Listen

Einleitung

Der Menüpunkt Listen bietet Ihnen standardisierte Auswertungen über Personal-, Qualifikations-, Organisations- und Einsatzdaten. Die Ergebnisse können gefiltert, geprüft, gedruckt und je nach Konfiguration als Report ausgegeben werden.

Listen greifen auf die gepflegten Stammdaten und Personaldaten zu. Aussagekräftige Ergebnisse setzen daher vollständige und aktuelle Daten voraus.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Listen eignen sich insbesondere für:

• Ausbildungs- und Qualifikationsübersichten

• Prüfung von Führerscheinen und Untersuchungen

• Planung von Lehrgangsteilnehmern

• Kontakt- und Geburtstagslisten

• Dienstgrad-, Funktions- und Abteilungsübersichten

• Kontrolle von Atemschutz- und Schutzausrüstungseinsätzen

• Auswertungen für Personalplanung, Ehrungen und Nachweise

Nutzen:

• schnelle Auswertung gespeicherter Personaldaten

• einheitliche Berichte für wiederkehrende Aufgaben

• nachvollziehbare Filterung nach Zeitraum, Organisation und Status

• bessere Vorbereitung von Planung und Dokumentation

Voraussetzungen

• Zugriff auf das Modul Listen

• Berechtigung für die benötigten Personen- und Datenbereiche

• gepflegte Stammdaten und Personaldaten

• bekannte Filterkriterien und Auswertungszeiträume

• für eigene Reports: optionales Modul Report-Designer

Wichtiger Hinweis: Personen ohne Zuordnung zu einer Einsatzgruppe können in bestimmten Listen fehlen. Prüfen Sie Organisation, Abteilung und Tätigkeitszuordnung vor der Auswertung.

Ablauf auf einen Blick

1. Gewünschte Liste auswählen.

2. Kriterien wie Organisation, Abteilung, Tätigkeit und Zeitraum festlegen.

3. Ergebnisvorschau kontrollieren.

4. Spalten, Sortierung und Darstellung anpassen.

5. Report drucken oder digital ausgeben.

6. Ergebnis und Filter für spätere Nachweise dokumentieren.

ACHTUNG: Personen, die keiner Einsatzgruppe zugeordnet sind, werden in diesen Listen nicht aufgeführt.

Funktion der Listen.

• Übersicht: Sie können sich eine Liste aller Mitarbeiter anzeigen lassen.

• Filterung: Diese Listen können Sie nach gewünschten Kriterien filtern.

• Reportdruck: Für die Ausgabe der gespeicherten Informationen (den sogenannten Reportdruck) stehen Ihnen verschiedene Listenprogramme zur Verfügung.

Anpassung der Listen

• Individualisierung: Die Listenprogramme können an Ihre eigenen Anforderungen angepasst werden.

• Werkzeug: Die Anpassung erfolgt mit dem Berichtsgenerator Crystal Reports.

• Eigene Listen erstellen: Sollten Sie Wünsche für andere Listen haben, können Sie diese unter Stammdaten Reportbearbeitung erstellen.

• Hinweis: Dieses Modul der LIS-Serie ist optional und kann zusätzlich erworben werden.

Allgemeiner Aufbau und Bedienung

Alle verfügbaren Listen sind nach demselben Prinzip aufgebaut und beinhalten:

• Eine Info und eine Beschreibung der jeweiligen Liste.

• Wenn Sie den Mauszeiger über den Eingabefeldern positionieren, werden dort weitere Hinweise eingeblendet.

Da die Seiten der Listen sehr ähnlich aufgebaut sind, werden im Folgenden exemplarisch die Seiten Ausbildungsabsolventen und Mögliche Ausbildungsteilnehmer detailliert beschrieben.

Fachliche Grundregeln für alle Listen

Für eine fachlich eindeutige Auswertung gelten für alle Listen dieselben Grundregeln:

• Datenbasis: Es werden nur Datensätze ausgewertet, die in den jeweiligen Stammdaten und Personaldaten gepflegt sind.

• Einschluss/Ausschluss: Berücksichtigt werden nur Personen, die die gesetzten Filterkriterien erfüllen (z. B. Organisationseinheit, Abteilung, Tätigkeitszuordnung, Zeitraum).

• Stichtag/Zeitraum: Die Auswertung bezieht sich auf den im Filter definierten Zeitraum bzw. das gewählte Auswertungsdatum.

• Ergebnisdefinition: Die rechte Vorschau zeigt immer das Ergebnis auf Basis der aktuell gesetzten Filter und dient als fachliche Kontrolle vor dem Reportdruck.

Beispiel: Filterung und Reportvorbereitung

Filterung und Report-Vorbereitung:

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie die Daten in der Liste Ausbildungsabsolventen oder Mögliche Ausbildungsteilnehmer filtern, was das Grundprinzip für alle Reporte im Modul "Listen" ist.

Die Filteransicht zeigt Kriterien, Organisationseinheiten und die Ergebnisvorschau vor dem Reportdruck.

Der Filterprozess beginnt mit der Auswahl der primären Kriterien, nach denen Sie Personal suchen:

1. Grundeinstellungen und Suchkriterien definieren:

• Ausbildung wählen: Wählen Sie zunächst die spezifische Ausbildung (z. B. Truppmann-Ausbildung), nach der Sie Personen suchen möchten.

