Organisationseinheiten hinzufügen und verwalten

Einleitung

Der Tab Orga-Einheiten dient der zentralen Erfassung und Verwaltung von Organisationseinheiten. Dazu gehören beispielsweise Berufsfeuerwehren, Freiwillige Feuerwehren, Rettungsdienste und externe Partnerorganisationen.

Die Zuordnung zu Diensten, Gemeinden und fachlichen Merkmalen beeinflusst Sichtbarkeit, Filter, Alarmierung, Auswertungen, Schnittstellen und Benutzerrechte.

Merksatz: Erst korrekt zuordnen (Dienste, AGS/GKZ, Checkboxen), dann speichern (Übernehmen) und anschließend die Wirkung im Schnelltest prüfen.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Organisationseinheiten werden insbesondere benötigt für:

die Abbildung von Feuerwehr, Rettungsdienst und weiteren Diensten
die Trennung hauptamtlicher, ehrenamtlicher und externer Einheiten
die Zuordnung zu Gemeinden über AGS/GKZ
die Steuerung von Alarmierung, Filtern und Auswertungen
die Anbindung an externe Schnittstellen
die Begrenzung von Benutzerrechten auf bestimmte Einheiten

Nutzen:

klare organisatorische Struktur
bessere Datenqualität und Filterbarkeit
eindeutige kommunale Zuordnung
kontrollierte operative Verwendung
weniger Fehlzuordnungen in Schnittstellen

Voraussetzungen

Zugriff auf die Stammdatenverwaltung
Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten von Organisationseinheiten
abgestimmte Dienst- und Organisationsstruktur
korrekter AGS/GKZ der zugehörigen Kommune
fachliche Entscheidung zu Hauptamtlich, Extern und Gesperrt
bei Schnittstellen: abgestimmter externer Schlüssel

Ablauf auf einen Blick

Organisationseinheit und Dienstbereich festlegen.
Bezeichnung, Nummer und AGS/GKZ erfassen.
Checkboxen fachlich prüfen.
Externe Schlüssel nur bei Integrationsbedarf hinterlegen.
Änderungen mit Übernehmen speichern.
Sichtbarkeit, Filter und Alarmierungsverhalten im Schnelltest prüfen.

Erfasste Einheiten:

Dies umfasst typischerweise alle operationellen und administrativen Einheiten, wie zum Beispiel:

Berufsfeuerwehren (BF)
Freiwillige Feuerwehren (FF)
Rettungsdienste
Andere Hilfsdienste

Zuordnung zu Diensten:

Entscheidende Zuordnung: Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Orga-Einheit ist es entscheidend, den korrekten Dienst zuzuordnen.
Beispiele für Dienste: Dies können Dienste wie Feuerwehr, Rettungsdienst oder Krankentransport sein.

Diese Zuordnung stellt sicher, dass die jeweilige Orga-Einheit nur innerhalb ihres spezifischen Dienstbereiches sichtbar und filterbar ist. Dies trennt die Daten und verbessert die Übersichtlichkeit

Auswirkungen der Checkboxen und Bedeutung des Gemeindeschlüssels (AGS/GKZ)

Im Dialog Orga-Einheit bearbeiten steuern die Checkboxen die fachliche Kennzeichnung und die Verfügbarkeit der Einheit im System.

Auswirkungen der Checkboxen:

Hauptamtlich: Kennzeichnet die Einheit als hauptamtliche Organisationseinheit. Diese Kennzeichnung kann für Filter, Auswertungen und organisatorische Trennungen genutzt werden.
Extern: Kennzeichnet die Einheit als externe Organisationseinheit (z. B. Partnerorganisation). Auch diese Kennzeichnung kann in Listen, Filtern und Auswertungen berücksichtigt werden.
Gesperrt: Deaktiviert die Orga-Einheit fachlich. Gesperrte Einheiten werden bei der Auswahl in relevanten Prozessen (z. B. Alarmierung) nicht mehr angeboten.

