Personaldeaktivierung

Einleitung

Die Funktion Personal(de)aktivierung verwaltet den aktiven Status von Personen in der Personalverwaltung. Beim Deaktivieren werden die Personaldaten nicht gelöscht. Die Person wird lediglich aus der aktiven Personalliste und der Einsatzplanung ausgeblendet.

Eine deaktivierte Person kann später wieder aktiviert werden. Die gespeicherten Stamm-, Historien- und Qualifikationsdaten bleiben dabei erhalten.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Eine Deaktivierung eignet sich insbesondere für:

längere Abwesenheiten, zum Beispiel Auslandsaufenthalt oder unbezahlten Urlaub
Mutterschutz oder Elternzeit
längere Krankheit, Rehabilitation oder Kuraufenthalt
einen dauerhaften Austritt aus der Organisation

Nutzen:

Die aktive Personalliste bleibt übersichtlich.
Nicht verfügbare Personen werden nicht versehentlich für die Einsatzplanung verwendet.
Historische Daten und Nachweise bleiben für Auswertungen erhalten.
Eine spätere Reaktivierung ist möglich, ohne die Person neu anlegen zu müssen.

Voraussetzungen

Zugriff auf das Modul Personalverwaltung
Berechtigung zum Aktivieren und Deaktivieren von Personen
Kenntnis des Deaktivierungsgrunds und des gewünschten Zeitraums
Prüfung offener Geräte-, Material- und Dienstplanzuordnungen
Bei geplanter Rückkehr: ein verlässliches Wiederaktivierungsdatum

Wichtiger Hinweis: Eine Deaktivierung ersetzt nicht die Rückgabe von Geräten, Schlüsseln, Ausweisen oder sonstigen Materialien. Offene Zuordnungen müssen vor dem Abschluss geprüft und geklärt werden.

Ablauf auf einen Blick

Die betroffene Person in der Personalliste auswählen.
Gewählte deaktivieren aufrufen.
Deaktivierungsgrund und gegebenenfalls ein Wiederaktivierungsdatum erfassen.
Konflikt- und Hinweisdialog prüfen.
Die Deaktivierung bestätigen.
Bei einer Rückkehr die deaktivierte Person filtern und wieder aktivieren.

Personal(de)aktivierung

Die Funktion unterscheidet zwischen dem Entfernen aus der aktiven Liste und dem dauerhaften Austritt. In beiden Fällen bleiben die vorhandenen Daten im System erhalten.

Deaktivieren: Die Person wird aus der aktiven Personalliste und der Einsatzplanung entfernt.
Aktivieren: Eine zuvor deaktivierte Person wird wieder in die aktive Personalliste aufgenommen.
Endgültige Deaktivierung: Bei einem dauerhaften Austritt werden zusätzlich Vertrag und Organisationszuordnung beendet.

Person(en) deaktivieren

Durchführung der Deaktivierung:

Die Deaktivierung von Personen erfolgt über einen klaren Prozess mit Bestätigungsschritt, um versehentliche Deaktivierungen zu vermeiden.

Der Dialog zeigt die ausgewählten Personen und die Anzahl der Datensätze, die deaktiviert werden sollen. Prüfen Sie diese Angaben vor der Bestätigung.

1. Person(en) auswählen: Markieren Sie in der Personalliste die Person(en), die Sie deaktivieren möchten.

2. Aktion ausführen: Klicken Sie auf den Button "Gewählte Deaktivieren" (rechts im Formular).

3. Bestätigung: Es öffnet sich der Dialog "Person(en) deaktivieren". Dieser zeigt Ihnen:

Die Anzahl der zu deaktivierenden Person(en)
Die Namen der betroffenen Person(en)
Eine Aufforderung zur Bestätigung der Deaktivierung

4. Abschluss: Bestätigen Sie die Deaktivierung im Dialog, um den Vorgang abzuschließen.

Wichtiger Hinweis zur `Geräte- und Materialverwaltung`

Wenn Sie die LIS Geräte- und Materialverwaltung verwenden, beachten Sie bitte Folgendes:

Prüfen Sie vor der Deaktivierung, ob die betreffende Person noch Geräte oder Materialien ausgeliehen hat.
Eine Deaktivierung kann zu Komplikationen führen, wenn noch ausgegebene Artikel auf die Person gebucht sind.
Stimmen Sie den Deaktivierungs-Workflow mit der Materialverwaltung ab.

