Historienliste

Einleitung

Die Historienliste dokumentiert Änderungen an den Personaldaten und macht nachvollziehbar, wann ein Wert geändert wurde, welcher Benutzer die Änderung vorgenommen hat und welcher Wert vorher beziehungsweise danach hinterlegt war.

Damit unterstützt die Historienliste die tägliche Datenpflege, die Fehleranalyse und die Prüfung von Änderungen an besonders wichtigen Personal- und Qualifikationsdaten.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Historienliste eignet sich insbesondere für:

die Prüfung, wann und durch wen Personaldaten geändert wurden
den Vergleich von Altem Wert und Neuem Wert
die Analyse unbeabsichtigter oder fehlerhafter Änderungen
die Vorbereitung von Qualitätsprüfungen und Audits
die Nachverfolgung von Änderungen an medizinischen Daten, Qualifikationen und Einsatzdaten

Nutzen:

transparente Dokumentation der Datenpflege
schnellere Ursachenanalyse bei widersprüchlichen Angaben
bessere Nachvollziehbarkeit bei organisatorischen Rückfragen
kontrollierbare Datenqualität durch konfigurierbare Protokollierung

Voraussetzungen

Zugriff auf die Personalverwaltung
Berechtigung zur Anzeige der Historieneinträge
eine konfigurierte Historienprotokollierung in den Stammdaten Konfiguration
Kenntnis der betroffenen Person oder des zu prüfenden Zeitraums

Wichtiger Hinweis: Je nach Berechtigung und Konfiguration sehen Sie möglicherweise nur einen eingeschränkten Personenkreis oder ausgewählte Datenänderungen.

Ablauf auf einen Blick

Person oder Personengruppe auswählen.
Dienst und Zeitraum festlegen.
Historieneinträge anzeigen lassen.
Kategorie, Aktion sowie alten und neuen Wert vergleichen.
Bei Bedarf Kommentare und Aktualisierungsinformationen prüfen.
Auffälligkeiten dokumentieren und die zugrunde liegenden Personaldaten korrigieren.

Grundlagen und Konfiguration

Zweck:

Sie dient der vollständigen Dokumentation und Auditierbarkeit aller Änderungen, die am Personalstammblatt vorgenommen wurden.

Anzeige:

In der Liste werden folgende Informationen aufgeführt:

Art der Änderung: Welches Feld oder welcher Datenbereich wurde geändert
Zeitpunkt: Wann die Änderung vorgenommen wurde
Benutzer: Wer die Änderung durchgeführt hat (sofern protokolliert)
Alter Wert: Der vorherige Wert des Feldes
Neuer Wert: Der aktualisierte Wert des Feldes

Konfiguration:

Die genauen Einstellungen darüber, welche Datenänderungen protokolliert werden sollen, nehmen Sie in der Stammdaten Konfiguration vor.

Konfigurierbare Optionen:

Auswahl der zu protokollierenden Datenfelder
Umfang der Protokollierung
Aufbewahrungsdauer der Historieneinträge

Zugriff: Administratoren können festlegen, welche Änderungen für die Historienliste relevant sind und entsprechend dokumentiert werden.

Verwendungszweck

Die Historienliste dient:

Nachvollziehbarkeit: Alle Änderungen sind transparent dokumentiert
Audit-Compliance: Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten
Fehleranalyse: Identifikation unbeabsichtigter Änderungen
Qualitätssicherung: Kontrolle der Datenpflege

Historieneinträge

Die Historienansicht verbindet die ausgewählte Person mit Zeitraum, Kategorie, Aktion sowie altem und neuem Datenwert.

HINWEIS: Abhängig von Ihren persönlichen Berechtigungen sehen Sie in diesem Formular möglicherweise nur eine bestimmte Auswahl an Personen. Liegen zu einer Person keine Einträge vor, bleibt das Formular leer.

1. Personen auswählen

Wählen Sie aus der Übersicht die Person(en) aus, deren vorgenommene Änderungen in den Personaldaten Sie überprüfen möchten.

2. Daten filtern

Sie können die Historienliste gezielt filtern, um die gewünschten Änderungen zu finden:

Dienst: Wählen Sie den relevanten Dienst (z. B. Feuerwehr, Verwaltung).
Einstellungen: Definieren Sie den relevanten Zeitraum mit dem Historiendatum von - bis.

