Listen

Der Menüpunkt "Listen" bietet Ihnen die Möglichkeit, die gespeicherten Personalinformationen gezielt auszugeben und zu dokumentieren.

ACHTUNG: Personen, die keiner Einsatzgruppe zugeordnet sind, werden in diesen Listen nicht aufgeführt.

Funktion der Listen.

• Übersicht: Sie können sich eine Liste aller Mitarbeiter anzeigen lassen.

• Filterung: Diese Listen können Sie nach gewünschten Kriterien filtern.

• Reportdruck: Für die Ausgabe der gespeicherten Informationen (den sogenannten Reportdruck) stehen Ihnen verschiedene Listenprogramme zur Verfügung.

Anpassung der Listen

• Individualisierung: Die Listenprogramme können an Ihre eigenen Anforderungen angepasst werden.

• Werkzeug: Die Anpassung erfolgt mit dem Berichtsgenerator Crystal Reports.

• Eigene Listen erstellen: Sollten Sie Wünsche für andere Listen haben, können Sie diese unter Stammdaten Reportbearbeitung erstellen.

• Hinweis: Dieses Modul der LIS-Serie ist optional und kann zusätzlich erworben werden.

Allgemeiner Aufbau und Bedienung

Alle verfügbaren Listen sind nach demselben Prinzip aufgebaut und beinhalten:

• Eine Info und eine Beschreibung der jeweiligen Liste.

• Wenn Sie den Mauszeiger über den Eingabefeldern positionieren, werden dort weitere Hinweise eingeblendet.

Da die Seiten der Listen sehr ähnlich aufgebaut sind, werden im Folgenden exemplarisch die Seiten Ausbildungsabsolventen und Mögliche Ausbildungsteilnehmer detailliert beschrieben.

Stellvertretendes Beispiel aller Listen

Filterung und Report-Vorbereitung:

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie die Daten in der Liste Ausbildungsabsolventen oder Mögliche Ausbildungsteilnehmer filtern, was das Grundprinzip für alle Reporte im Modul "Listen" ist.

1.Grundeinstellungen und Suchkriterien definieren:

Der Filterprozess beginnt mit der Auswahl der primären Kriterien, nach denen Sie Personal suchen:

• Ausbildung wählen: Wählen Sie zunächst die spezifische Ausbildung (z. B. Truppmann-Ausbildung), nach der Sie Personen suchen möchten.

• Tätigkeitszuordnung: Wählen Sie, ob Ihnen Personal mit einer beruflichen oder freiwilligen Tätigkeitszuordnung dargestellt werden soll.

• Zeitraum definieren (Optional): Wenn gewünscht, können Sie einen Zeitraum definieren, in dem die Ausbildung abgeschlossen wurde.

• Sortierung: Wählen Sie die Art der Sortierung (z. B. nach Orga-Einheit, Ausbildung, Namen) für den Report.

• Personen berücksichtigen: Entscheiden Sie, welche Personen in die Berechnung oder den Report einbezogen werden sollen (z. B. alle aktiven Personen).

2.Report-Einstellungen und Verfeinerung:

Bestimmen Sie, wie der gedruckte Report aussehen soll und wie Sie die Suche regional eingrenzen:

• Personen anzeigen (Checkbox): Wenn diese Checkbox ausgewählt ist, werden die Namen der Personen im gedruckten Report angezeigt.

• Orga-Einheiten: Verfeinern Sie Ihre Filterung durch die Auswahl spezifischer Organisations-Einheiten (z. B. Standort, Wache).

• Abteilungen: Grenzen Sie Ihre Suche weiter ein, indem Sie bestimmte Abteilungen auswählen.

3.Ergebnis der Filterung:

• Wurden alle gewünschten Filter von Ihnen gesetzt, werden auf der rechten Seite des Formulars alle Personen dargestellt, die den gewählten Kriterien entsprechen.

• Diese Vorschau dient als Kontrolle, bevor Sie den Report über die Druckfunktion ausgeben.

Abteilungen

Das Formular Abteilungen dient der übersichtlichen Darstellung und Verwaltung der Zuordnung von Personal zu den verschiedenen Organisationseinheiten und Abteilungen.

Darstellung in der Übersicht:

Die Übersicht bietet Ihnen eine klare Struktur zu den Zuordnungen:

• Auflistung: Sie sehen eine Auflistung aller oder bestimmter Abteilungen.

• Personenzuordnung: Unter jeder Abteilung werden die Personen angezeigt, die dieser jeweiligen Abteilung zugeordnet sind.

