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Allgemeiner Hinweis zu den Stammdaten

Einleitung

Die Stammdaten bilden die Grundlage für die Personalverwaltung und den Datenaustausch mit weiteren Modulen. Sie beschreiben unter anderem Funktionen, Qualifikationen, Organisationseinheiten, Termine und weitere Werte, die im täglichen Arbeitsablauf verwendet werden.

Eine vollständige und einheitliche Pflege sorgt dafür, dass Personal erfasst, geplant, qualifiziert, informiert und ausgewertet werden kann.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Die Stammdaten werden insbesondere benötigt für:

  • die Anlage und Bearbeitung von Personaldaten

  • die Dienst- und Einsatzplanung im SPlan

  • die Anzeige relevanter Termine im InfoBoard

  • die Verwaltung von Funktionen, Qualifikationen und Organisationseinheiten

  • Auswertungen, Reporte und Datenexporte

Nutzen:

  • einheitliche Datenbasis für alle Module

  • weniger Nacharbeiten bei der Personalerfassung

  • nachvollziehbare Zuordnung von Funktionen und Merkmalen

  • kontrollierter Datenaustausch mit SPlan und InfoBoard

Voraussetzungen

  • Zugriff auf die Stammdatenverwaltung

  • Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten der benötigten Stammdaten

  • Kenntnis der Organisation, Funktionen und Qualifikationen, die im System verwendet werden sollen

  • bei SPlan-Nutzung: abgestimmte dienstplanrelevante Merkmale

  • bei InfoBoard-Nutzung: konfigurierte und berechtigte Termintypen

Wichtiger Hinweis: Legen Sie Stammdaten möglichst vor der Erfassung größerer Personengruppen an. Nachträgliche Massenkorrekturen können zu uneinheitlichen Zuordnungen führen.

Ablauf auf einen Blick

  1. Benötigte Stammdatenbereiche und Organisationseinheiten festlegen.

  2. Funktionen, Qualifikationen und weitere Grundwerte anlegen.

  3. Merkmale wie SPlan, Verwaltung und InfoBoard anzeigen gezielt setzen.

  4. Stammdaten in Personaldaten, Dienstplan und InfoBoard testen.

  5. Änderungen regelmäßig prüfen und veraltete Werte kontrolliert deaktivieren.

Bedeutung der vollständigen Erfassung

  • Grundlage: Die Stammdaten enthalten die Beschreibung der möglichen Funktionen, die für die Arbeit mit diesem Programm verwendet werden.

  • Basis für alle weiteren Funktionen im System

  • Merkmale für andere Module: Zu diversen Stammdaten können Merkmale hinterlegt werden:

Diese Merkmale werden für die Verwendung in anderen Modulen eingesetzt:

  • Dienstplan(SPlan)

  • Einsatznachbearbeitung(ENB)

  • Infoboard

Empfehlung: Füllen Sie die Stammdateneingabe zu Beginn der Arbeiten mit dem Personalverzeichnis möglichst vollständig.

Datenaustausch mit dem Dienstplan (SPlan)

Die Abbildung zeigt die Merkmale, mit denen Stammdaten für andere Module gekennzeichnet werden. Aktivieren Sie nur die Optionen, die für den jeweiligen Eintrag erforderlich sind.

  • Einschränkung: Der Datenaustausch mit der Dienstplananwendung (SPlan) ist nur für berufliche Merkmale einer Person vorgesehen.

Checkbox SPlan:

Zweck: Wenn das Dienstplanungsmodul SPlan eingesetzt wird, legen Sie hier fest, welche Stammdaten an SPlan übertragen werden.

Praktisches Beispiel:

  • Eine Person hat die Funktion:

  • Maschinist

  • Ersthelfer

Wenn für die Planung in SPlan nur die Funktion "Maschinist" relevant ist:

  • Bei "Maschinist": Checkbox SPlan aktivieren

  • Bei "Ersthelfer": Checkbox SPlan nicht aktivieren

Ergebnis: Nur die Funktion "Maschinist" wird an SPlan übertragen.

Checkbox Im InfoBoard anzeigen:

  • Funktion: Termine, für die in den Stammdaten das Merkmal InfoBoard aktiviert ist, werden bei entsprechender Berechtigung im Modul InfoBoard angezeigt.

Dies unterstützt die Planung und erinnert an Fristen sowie wichtige Ereignisse.


