Archivierung

Einleitung

Die Funktion Archivierung ermöglicht es Ihnen, veraltete oder nicht mehr verwendete Stammdaten-Einträge im System zu bewahren, ohne dass diese weiterhin aktiv zur Auswahl stehen.

Die Archivierung ist dabei keine Löschung: Historische Zuordnungen bleiben erhalten und weiterhin nachvollziehbar.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Archivierung eignet sich insbesondere für:

veraltete Berufsbezeichnungen oder Ausbildungen
nicht mehr verwendete Dienstgrade und Funktionen
zusammengelegte oder abgelöste Organisationen und Abteilungen
Untersuchungsarten, die nicht mehr neu vergeben werden sollen
die Umstellung auf neue, fachlich gültige Stammdatensätze

Nutzen:

historische Personenzuordnungen bleiben erhalten
alte Werte werden bei Neuzuordnungen nicht mehr angeboten
Auswertungen und Personalakten bleiben nachvollziehbar
neue und gültige Stammdaten können sauber verwendet werden

Voraussetzungen

Berechtigung zum Bearbeiten der jeweiligen Stammdaten
fachliche Entscheidung, dass der Eintrag nicht mehr neu verwendet werden soll
ein vorhandener Ersatzwert, falls der alte Eintrag ausgetauscht wird
Kenntnis der bestehenden Personen- und Organisationszuordnungen
Prüfung von Historie, Reports, Schnittstellen und Auswertungen

Wichtiger Hinweis: Archivieren Sie einen Eintrag erst, wenn geklärt ist, wie bestehende Zuordnungen und künftige Neuanlagen behandelt werden.

Ablauf auf einen Blick

Stammdatensatz und bestehende Zuordnungen prüfen.
Ersatzwert anlegen oder vorhandenen gültigen Wert auswählen.
Dialog Bearbeiten öffnen.
Tab Archivierung und Zeitstempel festlegen.
Änderung speichern.
Neuzuordnung, Historie und Auswertungen kontrollieren.

Archivierbare Stammdatenbereiche

Mit diesem Feature haben Sie die Möglichkeit, Archivierungen in folgenden Stammdaten-Bereichen vorzunehmen:

Haupt-Tab: Einsatz

Archivierbare Unter-Tabs (Inhalte): Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade und Funktionen

Haupt-Tab: Qualifikationen

Archivierbare Unter-Tabs (Inhalte): Ausbildungen und Untersuchungen

Durchführung der Archivierung

Aktion: Die Archivierung in den jeweiligen Tabs kann nur mit der Aktion Bearbeiten im sich öffnenden Dialog (z. B. Organisation bearbeiten) vorgenommen werden.

Die Übersicht zeigt die Stammdatenbereiche, für die eine Archivierung möglich ist.

Effekt der Archivierung:

Mit dieser Anwendung können Sie die im Beispiel dargestellten Kategorien und deren Zuordnungen nach Bedarf archivieren.

Status: Die archivierten Einträge werden deaktiviert.
Vergabe: Sie können nicht mehr vergeben oder aktiv ausgewählt werden. Dies betrifft nur Neuzuordnungen.
Sichtbarkeit: Sie lassen sich jedoch weiterhin darstellen und bearbeiten (z. B. in der Historie oder in alten Personalakten), jedoch nicht als neuer aktiver Stammdateneintrag auswählen.

Praktisches Beispiel: Berufsausbildung ersetzen

Szenario: Angenommen, Personal einer Berufsfeuerwehr (BF) aus einem anderen Bundesland wechselt zu einer BF in Nordrhein-Westfalen (NRW). Deren Bedingungen bzw. Voraussetzungen der Berufsausbildung bzw. der Ausbildungsstandard entsprechen jedoch nicht denen der BF in NRW.
Aktion: Die alte Berufsausbildung wird im System archiviert und durch eine aktuelle Berufsausbildung (NRW Stand) ersetzt:

Ausbildung archivieren (Beispiel: Betriebslogistikkaufmann/-frau):

Dieser Vorgang zeigt, wie Sie eine veraltete oder nicht mehr relevante Berufsbezeichnung in den Stammdaten in den Archiv-Status versetzen.

Der Dialog zeigt die Auswahl der Ausbildung und den Zeitpunkt, ab dem sie nicht mehr neu zugeordnet werden darf.

