Überblick

Überblick | Bewerbungen/Beurteilungen | Stellenplan

Dieser Bereich ermöglicht Ihnen die detaillierte Erfassung von Personalinformationen.

Integration mit Dienstplan: Die hier eingegebenen Daten, insbesondere die der Verwaltungslaufbahn optional, auch vom Dienstplanmodul genutzt werden.

Sie können in den entsprechenden Textfeldern folgende Angaben hinterlegen:

• Stellenstatus: Geben Sie an, ob es sich um einen Angestellten oder eine Aushilfe handelt.

• Laufbahnen: Hier können Sie die jeweilige Laufbahn, wie "Einfacher Dienst" (Laufbahngruppe1, 1.Einstiegsamt) oder "Gehobener Dienst" (Laufbahngruppe2, 1.Einstiegsamt) auswählen.

• Behinderungsarten: Erfassen Sie relevante Behinderungsarten, zum Beispiel "Sprachbehindert" (Einschränkung der Kommunikation) oder "Gehbehindert" (Einschränkung der Mobilität).

• Besoldungsstufe: Tragen Sie die entsprechende Besoldungsstufe beispielsweise A10 (Hauptbrandmeister) , A7 (Mittlerer feuerwehrtechnischer Dienst).

• Stellenbewertung: Geben Sie die Entgeltstufe der Stelle an E6 (Einfache Tätigkeiten) oder E9 (Fachkräfte mit besonderen Aufgaben).

• Planstelle: Definieren Sie die spezifische Planstelle, beispielsweise "Wachbereiche 1 und 3" (Zuordnung zu bestimmten Wachen).

Integration mit Dienstplan

Datenübertragung an SPlan:

Die erfassten Daten werden automatisch im Dienstplanmodul berücksichtigt:

Automatisierung:

• Keine manuelle Doppelerfassung notwendig

• Aktuelle Daten stehen sofort in SPlan zur Verfügung

• Änderungen werden automatisch synchronisiert

Vorgehensweise

Personalinformationen erfassen

1. Personaldaten öffnen:

• Navigation: Personalverzeichnis → Verwaltung → Personaldaten

• Mitarbeiter auswählen

2. Tab "Verwaltungslaufbahn" aufrufen:

• Bereich "Überblick" anzeigen

3. Daten eingeben:

• Stellenstatus: Angestellt

• Laufbahn: Gehobener Dienst

• Besoldungsstufe: A11

• Stellenbewertung: E9a

• Planstelle: Wachbereich 1 und 3

4. Behinderungen erfassen (falls zutreffend):

• Behinderungsart auswählen

• Grad der Behinderung angeben

5. Speichern:

• Daten übernehmen

• Automatische Synchronisation mit SPlan

Bewerbungen/Beurteilungen (Optional zur Verwaltungslaufbahn)

Dieser Abschnitt ermöglicht Ihnen die detaillierte Verwaltung von Bewerbungen und Beurteilung von Kandidaten.

Sie können folgende Informationen eingeben:

• Bewerbungsstelle: Spezifische Stelle, auf die sich jemand beworben hat (z. B. Disponent, Brandmeister/in).

• Bewerbungsstatus: Status der Bewerbung (Gültige Bewerbungen, eingegangene Bewerbungen).

• Beurteilungsgründe: Gründe für die Beurteilung Kandidaten (Regelbeurteilung, Beförderung).

Beurteilungsarten

Es gibt zwei Hauptkategorien, die Sie auswählen können:

• Regelbeurteilung: Diese ist in § 48 Beamtenrechtsrahmengesetz (BeamtStG) ausdrücklich geregelt und sollte spätestens alle drei Jahre durchgeführt werden.

Beurteilungskriterien:

• Anlassbeurteilung: Diese Art der Beurteilung kann erfolgen, wenn besondere dienstliche oder persönliche Umstände dies erfordern.

Typische Anlässe:

Bitte beachten Sie, dass das Aktivieren der Checkbox Laufend im Bewerbungsstatus derzeit keine Funktion hat, da sich der zugehörige Workflow noch im Aufbau befindet.

• Empfehlung: Checkbox vorerst nicht verwenden.