Anwendungsbereiche:

  • Lehrgänge

  • Untersuchungen (z. B. G26)

  • Fortbildungen

  • Prüfungstermine

Integration:

  • Anzeige zusammen mit anderen Terminen im InfoBoard

  • Interne E-Mail-Funktion

  • Kalenderintegration

Nutzen:

  • Weitere Möglichkeit für die Planung

  • Erinnerungen an Fristen und wichtige Ereignisse

  • Zentrale Übersicht aller relevanten Termine

Übersicht der Checkboxen

Checkbox Zweck Beispiel
SPlan Datenaustausch mit Dienstplanungsmodul Nur dienstplanrelevante Funktionen aktivieren
Verwaltung Kennzeichnung von Verwaltungsfunktionen Sachbearbeiter, Verwaltungsleiter
InfoBoard anzeigen Anzeige von Terminen im InfoBoard Lehrgänge, Untersuchungen

Empfehlungen für die Stammdatenpflege

Empfehlungen:

  • Stammdaten vollständig erfassen bevor Sie mit der Personalerfassung beginnen

  • Checkboxen gezielt setzen, um nur relevante Daten auszutauschen

  • Regelmäßig prüfen, ob neue Funktionen hinzugefügt werden müssen

  • Merkmale für Module (SPlan, InfoBoard) konsequent pflegen

Vermeiden Sie:

  • Unvollständige Stammdaten

  • Wahllose Aktivierung aller Checkboxen

  • Fehlende Unterscheidung zwischen taktischen und Verwaltungsfunktionen

  • Nachträgliche Massenkorrekturen

Empfohlener Arbeitsablauf

Empfohlene Reihenfolge beim Systemstart:

  1. Stammdaten anlegen: Alle Funktionen, Funktionsgruppen, Qualifikationen erfassen

  2. Merkmale setzen: SPlan, InfoBoard, Verwaltung gezielt aktivieren

  3. Vorlagen erstellen: Häufig verwendete Funktionssets als Vorlagen hinterlegen

  4. Personal erfassen: Mit vollständigen Stammdaten arbeiten

  5. Datenaustausch prüfen: Synchronisation mit SPlan testen

Vorteile vollständiger Stammdaten

  • Effizienz: Schnellere Personalerfassung durch Vorlagen

  • Konsistenz: Einheitliche Datenbasis für alle Module

  • Integration: Nahtloser Datenaustausch mit SPlan und InfoBoard

  • Übersichtlichkeit: Strukturierte und vollständige Daten

  • Zeitersparnis: Keine nachträglichen Korrekturen notwendig

  • Rechtssicherheit: Lückenlose Dokumentation

Stammdaten und Formularbereiche

Die Übersicht zeigt die wichtigsten Formularbereiche der Stammdaten und ihre Zuordnung zu den jeweiligen Aufgaben.


  • Persönliche Daten: Erfassung der Basisdaten einer Person und der Arbeitgeber-Informationen.

  • Einsatz: Erfassung des Werdegangs (Organisationen), Dienstgrade, Funktionen, Abteilungen und der Typen von Schutzausrüstungseinsätzen.

  • Qualifikationen: Verwaltung aller Nachweise und Berechtigungen: Führerscheine, Ausbildungen, Auszeichnungen, Wettbewerbe und Untersuchungen.

  • Dienst: (Nur für berufliche Kräfte): Verwaltung von Beschäftigungsverhältnis und Abwesenheiten.

  • Verwaltungslaufbahn: (Nur berufliche Kräfte): Verwaltung von Laufbahn, Besoldung, Stellenstatus, Bewerbung/Beurteilung und dem Stellenplan (optional).

  • Med. Daten: (Nur berufliche Kräfte/Gründe für Abwesenheit): Verwaltung medizinischer und arbeitsunfähigkeitsrelevanter Daten.

  • Info: Verwaltung der benutzerdefinierbaren Felder (Zusatzinformationen).

  • Medien: Verwaltung der Medientypen und -gruppen zur Kategorisierung digitaler Dokumente und Fotos:

  • Erweiterbare Benutzerrechte optional: Verwaltung der Zugriffsrechte auf bestimmte Datengruppen im System.

  • Orga-Einheiten: Verwaltung der Organisationseinheiten (z. B. Freiwillige Feuerwehr/Berufsfeuerwehr).

  • Reportbearbeitung optional: Erstellen und Bearbeiten von vorhandenen Reporten (z. B. im Report Designer).

  • Konfiguration: Konfiguration der PV(Personalverwaltung): Einstellungen zu Parametern, optischer Darstellung, Verzeichnissen etc.

  • Benutzerabhängige Einschränkungen optional: Verwaltung der Zugriffsrechte auf spezifische Organisationseinheiten und Abteilungen.

  • Aufwandsentschädigungen (optional): Erfassung von mit dem Dienst verbundenen pauschalen Kosten (Fahrtkosten, Zulagen etc.).

Arbeitsweise und Nachverfolgung

  • Legen Sie neue Stammdaten mit eindeutigen und einheitlichen Bezeichnungen an.

  • Prüfen Sie vor der Aktivierung, in welchen Modulen ein Merkmal verwendet werden soll.