• Gruppierung und Sortierung: Die Darstellung ist standardmäßig wie folgt organisiert:

  • Gruppierung nach: Orga-Einheit (Organisationseinheit) und Abteilungen.

  • Sortierung nach: Personalnamen.

Filteroptionen:

Sie haben erweiterte Möglichkeiten zur Filterung der historischen Daten:

• Aktuelle Abteilungen: Zeigt nur die derzeit gültigen Zuordnungen an.

• Abteilungshistorie: Ermöglicht die Filterung nach vergangenen oder historischen Abteilungszuordnungen.

Ausbildungsabsolventen Druckvorschau Beispiel

Die Druckvorschau liefert Ihnen eine kontrollierte Ansicht des Reports, bevor Sie ihn physisch oder digital ausgeben.

Inhalt des Reports:

Der Ausdruck stellt einen Teil der Personen dar, die entweder an einer der gewählten Ausbildungen in einem frei definierten Zeitraum teilgenommen oder diese erfolgreich absolviert haben.

Der Report bietet eine kompakte Übersicht mit allen relevanten Informationen zu den Ausbildungsteilnehmern:

• Personenidentifikation: Name und Pers-Nr. der teilnehmenden Person.

• Zugehörigkeit: Die zugewiesene Tätigkeit sowie die Orga-Einheit (Organisationseinheit) und deren Abteilung.

• Ausbildungsdetails: Details über die absolvierte Ausbildung, die Ausbildungsdauer und die Information, ob diese erfolgreich absolviert wurde.

Diese detaillierte Ansicht unterstützt Sie bei der Dokumentation und dem Nachweis von Qualifikationen innerhalb des definierten Zeitraums.

Mögliche Ausbildungsteilnehmer

Diese Liste ist ein wertvolles Planungs- und Rekrutierungswerkzeug, da sie Ihnen aufzeigt, welche Mitarbeiter die formalen Voraussetzungen für eine weiterführende Ausbildung bereits erfüllen.

Funktion und Kriterium:

• Auflistung: Die Liste zeigt alle Personen, die eine bestimmte Ausbildung noch nicht absolviert haben.

• Voraussetzung: Sie werden jedoch nur aufgeführt, wenn sie die Voraussetzungen für die gesuchte Ausbildung durch vorausgehende Ausbildungsmaßnahmen (oder Qualifikationen) erfüllen.

Filterung für gezielte Ergebnisse:

Sie können die Liste präzise filtern, um die relevantesten Kandidaten zu finden:

• Tätigkeitszuordnungen: Lassen Sie sich Personen mit einer bestimmten beruflichen oder freiwilligen Tätigkeitszuordnung anzeigen.

• Absolvierte Lehrgänge: Sie können die Anzeige auf Basis spezifischer, bereits absolvierter Lehrgänge eingrenzen.

• Weitere Parameter: Für das Ergebnis werden weitere Filter wie Ausbildung(en), Orga-Einheiten und Abteilungen passend gewählt.

Beispielhaftes Ergebnis:

• Anwendung: Wenn Sie beispielsweise alle Mitarbeiter suchen, die die Voraussetzungen für die Ausbildung zum Notfallsanitäter erfüllen, wird die Liste entsprechend gefiltert.

• Ergebnis: Das System liefert Ihnen dann das Ergebnis, wie z. B. "10 Teilnehmer, die für eine Ausbildung als Notfallsanitäter in Betracht kommen."

Benutzerdefinierte Daten filtern

Die Funktion der benutzerdefinierten Daten erlaubt es Ihnen, gezielt nach Personen zu suchen, die bestimmte, nicht standardisierte Eigenschaften aufweisen.

Filterung durchführen:

• Dialog öffnen: Nach dem Öffnen des entsprechenden Dialogs werden Ihnen Checkboxen mit den benutzerdefinierten Eigenschaften (z. B. Migrationsdaten oder andere individuell hinterlegte Merkmale) zur Auswahl angeboten.

• Eigenschaften auswählen: Wählen Sie die gewünschten Checkboxen aus, deren Eigenschaft für Ihre Suche zutreffend sein soll.

• Ergebnis anzeigen: Im Anschluss werden Ihnen alle Personen, deren ausgewählte Eigenschaft zutreffend ist, auf der rechten Seite des Formulars dargestellt.

Diese Funktion ermöglicht Ihnen eine flexible und erweiterte Suche über die standardmäßigen Personaldaten hinaus.

Dienstgrade

Die Liste Dienstgrade bietet Ihnen eine spezialisierte Übersicht und Auswertung der aktuellen Dienstgradsituation in Ihrer Organisation.