• Tätigkeitszuordnung: Wählen Sie, ob Ihnen Personal mit einer beruflichen oder freiwilligen Tätigkeitszuordnung dargestellt werden soll.

• Zeitraum definieren (Optional): Wenn gewünscht, können Sie einen Zeitraum definieren, in dem die Ausbildung abgeschlossen wurde.

• Sortierung: Wählen Sie die Art der Sortierung (z. B. nach Organisationseinheit, Ausbildung, Namen) für den Report.

• Personen berücksichtigen: Entscheiden Sie, welche Personen in die Berechnung oder den Report einbezogen werden sollen (z. B. alle aktiven Personen).

2. Report-Einstellungen und Verfeinerung:

Bestimmen Sie, wie der gedruckte Report aussehen soll und wie Sie die Suche regional eingrenzen:

• Personen anzeigen (Checkbox): Wenn diese Checkbox ausgewählt ist, werden die Namen der Personen im gedruckten Report angezeigt.

• Organisationseinheiten: Verfeinern Sie Ihre Filterung durch die Auswahl spezifischer Organisationseinheiten (z. B. Standort, Wache).

• Abteilungen: Grenzen Sie Ihre Suche weiter ein, indem Sie bestimmte Abteilungen auswählen.

3. Ergebnis der Filterung:

• Wurden alle gewünschten Filter von Ihnen gesetzt, werden auf der rechten Seite des Formulars alle Personen dargestellt, die den gewählten Kriterien entsprechen.

• Diese Vorschau dient als Kontrolle, bevor Sie den Report über die Druckfunktion ausgeben.

Abteilungen

Das Formular Abteilungen dient der übersichtlichen Darstellung und Verwaltung der Zuordnung von Personal zu den verschiedenen Organisationseinheiten und Abteilungen.

Darstellung in der Übersicht:

Die Übersicht bietet Ihnen eine klare Struktur zu den Zuordnungen:

• Auflistung: Sie sehen eine Auflistung aller oder bestimmter Abteilungen.

• Personenzuordnung: Unter jeder Abteilung werden die Personen angezeigt, die dieser jeweiligen Abteilung zugeordnet sind.

• Gruppierung und Sortierung: Die Darstellung ist standardmäßig wie folgt organisiert:

  • Gruppierung nach: Organisationseinheit und Abteilungen.

  • Sortierung nach: Personalnamen.

Filteroptionen:

Sie haben erweiterte Möglichkeiten zur Filterung der historischen Daten:

• Aktuelle Abteilungen: Zeigt nur die derzeit gültigen Zuordnungen an.

• Abteilungshistorie: Ermöglicht die Filterung nach vergangenen oder historischen Abteilungszuordnungen.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Abteilungszuordnungen der Personen mit zeitlichem Gültigkeitsbezug.

• Einschluss: Personen mit passender Abteilungszuordnung gemäß gesetztem Filter (aktuell oder historisch).

• Ausschluss: Personen ohne passende Zuordnung oder außerhalb der gesetzten Organisationsfilter.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt die Zuordnung pro Abteilung mit den zugehörigen Personen für den gewählten Auswertungsstand.

Ausbildungsabsolventen: Druckvorschau

Die Druckvorschau liefert Ihnen eine kontrollierte Ansicht des Reports, bevor Sie ihn physisch oder digital ausgeben.

Inhalt des Reports:

Der Ausdruck stellt einen Teil der Personen dar, die entweder an einer der gewählten Ausbildungen in einem frei definierten Zeitraum teilgenommen oder diese erfolgreich absolviert haben.

Die Druckvorschau zeigt Personen, Zugehörigkeit und Ausbildungsdetails für den gewählten Zeitraum.

Der Report bietet eine kompakte Übersicht mit allen relevanten Informationen zu den Ausbildungsteilnehmern:

• Personenidentifikation: Name und Pers-Nr. der teilnehmenden Person.

• Zugehörigkeit: Die zugewiesene Tätigkeit sowie die Organisationseinheit und deren Abteilung.

• Ausbildungsdetails: Details über die absolvierte Ausbildung, die Ausbildungsdauer und die Information, ob diese erfolgreich absolviert wurde.

Diese detaillierte Ansicht unterstützt Sie bei der Dokumentation und dem Nachweis von Qualifikationen innerhalb des definierten Zeitraums.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Ausbildungszuordnungen mit Abschluss- und Erfolgsinformationen.

• Einschluss: Personen mit Ausbildungseinträgen, die zur gewählten Ausbildung und zum gesetzten Zeitraum passen.

• Ausschluss: Personen ohne passenden Ausbildungseintrag oder außerhalb der gesetzten Filter.

• Ergebnisdefinition: Der Report zeigt den Ausbildungsstatus der Treffer inklusive Detailfeldern (z. B. Dauer, Erfolg).

Mögliche Ausbildungsteilnehmer

Diese Liste ist ein wertvolles Planungs- und Rekrutierungswerkzeug, da sie Ihnen aufzeigt, welche Mitarbeiter die formalen Voraussetzungen für eine weiterführende Ausbildung bereits erfüllen.

