Einsatz (taktische Daten)

Einleitung

Der Bereich Einsatz verwaltet die taktischen Stammdaten Ihrer Organisation. Dazu gehören Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade, Funktionen, Rollen, Vorlagen, Schutzausrüstungseinsätze und Expositionsdaten.

Diese Daten steuern unter anderem Einsatzplanung, Alarmierung, Dienstplan, Einsatznachbearbeitung, Qualifikationsauswertungen und historische Nachweise.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die taktischen Stammdaten werden insbesondere benötigt für:

• die Abbildung von Organisationen und Abteilungen

• die Zuordnung von Dienstgraden, Funktionen und Rollen

• die Vorbereitung von Einsatz- und Dienstplanung

• die Filterung taktisch relevanter Personen in der Einsatznachbearbeitung

• die Dokumentation von Schutzausrüstungseinsätzen und Expositionsdaten

• die Wiederverwendung von Funktions- und Zuordnungsvorlagen

Nutzen:

• einheitliche taktische Struktur im Personalstamm

• bessere Übersicht über Zuständigkeiten und Führungsrollen

• gezielte Auswahl geeigneter Einsatzkräfte

• kontrollierter Datenaustausch mit SPlan und ENB

• nachvollziehbare Historie von Organisationen, Rollen und Qualifikationen

Voraussetzungen

• Zugriff auf die Stammdatenverwaltung und den Bereich Einsatz

• Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten taktischer Stammdaten

• abgestimmte Organisationsstruktur mit Abteilungen und Funktionsgruppen

• bekannte Dienstgrade, Funktionen und erforderliche Qualifikationen

• bei SPlan- oder ENB-Nutzung: festgelegte Merkmale für Datenaustausch und taktische Relevanz

Wichtiger Hinweis: Prüfen Sie bestehende Zuordnungen, bevor Sie Organisationen, Abteilungen, Funktionen oder Dienstgrade ändern oder deaktivieren.

Ablauf auf einen Blick

1. Organisationen und Abteilungen anlegen.

2. Dienstgrade, Funktionsgruppen und Funktionen definieren.

3. Taktische und dienstplanrelevante Merkmale festlegen.

4. Rollen und Vorlagen konfigurieren.

5. Personen den passenden Stammdaten und Zeiträumen zuordnen.

6. Schutzausrüstungs- und Expositionsdaten kontrolliert pflegen.

7. Auswirkungen in SPlan, ENB und Auswertungen prüfen.

Organisationen

Der Bereich Organisationen im Personalstammblatt dient der Erfassung des Werdegangs Ihres Personals.

Erfassung des Werdegangs

Hinterlegung:

• Hier können Namen von Einrichtungen hinterlegt werden, für die Ihr Personal tätig ist/war.

• Vollständige Dokumentation der beruflichen Laufbahn

• Historische Nachverfolgbarkeit

Berechnung der Zugehörigkeitsdauer:

• Aus diesen Angaben lässt sich die Dauer der Zugehörigkeit der jeweiligen Person berechnen.

• Dies ist besonders nützlich für die Ermittlung von Dienstjubiläen.

• Automatische Berechnung der Dienstzeit

Verwendungszwecke:

• Planung von Ehrungen und Jubiläen

• Personalstatistiken

• Nachweis von Berufserfahrung

• Dokumentation der Organisationszugehörigkeit

Integration in die Dienstplanung (SPlan)

Falls Sie das Dienstplanungsmodul SPlan in Verbindung mit dem Personalverzeichnis nutzen, ist dieser Bereich für den Datenaustausch relevant.

Datenaustausch festlegen

Die Ansicht zeigt die Organisationen und die Merkmale für den Datenaustausch mit SPlan. Prüfen Sie die Auswahl, bevor Organisationsdaten übertragen werden.

Checkbox SPlan:

Über die Checkbox SPlan können Sie festlegen, welche dieser Stammdaten für den Datenaustausch mit dem SPlan-Modul verwendet werden sollen.

• Selektive Datenfreigabe für die Dienstplanung

• Kontrollierte Synchronisation

Funktionsweise:

• Markierte Organisationsdaten werden an SPlan übertragen

• Automatische Aktualisierung bei Änderungen

• Nahtlose Integration zwischen den Modulen

Vorteile:

• Vermeidung von Doppelerfassungen

• Konsistente Datenhaltung

• Effiziente Dienstplanung

Weitere taktische Bereiche

Dienstgrade

Verwaltung und Zuordnung von Dienstgraden zum Personal.

Funktionen:

Erfassung der taktischen Funktionen und Qualifikationen.

Abteilungen:

Zuordnung zu organisatorischen Einheiten und Abteilungen.

Schutzausrüstungseinsätze:

Dokumentation von Einsätzen mit besonderer Schutzausrüstung.

Vorteile:

• Vollständige Dokumentation: Lückenloser Werdegang

• Automatische Berechnung: Dienstzeiten und Jubiläen

• Integration: Nahtlose Anbindung an SPlan

• Flexibilität: Selektiver Datenaustausch

• Effizienz: Zentrale Datenhaltung

• Nachverfolgbarkeit: Historische Daten verfügbar

Abteilungen

Eine Organisationseinheit (z. B. die Feuerwehr Musterhausen) kann in verschiedene Abteilungen untergliedert werden, um die interne Struktur abzubilden.

Beispiele für Abteilungen.

Typische Abteilungen umfassen:

• Wachabteilungen

• Jugendfeuerwehr

• Alters- und Ehrenabteilungen

• Spielmannszug

• Weitere organisationsspezifische Abteilungen.

Zweck:

• Strukturierung der Organisation

• Klare Zuordnung von Personal

• Abbildung der Organisationshierarchie

• Grundlage für Berichtswesen und Statistiken

Taktische und Planungsrelevanz festlegen

Der Abteilungsdialog enthält die organisatorischen und taktischen Merkmale, die für SPlan und ENB ausgewertet werden können.

Checkbox: Taktisch Relevant

• Diese Einstellung kennzeichnet Abteilungen, deren Personal direkt an Einsätzen teilnimmt.

• Filterung für einsatzrelevante Prozesse.

Checkbox: SPlan

• Legt fest, welche Abteilungen für die Dienstplanung im Dienstplanungsmodul SPlan berücksichtigt werden sollen.

• Steuerung des Datenaustausche mit SPlan.

Bedeutung der Checkbox Taktisch relevant

Die Markierung "Taktisch relevant" ist nur für das optionale Modul LIS SP Einsatznachbearbeitung (ENB) relevant.

Taktisch relevant

Abteilungen, deren Personal aktiv an Einsätzen teilnimmt:

Beispiele:

• Personen des Rettungsdienstes

• Leitende Notärzte

• Einsatzabteilung der Feuerwehr

• Weitere einsatztaktische Funktionen

Nicht taktisch relevant

Abteilungen, deren Personal nicht direkt im Einsatzgeschehen tätig ist:

Beispiele:

• Sachverständige

• Mitglieder der Altersabteilung

• Ehrenabteilung

• Verwaltungspersonal

Filterung in der ENB:

Da eine Person Mitglied in mehreren Abteilungen sein kann, filtert die ENB die Anzeige:

Funktionsweise:

In den Einsatzprozessen werden nur Personen berücksichtigt, die als taktisch relevant gekennzeichnet sind.

• Vermeidung von irrelevanten Personeneinträgen in Einsatzdokumentationen

• Übersichtlichere Einsatznachbearbeitung

Archivierung

Informationen zur Verwendung des Features Archivierung finden Sie im gleichnamigen Themenfeld.

Vorteile der taktischen Stammdaten

• Strukturierung: Klare organisatorische Gliederung

• Flexibilität: Mehrfachmitgliedschaften möglich

• Integration: Anbindung an SPlan und ENB

• Filterung: Zielgerichtete Anzeige nach Relevanz

• Effizienz: Optimierte Einsatzbearbeitung

• Übersichtlichkeit: Klare Zuordnung von Personal

Abteilungsübersicht

Die Übersicht der Abteilungen bietet über das Rechtsklick-Menü erweiterte Optionen zur Anzeige und Verwaltung des Personals.