Inhalte und Auswertungsmöglichkeiten:

Diese Liste enthält alle aktuellen Dienstgrade und ermöglicht eine detaillierte Analyse der Personalstruktur:

• Dienstgradsituation (M/W): Sie können die Liste nach dem gegenwärtig existierenden Verhältnis der Dienstgrade (männlich, weiblich) filtern.

• Beförderungsverlauf: Die Liste kann nach dem Beförderungsverlauf gefiltert werden, um historische Entwicklungen nachzuvollziehen.

• Auswertung der Zuordnung: Eine Auswertung ist möglich nach der Tätigkeitszuordnung der Person (beruflich, freiwillig, beides, keines).

• Details: Die Liste zeigt die Anzahl der Dienstgrade und zusätzliche Informationen zur Person an.

Wichtiger Hinweis zur Datenpflege:

HINWEIS: Eine exakte Bezeichnung der Dienstgrade (männlich, weiblich) ist hier besonders wichtig, da diese Daten später unter anderem in folgenden Bereichen verwendet werden:

• Listen der Funktionen und Ausbildungen

• Reporte (z. B. Anschreiben)

• Urkunden und Zertifikate

Eine korrekte und konsistente Pflege der Dienstgrade ist die Grundlage für die korrekte Ausgabe aller offiziellen Dokumente und Auswertungen.

Filterung nach Dienstgradbezeichnung (m,w,)

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Liste, in der Sie Dienstgrade nach Geschlecht filtern möchten.

2. Im Beispiel werden der Dienstgrad Unterbrandmeister/Unterbrandmeisterin sowie weitere Parameter über Checkboxen gefiltert. Das Geschlechtssymbol zeigt an, dass 22 Personen diesen Dienstgrad besitzen.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, um die Spaltenauswahl zu öffnen.

4. Wählen Sie die Option Geschlecht aus und ziehen Sie diese per Drag & Drop in den Spaltenkopf.

5. Aktivieren Sie den Filter für weiblich über die entsprechende Checkbox.

6. Von den 22 angezeigten Personen werden nun 7 weibliche Personen, zusammen mit ihrem Dienstgrad und weiteren Informationen, angezeigt.

Eintrittsdatum/Jubiläum

Die Liste Eintrittsdatum/Jubiläum ist ein wichtiges Tool zur Planung und Ehrung von langjährigen Mitarbeitern.

Funktion und Ermittlung:

• Ermittlung: In dieser Liste erfolgt die Ermittlung von Personen, die zu einem vorgegebenen Zeitraum ein Jubiläum feiern.

• Art des Jubiläums: Die Liste kann sowohl Organisationsjubiläen (Zugehörigkeit zur Organisation) als auch Dienstjubiläen (Tätigkeit im aktiven Dienst) berücksichtigen.

Grundlage der Berechnung:

Die folgenden Kriterien sind für die korrekte Berechnung der Jubiläen entscheidend:

• Eintrittsdatum: Das Eintrittsdatum der Person ist die maßgebliche Grundlage für die Berechnung der Zugehörigkeit, unabhängig davon, ob es sich um eine freiwillige oder berufliche Zugehörigkeit handelt.

• Ersteintritt: Die Auswahl der Checkbox "Ersteintritt" in diversen Datensätzen ist ebenso relevant, um den korrekten Startpunkt der Zugehörigkeit zu definieren.

Anwendung:

Nachdem Sie den gewünschten Zeitraum und die relevanten Filter gesetzt haben, erhalten Sie eine Übersicht aller Personen, deren Jubiläum in diesen Zeitraum fällt.

Führerscheine

Die Liste Führerscheine ist ein essenzielles Werkzeug zur Überwachung der Fahrerlaubnisse und zur Sicherstellung der Einsatzfähigkeit Ihres Personals.

Funktionen der Liste:

Mit dieser Liste können Sie folgende gezielte Auswertungen und Filterungen durchführen:

• Auswertung der Führerscheinklassen: Sie erhalten eine detaillierte Übersicht über die vorhandenen Führerscheinklassen im Personalbestand.

• Filterung nach Tätigkeiten: Sie können nach Führerscheinen filtern, die für bestimmte Tätigkeiten erforderlich sind (z. B. für Kranführer oder Maschinisten).

• Ablaufdaten-Überprüfung: Die Liste führt zusätzlich eine wichtige Überprüfung der Ablaufdaten der Führerscheine bei den von Ihnen ausgewählten Personen durch.

Diese Funktion hilft Ihnen, rechtzeitig Personen zu identifizieren, deren Fahrerlaubnis bald abläuft, und stellt sicher, dass nur entsprechend qualifiziertes Personal für bestimmte Aufgaben eingeplant wird.