Ergebnis: Nach erfolgreicher Deaktivierung wird die Person aus der aktiven Personalliste und der Einsatzplanung entfernt. Alle Stammdaten bleiben jedoch für Auswertungen und historische Zwecke im System erhalten.

Deaktivierungshinweis bei Konflikten

Warnhinweis bei offenen Verpflichtungen:

Wenn Sie eine Person deaktivieren möchten, die noch offene Verpflichtungen oder hinterlegte Informationen im System hat, erscheint automatisch ein Hinweis-Dialog.

Die Konfliktansicht bündelt offene Materialzuordnungen und zusätzliche Hinweise aus den Personaldaten. Sie dient als Kontrollschritt vor dem Abschluss.

Wann erscheint dieser Dialog?

Der Dialog wird angezeigt, wenn das System folgende Konflikte erkennt:

Ausgegebene Artikel: Der Person sind noch Geräte, Ausweise, Schlüssel oder andere Materialien aus der Geräte- und Materialverwaltung zugeordnet.
Hinterlegte Informationen: In den Personaldaten TAB Info wurden Deaktivierungshinweise hinterlegt.

Inhalte des Hinweis-Dialogs:

Der Dialog zeigt Ihnen eine detaillierte Übersicht über die erkannten Konflikte:

Personaldetails: Name und Stammdaten der betreffenden Person
Allgemeine Informationen: Art und Umfang der Konflikte
Ausgegebene Artikel/Geräte: Liste der noch nicht zurückgegebenen Materialien
Log-in-Daten: Hinweise zu hinterlegten Zugangsdaten

Zusatzfunktion: Die angezeigten Informationen können Sie bei Bedarf ausdrucken.

Checkbox Deaktivierung dennoch möglich ?

Diese Checkbox ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden.
Sie signalisiert, dass die Deaktivierung trotz der Hinweise durchgeführt werden kann.
Die Person wird deaktiviert, auch wenn noch Geräte ausgegeben sind oder Informationen hinterlegt wurden.

Empfehlung: Klären Sie vor der Deaktivierung offene Verpflichtungen (z. B. Rückgabe von Geräten), um spätere Komplikationen zu vermeiden.

Deaktivierungsinformationen hinterlegen

Das Formular erfordert einen nachvollziehbaren Grund und bietet zusätzliche Optionen für Wiederaktivierung, endgültigen Austritt und Dienstplanaustausch.

Um eine Person zu deaktivieren, müssen Sie im Dialog bestimmte Informationen angeben.

1. Textfeld Deaktivierung: Sie müssen hier zwingend eine Information eintragen, da Sie ohne Eintrag nicht weitergeleitet werden.

2. Deaktivierungsgrund: Tragen Sie einen nachvollziehbaren Grund ein, z. B. "Elternzeit ab 01.03.2026" oder "Langzeiterkrankung".

Wichtig: Ohne diese Angabe können Sie den Deaktivierungsprozess nicht abschließen.

Wiederaktivierung planen (optional)

Wenn die Person zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch wieder aktiviert werden soll:

Checkbox aktivieren: Wählen Sie die Checkbox "Wiederaktivierung planen" aus.
Erinnerungsdatum festlegen: Tragen Sie das Datum ein, an dem die Person reaktiviert werden soll.
Kurzinfo hinterlegen: Notieren Sie eine kurze Erinnerungsinformation.

Automatische Erinnerung: Am festgelegten Datum erscheint in der Personaldaten Übersicht unter Termine automatisch ein Erinnerungs-Dialog für diese Person.

