Allgemeine Bedienungshinweise

Einleitung

Wie im Handbuch der LIS SP beschrieben, ist das Programm in mehrere Bereiche unterteilt. Die Menüleiste und die Formularansichten lassen sich individuell anpassen, damit Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil optimal unterstützen und die Bildschirmfläche für die eigentlichen Aufgaben nutzen können.

Die nachfolgenden Hinweise gelten für alle Formulare, Bereiche, Tabellen und Listen der Anwendung. Sie helfen bei der effizienten Nutzung, beim schnellen Auffinden von Funktionen und beim sicheren Umgang mit Spalten, Filtern, Gruppierungen und mobilen ID-Code-Scannern.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

Vorgehen:

Die Menüleiste wird je nach persönlichem Arbeitsstil an die gewünschte Position verschoben.
Tabellen und Listen werden nach Bedarf angepasst, sortiert, gefiltert und gruppiert.
Formularauswahllisten und Spalten werden je nach Aufgabenstellung ein- oder ausgeblendet.
Bei der Erfassung von Barcode-/RFID-Daten wird die einheitliche Gerätekonfiguration berücksichtigt.

Nutzen:

Verbesserte Übersichtlichkeit bei der täglichen Arbeit
Flexible Anpassung an individuelle Arbeitsabläufe
Schnellere Navigation zwischen Bereichen und Formularen
Effizientere Bearbeitung großer Datenmengen in Tabellen
Vermeidung von Fehlern bei Scanning und Datenerfassung

Voraussetzungen

Zugriff auf das Systemprogramm
Grundkenntnisse im Umgang mit Maus, Tastatur und Formularen
Berechtigung zur Nutzung der relevanten Module und Bereiche
Für Barcode-/RFID-Funktionen: kompatible Geräte und einheitlich konfigurierte ID-Codes

Ablauf auf einen Blick

Das benötigte Modul oder Formular öffnen.
Ansicht, Spalten und Formularbereiche auf die Aufgabe abstimmen.
Daten mit Sortierung, Filterung oder Gruppierung eingrenzen.
Bearbeitung oder Export anhand der aktuellen Ansicht durchführen.
Ergebnis und Berechtigungen prüfen.
Änderungen an Ansicht, Scannerkonfiguration oder Export nachvollziehbar dokumentieren.

Übersicht und Funktionen

Anordnung der Menüleiste

Verschieben (Drag & Drop): Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Menüleiste, halten Sie die Taste gedrückt und ziehen Sie die Leiste an die gewünschte Position. Die Anordnung kann nach oben, unten, links, rechts oder in die Mitte des Bildschirms verschoben werden.
Speicherung: Ihre Änderungen bleiben beim nächsten Start des Programms automatisch erhalten. So kann jeder Benutzer seine bevorzugte Anordnung individuell festlegen.

Starten von Modulen

Sie können Module grundsätzlich auf zwei Arten starten:

1. Mausklick: Wählen Sie den gewünschten Menüpunkt direkt mit der Maus aus.

2. Tastenkombination: Nutzen Sie die passende Tastenkombination, z. B. Ctrl + Buchstabe bzw. Strg + Buchstabe.

Formularauswahlliste ein-/ausblenden

Um mehr Platz für die eigentlichen Bearbeitungsmaske zu schaffen, kann die Formularauswahlliste ausgeblendet werden.

Funktion erkennen: Achten Sie auf das "Stecknadel"-Symbol (⇑). Es zeigt an, dass die Liste über diese Funktion verfügt.
Ein- und Ausblenden: Durch Klicken auf das Stecknadel-Symbol wird die betreffende Liste ein- oder ausgeblendet.
Zugriff auf ausgeblendete Liste: Ist die Liste ausgeblendet, erscheint ein Reiter am Bildschirmrand, über den sie jederzeit wieder eingeblendet werden kann.

