Konvertierung (Administratoren)

Einleitung

Die Funktion Konvertierung dient der kontrollierten Anpassung bestehender Daten an neue Systemfunktionen, Datenstrukturen oder Anwendungsmodule.

Konvertierungen können Berechnungen, Datenbankinhalte oder Systemeinstellungen betreffen. Sie werden ausschließlich durch berechtigte Administratoren und nach fachlicher Prüfung durchgeführt.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Konvertierungen werden insbesondere benötigt:

nach einem Systemupdate oder Versionswechsel
zur Vorbereitung neuer Module oder Funktionen
zur Neuberechnung historischer oder abgeleiteter Daten
zur Anpassung von Datenbankstrukturen
zur Übernahme neuer Systemeinstellungen
zur Korrektur oder Vervollständigung bestehender Datenbestände

Nutzen:

kompatible Daten für neue Systemfunktionen
bessere Datenqualität und konsistente Berechnungen
nachvollziehbarer Ablauf durch Vorschau und Ergebnisprotokoll
geringeres Risiko bei schrittweiser Durchführung

Voraussetzungen

Administratorrechte für die Konvertierungsfunktion
aktuelle Datensicherung vor Beginn
abgeschlossene Systemaktualisierung beziehungsweise freigegebener Versionsstand
Kenntnis der betroffenen Module und Datenbereiche
ausreichend Zeit für Prüfung, Durchführung und Nachkontrolle
Abstimmung mit Fachbereich, Administration und gegebenenfalls LIS Support

WICHTIG: Konvertierungen können nicht rückgängig gemacht werden. Starten Sie eine Konvertierung erst nach Sicherung, Vorschau und fachlicher Freigabe.

Ablauf auf einen Blick

Datensicherung erstellen und Aktualisierungsstand prüfen.
Verfügbare Konvertierungen und Kategorien prüfen.
Vorschau und erweiterte Beschreibung öffnen.
Reihenfolge und Abhängigkeiten der Konvertierungen festlegen.
Eine Konvertierung nach der anderen starten.
Ergebnisprotokoll und betroffene Module kontrollieren.
Nachkontrolle mit einem fachlichen Schnelltest durchführen.

Zweck der Datenkonvertierung

Die Funktion zur Konvertierung im System dient der Reorganisation und Anpassung bestehender Daten. Dies ist ein essenzieller Schritt, um das System auf neue Funktionen vorzubereiten oder bestehende Funktionen zu verbessern. Durch die Konvertierung werden die Daten in ein Format gebracht, das die Aktivierung oder optimierte Nutzung neuer oder verbesserter Funktionalitäten ermöglicht.

Aktivierung und Verbesserung von Funktionen

Die Konvertierung der Daten ist notwendig, um:

Neue Funktionen zu aktivieren: Wenn das System um neue Module oder Features erweitert wird, müssen oft die vorhandenen Datenstrukturen angepasst werden, um mit den neuen Funktionen kompatibel zu sein.
Bestehende Funktionen zu verbessern : Für Leistungsoptimierungen oder die Einführung neuer Features in bestehenden Bereichen kann eine Konvertierung alter Daten erforderlich sein, um die volle Funktionalität zu gewährleisten.

Vorschau und erweiterte Beschreibung der Konvertierung

Um eine detaillierte Voransicht der Konvertierungsprozesse und ihrer Auswirkungen zu erhalten, können Sie die erweiterte Beschreibung einschalten:

Vorgehen: Klicken Sie im Kontextmenü der Tabelle (vermutlich die Tabelle, die die zu konvertierenden Daten oder die Konvertierungsaufträge anzeigt) auf die Option Vorschau anzeigen.

Durch das Anzeigen der Vorschau erhalten Sie eine erweiterte Beschreibung des Konvertierungsvorgangs, die Ihnen hilft, die Auswirkungen auf Ihre Daten besser zu verstehen, bevor die tatsächliche Konvertierung durchgeführt wird.

Umgang mit Konvertierungen ohne eindeutigen Status

Wenn eine Konvertierung keinen eindeutigen Status angibt oder Sie unsicher sind, ob sie ausgeführt werden muss, gilt folgende Empfehlung:

Solche Konvertierungen sollten Sie nach jeder Systemaktualisierung zuerst durchführen.
Durch diesen Vorgang entstehen keine redundanten Daten, da das System intelligent genug ist, um bestehende Daten anzupassen, anstatt Duplikate zu erzeugen. Nach erfolgreicher Durchführung ist die entsprechende Konvertierung dann für die Nutzung der neuen oder verbesserten Funktionen vorbereitet.

