Info und benutzerdefinierte Daten

Einleitung

Der Bereich Benutzerdefinierte Daten im Formular Info ermöglicht die Erfassung zusätzlicher Informationen, die nicht in den standardisierten Personaldaten vorgesehen sind.

Zusätzlich können diese Felder über eine eindeutige HRID in Reports, Formularen und Schnittstellen verwendet werden. Die Definition sollte deshalb strukturiert und langfristig geplant werden.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Benutzerdefinierte Daten eignen sich insbesondere für:

• organisatorische Zusatzinformationen zur Person

• Deaktivierungs- und Rückgabehinweise

• Kommunikations- und Kontaktpräferenzen

• einsatzrelevante Hinweise, sofern deren Erfassung zulässig ist

• zusätzliche Angaben für Reporte und Formulare

Nutzen:

• flexible Ergänzung der Standardfelder

• klare Zuordnung über Kategorien und Eigenschaften

• Wiederverwendung in Reports und Formularen

• bessere Unterstützung organisationsspezifischer Prozesse

Voraussetzungen

• Zugriff auf den Bereich Info und die Stammdatenverwaltung

• Berechtigung zum Anlegen und Bearbeiten benutzerdefinierter Felder

• abgestimmte Kategorien, Eigenschaften und HRIDs

• Kenntnis, in welchen Reports, Formularen oder Schnittstellen ein Feld verwendet wird

• Prüfung datenschutzrechtlicher Anforderungen bei personenbezogenen Zusatzinformationen

Wichtiger Hinweis: Erfassen Sie nur Informationen, die für einen konkreten Arbeitsprozess erforderlich und zulässig sind. Besonders sensible Daten benötigen zusätzliche Berechtigungs- und Datenschutzprüfungen.

Ablauf auf einen Blick

1. Zweck und Zielgruppe des Zusatzfelds festlegen.

2. Kategorie und Eigenschaft eindeutig benennen.

3. Wert bei der Person erfassen und prüfen.

4. Bei Verwendung in Reports eine unveränderliche HRID vergeben.

5. Report oder Formular mit dem Feld testen.

6. Änderungen an verwendeten HRIDs vermeiden und Abhängigkeiten dokumentieren.

Im jeweiligen Dialog sehen Sie im Textfeld Kategorie, welcher Kategorie diese Eigenschaften zugeordnet wurden:

Erfassung und Zweck

Eigenschaft

Im Textfeld Eigenschaft können Sie zusätzliche Informationen zu einer Person erfassen. Ihnen stehen hierfür frei definierbare Zusatzfelder zur Verfügung.

Zweck: Erfassung spezifischer Informationen, die in den Standardfeldern nicht abgebildet werden können

Beispiele für benutzerdefinierte Daten

Typische Anwendungsfälle

• Deaktivierung: Deaktivierungsgrund → Ausbildung abgebrochen → Grund für Deaktivierung im System

• Datenschutz: Pressebild → Nein → Kein Bild der Person in der Presse

• Kommunikation: Bevorzugter Kanal → E-Mail → Kontaktpräferenz

• Persönliches: Allergien → Wespenstich → Medizinisch relevante Information

• Einsatz: Höhenangst → Ja → Einsatzrelevante Einschränkung

• Verwaltung: Schlüsselnummer → 12345 → Zugeordnete Schließanlage

Beispiel 1: Deaktivierungsgrund

Situation: Mitarbeiter hat Ausbildung abgebrochen und wird deaktiviert

• Kategorie: Deaktivierung

• Eigenschaft: Deaktivierungsgrund

• Wert: Ausbildung abgebrochen am 15.01.2025

Nutzen:

• Nachvollziehbarkeit der Deaktivierung

• Dokumentation für Personalakte

• Statistische Auswertung von Abbruchgründen

Struktur und Kategorisierung

Die benutzerdefinierten Daten werden in Kategorien organisiert:

• Kategorie: Textfeld Kategorie zeigt an, welcher Datei diese Eigenschaften zugeordnet wurden.

Zweck: Strukturierung und Gruppierung zusammengehöriger Informationen.

• Zuordnung: Vorgehensweise: Für die weitere Bearbeitung können Sie in den Textfeldern der Kategorie die jeweilige Eigenschaft dieser Datei zuordnen und übernehmen.