Option „Übersicht“

Zugriff auf das Rechtsklick Menü

Wenn Sie mit der rechten Maustaste eine Abteilung auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster mit den Optionen Übersicht und Rollen.

Anzeige des Abteilungspersonals

Durch die Auswahl von "Übersicht" wird Ihnen das gesamte Personal dieser Abteilung angezeigt.

Angezeigte Informationen:

• Eintrittsdatum der jeweiligen Person

• Name und weitere Stammdaten

• Zugehörigkeitsdauer

• Weitere relevante Details

Zugriff auf persönliche Daten

Zudem haben Sie von hier aus die Möglichkeit, auf die persönlichen Daten der einzelnen Mitarbeiter zuzugreifen.

Funktionen:

• Direkter Zugriff auf Personalstammblätter

• Schnelle Navigation zu Detailinformationen

• Effiziente Personalverwaltung

Rollen der Teamleitung anzeigen

Sie können die Rollen der Teamleitung direkt in die Gesamtübersicht der Abteilungen integrieren, um schnell einen Überblick zu erhalten.

Vorgehensweise

Die Spaltenauswahl erweitert die Abteilungsübersicht um Teamleitung und stellvertretende Teamleitung.

• Spaltenauswahl: Führen Sie einen Rechtsklick im Spaltenkopf der Übersicht aus.

• Das Spaltenauswahlmenü öffnet sich.

• Drag & Drop: Hier können Sie die Rollen der Teamleitung/stellvertretenden Teamleitung per Drag & Drop in den Spaltenkopf.

• Ziehen Sie die gewünschte Rolle an die gewünschte Position.

• Ergebnis: Die Teamleitung/stellvertretende Teamleitung wird dann in der Gesamtübersicht für alle Abteilungen dargestellt.

• Übersichtliche Darstellung der Führungsstruktur.

Hinweis: Mehr Details zu den Rollen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt.

Vorteile:

• Schneller Überblick: Gesamtes Abteilungspersonal auf einen Blick

• Flexible Ansicht: Anpassbare Spaltenanzeige

• Führungsstruktur: Teamleitung direkt erkennbar

• Direktzugriff: Schnelle Navigation zu Personaldetails

• Effizienz: Weniger Klicks für häufige Aufgaben

• Anpassbarkeit: Individuelle Konfiguration der Übersicht

Rollenvergabe in Abteilungen

Jede Person in Ihrer Abteilung kann die Rolle des Teamleiters oder des stellvertretenden Teamleiters übernehmen.

Dialog "Abteilungsrollen verwalten" öffnen

Der Dialog dient zur zeitbezogenen Besetzung und Historisierung von Abteilungsrollen.

1. Gehen Sie ähnlich vor wie in der Abteilung Übersicht beschrieben.

2. Wählen Sie die gewünschte Abteilung aus (z. B. per Rechtsklick) und wählen Sie im Dialog die Option "Rollen" aus.

3. Dies öffnet den Dialog "Abteilungsrollen für ... verwalten" zur weiteren Bearbeitung.

Erste Besetzung

Wenn Sie die Abteilungsrollen zum ersten Mal besetzen, sehen Sie ein Beispiel, das Informationen darüber enthält, wann Ihre Abteilung erstmalig besetzt wurde. Es wird auch darauf hingewiesen, dass beide Rollen derzeit unbesetzt sind.

Angezeigte Informationen:

• Wann Ihre Abteilung erstmalig besetzt wurde

• Hinweis, dass beide Rollen derzeit unbesetzt sind

• Platzhalter für zukünftige Rollenzuweisungen

Rolle auswählen und Person zuweisen

Rollenzuweisung starten

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um eine neue Rollenzuweisung zu starten:

Optionen:

• Über den Button "Hinzufügen" links im Dialog.

• Über den Button rechts neben "Hinzufügen".

• Direkt im Dialog bei der Teamleitung/stellvertretenden Teamleitung selbst.

Person zuweisen

1. Dropdown öffnen: Klicken Sie auf das ▼ (Dropdown-Pfeil) neben dem Textfeld Person".

2. Personalübersicht: Ihnen wird eine Personalübersicht Ihrer Abteilung angezeigt.

3. Auswahl treffen: Wählen Sie nun die gewünschte(n) Person(en) für die Rollenvergabe aus.

Zeitraum festlegen und speichern

1. Zeitraum eingeben:Geben Sie den zu besetzenden Zeitraum (von - bis) für die Rolle ein.

2. Übernehmen: Klicken Sie auf Übernehmen.

3. Speicherung: Dadurch werden alle zuvor gemachten Eingaben gespeichert.

Hinweis: Die Zeitraumangabe ermöglicht die historische Nachverfolgung von Rollenwechseln.

Abrufbarkeit der gespeicherten Angaben

Die gespeicherten Rollenzuweisungen sind nun an mehreren Stellen abrufbar und bearbeitbar:

• Rollendialog: Unter Besetzung der Abteilungsrolle(n) im Rollendialog selbst.

• Abteilungsübersicht: In der Übersicht aller Abteilungen.

• Abteilungsdialog: In dem Übersichtsdialog der jeweiligen Abteilung.

• Personalverwaltung:In der Verwaltung unter Personaldaten-Einsatz-Abteilungen.

Vorteil: Zentrale Datenhaltung mit mehreren Zugangspunkten für flexible Verwaltung.

Vorteile:

• Flexibilität: Mehrere Wege zur Rollenvergabe

• Zeitbezug: Historische Nachverfolgung durch Zeiträume

• Mehrfachzugriff: Rollendaten an verschiedenen Stellen verfügbar

• Übersichtlichkeit: Klare Führungsstruktur erkennbar

• Verwaltung: Einfache Bearbeitung und Aktualisierung

• Dokumentation: Vollständige Rollenhistorie

Dienstgrade verwalten

In diesem Bereich legen Sie die Dienstgrade fest, die in Ihrer Organisation verwendet werden, und verknüpfen sie mit den entsprechenden finanziellen und administrativen Daten.

Dienstgrade definieren

Hier können Sie die Dienstgrade zusammen mit ihren folgenden Merkmalen definieren:

Im Dienstgraddialog werden Kürzel, Langbezeichnungen und gegebenenfalls Besoldungsgruppen gepflegt.

Erfassbare Merkmale:

• Abkürzung des Dienstgrades

• Beispiel: FM für Feuerwehrmann

• Beispiel: HFM für Hauptfeuerwehrmann

• Beispiel: LM für Löschmeister

Bezeichnungen (Langbezeichnungen):

• Vollständige Bezeichnung des Dienstgrades

Beispiel: Feuerwehrmann, Oberbrandmeister, Hauptbrandmeister

• Verwendung in offiziellen Dokumenten

Besoldungsgruppen:

• Verknüpfung mit finanziellen Daten

• Zuordnung zu Gehaltsstufen

• Grundlage für Entschädigungsberechnungen

• Beispiel: A7, A8, A9 (öffentlicher Dienst)

Beispiele für Dienstgrade

Verwendung

Einsatzbereiche:

• Personalverwaltung

• Entschädigungsberechnung

• Einsatzdokumentation

• Dienstplanung

• Organisationsstruktur

• Berichtswesen

Integration:

• Verknüpfung mit Personalstammdaten

• Automatische Zuordnung zu Besoldung

• Verwendung in Auswertungen und Statistiken

Vorteile:

• Strukturierung: Klare Hierarchie in der Organisation

• Automatisierung: Verknüpfung mit Besoldungsdaten

• Standardisierung: Einheitliche Verwendung von Abkürzungen

• Flexibilität: Organisationsspezifische Anpassung

• Effizienz: Schnelle Erfassung durch Kürzel

• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen an einem Ort

Dienstgrade Besoldungsgruppen zuweisen

Im Dialog Dienstgrad bearbeiten weisen Sie den Dienstgrad einer Besoldungsgruppe zu. Dies ist essenziell für die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Ermittlung von Aufwandsentschädigungen.

