Benutzerdefinierte Daten

Der Bereich Benutzerdefinierte Daten im Formular Info ermöglicht die Erfassung flexibler, nicht-standardisierter Zusatzinformationen zu einer Person.

Im jeweiligen Dialog sehen Sie im Textfeld Kategorie, welcher Datei diese Eigenschaften zugeordnet wurden:

Erfassung und Zweck

Eigenschaft

Im Textfeld Eigenschaft können Sie zusätzliche Informationen zu einer Person erfassen. Ihnen stehen hierfür frei definierbare Zusatzfelder zur Verfügung.

Zweck: Erfassung spezifischer Informationen, die in den Standardfeldern nicht abgebildet werden können

Beispiele für benutzerdefinierte Daten

Typische Anwendungsfälle

• Deaktivierung: Deaktivierungsgrund → Ausbildung abgebrochen → Grund für Deaktivierung im System

• Datenschutz: Pressebild → Nein → Kein Bild der Person in der Presse

• Kommunikation: Bevorzugter Kanal → E-Mail → Kontaktpräferenz

• Persönliches: Allergien → Wespenstich → Medizinisch relevante Information

• Einsatz: Höhenangst → Ja → Einsatzrelevante Einschränkung

• Verwaltung: Schlüsselnummer → 12345 → Zugeordnete Schließanlage

Beispiel 1: Deaktivierungsgrund

Situation: Mitarbeiter hat Ausbildung abgebrochen und wird deaktiviert

• Kategorie: Deaktivierung

• Eigenschaft: Deaktivierungsgrund

• Wert: Ausbildung abgebrochen am 15.01.2025

Nutzen:

• Nachvollziehbarkeit der Deaktivierung

• Dokumentation für Personalakte

• Statistische Auswertung von Abbruchgründen

Struktur und Kategorisierung

Die benutzerdefinierten Daten werden in Kategorien organisiert:

• Kategorie: Textfeld Kategorie zeigt an, welcher Datei diese Eigenschaften zugeordnet wurden.

Zweck: Strukturierung und Gruppierung zusammengehöriger Informationen.

• Zuordnung: Vorgehensweise: Für die weitere Bearbeitung können Sie in den Textfeldern der Kategorie die jeweilige Eigenschaft dieser Datei zuordnen und übernehmen.

HRID (Human Readable ID) und dessen Bedeutung

Das HRID (Human Readable ID = lesbares Kürzel) ist ein eindeutiges Kürzel für jedes Feld im System. Es funktioniert wie ein Namensschild, das nie gewechselt werden darf.

Was ist ein HRID?

Ein HRID ist eine kurze Bezeichnung für ein Feld, zum Beispiel:

• nachname für das Feld "Nachname"

• vorname für das Feld "Vorname"

• dienst_beginn für das Feld "Dienstbeginn"

• personalnummer für das Feld "Personalnummer"

• Benennung und Nutzung: Das HRID dient dazu, ein bestimmtes Feld zu benennen. Mit dieser Bezeichnung kann es anschließend im Report Designer zur Gestaltung von Listen, Berichten und Formularen eingefügt werden.

Im Report Designer

Wenn Sie einen Bericht erstellen wollen, nutzen Sie das HRID, um Felder einzufügen.

Beispiel:

• Sie möchten eine Mitarbeiterliste erstellen

• Sie fügen die Felder nachname, vorname und personalnummer ein

• Der Bericht zeigt dann: Müller, Hans, 12345

Im Bericht:

Sie schreiben: {nachname}, {vorname}

Es erscheint: Müller, Hans

• Identifikation und Schnittstellen: Gleichzeitig dient das HRID der Identifikation, da sich Berichte, Schnittstellen und Ähnliches auf diesen Eintrag beziehen.

Bei der Datenverarbeitung

• Berichte greifen über das HRID auf Felder zu
• Schnittstellen nutzen das HRID für den Datenaustausch
• Externe Systeme referenzieren Felder über das HRID

Wichtiger Hinweis

Das HRID sollte nachträglich nicht verändert werden

Eine Änderung würde die Funktionsfähigkeit aller abhängigen Reports und Schnittstellen beeinträchtigen.

Warum?

Stellen Sie sich vor, Sie ändern das HRID von nachname zu name:

Alle bestehenden Berichte zeigen plötzlich leere Namensspalten

Alle Formulare können den Namen nicht mehr speichern

Alle Schnittstellen importieren die Daten falsch

Das bedeutet: Viel Arbeit, um alles wieder zu reparieren!

Wichtiger Hinweis: Deshalb sollte das HRID nachträglich nicht verändert werden. Eine Änderung würde die Funktionsfähigkeit aller abhängigen Reports und Schnittstellen beeinträchtigen.

Gute HRIDs erstellen

Tipps für gute HRIDs

Verständlich: nachname statt feld1

Kleinbuchstaben: nachname statt Nachname

Keine Umlaute: fuehrerschein statt führerschein

Unterstriche: dienst_beginn statt Dienstbeginn

Beispiele