Orga Einheiten hinzufügen und verwalten

Der Tab Orga-Einheiten dient der zentralen Erfassung und Verwaltung aller relevanten Organisationseinheiten Ihrer gesamten Struktur.

Merksatz: Erst korrekt zuordnen (Dienste, AGS/GKZ, Checkboxen), dann speichern (Übernehmen) und anschließend die Wirkung im Schnelltest prüfen.

Erfasste Einheiten:

Dies umfasst typischerweise alle operationellen und administrativen Einheiten, wie zum Beispiel:

Berufsfeuerwehren (BF)
Freiwillige Feuerwehren (FF)
Rettungsdienste
Andere Hilfsdienste

Zuordnung zu Diensten:

Entscheidende Zuordnung: Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Orga-Einheit ist es entscheidend, den korrekten Dienst zuzuordnen.
Beispiele für Dienste: Dies können Dienste wie Feuerwehr, Rettungsdienst oder Krankentransport sein.

Diese Zuordnung stellt sicher, dass die jeweilige Orga-Einheit nur innerhalb ihres spezifischen Dienstbereiches sichtbar und filterbar ist. Dies trennt die Daten und verbessert die Übersichtlichkeit

Auswirkungen der Checkboxen und Bedeutung des Gemeindeschlüssels (AGS/GKZ)

Im Dialog Orga-Einheit bearbeiten steuern die Checkboxen die fachliche Kennzeichnung und die Verfügbarkeit der Einheit im System.

Auswirkungen der Checkboxen:

Hauptamtlich: Kennzeichnet die Einheit als hauptamtliche Organisationseinheit. Diese Kennzeichnung kann für Filter, Auswertungen und organisatorische Trennungen genutzt werden.
Extern: Kennzeichnet die Einheit als externe Organisationseinheit (z. B. Partnerorganisation). Auch diese Kennzeichnung kann in Listen, Filtern und Auswertungen berücksichtigt werden.
Gesperrt: Deaktiviert die Orga-Einheit fachlich. Gesperrte Einheiten werden bei der Auswahl in relevanten Prozessen (z. B. Alarmierung) nicht mehr angeboten.

Hinweis zur Praxis:

Setzen Sie Gesperrt nur nach fachlicher Abstimmung, da die Sperrung direkte Auswirkungen auf operative Abläufe haben kann.

Bedeutung des Feldes Gemeindeschlüssel (AGS/GKZ):

AGS: Steht für Amtlicher Gemeindeschlüssel und dient der eindeutigen Identifikation einer Gemeinde (in Deutschland in der Regel 8-stellig).
GKZ: Steht für Gemeindekennziffer und wird je nach Kontext als alternative Bezeichnung bzw. landesspezifische Kennung verwendet.

Wofür wird der Schlüssel genutzt?

Eindeutige Zuordnung: Verknüpft die Orga-Einheit mit einer konkreten Kommune.
Konsistente Auswertung: Unterstützt saubere Filterung, statistische Auswertungen und Berichte nach Gemeinden.
Schnittstellenfähigkeit: Verbessert die Zuordnung beim Datenaustausch mit externen Systemen.

Dialog zur Orga-Einheitsverwaltung

In diesem Dialog legen Sie Stammdaten einer Orga-Einheit an oder bearbeiten bestehende Einträge.

Vorgehensweise:

Öffnen Sie den Dialog über Hinzufügen, Bearbeiten oder per Doppelklick auf einen vorhandenen Datensatz.
Prüfen oder pflegen Sie die Grunddaten der Einheit.
Speichern Sie die Änderungen mit Übernehmen oder verwerfen Sie sie mit Abbrechen.

Feldübersicht im Dialog:

Orga-Einheitsnr.: Eindeutige Identifikationsnummer der Organisationseinheit.
Bezeichnung: Fachlicher Name der Einheit, wie er in Listen und Auswahlen angezeigt wird.
Gemeindeschlüssel (AGS/GKZ): Zuordnung der Einheit zu einer Gemeinde.
Dienste: Fachliche Einordnung in einen oder mehrere Dienste (z. B. Feuerwehr, Rettungsdienst).
Hauptamtlich, Extern, Gesperrt: Fachliche Kennzeichnung und Verfügbarkeit der Einheit.

Pflichtprüfung vor dem Speichern:

Bezeichnung geprüft: Ist der Name eindeutig, korrekt geschrieben und fachlich verständlich?
Dienste korrekt zugeordnet: Ist die Einheit dem richtigen Dienst bzw. den richtigen Diensten zugewiesen?
Gemeindeschlüssel kontrolliert: Ist der AGS/GKZ vollständig und der richtigen Kommune zugeordnet?
Checkboxen bewusst gesetzt: Sind Hauptamtlich, Extern und insbesondere Gesperrt fachlich korrekt gesetzt?

Warnhinweis zu Gesperrt: Eine gesperrte Orga-Einheit steht in Alarmierungsprozessen nicht mehr zur Verfügung. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob laufende Alarm- und Einsatzabläufe davon betroffen sind.

Konfiguration im Dialog der Orga-Einheit

Im geöffneten Dialog konfigurieren Sie die Organisationseinheit fachlich und dokumentieren ergänzende Angaben über Registerkarten.