Endgültige Deaktivierung und Dienstplanaustausch:

Checkbox "Endgültige Deaktivierung"
Wählen Sie diese Option, wenn die Person die Organisation dauerhaft verlässt.
Konsequenz: Der Vertrag wird entsprechend beendet und die Organisationszuordnung wird aufgelöst.
Bei späterer Wiedereinstellung: Die Person erhält eine neue Organisationszuordnung, eine neue Abteilungszuweisung und einen neuen Vertrag für den Dienstplan.
Checkbox "Manueller Abschluss" (unter dem Textfeld "Dienstplanaustausch"):
Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie zuvor "Endgültige Deaktivierung" gewählt haben.
Verwenden Sie diese Checkbox nur, wenn Sie den Dienstplanaustausch manuell durchführen möchten.

Zusammenfassung:

Temporäre Deaktivierung: Nur Deaktivierungsgrund angeben, optional Wiederaktivierung planen
Endgültige Deaktivierung: Zusätzlich Vertrag beenden und ggf. Dienstplanaustausch manuell steuern

Deaktivierungshinweise und Konflikte

Nach der Bestätigung der Deaktivierung erscheint automatisch der Dialog "Personen deaktivieren - Deaktivierungshinweise".

Zweck des Dialogs:

Dieser Dialog dient als Kontroll- und Informationszentrale und bietet Ihnen eine abschließende Übersicht, bevor die Deaktivierung endgültig durchgeführt wird.

1. Allgemeine Informationen:

Allgemeine Details zum Deaktivierungsvorgang
Zusammenfassung der getroffenen Auswahl
Hinweise zum weiteren Verfahren

Der Dialog zeigt zwei Arten von Informationen:

Die Übersicht zeigt die allgemeinen Informationen und die konkreten Warnhinweise, die vor dem endgültigen Abschluss geprüft werden müssen.

2. Deaktivierungshinweise:

Spezifische Meldungen zu möglichen Konflikten
Offene Punkte, die vor dem Abschluss beachtet werden sollten

Warnhinweise zu:

Nicht zurückgegebenen Geräten oder Materialien
Hinterlegten Log-in-Daten
Laufenden Verpflichtungen oder Terminen

Funktion: Der Dialog ermöglicht eine letzte Kontrolle aller relevanten Informationen, bevor Sie die Deaktivierung abschließen. So lassen sich offene Punkte gezielt bearbeiten.

Wichtiger Hinweis bei Konflikten

Geräte- und Materialverwaltung:

Wenn der zu deaktivierenden Person im Modul "Geräte- und Materialverwaltung"* noch Ausrüstungsgegenstände zugeordnet sind, erscheint im Dialog ein dringender Warnhinweis.

Betroffene Gegenstände können sein:

Schlüssel
Uniform / Dienstkleidung
Funkgeräte
Ausweise
Dienstausrüstung
Weitere ausgegebene Materialien

Erforderliche Maßnahmen

Bevor Sie die Deaktivierung abschließen, sollten Sie:

Rückgabe klären: Stellen Sie sicher, dass alle ausgegebenen Gegenstände zurückgegeben wurden.
Zuordnung korrigieren: Entfernen Sie die Zuordnung der Gegenstände im Modul "Geräte- und Materialverwaltung".
Dokumentation: Dokumentieren Sie die Rückgabe der Ausrüstungsgegenstände.

Zweck des Hinweises: Der Warnhinweis verhindert, dass Personen mit noch zugeordneten Ausrüstungsgegenständen aus dem aktiven Dienst genommen werden, ohne dass die Rückgabe geklärt wurde. Dies gewährleistet eine vollständige Bestandskontrolle und vermeidet Verluste.

Person(en) aktivieren

Die Ansicht enthält den Filter für deaktivierte Personen sowie die zugehörigen Deaktivierungsinformationen. Aktivieren Sie den Filter, bevor Sie eine Person auswählen.