Die Liste unterstützt die Auswahl geeigneter Personen, die Voraussetzungen erfüllen, die Zielausbildung aber noch nicht absolviert haben.

Funktion und Kriterium:

• Auflistung: Die Liste zeigt alle Personen, die eine bestimmte Ausbildung noch nicht absolviert haben.

• Voraussetzung: Sie werden jedoch nur aufgeführt, wenn sie die Voraussetzungen für die gesuchte Ausbildung durch vorausgehende Ausbildungsmaßnahmen (oder Qualifikationen) erfüllen.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Ausbildungsstände und zugehörige Qualifikationen aus der Personalakte.

• Einschluss: Personen ohne abgeschlossene Zielausbildung, die die erforderlichen Vorqualifikationen bereits erfüllen.

• Ausschluss: Personen, die die Zielausbildung bereits absolviert haben oder die gesetzten Filter (z. B. Organisationseinheit/Abteilung) nicht erfüllen.

• Ergebnisdefinition: Die Ergebnisliste stellt den aktuellen Kandidatenkreis für die ausgewählte Ausbildung dar.

Filterung für gezielte Ergebnisse:

Sie können die Liste präzise filtern, um die relevantesten Kandidaten zu finden:

• Tätigkeitszuordnungen: Lassen Sie sich Personen mit einer bestimmten beruflichen oder freiwilligen Tätigkeitszuordnung anzeigen.

• Absolvierte Lehrgänge: Sie können die Anzeige auf Basis spezifischer, bereits absolvierter Lehrgänge eingrenzen.

• Weitere Parameter: Für das Ergebnis werden weitere Filter wie Ausbildung(en), Organisationseinheiten und Abteilungen passend gewählt.

Beispielhaftes Ergebnis:

• Anwendung: Wenn Sie beispielsweise alle Mitarbeiter suchen, die die Voraussetzungen für die Ausbildung zum Notfallsanitäter erfüllen, wird die Liste entsprechend gefiltert.

• Ergebnis: Das System liefert Ihnen dann das Ergebnis, wie z. B. "10 Teilnehmer, die für eine Ausbildung als Notfallsanitäter in Betracht kommen."

Benutzerdefinierte Daten filtern

Die Funktion der benutzerdefinierten Daten erlaubt es Ihnen, gezielt nach Personen zu suchen, die bestimmte, nicht standardisierte Eigenschaften aufweisen.

Die Ansicht filtert Personen nach individuell definierten Eigenschaften aus dem Info-Bereich.

Filterung durchführen:

• Dialog öffnen: Nach dem Öffnen des entsprechenden Dialogs werden Ihnen Checkboxen mit den benutzerdefinierten Eigenschaften (z. B. Migrationsdaten oder andere individuell hinterlegte Merkmale) zur Auswahl angeboten.

• Eigenschaften auswählen: Wählen Sie die gewünschten Checkboxen aus, deren Eigenschaft für Ihre Suche zutreffend sein soll.

• Ergebnis anzeigen: Im Anschluss werden Ihnen alle Personen, deren ausgewählte Eigenschaft zutreffend ist, auf der rechten Seite des Formulars dargestellt.

Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine flexible und erweiterte Suche über die standardmäßigen Personaldaten hinaus.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Benutzerdefinierte Merkmale/Felder aus den Personaldaten.

• Einschluss: Personen, bei denen die ausgewählten benutzerdefinierten Eigenschaften gesetzt sind.

• Ausschluss: Personen ohne die gewählten Eigenschaften oder außerhalb weiterer gesetzter Filter.

• Ergebnisdefinition: Die Trefferliste zeigt alle Personen, die die ausgewählten Eigenschaften vollständig erfüllen.

Dienstgrade

Die Liste Dienstgrade bietet Ihnen eine spezialisierte Übersicht und Auswertung der aktuellen Dienstgradsituation in Ihrer Organisation.

Inhalte und Auswertungsmöglichkeiten:

Diese Liste enthält alle aktuellen Dienstgrade und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Personalstruktur:

• Dienstgradsituation (M/W): Sie können die Liste nach dem gegenwärtig existierenden Verhältnis der Dienstgrade (männlich, weiblich) filtern.

• Beförderungsverlauf: Die Liste kann nach dem Beförderungsverlauf gefiltert werden, um historische Entwicklungen nachzuvollziehen.

• Auswertung der Zuordnung: Eine Auswertung ist möglich nach der Tätigkeitszuordnung der Person (beruflich, freiwillig, beides, keines).

• Details: Die Liste zeigt die Anzahl der Dienstgrade und zusätzliche Informationen zur Person an.

Wichtiger Hinweis zur Datenpflege:

HINWEIS: Eine exakte Bezeichnung der Dienstgrade (männlich, weiblich) ist hier besonders wichtig, da diese Daten später unter anderem in folgenden Bereichen verwendet werden:

• Listen der Funktionen und Ausbildungen

• Reporte (z. B. Anschreiben)

• Urkunden und Zertifikate

Eine korrekte und konsistente Pflege der Dienstgrade ist die Grundlage für die korrekte Ausgabe aller offiziellen Dokumente und Auswertungen.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Dienstgradzuordnungen inklusive Geschlecht, Tätigkeitszuordnung und Historie.

