Medien und Medienspeicher

Einleitung

Der Medien-Bereich verwaltet digitale Dokumente, Fotos und Nachweise, die Personen, Diensten oder Einsätzen zugeordnet werden. Medientypen und Mediengruppen sorgen dafür, dass Dateien einheitlich kategorisiert und schnell wiedergefunden werden.

Zusätzlich kann ein optionaler Medienserver beziehungsweise Objektspeicher für die zentrale Ablage eingesetzt werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Medienverwaltung eignet sich insbesondere für:

• Verträge, Bescheinigungen und Verwaltungsdokumente

• Ausbildungsnachweise, Urkunden und Zertifikate

• Führerscheine und Gesundheitsnachweise

• Personenfotos, Einsatzbilder und Teamfotos

• zentrale Ablage mit kontrolliertem Zugriff

• Migration vom Dateisystem zu einem Medienserver

Nutzen:

• strukturierte und schnelle Suche nach Dokumenten

• eindeutige Zuordnung zu Person, Dienst oder Einsatz

• bessere Zugriffskontrolle bei sensiblen Dateien

• zentrale Sicherung und nachvollziehbare Ablage

Voraussetzungen

• Zugriff auf die Medien- und Stammdatenverwaltung

• Berechtigung zum Anlegen von Medientypen und Mediengruppen

• definierter Speicherort mit Lese- und Schreibrechten

• abgestimmte Kategorien für Dokumente, Fotos und Nachweise

• bei Medienserver-Nutzung: konfigurierte Verbindung und aktiver BLOB-Storage-Provider

Wichtiger Hinweis: Bei der Meldung Medienspeicher deaktiviert sollten keine Dateien hochgeladen, geöffnet oder gelöscht werden, bis die Administration die Speicherverbindung geprüft hat.

Ablauf auf einen Blick

1. Medientypen und Mediengruppen festlegen.

2. Zuordnung zu Dienst- oder Personalebene prüfen.

3. Dateien mit passender Kategorie hochladen.

4. Zugriff und Auffindbarkeit kontrollieren.

5. Speicherstatus und Backups regelmäßig prüfen.

6. Migrationen erst nach erfolgreicher Konfigurations- und Funktionsprüfung bereinigen.

Funktion und Zuordnung

Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Medientypen zu definieren, die anschließend flexibel im System verwendet werden können. Dazu gehören:

Die Medienübersicht zeigt typische Medientypen und die zentrale Zuordnung digitaler Dateien.

• Dokumente (z. B. Verträge, Bescheinigungen)

• Urkunden (z. B. Ausbildungsnachweise, Ehrungen)

• Fotos (z. B. Bewerbungsfotos, Einsatzbilder)

Wozu dienen Mediengruppen

Mediengruppen helfen Ihnen dabei:

• Dateien zu sortieren und schnell wiederzufinden

• Übersicht zu behalten über alle hinterlegten Dokumente

• Flexibel zuzuordnen, wo die Dateien benötigt werden

Medientypen definieren

Sie können eigene Medientypen erstellen, die zu Ihren Anforderungen passen.

Beispiele für Medientypen

Medientyp → Verwendung → Beispiele

• Dokumente → Allgemeine Verwaltungsdokumente → Verträge, Bescheinigungen, Anträge

• Urkunden → Nachweise und Zertifikate → Ausbildungsnachweise, Ehrungen, Lehrgänge

• Fotos → Bildmaterial → Bewerbungsfotos, Einsatzbilder, Teamfotos

• Zeugnisse → Schul- und Arbeitszeugnisse → Abschlusszeugnisse, Arbeitszeugnisse

• Führerscheine → Führerscheinnachweise → Führerschein Klasse B, C, CE

• Gesundheitsnachweise → Medizinische Dokumente → Ärztliche Bescheinigungen, G26-Untersuchungen

Zuweisungsoptionen:

Die definierten Medientypen können an unterschiedliche Ebenen zugewiesen werden:

• Dienstebene: Sie können Medientypen einzelnen Diensten oder allen Diensten zuweisen.