Wichtig: Die einmal vergebenen Kürzel können nur einmal verwendet werden und nach der ersten Nutzung nicht mehr bearbeitet werden.Dies stellt sicher, dass es bei zukünftigen Arbeitsabläufen zu keinen Komplikationen kommt.

Best Practice:

• Kürzel sorgfältig wählen

• Eindeutige und selbsterklärende Bezeichnungen verwenden

• Vor der Vergabe prüfen, ob Kürzel bereits existiert

Beispiele für gute Kürzel:

Rechtliche Grundlagen

Beamtenrechtsrahmengesetz (BeamtStG):

• § 48 regelt die dienstliche Beurteilung

• Mindestens alle 3 Jahre Regelbeurteilung

• Anlassbezogene Beurteilungen bei besonderen Umständen

Zweck der Beurteilung:

• Feststellung der Eignung, Befähigung und Leistung

• Grundlage für Personalentscheidungen (Beförderung, Versetzung)

• Dokumentation der Leistungsentwicklung

Stellenplan (optional zur Verwaltungslaufbahn)

Der Stellenplan ist ein optionales Modul, das eine zentrale Funktion für die Abbildung und Verwaltung der Organisationsstruktur erfüllt.

Funktion und Zweck.

• Struktur: Der Stellenplan bietet die Möglichkeit, eine hierarchische Struktur für die verschiedenen Stellen und Posten innerhalb Ihrer Organisation (z. B. der Feuerwehr) zu erstellen und zu verwalten.

• Verwaltungslaufbahn: Er ist besonders relevant für die Verwaltungslaufbahn, da er klar definiert, welche Posten existieren, wie sie im hierarchischen Aufbau zueinander stehen und welche Befugnisse den einzelnen Ebenen zugeordnet sind.

Nutzen.

Der Stellenplan dient als Grundlage für:

• Besetzung von freien Stellen: Übersicht über vakante Positionen.

• Beförderungsplanung: Planung von Karrierewegen und Nachfolge.

• Budgetplanung: Stellenwertigkeit und Kostenplanung.

Hierarchische Anordnung

Die Struktur ist hierarchisch aufgebaut, wobei die Ebenen vom höchsten zum niedrigsten Rang absteigend geordnet sind.

• Befugnisse: Höhere Ebenen haben mehrere Befugnisse, wie zum Beispiel die Weisungsbefugnis eines Brandmeisters gegenüber niedrigeren Ebenen (z. B. Aushilfen, Springer).

Zuordnung und Sortierung

Die Zuordnung erfolgt über die bekannten Dialoge.

• Sortierung: Die Sortierung innerhalb der Hierarchie kann einfach per Drag & Drop vorgenommen werden.

Vorteile:

• Intuitive Bedienung

• Schnelle Anpassung der Hierarchie

• Flexible Umstrukturierung

Hinzufügen von Elementen

Wenn Sie die Funktion Hinzufügen nutzen, werden Ihnen nur die Symbole (unten links im Formular) angezeigt, die für die aktuelle Struktur zulässig sind.

Zweck: Verhindert fehlerhafte Strukturen und stellt Konsistenz sicher

• Beispiel 1: Unter "13.4 Akademie" können Sie noch Standardelemente wie Abteilungen und weitere Stellen hinzufügen.

• Beispiel 2: Ab der Position des "Maschinisten" ist es jedoch nur noch möglich, untergeordnete Stellen hinzuzufügen.

Beispiele

Beispiel 1: Organisationsebene "13.4 Akademie"

Zulässige Elemente:

• + Abteilungen hinzufügen

• +Weitere Stellen hinzufügen

• +Standardelemente ergänzen

Grund: Auf Akademie-Ebene ist die Struktur noch offen für verschiedene Untereinheiten

Praktisches Beispiel:

13.4 Akademie

├── Abteilung Grundausbildung

├── Abteilung Fortbildung

├── Abteilung Führungsausbildung

└── Abteilung Verwaltung

Beispiel 2: Operative Ebene "Maschinist"

Zulässige Elemente:

• +Nur untergeordnete Stellen: hinzufügen

Einschränkung: Ab der Position des "Maschinisten" ist es nur noch möglich, untergeordnete Stellen hinzuzufügen

Grund: Auf operativer Ebene ist die Hierarchie flacher, keine weiteren Abteilungen sinnvoll

