Verfügbare Reporte

Einleitung

Der Bereich Reportbearbeitung dient zum Erstellen, Anpassen, Sichern und Wiederherstellen von Reports. Reports können Listen, Formulare, Nachweise und Auswertungen für unterschiedliche Datenbereiche der Personalverwaltung erzeugen.

Für eigene Reporte und Layoutänderungen ist das optionale Modul Report-Designer erforderlich.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Reportbearbeitung eignet sich insbesondere für:

• individuelle Personal- und Qualifikationslisten

• Führerschein-, Ausbildungs- und Untersuchungsübersichten

• Ausdrucke für Verwaltung, Prüfung und Nachweisführung

• Varianten bestehender Reports für unterschiedliche Organisationseinheiten

• Sicherung und Wiederherstellung von Reportdefinitionen

• Standardisierung wiederkehrender Ausgaben

Nutzen:

• einheitliche und wiederverwendbare Berichtsvorlagen

• Anpassung von Titel, Layout, Datenquelle und Speicherpfad

• kontrollierte Archivierung von Reports

• geringerer Aufwand bei regelmäßig benötigten Auswertungen

Voraussetzungen

• Zugriff auf die Stammdatenverwaltung

• optional lizenziertes Modul Report-Designer für eigene Reporte

• Berechtigung zum Bearbeiten, Sichern und Wiederherstellen von Reports

• geeignete Reportvorlage und bekannte Datenquelle

• definierter Speicherort mit ausreichenden Lese- und Schreibrechten

Wichtiger Hinweis: Der Report-Typ kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Prüfen Sie Vorlage und Typ daher vor dem Speichern.

Ablauf auf einen Blick

1. Kategorie und vorhandene Reportdefinition auswählen.

2. Report kopieren oder bestehende Definition konfigurieren.

3. Titel, Vorlage, Datenquelle und Speicherpfad prüfen.

4. Layout im Report-Designer bearbeiten.

5. Vorschau und Ausdruck mit Beispieldaten kontrollieren.

6. Report sichern und bei Bedarf als Standardreport festlegen.

Reporte

Hinweis: Für das Erstellen eigener Listen oder das Anpassen vorhandener Reporte ist der Report-Designer erforderlich (optionales Modul).

Standard-Report: Wenn mehrere Reporte für einen Typ vorhanden sind, wird beim Ausdruck der Standard-Report vorselektiert.

Wichtig: Pro Typ kann immer nur ein Standard-Report existieren.

Report-Definition

Der Tab Reportbearbeitung ermöglicht die Anpassung der im System mitgelieferten Standardreporte an Ihre spezifischen Anforderungen.

Die Übersicht zeigt Kategorien, Reportdefinitionen und die verfügbaren Bearbeitungsaktionen.

Report zur Bearbeitung auswählen

• Kategorie auswählen: Wählen Sie die benötigte Kategorie (z. B. "Personalstammdaten" oder "Qualifikationen") aus.

• Bearbeitungsdialog öffnen: Klicken Sie auf Bearbeiten.

• Report-Definition wählen: Wählen Sie die gewünschte Report-Definition, um den Report im Dialog zu bearbeiten.

Bearbeitung der Report-Definition

Die Bearbeitung beinhaltet die Festlegung der folgenden Schlüsselparameter:

• Auswahl der Vorlage: Bestimmen Sie die zugrunde liegende Layout-Vorlage für den Bericht.

• Vergabe eines Titels: Geben Sie dem Report einen aussagekräftigen Titel.

• Dateipfad festlegen: Geben Sie den Pfad an, unter dem die fertige Berichtsdatei gespeichert werden soll.

• Checkbox Standard-Report: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Report als Standardbericht verwendet werden soll.

Wichtiger Hinweis: Der Report-Typ (z. B. Liste oder Formular) kann nachträglich nicht mehr geändert werden.

Report-Layout

Die Option "Report-Layout" dient dazu, das visuelle Design und die Struktur eines signierten (geschützten) Reports zu bearbeiten.

Im Layoutdialog bearbeiten Sie die visuelle Struktur eines Reports, ohne die zugrunde liegende Definition unnötig zu verändern.

• Über „Report-Layout“ im Menü Bearbeiten öffnen Sie den Dialog Signierten Report bearbeiten mit den zugehörigen Hinweisen.