Besoldungsgruppe zuordnen

Vorgehensweise:

1. Dialog öffnen: Öffnen Sie den Dialog "Dienstgrad bearbeiten"

2. Besoldungsgruppe auswählen: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die passende Besoldungsgruppe

3. Speichern: Bestätigen Sie die Zuweisung

Zweck:

• Automatische Berechnung von Gehältern

• Ermittlung von Aufwandsentschädigungen

• Finanzielle Auswertungen

• Personalkosten-Planung

Besoldungsgruppe anpassen

Sollte eine gewünschte Besoldungsgruppe nicht in der Auswahlliste vorhanden sein oder deren Bezeichnung geändert werden müssen, können Sie dies über das X-Symbol rechts neben dem Textfeld der Besoldungsgruppe anpassen.

Funktionen:

• Neue Besoldungsgruppe hinzufügen: Falls nicht in der Liste vorhanden

• Bezeichnung ändern: Anpassung bestehender Besoldungsgruppen

• Besoldungsgruppen verwalten: Zentrale Verwaltung aller Besoldungsgruppen

Vorteil: Flexible Anpassung an organisationsspezifische Anforderungen ohne separate Verwaltungsoberfläche.

Verwendung:

Einsatzbereiche:

• Personalverwaltung

• Entschädigungsberechnung

• Einsatzdokumentation

• Dienstplanung

• Organisationsstruktur

• Berichtswesen

• Lohn- und Gehaltsabrechnung

Integration:

• Verknüpfung mit Personalstammdaten

• Automatische Zuordnung zu Besoldung

• Verwendung in Auswertungen und Statistiken

• Grundlage für finanzielle Berechnungen

Vorteile Übersicht

• Strukturierung: Klare Hierarchie in der Organisation

• Automatisierung: Verknüpfung mit Besoldungsdaten

• Standardisierung: Einheitliche Verwendung von Abkürzungen

• Flexibilität: Organisationsspezifische Anpassung möglich

• Effizienz: Schnelle Erfassung durch Kürzel

• Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen an einem Ort

• Finanzintegration: Direkte Verknüpfung mit Abrechnungssystemen

Wichtiger Hinweis zur exakten Bezeichnung

Wichtiger Hinweis: Eine exakte Bezeichnung der Dienstgrade (m, w) ist besonders wichtig für die Konsistenz und Filterfähigkeit im gesamten System.

Verwendung im System

Diese Bezeichnungen werden später unter anderem hier verwendet:

Listen:

• In den Listen der Funktionen, Ausbildungen und Dienstgrade selbst

• Relevant für die Filterung nach Dienstgradbezeichnung (m,w,).

Reporte:

• Für die Erstellung von offiziellen Dokumenten (z. B. Anschreiben)

• Unter Qualifikationen bei den Auszeichnungen.

• Korrekte Anrede in Schriftverkehr

• Gesundheitsmanagement:

• In den Untersuchungen und deren Zertifikate (optional):

• Personalisierte medizinische Dokumente

• Gesetzeskonforme Dokumentation

Best Practice

Empfohlene Vorgehensweise:

• Legen Sie Dienstgrade mit geschlechtsspezifischen Bezeichnungen an:

• Feuerwehrmann (m)

• Feuerwehrfrau (w)

• Alternativ: Geschlechtsneutrale Bezeichnungen wie "Feuerwehrangehörige/r"

• Achten Sie auf konsistente Schreibweise

• Einheitliche Groß-/Kleinschreibung

• Einheitliche Formatierung

*Einheitliche Verwendung von Bindestrichen

• Prüfen Sie vor dem Speichern:

• Rechtschreibung

• Vollständigkeit

• Eindeutigkeit der Bezeichnung

Funktionen

Der Bereich Funktionen im System dient dazu, die vielfältigen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu definieren und zu verwalten, die Ihre Mitarbeiter innerhalb der Organisation wahrnehmen.

Bedeutung von Funktionen

Vielfältigkeit

Die definierten Funktionen sind sehr vielfältig und umfassen:

Operative Aufgaben im Einsatz:

• Gruppenführer: Leitung einer Gruppe im Einsatz

• Maschinist: Bedienung von Fahrzeugen und Pumpen

• Atemschutzgeräteträger: Einsatz unter Atemschutz

• Truppführer: Führung eines Trupps

• Einsatzleiter: Gesamtleitung des Einsatzes

Administrative Tätigkeiten im Hintergrund:

• Gerätewart: Wartung und Pflege der Ausrüstung

• Jugendfeuerwehr-Betreuer: Betreuung der Jugendabteilung

• Schriftführer: Protokollführung und Dokumentation

• Kassenwart: Finanzielle Verwaltung

• Ausbildungsbeauftragter: Planung und Koordination von Ausbildungen

Zuordnung

Zweck:

• Über diese Funktionen ordnen Sie Ihren Mitarbeitern die entsprechenden Rollen und Qualifikationen zu

• Klare Definition von Verantwortlichkeiten

• Strukturierung der Organisationsabläufe

Nutzen im System

Die korrekte Definition und Zuordnung von Funktionen ist entscheidend für:

1. Einsatzplanung und Alarmierung

Anwendung:

• Gezielte Alarmierung nach benötigten Qualifikationen

• Automatische Auswahl geeigneter Einsatzkräfte

• Sicherstellung der erforderlichen Funktionsbesetzung

• Optimale Fahrzeugbesetzung

Beispiel: Bei einem Atemschutzeinsatz werden automatisch nur Atemschutzgeräteträger alarmiert.

2. Ausbildungsplanung

Anwendung:

• Ermittlung von Qualifikationslücken

• Bedarfsorientierte Schulungsplanung

• Überblick: "Wer benötigt welche Qualifikation?"

• Rechtzeitige Planung von Nachschulungen

Beispiel: Das System erkennt, dass nur 5 Atemschutzgeräteträger verfügbar sind und empfiehlt weitere Ausbildungen.

3. Berichterstattung und statistische Auswertung

Anwendung:

• Auswertung der Funktionsbesetzung

• Personalstatistiken nach Qualifikationen

• Nachweis gegenüber Behörden

• Bedarfsanalysen für Personalplanung

Beispiel: Jahresbericht mit Übersicht aller ausgebildeten Funktionsträger.

Erfassung von Funktionen

Vorgehensweise:

1. Funktion anlegen: Definieren Sie neue Funktionen mit Kürzel und Langbezeichnung

2. Qualifikationen hinterlegen: Verknüpfen Sie Funktionen mit erforderlichen Ausbildungen

3. Personen zuordnen: Weisen Sie Funktionen den entsprechenden Mitarbeitern zu

4. Zeiträume festlegen: Definieren Sie Gültigkeitszeiträume für Funktionszuordnungen

Beispiele für Funktionen

Vorteile:

• Strukturierung: Klare Rollen und Verantwortlichkeiten

• Einsatzoptimierung: Gezielte Alarmierung nach Qualifikation

• Ausbildungsplanung: Bedarfsorientierte Schulungen

• Qualitätssicherung: Nachweis erforderlicher Qualifikationen

• Compliance: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

• Transparenz: Übersicht über verfügbare Qualifikationen

• Effizienz: Automatisierte Prozesse basierend auf Funktionen

Funktionen hinzufügen und verwalten

Die Funktionsverwaltung beginnt mit der Definition und Kategorisierung der verschiedenen Funktionsgruppen. Eine solche Gruppierung (z. B. die Gruppe „Rettungsdienst“) fasst ähnliche Rollen zusammen und dient als Vorlage für die spezifischen Funktionen.

Funktionsgruppen anlegen:

Für jede Funktionsgruppe werden spezifische Daten hinterlegt, die später für die Erstellung der eigentlichen Funktionen verwendet werden.

Der Funktionsdialog verbindet Funktionsgruppe, Bezeichnung, Kürzel und weitere Merkmale der Funktion.