Hinweis zur Praxis:

Setzen Sie Gesperrt nur nach fachlicher Abstimmung, da die Sperrung direkte Auswirkungen auf operative Abläufe haben kann.

Bedeutung des Feldes Gemeindeschlüssel (AGS/GKZ):

AGS: Steht für Amtlicher Gemeindeschlüssel und dient der eindeutigen Identifikation einer Gemeinde (in Deutschland in der Regel 8-stellig).
GKZ: Steht für Gemeindekennziffer und wird je nach Kontext als alternative Bezeichnung bzw. landesspezifische Kennung verwendet.

Wofür wird der Schlüssel genutzt?

Eindeutige Zuordnung: Verknüpft die Orga-Einheit mit einer konkreten Kommune.
Konsistente Auswertung: Unterstützt saubere Filterung, statistische Auswertungen und Berichte nach Gemeinden.
Schnittstellenfähigkeit: Verbessert die Zuordnung beim Datenaustausch mit externen Systemen.

Dialog zur Orga-Einheitsverwaltung

Der Dialog bündelt Bezeichnung, Dienste, AGS/GKZ und die fachlichen Checkboxen der Organisationseinheit.

In diesem Dialog legen Sie Stammdaten einer Orga-Einheit an oder bearbeiten bestehende Einträge.

Vorgehensweise:

Öffnen Sie den Dialog über Hinzufügen, Bearbeiten oder per Doppelklick auf einen vorhandenen Datensatz.
Prüfen oder pflegen Sie die Grunddaten der Einheit.
Speichern Sie die Änderungen mit Übernehmen oder verwerfen Sie sie mit Abbrechen.

Feldübersicht im Dialog:

Orga-Einheitsnr.: Eindeutige Identifikationsnummer der Organisationseinheit.
Bezeichnung: Fachlicher Name der Einheit, wie er in Listen und Auswahlen angezeigt wird.
Gemeindeschlüssel (AGS/GKZ): Zuordnung der Einheit zu einer Gemeinde.
Dienste: Fachliche Einordnung in einen oder mehrere Dienste (z. B. Feuerwehr, Rettungsdienst).
Hauptamtlich, Extern, Gesperrt: Fachliche Kennzeichnung und Verfügbarkeit der Einheit.

Pflichtprüfung vor dem Speichern:

Bezeichnung geprüft: Ist der Name eindeutig, korrekt geschrieben und fachlich verständlich?
Dienste korrekt zugeordnet: Ist die Einheit dem richtigen Dienst bzw. den richtigen Diensten zugewiesen?
Gemeindeschlüssel kontrolliert: Ist der AGS/GKZ vollständig und der richtigen Kommune zugeordnet?
Checkboxen bewusst gesetzt: Sind Hauptamtlich, Extern und insbesondere Gesperrt fachlich korrekt gesetzt?

Warnhinweis zu Gesperrt: Eine gesperrte Orga-Einheit steht in Alarmierungsprozessen nicht mehr zur Verfügung. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob laufende Alarm- und Einsatzabläufe davon betroffen sind.

Konfiguration im Dialog der Orga-Einheit

Im geöffneten Dialog konfigurieren Sie die Organisationseinheit fachlich und dokumentieren ergänzende Angaben über Registerkarten.

Vorgehensweise in der Konfiguration:

Checkboxen setzen: Legen Sie fest, ob die Einheit Hauptamtlich oder Extern ist. Die Auswirkungen dieser Kennzeichnungen sind im Abschnitt Auswirkungen der Checkboxen und Bedeutung des Gemeindeschlüssels (AGS/GKZ) beschrieben.
Sperrstatus festlegen: Aktivieren Sie Gesperrt nur bei fachlicher Notwendigkeit, z. B. nach Zusammenlegung von Einheiten.
Sperrgrund dokumentieren: Hinterlegen Sie im Reiter Info den Grund der Sperrung für spätere Nachvollziehbarkeit.
Externe Zuordnung prüfen: Nutzen Sie den Reiter Externe Schlüssel nur, wenn eine technische Verknüpfung mit Schnittstellen erforderlich ist.