Vorgehensweise in der Konfiguration:

Checkboxen setzen: Legen Sie fest, ob die Einheit Hauptamtlich oder Extern ist. Die Auswirkungen dieser Kennzeichnungen sind im Abschnitt Auswirkungen der Checkboxen und Bedeutung des Gemeindeschlüssels (AGS/GKZ) beschrieben.
Sperrstatus festlegen: Aktivieren Sie Gesperrt nur bei fachlicher Notwendigkeit, z. B. nach Zusammenlegung von Einheiten.
Sperrgrund dokumentieren: Hinterlegen Sie im Reiter Info den Grund der Sperrung für spätere Nachvollziehbarkeit.
Externe Zuordnung prüfen: Nutzen Sie den Reiter Externe Schlüssel nur, wenn eine technische Verknüpfung mit Schnittstellen erforderlich ist.

Wichtiger Hinweis zur Sperrung

Eine gesperrte Orga-Einheit wird in Alarmierungsprozessen nicht mehr zur Auswahl angeboten.

Externe Schlüssel (optional):

Der Reiter Externe Schlüssel dient der Verknüpfung der Orga-Einheit mit externen Systemen über eindeutige technische Schlüssel.

Häufige Fehler bei der Konfiguration

Die folgenden Punkte treten in der Praxis am häufigsten auf und sollten vor dem Speichern geprüft werden:

Falsche Dienstzuordnung: Die Einheit wurde dem falschen Dienst zugewiesen und erscheint dadurch in unpassenden Auswahllisten.
Unvollständiger oder falscher AGS/GKZ: Der Gemeindeschlüssel ist fehlerhaft oder nicht zur tatsächlichen Kommune passend.
Checkboxen ohne fachliche Abstimmung: Hauptamtlich, Extern oder Gesperrt wurden ohne organisatorische Prüfung gesetzt.
Gesperrt versehentlich aktiv: Die Einheit fehlt anschließend in Alarmierungsprozessen.
Sperrgrund nicht dokumentiert: Im Reiter Info fehlt die Begründung, wodurch spätere Nachvollziehbarkeit erschwert wird.

Empfehlung zur Vermeidung:

Führen Sie vor Übernehmen immer die Pflichtprüfung vor dem Speichern durch und stimmen Sie Änderungen am Sperrstatus mit der zuständigen Leitstelle bzw. Fachverantwortung ab.

Schnelltest nach dem Speichern

Prüfen Sie direkt nach dem Speichern mit wenigen Schritten, ob die Konfiguration wie erwartet wirkt:

Liste prüfen: Ist die Orga-Einheit in der Übersicht mit korrekter Bezeichnung und passenden Kennzeichnungen sichtbar?
Dienste prüfen: Erscheint die Einheit nur in den vorgesehenen Dienstkontexten und Filtern?
Sperrstatus prüfen: Wird eine gesperrte Einheit in alarmierungsrelevanten Auswahlen nicht mehr angeboten?
AGS/GKZ prüfen: Ist der Gemeindeschlüssel unverändert korrekt gespeichert und weiterhin plausibel zur Kommune?
Dokumentation prüfen: Ist bei Sperrungen der Grund im Reiter Info vollständig hinterlegt?

Funktionalität des "Externen Schlüssels"

Ein Externer Schlüssel ist wie eine feste ID für eine Orga-Einheit.
Diese ID sollte immer gleich bleiben, damit andere Systeme die Einheit sicher wiedererkennen.

Einsatzgrenze: Der Externe Schlüssel wird in diesem Kontext ausschließlich für den Datenaustausch mit den unten genannten Schnittstellen verwendet.

Schnittstelle der Lehrgangsverwaltung (optional): Austausch von Daten mit Lehrgangsbezug.
Schnittstelle der Personalverwaltung: Austausch von Daten der Personalverwaltung.

Was bewirkt der Externe Schlüssel?

Eindeutige Systemzuordnung: Die Orga-Einheit kann systemübergreifend eindeutig erkannt und zugeordnet werden.
Stabiler Datenaustausch: Import- und Exportprozesse können Datensätze konsistent verknüpfen.
Weniger Dublettenrisiko: Fehlzuordnungen durch gleichlautende Bezeichnungen werden reduziert.

Pflegehinweise:

Nur bei Integrationsbedarf pflegen: Wenn keine angebundene Schnittstelle genutzt wird, ist das Feld in der Regel nicht erforderlich.
Wert nicht umwidmen: Verwenden Sie den Schlüssel nicht als Freitext- oder Kommentarfeld.
Änderungen abstimmen: Änderungen am externen Schlüssel nur nach Abstimmung mit den zuständigen Schnittstellenverantwortlichen durchführen.

Mini-Beispiel (Pflege):

Gültig: Ein stabiler, systemweit eindeutiger Wert aus dem Quellsystem (z. B. ORG_1810), der dauerhaft bei derselben Orga-Einheit bleibt.
Ungültig: Laufend wechselnde oder fachlich beschreibende Texte (z. B. Wache Süd neu, zusammengelegt 2026), da diese keine verlässliche technische Referenz bilden.

Eine Nutzung für andere Schnittstellen oder Datenbereiche ist aktuell nicht vorgesehen.