Medientypen/Gruppen

Der Medien-Tab dient der zentralen Verwaltung und Kategorisierung aller digitalen Dokumente und Dateien, die mit Ihren Diensten oder Ihrem Personal in Verbindung stehen.

Funktion und Zuordnung:

Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Medientypen zu definieren, die anschließend flexibel im System verwendet werden können. Dazu gehören:

• Dokumente (z. B. Verträge, Bescheinigungen)

• Urkunden (z. B. Ausbildungsnachweise, Ehrungen)

• Fotos (z. B. Bewerbungsfotos, Einsatzbilder)

Zuweisungsoptionen:

Die definierten Medientypen können an unterschiedliche Ebenen zugewiesen werden:

• Dienstebene: Sie können Medientypen einzelnen Diensten oder allen Diensten zuweisen.

• Personalebene: Ebenso können Sie diese den Personaldaten einzelner Mitarbeiter zuordnen.

Die präzisen Bezeichnungen der Mediengruppe erleichtert dabei die Übersicht und Sortierung der hinterlegten Dateien im gesamten System.

Medienserver / Objektspeicher (optional)

Der Medienserver bietet eine zentrale, dateiunabhängige Alternative zum standardmäßigen dateibasierten Medienspeicher (z. B. eine Netzwerkfreigabe).

Verfügbare Optionen:

Neben dem standardmäßigen dateibasierten Medienspeicher steht Ihnen optional ein Objektspeicher zur Verfügung, der als Medienserver dient. Hierzu können Sie MinIO oder die NetApp verwenden.

Konfiguration und Migration:

• Konfigurationsprüfung: Bevor Sie eine der drei Speichervarianten nutzen, ist eine Konfigurationsprüfung notwendig. Alle Speichertypen müssen entsprechend konfiguriert werden.

• Automatische Übernahme: Nach der Installation des Medienservers werden alle Medien/Dokumente, die im Dateisystem abgelegt sind, automatisch in den Medienserver übernommen.

• Manuelle Bereinigung: Dateibasierte Dokumente, die nach der Migration im Dateisystem verbleiben, müssen dabei manuell entfernt werden.

Vorteile und Bedienung:

• Identische Bedienung: Aus Anwendersicht bleibt die Bedienung für die Ablage von Medien identisch. Die zugeordneten Dokumente/Medien werden typisiert und entsprechend in den Medienserver übertragen.

• Einsatzgrund: Der Einsatz des Medienservers ist beispielsweise sinnvoll, wenn bestimmte Personengruppen nur auf ausgewählte Dokumente zugreifen dürfen (z. B. ein Gruppenführer darf nur Dokumente/Medien seiner zugeordneten Personen sehen). Dies dient der Zugriffskontrolle und Sicherheit.

Hinweis: Im Standard ändert sich die Konfiguration für das „alte“ Dateisystem.

Medienspeicher deaktiviert

Dieser Hinweis signalisiert ein kritisches Problem in der Konfiguration der Dateiablage, das zu Datenverlust führen kann, da kein Speicherort definiert ist.

Wann der Hinweis erscheint:

• Ort: Der Hinweis "Medienspeicher deaktiviert" erscheint unten links im Formular, wenn Sie das Personalverzeichnis öffnen.

• Problem: Derzeit wurde weder ein Medienablageort (z. B. eine Netzwerkfreigabe) noch der optionale Medienserver definiert.

Umgang mit der Fehlermeldung:

1.Dialog aufrufen : Sie können durch Anklicken des gelb hinterlegten Ausrufezeichens den Dialog "Ungültige Medienspeicher-Konfiguration" aufrufen, um Details zu sehen.

2. Lösung: Aufgrund des kritischen Konfigurationsmangels und der Gefahr von Datenverlust wenden Sie sich bitte umgehend an:

• Ihren Administrator (IT-Abteilung).

• Oder an das Lis Support-Team.

3. Ziel: Diese Stellen sind zuständig, um die Konfiguration entsprechend Ihren Anforderungen anzupassen und einen gültigen, funktionsfähigen Medienspeicherort zu definieren.