Ausbildung auswählen: Hierzu wurde aus den Ausbildungen der bisherige Beruf Betriebslogistikkaufmann/-frau ausgewählt.
Dialog öffnen: Mit dem Button Bearbeiten wird der Dialog „Ausbildung bearbeiten“ mit den dazugehörigen Informationen zum Beruf geöffnet.
Archivierung starten: Wählen Sie nun den Tab Archivierung.
Zeitstempel setzen: Setzen Sie einen Zeitstempel (Datum) ab wann diese Berufsbezeichnung nicht mehr aktiv zur Auswahl stehen soll.

Der Zeitstempel wirkt datumsscharf: Ab dem gesetzten Datum ist der Eintrag für Neuzuordnungen nicht mehr aktiv auswählbar.

Wichtiger Hinweis zur Vorbereitung: Fehlt in den Kategorien eine Zuordnung (eine Ausbildung, ein Dienstgrad etc.) – das heißt, der Eintrag existiert noch nicht –, muss diese verständlicherweise zuvor in den Stammdaten hinterlegt werden, bevor sie archiviert oder bearbeitet werden kann.

Austausch und historische Sichtbarkeit

Dieser Schritt beschreibt den Abschluss des Archivierungsprozesses, bei dem die veraltete Ausbildung durch die neue ersetzt wird. Die Ansicht zeigt den Austausch eines archivierten Werts gegen einen aktuell gültigen Stammdatensatz.

Austausch der Berufsausbildung:

Kategorie auswählen: Mit der Aufklappfunktion ▼ wählen Sie nun aus der Liste die Kategorie Ausbildungen aus.
Neue Ausbildung auswählen: Wählen Sie die Berufsausbildung „Fachkraft für Logistik/Material“ aus, die Sie gegen die bisherige Berufsausbildung „Betriebslogistikkaufmann/-frau“ austauschen, und übernehmen Sie die Änderung.
Zusatztext: Bei Bedarf kann hier ein Zusatztext zur Bescheinigung erstellt werden (z. B. ein Verweis auf die Äquivalenzprüfung).

Status und Sichtbarkeit nach Deaktivierung:

Darstellung im Stammdaten-Tab: Die Berufsausbildung Betriebslogistikkaufmann/-frau ist ab dem Zeitpunkt der Deaktivierung im Tab grau hinterlegt. Dies signalisiert, dass der Eintrag inaktiv ist und nicht mehr neu vergeben werden kann.
Sichtbarkeit in den Personaldaten: Trotz Deaktivierung ist die Berufsausbildung weiterhin in den Personaldaten bei der jeweiligen Person sichtbar und kann nachträglich bearbeitet werden (z. B. um das Enddatum zu korrigieren). Dies gewährleistet die vollständige Historie der Personalakte.

Auswertung archivierter Stammdaten

Die Archivierungsfunktion stellt sicher, dass deaktivierte (archivierte) Einträge in Auswertungen und Listen klar gekennzeichnet sind, aber weiterhin zur historischen Dokumentation erhalten bleiben.

Die Liste kennzeichnet archivierte Einträge als deaktiviert und zeigt weiterhin die zugeordneten Personen.

Anzeige in Auswertungen:

Listenansicht: Wie im nebenstehenden Beispiel abgebildet, wird Ihnen unter Listen → Ausbildungsabsolventen nach der Auswertung der Ausbildung der Beruf Betriebslogistikkaufmann als „Deaktiviert“ aufgeführt.
Zugehörige Personen: Daneben werden die Ausbildungsprobanden (rechts im Formular) aufgelistet, deren Ausbildung deaktiviert wurde.

Anwendbarkeit:

Konsistente Vorgehensweise: Diese Vorgehensweise (Auswahl des Eintrags, Bearbeiten, Archivierungs-Tab, Deaktivierung über Zeitstempel) kann für die in Bild 1 dargestellten Kategorien ebenso angewendet werden.
Zur Erinnerung: Die archivierbaren Kategorien umfassen Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade, Funktionen, Ausbildungen und Untersuchungen.

Rechtliche und organisatorische Hinweise

WICHTIG: Archivieren ist keine Löschung. Historische Zuordnungen bleiben erhalten und können weiterhin in Personalakten, Historien und Auswertungen sichtbar sein.

Prüfen Sie vor der Archivierung die für Ihre Organisation geltenden Aufbewahrungs-, Nachweis- und Datenschutzvorgaben.
Archivieren Sie Stammdaten nicht nur, um historische oder rechtlich erforderliche Nachweise zu entfernen.
Beschränken Sie Änderungen auf berechtigte Personen und dokumentieren Sie Grund, Zeitpunkt und verantwortliche Person.
Bei Ausbildungen, Untersuchungen und Funktionen müssen bestehende Personenzuordnungen nachvollziehbar bleiben.
Bei landes- oder kommunalrechtlich geregelten Qualifikationen und Dienstgraden sind die zuständigen Fachstellen einzubeziehen.