Beispiel:

• Medientyp Einsatzfotos wird dem Dienst Brandeinsatz zugewiesen

• Beim Erfassen eines Brandeinsatzes können Sie Einsatzfotos hochladen

• Personalebene: Sie können Medientypen den Personaldaten einzelner Mitarbeiter zuordnen.

Empfehlungen für Medientypen

Eindeutige Namen wählen

• Gut: "Führerschein Klasse C"

• Schlecht: "Dokument 1"

Sinnvolle Kategorien bilden

Erstellen Sie nicht zu viele Medientypen – das wird unübersichtlich.

Beispiel:

• Ein Medientyp "Führerschein" (alle Klassen)

• Fünf Medientypen "Führerschein B", "Führerschein C", "Führerschein CE" usw.

Vorteile der Medientypen

Übersichtlichkeit

Klare Struktur: Alle Dateien sind nach Typ sortiert

Schnelles Finden: Sie wissen sofort, wo welches Dokument liegt

Keine Verwechslung: Jeder Medientyp hat einen klaren Zweck

Flexibilität

Individuelle Typen: Sie erstellen genau die Medientypen, die Sie brauchen

Freie Zuordnung: Zuweisung an Dienste oder Personal je nach Bedarf

Mehrfachverwendung: Ein Medientyp kann überall genutzt werden

Vollständigkeit

Zentrale Ablage: Alle wichtigen Dokumente an einem Ort

Lücken erkennen: Sie sehen sofort, wenn ein Dokument fehlt

Nachvollziehbarkeit: Wann wurde was hochgeladen?

Merke: Klare Medientypen = Schnelles Finden + Vollständige Dokumentation!

Medienserver und Objektspeicher (optional)

Der Medienserver bietet eine zentrale, dateiunabhängige Alternative zum standardmäßigen dateibasierten Medienspeicher (z. B. eine Netzwerkfreigabe).

Was ist ein Medienserver?

Standard: Dateibasierter Speicher

Normalerweise werden Ihre Medien (Fotos, PDFs, Dokumente) in einem Ordner auf einem Server gespeichert – wie auf Ihrem Computer oder in einer Netzwerkfreigabe.

Beispiel:

\Server\Medien\Personal\Hans_Mueller\Vertrag.pdf

\Server\Medien\Dienste\Einsatz_2025\Foto1.jpg

Alternative: Objektspeicher (Medienserver)

Ein Objektspeicher funktioniert anders: Die Dateien werden nicht in Ordnern abgelegt, sondern als einzelne Objekte in einer Datenbank verwaltet.

Vorteile:

• Bessere Zugriffskontrolle

• Höhere Sicherheit

• Schnellere Suche

• Skalierbarkeit

Verfügbare Optionen

Sie haben drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Medien speichern:

Option: Dateisystem (Standard)

Wie es funktioniert:

• Medien werden in Ordnern gespeichert

• Wie auf Ihrem Computer oder in einer Netzwerkfreigabe

Vorteile:

• Einfach einzurichten

• Bekannte Funktionsweise

Nachteile:

• Schwierigere Zugriffskontrolle

• Weniger skalierbar

Option: MinIO

Wie es funktioniert:

• MinIO ist eine Software für Objektspeicherung

• Medien werden als Objekte in einer Datenbank verwaltet

Vorteile:

• Open Source (kostenlos)

• Gute Zugriffskontrolle

• Hohe Performance

Option: NetApp

Wie es funktioniert:

• NetApp ist eine professionelle Enterprise-Lösung

• Bietet erweiterte Sicherheits- und Backup-Funktionen

Vorteile:

• Enterprise-Funktionen

• Höchste Sicherheit

• Professioneller Support

Konfiguration und Migration

Wenn Sie vom dateibasierten Speicher auf einen Medienserver umsteigen möchten, sind einige Schritte notwendig.

Konfigurationsprüfung

Bevor Sie eine der drei Speichervarianten nutzen, ist eine Konfigurationsprüfung notwendig.

Was wird geprüft:

• Ist die Verbindung zum Speicher erreichbar?

• Sind die Zugangsdaten korrekt?

• Sind die Berechtigungen richtig gesetzt?

• Ist genügend Speicherplatz vorhanden?

