Konvertierung (Administratoren)

Dokumentation: Einrichtung der Konvertierung – Neuorganisation bestehender Daten

Zweck der Datenkonvertierung

Die Funktion zur Konvertierung im System dient der Reorganisation und Anpassung bestehender Daten. Dies ist ein essenzieller Schritt, um das System auf neue Funktionen vorzubereiten oder bestehende Funktionen zu verbessern. Durch die Konvertierung werden die Daten in ein Format gebracht, das die Aktivierung oder optimierte Nutzung neuer oder verbesserter Funktionalitäten ermöglicht.

Aktivierung und Verbesserung von Funktionen

Die Konvertierung der Daten ist notwendig, um:

• Neue Funktionen zu aktivieren: Wenn das System um neue Module oder Features erweitert wird, müssen oft die vorhandenen Datenstrukturen angepasst werden, um mit den neuen Funktionen kompatibel zu sein.

• Bestehende Funktionen zu verbessern : Für Leistungsoptimierungen oder die Einführung neuer Features in bestehenden Bereichen kann eine Konvertierung alter Daten erforderlich sein, um die volle Funktionalität zu gewährleisten.

Vorschau und erweiterte Beschreibung der Konvertierung

Um eine detaillierte Voransicht der Konvertierungsprozesse und ihrer Auswirkungen zu erhalten, können Sie die erweiterte Beschreibung einschalten:

• Vorgehen: Klicken Sie im Kontextmenü der Tabelle (vermutlich die Tabelle, die die zu konvertierenden Daten oder die Konvertierungsaufträge anzeigt) auf die Option Vorschau anzeigen.

Durch das Anzeigen der Vorschau erhalten Sie eine erweiterte Beschreibung des Konvertierungsvorgangs, die Ihnen hilft, die Auswirkungen auf Ihre Daten besser zu verstehen, bevor die tatsächliche Konvertierung durchgeführt wird.

Umgang mit Konvertierungen ohne eindeutigen Status

Wenn eine Konvertierung keinen eindeutigen Status angibt oder Sie unsicher sind, ob sie ausgeführt werden muss, gilt folgende Empfehlung:

• Solche Konvertierungen sollten Sie nach jeder Systemaktualisierung zuerst durchführen.

• Durch diesen Vorgang entstehen keine redundanten Daten, da das System intelligent genug ist, um bestehende Daten anzupassen, anstatt Duplikate zu erzeugen. Nach erfolgreicher Durchführung ist die entsprechende Konvertierung dann für die Nutzung der neuen oder verbesserten Funktionen vorbereitet.

Bedeutung der durchgeführten Konvertierung

Es ist von größter Wichtigkeit zu beachten, dass ohne eine durchgeführte Konvertierung einzelne oder ganze Anwendungsmodule nicht oder nur teilweise funktionieren können. Dies unterstreicht die Notwendigkeit, ausstehende Konvertierungen zeitnah auszuführen, um die volle Systemfunktionalität zu gewährleisten.

Empfehlung zur Durchführung von Konvertierungen

Unsere dringende Empfehlung lautet:

• Führen Sie notwendige Konvertierungen nacheinander durch. Dies hilft, mögliche Konflikte innerhalb verschiedener, gleichzeitig ausgeführter Konvertierungen zu vermeiden und sorgt für einen stabileren und nachvollziehbaren Prozess.

Bei Fragen oder Problemen, die während der Einrichtung oder Durchführung von Konvertierungen auftreten, wenden Sie sich bitte an den LIS Support.

Verfügbare Konvertierungen – Visuelle Darstellung, Ergebnisprotokoll und Kategorisierung

Übersicht der verfügbaren Konvertierungen

• Im Bereich Verfügbare Konvertierungen (siehe Beispiel-Screenshot) werden Ihnen alle ausstehenden oder optionalen Konvertierungsaufgaben angezeigt. Diese sind in verschiedene Kategorien unterteilt, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten:

• Berechnungen: Konvertierungen, die Änderungen oder Neuberechnungen von Daten betreffen (z.B. "Urlaub: Historische Zusammenfassungen berechnen").

• Datenbank: Konvertierungen, die direkt die Struktur oder den Inhalt der Datenbank beeinflussen (z.B. "Dienstausweise,Tätigkeitszuordnungen ").

• Systemeinstellungsrelevante Konvertierungen: Konvertierungen, die Anpassungen an Systemeinstellungen oder grundlegenden Konfigurationen vornehmen (z.B.Atemschutz).

Jede Konvertierung ist mit einer spezifischen Checkbox und einer farblichen Kennzeichnung versehen, die ihren Status und ihre Priorität anzeigt:

Grün: Zeigt an, dass die Konvertierung Nicht erforderlich ist. Dies bedeutet in der Regel, dass die Daten bereits kompatibel sind oder die Konvertierung für die aktuelle Systemfunktion keine zwingende Notwendigkeit darstellt.

Orange: Kennzeichnet eine Konvertierung als Optional. Diese Konvertierungen können Funktionen verbessern oder neue Möglichkeiten eröffnen, sind aber nicht zwingend für den Basisbetrieb notwendig.

Rot: Signalisiert, dass die Ausführung empfohlen ist. Diese Konvertierungen sind in der Regel wichtig für die volle Funktionalität des Systems, die Aktivierung neuer Kernfunktionen oder zur Vermeidung potenzieller Probleme.

Ergebnisprotokoll nach durchgeführter Konvertierung

Auf der rechten Seite des Formulars (siehe Ergebnisprotokoll) wird ein Protokoll der durchgeführten Konvertierungen angezeigt. Dieses Protokoll liefert eine detaillierte Übersicht über den Status und den Ausgang der einzelnen Konvertierungsvorgänge.

• Jeder Eintrag im Protokoll zeigt das Datum und die Uhrzeit der Konvertierung sowie den Namen der Konvertierung und deren Ergebnis (z.B. "Konvertierung 'Atemschutztauglichkeit: AGT ist "pflicht/optional" umschalten' erfolgreich abgeschlossen!").

• Das Ergebnisprotokoll ist essenziell zur Überprüfung, ob alle notwendigen Konvertierungen erfolgreich abgeschlossen wurden und das System wie erwartet funktioniert.

Wichtiger Hinweis: Ausgeführte Konvertierungen lassen sich nicht rückgängig machen. Sobald eine Konvertierung gestartet und abgeschlossen wurde, werden die Daten dauerhaft im neuen Format organisiert. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Vorschau anzeigen-Funktion nutzen und die Konsequenzen verstehen, bevor Sie eine Konvertierung ausführen. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie den LIS Support.