• Einschluss: Personen mit passenden Dienstgradmerkmalen gemäß aktiver Filterung.

• Ausschluss: Personen ohne passende Dienstgradzuordnung oder außerhalb der gewählten Kriterien.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt den Dienstgradbestand inkl. Verteilung und optionalen Verlaufsinformationen.

Filterung nach Dienstgradbezeichnung (m/w)

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Liste, in der Sie Dienstgrade nach Geschlecht filtern möchten.

2. Im Beispiel werden der Dienstgrad Unterbrandmeister/Unterbrandmeisterin sowie weitere Parameter über Checkboxen gefiltert. Das Geschlechtssymbol zeigt an, dass 22 Personen diesen Dienstgrad besitzen.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, um die Spaltenauswahl zu öffnen.

4. Wählen Sie die Option Geschlecht aus und ziehen Sie diese per Drag & Drop in den Spaltenkopf.

5. Aktivieren Sie den Filter für weiblich über die entsprechende Checkbox.

6. Von den 22 angezeigten Personen werden nun 7 weibliche Personen, zusammen mit ihrem Dienstgrad und weiteren Informationen, angezeigt.

Eintrittsdatum/Jubiläum

Die Liste Eintrittsdatum/Jubiläum ist ein wichtiges Tool zur Planung und Ehrung von langjährigen Mitarbeitern.

Funktion und Ermittlung:

• Ermittlung: In dieser Liste erfolgt die Ermittlung von Personen, die zu einem vorgegebenen Zeitraum ein Jubiläum feiern.

• Art des Jubiläums: Die Liste kann sowohl Organisationsjubiläen (Zugehörigkeit zur Organisation) als auch Dienstjubiläen (Tätigkeit im aktiven Dienst) berücksichtigen.

Grundlage der Berechnung:

Die folgenden Kriterien sind für die korrekte Berechnung der Jubiläen entscheidend:

• Eintrittsdatum: Das Eintrittsdatum der Person ist die maßgebliche Grundlage für die Berechnung der Zugehörigkeit, unabhängig davon, ob es sich um eine freiwillige oder berufliche Zugehörigkeit handelt.

• Ersteintritt: Die Auswahl der Checkbox "Ersteintritt" in diversen Datensätzen ist ebenso relevant, um den korrekten Startpunkt der Zugehörigkeit zu definieren.

Anwendung:

Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum und die relevanten Filter gesetzt haben, erhalten Sie eine Übersicht aller Personen, deren Jubiläum in diesen Zeitraum fällt.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Eintritts- und Zugehörigkeitsdaten mit Kennzeichnung relevanter Startpunkte (z. B. Ersteintritt).

• Einschluss: Personen, deren Jubiläumsdatum in den gewählten Zeitraum fällt.

• Ausschluss: Personen ohne verwertbares Eintrittsdatum oder außerhalb des gewählten Zeitfensters.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt alle im Zeitraum anstehenden Jubiläen nach gewählter Jubiläumsart.

Führerscheine

Die Liste Führerscheine ist ein essenzielles Werkzeug zur Überwachung der Fahrerlaubnisse und zur Sicherstellung der Einsatzfähigkeit Ihres Personals.

Die Führerscheinliste zeigt Klassen, Gültigkeiten und die für die Filterung relevanten Tätigkeitsbezüge.

Funktionen der Liste:

Mit dieser Liste können Sie folgende gezielte Auswertungen und Filterungen durchführen:

• Auswertung der Führerscheinklassen: Sie erhalten eine detaillierte Übersicht über die vorhandenen Führerscheinklassen im Personalbestand.

• Filterung nach Tätigkeiten: Sie können nach Führerscheinen filtern, die für bestimmte Tätigkeiten erforderlich sind (z. B. für Kranführer oder Maschinisten).

• Ablaufdaten-Überprüfung: Die Liste führt zusätzlich eine wichtige Überprüfung der Ablaufdaten der Führerscheine bei den von Ihnen ausgewählten Personen durch.

Diese Funktion hilft Ihnen, rechtzeitig Personen zu identifizieren, deren Fahrerlaubnis bald abläuft, und stellt sicher, dass nur entsprechend qualifiziertes Personal für bestimmte Aufgaben eingeplant wird.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Führerscheindaten je Person inklusive Klassen, Zuordnungen und Ablaufdatum.

• Einschluss: Personen mit Führerscheineinträgen, die den gesetzten Klassen-, Tätigkeits- und Zeitraumfiltern entsprechen.

• Ausschluss: Personen ohne passende Führerscheinklasse oder außerhalb der definierten Ablaufkriterien.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt den relevanten Führerscheinbestand und identifiziert fällige/ablaufnahe Nachweise.

Funktionen

Die Liste Funktionen bietet eine detaillierte Übersicht über die aktuellen und historischen Funktionen (Qualifikationen) Ihres Personals.

Die Funktionsliste unterstützt den Vergleich aktueller und historischer Funktionszuordnungen.

Funktion und Inhalt:

• Auflistung: In diesem Ausdruck finden Sie eine Auflistung aller oder bestimmter Funktionen (z. B. Sprechfunker, AGT (Atemschutzgeräteträger), GrpFhr (Gruppenführer), und viele weitere).