DATENSCHUTZ: Archivierte Einträge können weiterhin personenbezogene Informationen enthalten. Prüfen Sie deshalb auch nach der Archivierung Rollen, Sichtbarkeit und Zugriffsschutz. RECHTLICHER HINWEIS: Aufbewahrungsfristen, Nachweispflichten und Löschregeln können je nach Datenart, Bundesland, Arbeitgeber und Organisation abweichen. Stimmen Sie Archivierung und spätere Löschung mit der zuständigen Datenschutz-, Personal- oder Fachstelle ab.

Empfehlungen für die Archivierung

Prüfen Sie zunächst, ob der Eintrag tatsächlich nicht mehr neu verwendet werden soll.
Legen Sie den Zeitstempel fachlich begründet und nachvollziehbar fest.
Ersetzen Sie den alten Wert durch einen aktuellen Stammdatensatz, ohne historische Zuordnungen zu überschreiben.
Informieren Sie betroffene Benutzer über Änderungen an Auswahlmöglichkeiten und Auswertungen.
Testen Sie nach der Archivierung Neuanlage, bestehende Personalakten, Historie und Reports.
Dokumentieren Sie bei Zusammenlegungen oder Umbenennungen die Beziehung zwischen altem und neuem Eintrag.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Archivierung mit Löschung verwechselt: Prüfen Sie, ob der Eintrag weiterhin in historischen Daten sichtbar sein muss.
Falscher Zeitstempel: Ein zu frühes Datum kann Neuzuordnungen unerwartet blockieren.
Ersatzwert fehlt: Legen Sie den neuen gültigen Stammdatensatz vor dem Archivieren an.
Personenzuordnungen überschrieben: Bearbeiten Sie historische Personaldaten nicht unnötig, wenn nur die Neuanlage verhindert werden soll.
Archivierter Wert weiterhin gesucht: Prüfen Sie, ob Benutzer die Inaktivkennzeichnung und historische Zuordnung verstehen.
Report zeigt falsche Ergebnisse: Kontrollieren Sie Filter, Status und die Darstellung deaktivierter Einträge.
Schnittstelle nicht abgestimmt: Prüfen Sie externe Schlüssel und Datenaustausch, bevor Organisationen, Funktionen oder Ausbildungen archiviert werden.

Typische Arbeitsszenarien

Berufsbezeichnung wird ersetzt:

Archivieren Sie die alte Ausbildung mit einem passenden Zeitstempel und ordnen Sie die neue Bezeichnung nur zukünftigen Vorgängen zu.

Organisation wird zusammengelegt:

Archivieren Sie die alte Organisation, dokumentieren Sie den Sperr- oder Archivierungsgrund und prüfen Sie bestehende Personenzuordnungen.

Dienstgrad wird nicht mehr verwendet:

Verhindern Sie Neuzuordnungen durch Archivierung, erhalten Sie aber historische Beförderungsdaten in den Personalakten.

Untersuchungsart wird ersetzt:

Stimmen Sie die neue Untersuchungsart mit der zuständigen arbeitsmedizinischen Stelle ab und prüfen Sie Folgetermine sowie historische Einträge.

Funktion wird umbenannt:

Prüfen Sie, ob eine Archivierung mit neuem Eintrag sinnvoller ist als eine direkte Änderung, insbesondere bei Reports und Schnittstellen.

Alte Daten für eine Prüfung erhalten:

Archivieren Sie den veralteten Stammdatensatz, damit historische Zuordnungen und Nachweise weiterhin ausgewertet werden können.

Alltagssituationen und praktische Beispiele

Beispiel 1: Neue Berufsbezeichnung nach einem Wechsel.

Eine Ausbildung aus einem anderen Bundesland entspricht nicht dem aktuellen Ausbildungsstandard. Archivieren Sie den alten Stammdatensatz, dokumentieren Sie die fachliche Prüfung und ordnen Sie die neue, gültige Ausbildung zu.

Beispiel 2: Zusammenlegung von Feuerwachen.

Zwei Organisationseinheiten werden zusammengeführt. Sperren oder archivieren Sie die alte Einheit erst nach Prüfung der aktiven Personen, Benutzerrechte, Alarmierung und Schnittstellen.