Funktionen

Die Liste Funktionen bietet eine detaillierte Übersicht über die aktuellen und historischen Funktionen (Qualifikationen) Ihres Personals.

Funktion und Inhalt:

• Auflistung: In diesem Ausdruck finden Sie eine Auflistung aller oder bestimmter Funktionen (z. B. Sprechfunker, AGT (Atemschutzgeräteträger), GrpFhr (Gruppenführer), und viele weitere).

• Wahl der Darstellung: Sie können wahlweise die derzeitigen (aktuell ausgeübten) oder früheren (historischen) Funktionen darstellen lassen.

Beispiel der Nutzung:

Im dargestellten Beispiel wurde die zusätzliche Auswahl der ehemals ausgeführten Funktionen getroffen. Der Report zeigt dann neben den aktuellen Funktionen auch die historischen Funktionen der ausgewählten Personen an.

Diese Liste ist hilfreich, um die gesamte Bandbreite der Qualifikationen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter nachzuvollziehen.

Liste Geburtsdatum

Die Liste Geburtsdatum dient zur Ermittlung und Planung von Gratulationen für Geburtstage und Jubiläen innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

Funktion und Ermittlung:

• Ermittlung von Personen: Dieser Ausdruck stellt die Ermittlung von Personen dar, die in einem ausgewählten Zeitraum ihren Geburtstag und gegebenenfalls auch ein Jubiläum (z. B. Dienstjubiläum) feiern.`

• Filterung: Sie können die Liste gezielt filtern, indem Sie den gewünschten Zeitraum und spezifische Kriterien festlegen.

Beispiel der Nutzung:

Im Beispiel wurde die Filterung so eingestellt, dass sie ermittelt, welche Person im aktuellen Jahr ihren 30. Geburtstag feiert.

Diese Liste erleichtert die Vorbereitung von Glückwünschen oder Ehrungen und kann zur Personalplanung herangezogen werden.

Liste Kontaktmöglichkeiten

Die Liste Kontaktmöglichkeiten dient der schnellen und einfachen Abfrage der hinterlegten Kontaktdaten des Personals.

Funktion und Inhalt:

• Darstellung: Der Ausdruck zeigt die Kontaktmöglichkeiten (wie Telefonnummer, E-Mail etc.) aller oder bestimmter Personen an.

• Datenquelle: Die angezeigten Daten stammen direkt aus den Stammdaten der jeweiligen Person, wo sie zuvor hinterlegt wurden.

Anwendung:

Mithilfe der Filterfunktionen können Sie die Liste gezielt eingrenzen, beispielsweise um:

• Nur die dienstlichen Kontaktdaten einer bestimmten Organisationseinheit anzuzeigen.

• Eine vollständige Liste aller privaten Telefonnummern der Einsatzabteilung zu erstellen (sofern berechtigt und gepflegt).

Personalnummer/ Personalnamen

Diese Liste bietet eine flexible Übersicht über das Personal innerhalb einer Organisationseinheit (Orga-Einheit), wahlweise als statistische Zusammenfassung oder als detaillierte Namensliste.

Optionen zur Darstellung:

Sie können die Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen:

1. Statistische Zusammenfassung:

• Die Darstellung zeigt nur die Anzahl der Personen der Orga-Einheit.

• Zusätzlich wird das Durchschnittsalter des Personals in dieser Orga-Einheit angegeben.

2. Detaillierte Liste:

Es wird eine detaillierte Liste mit den Namen (und den zugehörigen Personalnummern) aller Personen der jeweiligen Orga-Einheit dargestellt.

Diese Liste dient sowohl der schnellen statistischen Auswertung (Durchschnittsalter, Personalstärke) als auch der Erstellung einer vollständigen Namensübersicht für administrative Zwecke.

Liste Schutzausrüstungseinsätze

Die Liste Schutzausrüstungseinsätze bietet eine gezielte Übersicht über das Personal, das im gewählten Zeitraum unter Atemschutz eingesetzt war oder dies nicht war.

Funktion und Auswertung:

Die Übersicht ermöglicht die Anzeige aller Personen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes, welche einen Atemschutzeinsatz (Schutzausrüstungseinsatz):

• absolviert haben.

• nicht absolviert haben.

Detaillierte Filterung:

Für eine präzise Auswertung stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Einsatzgrund: Filtert nach der Art des Einsatzes (z. B. Brand, Übung).

• Tätigkeitszuordnung: Unterscheidet nach der Zuordnung der Person (z. B. beruflich, freiwillig).