Bedeutung der durchgeführten Konvertierung

Es ist von größter Wichtigkeit zu beachten, dass ohne eine durchgeführte Konvertierung einzelne oder ganze Anwendungsmodule nicht oder nur teilweise funktionieren können. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, ausstehende Konvertierungen zeitnah auszuführen, um die volle Systemfunktionalität zu gewährleisten.

Empfehlung zur Durchführung von Konvertierungen

Unsere dringende Empfehlung lautet:

Führen Sie notwendige Konvertierungen nacheinander durch. Dies hilft, mögliche Konflikte innerhalb verschiedener, gleichzeitig ausgeführter Konvertierungen zu vermeiden und sorgt für einen stabileren und nachvollziehbaren Prozess.

Bei Fragen oder Problemen, die während der Einrichtung oder Durchführung von Konvertierungen auftreten, wenden Sie sich bitte an den LIS Support.

Verfügbare Konvertierungen und Kategorisierung

Übersicht der verfügbaren Konvertierungen

Im Bereich Verfügbare Konvertierungen (siehe Beispiel-Screenshot) werden Ihnen alle ausstehenden oder optionalen Konvertierungsaufgaben angezeigt. Die Übersicht zeigt verfügbare Konvertierungen, Kategorien, Statusfarben und auswählbare Aufgaben.

Diese sind in verschiedene Kategorien unterteilt, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten:

Berechnungen: Konvertierungen, die Änderungen oder Neuberechnungen von Daten betreffen (z.B. "Urlaub: Historische Zusammenfassungen berechnen").
Datenbank: Konvertierungen, die direkt die Struktur oder den Inhalt der Datenbank beeinflussen (z.B. "Dienstausweise,Tätigkeitszuordnungen ").
Systemeinstellungsrelevante Konvertierungen: Konvertierungen, die Anpassungen an Systemeinstellungen oder grundlegenden Konfigurationen vornehmen (z.B.Atemschutz).

Jede Konvertierung ist mit einer spezifischen Checkbox und einer farblichen Kennzeichnung versehen, die ihren Status und ihre Priorität anzeigt:

Grün: Zeigt an, dass die Konvertierung Nicht erforderlich ist. Dies bedeutet in der Regel, dass die Daten bereits kompatibel sind oder die Konvertierung für die aktuelle Systemfunktion keine zwingende Notwendigkeit darstellt.

Orange: Kennzeichnet eine Konvertierung als Optional. Diese Konvertierungen können Funktionen verbessern oder neue Möglichkeiten eröffnen, sind aber nicht zwingend für den Basisbetrieb notwendig.

Rot: Signalisiert, dass die Ausführung empfohlen ist. Diese Konvertierungen sind in der Regel wichtig für die volle Funktionalität des Systems, die Aktivierung neuer Kernfunktionen oder zur Vermeidung potenzieller Probleme.

Ergebnisprotokoll nach durchgeführter Konvertierung

Auf der rechten Seite des Formulars (siehe Ergebnisprotokoll) wird ein Protokoll der durchgeführten Konvertierungen angezeigt. Dieses Protokoll liefert eine detaillierte Übersicht über den Status und den Ausgang der einzelnen Konvertierungsvorgänge.

Jeder Eintrag im Protokoll zeigt das Datum und die Uhrzeit der Konvertierung sowie den Namen der Konvertierung und deren Ergebnis (z.B. "Konvertierung 'Atemschutztauglichkeit: AGT ist "pflicht/optional" umschalten' erfolgreich abgeschlossen!").
Das Ergebnisprotokoll ist essenziell zur Überprüfung, ob alle notwendigen Konvertierungen erfolgreich abgeschlossen wurden und das System wie erwartet funktioniert.

Wichtiger Hinweis: Ausgeführte Konvertierungen lassen sich nicht rückgängig machen. Sobald eine Konvertierung gestartet und abgeschlossen wurde, werden die Daten dauerhaft im neuen Format organisiert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Vorschau anzeigen-Funktion nutzen und die Konsequenzen verstehen, bevor Sie eine Konvertierung ausführen. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie den LIS Support.