Vorgehensweise:

• Gruppe auswählen: Wählen Sie die entsprechende Gruppe (Funktionsgruppen), zum Beispiel die Gruppe Rettungsdienst, aus dem Dropdown-Menü aus oder legen Sie eine neue Gruppe an..

• Parameter vergeben: Vergeben Sie in den Textfeldern Kürzel und Bezeichnung (feminin) eindeutige Parameter. Beispiel: Für eine Funktion wie Atemschutzgerätewart vom Dienst könnte das Kürzel „AGWvd“ verwendet werden. Dies erleichtert die Identifizierung und Verwaltung.

• Beschreibung der Tätigkeiten: Erstellen Sie eine Beschreibung oder Definition der spezifischen Tätigkeiten, die mit dieser Funktionsgruppe verbunden sind. Dies umfasst die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten, die von den Mitgliedern dieser Gruppe übernommen werden. Ermöglicht klare Abgrenzung der Aufgabenbereiche.

• Dienst zuweisen: Wählen Sie den Dienst aus, für den die Funktionsgruppe gelten soll. Beispiele "Rettungsdienst", "Freiwillige Feuerwehr".

• Zuordnung zu organisatorischen Einheiten

Nutzen der Funktionsgruppen:

Die so erfassten Informationen zu Funktionsgruppen werden im weiteren Verlauf für die Erstellung der Funktionen genutzt. Dies ermöglicht eine effiziente Zuordnung von spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation.

Vorteile der Gruppierung:

• Strukturierung: Zusammenfassung ähnlicher Funktionen

• Wiederverwendbarkeit: Funktionsgruppen dienen als Vorlagen

• Effizienz: Schnellere Erstellung neuer Funktionen

• Übersichtlichkeit: Bessere Organisation der Funktionen

• Konsistenz: Einheitliche Definitionen innerhalb einer Gruppe

Beispiele für Funktionsgruppen

Rettungsdienst

Funktionsgruppe: Rettungsdienst

Kürzel: RD

Beschreibung: Alle Funktionen im Bereich der notfallmedizinischen Versorgung

Zugeordnete Funktionen:

• Notfallsanitäter (NFS)

• Rettungsassistent (RA)

• Rettungssanitäter (RS)

• Notarzt (NA)

Atemschutz

Funktionsgruppe: Atemschutz

Kürzel: AS

Beschreibung: Funktionen im Bereich Atemschutz und Gerätewartung

Zugeordnete Funktionen:

• Atemschutzgeräteträger (AGT)

• Atemschutzgerätewart (AGW)

• Atemschutzgerätewart vom Dienst (AGWvd)

Führung

Funktionsgruppe: Führung

Kürzel: FÜ

Beschreibung: Alle Führungsfunktionen im Einsatz

Zugeordnete Funktionen:

• Gruppenführer (GF)

• Zugführer (ZF)

• Einsatzleiter (EL)

• Verbandsführer (VF)

Vorteile:

• Systematische Organisation: Strukturierte Verwaltung aller Funktionen

• Zeitersparnis: Schnelles Anlegen neuer Funktionen auf Basis von Gruppen

• Klarheit: Eindeutige Zuordnung von Tätigkeiten

• Standardisierung: Einheitliche Erfassung ähnlicher Funktionen

• Flexibilität: Anpassung an organisationsspezifische Anforderungen

• Nachvollziehbarkeit: Klare Beschreibung der Verantwortlichkeiten

Taktische und Verwaltungsfunktionen

Das System ermöglicht es Ihnen, sowohl taktische Funktionen (Einsatzrollen) als auch Verwaltungsfunktionen (Hintergrundrollen) zu erstellen und zu verwalten, wobei jedem Mitarbeiter mehrere Funktionen zugeordnet werden können.

Taktische Funktionen

Dies sind die Rollen, die direkt in Einsatzszenarien relevant sind.

Beispiele:

• Gruppenführer (GF): Leitung einer taktischen Gruppe im Einsatz

• Maschinist (MA): Bedienung von Fahrzeugen und Pumpen

• Atemschutzgeräteträger (AGT): Einsatz unter Atemschutz

• Truppführer (TF): Führung eines Trupps

• Einsatzleiter (EL): Gesamtleitung des Einsatzes

• Zugführer (ZF): Führung eines Zuges

Merkmale:

• Direkte Relevanz für Einsatzdokumentation

• Erscheinen im Einsatzbericht

• Erfordern spezifische Qualifikationen

• Einsatzrelevante Alarmierung

Verwaltungsfunktionen

Dies sind die Funktionen, die administrative Aufgaben im Hintergrund wahrnehmen.

Beispiele:

• Sekretariat: Büroverwaltung und Schriftverkehr

• Gerätewart: Wartung und Pflege der Ausrüstung

• Ausbilder: Schulung und Ausbildung

• Kassenwart: Finanzielle Verwaltung

• Jugendfeuerwehrwart: Betreuung der Jugendabteilung

• Schriftführer: Protokollführung

Merkmale:

• Keine direkte Einsatzrelevanz

• Erscheinen nicht im Einsatzbericht

• Administrative Verantwortung

• Organisatorische Aufgaben

Wichtige Unterscheidung im Einsatzbericht:

Es ist entscheidend, Funktionen korrekt als Verwaltung zu markieren, da dies die Auswahl im Einsatzbericht steuert:

Einsatzbericht-Filterung

Funktionsweise:

• Funktionen, die als Verwaltung markiert sind, werden im Modul Einsatzbericht nicht zur Auswahl angeboten

• Dies gilt, wenn Sie die Angaben einer Person im Einsatzbericht als „im Einsatz als …" ergänzen

Zweck:

Diese Unterscheidung stellt sicher, dass bei der Dokumentation eines Einsatzes nur die tatsächlich einsatzrelevanten, taktischen Rollen zur Auswahl stehen, was die Genauigkeit der Berichterstattung erhöht.

Vorteile:

• Übersichtlichkeit: Keine Verwirrung durch irrelevante Funktionen

• Genauigkeit: Präzise Einsatzdokumentation

• Effizienz: Schnellere Auswahl der richtigen Funktion

• Compliance: Korrekte Berichterstattung

Mehrfachzuordnung

Flexibilität:

• Jedem Mitarbeiter können mehrere Funktionen zugeordnet werden

• Sowohl taktische als auch Verwaltungsfunktionen gleichzeitig möglich

Beispiel:

Ein Mitarbeiter kann gleichzeitig sein:

• Gruppenführer* (taktisch)

• Atemschutzgeräteträger (taktisch)

• Gerätewart (Verwaltung)

• Ausbilder(Verwaltung)

Anwendung:

• Im Einsatzbericht stehen nur Gruppenführer und AGT zur Auswahl

• In der Personalübersicht werden alle vier Funktionen angezeigt

• Für administrative Prozesse sind alle Funktionen relevant

Konfiguration

Funktion als Verwaltung markieren

Vorgehensweise:

1. Funktion bearbeiten: Öffnen Sie den Dialog zur Funktionsbearbeitung

2. Checkbox "Verwaltung": Aktivieren Sie die Checkbox für Verwaltungsfunktionen

3. Speichern: Bestätigen Sie die Einstellung

Wichtig: Diese Einstellung sollte bei der Erstanlage korrekt gesetzt werden, um spätere Korrekturen zu vermeiden.

Übersicht: Taktisch vs. Verwaltung

Vorteile:

• Klare Trennung: Einsatz- und Verwaltungsrollen klar unterschieden

• Präzise Dokumentation: Nur relevante Funktionen im Einsatzbericht

• Flexibilität: Mehrere Funktionen pro Person möglich

• Effizienz: Schnellere Auswahl durch Filterung

• Vollständigkeit: Alle Rollen einer Person dokumentiert

• Genauigkeit: Korrekte Berichterstattung gewährleistet

Diese Unterscheidung stellt sicher, dass bei der Dokumentation eines Einsatzes nur die tatsächlich einsatzrelevanten, taktischen Rollen zur Auswahl stehen, was die Genauigkeit der Berichterstattung erhöht.