Praktisches Beispiel:

Maschinist

├── Maschinist-Anwärter
└── Praktikant Technik

Tipps für die Strukturierung

Empfehlungen

• Logische Gruppierung: Fassen Sie zusammengehörige Stellen zusammen

• Klare Hierarchie: Maximal 5-7 Ebenen für Übersichtlichkeit

• Konsistente Benennung: Einheitliche Bezeichnungen verwenden

• Drag & Drop nutzen: Schnelle Umstrukturierung bei Änderungen

Vermeiden

• Zu tiefe Hierarchien: Mehr als 7 Ebenen werden unübersichtlich

• Inkonsistente Struktur: Unterschiedliche Tiefe in verschiedenen Zweigen

• Unlogische Zuordnungen: Operative Stellen direkt unter Organisationsebene

Untergeordnete Stellen hinzufügen

Dieses Formular ermöglicht die Visualisierung der hierarchischen Struktur und die manuelle Zuweisung von untergeordneten Elementen.

Untergeordnete Stellen anzeigen:

Aktivierung

Checkbox Untergeordnete Stellen Anzeigen": (unten rechts im Formular)

Position: Auf der rechten Seite des Formulars

Funktion: Zeigt alle untergeordneten Elemente der aktuell ausgewählten Stelle an Untergeordnete Stellen Anzeigen.

Inhalt der Liste

Die angezeigte Liste umfasst alle Elemente, die der aktuell ausgewählten übergeordneten Stelle unterstellt/untergeordnet sind.

Dazu gehören:

Element	Beschreibung
Personen	Zugeordnete Mitarbeiter
Plan-/Stellen	Definierte Planstellen
Organisationen	Untergeordnete Organisationen
Orga-Einheiten	Organisatorische Einheiten
Abteilungen	Untergeordnete Abteilungen

Ausgewählte Stelle: „Amt 37 Brand-/ und Katastrophenschutz“

Angezeigte untergeordnete Elemente

Amt 37 Brand- und Katastrophenschutz:

├── Abteilung Feuerwehr
│   ├── Wache 1
│   │   ├── Schicht A (9 Personen)
│   │   ├── Schicht B (9 Personen)
│   │   └── Schicht C (9 Personen)
│   └── Wache 2
│       ├── Schicht A (9 Personen)
│       └── Schicht B (9 Personen)
├── Abteilung Rettungsdienst
│   ├── Rettungswache Nord
│   └── Rettungswache Süd
└── Abteilung Katastrophenschutz
    ├── Technische Einsatzleitung
    └── ABC-Zug

Manuelles Hinzufügen von Elementen.

Es ist möglich, die Hierarchie manuell zu bearbeiten, indem Sie Elemente aus den Stammdaten hinzufügen.

Hinzufügbare Elemente

• Planstellen: Neue Positionen aus Stellenplan

• Personen: Mitarbeiter zuordnen

• Funktionen: Spezifische Funktionen (z.B. Schichtführer)

• Dauer: Zeitraum der Stellenbesetzung

• Anpassung und SPlan: Diese manuell hinzugefügten Elemente können an die Struktur angepasst und bei Bedarf in das Dienstplanungsmodul SPlan übertragen werden.

Details der zugeordneten Person.

Um die Identität einer zugeordneten Person schnell zu überprüfen:

• Doppelklick: Wenn Sie im Formular auf der rechten Seite doppelt auf eine Person klicken, werden Ihnen folgende Details der jeweiligen Person angezeigt (falls im System hinterlegt):

• Foto: Personenfoto (falls vorhanden)

• Name/Vorname: Vollständiger Name

• Pers-Nr.: Personalnummer

Anpassung und SPlan

Integration mit Dienstplan:

Die manuell hinzugefügten Elemente können:

• An die Struktur angepasst werden

• Bei Bedarf in das Dienstplanungsmodul SPlan übertragen werden

Vorteile:

• Automatische Synchronisation zwischen Stellenplan und Dienstplan

• Keine Doppelerfassung notwendig

• Änderungen werden in beiden Systemen berücksichtigt

Übertragung zu SPlan:

• Checkbox "SPlan" aktivieren

• Synchronisation durchführen

• Personen stehen in SPlan für Planung zur Verfügung