3. Detailansicht des Historieneintrags

Alle Änderungen, die im ausgewählten Zeitraum vorgenommen wurden, werden Ihnen nun im Bereich "Historieneintrag" dargestellt.

Angezeigte Details:

Personaldaten: Die betroffene Person.
Zeitpunkt der Änderung: Wann die Aktion durchgeführt wurde.
Kategorie: Wo die Änderung stattfand (z. B. Mitarbeiter, SPlan).
Aktion: Welche Art von Vorgang durchgeführt wurde (z. B. Geändert, Erstellt).
Alter-/Neuer Wert: Der Wert vor und nach der Änderung. Ermöglicht direkten Vergleich.
Kommentar: Ein vorhandener Kommentar zur Änderung (Falls vorhanden).

Funktion „Gewähltes Datum bei Auswahl merken“

Die Checkbox "Gewähltes Datum bei Auswahl merken" steuert, ob das zuletzt gewählte Datum bei einem Wechsel zu einer anderen Person beibehalten wird.
Aktiviert: Wenn Sie eine andere Person aus der Übersicht auswählen, wird der Eintrag in der Historienliste mit dem zuletzt gewählten Datum gesucht.
Liegt zu diesem Datum kein Datensatz vor, wird automatisch der zeitlich nächste Eintrag ausgewählt.
Deaktiviert: Bei jedem Personenwechsel wird das Datum nicht beibehalten.
Es wird der aktuellste Historieneintrag der gewählten Person angezeigt.

Vorteil: Nützlich beim Vergleich von Änderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt über mehrere Personen hinweg.

Protokollierung von Änderungen

Wenn Sie Änderungen an bestimmten, in der Konfiguration festgelegten Feldern in den Personaldaten vornehmen, fordert das System eine zusätzliche Protokollierung.

Der Dialog fordert eine Aktualisierungsinformation an, wenn die Änderung für die Historienprotokollierung entsprechend konfiguriert wurde.

Vorgang:

1. Änderung vornehmen: Sie tätigen einen oder mehrere Einträge

Beispiel: Im Bereich Personaldaten Übersicht TAB Medizinische Daten.

2. Dialog öffnet sich: Automatisch öffnet sich ein Dialog

Sie werden aufgefordert, einen Kommentar oder eine Aktualisierungsinfo zu hinterlassen.

Ergebnis:

Die von Ihnen in diesem Dialog hinterlassenen Informationen werden nun in der Historienliste dargestellt.
Voraussetzung: Damit diese Protokollierung erfolgt, muss diese Art von Änderung entsprechend in der Stammdaten Konfiguration für die Historienliste ausgewählt worden sein.

Konfigurierbare Felder:

Medizinische Daten
Qualifikationen
Ausbildungen
Einsatzdaten
Weitere benutzerdefinierte Felder

Arbeitsweise und Nachverfolgung

Wählen Sie den Zeitraum möglichst eng, damit relevante Einträge schneller gefunden werden.
Vergleichen Sie immer Alten Wert und Neuen Wert, bevor Sie eine Änderung bewerten.
Prüfen Sie bei Rückfragen zusätzlich Benutzer, Zeitpunkt, Kategorie und Kommentar.
Nutzen Sie Gewähltes Datum bei Auswahl merken, wenn Sie denselben Zeitpunkt bei mehreren Personen vergleichen möchten.
Prüfen Sie bei fehlenden Einträgen zuerst Berechtigungen, Zeitraum und die Konfiguration der protokollierten Datenfelder.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Keine Einträge sichtbar: Prüfen Sie Person, Dienst, Zeitraum und Ihre Berechtigung.
Zu viele Einträge: Grenzen Sie den Zeitraum ein und wählen Sie den passenden Dienst oder Personenkreis.
Alter und neuer Wert wirken identisch: Prüfen Sie, ob die Änderung tatsächlich gespeichert wurde und ob das betreffende Feld protokolliert wird.
Kommentar fehlt: Nicht jede Änderung erfordert automatisch eine Aktualisierungsinformation. Prüfen Sie die Konfiguration der Historienliste.
Datum wird beim Personenwechsel übernommen: Deaktivieren Sie Gewähltes Datum bei Auswahl merken, wenn jede Person unabhängig vom vorherigen Zeitraum geprüft werden soll.
Historie ist unvollständig: Kontrollieren Sie, welche Datenfelder und welche Aufbewahrungsdauer in den Stammdaten konfiguriert sind.