Datenaustausch mit SPlan

Um Funktionen erfolgreich mit dem externen Dienstplanungsmodul SPlan austauschen zu können, müssen spezifische Kriterien bei der Erfassung und Konfiguration beachtet werden.

Die wichtigste Voraussetzung für einen korrekten Datenaustausch ist die Identität der Kürzel:

• Die Kürzel (maximal 7-stellig) der Funktionsbezeichnungen müssen mit denen im SPlan identisch sein.

• Abweichungen führen zu Synchronisationsproblemen

• Groß- und Kleinschreibung beachten

Beispiel:

• Personalverzeichnis: "GF" → SPlan: "GF" (korrekt)

• Personalverzeichnis: "GF" → SPlan: "Gruf" (Fehler!)

Erfassung und Aktivierung:

Die notwendigen Einstellungen nehmen Sie im Dialog Funktion hinzufügen vor:

1. Kürzel festlegen: Erfassen Sie das Kürzel (max. 7 Zeichen).

• Erfassen Sie die Bezeichnung der neuen Funktion.

• Stellen Sie sicher, dass das Kürzel mit SPlan übereinstimmt

2. Checkbox "SPlan" aktivieren: Wählen Sie die Checkbox SPlan aus.

• Diese teilt dem System mit, dass diese Funktion für den Datenaustausch mit der Dienstplanung relevant ist.

• Nur markierte Funktionen werden synchronisiert.

3. Checkbox "Verwaltung" festlegen: Wählen Sie die Checkbox Verwaltung aus, sofern die Funktion eine reine Verwaltungstätigkeit darstellt.

• Diese Funktionen werden nicht taktisch im Einsatzbericht verwendet.

4. Dienst-Relevanz: Die Auswahl beider Checkboxen erfolgt nur, sofern diese Einträge für die jeweiligen Dienste relevant sind.

Konfigurationsübersicht

Nutzen der Übernahme

Die korrekte Übernahme der Funktionen in den SPlan ist entscheidend für die Dienstplanung:

Vorteile der Integration

1. Qualifikationsbasierte Einsatzplanung:

• Sicherstellt, dass bei der Erstellung von Schichtrhythmen die Mitarbeiter je nach Tätigkeit/Aufgabenbereich eingesetzt werden

• Automatische Berücksichtigung der Qualifikationen

2. Rollengerechte Dienstvergabe:

• Mitarbeiter können somit gemäß ihren Qualifikationen und Rollen ihren Dienst ausführen oder erledigen

• Optimale Besetzung aller Funktionen

3. Effiziente Dienstplanung:

• Zentrale Datenhaltung vermeidet Doppelerfassungen

• Änderungen im Personalverzeichnis werden automatisch übernommen

• Konsistente Daten in beiden Systemen

Häufige Fehler und Lösungen

Vorteile:

• Automatisierung: Kein manueller Datenabgleich notwendig

• Konsistenz: Identische Daten in beiden Systemen

• Effizienz: Zentrale Datenpflege im Personalverzeichnis

• Qualitätssicherung: Nur qualifiziertes Personal eingeplant

• Zeitersparnis: Keine Doppelerfassung

• Fehlerminimierung: Synchrone Datenhaltung

• Flexibilität: Selektive Auswahl relevanter Funktionen

Vorlage hinzufügen

Mit der Erstellung von Vorlagen können Sie spezifische Sätze von Funktionen oder Berechtigungen für bestimmte Tätigkeitsbereiche definieren.

Vorlage definieren

Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen der den Inhalt oder Zweck klar beschreibt.

Beispiele für Vorlagennamen:

• Fahrgenehmigungen: Sammlung aller Fahrberechtigungen

• Atemschutz-Komplett: Alle Atemschutz-Funktionen

• Führungskräfte: Standard-Funktionen für Führungspersonal

• Jugendfeuerwehr-Betreuer: Funktionsset für JF-Betreuung

• Gerätewarte: Alle Wartungs- und Prüffunktionen

Zweck:

• Schnelle Zuweisung mehrerer Funktionen auf einmal

• Standardisierung häufig genutzter Funktionskombinationen

• Zeitersparnis bei der Personalerfassung

Tätigkeitszuordnung wählen

Die Vorlage bündelt wiederkehrende Funktionen und Zuordnungen für eine standardisierte Übernahme.

• Wählen Sie anschließend aus dem Dropdown-Menü die passende Tätigkeitszuordnung aus, für die diese Vorlage gedacht ist:

Beruflich: Für hauptberufliches Personal

• Beispiel: Berufsfeuerwehr, Rettungsdienst

• Funktionen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit ausgeführt werden

Freiwillig: Für ehrenamtlich tätige Personen

• Beispiel: Freiwillige Feuerwehr

• Funktionen im ehrenamtlichen Bereich

Keine: Keine spezifische Zuordnung

• Allgemein verwendbare Vorlagen

• Flexibel einsetzbar

Beruflich und freiwillig: Für beide Tätigkeitsbereiche relevant

• Gemischte Verwendung

• Universelle Funktionssets

Dienst zuweisen

• Abschließend haben Sie die Möglichkeit, den Dienst auszuwählen, für den diese Vorlage gelten soll.

Beispiele für Dienste:

• Werkfeuerwehr

• Rettungsdienst

• Freiwillige Feuerwehr

Fokus:

• Zuordnung zu organisatorischen Einheiten

• Einschränkung der Sichtbarkeit auf relevante Bereiche

• Klare Strukturierung nach Zuständigkeiten

Sichtbarkeit und Relevanz

Wichtig:Die Funktionen, Funktionsgruppen und Vorlagen sind dann nur in den Diensten sichtbar, für die Sie diese explizit ausgewählt und zugewiesen haben.

Vorteile:

• Klare Trennung: Konfigurationen je nach Zuständigkeitsbereich getrennt

• Übersichtlichkeit: Nur relevante Vorlagen werden angezeigt

• Fehlerminimierung: Keine Verwechslung zwischen verschiedenen Diensten

• Benutzerfreundlichkeit: Reduzierte Auswahllisten

Beispiel:

• Vorlage "Rettungsdienst-Führungskraft" ist nur im Dienst "Rettungsdienst" sichtbar

• Vorlage "Werkfeuerwehr-Maschinist" erscheint nur im Dienst "Werkfeuerwehr"

Best Practices

Empfehlungen

• Verwenden Sie eindeutige, selbsterklärende Namen

• Erstellen Sie Vorlagen für häufig wiederkehrende Funktionssets

• Überprüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Vorlagen

• Dokumentieren Sie den Zweck der Vorlage

• Vermeiden Sie zu viele ähnliche Vorlagen

Zu vermeiden

• Unklare Bezeichnungen wie "Vorlage1", "Test"

• Zu allgemeine Vorlagen ohne klaren Zweck

• Vorlagen mit veralteten oder nicht mehr verwendeten Funktionen

• Mehrere fast identische Vorlagen

Verwaltung von Vorlagen

Bearbeiten:

• Vorlagen können nachträglich angepasst werden

• Funktionen hinzufügen oder entfernen

• Änderungen wirkensich auf zukünftige Zuweisungen aus

Löschen:

• Ungenutzte Vorlagen können gelöscht werden

• Bereits zugewiesene Funktionen bleiben beim Personal erhalten

Versionierung:

• Bei größeren Änderungen ggf. neue Vorlage anlegen

• Alte Vorlage für Dokumentationszwecke behalten

Vorlagen hinzufügen

Mit Vorlagen können Sie mehrere Funktionen gebündelt zuweisen, anstatt sie einzeln zu erfassen. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass keine Funktionen vergessen werden.

