Dienst

Einleitung

Der Bereich Dienst verwaltet dienstbezogene Stammdaten wie Beschäftigungsverhältnisse und Abwesenheitsarten. Diese Werte werden in Personaldaten, Dienstplanung, Zeiterfassung, Auswertungen und gegebenenfalls in der Abrechnung verwendet.

Eine einheitliche Pflege sorgt dafür, dass Beschäftigungsstatus und Abwesenheiten korrekt zugeordnet und in verbundenen Modulen berücksichtigt werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Stammdaten im Bereich Dienst eignen sich insbesondere für:

• die Kategorisierung von Beschäftigungsverhältnissen

• die Unterscheidung von Stammpersonal, Aushilfen und Springern

• die Definition von Abwesenheitsgründen

• die korrekte Dienst- und Sollstundenplanung in SPlan

• Auswertungen, Zeiterfassung und Lohn- oder Entschädigungsabrechnung

Nutzen:

• einheitliche und wiederverwendbare Dienststatus

• nachvollziehbare Abwesenheitsgründe

• bessere Planung von Kapazitäten und Sollstunden

• kontrollierte Weitergabe an verbundene Module

Voraussetzungen

• Zugriff auf die Stammdatenverwaltung und den Bereich Dienst

• Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten dienstbezogener Stammdaten

• abgestimmte Bezeichnungen und Kürzel

• Kenntnis der Planungs- und Abrechnungsregeln Ihrer Organisation

• Prüfung bestehender Personenzuordnungen vor Änderungen oder Löschungen

Wichtiger Hinweis: Systemrelevante Beschäftigungsverhältnisse dürfen nicht versehentlich gelöscht werden. Prüfen Sie bestehende Zuordnungen und die Auswirkungen auf SPlan, bevor Sie einen Eintrag ändern.

Ablauf auf einen Blick

1. Beschäftigungsverhältnis oder Abwesenheitsart auswählen.

2. Bezeichnung und eindeutiges Kürzel festlegen.

3. Systemrelevanz und zusätzliche Parameter prüfen.

4. Eintrag speichern und einer Beispielperson zuordnen.

5. Auswirkungen in Dienstplanung, Zeiterfassung und Abrechnung kontrollieren.

Beschäftigungsverhältnisse

Im Bereich Beschäftigungsverhältnisse definieren Sie die verschiedenen Status, unter denen Ihr Personal tätig ist.

Erfassung von Beschäftigungsverhältnissen

• Hinterlegung: Im Formular Allgemein können Sie die verschiedenen Arten von Beschäftigungsverhältnissen (wie Aushilfe, angestellt, Leiharbeiter etc.) zusammen mit ihren Kürzeln hinterlegen.

Die Übersicht enthält Beschäftigungsarten, Kürzel und die Kennzeichnung systemrelevanter Einträge.

Typische Beschäftigungsverhältnisse:

• Systemrelevanz: Über eine Checkbox können Sie festlegen, ob ein Eintrag für den Systemeintrag

• Wichtig für Datenbank-Konsistenz

• Kennzeichnung von Pflichteinträgen

Zweck:

• Sicherstellung, dass wichtige Beschäftigungsverhältnisse nicht gelöscht werden

• Schutz vor versehentlichem Löschen systemkritischer Einträge

• Gewährleistung der Datenbankintegrität

Vorgehensweise

Beschäftigungsverhältnis anlegen:

1. Formular öffnen: Bereich "Dienst" → "Allgemein"

2. Bezeichnung eingeben: Vollständige Bezeichnung (z. B. "Angestellt")

3. Kürzel vergeben: Kurzform (z. B. "FEST")

4. Systemrelevanz: Checkbox aktivieren, falls systemkritisch

5. Speichern: Eintrag übernehmen

Verwendung

Zuordnung zum Personal:

• Bei der Personalerfassung wird das Beschäftigungsverhältnis ausgewählt

• Basis für Statistiken und Auswertungen

• Relevant für Abrechnungen und Verträge

• Steuerung der Planungsregeln in SPlan

Auswertungen:

• Personalstatistiken nach Beschäftigungsverhältnis

• Planung von Personalkapazitäten

• Unterscheidung beruflich/ehrenamtlich

• Arbeitszeitauswertungen

Vorteile

• Strukturierung: Klare Kategorisierung des Personals

• Auswertbarkeit: Statistische Analysen nach Beschäftigungsart

• Flexibilität: Anpassbar an organisatorische Anforderungen

• Datensicherheit: Schutz systemrelevanter Einträge

• Übersichtlichkeit: Schnelle Zuordnung von Personalstatus

Bedeutung für die Dienstplanung (SPlan)

Diese Informationen sind für die Dienstplanung (SPlan) sehr wichtig, da sie die planungsrelevanten Regeln steuern:

Unterscheidung der Beschäftigungsarten

Stammpersonal:

• Feste Wochen- oder Monatsarbeitszeit

• Regelmäßige Dienstzeiten

• Planbare Kapazität

Aushilfen:

Haben im Gegensatz zum Stammpersonal und Springern keine feste Wochen- oder Monatsarbeitszeit

• Flexible Einsatzplanung

• Bedarfsorientierter Einsatz

• Stundenweise Abrechnung

Springer:

Können flexibel auf mehrere Arbeitsplätze verteilt werden

• Überbrückung von Engpässen

• Vertretung bei Ausfällen

• Einsatz an verschiedenen Standorten

Zweck in SPlan:

• Automatische Berücksichtigung unterschiedlicher Planungsregeln

• Korrekte Berechnung von Arbeitszeitkonten

• Korrekte Berechnung von Arbeitszeitkonten

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben je Beschäftigungsart

Abwesenheiten

Das Formular Abwesenheiten dient der zentralen Erfassung und Definition aller Abwesenheitsgründe, die zur korrekten Planung und Zeiterfassung Ihres Personals notwendig sind.

Abwesenheitsarten hinzufügen:

Die Abwesenheitsübersicht bündelt Gründe, Kürzel und Beschreibungen für die spätere Zuordnung zu Zeiträumen.

• Erfassung: Im Formular Abwesenheiten können Sie verschiedene Arten von Abwesenheiten hinzufügen, zusammen mit ihren Kürzeln und Bezeichnungen.

• Beispiele: Dies ist nützlich für die Dokumentation längerer Abwesenheiten, wie zum Beispiel:

Nutzen

Die genaue Definition dieser Abwesenheitsarten gewährleistet, dass die Personalplanung (insbesondere im SPlan) und die Lohnbuchhaltung die korrekte Dauer und den Grund der Abwesenheit berücksichtigen können.

Vorteile:

• Korrekte Dienstplanung unter Berücksichtigung von Abwesenheiten

• Automatische Berücksichtigung in SPlan

• Lohnbuchhaltung kann entsprechend abrechnen

• Statistische Auswertungen nach Abwesenheitsgrund

• Nachvollziehbare Dokumentation

Abwesenheitsart anlegen

1. Formular öffnen: Bereich "Dienst" → "Abwesenheiten"

2. Bezeichnung eingeben: Vollständige Bezeichnung (z. B. "Mutterschaftsurlaub")

3. Kürzel vergeben: Kurzform (z. B. "MUTTER")

4. Zusätzliche Parameter: Falls erforderlich (z. B. bezahlt/unbezahlt)

5. Speichern: Eintrag übernehmen

Zuordnung zum Personal

• Bei der Erfassung von Abwesenheiten wird die Art ausgewählt

• Hinterlegung von Zeiträumen

• Automatische Berücksichtigung in der Dienstplanung

Integration mit SPlan

• Automatische Übertragung an Dienstplanungsmodul

• Berücksichtigung bei Sollstundenberechnung

• Vermeidung von Fehlplanungen

Lohnbuchhaltung

• Unterscheidung bezahlte/unbezahlte Abwesenheiten

• Korrekte Lohnfortzahlung

• Statistische Auswertungen

Hintergrund

• Planungssicherheit: SPlan berücksichtigt Abwesenheiten automatisch

• Transparenz: Klare Übersicht über Abwesenheitsgründe

• Abrechnungsgenauigkeit: Korrekte Lohnbuchhaltung

• Statistik: Auswertung von Fehlzeiten nach Ursachen

• Dokumentation: Lückenlose Erfassung aller Abwesenheiten

• Effizienz: Automatische Synchronisation mit SPlan

Empfehlungen für die Dienst-Stammdatenpflege

• Verwenden Sie eindeutige Bezeichnungen und abgestimmte Kürzel.

• Legen Sie Beschäftigungsverhältnisse und Abwesenheitsarten nur einmal an.

• Kennzeichnen Sie systemrelevante Einträge bewusst und prüfen Sie deren Verwendung vor Änderungen.

• Testen Sie neue Dienst- und Abwesenheitsarten mit einer Beispielperson.

• Prüfen Sie Auswirkungen auf Dienstplan, Sollstunden, Zeiterfassung und Abrechnung.

• Dokumentieren Sie Änderungen an systemkritischen Stammdaten.

Arbeitsweise und Nachverfolgung

• Prüfen Sie vor jeder Neuanlage, ob ein gleichartiger Eintrag bereits vorhanden ist.

• Dokumentieren Sie Bezeichnung, Kürzel, Zweck und gegebenenfalls Systemrelevanz eines neuen Eintrags.

• Testen Sie Änderungen zunächst mit einer Beispielperson oder in einem abgegrenzten Bereich.

• Kontrollieren Sie nach Änderungen die Auswirkungen auf Personaldaten, SPlan, Zeiterfassung und Abrechnung.

• Prüfen Sie bei Abwesenheitsarten den vollständigen Zeitraum und die Zuordnung zur betroffenen Person.

• Bewahren Sie Nachweise zu Änderungen an systemrelevanten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten nachvollziehbar auf.

• Deaktivieren oder ersetzen Sie veraltete Einträge erst, wenn bestehende Zuordnungen geprüft und gegebenenfalls übertragen wurden.

Praktische Beispiele

Beispiel: Neue Beschäftigungsart anlegen

1. Prüfen Sie, ob eine passende Beschäftigungsart bereits vorhanden ist.

2. Legen Sie die neue Bezeichnung und ein eindeutiges Kürzel an.

3. Setzen Sie die Systemrelevanz nur, wenn der Eintrag für Planung oder Abrechnung benötigt wird.

4. Ordnen Sie den Eintrag einer Beispielperson zu und prüfen Sie die Darstellung in SPlan.

Beispiel: Abwesenheitsart für Fortbildung

1. Legen Sie die Abwesenheitsart Fortbildung mit einem eindeutigen Kürzel an.

2. Prüfen Sie, ob zusätzliche Parameter wie bezahlt oder unbezahlt erforderlich sind.

3. Testen Sie die Zuordnung mit einem begrenzten Zeitraum.

4. Kontrollieren Sie anschließend Dienstplan, Sollstunden und gegebenenfalls Abrechnung.

Beispiel: Veraltete Abwesenheitsart ersetzen

1. Prüfen Sie, welche Personen und Zeiträume den alten Eintrag verwenden.

2. Legen Sie den neuen Eintrag an und stimmen Sie die Bezeichnung mit der Organisation ab.

3. Übertragen Sie erforderliche Zuordnungen nach dem vorgesehenen Prozess.

4. Deaktivieren oder löschen Sie den alten Eintrag erst nach der abschließenden Kontrolle.

Alltagssituationen

Neue Person mit besonderem Beschäftigungsstatus:

• Wählen Sie die passende Beschäftigungsart aus und prüfen Sie, ob daraus besondere Planungs- oder Abrechnungsregeln entstehen.