• Der jeweilige Prozess wird durch Auswahl der entsprechenden Schaltfläche gestartet.

Weitere Icons:

• Icon Kopieren: Dupliziert den ausgewählten Report als Basis für einen neuen, unabhängigen Report, ohne den Original-Report zu überschreiben.

• Icon Konfiguration: Öffnet die allgemeinen Report-Parameter (z. B. Speicherpfad, Titel, Datenquelle).

Beide Icons (Kopieren und Konfiguration) unterstützen die effiziente Verwaltung der Reportdefinition.

Wann nutze ich Kopieren vs. Konfiguration?

• Kopieren: Wenn Sie auf Basis eines bestehenden Reports eine neue Variante erstellen möchten, ohne den Original-Report zu ändern.

• Konfiguration: Wenn Sie einen vorhandenen Report gezielt anpassen möchten (z. B. Titel, Pfad, Datenquelle).

• Praxisregel: Für neue Varianten zuerst Kopieren, danach die Details über Konfiguration anpassen.

2-Zeilen-Beispiel:

• Kopieren: „Monatsreport Personalbestand“ kopieren und als „Quartalsreport Personalbestand“ neu anlegen.

• Konfiguration: Im neuen Report Titel, Zeitraum-Parameter und Ausgabepfad anpassen, Original bleibt unverändert.

Report sichern

Der Button Sichern dient dazu, Ihre Reporte zu archivieren und zu schützen, wobei Sie spezifische Optionen für Layout und Signierung festlegen können. Der Sicherungsdialog legt fest, welche Reports und Layouts archiviert werden.

Das Klicken auf den Button Sichern öffnet den Dialog "Reporte als Archiv sichern" zur weiteren Interaktion:

• Auswahl der Reporte: In diesem Dialog können Sie den/die zu sichernde(n) Report(e) anhand der jeweiligen Checkbox auswählen.

• Grid Layout sichern: Die Sicherung des Grid Layouts erfolgt ebenfalls mit Auswahl der entsprechenden Checkbox.

• Grid Layout: Ein Grid Layout ermöglicht es, Elemente in Spalten und Reihen auszurichten, ähnlich wie in Tabellen.

• Speicherort und Kommentar: In dem Textfeld Speicherort wählen Sie den Ablageort aus und können, wenn gewünscht, einen Kommentar hinterlassen.

Laufzeit-Verweise aktualisieren (Achtung):

• Laufzeit-Verweise aktualisieren (Runtime): Die Auswahl dieser Checkbox verlängert die Wiederherstellung der Reporte, ebenso könnte dies eventuell zu Komplikationen führen.

• Empfehlung: Die Runtime-Aktualisierung wird in der Regel durch LIS durchgeführt oder durch den LIS Support explizit angefordert.

Signierung und Archiv-Optionen:

• Button Signierung: Die Auswahl des Buttons Signierung öffnet den Dialog der Archiv-Optionen.

• Optionen: Dieser Dialog bietet weitere Möglichkeiten der Signierung durch Auswahl der einzelnen Checkboxen sowie die Hinterlegung eines Kennworts in dem dafür vorgesehenen Textfeld, um das Archiv vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Report-Datei

Dieser Dialog dient der initialen Festlegung der Grundlagen (Vorlage und Typ) für einen neuen Report.

Der Dialog legt Vorlage, Report-Typ, Titel, Pfad und gegebenenfalls den Standardreport fest.

Vorgehensweise:

1. Dialog öffnen: Mit Auswahl der Report-Datei öffnet sich der zugehörige Dialog.

2. Vorlage auswählen: Über das Symbol ▼ (Dropdown-Menü) wählen Sie Ihre Vorlage (z. B. Listen-Header) aus.

3. Report-Typ festlegen: Wählen Sie den Report-Typ aus der vorsortierten Liste aus (im Beispiel Führerscheine). Beachten Sie, dass der Report-Typ nachträglich nicht mehr geändert werden kann.

4. Titel benennen: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel (z. B. Führerschein Kontrolle).

5. Pfad: Im Textfeld Pfad kann Nicht verfügbar angezeigt werden. Eine manuelle Auswahl ist dann nicht möglich, da der Pfad automatisch zugewiesen wird.