Beispiel 3: Veralteter Dienstgrad.

Ein Dienstgrad wird organisatorisch nicht mehr verwendet, ist aber in historischen Beförderungen enthalten. Archivieren Sie ihn, damit alte Personalakten korrekt bleiben und keine neuen Zuordnungen entstehen.

Beispiel 4: Untersuchungsart wird ersetzt.

Eine Untersuchungsart wird durch eine aktuelle Bezeichnung oder Regel ersetzt. Stimmen Sie die Änderung mit der arbeitsmedizinischen Stelle ab und prüfen Sie Folgetermine sowie bestehende Nachweise.

Beispiel 5: Funktion wird umbenannt.

Eine Funktion erhält eine neue Bezeichnung, soll historisch aber erhalten bleiben. Archivieren Sie den alten Wert und legen Sie die neue Funktion mit abgestimmtem Kürzel an.

Beispiel 6: Fehlerhafte Stammdatendefinition.

Ein Eintrag wurde bereits Personen zugeordnet, enthält aber eine fachlich falsche Bezeichnung. Archivieren Sie ihn nicht unüberlegt; klären Sie zuerst Historie, Reports, Schnittstellen und eine mögliche Korrektur.

Beispiel 7: Prüfung oder Audit.

Für eine Prüfung müssen frühere Zuordnungen nachvollziehbar bleiben. Verwenden Sie die Archivierung, statt historische Einträge zu löschen oder durch neue Werte zu überschreiben.

Beispiel 8: Zugriff nach Archivierung.

Ein Benutzer darf aktuelle Stammdaten bearbeiten, soll aber historische Einträge nur lesen. Prüfen Sie nach der Archivierung Rollen, Rechtepakete und den Hinweis LESENDER ZUGRIFF.

Fragen und Antworten

Frage: Werden archivierte Stammdaten gelöscht?

Antwort: Nein. Sie werden deaktiviert und können in historischen Zuordnungen, Personalakten und Auswertungen sichtbar bleiben.

Frage: Können archivierte Einträge neu vergeben werden?

Antwort: Nein. Der archivierte Eintrag steht ab dem gesetzten Zeitpunkt grundsätzlich nicht mehr für Neuzuordnungen zur Verfügung.

Frage: Warum sollte ich statt einer Änderung archivieren?

Antwort: Dadurch bleiben alte Bezeichnungen und Zuordnungen historisch nachvollziehbar, während der neue Wert für zukünftige Vorgänge verwendet wird.

Frage: Kann ich historische Zuordnungen bearbeiten?

Antwort: Bestehende Personaldaten können je nach Berechtigung weiterhin bearbeitet werden. Die Auswirkungen sollten vorher fachlich und rechtlich geprüft werden.

Frage: Welche Bereiche können archiviert werden?

Antwort: Organisationen, Abteilungen, Dienstgrade, Funktionen, Ausbildungen und Untersuchungen.

Was wäre wenn?

Wenn der archivierte Eintrag weiterhin benötigt wird.

Prüfen Sie zuerst, ob ein neuer gültiger Stammdatensatz erforderlich ist. Ändern Sie den historischen Eintrag nicht vorschnell.

Wenn der Eintrag zu früh archiviert wurde?

Dokumentieren Sie den Fehler, prüfen Sie bestehende Zuordnungen und stimmen Sie die Korrektur mit der Administration ab.

Wenn die neue Ausbildung nicht auswählbar ist?

Kontrollieren Sie, ob der neue Stammdatensatz angelegt, aktiv und für die richtige Organisation verfügbar ist.

Wenn archivierte Daten in einem Report fehlen?

Prüfen Sie Filter, Statusauswahl und ob der Report deaktivierte oder historische Einträge berücksichtigt.

Wenn eine Schnittstelle den alten Eintrag noch erwartet?

Prüfen Sie externe Schlüssel und stimmen Sie die Umstellung mit der zuständigen Schnittstellenverantwortung ab.

Wenn Benutzer den grauen Eintrag missverstehen?

Informieren Sie über die Bedeutung: Der Eintrag ist historisch vorhanden, kann aber nicht mehr neu ausgewählt werden.

Wenn unklar ist, ob archiviert oder gelöscht werden darf?

Archivieren Sie im Zweifel nicht sofort. Prüfen Sie Aufbewahrung, Datenschutz, Historie und die Freigabe durch die zuständige Fachstelle.