Vorlage erstellen

1. Namen vergeben:

• Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein

• Beispiele: "Fahrgenehmigungen", "Gruppenführer-Komplett", "Atemschutz-Voll"

2. Tätigkeitszuordnung wählen:

• Beruflich: Für hauptberufliches Personal

• Freiwillig: Für ehrenamtlich Tätige

• Keine: Allgemein verwendbar

• Beruflich und freiwillig: Für beide Bereiche

3. Dienst zuweisen:

• Wählen Sie den Dienst aus (z. B. Werkfeuerwehr, Rettungsdienst)

• Vorlagen sind nur im zugewiesenen Dienst sichtbar

Vorlagenelemente zuordnen

Vorgehensweise:

• Klicken Sie auf den Button Vorlagenelemente zuordnen, um den Dialog zur Auswahl der Funktionen zu öffnen.

• Wählen Sie die gewünschten Funktionen per Checkbox aus.

• Klicken Sie auf Übernehmen

Ergebnis: Die ausgewählten Funktionen sind jetzt Teil der Vorlage und werden bei Zuweisung automatisch mit vergeben.

Praktischer Nutzen

Beispiel: Gruppenführer-Komplett

Wenn Sie einer Person die Vorlage Gruppenführer-Komplett zuweisen, erhält sie automatisch:

• Gruppenführer

• Truppführer

• Sprechfunker

• Atemschutzgeräteträger

• Erste Hilfe

Vorteil: Anstatt 5 einzelne Funktionen manuell zuzuweisen, genügt 1 Klick.

Beispiele für Vorlagen

Anwendung

Vorlage verwenden:

1. Öffnen Sie das Personalstammblatt

2. Navigieren Sie zu Funktionen

3. Wählen Sie Vorlage zuweisen

4. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus

5. Alle Funktionen werden automatisch zugewiesen

Empfehlungen:

• Eindeutige, selbsterklärende Namen verwenden

• Logisch zusammengehörige Funktionen gruppieren

• Vorlagen für häufig wiederkehrende Funktionssets erstellen

• Regelmäßig auf Aktualität prüfen

Vermeiden:

• Unklare Namen wie "Vorlage1"

• Zu viele ähnliche Vorlagen

• Veraltete oder nicht mehr verwendete Funktionen

Wichtige Hinweise

Änderungen an Vorlagen:

• Änderungen wirken nur auf zukünftige Zuweisungen

• Bereits zugewiesene Funktionen bleiben unverändert

Löschen:

• Bereits zugewiesene Funktionen bleiben beim Personal erhalten

• Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn nicht mehr verwendet

Nutzen:

• Zeitersparnis: Mehrere Funktionen mit einem Klick

• Standardisierung: Einheitliche Funktionssets

• Fehlerminimierung: Keine vergessenen Funktionen

• Effizienz: Schnellere Personalerfassung

Schutzausrüstungseinsätze

Dieses Formular dient der zentralen Erfassung und Definition aller relevanten Gründe, die einen Schutzausrüstungseinsatz auslösen oder dokumentiert werden müssen.

Erfassung der Einsatzgründe

• Einsätze unter Atemschutz: Reale Einsätze mit Pressluftatmer

• CSA-Einsätze: Chemikalienschutzanzug im Einsatz

• Atemschutzübungsstrecke: Durchlaufen von Übungsstrecken

• Atemschutznotfalltraining: Spezielle Notfallübungen

• CSA-Übungen: Training mit Chemikalienschutzanzug

• Heißausbildung: Brandcontainer-Training

• Weitere: Je nach Bedarf Ihrer Organisation

Nutzen:

• Dokumentation der Belastung

• Nachweis von Übungen

• Grundlage für G26-Untersuchungen

• Einsatzstatistiken

Datenpflege:

Diese Daten können über den Dialog Schutzausrüstungs-Einsatzgrund hinzufügen in das System eingepflegt werden.

Vorgehensweise:

1. Dialog öffnen: "Schutzausrüstungs-Einsatzgrund hinzufügen"

2. Bezeichnung eingeben: Beschreibung des Einsatzgrundes

3. Kürzel vergeben: Abkürzung für Übersichten

4. Speichern: Einsatzgrund übernehmen

Beispiele:

Automatischer Datenaustausch:

Wenn Sie auch den Einsatzbericht (ENB) nutzen, werden die tatsächlichen Einsatzdaten, sofern dort freigegeben, automatisch als Einsatzgrund in das System übernommen.

• Die Einsatzdaten werden im ENB erfasst und freigegeben

• Es erfolgt eine automatische Übernahme als Einsatzgrund ins Personalverzeichnis

• Zuordnung zum entsprechenden Personal

• Es sind keine Doppelerfassungen notwendig

Verwendung:

Einsatzbereiche:

• Dokumentation der Atemschutzbelastung

• Nachweis für arbeitsmedizinische Vorsorge (G26)

• Statistische Auswertungen

• Belastungsprofile erstellen

• Planung von Nachuntersuchungen

Integration:

• Automatische Übernahme aus ENB

• Verwendung in Berichten und Statistiken

Bedeutung der ZED (Zentrale Expositionsdatenbank)

Die ZED (Zentrale Expositionsdatenbank) ist eine wichtige Datenbank, die zur zentralen Erfassung von Beschäftigten dient, die krebserzeugenden Stoffen ausgesetzt waren. Sie wird von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) als kostenloses Angebot bereitgestellt.

Die Hauptaufgaben der ZED sind:

• Unterstützung der Arbeitgeber: Sie hilft Arbeitgebern dabei, ihre Pflichten gemäß § 14 Absatz 3 Nr. 3 und 4 der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) zu erfüllen.

• Beweissicherung: Die ZED dient der Beweissicherung für mögliche Berufskrankheiten in einem späteren Feststellungsverfahren. Das bedeutet, wenn eine Berufskrankheit aufgrund des Kontakts mit krebserzeugenden Stoffen vermutet wird, können die in der ZED gespeicherten Daten als Nachweis dienen.

Aufbewahrungspflicht und Auszug für Beschäftigte

Diese Regelungen stellen sicher, dass alle relevanten gesundheitsbezogenen Daten über einen langen Zeitraum gesichert sind und den betroffenen Personen zugänglich gemacht werden.

1. Aufbewahrungspflicht:

• Dauer: Das Verzeichnis (die Dokumentation der Expositionen/Gefahrstoffe) muss 40 Jahre nach Beendigung der Exposition aufbewahrt werden.

• Zweck: Diese lange Frist dient dem Schutz der Beschäftigten, da Berufskrankheiten oft erst nach vielen Jahren auftreten.

2. Pflicht zur Aushändigung eines Auszugs:

• Zeitpunkt: Arbeitgeber sind verpflichtet, den betroffenen Beschäftigten bei Ende der Beschäftigung einen Auszug auszuhändigen.

• Inhalt: Dieser Auszug muss die für sie relevanten Daten aus dem Verzeichnis enthalten.

3. Bedeutung der Dokumentation:

Die gesamte Dokumentation (ZED) ist somit:

• Ein zentrales Instrument zum Schutz der Gesundheit von Beschäftigten, die potenziell gefährlichen Stoffen ausgesetzt sind.

• Dient der rechtlichen Absicherung im Falle einer späteren Anerkennung einer Berufskrankheit.

Expositionsdaten

Die Expositionsdaten sind essenzielle Informationen zur Gefährdungsermittlung und zum Schutz der Beschäftigten im Umgang mit gefährlichen Einflüssen am Arbeits- oder Einsatzort.

Wofür werden Expositionsdaten benötigt?

Erfassung bei:

• Atemschutzeinsätzen/-übungen

• CSA-Einsätzen/-übungen

• Sonstigen Gefahrstoffexpositionen

Dokumentierte Gefährdungen:

• Gefahrstoffe: Rauchgase, Chemikalien, toxische Substanzen

• Biologische Stoffe: Viren, Bakterien, Schimmel

• Lärm: Gehörbelastung am Einsatzort

Warum ist das wichtig?

Gesundheitsschutz:

• Nachweis von gesundheitlichen Spätfolgen möglich

• Grundlage für Berufskrankheiten-Anerkennung

• Langfristige Gesundheitsüberwachung

Rechtliche Pflicht:

• Erfüllung der ZED-Meldepflicht (Zentrale Expositionsdatenbank)

• Gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation

• Rechtssicherheit für Organisation und Personal

Wo finde ich die Daten?