Anpassen von Breiten

Sie können die Breite von Spalten in Tabellen sowie die Breite einzelner Formularbereiche jederzeit individuell anpassen:

Verschieben: Führen Sie den Mauszeiger auf die Begrenzungslinie der Spalte oder des Formularabschnitts. Sobald der Cursor die Form eines Doppelpfeils annimmt (↔), ziehen Sie die Linie auf die gewünschte Breite.

Sortierung von Spalten

Die Sortierung von Daten innerhalb einer Spalte oder Gruppe kann einfach und jederzeit geändert werden:

Sortierfunktion: Klicken Sie auf den Spaltenkopf.
Sortierrichtung: Die Sortierung wechselt automatisch zwischen aufsteigend und absteigend. Je nach Spalteninhalt erfolgt die Sortierung alphabetisch oder numerisch.

Spaltenreihenfolge und Gruppierung ändern

Sie haben vielfältige Möglichkeiten, die Darstellung von Tabellen und Listen anzupassen, um Ihre Arbeit zu optimieren.

Sortieren und Filtern:

Filtern: Wenn der Spaltenkopf ein Aufklappsymbol (▽) enthält, können Sie zusätzlich einen Filter setzen. Die Filterkriterien variieren je nach Spalteninhalt.
Sortieren: Die Sortierung innerhalb einer Spalte kann durch Klicken auf den Spaltenkopf geändert werden (aufsteigend oder absteigend).

Daten gruppieren (Gruppierungsfeld):

Die Gruppierung ermöglicht es Ihnen, Listen nach bestimmten Kriterien frei zu gestalten.

1. Gruppierungsfeld anzeigen: Rufen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste auf die Spaltenüberschrift) auf und wählen Sie "Gruppierungsfeld anzeigen".

2. Gruppierung per Drag & Drop: Wählen Sie den gewünschten Spaltenkopf mit gedrückter linker Maustaste aus, ziehen Sie die Spaltenbeschriftung in das Gruppierungsfeld und passen Sie die Reihenfolge bei Bedarf an.

3. Gruppierung über das Kontextmenü: Alternativ können Sie einen Spaltenkopf anklicken, die rechte Maustaste verwenden und "Nach diesem Feld gruppieren" wählen.

Untergeordnete Daten und Ansicht zurücksetzen:

Untergeordnete Daten: Mit den Symbolen + und - können Sie untergeordnete Daten ein- und ausblenden. So können z. B. alle Personen einer Gruppe mit einem Klick angezeigt werden.
Ansicht zurücksetzen: Eine individuell angepasste Tabellenansicht lässt sich jederzeit über die Menüfunktion "Formulare" → "in den ursprünglichen Formularzustand zurücksetzen" wiederherstellen.

Kontextmenü: Spalte entfernen oder wiederherstellen

Sie können die Ansicht jeder Tabelle im Programm anpassen, indem Sie nicht mehr benötigte Spalten ausblenden und bei Bedarf wieder hinzufügen.

Spalte entfernen (Ausblenden):

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift, um das Kontextmenü zu öffnen.

2. Wählen Sie "Spalte entfernen" aus. Die ausgewählte Spalte wird sofort ausgeblendet.

Spalte wiederherstellen (Einblenden):

1. Öffnen Sie das Kontextmenü erneut (Rechtsklick auf eine beliebige Spaltenüberschrift).

2. Wählen Sie "Spaltenauswahl". Unten rechts öffnet sich ein Dialogfenster mit allen verfügbaren, aber aktuell ausgeblendeten Spalten.

3. Wählen Sie die gewünschte Spalte mit der linken Maustaste aus.

4. Ziehen Sie diese per Drag & Drop in den Spaltenkopf der Tabelle, um sie wieder einzufügen.

Anpassung der Formularansicht (Kontextmenü der Spalten)

Die Anpassungsoptionen im Kontextmenü der Spalten ermöglichen Ihnen die individuelle Gestaltung jeder Tabellenansicht. Damit können Daten effizienter sortiert, gefiltert und gruppiert werden.