Die Aktivierungsfunktion ermöglicht es Ihnen, zuvor deaktivierte Personen wieder in den aktiven Dienst und die Einsatzplanung aufzunehmen.

Ansicht deaktivierter Personen:

In der normalen Ansicht der Personalliste werden deaktivierte Personen nur eingeschränkt dargestellt:

Sichtbar: Name, Personalnummer und Orga-Einheit
Nicht auswählbar: Das vollständige Personalstammblatt wird nicht angezeigt
Nicht bearbeitbar: Die Person kann in dieser Ansicht nicht ausgewählt werden

Deaktivierte Personen anzeigen:

Um alle deaktivierten Personen anzuzeigen und zu verwalten:

Filter aktivieren: Wählen Sie am Fuß des Formulars die Checkbox "Deaktiviert" aus.
Erweiterte Ansicht: Alle deaktivierten Personen werden nun vollständig angezeigt.
Visuelle Kennzeichnung: Deaktivierte Personen sind farblich hinterlegt, um sie von aktiven Personen zu unterscheiden.
Zusatzinformationen: Neben den Personendaten werden auch die Deaktivierungsinformationen angezeigt (z. B. Grund und Datum der Deaktivierung).

Vorbereitung zur Aktivierung: Nachdem Sie die deaktivierten Personen gefiltert und angezeigt haben, können Sie die gewünschte(n) Person(en) für die Reaktivierung auswählen.

Durchführung der Aktivierung:

So aktivieren Sie eine deaktivierte Person:

Im Aktivierungsdialog bestätigen Sie die Wiederaufnahme der ausgewählten Person in die aktive Personalliste.

1. Person wählen: Markieren Sie in der Personalliste die gewünschte deaktivierte Person.

2. Button erscheint: Klicken Sie auf den Button "Gewählte aktivieren".

Es öffnet sich das Pop-up-Fenster Person(en) aktivieren.

3. Aktivierung bestätigen: Aktivieren Sie im Dialog die entsprechende Checkbox, um die Person zu reaktivieren.

4. Abschluss: Bestätigen Sie die Aktivierung, um den Vorgang abzuschließen.

Berechtigungen:

Zugriffsrechte erforderlich: Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung können Personen aktivieren oder deaktivieren.

Ohne die erforderlichen Rechte ist die Checkbox zur Aktivierung/Deaktivierung nicht bearbeitbar.

Zusätzliche Optionen:

Reaktivierungsdatum festlegen

Wenn der Dienstantritt bereits absehbar ist (z. B. nach Rehabilitation, Kur oder Elternzeit):

Datum im Vorfeld festlegen: Sie können ein Reaktivierungsdatum hinterlegen.
Die Person wird dann zum angegebenen Zeitpunkt automatisch wieder in die Planung aufgenommen.

Druckfunktion:

Standardverhalten: Deaktivierte Personen werden bei Ausdrucken der Personalliste nicht mit ausgegeben.
Dies gewährleistet eine übersichtliche Darstellung nur der aktiven Mitarbeiter.

Statusanzeige (rot markierte Personen):

Wenn in der Personalliste einzelne Personen rot markiert dargestellt werden, weist dies auf einen Konflikt im SPlan (Dienstplan) hin.

Information zum Konflikt abrufen: So erhalten Sie Details zum Konflikt:

Mauszeiger positionieren: Bewegen Sie den Mauszeiger über den rot markierten Namen der Person.
Tooltip-Dialog erscheint: Es wird automatisch ein Informations-Dialog eingeblendet.
SPlan-Informationen: Der Dialog zeigt SPlan-spezifische Informationen zum erkannten Konflikt an.