  • Testen Sie Änderungen an SPlan und InfoBoard mit einem konkreten Beispieltermin oder einer konkreten Funktion.

  • Deaktivieren Sie veraltete Werte kontrolliert und prüfen Sie vorher bestehende Zuordnungen.

  • Dokumentieren Sie Änderungen an zentralen Stammdaten, damit spätere Auswertungen nachvollziehbar bleiben.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

  • Unvollständige Stammdaten: Erfassen Sie erforderliche Funktionen, Qualifikationen und Organisationseinheiten vor der Personalerfassung.

  • Alle Checkboxen aktiviert: Setzen Sie SPlan, Verwaltung und InfoBoard anzeigen nur bei tatsächlicher Relevanz.

  • Falscher SPlan-Datenaustausch: Prüfen Sie, ob das Merkmal nur für berufliche und dienstplanrelevante Daten verwendet wird.

  • Termin nicht im InfoBoard sichtbar: Kontrollieren Sie Merkmal, Termintyp, Berechtigung und Anzeigeeinstellungen.

  • Doppelte Stammdaten: Verwenden Sie bestehende Werte weiter, statt gleichartige Funktionen oder Qualifikationen mehrfach anzulegen.

  • Veraltete Zuordnung: Prüfen Sie vor der Deaktivierung eines Stammdatensatzes, welche Personen und Module ihn noch verwenden.

  • Unklare Bezeichnung: Verwenden Sie eindeutige Namen, damit Benutzer bei der Auswahl den richtigen Stammdatensatz erkennen.

Typische Arbeitsszenarien

System neu einrichten:

  • Legen Sie zuerst Organisationseinheiten, Funktionen, Qualifikationen und relevante Termintypen an. Testen Sie danach die Verbindung zu den angeschlossenen Modulen.

Neue Funktion anlegen:

  • Prüfen Sie, ob die Funktion für SPlan, Verwaltung oder InfoBoard relevant ist, und setzen Sie nur die benötigten Merkmale.

Neue Untersuchung oder Ausbildung:

  • Erfassen Sie die Stammdaten mit eindeutiger Bezeichnung und konfigurieren Sie die Anzeige im InfoBoard nur bei tatsächlichem Erinnerungsbedarf.

Dienstplan vorbereiten:

  • Aktivieren Sie das SPlan-Merkmal nur für Funktionen und Qualifikationen, die im Dienstplan verwendet werden sollen.

Veraltete Funktion ersetzen:

  • Legen Sie zunächst den neuen Stammdatensatz an, ordnen Sie ihn den betroffenen Personen zu und deaktivieren Sie den alten Wert erst danach.

Auswertung vorbereiten:

  • Verwenden Sie einheitliche Bezeichnungen und Funktionsgruppen, damit Filter, Reports und Exporte konsistente Ergebnisse liefern.

Praktische Beispiele

Beispiel: Neue Funktion für den Dienstplan anlegen

  1. Legen Sie die Funktion mit einer eindeutigen Bezeichnung an.

  2. Aktivieren Sie das Merkmal SPlan, wenn die Funktion im Dienstplan verwendet werden soll.

  3. Ordnen Sie die Funktion einer Testperson zu und prüfen Sie den Datenaustausch mit SPlan.

  4. Verwenden Sie die Funktion erst danach für weitere Personen.

Beispiel: Untersuchung im InfoBoard anzeigen

  1. Legen Sie den Termintyp mit einer eindeutigen Bezeichnung an.

  2. Aktivieren Sie InfoBoard anzeigen, wenn entsprechende Termine dort erscheinen sollen.

  3. Erstellen Sie einen Beispieltermin und prüfen Sie die Anzeige mit einem berechtigten Benutzerkonto.

Beispiel: Veraltete Qualifikation ersetzen

  1. Legen Sie die neue Qualifikation an und prüfen Sie ihre Bezeichnung sowie Gültigkeitsregeln.

  2. Ordnen Sie die neue Qualifikation den betroffenen Personen zu.

  3. Prüfen Sie Auswertungen und verbundene Module.

  4. Deaktivieren Sie den alten Stammdatensatz erst, wenn keine ungeklärten Zuordnungen mehr bestehen.


Alltagssituationen

Neue Person erfassen:

  • Prüfen Sie vor der Erfassung, ob Organisationseinheit, Funktionen, Qualifikationen und weitere benötigte Werte bereits vorhanden sind. Verwenden Sie bestehende Stammdaten, statt gleichartige Kopien anzulegen.

Dienstplan aktualisieren:

  • Kontrollieren Sie nach einer Änderung an Funktionen oder Qualifikationen, ob das Merkmal SPlan korrekt gesetzt ist und die Daten im Dienstplan ankommen.