Aushilfe für einen kurzfristigen Dienst einplanen:

• Kontrollieren Sie Beschäftigungsart, verfügbare Arbeitszeit und die für Aushilfen geltenden SPlan-Regeln.

Krankheitsbedingte Abwesenheit erfassen:

• Verwenden Sie den vorgesehenen Abwesenheitsgrund und hinterlegen Sie den Zeitraum vollständig. Ergänzen Sie medizinische Details nur in den dafür vorgesehenen Bereichen und mit entsprechender Berechtigung.

Fortbildung während eines geplanten Dienstes:

• Erfassen Sie die Fortbildung als Abwesenheit und prüfen Sie, ob die Person aus dem betreffenden Dienstplanzeitraum entfernt oder neu eingeplant werden muss.

Änderung der Abrechnungsregeln:

• Stimmen Sie die Anpassung von Beschäftigungsarten oder Abwesenheitsparametern mit der für die Abrechnung verantwortlichen Stelle ab und testen Sie die Auswirkung vor der produktiven Verwendung.

Abwesenheit wird nicht übertragen:

• Prüfen Sie Abwesenheitsart, Zeitraum, Personenzuordnung und SPlan-Synchronisation. Dokumentieren Sie die Prüfung, bevor Sie den Eintrag erneut bearbeiten.

Organisatorische Hinweise

• Legen Sie Zuständigkeiten für Anlage, Prüfung, Freigabe und Pflege der Dienst-Stammdaten fest.

• Verwenden Sie einheitliche Namens- und Kürzelstandards für Beschäftigungsverhältnisse und Abwesenheitsarten.

• Stimmen Sie systemrelevante Einträge mit den Verantwortlichen für Personalverwaltung, Dienstplanung und Abrechnung ab.

• Prüfen Sie neue oder geänderte Einträge zunächst mit einer Beispielperson, bevor sie für größere Personengruppen verwendet werden.

• Dokumentieren Sie Änderungen mit Datum, Anlass, verantwortlicher Person und betroffenen Modulen.

• Führen Sie regelmäßige Prüfungen auf doppelte, veraltete oder nicht mehr verwendete Einträge durch.

• Beachten Sie bei Abwesenheiten, Beschäftigungsdaten und Abrechnungsinformationen die geltenden Berechtigungs-, Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Löschvorgaben.

• Die konkrete Behandlung von Beschäftigungsarten, Abwesenheiten und Entgelt richtet sich nach den gesetzlichen, tariflichen, kommunalen und internen Regelungen Ihrer Organisation.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Doppeltes Beschäftigungsverhältnis: Suchen Sie zuerst nach einem vorhandenen Eintrag.

• Unklares Kürzel: Verwenden Sie ein eindeutiges Kürzel nach dem Organisationsstandard.

• Systemrelevanz falsch gesetzt: Aktivieren Sie die Kennzeichnung nur für Einträge, die tatsächlich systemkritisch sind.

• Aushilfe wie Stammpersonal geplant: Prüfen Sie Beschäftigungsart und die daraus folgenden SPlan-Regeln.

• Abwesenheitsgrund nicht eindeutig: Verwenden Sie getrennte Einträge für Krankheit, Urlaub, Fortbildung und Sonderurlaub.

• Bezahlte Abwesenheit falsch behandelt: Prüfen Sie zusätzliche Parameter und die Auswirkungen auf die Abrechnung.

• Eintrag voreilig gelöscht: Kontrollieren Sie bestehende Personenzuordnungen und Abrechnungen vor dem Löschen.

• Fehlende SPlan-Übernahme: Prüfen Sie Bezeichnung, Kürzel, Zuordnung und Synchronisation.

