Personalliste

Personal(de)aktivierung

Die Personalliste (Personalübersicht) ist das zentrale Formular, das alle Personen Ihrer Organisation auflistet.

Umgang mit "gelöschten" Personen:

• Wenn Personen in der Personalverwaltung aus der aktiven Liste entfernt werden ("gelöscht"), werden ihre Daten nicht sofort endgültig entfernt, sondern lediglich als deaktiviert gekennzeichnet.

Personal(de)aktivierung:

Der Programmteil "Personal(de)aktivierung" bietet Ihnen die Möglichkeit, den Status dieser Personen zu verwalten:

• Deaktivieren: Sie können hier Personen endgültig deaktivieren.

• Aktivieren: Alternativ können Sie die Person zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren.

Gründe für die Deaktivierung:

Die Funktion zur Deaktivierung ist nützlich, um Personen aus dem aktiven Dienst zu nehmen, deren Stammdaten jedoch erhalten bleiben sollen. Dies ist relevant bei:

• Längerer Abwesenheit

• Mutterschutz

• Kuraufenthalt

Die Deaktivierung sorgt für eine saubere und aktuelle Personalübersicht, ohne dass historische oder temporär abwesende Personaldaten verloren gehen.

Person(en) deaktivieren

Durchführung der Deaktivierung:

Die Deaktivierung von Personen aus der aktiven Liste Ihrer Organisation erfolgt über einen klaren, bestätigungspflichtigen Prozess.

1. Person(en) auswählen: Wählen Sie in der Personalliste die Person(en) aus, die Sie deaktivieren möchten.

2. Aktion bestätigen: Bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf den Button "Gewählte Deaktivieren" (rechts im Formular).

3. Dialog öffnen: Es öffnet sich der Dialog "Person(en) deaktivieren". Dieser Dialog zeigt Ihnen die Anzahl und die Namen der zu deaktivierenden Person(en) an und fordert Sie auf, die Deaktivierungsoptionen zu bestätigen.

Wichtiger Hinweis für Systemnutzer

Geräte- und Materialverwaltung: Wenn Sie zusätzlich die LIS Geräte- und Materialverwaltung nutzen, müssen Sie den Deaktivierungs-Workflow unbedingt abstimmen. Eine Deaktivierung kann zu Komplikationen führen, wenn die betreffende Person noch ausgegebene Artikel oder Geräte besitzt.

Die Deaktivierung stellt sicher, dass die Person aus der aktiven Planung genommen wird, während ihre Stammdaten für historische Zwecke erhalten bleiben.

Deaktivierungshinweis bei Konflikten

Wenn Sie versuchen, eine Person zu deaktivieren, die noch offene Verpflichtungen im System hat, erscheint ein zusätzlicher Dialog mit wichtigen Hinweisen.

Wann der Dialog erscheint:

Der Dialog wird nur dann angezeigt, wenn das System Konflikte feststellt, wie zum Beispiel:

• Der Person sind noch Geräte, Ausweise, Schlüssel oder Ähnliches aus der Geräte- und Materialverwaltung ausgegeben.

• Ein Deaktivierungshinweis oder Informationen zu Log-in-Daten wurden zuvor in den Personaldaten TAB Info hinterlegt.

Inhalte des Dialogs:

Der Dialog liefert Ihnen eine Übersicht über die Konflikte, bestehend aus:

• Personaldetails

• Allgemeinen Informationen

• Angaben zu den noch ausgegebenen Geräten/Artikeln oder den hinterlegten Log-in-Daten.

Bei Bedarf können Sie sich diese Informationen auch ausdrucken lassen.

Die Checkbox "Deaktivierung dennoch möglich"

• Diese Checkbox ist automatisch gewählt und kann nicht abgewählt werden.

• Sie besagt lediglich, dass die Deaktivierung der Person trotz der gefundenen Hinweise, ausgegebenen Geräte oder Log-in-Daten durchgeführt werden kann.

Deaktivierungsinformationen hinterlegen

Um den Deaktivierungsprozess abzuschließen, müssen Sie im entsprechenden Dialog eine Deaktivierungsinformation hinterlegen.

1. Textfeld Deaktivierung: Sie müssen hier zwingend eine Information eintragen, da Sie ohne Eintrag nicht weitergeleitet werden.

2. Wiederaktivierung planen: Soll die Person zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder aktiviert werden (z. B. nach Mutterschutz), wählen Sie die entsprechende Checkbox aus.