Wichtiger Hinweis zur Sperrung

Eine gesperrte Orga-Einheit wird in Alarmierungsprozessen nicht mehr zur Auswahl angeboten.

Externe Schlüssel (optional):

Der Reiter Externe Schlüssel dient der Verknüpfung der Orga-Einheit mit externen Systemen über eindeutige technische Schlüssel.

Häufige Fehler bei der Konfiguration

Die folgenden Punkte treten in der Praxis am häufigsten auf und sollten vor dem Speichern geprüft werden:

Falsche Dienstzuordnung: Die Einheit wurde dem falschen Dienst zugewiesen und erscheint dadurch in unpassenden Auswahllisten.
Unvollständiger oder falscher AGS/GKZ: Der Gemeindeschlüssel ist fehlerhaft oder nicht zur tatsächlichen Kommune passend.
Checkboxen ohne fachliche Abstimmung: Hauptamtlich, Extern oder Gesperrt wurden ohne organisatorische Prüfung gesetzt.
Gesperrt versehentlich aktiv: Die Einheit fehlt anschließend in Alarmierungsprozessen.
Sperrgrund nicht dokumentiert: Im Reiter Info fehlt die Begründung, wodurch spätere Nachvollziehbarkeit erschwert wird.

Empfehlung zur Vermeidung:

Führen Sie vor Übernehmen immer die Pflichtprüfung vor dem Speichern durch und stimmen Sie Änderungen am Sperrstatus mit der zuständigen Leitstelle bzw. Fachverantwortung ab.

Schnelltest nach dem Speichern

Prüfen Sie direkt nach dem Speichern mit wenigen Schritten, ob die Konfiguration wie erwartet wirkt:

Liste prüfen: Ist die Orga-Einheit in der Übersicht mit korrekter Bezeichnung und passenden Kennzeichnungen sichtbar?
Dienste prüfen: Erscheint die Einheit nur in den vorgesehenen Dienstkontexten und Filtern?
Sperrstatus prüfen: Wird eine gesperrte Einheit in alarmierungsrelevanten Auswahlen nicht mehr angeboten?
AGS/GKZ prüfen: Ist der Gemeindeschlüssel unverändert korrekt gespeichert und weiterhin plausibel zur Kommune?
Dokumentation prüfen: Ist bei Sperrungen der Grund im Reiter Info vollständig hinterlegt?

Funktionalität des externen Schlüssels

Ein Externer Schlüssel ist wie eine feste ID für eine Orga-Einheit.
Diese ID sollte immer gleich bleiben, damit andere Systeme die Einheit sicher wiedererkennen.

Einsatzgrenze: Der Externe Schlüssel wird in diesem Kontext ausschließlich für den Datenaustausch mit den unten genannten Schnittstellen verwendet.

Schnittstelle der Lehrgangsverwaltung (optional): Austausch von Daten mit Lehrgangsbezug.
Schnittstelle der Personalverwaltung: Austausch von Daten der Personalverwaltung.

Was bewirkt der Externe Schlüssel?

Der externe Schlüssel verbindet die Organisationseinheit eindeutig mit angebundenen Systemen.

Eindeutige Systemzuordnung: Die Orga-Einheit kann systemübergreifend eindeutig erkannt und zugeordnet werden.
Stabiler Datenaustausch: Import- und Exportprozesse können Datensätze konsistent verknüpfen.
Weniger Dublettenrisiko: Fehlzuordnungen durch gleichlautende Bezeichnungen werden reduziert.

Pflegehinweise:

Nur bei Integrationsbedarf pflegen: Wenn keine angebundene Schnittstelle genutzt wird, ist das Feld in der Regel nicht erforderlich.
Wert nicht umwidmen: Verwenden Sie den Schlüssel nicht als Freitext- oder Kommentarfeld.
Änderungen abstimmen: Änderungen am externen Schlüssel nur nach Abstimmung mit den zuständigen Schnittstellenverantwortlichen durchführen.