Termin für mehrere Personen vorbereiten:

  • Verwenden Sie einen einheitlich benannten Termintyp und aktivieren Sie InfoBoard anzeigen nur, wenn die Information für die betreffenden Benutzer sichtbar sein soll.

Stammdaten für eine Auswertung pflegen:

  • Vereinheitlichen Sie Schreibweisen, Funktionsgruppen und Zuordnungen, bevor Sie Filter, Reports oder Exporte erstellen.

Alten Stammdatensatz ablösen:

  • Legen Sie zuerst den Ersatzwert an, übertragen Sie die benötigten Zuordnungen und deaktivieren Sie den alten Wert erst nach einer Kontrolle der betroffenen Personen.

Änderung mit mehreren Zuständigen:

  • Stimmen Sie Änderungen an zentralen Stammdaten mit Personalverwaltung, Dienstplanung und gegebenenfalls der Administration ab. Dokumentieren Sie, was geändert wurde und ab wann die Änderung gelten soll.

Organisatorische Hinweise

  • Legen Sie Verantwortlichkeiten für Anlage, Prüfung, Freigabe und Pflege der Stammdaten fest.

  • Verwenden Sie einheitliche Namenskonventionen für Funktionen, Qualifikationen, Termintypen und Organisationseinheiten.

  • Prüfen Sie Änderungen zunächst mit einer Testperson oder in einem abgegrenzten Bereich, bevor Sie sie auf größere Personengruppen anwenden.

  • Dokumentieren Sie Änderungen an zentralen Stammdaten mit Datum, Anlass und verantwortlicher Person.

  • Stimmen Sie Änderungen an Merkmalen wie SPlan und InfoBoard anzeigen mit den zuständigen Modulverantwortlichen ab.

  • Deaktivieren Sie nicht mehr benötigte Werte kontrolliert und prüfen Sie vorher bestehende Zuordnungen, Auswertungen und Schnittstellen.

  • Führen Sie regelmäßige Qualitätsprüfungen auf doppelte, veraltete oder uneinheitlich bezeichnete Stammdatensätze durch.

  • Beachten Sie bei personenbezogenen oder qualifikationsbezogenen Daten die geltenden Berechtigungs-, Datenschutz-, Aufbewahrungs- und Löschvorgaben.


Fragen und Antworten

Frage: Warum sind Stammdaten so wichtig?

  • Antwort: Sie bilden die gemeinsame Grundlage für Personalerfassung, Einsatzplanung, Qualifikationen, Termine, Auswertungen und Datenaustausch.

Frage: Was bewirkt das Merkmal SPlan?

  • Antwort: Es kennzeichnet Stammdaten, die für den Datenaustausch mit dem Dienstplan berücksichtigt werden sollen.

Frage: Was bewirkt InfoBoard anzeigen?

  • Antwort: Entsprechende Termine können bei passender Berechtigung im InfoBoard angezeigt werden.

Frage: Soll ich alle Checkboxen aktivieren?

  • Antwort: Nein. Aktivieren Sie jedes Merkmal nur, wenn der Stammdatensatz im jeweiligen Modul tatsächlich benötigt wird.

Frage: Können Stammdaten nachträglich geändert werden?

  • Antwort: Ja. Prüfen Sie dabei jedoch bestehende Zuordnungen und die Auswirkungen auf verbundene Module.

Frage: Welche Bereiche gehören zu den Stammdaten?

  • Antwort: Dazu zählen unter anderem persönliche Daten, Einsatz, Qualifikationen, Dienst, Organisationseinheiten, Medien, Konfiguration und optionale Erweiterungen.

Wie man Fehler vermeidet

Wenn eine Funktion im Dienstplan fehlt:

  • Prüfen Sie das SPlan-Merkmal, die Tätigkeitszuordnung und die Gültigkeit der Funktion.

Wenn ein Termin nicht im InfoBoard erscheint:

  • Kontrollieren Sie InfoBoard anzeigen, Termintyp, Berechtigung und die Anzeigeeinstellungen des InfoBoards.

Wenn Benutzer den gewünschten Wert nicht finden:

  • Prüfen Sie Bezeichnung, Organisationseinheit, Berechtigung und ob der Stammdatensatz aktiv ist.

Wenn gleiche Funktionen mehrfach vorhanden sind:

  • Vergleichen Sie Bezeichnung und Merkmale, legen Sie keine weitere Kopie an und stimmen Sie eine Bereinigung mit der Administration ab.

Wenn eine Änderung unerwartete Auswirkungen hat:

  • Prüfen Sie die aktivierten Modulmerkmale und die bestehenden Zuordnungen in Personaldaten, SPlan und InfoBoard.

Wenn Stammdaten nach einer Änderung nicht sichtbar sind:

  • Aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie, ob das richtige Formular, die passende Organisationseinheit und die erforderliche Berechtigung verwendet werden.
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