• Wahl der Darstellung: Sie können wahlweise die derzeitigen (aktuell ausgeübten) oder früheren (historischen) Funktionen darstellen lassen.

Beispiel der Nutzung:

Im dargestellten Beispiel wurde die zusätzliche Auswahl der ehemals ausgeführten Funktionen getroffen. Der Report zeigt dann neben den aktuellen Funktionen auch die historischen Funktionen der ausgewählten Personen an.

Diese Liste ist hilfreich, um die gesamte Bandbreite der Qualifikationen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter nachzuvollziehen.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Funktionszuordnungen je Person mit aktueller und historischer Gültigkeit.

• Einschluss: Personen mit Funktionsdatensätzen gemäß gewählter Funktion und Darstellungsart (aktuell/historisch).

• Ausschluss: Personen ohne passende Funktionszuordnung oder außerhalb gesetzter Organisationsfilter.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt den Funktionsstatus der ausgewählten Personen entsprechend der gewählten Darstellungsoption.

Liste Geburtsdatum

Die Liste Geburtsdatum dient zur Ermittlung und Planung von Gratulationen für Geburtstage und Jubiläen innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Funktion und Ermittlung:

• Ermittlung von Personen: Dieser Ausdruck stellt die Ermittlung von Personen dar, die in einem ausgewählten Zeitraum ihren Geburtstag und gegebenenfalls auch ein Jubiläum (z. B. Dienstjubiläum) feiern.`

• Filterung: Sie können die Liste gezielt filtern, indem Sie den gewünschten Zeitraum und spezifische Kriterien festlegen.

Beispiel der Nutzung:

Im Beispiel wurde die Filterung so eingestellt, dass sie ermittelt, welche Person im aktuellen Jahr ihren 30. Geburtstag feiert.

Diese Liste erleichtert die Vorbereitung von Glückwünschen oder Ehrungen und kann zur Personalplanung herangezogen werden.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Geburtsdaten und optional zugehörige Jubiläumsinformationen aus der Personalakte.

• Einschluss: Personen mit Geburtstag (und optional Jubiläum) im gewählten Zeitraum.

• Ausschluss: Personen außerhalb des Zeitfensters oder ohne verwertbare Datumsangaben.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt alle Ereignisse im Zeitraum zur Planung von Gratulationen und Ehrungen.

Liste Kontaktmöglichkeiten

Die Liste Kontaktmöglichkeiten dient der schnellen und einfachen Abfrage der hinterlegten Kontaktdaten des Personals. Sie zeigt auf einen Blick, welche Kommunikationswege für die gefilterten Personen verfügbar sind.

Funktion und Inhalt:

• Darstellung: Der Ausdruck zeigt die Kontaktmöglichkeiten (wie Telefonnummer, E-Mail etc.) aller oder bestimmter Personen an.

• Datenquelle: Die angezeigten Daten stammen direkt aus den Stammdaten der jeweiligen Person, wo sie zuvor hinterlegt wurden.

Anwendung:

Mithilfe der Filterfunktionen können Sie die Liste gezielt eingrenzen, beispielsweise um:

• Nur die dienstlichen Kontaktdaten einer bestimmten Organisationseinheit anzuzeigen.

• Eine vollständige Liste aller privaten Telefonnummern der Einsatzabteilung zu erstellen (sofern berechtigt und gepflegt).

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Hinterlegte Kontaktinformationen (z. B. Telefon, E-Mail) je Person.

• Einschluss: Personen mit passenden Kontaktdaten entsprechend der gesetzten Personen- und Organisationsfilter.

• Ausschluss: Personen ohne gepflegte Kontaktdaten in den gewählten Feldern oder außerhalb gesetzter Filter.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt die verfügbaren Kontaktinformationen der gefilterten Zielgruppe.

Personalnummer und Personalnamen

Diese Liste bietet eine flexible Übersicht über das Personal innerhalb einer Organisationseinheit, wahlweise als statistische Zusammenfassung oder als detaillierte Namensliste.

Optionen zur Darstellung:

Sie können die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen:

1. Statistische Zusammenfassung:

• Die Darstellung zeigt nur die Anzahl der Personen der Organisationseinheit.

• Zusätzlich wird das Durchschnittsalter des Personals in dieser Organisationseinheit angegeben.

2. Detaillierte Liste:

Es wird eine detaillierte Liste mit den Namen (und den zugehörigen Personalnummern) aller Personen der jeweiligen Organisationseinheit dargestellt.

Diese Liste dient sowohl der schnellen statistischen Auswertung (Durchschnittsalter, Personalstärke) als auch der Erstellung einer vollständigen Namensübersicht für administrative Zwecke.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Personendaten je Organisationseinheit inklusive Personalnummer und Altersbezug.

• Einschluss: Personen der ausgewählten Organisationseinheit gemäß gewählter Darstellungsoption.

• Ausschluss: Personen außerhalb der ausgewählten Organisationseinheit oder ohne gültige Zuordnung.

• Ergebnisdefinition: Je nach Option liefert die Liste eine statistische Zusammenfassung oder eine namentliche Detailauflistung.

Liste Schutzausrüstungseinsätze

Die Liste Schutzausrüstungseinsätze bietet eine gezielte Übersicht über das Personal, das im gewählten Zeitraum unter Atemschutz eingesetzt war oder dies nicht war.