HRID (Human Readable ID) und dessen Bedeutung

Das HRID (Human Readable ID = lesbares Kürzel) ist ein eindeutiges Kürzel für jedes Feld im System. Es funktioniert wie ein Namensschild, das nie gewechselt werden darf.

Was ist ein HRID?

Ein HRID ist eine kurze Bezeichnung für ein Feld, zum Beispiel:

• nachname für das Feld "Nachname"

• vorname für das Feld "Vorname"

• dienst_beginn für das Feld "Dienstbeginn"

• personalnummer für das Feld "Personalnummer"

Die Ansicht zeigt die benutzerdefinierten Felder und ihre technische Bezeichnung. Das HRID wird für die spätere Verwendung in Reports und Schnittstellen benötigt.

• Benennung und Nutzung: Das HRID dient dazu, ein bestimmtes Feld zu benennen. Mit dieser Bezeichnung kann es anschließend im Report Designer zur Gestaltung von Listen, Berichten und Formularen eingefügt werden.

Im Report Designer

Wenn Sie einen Bericht erstellen wollen, nutzen Sie das HRID, um Felder einzufügen.

Beispiel:

• Sie möchten eine Mitarbeiterliste erstellen

• Sie fügen die Felder nachname, vorname und personalnummer ein

• Der Bericht zeigt dann: Müller, Hans, 12345

Im Bericht:

Sie schreiben: {nachname}, {vorname}

Es erscheint: Müller, Hans

• Identifikation und Schnittstellen: Gleichzeitig dient das HRID der Identifikation, da sich Berichte, Schnittstellen und Ähnliches auf diesen Eintrag beziehen.

Bei der Datenverarbeitung

• Berichte greifen über das HRID auf Felder zu
• Schnittstellen nutzen das HRID für den Datenaustausch
• Externe Systeme referenzieren Felder über das HRID

Wichtiger Hinweis

Das HRID sollte nachträglich nicht verändert werden

Eine Änderung würde die Funktionsfähigkeit aller abhängigen Reports und Schnittstellen beeinträchtigen.

Warum?

Stellen Sie sich vor, Sie ändern das HRID von nachname zu name:

Alle bestehenden Berichte zeigen plötzlich leere Namensspalten

Alle Formulare können den Namen nicht mehr speichern

Alle Schnittstellen importieren die Daten falsch

Das bedeutet: Viel Arbeit, um alles wieder zu reparieren!

Wichtiger Hinweis: Deshalb sollte das HRID nachträglich nicht verändert werden. Eine Änderung würde die Funktionsfähigkeit aller abhängigen Reports und Schnittstellen beeinträchtigen.

Gute HRIDs erstellen

Tipps für gute HRIDs

Verständlich: nachname statt feld1

Kleinbuchstaben: nachname statt Nachname

Keine Umlaute: fuehrerschein statt führerschein

Unterstriche: dienst_beginn statt Dienstbeginn

Beispiele

Empfehlungen für die Pflege von Info-Feldern

• Legen Sie vor der Erfassung fest, welcher konkrete Prozess das Zusatzfeld benötigt.

• Verwenden Sie eindeutige Kategorien und Eigenschaften, damit Felder später schnell gefunden werden.

• Erfassen Sie Werte einheitlich, zum Beispiel immer als Ja/Nein, Datum oder festgelegte Auswahl.

• Verwenden Sie HRIDs in Kleinbuchstaben, ohne Umlaute, Leerzeichen oder Sonderzeichen.

• Prüfen Sie ein neues Feld zuerst in einem Testreport, bevor es in produktiven Formularen verwendet wird.

• Dokumentieren Sie die Verwendung von HRIDs in Reports, Formularen und Schnittstellen.

• Ändern Sie bestehende HRIDs nicht, wenn bereits abhängige Ausgaben oder Schnittstellen vorhanden sind.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

• Unklare Eigenschaft: Verwenden Sie eine eindeutige Bezeichnung statt allgemeiner Namen wie Sonstiges.

• Falscher Datentyp: Vereinbaren Sie, ob ein Feld Text, Datum, Zahl oder Auswahlwert enthalten soll.

• Doppelte Zusatzfelder: Suchen Sie zuerst nach einer bestehenden Kategorie und Eigenschaft.

• Zu sensible Information: Erfassen Sie keine medizinischen oder privaten Details, wenn sie für den vorgesehenen Prozess nicht erforderlich sind.

• HRID nachträglich geändert: Ändern Sie ein verwendetes HRID nicht, da Reports und Schnittstellen sonst Felder nicht mehr finden.