Typische Arbeitsszenarien

Neue Beschäftigungsart anlegen:

• Erfassen Sie Bezeichnung und Kürzel, prüfen Sie die Systemrelevanz und testen Sie den Eintrag in einer Personaldatenmaske.

Aushilfen planen:

• Verwenden Sie eine eigene Beschäftigungsart, damit flexible Arbeitszeiten und bedarfsorientierte Planung korrekt berücksichtigt werden.

Springer abbilden:

• Kennzeichnen Sie Springer eindeutig und prüfen Sie deren Zuordnung zu mehreren Arbeitsplätzen oder Standorten.

Neue Abwesenheitsart einrichten:

• Legen Sie Kürzel, Bezeichnung und gegebenenfalls bezahlte oder unbezahlte Eigenschaften an.

Längere Krankheit erfassen:

• Verwenden Sie einen eindeutigen Abwesenheitsgrund und hinterlegen Sie den vollständigen Zeitraum in den Personaldaten.

Fortbildung planen:

• Nutzen Sie die Abwesenheitsart Fortbildung, damit die Person im Zeitraum nicht versehentlich eingeplant wird.

Dienstplan nach Änderung prüfen:

• Kontrollieren Sie nach einer Änderung Beschäftigungsart, Abwesenheitszeitraum, Sollstunden und SPlan-Synchronisation.

Fragen und Antworten

Frage: Welche Stammdaten werden im Bereich Dienst gepflegt?

• Antwort: Dazu gehören Beschäftigungsverhältnisse und Abwesenheitsarten mit Bezeichnungen, Kürzeln und gegebenenfalls zusätzlichen Parametern.

Frage: Warum sind Beschäftigungsverhältnisse für SPlan wichtig?

• Antwort: Sie steuern unterschiedliche Planungsregeln, Arbeitszeiten, Kapazitäten und Abrechnungsarten.

Frage: Wie unterscheiden sich Aushilfen und Stammpersonal?

• Antwort: Aushilfen haben in der Regel keine feste Wochen- oder Monatsarbeitszeit und werden flexibler eingeplant.

Frage: Wofür werden Abwesenheitsarten verwendet?

• Antwort: Sie dokumentieren Gründe und Zeiträume und sorgen dafür, dass Dienstplanung, Zeiterfassung und Abrechnung die Abwesenheit berücksichtigen.

Frage: Können systemrelevante Einträge gelöscht werden?

• Antwort: Systemrelevante Einträge sind vor versehentlichem Löschen geschützt. Bestehende Zuordnungen müssen außerdem geprüft werden.

Frage: Werden Abwesenheiten an SPlan übertragen?

• Antwort: Bei entsprechender Konfiguration werden Abwesenheiten an SPlan übergeben und bei Sollstunden sowie Planung berücksichtigt.

Lösungen

Wenn eine Beschäftigungsart nicht auswählbar ist:

• Prüfen Sie, ob der Eintrag gespeichert, aktiv und für die Organisationseinheit verfügbar ist.

Wenn eine Aushilfe mit festen Arbeitszeiten geplant wird:

• Kontrollieren Sie die Beschäftigungsart und die zugehörigen SPlan-Regeln.

Wenn eine Abwesenheit nicht im Dienstplan erscheint:

• Prüfen Sie Abwesenheitsart, Zeitraum, Personenzuordnung und die Synchronisation mit SPlan.

Wenn ein Eintrag nicht gelöscht werden kann:

• Suchen Sie bestehende Zuordnungen und prüfen Sie, ob der Eintrag systemrelevant oder abrechnungsbezogen verwendet wird.

Wenn die Abrechnung eine Abwesenheit falsch bewertet:

• Kontrollieren Sie Abwesenheitsgrund, zusätzliche Parameter und die Kennzeichnung bezahlt oder unbezahlt.

Wenn Kürzel doppelt vorhanden sind:

• Wählen Sie ein eindeutiges Kürzel und stimmen Sie die Bereinigung bestehender Einträge mit der Administration ab.