Automatische Übernahme

Nach der Installation des Medienservers werden alle Medien/Dokumente automatisch übernommen.

Ablauf:

Schritt 1: Medienserver installieren und konfigurieren

↓

Schritt 2: System prüft alle vorhandenen Dateien

↓

Schritt 3: Alle Dateien werden automatisch in den Medienserver kopiert

↓

Schritt 4: Dateien sind jetzt im Medienserver verfügbar

Beispiel:

Manuelle Bereinigung

Die alten Dateien im Dateisystem bleiben zunächst erhalten und müssen manuell entfernt werden.

Warum manuell?

• Sicherheit: Sie können vorher prüfen, ob alles korrekt übernommen wurde

• Backup: Die alten Dateien dienen als Sicherheitskopie

Vorgehen:

1. Prüfen Sie, ob alle Medien im Medienserver verfügbar sind

2. Erstellen Sie ein Backup der alten Dateien

3. Löschen Sie die Dateien im Dateisystem

Wichtig: Löschen Sie die alten Dateien erst, wenn Sie sicher sind, dass alles funktioniert!

Vorteile und Bedienung

Identische Bedienung

Aus Anwendersicht ändert sich nichts!

Für Sie als Benutzer:

• Sie laden Dateien hoch wie gewohnt

• Sie öffnen Dateien wie gewohnt

• Sie löschen Dateien wie gewohnt

Im Hintergrund:

• Das System speichert die Dateien automatisch im Medienserver

• Die zugeordneten Dokumente/Medien werden typisiert

• Alles wird sicher und kontrolliert gespeichert

Beispiel: Dokument hochladen

Mit Dateisystem:

1. Sie klicken auf "Datei hochladen"

2. Sie wählen eine Datei aus

3. Die Datei wird in einen Ordner auf dem Server gespeichert

Mit Medienserver:

1. Sie klicken auf "Datei hochladen" ← genau gleich!

2. Sie wählen eine Datei aus ← genau gleich!

3. Die Datei wird als Objekt im Medienserver gespeichert ← passiert automatisch!

Für Sie macht es keinen Unterschied!

Zugriffskontrolle

Der Hauptgrund für einen Medienserver ist die bessere Zugriffskontrolle.

Problem ohne Medienserver

Wenn alle Dateien in einem Ordner liegen, kann jeder mit Zugriff alle Dateien sehen.

Beispiel:

\Server\Medien\Personal
├── Hans_Mueller
│ ├── Vertrag.pdf │ └── Gehaltsabrechnung.pdf ├── Anna_Schmidt
│ ├── Vertrag.pdf │ └── Gehaltsabrechnung.pdf ├── Max_Meier
│ ├── Vertrag.pdf │ └── Gehaltsabrechnung.pdf

Problem:

• Ein Gruppenführer sieht auch Dokumente von Personen außerhalb seiner Gruppe

• Keine feingranulare Rechtevergabe möglich

Lösung mit Medienserver

Beispiel:

Person → Rolle → Darf sehen

Hans Müller → Mitarbeiter → Nur eigene Dokumente

Anna Schmidt → Mitarbeiterin → Nur eigene Dokumente

Max Meier → Gruppenführer → Dokumente seiner Gruppenmitglieder

Lisa Weber → Personalleitung → Alle Dokumente

Vorteil:

• Jeder sieht nur, was er sehen darf

• Datenschutz wird eingehalten

• Sicherheit wird erhöht

Der Medienserver ermöglicht präzise Zugriffsrechte.

Hinweis zur Konfiguration

Wichtig: Im Standard ändert sich die Konfiguration für das „alte" Dateisystem.

Was bedeutet das?

Wenn Sie einen Medienserver einrichten, wird die Standardkonfiguration angepasst:

Vorher:

Speicherort: \Server\Medien\

Typ: Dateisystem

Nachher:

Speicherort: medienserver.minio.local

Typ: Objektspeicher (MinIO)

Für Sie bedeutet das:

• Sie müssen nichts ändern

• Das System wählt automatisch den richtigen Speicher

• Die Konfiguration wird vom Administrator vorgenommen

Medienspeicher deaktiviert

Dieser Hinweis signalisiert ein kritisches Problem in der Konfiguration der Dateiablage, das zu Datenverlust führen kann, da kein Speicherort definiert ist.