Rechtliche und organisatorische Hinweise

WICHTIG: Eine Konvertierung kann Daten dauerhaft verändern. Eine Wiederherstellung ist nur über eine geeignete Datensicherung möglich und nicht durch die Konvertierungsfunktion selbst.

Erstellen Sie vor Beginn eine vollständige, geprüfte Datensicherung.
Dokumentieren Sie Version, Zeitpunkt, verantwortliche Person und ausgewählte Konvertierungen.
Konvertieren Sie personenbezogene Daten nur mit entsprechender Berechtigung und nach den internen Datenschutzvorgaben.
Prüfen Sie bei historischen, medizinischen, Qualifikations- oder Abrechnungsdaten die geltenden Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Führen Sie Konvertierungen möglichst außerhalb kritischer Arbeitszeiten und nach Information betroffener Benutzer durch.
Stimmen Sie fachlich relevante Änderungen mit den zuständigen Fachbereichen und bei Unsicherheit mit dem LIS Support ab.

Empfehlungen für die Durchführung

Lesen Sie die Vorschau und erweiterte Beschreibung vor jeder Ausführung.
Arbeiten Sie die Konvertierungen in der vorgeschlagenen oder fachlich abgestimmten Reihenfolge ab.
Starten Sie nicht mehrere Konvertierungen gleichzeitig.
Warten Sie den vollständigen Abschluss einer Konvertierung ab.
Prüfen Sie das Ergebnisprotokoll nach jedem einzelnen Vorgang.
Testen Sie anschließend betroffene Module, Berechnungen, Listen und Personaldaten.
Bewahren Sie Sicherung und Protokoll nach den internen Vorgaben auf.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Keine Datensicherung: Starten Sie ohne geprüfte Sicherung keine Konvertierung.
Vorschau übersprungen: Lesen Sie Auswirkungen und Abhängigkeiten vor der Ausführung.
Falsche Reihenfolge: Führen Sie abhängige Konvertierungen in der vorgesehenen Reihenfolge aus.
Parallele Ausführung: Starten Sie nur einen Vorgang und warten Sie auf das Ergebnis.
Rote Statusanzeige ignoriert: Klären Sie empfohlene oder erforderliche Konvertierungen, bevor neue Funktionen genutzt werden.
Ergebnisprotokoll nicht geprüft: Kontrollieren Sie Status, Fehlermeldung und Zeitstempel jedes Vorgangs.
Nachkontrolle fehlt: Prüfen Sie betroffene Listen, Berechnungen und Module mit realistischen Testfällen.
Alte Datenbasis verwendet: Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer mit der aktuellen Systemversion arbeiten.

Best Practice: Konvertierungen sicher durchführen

Vorbereitung:

Erstellen und prüfen Sie eine aktuelle Datensicherung.
Lesen Sie Vorschau, Beschreibung, Status und betroffene Datenbereiche.
Informieren Sie betroffene Benutzer über Wartungszeit und mögliche Einschränkungen.

Durchführung:

Führen Sie Konvertierungen einzeln und in der vorgesehenen Reihenfolge aus.
Starten Sie keine parallelen Datenänderungen oder weiteren Konvertierungen.
Warten Sie den vollständigen Abschluss des Lade- oder Verarbeitungsvorgangs ab.

Nachkontrolle:

Prüfen Sie das Ergebnisprotokoll direkt nach jedem Vorgang.
Testen Sie betroffene Formulare, Listen, Berechnungen und Anwendungsmodule.
Vergleichen Sie Stichproben mit bekannten Ausgangsdaten.

Dokumentation:

Halten Sie Konvertierung, Systemversion, Zeitpunkt, Ergebnis und verantwortliche Person fest.
Bewahren Sie Protokoll und Datensicherung nach den internen Vorgaben auf.

Typische Arbeitsszenarien

Nach einem Systemupdate:

Prüfen Sie alle verfügbaren Konvertierungen, sichern Sie die Daten und führen Sie erforderliche Vorgänge nacheinander aus.

Neue Funktion aktivieren:

Lesen Sie, welche Datenbereiche angepasst werden, führen Sie die Konvertierung durch und testen Sie danach die neue Funktion.