Mini-Beispiel (Pflege):

Gültig: Ein stabiler, systemweit eindeutiger Wert aus dem Quellsystem (z. B. ORG_1810), der dauerhaft bei derselben Orga-Einheit bleibt.
Ungültig: Laufend wechselnde oder fachlich beschreibende Texte (z. B. Wache Süd neu, zusammengelegt 2026), da diese keine verlässliche technische Referenz bilden.

Eine Nutzung für andere Schnittstellen oder Datenbereiche ist aktuell nicht vorgesehen.

Empfehlungen für die Pflege von Organisationseinheiten

Verwenden Sie eindeutige und langfristig stabile Bezeichnungen.
Ordnen Sie jede Einheit nur den fachlich passenden Diensten zu.
Prüfen Sie AGS/GKZ gegen die tatsächliche Kommune, bevor Sie speichern.
Aktivieren Sie Hauptamtlich und Extern nur nach fachlicher Abstimmung.
Setzen Sie Gesperrt erst nach Prüfung laufender Alarmierungs- und Einsatzprozesse.
Ändern Sie externe Schlüssel nur nach Abstimmung mit den Schnittstellenverantwortlichen.
Dokumentieren Sie Sperrgrund und organisatorische Änderungen im Reiter Info.

Arbeitsweise und Nachverfolgung

Prüfen Sie vor jeder Neuanlage, ob eine Organisationseinheit mit gleicher Funktion, Kommune oder Bezeichnung bereits vorhanden ist.
Dokumentieren Sie Dienstzuordnung, AGS/GKZ, Checkboxen und gegebenenfalls den externen Schlüssel nachvollziehbar.
Testen Sie neue oder geänderte Einheiten nach dem Speichern in Übersicht, Filtern, Alarmierung und den betroffenen Schnittstellen.
Halten Sie Sperrgrund, Zeitpunkt und verantwortliche Stelle im Reiter Info fest.
Prüfen Sie bei Zusammenlegungen, ob Personen, Benutzerrechte, Alarmierungsprozesse und Schnittstellen noch auf die alte Einheit verweisen.
Kontrollieren Sie nach Änderungen die sichtbaren Daten mit einem geeigneten Benutzerkonto.
Führen Sie regelmäßige Prüfungen auf doppelte, veraltete, gesperrte oder nicht mehr verwendete Organisationseinheiten durch.

Alltagssituationen

Neue Einheit für eine Gemeinde:

Erfassen Sie Bezeichnung, Dienst und offiziellen AGS/GKZ. Prüfen Sie anschließend Filter, Berichte und die kommunale Zuordnung.

Zusammenlegung zweier Einheiten:

Stimmen Sie die neue Struktur ab, dokumentieren Sie den Sperrgrund der alten Einheit und prüfen Sie vor der Sperrung laufende Alarmierungs- und Schnittstellenprozesse.

Externe Partnerorganisation aufnehmen:

Aktivieren Sie Extern nur bei einer tatsächlich externen Einheit und beschränken Sie Benutzerrechte auf die erforderlichen Datenbereiche.

Rettungsdienst organisatorisch trennen:

Ordnen Sie die Einheit dem Dienst Rettungsdienst zu und prüfen Sie danach Sichtbarkeit, Filter, Personalzuordnung und Alarmierung.

Kommunaler Schlüssel wurde geändert:

Prüfen Sie den offiziellen AGS/GKZ, stimmen Sie die Änderung mit den zuständigen Stellen ab und kontrollieren Sie danach Auswertungen und Schnittstellen.

Organisationseinheit wird für Benutzerrechte verwendet:

Prüfen Sie geerbte und direkte Rechte, testen Sie die Sichtbarkeit mit einem Benutzerkonto und dokumentieren Sie die Änderung.