Konflikt beheben:

Detaillierte Hinweise zur Behebung des Konflikts finden Sie im Kapitel Dienstplan Übersichtsliste.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

Erfassen Sie den Deaktivierungsgrund so, dass auch später nachvollziehbar bleibt, warum und für welchen Zeitraum die Person deaktiviert wurde.
Prüfen Sie vor der Bestätigung alle ausgewählten Personen. Eine Mehrfachauswahl kann sonst versehentlich weitere Personen betreffen.
Klären Sie offene Geräte-, Material- und Schlüsselzuordnungen vor dem Abschluss mit der zuständigen Stelle.
Verwenden Sie die Option Endgültige Deaktivierung nur bei einem dauerhaften Austritt.
Prüfen Sie bei einer geplanten Rückkehr das Wiederaktivierungsdatum und die automatische Erinnerung.
Kontrollieren Sie nach der Aktivierung Organisationseinheit, Einsatzplanung, Dienstplan und gegebenenfalls Rollenbesetzungen.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Falsche Person ausgewählt: Kontrollieren Sie Name, Personalnummer und Organisationseinheit im Bestätigungsdialog.
Material nicht zurückgegeben: Öffnen Sie die Konflikthinweise und klären Sie alle ausgegebenen Geräte, Schlüssel, Ausweise und Kleidungsstücke.
Unklarer Deaktivierungsgrund: Hinterlegen Sie einen konkreten Grund mit Zeitraum oder geplantem Rückkehrtermin.
Temporär und endgültig verwechselt: Verwenden Sie Endgültige Deaktivierung nicht bei Elternzeit, Kur, Krankheit oder einer anderen vorübergehenden Abwesenheit.
Wiederaktivierung übersehen: Planen Sie bei absehbarer Rückkehr ein Datum und prüfen Sie die Erinnerung unter Termine.
Dienstplan nicht abgestimmt: Prüfen Sie bei endgültigem Austritt den Dienstplanaustausch und verwenden Sie Manueller Abschluss nur nach Abstimmung mit dem zuständigen Prozess.
Reaktivierte Person unvollständig: Kontrollieren Sie nach der Aktivierung die Organisationszuordnung, Abteilung, Funktionen und Einsatzberechtigungen.

Best Practice: Alltagssituationen

Elternzeit oder längere Krankheit:

Deaktivieren Sie die Person vorübergehend, dokumentieren Sie den Grund und hinterlegen Sie möglichst ein Wiederaktivierungsdatum.

Rückgabe von Einsatzmaterial:

Prüfen Sie vor dem Deaktivieren die Geräte- und Materialverwaltung. Lassen Sie offene Gegenstände zurückgeben und dokumentieren Sie die Rückgabe.

Dauerhafter Austritt:

Wählen Sie die endgültige Deaktivierung erst, wenn Austritt, Vertrag, Organisationszuordnung und Dienstplanaustausch geklärt sind.

Rückkehr in den aktiven Dienst:

Filtern Sie nach deaktivierten Personen, prüfen Sie den bisherigen Deaktivierungsgrund und kontrollieren Sie nach der Aktivierung die Einsatz- und Organisationsdaten.

Mehrere Personen gleichzeitig deaktivieren:

Nutzen Sie die Mehrfachauswahl nur für Personen mit demselben Anlass. Prüfen Sie die Anzahl und die Namen im Bestätigungsdialog einzeln.

Rote Markierung nach der Aktivierung:

Öffnen Sie den Tooltip zur Person und prüfen Sie den SPlan-Konflikt, bevor die Person wieder für die Einsatz- oder Dienstplanung verwendet wird.

Praktische Beispiele

Beispiel: Elternzeit mit geplanter Rückkehr

Wählen Sie die Person in der Personalliste aus.
Öffnen Sie Gewählte deaktivieren und tragen Sie als Grund zum Beispiel Elternzeit bis 31.12.2026 ein.
Aktivieren Sie Wiederaktivierung planen und hinterlegen Sie das erwartete Rückkehrdatum.
Prüfen Sie die Auswahl und bestätigen Sie die Deaktivierung.

Vor dem Rückkehrtermin erscheint eine Erinnerung unter Termine. Nach der Rückkehr aktivieren Sie die Person und prüfen die Einsatzplanung.