Verwaltung → Personaldaten Übersicht TAB Einsatz

Hier werden alle Expositionsdaten der jeweiligen Person bei Einsätzen und Übungen dokumentiert.

Vorteile der Expositionsdatenerfassung

• Schutz: Systematische Erfassung aller Gefährdungen

• Nachweis: Dokumentation für spätere Gesundheitsschäden

• Pflicht: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (ZED)

• Prävention: Frühzeitige Erkennung von Belastungen

Komponenten

Hier erfassen Sie, welchen Gefahren Ihre Einsatzkräfte während der Arbeit ausgesetzt waren.

Wofür werden Expositionsdaten benötigt ?

Die hier erfassten Expositionsdaten werden in der Verwaltung unter Personaldaten Übersicht TAB Einsatzfür jede Person bei Atemschutz- oder CSA-Einsätzen/Übungen benötigt.

Dokumentation der Exposition gegenüber:

• Gefahrstoffe: Rauchgase, Chemikalien, toxische Substanzen

• Biologische Arbeitsstoffe: Viren, Bakterien, Schimmelpilze

• Lärm: Belastung am Arbeitsplatz/Einsatzort

Zweck:

• Nachweis von gesundheitlichen Spät- oder Folgeschäden

• Erfüllung rechtlicher Anforderungen (z. B. ZED - Zentrale Expositionsdatenbank)

• Grundlage für arbeitsmedizinische Vorsorge

Komponenten der Expositionsdaten

Die Maske strukturiert Gefahrstoff, Arbeitsbereich, Expositionsart und weitere Angaben für die spätere Nachverfolgung.

Die Erfassung umfasst folgende detaillierte Komponenten:

• Persönliche Schutzausrüstung: Angaben zu verwendeten Schutzmitteln, z. B. Art und Klasse der Schutzhandschuhe und Typ des Atemschutzes.

• Technische Schutzmaßnahmen: Informationen zu im Einsatz ergriffenen technischen Maßnahmen, z. B. Freie Lüftung (Türen/Fenster öffnen) oder Absaugung von Gefahrstoffen.Technische Lüftungsanlagen.

• Arbeitsbereiche: Detaillierte Angaben zum Einsatzort und der dortigen Umgebung, wie beispielsweise ein Großbrand mit massiver Rauchentwicklung oder ein Unfall mit Gefahrstoffaustritt.Kellergeschoss mit biologischen Stoffen.

• Gefahrstoffe: Spezifische Angaben zu den Stoffen, denen die Person ausgesetzt war, wie Chemikalien (Chlor), krebserregende Stoffe (Asbest),Rauchgase wie Kohlenmonoxid (CO), Blausäure (HCN) sowie biologische Arbeitsstoffe (Viren, Bakterien).

• Beurteilung der geschätzten Expositionshöhe: Eine Einschätzung der gesundheitlichen Beeinträchtigung durch die Exposition zur Risikobewertung:

• Niedrig: Geringe Konzentration, kurze Dauer

• Mittel: Moderate Belastung

• Hoch: Starke Belastung, lange Dauer oder hohe Konzentration

Datenpflege

Erfassung:

• Über entsprechenden Dialog im System

• Zuordnung zu konkreten Einsätzen und Übungen

• Verknüpfung mit Personalstammdaten

Automatische Übernahme:

• Bei Nutzung des Einsatzberichts (ENB) werden freigegebene Einsatzdaten automatisch übernommen

• Keine Doppelerfassung erforderlich

Rechtlicher Hintergrund

ZED (Zentrale Expositionsdatenbank):

• Gesetzliche Pflicht zur Meldung von Expositionen

• Schutz der Beschäftigten vor Gefahrstoffen

• Langzeitdokumentation für spätere Nachweise

• Grundlage für Berufskrankheiten-Anerkennung

Nutzen:

• Gesundheitsschutz: Systematische Erfassung aller Gefährdungen

• Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Pflichten (ZED)

• Nachweisführung: Detaillierte Dokumentation für Spätfolgen

• Prävention: Frühzeitige Erkennung von Belastungen

• Vollständigkeit: Alle relevanten Komponenten erfasst

• Automatisierung: Übernahme aus Einsatzbericht möglich

Ergänzende Expositionsdaten

Expositionsdaten dokumentieren, welchen gefährlichen Einflüssen Ihre Einsatzkräfte bei der Arbeit ausgesetzt sind. Um die Dokumentation zu vervollständigen, ist die präzise Erfassung der verwendeten persönlichen Schutzausrüstung (PSA) notwendig.

In diesem Formular können Sie Zuordnungen zu den folgenden Abschnitten vornehmen:

• Schutzhandschuhe: Material, Klasse, Permeationszeiten (Absorbation, Diffusion, Desorption)

• Schutzbekleidung: Schutzanzüge, CSA, Hitzeschutzkleidung

Die Zuordnung der spezifischen Artikel erfolgt über den entsprechenden Dialog (siehe nebenstehendes Beispiel), wo Sie die getragenen Ausrüstungsgegenstände auswählen und der Exposition zuweisen.

Vorgehensweise:

1. Dialog öffnen: PSA-Zuordnung aufrufen

2. Artikel auswählen: Getragene Ausrüstungsgegenstände selektieren

3. Exposition zuweisen: Ausgewählte PSA der Exposition zuordnen

4. Speichern: Zuordnung übernehmen

Zweck: Lückenlose Dokumentation, welche Schutzausrüstung bei welcher Exposition getragen wurde.

Informationsquellen:

• Artikeldetails: Details zu den jeweiligen PSA-Artikeln erhalten Sie direkt beim Hersteller:

• Material und Materialeigenschaften

• Permeationszeiten (Durchbruchzeiten)

• Schutzklassen

• Herstellerangaben und Zertifikate

Externe Datenbanken

Für weitere Informationen können Sie folgende offizielle Datenbanken konsultieren:

ZED (Zentrale Expositionsdatenbank):

• Informationen zur Meldepflicht

• Richtlinien zur Erfassung

• Rechtliche Grundlagen

GESTIS-Datenbank:

• Informationen zu Gefahrstoffen

• Stoffdaten und Grenzwerte

• Schutzmaßnahmen und PSA-Empfehlungen

Vorteile:

• Vollständigkeit: Lückenlose PSA-Dokumentation

• Transparenz: Klare Zuordnung von PSA zu Expositionen

• Rechtssicherheit: Nachweis geeigneter Schutzmaßnahmen

• Qualitätssicherung: Überprüfung der PSA-Wirksamkeit

SPlan-Stammdaten

Dieser Bereich dient der Eingabe aller Basisdaten, die für die korrekte Funktion des Dienstplanungsmoduls SPlan notwendig sind.

Erfasste Daten:

Hier geben Sie alle Daten ein, die für den Dienstplan (SPlan) relevant sind. Dazu gehört die Erfassung der folgenden Schlüsselinformationen:

Mandant

Die organisatorische Einheit, die den Dienstplan verwendet.

Die SPlan-Stammdaten legen fest, welche taktischen Werte im Dienstplan verwendet werden.

Beispiele:

• Werkfeuerwehr Standort Nord

• Rettungsdienst Musterstadt

• Berufsfeuerwehr Hauptwache

Abrechnungskreise

Die Kreise oder Bereiche, nach denen die Arbeitszeiten und Entschädigungen abgerechnet werden.

Beispiele:

• Berufsfeuerwehr

• Freiwillige Feuerwehr

• Rettungsdienst

• Werkschutz

Zweck: Trennung der Abrechnung nach organisatorischen Einheiten.

Ausscheidungsgrund

Die Gründe, die zur Beendigung eines Dienstverhältnisses oder der Herausnahme aus der Dienstplanung führen können.

Beispiele:

• Ruhestand

• Kündigung

• Versetzung

• Krankheit (langfristig)

• Pensionierung

• Austritt auf eigenen Wunsch

Zweck: Dokumentation und Statistik über Personalveränderungen.