Das Problem

Wenn Sie diese Meldung sehen, ist kein Speicherort für Ihre Medien und Dokumente festgelegt.

Das bedeutet:

• Sie können keine Dateien hochladen

• Hochgeladene Dateien gehen möglicherweise verloren

• Das System weiß nicht, wo Dateien gespeichert werden sollen

Wann der Hinweis erscheint:

• Ort: Der Hinweis "Medienspeicher deaktiviert" erscheint unten links im Formular, wenn Sie das Personalverzeichnis öffnen.

Automatischer Verfügbarkeitscheck des Medienspeichers

Das System prüft die Erreichbarkeit und Funktionsfähigkeit des Medienspeichers automatisch:

• Aktionsbezogen: Bei Hochladen, Herunterladen, Löschen und Öffnen von Dateien.

• Hintergrundprüfung: Zusätzlich in regelmäßigen Abständen (ca. alle 20–30 Sekunden).

• Testablauf: Es wird eine Testdatei angelegt, anschließend ausgelesen (inklusive Inhaltsvergleich) und danach gelöscht.

• Fehleranzeige: Schlägt der Check fehl, erscheint unten links in der Statusleiste eine Meldung.

Typische Meldungen bei fehlendem Medienserver

Wenn kein Medienserver beziehungsweise kein BLOB-Storage-Provider konfiguriert ist, können folgende Meldungen erscheinen:

Abbildung: Statusleistenhinweis bei fehlender Medienserver-Konfiguration.

Die Statusmeldung weist auf eine nicht erreichbare oder nicht konfigurierte Medienablage hin.

• Statusleiste unten links:

• Medienspeicher deaktiviert

• Medienserver-Fehler

• Hinweisfenster:

• Medienserver-Verbindung gestört

• Das Hinzufügen und Holen von Dateien ist derzeit nicht möglich.

• Gemeldeter Fehler: No BLOB Storage provider was used! At least one provider must be configured to be able to use the BLOB Storing System.

• Dialog „Datei öffnen“:

Der Dialog beschreibt den fehlenden oder nicht aktiven BLOB-Storage-Provider.

Abbildung: Fehlerdialog beim Öffnen oder Hinzufügen von Medien ohne aktiven BLOB-Storage-Provider.

• Beim Öffnen der Datei ist ein unerwarteter Fehler aufgetreten.

• Blob store is not healthy: No BLOB Storage provider was used! At least one provider must be configured to be able to use the BLOB Storing System.

Troubleshooting bei Medienserver-Fehlern

Sofortmaßnahmen für Anwender

• Keine Uploads durchführen, bis der Fehler behoben ist.

• Bereits ausgewählte Dateiaktionen (Öffnen, Herunterladen, Löschen) abbrechen und nicht mehrfach wiederholen.

• Meldungstext und Uhrzeit notieren und an die Administration weitergeben.

• Falls notwendig, Dokumente vorübergehend lokal in einem definierten Übergangsordner sichern.

Prüfpunkte für Administratoren

• Prüfen, ob mindestens ein BLOB-Storage-Provider konfiguriert und aktiv ist.

• Verbindung zum Speicherziel testen (Erreichbarkeit, DNS/Hostname, Ports, Authentifizierung).

• Schreib-/Leserechte des Dienstkontos prüfen.

• Dienst- und Anwendungslogs auf die Meldungen No BLOB Storage provider was used beziehungsweise Blob store is not healthy kontrollieren.

• Nach Korrektur einen Funktionstest durchführen: Testdatei anlegen, auslesen (Inhaltsvergleich) und löschen.

Wann tritt das Problem auf?

Warum ist das ein Problem?

Risiko: Datenverlust

Wenn kein Medienspeicher definiert ist, können Ihre wichtigen Dokumente verloren gehen.

Betroffene Dokumente:

Was können Sie tun?