Sortierung und Gruppierung:

Aufsteigend sortieren: Sortiert den Inhalt der ausgewählten Spalte in aufsteigender Reihenfolge.
Absteigend sortieren: Sortiert den Inhalt der ausgewählten Spalte in absteigender Reihenfolge.
Nach dieser Spalte gruppieren: Gruppiert die gesamte Liste anhand der Werte in der ausgewählten Spalte.
Gruppierungsfeld anzeigen: Blendet den Bereich über der Tabelle ein oder aus, in dem Spalten zur Gruppierung per Drag & Drop abgelegt werden.
Spalte entfernen: Entfernt die ausgewählte Spalte aus der aktuellen Ansicht.
Spaltenauswahl: Ermöglicht die Auswahl ausgeblendeter Spaltenüberschriften zur erneuten Anzeige oder weiteren Gruppierung.
Filter bearbeiten: Erlaubt die detaillierte Anpassung der Filtereigenschaften.
Suche einblenden: Blendet eine Textsuche direkt im Spaltenkopf ein oder aus.
Autofilterzeile: Zeigt eine zusätzliche Filterzeile an, mit der Werte nach dem IST-Prinzip gefiltert werden können.
Bedingte Formatierung: Passt die visuelle Darstellung von Zellen oder Zeilen anhand definierter Bedingungen an.

Fußzeilen-Optionen:

Fußzeile anzeigen: Ermittelt für eine Spalte unterschiedliche Werte wie Summe, Mittelwert oder Anzahl.
Gruppen-Fußzeilen anzeigen: Blendet die Fußzeile für jede einzelne Untergruppe einer gruppierten Tabelle ein oder aus.

Fußzeile Werte ermitteln

Die Fußzeile der Tabellen bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell statistische oder aggregierte Werte der angezeigten Daten zu ermitteln.

So rufen Sie die Funktion auf:

1. Führen Sie den Mauszeiger in die Fußzeile der Tabelle.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen.

3. Wählen Sie aus dem Menü die gewünschte Funktion aus.

Beispiele für verfügbare Funktionen:

Summe: Berechnet die Gesamtsumme aller Werte in der Spalte.
Minimum: Zeigt den kleinsten Wert in der Spalte an.
Maximum: Zeigt den größten Wert in der Spalte an.
Anzahl: Zählt die Anzahl der Einträge in der Spalte.
Durchschnitt: Berechnet den Mittelwert aller Werte in der Spalte.
Keine: Kein Wert zur Ermittlung gesetzt.

ID-Codes (Barcode/RFID)

Beim Einsatz von PDAs oder Tablets der LIS SP Serie zur Erfassung von ID-Codes (Barcode/RFID) sind bestimmte Konfigurationsdetails zu beachten. So vermeiden Sie Datenfehler und stellen die Kompatibilität sicher.

Programmierung des Codes:

Einheitliche Programmierung: Es ist wichtig, dass alle mobilen Geräte der LIS SP Serie einheitlich mit oder ohne Prüfziffer programmiert bzw. konfiguriert werden. Die Geräte werden in der Regel bereits vorkonfiguriert ausgeliefert.

RFID-Standard:

LIS SP Standard: Standardmäßig verwenden alle RFID-Scanner der LIS SP Serie das Stellenwertsystem Hexadezimal (Reverse).
Kompatibilität: Wenn Sie RFID-Scanner von Drittanbietern verwenden, die auf dem Stellenwertsystem Dezimal oder Hexadezimal (ohne Reverse) basieren, ist die Kompatibilität mit den LIS SP RFID Readern nicht mehr gegeben.