Rechtliche und organisatorische Hinweise

WICHTIG: Berechtigungen, Datenschutz und kommunale Vorgaben beachten. Organisationseinheiten steuern unter anderem Sichtbarkeit, Alarmierung, Auswertungen, Schnittstellen und Benutzerrechte. Änderungen können daher operative und datenschutzrelevante Auswirkungen haben.

Legen Sie Organisationseinheiten nur nach fachlicher Abstimmung mit den zuständigen Organisations-, Leitstellen- und Schnittstellenverantwortlichen an oder ändern Sie sie entsprechend.
Verwenden Sie offizielle und nachvollziehbare Bezeichnungen sowie den korrekten AGS/GKZ der zuständigen Kommune.
Prüfen Sie vor dem Setzen von Gesperrt, ob laufende Alarmierungs-, Einsatz-, Planungs- oder Schnittstellenprozesse betroffen sind.
Begrenzen Sie Benutzerrechte auf die Organisationseinheiten und Datenbereiche, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
Dokumentieren Sie Neuanlagen, Umstrukturierungen, Sperrungen und Änderungen externer Schlüssel mit Datum, Anlass und verantwortlicher Stelle.
Ändern oder übernehmen Sie externe Schlüssel nicht ohne Abstimmung mit dem angebundenen Quellsystem.
Bewahren Sie Änderungs- und Zuordnungsnachweise nach den geltenden internen Aufbewahrungs- und Datenschutzvorgaben auf.
Die konkrete organisatorische, kommunale und rechtliche Bewertung richtet sich nach den Vorgaben Ihrer Organisation und der jeweils betroffenen Schnittstelle.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Falscher Dienst: Prüfen Sie, ob die Einheit Feuerwehr, Rettungsdienst oder einem anderen Dienst zugeordnet werden muss.
Falscher AGS/GKZ: Vergleichen Sie den Schlüssel mit der zuständigen Kommune und den offiziellen Stammdaten.
Gesperrte Einheit weiterhin benötigt: Prüfen Sie Alarmierung, Einsatzplanung und Benutzerfilter vor der Sperrung.
Hauptamtlich und Extern gleichzeitig unklar: Stimmen Sie die fachliche Bedeutung beider Kennzeichnungen vor dem Speichern ab.
Externer Schlüssel geändert: Ändern Sie technische Schlüssel nicht ohne Prüfung der angeschlossenen Schnittstellen.
Doppelte Organisationseinheit: Suchen Sie vor dem Anlegen nach einer vorhandenen Einheit mit gleicher Funktion oder Kommune.
Sperrgrund fehlt: Dokumentieren Sie Grund und Zeitpunkt, damit die Änderung später nachvollziehbar bleibt.

Typische Arbeitsszenarien

Neue Freiwillige Feuerwehr anlegen:

Erfassen Sie Bezeichnung und Dienst Feuerwehr, prüfen Sie AGS/GKZ und setzen Sie die Kennzeichnung Hauptamtlich nicht, sofern sie rein ehrenamtlich organisiert ist.

Rettungsdienst als eigene Einheit einrichten:

Ordnen Sie die Organisationseinheit dem Dienst Rettungsdienst zu und prüfen Sie anschließend Filter, Personalzuordnung und Alarmierung.

Externe Partnerorganisation erfassen:

Aktivieren Sie Extern nur für tatsächlich externe Einheiten und dokumentieren Sie die organisatorische Zuordnung.

Einheit nach Zusammenlegung sperren:

Setzen Sie Gesperrt, hinterlegen Sie den Sperrgrund und prüfen Sie, ob keine laufenden Alarmierungs- oder Schnittstellenprozesse mehr darauf zugreifen.

AGS/GKZ korrigieren:

Prüfen Sie die Kommune, korrigieren Sie den Schlüssel und kontrollieren Sie danach Berichte und externe Zuordnungen.

Externen Schlüssel verwenden:

Hinterlegen Sie den stabilen Schlüssel des Quellsystems und ändern Sie ihn später nicht für eine andere Organisationseinheit.