Dialog aufrufen

Sie können durch Anklicken des gelb hinterlegten Ausrufezeichens den Dialog "Ungültige Medienspeicher-Konfiguration" aufrufen.

Wichtig: Dieser Dialog zeigt nur das Problem – Sie können es nicht selbst beheben!

Aufgrund des kritischen Konfigurationsmangels und der Gefahr von Datenverlust wenden Sie sich umgehend an:

• Ihren Administrator (IT-Abteilung)

• Oder an das Lis Support-Team

Die Konfigurationsansicht zeigt den Speicherort und die Einstellungen, die nur durch berechtigte Administratoren geändert werden dürfen.

Wann Lis Support kontaktieren:

• Ihr interner Administrator ist nicht erreichbar

• Das Problem tritt nach einem Update auf

• Ihr Administrator benötigt Unterstützung

Bis zur Lösung

Was Sie NICHT tun sollten:

• Keine Dateien hochladen – sie gehen verloren!

• Nicht ignorieren – das Problem löst sich nicht von selbst!

• Nicht selbst konfigurieren – erfordert Administratorrechte!

Was Sie tun können:

• Kollegen informieren – niemand soll Dateien hochladen

• Alternative nutzen – Dokumente vorübergehend lokal speichern

• Nachfassen – Administrator an Dringlichkeit erinnern

Lösung durch Administrator

Was der Administrator tun muss

Der Administrator muss einen Medienspeicherort konfigurieren.

Dateisystem konfigurieren

Schritte:

1. Netzwerkfreigabe einrichten (z. B. \\Server\Medien\)

2. Berechtigungen setzen (Lese-/Schreibrechte)

3. Speicherort im System hinterlegen

4. Konfiguration testen

Häufige Fragen

Kann ich das Problem selbst beheben?

Nein. Die Konfiguration erfordert Administratorrechte und technisches Wissen.

Sind meine bisherigen Dateien weg?

Nein. Bereits gespeicherte Dateien sind normalerweise noch vorhanden – nur vorübergehend nicht erreichbar.

Ausnahme: Wenn Sie während der Fehlermeldung Dateien hochgeladen haben, könnten diese verloren sein.

Wie dringend ist das Problem?

Sehr dringend!

Merke: Dieses Problem erfordert sofortiges Handeln durch den Administrator!

Empfehlungen für die Medienpflege

• Verwenden Sie eindeutige Medientypen und vermeiden Sie überlappende Kategorien.

• Ordnen Sie Dateien immer der passenden Person, dem richtigen Dienst oder Einsatz zu.

• Prüfen Sie Dateiname, Inhalt und Zuordnung vor dem endgültigen Speichern.

• Sichern Sie den bestehenden Speicher vor einer Migration und löschen Sie alte Dateien erst nach erfolgreicher Prüfung.

• Prüfen Sie Zugriffsrechte besonders bei Verträgen, Gesundheitsnachweisen und anderen sensiblen Dokumenten.

• Informieren Sie die Administration sofort über Meldungen wie Medienspeicher deaktiviert oder Medienserver-Fehler.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Falscher Medientyp: Verwenden Sie die Kategorie, die Inhalt und Zweck des Dokuments am besten beschreibt.

• Unklare Dateinamen: Benennen Sie Dateien nachvollziehbar, zum Beispiel 2026-09-24_Fuehrerschein_C_Max_Muster.pdf.

• Falsche Zuordnung: Prüfen Sie vor dem Speichern, ob das Dokument der richtigen Person oder dem richtigen Dienst zugeordnet ist.

• Fehlende Berechtigung: Kontrollieren Sie bei sensiblen Dokumenten Rolle, Organisationseinheit und Zugriffsebene.

• Migration zu früh bereinigt: Löschen Sie Dateien im alten Dateisystem erst nach einem erfolgreichen Funktionstest und Backup.

• Speicherfehler ignoriert: Stoppen Sie Dateiaktionen bei einer Fehlermeldung und wiederholen Sie sie nicht unkontrolliert.

• Provider nicht aktiv: Administratoren müssen BLOB-Storage-Provider, Verbindung, Authentifizierung sowie Lese- und Schreibrechte prüfen.