• Einsatz erfolgreich: Erlaubt die Auswahl, ob der erfasste Schutzausrüstungseinsatz erfolgreich war (z. B. für die Statistik der Tauglichkeit).

Diese Liste ist essenziell, um die Pflicht zur jährlichen Absolvierung von Atemschutzeinsätzen oder Übungen zu überwachen.

Liste Stammdaten

Die Liste Stammdaten bietet eine essenzielle Grundübersicht über die erfassten Basisinformationen Ihres Personals.

Funktion und Inhalt:

• Zweck: Diese Liste dient der Erstellung einer Übersicht über die erfassten Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum) des Personals.

• Auswahl: Sie können wählen, ob die Übersicht die Stammdaten aller Personen oder nur die von Ihnen bestimmten Personen enthalten soll.

Nutzen:

Diese Liste ist ideal für administrative Zwecke, wie die Überprüfung der Datenqualität, die Aktualisierung von Adresslisten oder die Erstellung von Basisberichten.

Liste Untersuchungen

Die Liste Untersuchungen ist ein wichtiges Kontrollinstrument zur Überwachung der gesundheitlichen Eignung und der Gültigkeit von Untersuchungsterminen Ihres Personals.

Filtermöglichkeiten:

Sie können die Übersicht der Untersuchungstermine gezielt nach zwei Hauptkriterien filtern und auswerten:

1. Filterung nach Terminzeitraum:

• Sie können nach Personen filtern, die mindestens eine Untersuchung in einem angegebenen Zeitraum (z. B. Quartal, Jahr) vorweisen können.

2. Auswertung nach aktuellem Status:

• Sie können eine Auswertung durchführen, die ausschließlich die aktuellsten und bestandenen Untersuchungen je nach Art (z. B. G26.3, G42) berücksichtigt.

Nutzen:

Diese Funktion hilft Ihnen, schnell zu identifizieren, welche Mitarbeiter die erforderlichen Untersuchungen fristgerecht absolviert haben und deren Eignung aktuell bestätigt ist.

Liste Fällige Untersuchungen

Die Liste Fällige Untersuchungen ist ein kritisches Werkzeug zur Überwachung der gesetzlich oder intern vorgeschriebenen Gesundheitstermine Ihres Personal.

Funktion und Inhalt:

Diese Liste dient der Darstellung aller:

• Fälligen Untersuchungen (Untersuchungen, deren Frist bereits erreicht ist, aber noch nicht absolviert wurden).

• Überfälligen Untersuchungen (Untersuchungen, deren Frist bereits überschritten ist).

Spezifische Auswertungsoptionen:

Sie können die Liste gezielt filtern und auswerten, um die dringendsten Fälle zu identifizieren:

• Bestimmte Untersuchungen: Filtern nach spezifischen Untersuchungen (z. B. nur G26.3 oder G42).

• Ohne geplante Termine: Zeigt Personen an, deren Untersuchung fällig ist, für die aber noch kein neuer Termin im System hinterlegt wurde.

• Ohne Folgetermin: Zeigt Personen an, deren letzte Untersuchung keinen Folge- oder Wiedervorlagetermin aufweist, was auf eine Lücke in der langfristigen Planung hindeutet.

Diese Liste gewährleistet, dass Sie proaktiv handeln können, um die Tauglichkeit und Einsatzfähigkeit Ihres Personals aufrechtzuerhalten.

Zertifikate

Die Liste Zertifikate ermöglicht Ihnen die gezielte Filterung und Darstellung von Mitarbeitern basierend auf dem Besitz spezifischer, ausgestellter Zertifikate.

Funktion und Filterung:

• Darstellung: Die Liste zeigt die Mitarbeiter Ihrer Organisation an.

• Filterung: Um die Liste zu generieren, wählen Sie zunächst einige Parameter für das „Auszuwertende Zertifikat“ aus.

Beispiel: SARS-CoV-2-Zertifikat:

• Im genannten Beispiel wird davon ausgegangen, dass die ausgewählten Mitarbeiter ein ausgestelltes SARS-CoV-2-Zertifikat besitzen.

• Gültigkeit: Die Filterung kann so eingestellt werden, dass nur Zertifikate berücksichtigt werden, die noch am 28.04.2022 und darüber hinaus ihre Gültigkeit besitzen.

Nutzen:

Diese Liste ist essenziell, um schnell zu überprüfen, welche Mitarbeiter bestimmte, zeitlich begrenzte Nachweise oder Qualifikationen (wie Impfstatus-Nachweise, Schulungszertifikate etc.) besitzen, und um deren Gültigkeitsdauer zu überwachen.