6. Standard-Report definieren: Über die Checkbox legen Sie fest, ob dieser Report als Standard-Report hinterlegt wird.

Reporte wiederherstellen

Mit Auswahl des Buttons Wiederherstellen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Durchführung dieses Prozesses zur Verfügung.

Die Wiederherstellungsansicht bietet den Import einzelner Reportdateien oder kompletter Reportarchive.

Wiederherstellung einer einzelnen Report-Datei (.repx)

Vorgehensweise:

• Auswahl: Entscheiden Sie sich für das Wiederherstellen der "Report-Datei" (.repx).

• Dialog: Es folgt der Dialog Report Importieren.

• Fortfahren: Wählen Sie die zu importierende .repx-Datei aus und bestätigen Sie den Import.

Wiederherstellung aus einem Report-Archiv (.zip)

Vorgehensweise:

Im Archivdialog wählen Sie die enthaltenen Reports aus und übernehmen nur die benötigten Definitionen.

• Auswahl: Bei der Auswahl "Report Archiv" (.zip) öffnet sich der Dialog Reporte aus Archiv wiederherstellen zur weiteren Bearbeitung.

• Archivdatei auswählen: Im Textfeld Archivdatei können Sie die gewünschte ZIP-Datei auswählen.

• Archiv-Informationen: Über das Symbol ▼ (Dropdown-Liste) werden Informationen zur Archiv-Datei angezeigt (z. B. Sicherungsdatum, enthaltene Reporte).

• Reporte auswählen: Wählen Sie die wiederherzustellenden Reporte über die jeweilige Checkbox aus und klicken Sie auf Übernehmen.

• Bestätigung: Anschließend wird die Wiederherstellung der gewählten Reporte mit Ergebnis und Detailinformationen angezeigt.

Empfehlungen für die Reportpflege

• Kopieren Sie bestehende Reports, bevor Sie eine neue Variante erstellen.

• Verwenden Sie eindeutige Titel mit Zweck und Zeitraum, zum Beispiel Personalbestand Quartal 3.

• Prüfen Sie Report-Typ, Vorlage, Datenquelle und Speicherpfad vor dem Speichern.

• Testen Sie Änderungen immer mit Beispieldaten und einer Vorschau.

• Legen Sie Standardreporte nur fest, wenn sie für den jeweiligen Typ dauerhaft verwendet werden sollen.

• Sichern Sie produktive Reports regelmäßig und bewahren Sie Archive an einem geschützten Speicherort auf.

• Aktualisieren Sie Runtime-Verweise nur nach Abstimmung mit LIS oder dem Support.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Falscher Report-Typ: Prüfen Sie den Typ vor dem Anlegen, da er später nicht geändert werden kann.

• Original überschrieben: Nutzen Sie Kopieren, wenn eine neue Variante benötigt wird.

• Falscher Standardreport: Prüfen Sie, ob bereits ein Standardreport für denselben Typ existiert.

• Fehlende Daten im Report: Kontrollieren Sie Datenquelle, Filter, Feldzuordnung und Berechtigungen.

• Falscher Speicherpfad: Verwenden Sie einen erreichbaren Speicherort mit ausreichenden Schreibrechten.

• Archiv ohne Layout: Aktivieren Sie beim Sichern die benötigte Option für das Grid Layout.

• Wiederherstellung nicht getestet: Öffnen Sie den wiederhergestellten Report und prüfen Sie Vorschau sowie Ausdruck.

• Runtime-Verweise unkontrolliert aktualisiert: Verwenden Sie diese Option nur nach technischer Abstimmung.

Typische Arbeitsszenarien

Monatsreport für den Personalbestand:

• Kopieren Sie den bestehenden Personalreport, passen Sie Titel und Zeitraum an und speichern Sie die Variante als eigenen Report.

Führerscheinkontrolle vorbereiten:

• Verwenden Sie einen passenden Qualifikationsreport, prüfen Sie die benötigten Felder und testen Sie die Ausgabe vor dem Druck.

Report für eine Organisationseinheit:

• Begrenzen Sie die Datenquelle oder Filter auf die gewünschte Einheit und prüfen Sie, ob Berechtigungen und Ergebnisliste zusammenpassen.