Wichtiger Hinweis zum Kürzel:

Wichtiger Hinweis: Beachten Sie, dass das für diese Stammdaten eingegebene Kürzel maximal 7 Zeichen lang sein darf.

Beispiele für korrekte Kürzel:

Stammdaten anlegen:

1. Dialog öffnen: Entsprechenden Stammdaten-Dialog aufrufen

2. Kürzel eingeben: Maximal 7 Zeichen

3. Bezeichnung eingeben: Vollständige Bezeichnung

4. Zuordnung: Ggf. Mandant oder Bereich zuordnen

5. Speichern: Stammdaten übernehmen

Vorteil:

• Strukturierung: Klare Organisation der Dienstplanung

• Abrechnung: Korrekte Zuordnung von Arbeitszeiten

• Dokumentation: Nachvollziehbare Personalveränderungen

• Integration: Nahtlose Anbindung an SPlan

• Flexibilität: Anpassbar an organisatorische Anforderungen

Empfehlungen für die taktische Stammdatenpflege

• Legen Sie Organisationen und Abteilungen an, bevor Sie Personen und Rollen zuordnen.

• Verwenden Sie einheitliche Kürzel und Langbezeichnungen für Dienstgrade und Funktionen.

• Definieren Sie erforderliche Qualifikationen, bevor Funktionen Personen zugeordnet werden.

• Pflegen Sie Zeiträume bei Organisationen, Rollen und Funktionen, damit die Historie nachvollziehbar bleibt.

• Aktivieren Sie SPlan und Taktisch relevant nur bei tatsächlich benötigten Einträgen.

• Verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Funktions- oder Rollenzuordnungen.

• Erfassen Sie Schutzausrüstungs- und Expositionsdaten zeitnah und vollständig.

• Prüfen Sie nach Änderungen die Auswirkungen in Personaldaten, SPlan und ENB.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Doppelte Organisationen oder Funktionen: Suchen Sie zuerst nach vorhandenen Stammdaten, bevor Sie neue Einträge anlegen.

• Uneinheitliche Kürzel: Verwenden Sie abgestimmte Kürzel, damit Filter, Auswertungen und Datenaustausch korrekt funktionieren.

• Fehlende Qualifikation: Hinterlegen Sie erforderliche Ausbildungen und Prüfungen, bevor Sie eine Funktion als einsatzbereit verwenden.

• Falsche taktische Relevanz: Markieren Sie nur Abteilungen als Taktisch relevant, deren Personal tatsächlich in Einsatzprozessen berücksichtigt werden soll.

• Unvollständige Rollenzeiträume: Erfassen Sie Beginn und Ende einer Besetzung, damit Rollenwechsel historisch nachvollziehbar bleiben.

• SPlan-Daten fehlen: Prüfen Sie das SPlan-Merkmal, die Organisationszuordnung und den Exportstatus.

• Expositionsdaten unvollständig: Erfassen Sie Gefahrstoff, Arbeitsbereich, Expositionsart und verwendete PSA gemeinsam.

• Kürzel im SPlan zu lang: Beachten Sie die maximale Länge von sieben Zeichen.

• Stammdaten voreilig deaktiviert: Prüfen Sie bestehende Personenzuordnungen und Vorlagen vor einer Änderung.

Typische Arbeitsszenarien

Neue Organisationseinheit einrichten:

• Legen Sie Organisation, Abteilungen, relevante Dienstgrade und Funktionen an. Testen Sie anschließend die Zuordnung einer Beispielperson.

Abteilung für Einsatzprozesse vorbereiten:

• Aktivieren Sie Taktisch relevant nur für Abteilungen, deren Personal in der Einsatznachbearbeitung berücksichtigt werden soll.

Neue Funktion anlegen:

• Vergeben Sie ein eindeutiges Kürzel, hinterlegen Sie erforderliche Qualifikationen und legen Sie den vorgesehenen Einsatzbereich fest.

Teamleitung besetzen:

• Öffnen Sie die Rollenverwaltung, wählen Sie Person und Zeitraum aus und prüfen Sie anschließend die Darstellung in der Abteilungsübersicht.

Dienstgrad ändern:

• Pflegen Sie Kürzel, Langbezeichnung und gegebenenfalls Besoldungsgruppe. Prüfen Sie danach Auswertungen und Entschädigungsberechnung.

Wiederkehrende Funktionen zuordnen:

• Erstellen Sie eine Vorlage und verwenden Sie sie für gleichartige Personengruppen, bevor Sie einzelne Abweichungen nachpflegen.

Atemschutz- oder Expositionsdaten erfassen:

• Dokumentieren Sie Einsatz, Gefahrstoff, Expositionsdauer und PSA zeitnah und prüfen Sie die Nachvollziehbarkeit in der Personalakte.

SPlan vorbereiten:

• Erfassen Sie Mandant, Abrechnungskreise und Ausscheidungsgründe mit eindeutigen Kürzeln und testen Sie den Datenaustausch.

Fragen und Antworten

Frage: Welche Stammdaten gehören zum Bereich Einsatz?

• Antwort: Dazu gehören unter anderem Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade, Funktionen, Rollen, Vorlagen, Schutzausrüstungseinsätze und Expositionsdaten.

Frage: Was bedeutet Taktisch relevant?

• Antwort: Die Markierung kennzeichnet Abteilungen, deren Personal in taktischen Einsatzprozessen, insbesondere in der ENB, berücksichtigt werden soll.

Frage: Was bewirkt das Merkmal SPlan?

• Antwort: Es kennzeichnet Stammdaten, die für den Datenaustausch mit dem Dienstplan verwendet werden sollen.

Frage: Warum müssen Rollen mit Zeiträumen gepflegt werden?

• Antwort: Zeiträume ermöglichen die historische Nachverfolgung von Besetzungen und Rollenwechseln.

Frage: Wie lang darf ein SPlan-Kürzel sein?

• Antwort: Das Kürzel darf maximal sieben Zeichen lang sein.

Frage: Wann sollte eine Vorlage verwendet werden?

• Antwort: Vorlagen eignen sich für wiederkehrende, gleichartige Funktions- oder Rollenzuordnungen und verringern manuelle Eingaben.

Frage: Welche Daten sind bei Expositionen besonders wichtig?

• Antwort: Gefahrstoff, Arbeitsbereich, Expositionsart, Dauer, Schutzmaßnahmen und die verwendete persönliche Schutzausrüstung.

Problemlösungen im Alltag

Wenn eine Funktion nicht in der Auswahl erscheint:

• Prüfen Sie, ob sie angelegt, aktiv, der richtigen Funktionsgruppe zugeordnet und für den aktuellen Benutzer sichtbar ist.

Wenn eine Abteilung in der ENB fehlt:

• Kontrollieren Sie das Merkmal Taktisch relevant und die Organisationszuordnung der Abteilung.

Wenn eine Rolle nicht in der Übersicht erscheint:

• Prüfen Sie Person, Abteilung, Zeitraum und die Spaltenauswahl der Übersicht.

Wenn ein Dienstgrad falsch in Auswertungen erscheint:

• Kontrollieren Sie Kürzel, Langbezeichnung, Besoldungsgruppe und die Zuordnung zur Person.

Wenn der Dienstplan eine Funktion nicht übernimmt:

• Prüfen Sie SPlan-Merkmal, Qualifikation, Organisationseinheit und den anschließenden Datenaustausch.

Wenn eine Vorlage falsche Funktionen zuordnet:

• Bearbeiten Sie die Vorlage, prüfen Sie ihre Elemente und testen Sie die Zuordnung zunächst mit einer Person.

Wenn Expositionsdaten unvollständig sind:

• Ergänzen Sie Gefahrstoff, Arbeitsbereich, Dauer, Schutzmaßnahmen und PSA-Zuordnung und prüfen Sie anschließend den gesamten Eintrag.

Wenn der SPlan-Eintrag abgelehnt wird:

• Prüfen Sie die Kürzellänge, Pflichtangaben und die zulässigen Werte in den SPlan-Stammdaten.