Archivierung

Die Funktion Archivierung ermöglicht es Ihnen, veraltete oder nicht mehr verwendete Stammdaten-Einträge im System zu bewahren, ohne dass diese weiterhin aktiv zur Auswahl stehen.

Die Archivierung ist dabei keine Löschung: Historische Zuordnungen bleiben erhalten und weiterhin nachvollziehbar.

Archivierbare Stammdaten-Bereiche:

Mit diesem Feature haben Sie die Möglichkeit, Archivierungen in folgenden Stammdaten-Bereichen vorzunehmen:

Haupt-Tab: Einsatz

• Archivierbare Unter-Tabs (Inhalte): Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade und Funktionen

Haupt-Tab: Qualifikationen

• Archivierbare Unter-Tabs (Inhalte): Ausbildungen und Untersuchungen

Durchführung der Archivierung:

Aktion: Die Archivierung in den jeweiligen Tabs kann nur mit der Aktion Bearbeiten im sich öffnenden Dialog (z. B. Organisation bearbeiten) vorgenommen werden.

Effekt der Archivierung:

Mit dieser Anwendung können Sie die im Beispiel dargestellten Kategorien und deren Zuordnungen nach Bedarf archivieren.

• Status: Die archivierten Einträge werden deaktiviert.

5* Vergabe: Sie können nicht mehr vergeben oder aktiv ausgewählt werden. Dies betrifft nur Neuzuordnungen.

• Sichtbarkeit: Sie lassen sich jedoch weiterhin darstellen und bearbeiten (z. B. in der Historie oder in alten Personalakten), jedoch nicht als neuer aktiver Stammdateneintrag auswählen.

Anwendungsbeispiel (Berufsausbildung):

• Szenario: Angenommen, Personal einer Berufsfeuerwehr (BF) aus einem anderen Bundesland wechselt zu einer BF in Nordrhein-Westfalen (NRW). Deren Bedingungen bzw. Voraussetzungen der Berufsausbildung bzw. der Ausbildungsstandard entsprechen jedoch nicht denen der BF in NRW.

• Aktion: Die alte Berufsausbildung wird im System archiviert und durch eine aktuelle Berufsausbildung (NRW Stand) ersetzt:

Ausbildung archivieren (Beispiel: Betriebslogistikkaufmann/-frau):

Dieser Vorgang zeigt, wie Sie eine veraltete oder nicht mehr relevante Berufsbezeichnung in den Stammdaten in den Archiv-Status versetzen.

• Ausbildung auswählen: Hierzu wurde aus den Ausbildungen der bisherige Beruf Betriebslogistikkaufmann/-frau ausgewählt.

• Dialog öffnen: Mit dem Button Bearbeiten wird der Dialog „Ausbildung bearbeiten“ mit den dazugehörigen Informationen zum Beruf geöffnet.

• Archivierung starten: Wählen Sie nun den Tab Archivierung.

• Zeitstempel setzen: Setzen Sie einen Zeitstempel (Datum) ab wann diese Berufsbezeichnung nicht mehr aktiv zur Auswahl stehen soll.

Der Zeitstempel wirkt datumsscharf: Ab dem gesetzten Datum ist der Eintrag für Neuzuordnungen nicht mehr aktiv auswählbar.

Wichtiger Hinweis zur Vorbereitung:

Fehlt in den Kategorien eine Zuordnung (eine Ausbildung, ein Dienstgrad etc.) – das heißt, der Eintrag existiert noch nicht –, muss diese verständlicherweise zuvor in den Stammdaten hinterlegt werden, bevor sie archiviert oder bearbeitet werden kann.

Austausch der Berufsausbildung und Sichtbarkeit im Archiv:

Dieser Schritt beschreibt den Abschluss des Archivierungsprozesses, bei dem die veraltete Ausbildung durch die neue ersetzt wird.

Austausch der Berufsausbildung:

• Kategorie auswählen: Mit der Aufklappfunktion ▼ wählen Sie nun aus der Liste die Kategorie Ausbildungen aus.

• Neue Ausbildung auswählen: Wählen Sie die Berufsausbildung „Fachkraft für Logistik/Material“ aus, die Sie gegen die bisherige Berufsausbildung „Betriebslogistikkaufmann/-frau“ austauschen, und übernehmen Sie die Änderung.

• Zusatztext: Bei Bedarf kann hier ein Zusatztext zur Bescheinigung erstellt werden (z. B. ein Verweis auf die Äquivalenzprüfung).

Status und Sichtbarkeit nach Deaktivierung:

• Darstellung im Stammdaten-Tab: Die Berufsausbildung Betriebslogistikkaufmann/-frau ist ab dem Zeitpunkt der Deaktivierung im Tab grau hinterlegt. Dies signalisiert, dass der Eintrag inaktiv ist und nicht mehr neu vergeben werden kann.

• Sichtbarkeit in den Personaldaten: Trotz Deaktivierung ist die Berufsausbildung weiterhin in den Personaldaten bei der jeweiligen Person sichtbar und kann nachträglich bearbeitet werden (z. B. um das Enddatum zu korrigieren). Dies gewährleistet die vollständige Historie der Personalakte.

Auswertung deaktivierter Stammdaten in Listen:

Die Archivierungsfunktion stellt sicher, dass deaktivierte (archivierte) Einträge in Auswertungen und Listen klar gekennzeichnet sind, aber weiterhin zur historischen Dokumentation erhalten bleiben.

Anzeige in Auswertungen:

• Listenansicht: Wie im nebenstehenden Beispiel abgebildet, wird Ihnen unter Listen → Ausbildungsabsolventen nach der Auswertung der Ausbildung der Beruf Betriebslogistikkaufmann als „Deaktiviert“ aufgeführt.

• Zugehörige Personen: Daneben werden die Ausbildungsprobanden (rechts im Formular) aufgelistet, deren Ausbildung deaktiviert wurde.

Anwendbarkeit:

• Konsistente Vorgehensweise: Diese Vorgehensweise (Auswahl des Eintrags, Bearbeiten, Archivierungs-Tab, Deaktivierung über Zeitstempel) kann für die in Bild 1 dargestellten Kategorien ebenso angewendet werden.

• Zur Erinnerung: Die archivierbaren Kategorien umfassen Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade, Funktionen, Ausbildungen und Untersuchungen.