Historische Berechnung aktualisieren:

Verwenden Sie die entsprechende Berechnungskonvertierung und vergleichen Sie vor und nach dem Vorgang eine Stichprobe.

Datenbankstruktur ändern:

Informieren Sie Benutzer, stoppen Sie parallele Bearbeitung und prüfen Sie nach Abschluss Verbindung, Listen und betroffene Formulare.

Konvertierung ohne eindeutigen Status:

Lesen Sie die Beschreibung, sichern Sie vorher und stimmen Sie die Ausführung bei Unsicherheit mit Administration oder Support ab.

Fehler nach Konvertierung:

Sichern Sie Protokoll und Fehlermeldung, starten Sie nicht wiederholt denselben Vorgang und klären Sie zunächst die Ursache.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Urlaubshistorie neu berechnen.

Vor einer neuen Urlaubsfunktion werden historische Zusammenfassungen berechnet. Nach der Konvertierung vergleichen Sie Stichproben mit bekannten Personalakten.

Beispiel 2: Atemschutzdaten anpassen.

Eine Konvertierung bereitet Atemschutzwerte für eine neue Berechnung vor. Prüfen Sie anschließend AGT/CSA-Ampel, Gültigkeiten und fehlende Übungen.

Beispiel 3: Tätigkeitszuordnungen konvertieren.

Nach einer Änderung der Tätigkeitslogik prüfen Sie berufliche, freiwillige und kombinierte Zuordnungen in Personaldaten und Dienstplan.

Beispiel 4: Konvertierung mit Status „Optional“.

Bewerten Sie den fachlichen Nutzen, erstellen Sie eine Sicherung und dokumentieren Sie die Entscheidung, auch wenn die Konvertierung nicht zwingend erforderlich ist.

Fragen und Antworten

Frage: Können Konvertierungen rückgängig gemacht werden?

Antwort: Nein. Eine Wiederherstellung ist nur über eine geeignete Datensicherung möglich.

Frage: Was bedeutet die rote Statusfarbe?

Antwort: Sie weist in der Regel auf eine empfohlene oder wichtige Konvertierung hin. Lesen Sie die Beschreibung und klären Sie den Handlungsbedarf.

Frage: Muss eine optionale Konvertierung ausgeführt werden?

Antwort: Nicht zwingend. Bewerten Sie Nutzen, Abhängigkeiten und Auswirkungen mit der zuständigen Administration.

Frage: Warum sollen Konvertierungen nacheinander laufen?

Antwort: Dadurch werden Konflikte und unklare Zwischenzustände vermieden, insbesondere wenn mehrere Vorgänge dieselben Datenbereiche betreffen.

Frage: Was zeigt das Ergebnisprotokoll?

Antwort: Es zeigt Konvertierung, Zeitpunkt und Ergebnis sowie gegebenenfalls Fehlermeldungen.

Was wäre wenn?

Wenn keine Konvertierung ausgewählt werden kann?

Prüfen Sie Berechtigung, Systemstatus und ob die Konvertierung bereits ausgeführt wurde.

Wenn der Vorgang sehr lange läuft?

Warten Sie zunächst den Abschluss ab und starten Sie keine parallele Konvertierung. Prüfen Sie anschließend Protokoll und Systemstatus.

Wenn eine Konvertierung fehlschlägt?

Dokumentieren Sie Fehlermeldung und Zeitpunkt, starten Sie den Vorgang nicht wiederholt und wenden Sie sich an Administration oder LIS Support.

Wenn nach der Konvertierung Daten anders aussehen?

Vergleichen Sie die Daten mit der Vorschau und der Datensicherung und prüfen Sie, ob die Änderung durch die Konvertierungslogik vorgesehen ist.

Wenn ein Modul nach dem Update nicht funktioniert?

Prüfen Sie ausstehende Konvertierungen, Ergebnisprotokoll, Berechtigungen und die Systemversion.

Wenn eine Konvertierung ohne Status unklar bleibt?

Lesen Sie die erweiterte Beschreibung und stimmen Sie die Entscheidung mit dem zuständigen Fachbereich oder LIS Support ab.

Wenn eine Rückkehr zum alten Datenstand erforderlich ist?

Stoppen Sie weitere Änderungen, sichern Sie Protokolle und lassen Sie die Wiederherstellung ausschließlich nach einem abgestimmten Wiederherstellungsplan durchführen.