Funktion und Auswertung:

Die Übersicht ermöglicht die Anzeige aller Personen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes, welche einen Atemschutzeinsatz (Schutzausrüstungseinsatz):

• absolviert haben.

• nicht absolviert haben.

Die Liste unterstützt die Kontrolle von Atemschutz- und Schutzausrüstungseinsätzen im gewählten Zeitraum.

Detaillierte Filterung:

Für eine präzise Auswertung stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Einsatzgrund: Filtert nach der Art des Einsatzes (z. B. Brand, Übung).

• Tätigkeitszuordnung: Unterscheidet nach der Zuordnung der Person (z. B. beruflich, freiwillig).

• Einsatz erfolgreich: Erlaubt die Auswahl, ob der erfasste Schutzausrüstungseinsatz erfolgreich war (z. B. für die Statistik der Tauglichkeit).

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Erfasste Schutzausrüstungseinsätze aus den Personaldaten.

• Einschluss: Personen mit passenden Einsätzen im ausgewählten Zeitraum und entsprechendem Filterprofil.

• Ausschluss: Personen ohne passenden Einsatznachweis im Zeitraum oder außerhalb der gesetzten Filter.

• Ergebnisdefinition: Je nach Auswahl werden Personen mit absolvierten bzw. nicht absolvierten Nachweisen im Zeitraum dargestellt.

Diese Liste ist essenziell, um die Pflicht zur jährlichen Absolvierung von Atemschutzeinsätzen oder Übungen zu überwachen.

Liste Stammdaten

Die Liste Stammdaten bietet eine essenzielle Grundübersicht über die erfassten Basisinformationen Ihres Personals.

Funktion und Inhalt:

• Zweck: Diese Liste dient der Erstellung einer Übersicht über die erfassten Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum) des Personals.

• Auswahl: Sie können wählen, ob die Übersicht die Stammdaten aller Personen oder nur die von Ihnen bestimmten Personen enthalten soll.

Nutzen:

Diese Liste ist ideal für administrative Zwecke, wie die Überprüfung der Datenqualität, die Aktualisierung von Adresslisten oder die Erstellung von Basisberichten.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Stammdatenfelder der Personen (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum).

• Einschluss: Personen, die den gesetzten Personen- und Organisationsfiltern entsprechen.

• Ausschluss: Personen außerhalb der Filterauswahl oder ohne verwertbare Stammdatenfelder.

• Ergebnisdefinition: Die Liste gibt die Stammdaten der gefilterten Personengruppe im gewählten Umfang aus.

Liste Untersuchungen

Die Liste Untersuchungen ist ein wichtiges Kontrollinstrument zur Überwachung der gesundheitlichen Eignung und der Gültigkeit von Untersuchungsterminen Ihres Personals.

Filtermöglichkeiten:

Die Untersuchungsansicht filtert nach Zeitraum, Untersuchungsart und aktuellem Ergebnisstatus. Sie können die Übersicht der Untersuchungstermine gezielt nach zwei Hauptkriterien filtern und auswerten:

1. Filterung nach Terminzeitraum:

• Sie können nach Personen filtern, die mindestens eine Untersuchung in einem angegebenen Zeitraum (z. B. Quartal, Jahr) vorweisen können.

2. Auswertung nach aktuellem Status:

• Sie können eine Auswertung durchführen, die ausschließlich die aktuellsten und bestandenen Untersuchungen je nach Art (z. B. G26.3, G42) berücksichtigt.

Nutzen:

Diese Funktion hilft Ihnen, schnell zu identifizieren, welche Mitarbeiter die erforderlichen Untersuchungen fristgerecht absolviert haben und deren Eignung aktuell bestätigt ist.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Untersuchungsdatensätze je Person inklusive Untersuchungsart, Ergebnis und Terminbezug.

• Einschluss: Personen mit Untersuchungen, die die gesetzten Zeit- und Statusfilter erfüllen.

• Ausschluss: Untersuchungen außerhalb des gewählten Zeitraums oder ohne passenden Status zur gewählten Auswertung.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt den Untersuchungsstatus gemäß Filterauswahl (z. B. aktuelle bestandene Untersuchungen je Art).

Liste Fällige Untersuchungen

Die Liste Fällige Untersuchungen ist ein kritisches Werkzeug zur Überwachung der gesetzlich oder intern vorgeschriebenen Gesundheitstermine Ihres Personal.

Funktion und Inhalt:

Diese Liste dient der Darstellung aller:

• Fälligen Untersuchungen (Untersuchungen, deren Frist bereits erreicht ist, aber noch nicht absolviert wurden).

• Überfälligen Untersuchungen (Untersuchungen, deren Frist bereits überschritten ist).

Spezifische Auswertungsoptionen:

Die Liste macht fällige und überfällige Untersuchungen sowie fehlende Folgetermine sichtbar.

Sie können die Liste gezielt filtern und auswerten, um die dringendsten Fälle zu identifizieren:

• Bestimmte Untersuchungen: Filtern nach spezifischen Untersuchungen (z. B. nur G26.3 oder G42).

• Ohne geplante Termine: Zeigt Personen an, deren Untersuchung fällig ist, für die aber noch kein neuer Termin im System hinterlegt wurde.