Typische Arbeitsszenarien

Änderung an medizinischen Daten prüfen:

Wählen Sie die Person und den Zeitraum aus. Vergleichen Sie anschließend den alten und neuen Wert und lesen Sie den Kommentar zur Aktualisierung.

Qualifikationsänderung nachvollziehen:

Filtern Sie den relevanten Zeitraum und prüfen Sie Kategorie, Aktion, Benutzer und Gültigkeitsdaten der Qualifikation.

Mehrere Personen vergleichen:

Aktivieren Sie Gewähltes Datum bei Auswahl merken, wenn die Änderungen mehrerer Personen am gleichen Stichtag verglichen werden sollen.

Unbeabsichtigte Änderung untersuchen:

Suchen Sie den Eintrag über Person und Zeitraum. Der Vergleich von altem und neuem Wert zeigt, was geändert wurde.

Audit oder Qualitätsprüfung vorbereiten:

Verwenden Sie einen festgelegten Zeitraum und prüfen Sie die relevanten Kategorien systematisch. Dokumentieren Sie auffällige Einträge separat.

Fehlende Historieneinträge klären:

Prüfen Sie zuerst die Protokollierungskonfiguration und anschließend die Aufbewahrungsdauer, bevor Sie von einer fehlenden Änderung ausgehen.

Fragen und Antworten

Frage: Welche Informationen enthält ein Historieneintrag?

Antwort: Angezeigt werden unter anderem Person, Zeitpunkt, Kategorie, Aktion, alter Wert, neuer Wert, Benutzer und gegebenenfalls ein Kommentar.

Frage: Warum sehe ich keine Einträge?

Antwort: Prüfen Sie Person, Zeitraum, Dienst, Berechtigungen und die Konfiguration der protokollierten Datenfelder.

Frage: Was bewirkt Gewähltes Datum bei Auswahl merken?

Antwort: Das zuletzt verwendete Datum bleibt beim Wechsel zu einer anderen Person erhalten. Fehlt dort ein Eintrag, wird der zeitlich nächste passende Eintrag ausgewählt.

Frage: Kann ich sehen, wer eine Änderung vorgenommen hat?

Antwort: Wenn der Benutzer im System protokolliert wurde, wird er im Historieneintrag angezeigt.

Frage: Werden alle Änderungen automatisch protokolliert?

Antwort: Nur die in der Konfiguration ausgewählten Datenfelder und Änderungsarten werden in der Historienliste dokumentiert.

Frage: Wann wird ein Kommentar abgefragt?

Antwort: Bei entsprechend konfigurierten Änderungen öffnet sich ein Dialog, in dem eine Aktualisierungsinformation oder ein Kommentar erfasst werden muss.

Problemlösungen im Alltag

Wenn eine Änderung nicht auffindbar ist:

Prüfen Sie den Zeitraum, den Dienst, die ausgewählte Person und die Protokollierungskonfiguration.

Wenn die falsche Person angezeigt wird:

Korrigieren Sie die Auswahl in der Übersicht und prüfen Sie anschließend die Filtereinstellungen erneut.

Wenn der zeitlich passende Eintrag fehlt:

Kontrollieren Sie, ob das Datum korrekt gesetzt wurde und ob die Aufbewahrungsdauer den gesuchten Zeitraum noch umfasst.

Wenn der alte Wert nicht angezeigt wird:

Prüfen Sie, ob das betreffende Datenfeld für die Historisierung konfiguriert wurde.

Wenn ein Kommentar unklar ist:

Vergleichen Sie den Historieneintrag mit dem aktuellen Personaldatensatz und klären Sie die Änderung mit dem angegebenen Benutzer oder der zuständigen Administration.

Wenn mehrere Änderungen am selben Tag vorliegen:

Vergleichen Sie zusätzlich Uhrzeit, Benutzer, Kategorie und Aktion, um die Einträge eindeutig zuzuordnen.