• Versehen Sie diese mit einem Erinnerungsdatum und einer Kurzinfo.

• Am Datum der Wiederaktivierung erscheint automatisch ein Dialog für diese Person in den Personaldaten Übersicht unter Termine.

Dienstplanaustausch und Endgültige Deaktivierung:

• Die Checkbox "Manueller Abschluss" unter dem Textfeld "Dienstplanaustausch" wählen Sie nur aus, wenn Sie sich zuvor für die Checkbox "Endgültige Deaktivierung" entschieden haben.

• Endgültige Deaktivierung bedeutet: Die Person wird deaktiviert und der Vertrag wird entsprechend der Organisation beendet. Wird die Person später wieder eingestellt, wird eine neue Organisationszuordnung mit Abteilung erstellt und die Person wird mit einem neuen Vertrag an den Dienstplan übertragen.

Deaktivierungshinweise und Konflikte

Nach der Bestätigung der Deaktivierung einer Person erscheint der Dialog "Personen deaktivieren - Deaktivierungshinweise".

Zweck des Dialogs:

Dieser Dialog dient als Kontroll- und Informationszentrale und listet zwei Arten wichtiger Informationen auf:

1. Allgemeine Informationen: Allgemeine Details und Hinweise, die den Deaktivierungsvorgang betreffen.

2. Deaktivierungshinweise: Spezifische Meldungen, die auf mögliche Konflikte oder offene Punkte hinweisen, bevor die Deaktivierung abgeschlossen wird.

Wichtiger Hinweis bei Konflikten

⚠️ Geräte- und Materialverwaltung:

Wenn der zu deaktivierenden Person im Modul "Geräte- und Materialverwaltung"* noch Ausrüstungsgegenstände (z. B. Schlüssel, Uniform, oder Funkgeräte) zugeordnet sind, erhalten Sie im Dialog einen dringenden Hinweis.

Dieser Hinweis soll sicherstellen, dass Sie die Rückgabe der Ausrüstungsgegenstände klären und die Zuordnung im Geräte- und Materialverwaltungsmodul korrigieren, bevor die Person endgültig aus dem aktiven Dienst genommen wird.

Person(en) aktivieren

Die Funktion zur Aktivierung von Personen ermöglicht es Ihnen, einen zuvor deaktivierten Mitarbeiter wieder in den aktiven Dienst und die Planungslisten aufzunehmen.

Ansicht und Auswahl Deaktivierter Personen:

1. Standardansicht: Bei deaktivierten Personen wird das Personalstammblatt in der Regel nicht mehr aufgeführt. Nur der Name, die Personalnummer und die Orga-Einheit werden angezeigt, sind aber nicht wählbar.

2. Filterung: Um alle deaktivierten Personen in der Personalliste anzuzeigen, müssen Sie am Fuße des Formulars die Checkbox "Deaktiviert" auswählen.

Deaktivierte Personen werden in der Liste farblich hinterlegt dargestellt, zusammen mit den entsprechenden Deaktivierungsinformationen.

Durchführung der Aktivierung:

1. Person wählen: Wählen Sie die gewünschte deaktivierte Person in der Liste aus.

2. Button wird sichtbar: Erst nach der Auswahl wird der Button "Gewählte aktivieren" zur Auswahl sichtbar.

3. Aktivierungs-Dialog: Klicken Sie auf den Button, um das Pop-up "Person(en) aktivieren" zu öffnen. Hier können Sie die Person durch die entsprechende Auswahl wieder aktivieren.

4. Berechtigung: Nur Personen mit der entsprechenden Berechtigung (Rechten) können hier Änderungen durch "Aktivieren/Deaktivieren" der Checkbox vornehmen.

Zusätzliche Hinweise:

Reaktivierungsdatum: Bei absehbarem Dienstantritt (z. B. nach Reha oder Kur) können Sie im Vorfeld ein Datum der Reaktivierung festlegen.

Drucken: Deaktivierte Personen werden standardmäßig nicht mit gedruckt.

Statusanzeige (Rot markierte Personen):

Bedeutung: Werden Ihnen in der Personalliste einige Personen rot markiert dargestellt, deutet dies auf einen Konflikt im SPlan (Dienstplan) hin.

Information: Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Namen dieser Person, wird ein Dialog mit SPlan-spezifischen Informationen angezeigt.

Weitere Vorgehensweise: Details zur Behebung dieses Konflikts finden Sie unter Dienstplan Übersichtsliste.