Allgemeiner Hinweis zu den Stammdaten

Die Stammdaten sind das Fundament des gesamten Systems. Ihre korrekte und vollständige Pflege ist entscheidend für die Funktionalität und den Datenaustausch mit anderen Modulen.

Wichtigkeit der vollständigen Erfassung

• Grundlage: Die Stammdaten enthalten die Beschreibung der möglichen Funktionen, die für die Arbeit mit diesem Programm verwendet werden.

• Basis für alle weiteren Funktionen im System

• Merkmale für andere Module: Zu diversen Stammdaten können Merkmale hinterlegt werden:

Diese sind für die Verwendung in anderen Modulen:

• Dienstplan(SPlan)

• Einsatznachbearbeitung(ENB)

• Infoboard

Empfehlung: Daher es ist empfehlenswert, die Stammdateneingabe zu Beginn der Arbeiten mit dem Personalverzeichnis mit so vielen Daten wie möglich zu füllen.

Datenaustausch mit dem Dienstplan (SPlan)

• Einschränkung: Der Datenaustausch mit der Dienstplananwendung (SPlan) ist nur für berufliche Merkmale einer Person vorgesehen.

Checkbox SPlan:

Zweck: Sofern das Dienstplanungsmodul SPlan in Verbindung mit dem Personalverzeichnis eingesetzt wird, kann hier festgelegt werden, welche dieser Stammdaten für den Datenaustausch mit SPlan verwendet werden sollen .

Praktisches Beispiel:

• Eine Person hat die Funktion:

• Maschinist

• Ersthelfer

Wenn für die Planung in SPlan nur die Funktion "Maschinist" relevant ist:

• Bei "Maschinist": Checkbox SPlan aktivieren

• Bei "Ersthelfer": Checkbox SPlan nicht aktivieren

Ergebnis: Nur die Funktion "Maschinist" wird an SPlan übertragen.

Checkbox Im InfoBoard anzeigen:

• Funktion: Termine, für die in den Stammdaten das Merkmal Infoboard aktiviert ist werden – entsprechende Berechtigung vorausgesetzt – in dem Modul InfoBoard angezeigt.

Dies bietet eine weitere Möglichkeit für die Planung und Erinnerungen an Fristen und wichtige Ereignisse.

Anwendungsbereiche:

• Lehrgänge

• Untersuchungen (z. B. G26)

• Fortbildungen

• Prüfungstermine

Integration:

• Anzeige zusammen mit anderen Terminen im InfoBoard

• Interne E-Mail-Funktion

• Kalenderintegration

Nutzen:

• Weitere Möglichkeit für die Planung

• Erinnerungen an Fristen und wichtige Ereignisse

• Zentrale Übersicht aller relevanten Termin

Übersicht der Checkboxen

Best Practices

Empfehlungen:

• Stammdaten vollständig erfassen bevor Sie mit der Personalerfassung beginnen

• Checkboxen gezielt setzen, um nur relevante Daten auszutauschen

• Regelmäßig prüfen, ob neue Funktionen hinzugefügt werden müssen

• Merkmale für Module (SPlan, InfoBoard) konsequent pflegen

Vermeiden:

• Unvollständige Stammdaten

• Wahllose Aktivierung aller Checkboxen

• Fehlende Unterscheidung zwischen taktischen und Verwaltungsfunktionen

• Nachträgliche Massenkorrekturen

Arbeitsablauf

Empfohlene Reihenfolge beim Systemstart:

1. Stammdaten anlegen: Alle Funktionen, Funktionsgruppen, Qualifikationen erfassen

2. Merkmale setzen: SPlan, InfoBoard, Verwaltung gezielt aktivieren

3. Vorlagen erstellen: Häufig verwendete Funktionssets als Vorlagen hinterlegen

4. Personal erfassen: Mit vollständigen Stammdaten arbeiten

5. Datenaustausch prüfen: Synchronisation mit SPlan testen

Vorteile vollständiger Stammdaten

• Effizienz: Schnellere Personalerfassung durch Vorlagen

• Konsistenz: Einheitliche Datenbasis für alle Module

• Integration: Nahtloser Datenaustausch mit SPlan und InfoBoard

• Übersichtlichkeit: Strukturierte und vollständige Daten

• Zeitersparnis: Keine nachträglichen Korrekturen notwendig

• Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation

Stammdaten Zeichenerklärung

• Persönliche Daten: Erfassung der Basisdaten einer Person und der Arbeitgeber-Informationen.

• Einsatz: Erfassung des Werdegangs (Organisationen), Dienstgrade, Funktionen, Abteilungen und der Typen von Schutzausrüstungseinsätzen.

• Qualifikationen: Verwaltung aller Nachweise und Berechtigungen: Führerscheine, Ausbildungen, Auszeichnungen, Wettbewerbe und Untersuchungen.

• Dienst: (Nur für berufliche Kräfte): Verwaltung von Beschäftigungsverhältnis und Abwesenheiten.

• Verwaltungslaufbahn: (Nur berufliche Kräfte): Verwaltung von Laufbahn, Besoldung, Stellenstatus, Bewerbung/Beurteilung und dem Stellenplan (optional).

• Med. Daten: (Nur berufliche Kräfte/Gründe für Abwesenheit): Verwaltung medizinischer und arbeitsunfähigkeitsrelevanter Daten.

• Info: Verwaltung der benutzerdefinierbaren Felder (Zusatzinformationen).

• Medien: Verwaltung der Medientypen und -gruppen zur Kategorisierung digitaler Dokumente und Fotos:

• Erweiterbare Benutzerrechte optional: Verwaltung der Zugriffsrechte auf bestimmte Datengruppen im System.

• Orga-Einheiten: Verwaltung der Organisationseinheiten (z. B. Freiwillige Feuerwehr/Berufsfeuerwehr).

• Reportbearbeitung optional: Erstellen und Bearbeiten von vorhandenen Reporten (z. B. im Report Designer).

• Konfiguration: Konfiguration der PV(Personalverwaltung): Einstellungen zu Parametern, optischer Darstellung, Verzeichnissen etc.

• Benutzerabhängige Einschränkungen optional: Verwaltung der Zugriffsrechte auf spezifische Organisationseinheiten und Abteilungen.

• Aufwandsentschädigungen (optional): Erfassung von mit dem Dienst verbundenen pauschalen Kosten (Fahrtkosten, Zulagen etc.).