Neues Layout ohne Originaländerung:

• Kopieren Sie den Report, bearbeiten Sie ausschließlich die Kopie und lassen Sie den bisherigen Standardreport unverändert.

Report als Archiv sichern:

• Wählen Sie Report, Layout und Kommentar aus, vergeben Sie einen geschützten Speicherort und prüfen Sie die Archivdatei anschließend.

Report nach Systemwechsel wiederherstellen:

• Importieren Sie zunächst eine einzelne .repx-Datei oder ein Archiv, testen Sie die Darstellung und übernehmen Sie erst danach weitere Reports.

Standardreport austauschen:

• Prüfen Sie die neue Variante vollständig und aktivieren Sie sie erst als Standard, wenn die Ausgabe fachlich freigegeben ist.

Konkrete Beispiele

Beispiel 1: Monats- und Quartalsreport.

• Kopieren Sie Monatsreport Personalbestand als Quartalsreport Personalbestand. Ändern Sie Titel, Zeitraumparameter und Ausgabepfad, ohne das Original zu überschreiben.

Beispiel 2: Führerscheinprüfung.

• Erstellen Sie einen Report mit Personalnummer, Name, Führerscheinklasse, Gültigkeit und Prüfdatum. Testen Sie die Ausgabe mit einer kleinen Personengruppe.

Beispiel 3: Geschütztes Reportarchiv.

• Sichern Sie Report und Grid Layout mit Kommentar und Kennwort. Bewahren Sie das Archiv an einem geschützten, regelmäßig gesicherten Speicherort auf.

Beispiel 4: Wiederherstellung einzelner Reports.

• Importieren Sie aus einem Archiv nur den benötigten Qualifikationsreport und prüfen Sie ihn vor der Freigabe als Standardreport.

Fragen und Antworten

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Kopieren und Konfiguration?

• Antwort: Kopieren erstellt eine unabhängige Variante. Konfiguration ändert einen bestehenden Report.

Frage: Kann der Report-Typ nachträglich geändert werden?

• Antwort: Nein. Legen Sie bei einem anderen Typ einen neuen Report an.

Frage: Warum ist der Report nicht als Standard auswählbar?

• Antwort: Pro Report-Typ kann nur ein Standardreport existieren. Prüfen Sie den bisherigen Standardreport.

Frage: Was soll ich vor dem Sichern prüfen?

• Antwort: Prüfen Sie Reportauswahl, Layout, Speicherort, Kommentar, Zugriffsschutz und gegebenenfalls Runtime-Verweise.

Frage: Was kann ich wiederherstellen?

• Antwort: Sie können einzelne .repx-Dateien oder Reports aus einem .zip-Archiv wiederherstellen.

Was wäre wenn?

Wenn im Report keine Daten erscheinen?

• Kontrollieren Sie Datenquelle, Filter, Report-Typ, Feldzuordnung, Zeitraum und die Berechtigung des Benutzers.

Wenn der neue Report das Original verändert hat?

• Klären Sie zunächst, ob statt Kopieren die bestehende Definition bearbeitet wurde. Stellen Sie das Original aus einem Archiv wieder her und erstellen Sie die Variante anschließend als Kopie.

Wenn der Report nicht gedruckt werden kann?

• Achten Sie auf Speicherpfad, Druckvorlage, Datenquelle und Berechtigungen. Testen Sie zunächst die Vorschau.

Wenn der Standardreport falsch ausgewählt wird?

• Ermitteln Sie, ob bereits ein anderer Standardreport für denselben Typ festgelegt ist, und korrigieren Sie anschließend die Kennzeichnung.

Wenn das Archiv nicht wiederhergestellt werden kann?

• Überprüfen Sie Dateiformat, Zugriffsrechte, Report-Typ und das Vorhandensein der benötigten Vorlagen oder Datenquellen.

Wenn nach der Wiederherstellung Felder fehlen?

• Vergleichen Sie Datenquelle, Reportdefinition und verwendete HRIDs. Abhängige Stammdaten müssen im Zielsystem vorhanden sein.

Wenn die Runtime-Aktualisierung Probleme verursacht?

• Brechen Sie weitere Aktualisierungen ab und stimmen Sie die Wiederherstellung mit LIS oder dem Support ab.