• Unverständliches HRID: Verwenden Sie sprechende Namen wie dienst_beginn statt feld1.

• Sonderzeichen im HRID: Vermeiden Sie Umlaute, Leerzeichen, Punkte und Bindestriche.

• Report nicht geprüft: Testen Sie Anzeige, Inhalt und Format des Reports nach jeder neuen Felddefinition.

Typische Arbeitsszenarien

Deaktivierungsgrund dokumentieren:

• Legen Sie die Kategorie Deaktivierung und die Eigenschaft Deaktivierungsgrund an. Erfassen Sie nur den erforderlichen Grund und gegebenenfalls das Datum.

Kontaktpräferenz hinterlegen:

• Verwenden Sie eine Eigenschaft wie Bevorzugter Kanal mit einheitlichen Werten, zum Beispiel E-Mail, Telefon oder Brief.

Pressebild-Kennzeichnung:

• Erfassen Sie eine eindeutige Ja/Nein-Eigenschaft wie Pressebild erlaubt, damit Kommunikationsprozesse die Information einheitlich verwenden können.

Schlüssel- oder Ausrüstungsinformation:

• Verwenden Sie ein organisatorisches Feld wie Schlüsselnummer nur, wenn die Information nicht bereits in einem dafür vorgesehenen Modul gepflegt wird.

Neues Feld für einen Report:

• Definieren Sie Kategorie, Eigenschaft und HRID, testen Sie das Feld im Report Designer und prüfen Sie anschließend eine reale Person.

HRID für einen Serienbrief:

• Verwenden Sie bestehende HRIDs für Vorname, Nachname und Personalnummer. Legen Sie keine neuen Felder an, wenn Standardfelder bereits ausreichen.

Feld aus einem alten Report ersetzen:

• Prüfen Sie zuerst alle Abhängigkeiten. Legen Sie ein neues Feld mit neuer HRID an und lassen Sie das alte Feld bestehen, bis alle Reports umgestellt wurden.

Fragen und Antworten

Frage: Wofür werden benutzerdefinierte Daten verwendet?

• Antwort: Sie ergänzen die Standard-Personaldaten um organisationsspezifische Informationen, die für einen konkreten Prozess benötigt werden.

Frage: Was ist der Unterschied zwischen Kategorie und Eigenschaft?

• Antwort: Die Kategorie gruppiert zusammengehörige Informationen. Die Eigenschaft beschreibt das konkrete Zusatzfeld.

Frage: Was ist ein HRID?

• Antwort: Ein HRID ist die eindeutige technische Bezeichnung eines Feldes für Reports, Formulare und Schnittstellen.

Frage: Kann ein HRID später geändert werden?

• Antwort: Es sollte nach der ersten Verwendung nicht geändert werden, da abhängige Reports und Schnittstellen sonst ausfallen können.

Frage: Welche Informationen gehören nicht in ein allgemeines Info-Feld?

• Antwort: Besonders sensible medizinische oder private Informationen gehören in die dafür vorgesehenen, geschützten Bereiche.

Frage: Wie teste ich ein neues Info-Feld?

• Antwort: Erfassen Sie einen Beispielwert, verwenden Sie das Feld in einem Testreport und prüfen Sie Anzeige, Format und Berechtigungen.

Lösungsbeispiele

Wenn ein Zusatzfeld im Report leer bleibt:

• Prüfen Sie HRID, Personenzuordnung, Berechtigung und ob der Wert tatsächlich erfasst wurde.

Wenn ein Report ein Feld nicht mehr findet:

• Kontrollieren Sie, ob das HRID geändert, falsch geschrieben oder im Report falsch referenziert wurde.

Wenn ein neues Feld mehrfach vorhanden ist:

• Vergleichen Sie Kategorie, Eigenschaft und HRID und stimmen Sie eine Bereinigung mit der Administration ab.

Wenn Benutzer ein Feld nicht sehen können:

• Prüfen Sie persönliche Rechte, Rollenrechte und die Berechtigungen des verwendeten Reports.

Wenn ein Wert uneinheitlich ausgewertet wird:

• Vereinheitlichen Sie die Eingaben und legen Sie für wiederkehrende Werte eine feste Schreibweise oder Auswahl fest.

Wenn ein HRID bereits produktiv verwendet wird:

• Belassen Sie das HRID unverändert und planen Sie Änderungen über ein neues Feld mit eigener HRID.