Organisationseinheit für Benutzerrechte nutzen:

Ordnen Sie die Einheit den passenden Gruppen- oder Rechtepaketen zu und testen Sie anschließend die sichtbaren Daten mit einem Benutzerkonto.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Dienstzuordnung.

Die Einheit Rettungswache Nord wird dem Dienst Rettungsdienst zugeordnet. Dadurch erscheint sie in passenden Dienstfiltern und kann gezielt ausgewertet werden.

Beispiel 2: Gesperrte Alt-Einheit.

Die Einheit Wache Altstadt wurde mit Wache Innenstadt zusammengelegt. Sie wird gesperrt, der Grund im Reiter Info dokumentiert und anschließend aus Alarmierungsprozessen entfernt.

Beispiel 3: Kommune mit AGS/GKZ.

Eine Organisationseinheit erhält den offiziellen Gemeindeschlüssel ihrer Kommune. Berichte und Schnittstellen können die Einheit dadurch eindeutig zuordnen.

Beispiel 4: Stabiler externer Schlüssel.

Das Quellsystem verwendet ORG_1810 für eine Organisationseinheit. Dieser Wert bleibt dauerhaft bei derselben Einheit, auch wenn sich die sichtbare Bezeichnung ändert.

Fragen und Antworten

Frage: Warum ist die Dienstzuordnung wichtig?

Antwort: Sie bestimmt, in welchen Dienstkontexten die Organisationseinheit sichtbar, filterbar und nutzbar ist.

Frage: Was bedeutet Hauptamtlich?

Antwort: Die Einheit wird als hauptamtlich gekennzeichnet und kann entsprechend gefiltert und ausgewertet werden.

Frage: Was bedeutet Extern?

Antwort: Die Einheit wird als externe Organisation, zum Beispiel als Partnerorganisation, gekennzeichnet.

Frage: Was passiert beim Setzen von Gesperrt?

Antwort: Die Einheit wird in relevanten Auswahl- und Alarmierungsprozessen nicht mehr angeboten.

Frage: Wofür wird AGS/GKZ verwendet?

Antwort: Der Schlüssel ordnet die Organisationseinheit eindeutig einer Kommune zu und unterstützt Auswertungen und Schnittstellen.

Frage: Muss ein externer Schlüssel immer gepflegt werden?

Antwort: Nein. Er ist nur erforderlich, wenn eine technische Schnittstelle die Organisationseinheit darüber identifiziert.

Was wäre wenn?

Wenn die Organisationseinheit im falschen Dienst erscheint?

Prüfen Sie die Dienstzuordnung, speichern Sie die Korrektur und aktualisieren Sie anschließend die betroffenen Filter.

Wenn eine Einheit nach dem Speichern nicht sichtbar ist?

Prüfen Sie Dienst, Sperrstatus, Berechtigung und die verwendeten Filter.

Wenn eine gesperrte Einheit noch in einem Alarmierungsprozess benötigt wird?

Brechen Sie die Sperrung ab und stimmen Sie die Ablösung oder Zusammenlegung mit der zuständigen Fachstelle ab.

Wenn der AGS/GKZ nicht akzeptiert wird?

Prüfen Sie Länge, Schreibweise und die Zuordnung zur tatsächlichen Kommune.

Wenn eine Schnittstelle die Einheit nicht erkennt?

Kontrollieren Sie den externen Schlüssel, die Schreibweise und die Verbindung zum Quellsystem. Ändern Sie den Schlüssel nicht ohne Abstimmung.

Wenn Benutzer nach einer Änderung zu viele Einheiten sehen?

Prüfen Sie Rechtepaket, Gruppenmitgliedschaft, Organisationseinheit und geerbte Berechtigungen.

Wenn eine Organisationseinheit doppelt vorhanden ist?

Vergleichen Sie Dienst, AGS/GKZ, externe Schlüssel und bestehende Zuordnungen, bevor eine Einheit deaktiviert oder bereinigt wird.