Hinweise zu Bearbeitung und Nachverfolgung

Die Menüleiste und Formularansichten sollten nach persönlichem Bedarf angepasst, aber bewusst dokumentiert werden.
Spalten, Sortierung und Filter sollten regelmäßig überprüft werden, damit die Darstellung nachvollziehbar bleibt.
Beim Arbeiten mit Gruppen, Filtern und Fußzeilen ist eine konsistente Benennung der Spalten wichtig.
Bei der Nutzung von Barcode- oder RFID-Systemen sollten die Konfiguration und Prüfzeichen einheitlich bleiben.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Eine ausgeblendete Spalte oder unsichtbare Gruppierung kann zu Verwirrung bei der Bearbeitung führen.
Fehlender Zugriff auf das Kontextmenü verhindert das Anpassen oder Wiederherstellen von Spalten.
Uneinheitliche ID-Code- und Prüfziffer-Konfigurationen führen zu Scannproblemen oder fehlerhaften Daten.
Eine nicht dokumentierte Anpassung der Ansicht kann für andere Nutzer schwer nachvollziehbar sein.

FAQ

Frage: Wie verschiebe ich die Menüleiste?

Antwort: Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Menüleiste, halten Sie die Taste gedrückt und ziehen Sie die Leiste an die gewünschte Position.

Frage: Wie kann ich eine Spalte wieder einblenden?

Antwort: Öffnen Sie das Kontextmenü einer Spaltenüberschrift, wählen Sie "Spaltenauswahl" und ziehen Sie die gewünschte Spalte wieder in den Spaltenkopf.

Frage: Wie sortiere ich eine Tabelle sinnvoll?

Antwort: Klicken Sie auf den Titel der Spalte. Die Sortierung wechselt automatisch zwischen aufsteigend und absteigend. Bei Zahlenspalten erfolgt die Sortierung numerisch, bei Textspalten alphabetisch.

Frage: Wo finde ich die Gruppierungsfunktion?

Antwort: Öffnen Sie das Kontextmenü der Spaltenüberschrift und wählen Sie "Gruppierungsfeld anzeigen" oder "Nach diesem Feld gruppieren".

Was wäre wenn? – FAQ

Wenn die Menüleiste nicht dort ist, wo ich sie brauche?

Dann verschieben Sie sie per Drag & Drop an die gewünschte Stelle. Die Position bleibt beim nächsten Start des Programms gespeichert.

Wenn ich eine Spalte nicht mehr sehe?

Dann öffnen Sie das Kontextmenü der Tabelle, wählen Sie "Spaltenauswahl" und setzen Sie die Spalte wieder in die Ansicht.

Wenn ich die Filtersuche nicht finde?

Dann prüfen Sie die Spaltenüberschrift. Wenn dort ein Aufklappsymbol sichtbar ist, steht die Filterfunktion zur Verfügung. Alternativ können Sie über das Kontextmenü zusätzliche Optionen aufrufen.

Wenn die Erfassung mit Barcode oder RFID fehlerhaft ist?

Prüfen Sie die einheitliche Konfiguration der ID-Codes, insbesondere mit/ohne Prüfziffer und das verwendete Stellenwertsystem der Scanner. Eine abweichende Konfiguration kann zu Lesefehlern führen.

Rechtliche und organisatorische Hinweise

WICHTIG: Berechtigungen und Datenschutz beachten. Die Anzeige, Bearbeitung und Weitergabe von Personaldaten richtet sich nach den zugewiesenen Rollen, internen Datenschutzvorgaben und geltenden rechtlichen Anforderungen.

Zeigen oder exportieren Sie personenbezogene Daten nur für einen berechtigten dienstlichen Zweck.
Prüfen Sie vor Ausdrucken, CSV-Exporten oder Screenshots, ob alle enthaltenen Daten benötigt werden.
Bewahren Sie Ausdrucke und Exportdateien geschützt auf und löschen Sie sie nach den geltenden internen Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Teilen Sie Benutzerkonten, Passwörter oder persönliche Zugänge nicht mit anderen Personen.
Änderungen an Filtern, Gruppierungen und Ansichten können die Darstellung verändern, aber nicht die zugrunde liegenden Berechtigungen erweitern.
Barcode- und RFID-Daten dürfen nur für den vorgesehenen Verwaltungsprozess verwendet werden. Prüfen Sie bei mobilen Geräten Datenschutz, Zugriffsschutz und sichere Aufbewahrung.
Dokumentieren Sie relevante Konfigurations- oder Berechtigungsänderungen nachvollziehbar.