• Ohne Folgetermin: Zeigt Personen an, deren letzte Untersuchung keinen Folge- oder Wiedervorlagetermin aufweist, was auf eine Lücke in der langfristigen Planung hindeutet.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Untersuchungen mit Frist- und Folgeterminbezug je Person.

• Einschluss: Personen, deren Untersuchung zum gewählten Auswertungszeitpunkt fällig oder überfällig ist.

• Ausschluss: Personen mit gültigen Untersuchungen außerhalb der Fälligkeitskriterien oder außerhalb der gesetzten Filter.

• Ergebnisdefinition: Fällig bedeutet Frist erreicht, überfällig bedeutet Frist überschritten.

Diese Liste gewährleistet, dass Sie proaktiv handeln können, um die Tauglichkeit und Einsatzfähigkeit Ihres Personals aufrechtzuerhalten.

Zertifikate

Die Liste Zertifikate ermöglicht Ihnen die gezielte Filterung und Darstellung von Mitarbeitern basierend auf dem Besitz spezifischer, ausgestellter Zertifikate.

Funktion und Filterung:

• Darstellung: Die Liste zeigt die Mitarbeiter Ihrer Organisation an.

• Filterung: Um die Liste zu generieren, wählen Sie zunächst einige Parameter für das „Auszuwertende Zertifikat“ aus.

Die Zertifikatsliste zeigt gültige und auslaufende Nachweise nach den gewählten Filterkriterien.

Beispiel: SARS-CoV-2-Zertifikat:

• Im genannten Beispiel wird davon ausgegangen, dass die ausgewählten Mitarbeiter ein ausgestelltes SARS-CoV-2-Zertifikat besitzen.

• Gültigkeit: Die Filterung kann so eingestellt werden, dass nur Zertifikate berücksichtigt werden, die noch am 28.04.2022 und darüber hinaus ihre Gültigkeit besitzen.

Fachliche Auswertungslogik:

• Datenbasis: Ausgestellte Zertifikate je Person mit hinterlegter Gültigkeit.

• Einschluss: Personen mit Zertifikaten, die den gewählten Zertifikats- und Gültigkeitsfiltern entsprechen.

• Ausschluss: Personen ohne das gewählte Zertifikat oder mit Zertifikaten außerhalb des gefilterten Gültigkeitszeitraums.

• Ergebnisdefinition: Die Liste zeigt den gültigen Zertifikatsbestand zum gewählten Auswertungszeitpunkt.

Nutzen:

Diese Liste ist essenziell, um schnell zu überprüfen, welche Mitarbeiter bestimmte, zeitlich begrenzte Nachweise oder Qualifikationen (wie Impfstatus-Nachweise, Schulungszertifikate etc.) besitzen, und um deren Gültigkeitsdauer zu überwachen.

Empfehlungen für die Listenpflege

• Beginnen Sie mit wenigen Filtern und erweitern Sie die Abfrage nur bei Bedarf.

• Prüfen Sie Zeitraum, Organisationseinheit, Abteilung und Tätigkeitszuordnung vor dem Reportdruck.

• Kontrollieren Sie die Ergebnisvorschau, bevor Sie Listen weitergeben oder ausdrucken.

• Verwenden Sie eindeutige Filterbezeichnungen und dokumentieren Sie wiederkehrende Auswertungen.

• Achten Sie bei Kontakt-, Gesundheits- und Personaldaten auf Berechtigungen und Datenschutz.

• Prüfen Sie bei historischen Listen, ob aktuelle oder vergangene Zuordnungen ausgewertet werden sollen.

• Bei fälligen Untersuchungen und Zertifikaten sollten Sie die Liste regelmäßig aktualisieren.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Personen fehlen: Prüfen Sie Einsatzgruppe, Organisationseinheit, Abteilung und Berechtigungen.

• Zu viele Treffer: Schränken Sie Zeitraum, Dienst, Tätigkeitszuordnung oder Abteilung weiter ein.

• Falscher Stichtag: Kontrollieren Sie, ob die Liste den aktuellen Stand oder einen historischen Zeitraum zeigen soll.

• Ausbildungsteilnehmer falsch ausgewählt: Prüfen Sie Zielausbildung, Vorqualifikationen und bereits absolvierte Lehrgänge.

• Dienstgradverteilung unplausibel: Kontrollieren Sie Bezeichnungen, Geschlechtsschlüssel und aktuelle oder historische Auswahl.

• Untersuchungen fehlen: Prüfen Sie Untersuchungsart, Ergebnis, Folgetermin und Filter nach aktuellem Status.

• Sensible Liste weitergegeben: Exportieren oder drucken Sie personenbezogene Daten nur für berechtigte Empfänger.

• Report zeigt veraltete Daten: Aktualisieren Sie die Datenbasis und prüfen Sie den Zeitpunkt der letzten Änderung.

Typische Arbeitsszenarien

Lehrgangsteilnehmer auswählen:

• Filtern Sie nach Zielausbildung, Vorqualifikation, Dienst und Organisationseinheit und prüfen Sie die Kandidatenliste.

Fällige Untersuchungen überwachen:

• Wählen Sie Untersuchungsart und Zeitraum und bearbeiten Sie die fälligen oder überfälligen Einträge nach Priorität.

