Termine/Übersicht

Zentrale Terminverwaltung für Personal

Der Bereich Termine/Übersicht bietet Ihnen eine zentrale Ansicht aller Termine des Personals und ermöglicht die einfache Verwaltung von vergangenen und zukünftigen Ereignissen.

Terminübersicht aufrufen:

Terminübersicht aufrufen

1. Dienst auswählen

Aktion: Wählen Sie zunächst den entsprechenden Dienst aus (z. B. Feuerwehr, Rettungsdienst).
Ergebnis: Es werden die Termine des zugehörigen Personals angezeigt.

2. Filter anwenden

Filteroptionen: Sie können die Übersicht weiter eingrenzen durch:
- Termintyp: z. B. Untersuchung, Ausbildung, Geburtstag
- Eigenschaften: Weitere spezifische Merkmale
Zweck: Ermöglicht eine gezielte Ansicht bestimmter Terminarten.

Termine anlegen und bearbeiten:

Sie können neue Termine erfassen oder bestehende Einträge ändern:

Termin anlegen

Button: Klicken Sie auf "Hinzufügen", um einen neuen Termin zu erfassen.
Dialog: Es erscheint ein Dialog zur Eingabe der Termininformationen.
Hinweise beachten: Befolgen Sie die Hinweise im Dialog zur korrekten Erfassung.

Termin bearbeiten

Auswahl: Wählen Sie einen bestehenden Termin aus der Liste aus.
Button: Klicken Sie auf "Bearbeiten".
Änderungen vornehmen: Passen Sie die Termindaten im sich öffnenden Dialog an.

Bearbeitungsdialog

Identischer Dialog für beide Vorgänge:

Bei beiden Vorgängen (Hinzufügen und Bearbeiten) öffnet sich ein identischer Dialog zur weiteren Bearbeitung. `
In diesem Dialog können Sie alle relevanten Details zum Termin eintragen oder anpassen:
- Terminart
- Datum und Uhrzeit
- Beteiligte Person(en)
- Beschreibung
- Weitere spezifische Eigenschaften

Vorteile: Die zentrale Terminübersicht ermöglicht Ihnen eine effiziente Verwaltung aller personalbezogenen Termine und stellt sicher, dass wichtige Ereignisse wie Untersuchungen oder Ausbildungen nicht übersehen werden.

Termintypen Auswahl

Die Auswahl und Filterung ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der Termindaten nach individuellen Kriterien.

Gruppierung und Sortierung

Eigenschaften

Sortierung nach zeitlichen Merkmalen:

Beginn: Startdatum des Termins
Ende: Enddatum des Termins
Folgetermin: Datum des nächsten Folgetermins

Termintypen

Gruppierung nach Art des Termins:

Abwesenheit: Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub
Wiedervorlage: Erinnerungstermine, Nachkontrollen
Weitere: Untersuchungen, Ausbildungen, Geburtstage, etc.

Filterung

Mindestauswahl (Pflicht)

Mindestens eine Checkbox unter Eigenschaften oder Termintypen muss ausgewählt sein.

Zeitbereich (Optional)

Zusätzliche Einschränkung durch Zeitraumauswahl:

Aktueller Monat/Jahr
Benutzerdefinierter Zeitraum (von-bis)
Vergangene oder zukünftige Termine

Tipp: Kombinieren Sie Termintypen mit Zeitbereichen für gezielte Auswertungen (z. B. alle Untersuchungstermine im aktuellen Quartal).

Termine bearbeiten/neu anlegen (identisch)

Der Dialog zum Anlegen neuer Termine oder zum Bearbeiten bestehender Termine verwendet dieselbe Eingabemaske und bietet identische Funktionen.

Zugriff:

Neuer Termin: Button Hinzufügen in der Terminübersicht
Bestehender Termin: Termin auswählen und Button Bearbeiten klicken

Funktion: Der Dialog ermöglicht die vollständige und detaillierte Erfassung eines Ereignisses mit allen relevanten Informationen, Zeitangaben und Zusatzoptionen.

Eingabefelder und Optionen

Betreff: Die Bezeichnung des Ereignisses, z. B. "G26.3 Untersuchung", "Jahresschulung" oder "Personalgespräch".
Zeitbereich: Definiert den zeitlichen Rahmen des Ereignisses (Datum und/oder Uhrzeit) zur zeitlichen Eingrenzung.
Erledigt: Checkbox aktiv: Der Termin wird nicht mehr in der Wiedervorlage angezeigt.
Bedeutung: Der Termin gilt als abgeschlossen.
Button Privat: Button aktiv (Schloss geschlossen): Der Eintrag ist als privat gekennzeichnet.
Sichtbarkeit: Nur für den aktuellen Anwender (eingeloggten Benutzer) sichtbar.
Information: Freies Textfeld für zusätzliche Informationen oder Notizen zum Ereignis oder dessen Kontext.

Übertragung in die Personaldaten

Alle vorgenommenen Änderungen und neu angelegten Termine sind später unter Personaldaten Übersicht Termine bei der jeweiligen Person wiederzufinden.

Terminübersicht

Nachdem Sie Ihre Selektionskriterien (Termintyp, Eigenschaften, Zeitbereich) gewählt haben, stellt die Terminübersicht die gefilterten Daten in einer zweigeteilten Listenansicht dar.

Aufbau der Übersicht:

Linksseitig: Termininformationen

Alle Informationen, die den Termin selbst betreffen:

Betreff
Zeitbereich
Status

Rechtsseitig: Personeninformationen

Alle Angaben zur Person, die von diesem Termin betroffen ist.

Statusanzeige und Farbcodierung:

Der Status der Termine wird durch verschiedene Farben visualisiert:

Vergangen

Farbe: Je nach Systemkonfiguration
Bedeutung: Termine, die bereits stattgefunden haben

Zukünftig

Farbe: Je nach Systemkonfiguration
Bedeutung: Termine, die noch bevorstehen

Erledigt

Farbe: Grüne Textzeile
Bedingung: Checkbox "Erledigte Termine anzeigen" muss aktiviert sein
Darstellung: Die gesamte Zeile der jeweiligen Person wird grün dargestellt

Zusätzliche Listenfunktionen

Sie können die Darstellung weiter anpassen:

Spaltenköpfe nutzen: Klicken Sie auf Spaltenüberschriften zum Sortieren
Gruppieren: Termine nach verschiedenen Kriterien gruppieren
Selektieren: Einzelne oder mehrere Termine auswählen
Filtern: Zusätzliche Filterkriterien anwenden

Zweck: Diese Funktionen ermöglichen eine flexible und bedarfsgerechte Auswertung der Termindaten.

CSV-Export

Der CSV-Export ermöglicht die Weiterverarbeitung der aktuell gefilterten Termine für Auswertungen oder administrative Aufgaben.

Konfigurieren der Exportdaten

Bestimmen Sie, welche Datenfelder exportiert werden:

Datenfelder wählen: Ziehen Sie die gewünschten Felder per Drag & Drop aus Verfügbare Datenfelder in Gewählte Datenfelder.
Vorschau: Die ausgewählten Datenfelder werden zur Kontrolle in einer Vorschau angezeigt.

Nutzung der CSV-Datei

Die Daten werden im CSV-Format (Comma Separated Values) exportiert. Verwendungsmöglichkeiten:

Tabellenkalkulationen:

Import in Excel oder Google Sheets
Erstellung von Statistiken und Pivot-Tabellen

Anschreiben/Serienbriefe:

Erstellung von Einladungen zu Terminen
Versand von Benachrichtigungen per Serienbrief oder E-Mail