Typische Arbeitsszenarien

Personaldokument hochladen:

• Wählen Sie die Person, den passenden Medientyp und prüfen Sie den Dateinhalt vor dem Speichern.

Ausbildungsnachweis ablegen:

• Verwenden Sie den Medientyp Urkunden oder Ausbildungsnachweise und ordnen Sie das Dokument der passenden Qualifikation zu.

Führerschein dokumentieren:

• Hinterlegen Sie den Nachweis beim richtigen Personaldatensatz und prüfen Sie zusätzlich Führerscheinklasse und Gültigkeit in den Qualifikationsdaten.

Einsatzfotos verwalten:

• Ordnen Sie Fotos dem passenden Dienst oder Einsatz zu und prüfen Sie vor der Weitergabe die erforderlichen Bild- und Datenschutzfreigaben.

Medientyp neu anlegen:

• Prüfen Sie zuerst bestehende Kategorien. Legen Sie nur einen neuen Typ an, wenn der Inhalt nicht sinnvoll in eine vorhandene Gruppe passt.

Migration zum Medienserver:

• Erstellen Sie ein Backup, konfigurieren Sie den Provider, prüfen Sie mehrere Dokumente und löschen Sie den alten Speicher erst nach erfolgreicher Abnahme.

Medienserver-Fehler:

• Brechen Sie Dateiaktionen ab, dokumentieren Sie Meldung und Uhrzeit und informieren Sie die Administration.

Zugriff einer Rolle prüfen:

• Testen Sie mit einem Benutzerkonto, ob nur die vorgesehenen Dokumente sichtbar und bearbeitbar sind.

Fragen und Antworten

Frage: Welche Medientypen sind sinnvoll?

• Antwort: Typische Kategorien sind Dokumente, Urkunden, Fotos, Führerscheine, Zeugnisse und Gesundheitsnachweise.

Frage: Wo können Medien zugeordnet werden?

• Antwort: Je nach Konfiguration können Medien Personen, Diensten oder Einsätzen zugeordnet werden.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Dateisystem und Medienserver?

• Antwort: Das Dateisystem speichert Dateien in Ordnern. Ein Medienserver verwaltet sie als Objekte und kann eine feinere Zugriffskontrolle ermöglichen.

Frage: Was passiert bei einer Migration?

• Antwort: Nach der Konfiguration werden vorhandene Dateien übernommen. Die alten Dateien sollten erst nach Backup und erfolgreicher Funktionsprüfung gelöscht werden.

Frage: Kann ich eine deaktivierte Speicherablage selbst reparieren?

• Antwort: Nein. Die Konfiguration benötigt Administratorrechte und technisches Wissen.

Frage: Sind vorhandene Dateien bei einem Medienserver-Fehler gelöscht?

• Antwort: Normalerweise sind sie weiterhin vorhanden, aber vorübergehend nicht erreichbar. Während des Fehlers sollten keine Dateiaktionen durchgeführt werden.

Problemlösungen im Alltag

Wenn ein Dokument nicht auffindbar ist:

• Prüfen Sie Person, Dienst, Einsatz, Medientyp, Dateiname und Ihre Berechtigung.

Wenn ein Upload fehlschlägt:

• Prüfen Sie Dateigröße und Dateiformat. Bei einer Speicherfehlermeldung brechen Sie den Vorgang ab und informieren die Administration.

Wenn ein Benutzer zu viele Dokumente sieht:

• Prüfen Sie Rollenrechte, Organisationseinheit, Medienzuordnung und die Zugriffskonfiguration des Speichers.

Wenn ein Medientyp nicht angezeigt wird:

• Prüfen Sie, ob er angelegt, aktiv und der richtigen Ebene zugewiesen wurde.

Wenn die Migration unvollständig wirkt:

• Vergleichen Sie eine Stichprobe alter und neuer Dateien, prüfen Sie Logs und stellen Sie das alte Backup nicht vorzeitig außer Betrieb.

Wenn Medienspeicher deaktiviert angezeigt wird:

• Laden, öffnen oder löschen Sie keine Dateien. Notieren Sie die Meldung und wenden Sie sich an den Administrator oder Support.