Führerscheinprüfung vorbereiten:

• Filtern Sie nach benötigten Klassen und Ablaufdatum, um rechtzeitig Verlängerungen oder Nachweise zu organisieren.

Jubiläen planen:

• Wählen Sie Zeitraum und Jubiläumsart und prüfen Sie Eintrittsdatum sowie Ersteintritt vor der Erstellung von Ehrungslisten.

Kontaktliste für eine Einheit erstellen:

• Filtern Sie die Organisationseinheit und geben Sie nur die für den Zweck erforderlichen Kontaktdaten aus.

Atemschutzübungen kontrollieren:

• Werten Sie Schutzausrüstungseinsätze nach Zeitraum, Einsatzgrund und Tätigkeitszuordnung aus.

Zertifikate mit Ablaufdatum überwachen:

• Filtern Sie Zertifikate, deren Gültigkeit in den nächsten Monaten endet, und planen Sie Auffrischungen oder Nachweise.

Historische Funktionen auswerten:

• Aktivieren Sie die Darstellung früherer Funktionen, wenn ein vollständiger Werdegang benötigt wird.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Notfallsanitäter-Lehrgang.

• Filtern Sie Personen ohne abgeschlossene Zielausbildung, die die erforderlichen Vorqualifikationen besitzen, und begrenzen Sie das Ergebnis auf den Rettungsdienst.

Beispiel 2: G 26.3-Kontrolle.

• Wählen Sie die Untersuchungsart G 26.3 und einen Zeitraum für fällige Untersuchungen. Prüfen Sie anschließend fehlende Folgetermine.

Beispiel 3: Führerscheine Klasse C.

• Filtern Sie nach Klasse C und Ablaufdatum, um Personen mit bald auslaufender Fahrerlaubnis für die Einsatzplanung zu identifizieren.

Beispiel 4: Dienstjubiläen.

• Werten Sie Eintrittsdatum und Ersteintritt für das kommende Kalenderjahr aus und erstellen Sie daraus eine Ehrungsliste.

Beispiel 5: Kontaktliste für Alarmierung.

• Wählen Sie eine Einsatzabteilung und geben Sie nur die dienstlichen Telefonnummern der berechtigten Zielgruppe aus.

Fragen und Antworten

Frage: Warum erscheint eine Person nicht in einer Liste?

• Antwort: Prüfen Sie Organisationseinheit, Abteilung, Einsatzgruppe, Zeitraum, Tätigkeitszuordnung und Berechtigung.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen aktuellen und historischen Daten?

• Antwort: Aktuelle Daten zeigen gültige Zuordnungen. Historische Auswertungen berücksichtigen frühere Zeiträume und ehemalige Zuordnungen.

Frage: Kann ich eine Liste speichern?

• Antwort: Wiederkehrende individuelle Abfragen können je nach Modul über den Personalfilter oder als Report gespeichert werden.

Frage: Wie prüfe ich fällige Untersuchungen?

• Antwort: Verwenden Sie die Liste Fällige Untersuchungen, wählen Sie Untersuchungsart und Zeitraum und prüfen Sie zusätzlich Folgetermine.

Frage: Darf ich Kontakt- oder Gesundheitslisten weitergeben?

• Antwort: Nur an berechtigte Empfänger und für einen festgelegten Zweck. Prüfen Sie vor Ausgabe Datenschutz und Zugriffsrechte.

Frage: Warum enthält der Report andere Personen als erwartet?

• Antwort: Kontrollieren Sie alle aktiven Filter, die Verknüpfung von Kriterien und die gewählte Organisationseinheit.

Was wäre wenn?

Wenn keine Personen gefunden werden?

• Entfernen Sie testweise einzelne Filter und prüfen Sie Zeitraum, Organisation, Abteilung und Berechtigung.

Wenn zu viele Personen angezeigt werden?

• Ergänzen Sie ein weiteres Kriterium oder grenzen Sie die Auswertung auf eine konkrete Organisationseinheit oder Abteilung ein.

Wenn eine historische Zuordnung fehlt?

• Prüfen Sie Zeitraum, Archivstatus und ob die frühere Zuordnung korrekt beendet und historisiert wurde.

Wenn die Vorschau nicht zum Ausdruck passt?

• Prüfen Sie Reportvorlage, Spaltenauswahl, Filter und den Zeitpunkt der Datenaktualisierung.

Wenn Personen ohne Einsatzgruppe fehlen?

• Ordnen Sie die Personen zunächst einer passenden Einsatzgruppe zu oder berücksichtigen Sie die Einschränkung bei der Interpretation der Liste.

Wenn eine Untersuchung trotz gültigem Eintrag als fällig erscheint?

• Kontrollieren Sie Ergebnis, Folgetermin, Untersuchungszyklus und den gewählten Auswertungsstichtag.

Wenn ein Zertifikat nicht in der Liste erscheint?

• Prüfen Sie Zertifikatstyp, Personenzuordnung, Gültigkeitszeitraum und die aktive Filterung.

Wenn eine Liste sensible Daten enthält, die nicht benötigt werden?

• Brechen Sie die Ausgabe ab, entfernen Sie nicht erforderliche Spalten oder Filterwerte und erstellen Sie den Report nur für berechtigte Empfänger erneut.