Hinweis: Konkrete Aufbewahrungsfristen, Datenschutzanforderungen und Zugriffsregeln können je nach Organisation und Datenart abweichen. Stimmen Sie sie mit der zuständigen Datenschutz- oder Administrationsstelle ab.

Alltagssituationen

Liste für eine Besprechung vorbereiten:

Filtern Sie nur die erforderliche Personengruppe und blenden Sie nicht benötigte Spalten aus.

CSV-Datei weitergeben:

Prüfen Sie den Inhalt, entfernen Sie nicht erforderliche personenbezogene Spalten und geben Sie die Datei nur an berechtigte Empfänger weiter.

Arbeitsplatz mit gemeinsamem Benutzerkonto:

Verwenden Sie nach Möglichkeit persönliche Benutzerkonten, damit Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar bleiben.

Scannerwechsel:

Prüfen Sie Prüfziffer, Codierung und RFID-Standard, bevor der neue Scanner produktiv eingesetzt wird.

Ansicht für neue Mitarbeitende einrichten:

Stellen Sie nur die benötigten Spalten bereit und erklären Sie das Zurücksetzen der Formularansicht.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Kontaktliste für den Einsatz.

Filtern Sie die zuständige Einsatzabteilung, zeigen Sie nur dienstliche Kontaktdaten und prüfen Sie die Berechtigung vor dem Ausdruck.

Beispiel 2: Barcode-Erfassung.

Ein Scanner liefert falsche Personalnummern. Vergleichen Sie die Gerätekonfiguration mit dem erwarteten Codeformat und prüfen Sie die Prüfziffern.

Beispiel 3: Datenschutzgerechter Export.

Für eine externe Auswertung werden nur Personalnummer, Organisationseinheit und Status benötigt. Exportieren Sie keine privaten Kontaktdaten oder medizinischen Angaben.

Fragen und Antworten

Frage: Dürfen Listen und Exporte frei weitergegeben werden?

Antwort: Nein. Personaldaten dürfen nur für berechtigte dienstliche Zwecke und an berechtigte Empfänger weitergegeben werden.

Frage: Erweitert eine sichtbare Spalte meine Berechtigungen?

Antwort: Nein. Die Spaltenansicht verändert nur die Darstellung. Der Zugriff wird weiterhin durch Rollen und Rechte bestimmt.

Frage: Warum sind persönliche Benutzerkonten sinnvoll?

Antwort: Zugriffe und Änderungen können eindeutig einer Person zugeordnet werden.

Frage: Was muss ich bei RFID-Scannern beachten?

Antwort: Alle Geräte müssen einheitlich konfiguriert sein, insbesondere hinsichtlich Prüfziffer und Stellenwertsystem.

Problemlösungen im Alltag

Wenn eine Liste zu viele personenbezogene Daten enthält:

Entfernen Sie nicht benötigte Spalten, passen Sie Filter an und erstellen Sie die Ausgabe erneut.

Wenn ein Export an eine falsche Person versendet wurde:

Informieren Sie unverzüglich die zuständige Administration oder Datenschutzstelle und dokumentieren Sie den Vorfall nach den internen Vorgaben.

Wenn ein Scanner falsche Werte übermittelt:

Stoppen Sie die Erfassung, prüfen Sie Codeformat, Prüfziffer und RFID-Standard und testen Sie anschließend mit einem bekannten Beispiel.

Wenn ein Benutzer eine Spalte nicht sehen kann:

Prüfen Sie zunächst die Berechtigung. Eine ausgeblendete Spalte kann zusätzlich über die Spaltenauswahl wieder eingeblendet werden.