu im Einsatz ergriffenen technischen Maßnahmen, z. B. freie Lüftung oder Absaugung von Gefahrstoffen.

  • Arbeitsbereiche: Detaillierte Angaben zum Einsatzort und der dortigen Umgebung, wie beispielsweise ein Großbrand mit massiver Rauchentwicklung oder ein Unfall mit Gefahrstoffaustritt.

  • Gefahrstoffe: Spezifische Angaben zu den Stoffen, denen die Person ausgesetzt war, wie Chlor oder Asbest.

  • Beurteilung der geschätzten Expositionshöhe: Eine Einschätzung der gesundheitlichen Beeinträchtigung durch die Exposition (z. B. niedrig, mittel, hoch) zur Risikobewertung. .

Ergänzende Expositionsdaten

Um die Dokumentation der Expositionsdaten zu vervollständigen, ist die präzise Erfassung der verwendeten persönlichen Schutzausrüstung (PSA) notwendig.

In diesem Formular können Sie Zuordnungen zu den folgenden Abschnitten vornehmen:

  • Schutzhandschuhe

  • Schutzbekleidung

Die Zuordnung der spezifischen Artikel erfolgt über den entsprechenden Dialog (siehe nebenstehendes Beispiel), wo Sie die getragenen Ausrüstungsgegenstände auswählen und der Exposition zuweisen.

Informationsquellen:

  • Artikeldetails: Details zu den jeweiligen PSA-Artikeln (z. B. Material, Permeationszeiten, Herstellerangaben) erhalten Sie direkt beim Hersteller.

  • Externe Datenbanken: Für weitere Informationen zur ZED (Zentrale Expositionsdatenbank) oder zur GESTIS-Datenbank (Informationen zu Gefahrstoffen) können Sie deren offizielle Datenbanken konsultieren.


SPlan-Stammdaten

Dieser Bereich dient der Eingabe aller Basisdaten, die für die korrekte Funktion des Dienstplanungsmoduls SPlan notwendig sind.

Erfasste Daten:

Hier geben Sie alle Daten ein, die für den Dienstplan (SPlan) relevant sind. Dazu gehört die Erfassung der folgenden Schlüsselinformationen:

  • Mandant: Die organisatorische Einheit, die den Dienstplan verwendet.

  • Abrechnungskreise: Die Kreise oder Bereiche, nach denen die Arbeitszeiten und Entschädigungen abgerechnet werden.

  • Ausscheidungsgrund: Die Gründe, die zur Beendigung eines Dienstverhältnisses oder der Herausnahme aus der Dienstplanung führen können.


Wichtiger Hinweis zum Kürzel:

Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass das für diese Stammdaten eingegebene Kürzel maximal 7 Zeichen lang sein darf.


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