Beispiel: Dauerhafter Austritt

Prüfen Sie, ob Geräte, Schlüssel, Ausweise und sonstige Materialien zurückgegeben wurden.
Klären Sie offene Dienstplan- oder Organisationszuordnungen.
Wählen Sie Endgültige Deaktivierung und dokumentieren Sie den Austrittsgrund.
Prüfen Sie den Hinweisdialog und schließen Sie den Vorgang ab.

Bei dieser Variante werden Vertrag und Organisationszuordnung beendet. Eine spätere Rückkehr erfordert eine erneute Prüfung der organisatorischen und vertraglichen Zuordnungen.

Beispiel: Mehrere Personen gemeinsam deaktivieren

Wählen Sie mehrere Personen nur dann gemeinsam aus, wenn für alle derselbe Deaktivierungsgrund gilt. Kontrollieren Sie im Bestätigungsdialog die Anzahl sowie die Namen und bearbeiten Sie abweichende Fälle anschließend einzeln.

Beispiel: Rückkehr nach längerer Krankheit

Filtern Sie die Deaktiviert-Personen, wählen Sie die zurückkehrende Person aus und verwenden Sie Gewählte aktivieren. Prüfen Sie anschließend Organisationseinheit, Funktion, Einsatzberechtigung und mögliche SPlan-Konflikte.

FAQ

Frage: Werden die Daten einer deaktivierten Person gelöscht?

Antwort: Nein. Die Person wird aus der aktiven Ansicht entfernt, ihre Stamm- und Historiedaten bleiben gespeichert.

Frage: Wann sollte eine Person endgültig deaktiviert werden?

Antwort: Diese Option ist für einen dauerhaften Austritt vorgesehen. Bei einer vorübergehenden Abwesenheit genügt die normale Deaktivierung.

Frage: Muss ein Deaktivierungsgrund eingetragen werden?

Antwort: Ja. Der Grund ist ein Pflichtfeld und muss vor dem Abschluss ausgefüllt werden.

Frage: Kann eine deaktivierte Person später wieder aktiviert werden?

Antwort: Ja. Aktivieren Sie in der Personalliste den Filter Deaktiviert, wählen Sie die Person aus und verwenden Sie Gewählte aktivieren.

Frage: Was passiert mit noch ausgegebenen Geräten?

Antwort: Die Geräte bleiben der Person zugeordnet und werden im Konfliktdialog angezeigt. Die Rückgabe und Korrektur der Zuordnung sollte vor dem Abschluss geklärt werden.

Frage: Wo sehe ich den Grund der Deaktivierung?

Antwort: Aktivieren Sie den Filter Deaktiviert. In der erweiterten Ansicht werden Deaktivierungsgrund und weitere Informationen angezeigt.

Was wäre wenn?

Wenn die Person trotz Deaktivierung noch in einer Planung erscheint?

Aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie, ob der Vorgang erfolgreich abgeschlossen wurde. Bei Dienstplanbezug kontrollieren Sie zusätzlich den Dienstplanaustausch.

Wenn der Deaktivierungsdialog einen Konflikt meldet?

Prüfen Sie die aufgeführten Geräte, Materialien, Zugangsdaten und Termine. Klären Sie offene Punkte vor der Bestätigung.

Wenn kein Wiederaktivierungsdatum bekannt ist?

Deaktivieren Sie die Person ohne festes Datum und ergänzen Sie die Planung später, sobald der Rückkehrtermin feststeht.

Wenn eine dauerhaft ausgetretene Person zurückkehrt?

Aktivieren Sie die Person und prüfen Sie, ob eine neue Organisationszuordnung, Abteilung, Funktion oder ein neuer Dienstplanvertrag erforderlich ist.

Wenn die Checkbox zur Aktivierung oder Deaktivierung nicht bearbeitbar ist?

Prüfen Sie Ihre Benutzerberechtigung. Nur berechtigte Benutzer können den Status einer Person ändern.

Wenn eine aktivierte Person rot markiert ist?

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen und lesen Sie die SPlan-Informationen im Tooltip. Beheben Sie den dort beschriebenen Konflikt.